manual de procesos de apoyo

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
MPA-01-I-00-1
FECHA VERSIÓN
02/06/09
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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO ACTAS DE LOS CONTRATOS
GENERALIDADES
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ES IMPRESCINDIBLE QUE LOS CONTRATOS QUE ESTEN SUJETOS A SUPERVISIÓN POR PARTE DE UNA
INTERVENTORIA EXTERNA E INTERVENTORIA O SUPERVISIÓN INTERNA DE CORPONOR, SE INCLUYAN
EN TODAS LAS ACTAS PERTINENTES LAS FIRMAS DE ESTOS INTERVENTORES Y DEL CONTRATISTA,
PARA CUMPLIR CON LA LEGALIDAD DE LAS MISMAS.
EN EL ESPACIO DE CONTRATO Y FECHA, COLOCAR EL NÚMERO DEL CONTRATO Y FECHA DE FIRMA DEL
MISMO.
TIPO DE CONTRATO: EXPRESAR SI ES CONTRATO DE OBRA, PRESTACIÓN DE SERVICIOS,
SUMINISTROS, MINIMA CUANTÍA, CONSULTORIA, CONVENIO, ETC.
LUGAR Y FECHA DEL CONTRATO. ESTA INFORMACIÓN CORRESPONDE AL SITIO DE ELABORACIÓN DEL
ACTA EJ: CÚCUTA Y FECHA EN LA CUAL SE ELABORA LA PRESENTE ACTA.
OBJETO DEL CONTRATO. TRASLADAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL CONTRATO, REFERENTE A
LA ACTIVIDAD U OBJETO DEL MISMO.
VALOR DEL CONTRATO: CONTENIDO EN LA MINUTA.
DURACIÓN DEL CONTRATO: PLAZO O TIEMPO DE EJECUCIÓN.
ASISTENTES: NOMBRES COMPLETOS DEL CONTRATISTA E INTERVENTOR DEL CONTRATO O QUIEN(ES)
EJERCE(N) LAS ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
ACTA DE RECIBO PARCIAL
ACLARACIÓN:
 SE PRESENTAN DOS MODELOS DE ACTAS DE RECIBO PARCIAL, PARA SER UTILIZADAS SEGÚN EL TIPO
DE CONTRATO: EL ACTA DE RECIBO PARCIAL-SIN ANTICIPO ESTA DISEÑADA PARA EL COBRO DE
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONSULTORIAS Y DE ENTREGA DE SUMINISTROS,
SIEMPRE Y CUANDO ESTOS ÚLTIMOS NO RECIBAN ANTICIPO. EL OTRO FORMATO DE ACTA DE RECIBO
PARCIAL-OBRA Y CON ANTICIPOS, SERÁ UTILIZADO ÚNICAMENTE PARA LOS CONTRATOS DE OBRA,
CONSULTORÍAS, INTERVENTORIAS Y SUMINISTROS DE BIENES, EN ESTE ÚLTIMO CASO CUANDO SEAN
OBJETO DE ANTICIPOS.
ACTA DE RECIBO PARCIAL – SIN ANTICIPO
DESARROLLO:
 VERIFICAR QUE EL NÚMERO DEL ACTA CORRESPONDA.
 LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MINIMA CUANTÍA EN EL ITEM DE DESARROLLO, SE
DEBE ESPECIFICAR EL RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES,
HACIENDO UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS O EJECUTADAS DURANTE
EL PERIODO QUE SE ESTA COBRANDO. (MENCIONANDO EL PERIODO A COBRAR)
 EN LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO, DETALLAR LAS CANTIDADES A SUMINISTRAR, EN ESTE CASO NO
SE MENCIONA EL PERIODO DE EJECUCIÓN, SINO EL NÚMERO DE LA FACTURA.
 PARA LAS CONSULTORIAS, SE DEBE HACER LA DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RECIBIDAS.
VALORES:
 SE DEBE DETALLAR DENTRO DEL RESUMEN DE PAGOS: EL VALOR DEL CONTRATO, ADICIONES AL
MISMO, VALORES RELACIONADOS CON GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, PAGOS REALIZADOS Y HACER
LOS RESPECTIVOS CALCULOS (SUMATORIA Y RESTA DE VALORES) PARA EL CONTROL DE LOS PAGOS
RECIBIDOS Y SALDOS DEL CONTRATO.
ACTA DE RECIBO PARCIAL – CON ANTICIPOS
TITULO:
 VERIFICAR QUE EL NÚMERO DEL ACTA CORRESPONDA.
