indicadores de gestión del fondo de vigilancia y

INDICADORES DE GESTIÓN DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE
BOGOTA D.C.
Los Indicadores de Gestión son un instrumento que permite medir y evaluar la
gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. Puede definirse como
las unidades de medida que permiten el seguimiento y evaluación periódica de las
variables clave de una organización, mediante su comparación con sus
correspondientes referentes internos y externos.
Formulados los objetivos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., se
deben establecer mediciones cuantitativas y/o cualitativas que permitan determinar
con el mayor grado de precisión los resultados de la planeación, lo cual se realiza a
través del diseño de unos adecuados Indicadores de Gestión.
Características que deben reunir los indicadores en el Fondo de Vigilancia y
Seguridad de Bogotá D.C.
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Relevancia: Información importante para la gestión y toma de decisiones.
Pertinencia: Referirse a aspectos esenciales del Fondo de Vigilancia y Seguridad
de Bogotá D.C. de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento
de sus objetivos y se mantengan en el tiempo
Objetividad:
que no sean ambiguos en cuanto a cálculo, construcción o
aplicación.
Sensibilidad: que permita analizar del Fondo de Vigilancia y Seguridad de
Bogotá D.C. las variaciones.
Precisión: el margen de error ha de ser aceptable y medible.
Accesibilidad: su obtención no debe significar un gran esfuerzo, es decir costo
aceptable, fácil de calcular y también de interpretar.
Clasificación de los indicadores del Fondo de Vigilancia y Seguridad de
Bogotá D.C.
Según su naturaleza:
Serían todas las propiedades anteriormente mencionadas más otras que se han ido
incorporando como:
Economía: entrada de información
Eficacia: consecución objetivos
Eficiencia: relación entrada/salida de información
Efectividad: impacto que tiene la gestión en su entorno
Equidad: accesibilidad, posibilidad de acceder a la utilización de los recursos
Excelencia: calidad
Entorno: medio en el cual tiene impacto
Sostenibilidad: implica que el objetivo se mantenga en el tiempo con una calidad
aceptable.
Según el objeto a medir:
En cuanto sea indicadores de:
Resultado: Basados en los resultados obtenidos en relación a los proyectados
determina la “eficacia”.
De proceso: aspectos relacionados con actividades y su eficiencia
De estructura: costo y utilización de recursos.
Estratégicos: aquellos factores externos que hacen que los procedimientos o
actividades desarrolladas tengan una cierta incidencia en los resultados.
Según el ámbito de actuación/adaptación:
Internos: variables relacionadas con el funcionamiento interno del Fondo de
Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.
Externos: se refieren a la relación exterior del Fondo de Vigilancia y Seguridad de
Bogotá D.C. y la forma de medirlos.
Destinatarios y usuarios de los indicadores del Fondo de Vigilancia y
Seguridad de Bogotá D.C.
Los destinatarios son aquellos que tienen interés en la información que facilitan los
indicadores de gestión.
Desde el punto de vista interno, para que los indicadores sean de utilidad tienen
que estar orientados a las tres partes de la pirámide organizacional.
Se trata de una pirámide referente al control de gestión que tiene en el vértice
superior la planificación estratégica, en la parte central el control de gestión y en la
base el control de operaciones. Entonces, para que los indicadores tengan una
cierta utilidad para la toma de decisiones, tienen que estar orientados al vértice
estratégico si se trata de indicadores estratégicos, nivel intermedio en el caso de
indicadores de gestión y nivel ejecutivo indicadores operativos del día a día.
Así la naturaleza de los indicadores utilizados dependerá del destinatario de los
mismos. En resumen, distinguimos tres niveles de destinatarios de indicadores:
Estratégicos: objetivos y planificación a largo plazo
Intermedios: gestión, traduce objetivos a medio y corto plazo
Ejecutivos: operativos, implementa objetivos
Metodología para la construcción de los indicadores
Este proceso distingue tres etapas diferenciadas.
