Qué es la codificación en términos contables

¿Qué es la codificación en términos contables?
La codificación en contabilidad es el proceso de asignar números o letras a los datos para crear
una base de datos de búsqueda rápida. Los códigos de contabilidad no son universales ya que
cada contador, firma de contabilidad, institución o empresa puede crear su propio sistema de
codificación en contabilidad adecuado a sus propias necesidades organizacionales. Algunos
tipos de codificación son bastante simples mientras que otras requieren un manual para su
interpretación.
Código mnemotécnico
El código mnemotécnico en contabilidad utiliza letras abreviadas para decir una palabra
completa. Por ejemplo, "ACCT" quiere decir "cuenta" ("account" en inglés), "DT"
quiere decir "fecha" ("date" en inglés) o "GTL" quiere decir "total" ("grand total" en
inglés).
Código secuencial
También llamado "código serial", el código secuencia en contabilidad utiliza números
que tienen un orden consecutivo. En un libro mayor de contabilidad, un código
secuencia puede ir por la página con uno en cada nueva línea. Un ejemplo de un código
secuencia incluye 00, 01, 02, 03 y así sucesivamente.
Código jerárquico
Similar al Sistema Decimal Dewey de una biblioteca, los códigos jerárquicos son los
que un contador se puede expandir de forma infinita, si lo necesita, de una forma que es
estructurada y lógica. Por ejemplo, si un contador quería crear una sección principal en
su sistema de contabilidad, podría diseñar un número con cad sección como "808
Activos" y "809 Responsabilidades". Luego si quería crear subsecciones, podría hacerlo
utilizando un decimal como "808.01 Activos financieros". El contador podría continuar
agregando subsecciones a cada subsección que lo necesite como "808.01.001 Activos
financieros para 2001-2002".
Código en bloque
En contabilidad, el código en bloque hace referencia a los números que un individuo
podría asignar a los términos de contabilidad generales para el libro contable. Por
ejemplo, si un bloque de código dice "5000: Activos fijos, 6000: Acciones", el bloque
5000 es exclusivamente para todo lo que tenga que ver con activos fijos. Debido a que
estos bloques de códigos están 1000 números aparte, un individuo podría agregar 1000
códigos de subbloques o subcategorías.
Codificación de facetas
Un código de facetas en contabilidad es una serie de números agrupados que
representan diferentes títulos que un contador puede utilizar. Si un contador está
manteniendo los libros para un lugar de venta, por ejemplo, puede señalar que la Faceta
1, o grupo 1, representa los diferentes departamentos dentro de la tienda; la Faceta 2
representa los diferentes tipos de costos en los que podría incurrir la tienda y la Faceta 3
contiene las subcategorías de la Faceta 2. Dentro de cada faceta hay un código
secuencia que representa un artículo diferente. En el ejemplo, la Faceta 1 podría tener
los siguientes campos: 00 Ventas en línea, 01 Ventas en la tienda y 02 Ganancias. La
Faceta 2 podría incluir los siguientes campos: 00 Costos de comercialización, 01
Artículos de oficina y 02 Gastos de mano de obra. Luego, la Faceta 3 podría contener
una serie de códigos en bloque donde los números 0000 a 0100 representan los costos
de gastos generales, donde el número 0050 representa el costo de comprar un dominio
de Internet. Por lo tanto, si el contador utilizó un código en facetas, las series de
números que representarían el costo de promover la tienda en línea con un nuevo sitio
web podría ser "00 00 0050". Cada sección de este código representa cada faceta
individual: 00 (Ventas en línea) 00 (Costos de comercialización) 0050 (Costo de
Dominio de Internet)
Modelos de estructuración de un Plan de Cuentas en la Contabilidad
Sabemos que un Plan de Cuentas representa una lista ordenada de partidas, que se
emplearán para registrar las transacciones comerciales de una entidad.
Aquella lista se la puede estructurar de distintas maneras.
Quizás no te suene extraño escuchar los siguientes sistemas de codificación para la
estructuración de un Plan de cuentas.
¡Recuerdas!…
El sistema numérico, alfanumérico, alfabético, el decimal punteado, etc….
La teoría nos enseña que pueden existir diferentes combinaciones entre letras y números
para estructurar un plan de cuentas.
¡Tú sabes!, la realidad es distinta.
Cuando verificas el sistema de codificación de cualquier empresa, casi todas utilizan un
sistema de codificación numérico, muy parecido a esto:
Probablemente existan algunas distinciones particulares al sistema numérico tradicional que
te mostramos en la parte anterior.
Las distinciones particulares de un Plan de Cuentas pueden contener 4 aspectos:
1.
2.
3.
4.
Distinción en la denominación para cuentas de Grupo
Distinción en la denominación para cuentas de Movimiento.
Distinción en la identificación del código para cuentas de Grupo
Distinción en la identificación del código para cuentas de Movimiento
Las cuentas de Grupo o Mayor son aquellas que acumulan saldos de las cuentas de
movimiento, por lo tanto, las cuentas de movimiento o detalle, son aquellas que se
utilizarán en el registro de las transacciones comerciales.
Qué tal si lo vemos con un ejemplo:

Distinción en la Denominación:
Las Cuentas de GRUPO se las identificará con mayúsculas y a las cuentas de
MOVIMIENTO con minúsculas.

Distinción en la Codificación:
Las Cuentas de GRUPO se las codificará con punto al final del caracter numérico y las
cuentas de movimiento sin punto.
Nuestro Plan de cuentas con los requerimientos establecidos quedaría así:
Como los has podido apreciar, es posible establecer diferentes maneras para estructurar
tu plan de cuentas, por supuesto, partiendo del sistema de codificación numérico,
siempre y cuando tu software contable se adapte a ello.
Plan de cuenta
Plan de Cuentas
Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un
plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad.
Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de
sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas
que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un
supermercado.
Requisitos del Plan de Cuentas
Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. Debe ser
flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa. Desde el punto de vista
formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que
sea fácil su identificación por grupos.
Estructura, clasificación y codificación
Ejemplo:
1.
ACTIVO
1.1.
ACTIVO CORRIENTE
1.1.1.
CAJA
1.1.1.01
CAJA GENERAL
GRUPO
SUBGRUPO
CUENTA
SUBCUENTA
Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está
dada en base a un grupo principal que puede ser:
Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos.
A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina
“código”. Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el
número 6 u otro número para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros
tienen otro tipo de tratamiento.
Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para
considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente,
mostrando la siguiente estructura:
2.
PASIVO
2.1.
PASIVO CORRIENTE
GRUPO
SUBGRUPO
A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo:
2.1.1.
CUENTAS POR PAGAR
CUENTA
2.1.2.
DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA
Y dentro de cada cuenta, las respectivas subcuentas, por ejemplo:
2.1.1.01
CxP Luis Santacruz
SUBCUENTA
2.1.1.02
CxP Gonzalo Peña
SUBCUENTA
Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su
identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar
hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de
grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en
punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas,
en el caso de que en algún asiento utilicemos un código de grupo, subgrupo o cuenta, el
sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A