P-CA-4.2.3-02-Procedimiento_de_elaboración_de_documentos

Procedimiento para Elaboración de Documentos
Código: P-CA-4.2.3-02
Página 1 de 2
Fecha de elaboración: 31 de agosto del 2011
Revisión 1
1 OBJETIVO:
Definir la metodología a seguir para asegurar que los documentos que integran el sistema de gestión de calidad del
Instituto Tecnológico de Comitán sean de diseño homogéneo.
2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
2.1 Aplica a todo documento procedimiento, instrucción de trabajo y formato de registros emitidos por el Instituto
Tecnológico de Comitán que forma parte del sistema de gestión de calidad.
2.2 Implica a todo personal involucrado en la elaboración, revisión, aprobación, actualización, manejo y control en general
de documentos del sistema de gestión de calidad.
3 REFERENCIAS
3.1 Sección 4.2.3 del Manual de Calidad
3.2 Mapa de Proceso de Calidad
3.3 Procedimiento de Control de Documentos (P-CA-4.2.3-01)
3.4 NMX-R-025-SCFI-2009 que establece los requisitos para la certificación de las prácticas para la igualdad laboral entre
mujeres y hombres
4 DESARROLLO
4.1 Codificación:
Los procedimientos, Instrucciones de trabajo y formatos emitidos por el Instituto Tecnológico de Comitán deben ser
identificados con 8 caracteres divididos pos guiones y puntos, ordenados de la siguiente manera: X1-XX2-X.X.X3-XX4.
4.1.1 X1 Debe ser una letra que indica el tipo de documento.
P= Procedimiento, I= Instrucción de trabajo y F= Formato de registro de calidad
4.1.2 XX2, son dos letras que relacionan la dirección, área y/o función de origen de documento de acuerdo a la siguiente
tabla.
DI
Dirección
EP
Estudios profesionales
AC
Departamentos Académicos
ME
Mantenimiento de equipo
AD
Administración
PL
Planeación
AE
Actividades extraescolares
RF
Recursos financieros
CA
Calidad
RH
Recursos humanos
CC
Centro de computo
RM
Recursos materiales
CD
Comunicación y difusión
SE
Servicios Escolares
CI
Centro de información
VI
Gestión tecnologica y vinculación
DA
Desarrollo académico
4.1.3 X.X.X3, son tres números separados por punto decimal entre si y que relacionan el requisito de la norma que tiene
relación directa, o bien cuando son varios los requisitos, el que dispone de mayor relevancia con el documento
elaborado.
4.1.4 XX4 son números arábigos que indican el número de control consecutivo de acuerdo al origen y clase del
documento iniciando con el “01”.
Nota: El Manual de Calidad y la planificación del sistema de gestión de la calidad incluida en éste, no son codificados de
manera obligatoria, en estos casos la identificación se da como para toda la documentación del sistema de
gestión de la calidad, mediante la referencia desde la lista maestra de control de documentos (F-CA-4.2.3-02).
4.2 Elaboración de documentos: Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo generados en el Instituto Tecnológico
de Comitán deben elaborarse de acuerdo a la siguiente metodología:
4.2.1 En el encabezado se deberá establecer la siguiente información en tipo de letra Calibri numero 10 (salvo el
nombre del documento para el que se emplea en número 14 :
ELABORÓ
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
AUTORIZÓ
Lic. Paulo Eduardo Chapela Gómez
Administrador del SGC
C.P. Artemio Enríquez Espinoza
Representante de la Dirección
Ing. Jorge Márquez Juárez
Director
Procedimiento para Elaboración de Documentos
Código: P-CA-4.2.3-02
Página 2 de 2
Fecha de elaboración: 31 de agosto del 2011
Revisión 1
4.2.1.1 Logotipo del Instituto Tecnológico de Comitán (extremo izquierdo del encabezado).
4.2.1.2 Nombre del documento (parte superior media del encabezado), con tipo de letra Calibri numero 14.
4.2.1.3 Fecha de elaboración establecido mediante el día del mes del año en que fue elaborado (parte inferior
media del documento).