 LUEGO DEL ENCABEZADO DEL ACTA SE ENCUENTRA EL TÍTULO O NOMBRE DE LA MISMA, JUNTO A
ESTE APARECEN UNAS XX DE COLOR ROJO, LAS CUALES DEBE REEMPLAZARSE POR EL NOMBRE AL
CUAL CORRESPONDE EL ACTA QUE SE ESTA RECIBIENDO Y EL NÚMERO DEL ACTA. EJ: ACTA DE
RECIBO PARCIAL DE OBRA N° 001 – ACTA DE RECIBO PARCIAL DE INTERVENTORIA N° 002.
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DESARROLLO:
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EN EL ÁREA DESTINADA AL DESARROLLO, SE ENCUENTRAN UNOS ESPACIOS MARCADOS CON XX DE
COLOR ROJO, LAS CUALES DEBEN SER REEMPLAZADAS CON LA INFORMACIÓN PERTINENTE: LUGAR,
DIA, MES Y AÑO DEL ACTA, LOS NOMBRES DEL CONTRATISTA E INTERVENTOR(ES), VALOR A COBRAR
EN EL ACTA, EN LETRAS Y NÚMERO. TOMAR EN CUENTA QUE EL VALOR QUE SE COLOCA AQUÍ ES EL
VALOR A COBRAR COMPLETO, SIN LA AMORTIZACIÓN.
TAMBIEN LOS CONTRATOS DE OBRA O SUMINISTROS DEBEN REALIZAR EN ESTE MISMO PUNTO UNA
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y/O CANTIDAD DE OBRA O SUMINITROS ENTREGADOS EN LA
PRESENTE ACTA. SE PUEDEN MENCIONAR EN ESTE ESPACIO O INDICAR SI SE ADJUNTAN EN UN
DOCUMENTO O FORMATO ANEXO.
BALANCE FINANCIERO DEL CONTRATO:
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LAS CASILLAS QUE CONTIENEN VALORES Y QUE SE ENCUENTRA EN UN COLOR AZUL NO DEBEN
LLENARSE O ELIMINARSE, YA QUE CONTIENEN LA FORMULA ESTABLECIDA PARA LAS OPERACIONES
MATEMÁTICAS (SUMA, RESTA, MULTIPLICACIÓN) QUE AUTOMÁTICAMENTE VA CALCULANDO Y DANDO
LOS RESULTADOS DE LOS SALDOS.
 A CONTINUACIÓN SE DA UNA BREVE EXPLICACIÓN DE CADA ITEM Y COMO DEBE TRAMITARSE:
1. VALOR INICIAL CONTRATO. CORRESPONDE AL VALOR DEL CONTRATO SEGÚN LA MINUTA
2.VALOR ADICIONAL. CORRESPONDE A VALORES CONTENIDOS EN ADICIONES POSTERIORES AL
CONTRATO PRINCIPAL, SI HAY VARIAS ADICIONES DEBE DETALLARSE POR SEPARADO CADA ADICIÓN CON
EL RESPECTIVO NÚMERO EJ: ADICIÓN N° 01 DEL 14-MAYO-2008 VR $0,00 – ADICIÓN DEL 30-JUNIO-2008 VR.
$0,00 PARA QUE AL FINAL SE SUME Y SE OBTENGA EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO
3. VALOR TOTAL DEL CONTRATO. SE OBTIENE DE LA SUMATORIA DEL VALOR DEL CONTRATO PRINCIPAL Y
LAS ADICIONES (SI LAS HAY) Y CORRESPONDE A LA SUMA DE LAS CASILLAS 1+2. EL FORMATO
AUTOMÁTICAMENTE HACE ESTA OPERACIÓN.
4. VALOR PAGADO POR ANTICIPO. INFORMACIÓN QUE SE OBTIENE DEL CONTRATO DONDE SE EXPRESA EL
PORCENTAJE (%) RESPECTO AL VALOR TOTAL QUE SE ENTREGA PREVIAMENTE AL CONTRATISTA PARA
INICIAR LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL OBJETO CONTRACTUAL. AQUÍ SE HA DEJADO UN ESPACIO PARA
COLOCAR EL NÚMERO QUE CORRESPONDE A ESTE PORCENTAJE, APARECE EN NEGRILLA EL NÚMERO
CERO (0%), TAN SOLO DEBE ESCRIBIRSE ALLÍ, EL PORCENTAJE CORRESPONDIENTE Y EL FORMATO
AUTOMÁTICAMENTE HARA EL CALCULO DEL MONTO.
