Recursos Fisicos - Contraloría de Bogotá D.C.

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-19679Fecha: 2014-10-20 09:38 Proc #: 591362
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-18039
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
PARA:
Dra. SANDRA MILENA JIMENEZ CASTAÑO
Directora Administrativa y Financiera
Responsable Proceso de Recursos Físicos
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Informe de seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora – a Septiembre de 2014
De conformidad con el Plan Anual de Evaluaciones Independientes-PAEI Vigencia
2014 y la Resolución Reglamentaria No. 010 de enero 24 de 2014, atentamente
me permito comunicarle el resultado del seguimiento al Plan de Mejoramiento
Anexo 1 - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a septiembre
de 2014.
Verificado el cumplimiento y eficacia de las acciones a continuación se resume el
estado de los hallazgos:
Tabla 1
“Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”
Origen
Tipo de Acción
Abierta
Cerrada
Mitigada
Sugerencia cierre
Total
8.5 Otros Riesgos
Preventiva
1
0
0
0
1
3. Auditoría del
Sistema
Integrado de
Gestión
Mejora
2
0
0
0
2
2. Control Interno
Correctiva
1
0
0
0
1
2. Auditoría Fiscal
Correctiva
2
0
0
1
3
12
1
0
0
13
TOTAL
Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Recursos Físicos
Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno
de los riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso de Recursos
Físicos:
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1. ACCIONES PREVENTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con un (1) riesgo clasificado
en el origen 8.5 - Otros Riesgos, el cual debe continuar abierto para monitoreo
continuo; los resultados de estos se muestran a continuación:
1.1 Origen 8.5-Otros Riesgos:
 Sistemas de información susceptible de manipulación o adulteración:
Este riesgo cuenta con una (1) acción, la cual continúa abierta para
seguimiento y verificación.
Acción 1: Realizar cruces periódicos de información entre las Áreas de Almacén,
Inventarios y Contabilidad para ejercer control sobre los movimientos y saldos de
las cuentas que conforman la Propiedad, Planta y Equipo de la Entidad.
Verificación: A la fecha continúan con la labor de cruces periódicos de
información entre las Áreas de Almacén, Inventarios y Contabilidad tendientes a
ejercer control sobre los movimientos y saldos de las cuentas de que conforman la
Propiedad, Planta y Equipo de la Entidad. El riesgo continúa abierto para
seguimiento y verificación.
2. ACCIONES CORRECTIVAS: Respecto a este tipo de acciones, el proceso de
Recursos Físicos, cuenta con un (1) hallazgo clasificado en el origen 2 – Auditoría
efectuada por la Oficina de Control Interno, el cual permanece abierto para
monitoreo y seguimiento. Es de anotar que este hallazgo corresponde a la
vigencia 2013 y pese a que se encuentra vencido, debe continuar abierto por no
haberse subsanado la causa que lo origina. Igualmente, tres (3) hallazgos
clasificados en el origen 6 – Auditoría Fiscal. Los resultados de estos se muestran
a continuación:
2.1. Origen 2-Auditoría efectuada por la Oficina de Control Interno
 Hallazgo 1. Inadecuada gestión frente los trámites para la expedición de los
actos administrativos que den lugar a la finalización de las baja de
elementos aprobados por el Comité Técnico de Bajas e Inventarios de la
Contraloría de Bogotá.
Acción 1: Validar por parte del Subdirector de Recursos Materiales, el acto
administrativo mediante el cual se ordena dar de baja los bienes de la entidad, que
se regirá por los procedimientos existentes en la entidad.
Verificación: Se constata que la fecha de cumplimiento de la acción se encuentra
vencida desde el pasado 31 de Diciembre de 2013, sin que haya evidencia de
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alguna gestión realizada para subsanar el hallazgo, por ende, debe continuar
abierto para seguimiento, debido a que aún no se encuentran los actos
administrativos que soportan la baja de elementos aprobados en reunión de
comité Técnico de inventarios realizado en junio de 2014. (A)
2.2. Origen 6 - Auditoría Fiscal
 Hallazgo 1. 2.4.2. Hecho irregular constitutivo de Presunto Hallazgo
Administrativo: En julio de 2012, con documento “traslado 88” de almacén
se sacó del servicio el proyector multimedia video-beam con placa 23664
por valor de $8.7 millones y se trasladó a equipo
Acción 1: Modificar el aplicativo SICAPITAL con los desarrolladores de Oracle
para que se programe la rutina que realice el cálculo matemático en el aplicativo
de acuerdo a lo solicitado y realizar el ajuste.