Una primera etapa consistiría en la determinación de las variables y los factores
clave de la organización, lo cual obviamente es información de carácter estratégico
del más alto nivel. Una segunda etapa haría referencia al mapa de actividades, es
decir identificar el mapa de procedimientos o actividades. Quizás en las últimas
tendencias en materia de control, la palabra clave es hablar de los procedimientos o
las actividades porque es hablar de lo que es la cadena de valor, lo que se genera
en las organizaciones públicas. Y por último, una tercera etapa sería la construcción
de indicadores de gestión asociadas a esos procedimientos o actividades. Por lo
tanto, la palabra clave sería actividad o procedimiento.
Se trata de plantearse el qué se hace, es decir la descripción de actividades; qué
procesos son los importantes, es decir seleccionar oas que generan valor para la
organización; quiénes serán los destinatarios, hablar de cuál va a ser la
periodicidad en la consecución de esos indicadores y por último y lo más
importante, vincular estos indicadores a los referentes.
En definitiva, el primer paso es identificar los procedimientos oactividades a medir,
es decir, conocer sus atributos de calidad que espera el ciudadano y conocer sus
objetivos qué esperan los gestores. El segundo paso será conocer las necesidades
de información para acto seguido seleccionar los indicadores pertinentes teniendo
en cuenta:
su idoneidad, utilidad, facilidad
su adecuación a los objetivos
el ciclo de los procesos
los referentes
Una vez seleccionados los indicadores se procederá a la formalización del sistema
de indicadores destinados estudiar la información de gestión y rendimiento de
cuentas.
En definitiva, el proceso a seguir sería:
Factores claves

Procedimientos o Actividades

Indicadores de gestión
Así pues se plantea qué procedimientos actividades son los importantes, a quién
van dirigidos y qué se desea medir. Los indicadores deben tener en cuenta la
importancia relativa, la sencillez y la economía.
En este sentido, se recogen en los diferentes procedimientos o manuales o
plantillas de trabajo para la construcción de indicadores, con la única idea de
plantear un procedimiento, obviamente, que permita dejar evidencia escrita de
cómo se va avanzando en la construcción de estos indicadores. Hablar de
indicadores es plantear siempre cuestiones concretas, el indicador referente ha de
ser siempre concreto, es decir, concentrarse en lo importante.
Al respecto también es importante intentar reflejar que, a pesar de ser un proceso
complejo, la dificultad está en intentar sintetizar y presentar cosas sencillas, fáciles
de conseguir, un poco ir paso a paso, y es hablar de economía.
Tradicionalmente, el control de gestión presentaba una gran batería de información
puramente de actividad o cifras a veces inconexas de esas actividades concretas o
indicadores puramente económico. Pero a veces no se planteaba si lo importante
era seleccionar muchos menos indicadores pero que fueran importantes y
relevantes, para la toma de decisiones. Que no fuera información archivada en un
cajón, sino que realmente fuera información útil para la gestión. Y eso es aplicar el
principio de economía en la construcción de esos referentes que permitan llegar a
los objetivos señalados. Se debería intentar concretar más el carácter general que
no pretende solucionar todos los problemas, sino simplemente, intentar cambiar la
cultura referente a lo que es el uso de indicadores.
Los indicadores de gestión son por lo tanto una herramienta eficaz de control y
monitoreo de los procedimientos o las actividades y accionar de los procesos
desarrollados por la entidad, que aplicados de manera sistemáticas, periódica y
objetiva permitirán tener una mediadas de evaluación del cumplimiento de metas y
objetivos y si se lograron niveles aceptables de eficacia, eficiencia y economía en
todas las operaciones del Fondo.
El Fondo ha incursionado en este campo con un estudio de los indicadores de
gestión aplicables a la entidad por área productiva de la organización, los cual se
encuentra en proceso de aplicación y revisión para su implementación dentro del
marco teórico de la ley 42 de 1993, la cual establece que las entidades deben
cumplir los principios de economía, eficacia, equidad, y la valoración de los costos
ambientales.