5. VALOR PRESENTE ACTA N°. COMO SE HA MENCIONADO ANTERIORMENTE EN ESTE ITEM DEBE
COLOCARSE EL VALOR COMPLETO A COBRAR, ANTES DE LA AMORTIZACIÓN. TAMBIÉN SE DEBE COLOCAR
EL NÚMERO DEL ACTA A LA CUAL CORRESPONDE EL COBRO.
6. AMORTIZACIÓN EN ESTA ACTA. ESTA CASILLA ESTA DISEÑADA DE FORMA SIMILAR AL ITEM NÚMERO
CUATRO, DONDE SOLO DEBE COLOCAR EL PORCENTAJE (%) QUE CORRESPONDE AL ANTICIPO, E
INSTANTÁNEAMENTE EL FORMATO SE ENCARGARA DE HACER EL RESPECTIVO CALCULO, OBTENIEDOSE EL
VALOR A AMORTIZAR.
7.VALOR A PAGAR EN LA PRESENTE ACTA: HACE REFERENCIA AL VALOR COBRADO EN EL ACTA MENOS EL
VALOR DE LA AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO, EL CUAL LO GENERA EL DISEÑO DEL FORMATO, RESTANDO
LOS VALORES CONTENIDOS EN LAS CASILLAS 6 Y 7.
8. PAGOS ACTAS ANTERIORES. CORRESPONDE A LOS PAGOS QUE HA RECIBIDO EL CONTRATISTA, A LA
CUAL SE LE HA DEDUCIDO EL PORCENTAJE ENTREGADO EN EL ANTICIPO (VALOR AMORTIZADO), ES DECIR,
VALOR COBRADO MENOS EL VALOR DE LA AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO. AQUÍ DEBE INDICARSE EL N° DEL
ACTA CON LAS QUE SE HA(N) RECIBIDO PAGO(S) ANTERIOR(ES), Y LA FECHA DEL ACTA EXPRESADA EN
DÍA/MES/AÑO. EL FORMATO SE ENCARGA DE GENERAR LA SUMATORIA.
9. VALOR PAGADO A LA FECHA. ESTE ITEM DETALLA EL MONTO TOTAL DE PAGOS RECIBIDOS POR EL
CONTRATISTA. (VALOR GENERADO DE FORMA AUTOMATICA)
10. SALDO POR PAGAR DEL PRESENTE CONTRATO. INDICA EL MONTO QUE RESTA POR CANCELAR AL
CONTRATISTA. (VALOR GENERADO DE FORMA AUTOMATICA)
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ACTA DE RECIBO FINAL
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PARA EL CASO DE LAS ACTAS DE RECIBO FINAL, SE DEBE COLOCAR EN LA CASILLA DE RESULTADOS
OBTENIDOS, LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DENTRO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
PARA EL CASO DE LOS CONTRATOS DE OBRA, ANEXAR EN EL DESARROLLO, EL CUADRO DE LAS
CANTIDADES DE OBRA RECIBIDA. EN LOS VALORES TENER EN CUENTA, LOS MISMOS PASOS DEL ACTA
DE RECIBO PARCIAL.
CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO
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COBRO POR CONCEPTO DE O PERIODO A COBRAR. HACE REFERENCIA A MENCIONAR A QUE
CORRESPONDE EL COBRO ACTUAL QUE SE ESTA REALIZANDO O ESPECIFICAR EL RANGO DEL
PERIODO QUE SE ESTA COBRANDO. EJEMPLO: SEGÚN ACTA DE RECIBO PARCIAL N° XX Ó PERIODO
COMPRENDIDO DE LOS DIAS XX A XX DEL MES DE XX DEL AÑO XXXX.
 EN EL APARTADO FINAL DONDE SE EXPRESA “CUMPLIÓ A SATISFACCIÓN LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS CORRESPONDIENTE AL PAGO N°" COLOCAR EL NÚMERO DEL PAGO ACTUAL, AL CUAL
HACE REFERENCIA EL COBRO.
ACLARACIONES:
 NO EXISTE DISEÑADA EN EL SISTEMA, UN ACTA DE ANTICIPO, LOS ANTICIPOS SE COBRAN MEDIANTE LA
CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO. DONDE SE EVIDENCIAN EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
PARA SU LEGALIZACIÓN.
 PARA EL CASO DE ANTICIPOS, SE DEBE ANEXAR EL PLAN DE INVERSIONES, DEBIDAMENTE FIRMADO
POR EL CONTRATISTA, EL INTERVENTOR EXTERNO (EN CASO QUE LO HUBIERE), Y DEL INTERVENTOR
O SUPERVISOR DE CORPONOR.