4.2.1.4 Código: Clave de identificación del documento de acuerdo a lo establecido en el punto 4.1 del presente
procedimiento (esquina superior derecha).
4.2.1.5 Número de página que corresponde al total de páginas del documento (recuadro medio del extramo
derecho del encabezado).
4.2.1.6 Número de revisión correspondiente a la versión del documento (recuadro inferior del extremo
izquierdo).
4.2.2 En el pie de página se coloca la siguiente información, con tipo de letra Calibri en número 10 para describir el
nombre de la persona y su cargo, el tamaño de la letra puede modificarse en función al tamaño del texto):
4.2.2.1 Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la elaboración del documento.
4.2.2.2 Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la revisión del documento, que debe ser el Jefe(a)
inmediato superior del personal que elabora el documento, salvo en los casos de los documentos
emitidos específicamente del proceso de Calidad que, al ser de aplicación general para la gestión de
nuestro SGC debe ser ejercida por el personal designado como Representante de la Dirección
4.2.2.3 Nombre y firma del Director(a) o quien él (ella) designe.
4.3 ESTRUCTURA (Usando para su escritura tipo de letra Calibri de tamaño 10):
4.3.1 Todos los capítulos deben identificarse con números arábigos en mayúsculas y con negritas,
4.3.2 Los subcapítulos deben llevar el mismo número del capitulo, seguido por un digito arábigo separado por un punto
por cada subdivisión.
4.3.3 Todos los textos incluidos en el cuerpo de la documentación deberá ser con letra Calibri numero 10, salvo tablas y
diagramas en cuyo caso se podrá usar la letra a discreción asegurando sea legible.
4.3.4 Todos los procedimientos o instrucciones de trabajo deben contener los capítulos siguientes:
“1.- OBJETIVO”: Se debe establecer el propósito principal de la existencia del documento”.
“2.- ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN”: Se debe definir a que, quienes y en que casos se debe aplicar el
documento”.
“3.- REFERENCIAS”: Anotar los nombres y en su caso códigos de las normas, procedimientos, políticas, manuales, y
documentos en general, tanto internos como externos, que se relacionen con el documento, siempre y
cuando deban ser considerados para clarificar la operación del mismo”.
“4.- DESARROLLO”: Se debe indicar como realizar las actividades, con el fin de dar cumplimiento al objetivo
establecido para el documento. Cabe hacer mención que cuando se requiera destacar algún concepto dentro
del desarrollo del documento se puede hacer uso de formato del texto como puede ser el uso de negritas,
mayúsculas, subrayado, letra cursiva, un caso específico es el destacar los requisitos de norma para los 6
procedimientos obligados por norma y en los cuales como subcapítulos específicos se escriben con
mayúsculas y en negritas dentro de nuestro sistema de gestión de calidad”.
4.3.5 Al referir un formato de registro dentro de los documentos, se deberá vincular al formato en medio apropiado ya
sea en el medio para hacerle editable o bien en pdf para su impresión y registro manual.
4.3.6 Al referir documento de acceso libre en medio electrónico o autorizado a su publicación electrónica e nuestra
plataforma documental, deberá vincularse al destino de la ubicación de dicho documento para facilitar el acceso
al mismo.
4.4 Controles requeridos para mostrar conformidad con la norma aplicable sobre equidad de genero, de tal manera que
durante la elaboración de los documentos, se deberá poner especial atención en:
a) Utilización de lenguaje no sexista, es decir, haciendo referencia a personas, o en otro caso, haciendo referencia a
mujeres y hombres por igual, en reglamentos y manuales de procedimientos con lenguaje incluyente
ELABORÓ
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
AUTORIZÓ
Lic. Paulo Eduardo Chapela Gómez
Administrador del SGC
C.P. Artemio Enríquez Espinoza
Representante de la Dirección
Ing. Jorge Márquez Juárez
Director