Que una vez estudiada la norma sobre la estructura organizacional y funcional del
Fondo, (resolución 12 del 28 de diciembre de 2001) y de indagar con funcionarios
de la entidad el Fondo elaboro diseño unos indicadores lo cual indica la necesidad
de la publicación y legalización mediante acto administrativo de los manuales de
procedimientos y de funciones documentados y no legalizados a fin de tener una
arquitectura organizacional formalmente constituida sobre las cuales aplican estas
medidas.
El control de gestión debe ser ejecutado en forma permanente y progresivamente,
buscando las técnicas y criterios más idóneos a fin de que se proyecte las actividad
de l hacia el futuro de la entidad.
Se observa en el diseño de los indicadores por áreas productivos que la entidad
relaciona los procedimientos o actividades con estándares, para los cuales es
conveniente explicar el procedimiento técnico como se han determinado estos
parámetros para la comparación, estos indicadores en porcentaje de realización,
miden entre otros la eficacia y eficiencia, pero no establece una metodología de
implementación, e impacto sobre el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Los indicadores deben mostrar como se pretende evaluar la eficiencia y economía
de la actuación administrativa, además el costo/beneficio, implícito en los costos
de decisión y los costos contables, los primeros hacen referencia a los costos
diferenciales (en el se consideran los gastos realizados para la toma de la decisión)
y los costo de oportunidad (que es lo que cuesta elegir una opción en lugar de
otra) y los segundos son los que enfrenta el Fondo y los cuales registra el
departamento de contabilidad.
El plan indicativo muestran unos indicadores de gestión globales de acuerdo a los
objetivos y a la misión y visión de la entidad, los cuales orientan sobre las metas de
seguridad y delitos registrados durante el periodo comparado con el año
inmediatamente anterior, los cuales son diseñados por la Administración Distrital de
Bogotá de acuerdo al programa en que se encuentren los proyectos a ejecutar para
el programa, Vida Sagrada de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Las cifras reflejadas en los indicadores de los informes del año 2002 se tomaron de
cifras emitidas por las autoridades respectivas (policía metropolitana de Bogotá).
En razón a que los indicadores de gestión propuestos se encuentran en estudio se
resumen las observaciones que en nuestra criterio se consideran deben ser tenidos
en cuenta para que este proceso sirva de guía para orientar el rumbo de la
actuación administrativa de la entidad con respecto a este importante elemento de
control así:
1. A definir con claridad los objetivos y estrategias que pretenden los
indicadores.
2. En la medición realizada se debe integrar los costos de decisión y
costos contables con las áreas productivas de la entidad, a fin de tener
más herramientas de decisión.
3. Elaborar tablas de clarificación de los resultados que se pueden obtener
a través de estos indicadores, es decir unidades de medida en las cuales
se define la meta.
4. Definir periodicidad de aplicación
5. Poner en practica un plan de implementación a fin de medir la
efectividad y resultados obtenidos, a fin de realizar los ajustes al
conjunto de indicadores propuestos.
6. Velar porque mediante los indicadores se evalúen o se establezca un
monitoreo integral sobre la gestión del Fondo, en el cual se evalúe
factores de efectividad, eficiencia, eficacia y productividad.
7. Determinar fuentes de información, fuentes de medición, presentación
de la información, asignación de responsables de la recolección,
tabulación, análisis y presentación de la información.
8. Teniendo en cuenta la dinámica de la organización y la regulación para
los indicadores se debe realizar un cronograma de revisiones periódicas
de sus objetivos y efectividad, a fin de que los usuarios tengan cada vez
una información más precisa, ágil, oportuna y confiable.
9. Medir la productividad en términos de tiempo y en términos
económicos, es decir realizar las actividades por persona con los costos
de la labor desempeñada.
10.Establecer responsabilidades del análisis de las diferencias entre
indicadores y resultados reales, estableciendo tipo de esfuerzo y
oportunidad aplicando reglas de costo beneficio.
11.Autoridad y políticas para tomar acciones correctivas.