Verificación: Se verificó que con la ejecución del contrato No. 075 de 2013, se
implementaron los ajustes en el aplicativo SI CAPITAL. Por subsanar las causas
que generaron el Hallazgo se solicita el cierre. (A*)
 Hallazgo 2. 2.4.6. Hecho Irregular constitutivo de presunto hallazgo
administrativo: La Contraloría de Bogotá, no dispone de procedimiento para
la entrega de bienes en comodato, no obstante aplica el establecido en la
Resolución 001 de septiembre de 2001 “Manual de procedimiento…
Acción 1: Implementar el procedimiento para la entrega de bienes inmuebles y
muebles, dados en comodato por la Contraloría de Bogotá.
Verificación: Se evidenció que mediante memorando 3-2014-16133 del 03 de
septiembre, se remite a la Dirección de Planeación para la respectiva revisión y
aprobación técnica el proyecto de procedimiento para la entrega de Bienes en
Comodato, con los ajustes requeridos. Esta acción se encuentra vencida desde el
30 de junio del presente año. Se recomienda solicitar la agilización de la revisión
de dicho procedimiento en la Oficina de Planeación, pues el hallazgo continuará
abierto hasta tanto quede en firme el procedimiento en mención. (A).
 Hallazgo 3. 2.7.8. Hecho irregular constitutivo de Presunto Hallazgo
Administrativo “Hoja de Vida Indicadores y procedimiento para el control y
manejo del parque automotor”.
Acción 1: Modificar el procedimiento para el control y manejo administrativo del
parque automotor, incluyendo criterios ambientales, tendientes a reducir la
contaminación atmosférica y a efectuar una adecuada disposición final de residuos
peligrosos y especiales.
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Verificación: A la fecha continúa el trabajo de modificación del procedimiento
para el control y manejo administrativo del parque automotor, sin embargo aún no
se cuenta con el acto administrativo de aprobación de dicho procedimiento. El
hallazgo Continua abierto para seguimiento. (A).
3. ACCIONES MEJORA: Respecto a este tipo de acciones, el proceso de
Recursos Físicos, cuenta con Tres (3) hallazgos clasificados en el origen 3 –
Auditoría al Sistema Integrado de Gestión de Calidad, el cual permanece abierto
para monitoreo y seguimiento. Los resultados de estos se muestran a
continuación:
3.1. Origen 3 - Auditoría al Sistema Integrado de Gestión de Calidad
 No Conformidad 1. Revisada la matriz de caracterización del Proceso de
gestión de recursos físicos-PRF versión 6,0, se evidencian deficiencias de
articulación e interacción del proceso con los demás procesos del sistema
integrado de gestión, así como debilidades en la identificación de algunos
de los insumos y entradas que no son coherentes con las actividades
claves del proceso definidas en el planear y en el hacer, ni con los
proveedores del cual se reciben ni con los clientes a los cuales se entregan,
ni con los procedimientos establecidos; lo que configura un riesgo en el flujo
y secuencia adecuados de la información del proceso frente a los demás
procesos del (SIG), y un riesgo de ineficacia en la operación y en los
controles establecidos, que pueden generar incumplimiento de los objetivos
y los resultados planificados.
Acción 1: Revisar, actualizar y presentar la matriz de caracterización del proceso
de Recursos Físicos a la Dirección de Planeación para el respectivo tramite de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la Entidad.
Verificación: Esta acción tiene vencimiento el 31 de diciembre de 2014 y a la
fecha no se evidenció avance alguno, el proceso informa que se evaluará con la
Oficina de Planeación, la pertinencia de modificación a la caracterización del
proceso de recursos Físicos. El hallazgo continúa abierto para seguimiento y
verificación. (A).
 No Conformidad 2. Revisada la matriz de caracterización del proceso de
gestión de Recursos Físicos-PRF en versión 6,0, las resoluciones que
adoptan los procedimientos del proceso y el listado maestro de documentos
que controla la vigencia de los procedimientos adoptados en el proceso, se
encontró que la actividad clave "Mantenimiento preventivo y correctivo de:
Parque automotor, infraestructura física, equipos informáticos, en el aspecto
de mantenimiento de equipos informáticos no tiene procedimiento vigente.
Esto conlleva a que el grupo de soporte que adelanta dichas funciones
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continúe desarrollando sus labores de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento identificado con el código: 8007- versión 6,0, numeral 7,6,
con fecha de aprobación del 05 de marzo de 2013, el cual se encuentra
derogado y obsoleto. Considerando, que se encontró que la Subdirección
encargada del procedimiento realizo la modificación del mismo presentó
para revisión técnico por parte de la Dirección de planeación, mediante
memorando No. de radicación 3-2013-22540 el día 02 de Septiembre de
2013, situación que a la fecha no se ha subsanado, por lo cual las acciones
correspondientes son responsabilidad de la Dirección de planeación.
Acción 1: Presentar nuevamente a la Dirección de Planeación para los fines
respectivos, el procedimiento referente al mantenimiento de los equipos
informáticos ajustado.
Verificación: A la fecha se encuentra proyecto de procedimiento en la Dirección
de Planeación para la respectiva revisión y aprobación técnica. Esta acción se
encuentra vencida desde el 30 de abril del presente año. El hallazgo continuo
abierto hasta tanto no quede en firme el procedimiento en mención. (A).
 No Conformidad 3. Si bien es cierto que en el procedimiento de
identificación de aspectos e impactos ambientales estos se determinan y se
incluyen en la matriz correspondiente, anexo 7, lo cierto es que no están
identificadas para cada uno de ellas las acciones que permitan la mitigación
de los mismos, conforme a los objetivos, metas y programas que se
planteen y ejecuten en cumplimiento de la política ambiental. También se
evidenció en el recorrido de la visita edificio sede con el grupo coordinador
del Grupo PIGA, deficiencias en el ambiente físico de las áreas locativas de
algunos baños, los cuales no cuenta con ventilación adecuada, lo cual
impacta y genera riesgos en las condiciones ambientales, de higiene y
seguridad industrial en los lugares de trabajo El auditado expone que la
copropiedad es la responsable de adecuar las áreas comunes y la dirección
ha enviado en repetidas oportunidades comunicaciones solicitando
intervenciones en los baños. Conforme al numeral 4, 4,1 de la NTC ISO
1401, no exime a la dirección de la responsabilidad y la gestión para
asegurar los recursos que posibiliten el mejoramiento de las condiciones
ambientales.
Acción 1: Oficiar a la Copropiedad solicitando el estudio para la remodelación de
los baños de la sede del edificio de la Lotería de Bogotá, con el fin de garantizar
condiciones ambientales, de higiene y seguridad industrial.
Verificación: A la fecha continúan con las coordinaciones con la administración
de la Propiedad para culminar los arreglos locativos requeridos. El hallazgo
continúa abierto para seguimiento. (A).
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RECOMENDACIONES GENERALES
a) Respecto a las acciones que se encuentran vencidas tanto de origen
(2) Auditoria de Control Interno, (6) Auditoria Fiscal y (3) Auditoria
Sistema Integrado de Gestión de Calidad, se informará de esta
situación a la Alta Dirección, para que se tomen las medidas
pertinentes.
b) Es importante diligenciar la totalidad de las columnas establecidas en
el Anexo 1 Planes de Mejoramiento, toda vez que se evidencio por
ejemplo que la columna “análisis de causa” no se está diligenciando.
c) El resultado del seguimiento al Plan de Mejoramiento, debe ser
socializado con las dependencias que integran el Proceso de
Recursos Físicos, por parte del responsable del mismo.
d) Continuar con los controles y seguimientos permanentes para cada
una de las actividades programadas en el Plan de mejoramiento, con
el fin de subsanar en las fechas programadas, las observaciones
realizadas por los diferentes entes de control.
Cordialmente,
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Anexo: Folios nueve (9)
Elaboró: Rude Eduardo Manrique Díaz - Funcionario OCI
Revisó: Luz Inés Rodríguez Mendoza-Jefe Oficina de Control Interno
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