Descripciones de Cargos

REV. Octubre 2008
PERSONAL ASIGNADO A LA SECRETARÍA GENERAL
DEL MODELO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OEA
(Secretaría General del MOEA)
El personal de la “Secretaría General del MOEA” está compuesto generalmente por estudiantes y
cumple una labor esencial para el desenvolvimiento del trabajo de las comisiones, mediante el
desempeño de funciones dirigidas al eficiente desarrollo de la asamblea. Los siguientes puestos
deberán ser cuidadosamente asignados ya que son muy importantes para el éxito del Modelo:
1 asistente Principal (1)
1 suplente principal
5 relatores - (1 por cada comisión)
5 asistente/s editorial/es (1 por cada comisión)
5 o 10 auxiliares - Clerks (Mínimo 1 por cada comisión)
(VER DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ADJUNTAS)
--2-PERSONAL ASIGNADO A LA SECRETARÍA GENERAL
DEL MODELO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OEA
(Secretaría General del MOEA)
DESCRIPCIÓN DEL CARGO: Asistente Principal
El Asistente Principal trabaja directamente con el Departamento de Asuntos Internacionales (DAI) de la
OEA como enlace durante la realización del evento y es responsable de las funciones de la Secretaría
General del MOEA
Requisitos del cargo:
1. Completa familiaridad con los objetivos y métodos de operación del modelo, sus estándares,
normas de procedimiento, los puntos del temario, el programa de actividades y los principios
teóricos globales del modelo, para poder responder a cualquier pregunta de los delegados
estudiantiles, los profesores, los observadores y el personal del modelo.
2. Capacidad de supervisar a terceros y asegurar el cumplimiento adecuado y puntual de los
cometidos.
3. Capacidad de establecer buenas relaciones de trabajo con los delegados, funcionarios,
observadores, profesores y otros funcionarios del modelo.
4. Capacidad de planificar y trabajar bajo la presión del tiempo para cumplir plazos establecidos.
5. Capacidad de establecer un orden de precedencia de objetivos (saber lo que es importante y lo
que no lo es).
6. Capacidad de redactar claramente y de corregir lo escrito por terceros.
Obligaciones:
1. En el MOAS para Colegios Secundarios: Es el enlace entre la Secretaría General del MOEA y la
Coordinación del DAI/MOEA y colabora con el/la Coordinador/a del MOEA si se requiere.
2. Mantener informado al personal del DAI en todos los asuntos referentes a las funciones y
responsabilidades de la Secretaría General del MOEA.
3. Responsable de la distribución de la Lista de Participantes, a todos los participantes una vez que
ésta haya sido preparada por el Asistente Editorial.
4. Sustituir, cuando sea necesario, al Secretario General del Modelo.
5. Apoyar al personal del DAI cuando se le solicite.
6. Brindar información referente a las funciones del Modelo al personal de la Secretaría General
MOEA, a las comisiones y a las sesiones plenarias, cuando se le solicite.
7. Supervisar las operaciones del personal de la Secretaría General del MOEA (relatores, asistentes
editoriales, auxiliares administrativos), a fin de que realicen sus funciones en forma eficiente.
8. Compila el libro de resoluciones aprobadas producidas por el Asistente Editorial y forma el Libro
Final de Resoluciones.
9. Responsable de la consolidación electrónica y de la reproducción de las 2 ó 3 copias del Libro
Final en papel para entregar al/la Presidente/a del MOEA para la aprobación en bloque de las
resoluciones y la entrega a las autoridades locales o nacionales asistentes a la ceremonia de
clausura del Modelo.
--3-PERSONAL ASIGNADO A LA SECRETARÍA GENERAL
DEL MODELO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OEA
DESCRIPCIÓN DE CARGO: Suplente Principal
El Suplente Principal es el asistente del Asistente Principal y será responsable conjuntamente con el
asistente editorial de la preparación de todos los documentos que deben emitirse antes del inicio del
Modelo, así como del registro y la emisión de las credenciales para los participantes del Modelo.
Requisitos del cargo:
1. Estar totalmente familiarizado con los requisitos del cargo de Suplente Principal y de Relator.
2. Estar totalmente familiarizado con las reglas del MOEA, el Modus Operandi, el Calendario de
Actividades y la Agenda.
3. Capacidad de establecer buenas relaciones de trabajo con los delegados, funcionarios,
observadores, profesores y otros funcionarios del modelo.
Obligaciones:
1. Colaborar con el Asistente Principal, cuando sea necesario.
2. Asegurarse que el mobiliario y material necesario para el registro de participantes se encuentre
completo y esté listo para el registro según el lugar y horario estipulado en el Calendario del Modelo.
3. Responsable conjuntamente con el Asistente Editorial de la reproducción de los documentos básicos
a repartirse a los participantes del Modelo
4. Colaborar con el asistente editorial en la preparación de la Lista de Participantes en el Modelo. Una
vez confeccionada, esta Lista deberá ser entregada al Asistente Principal. (MOEA para
Universidades)
5. Compilar los discursos generales presentados durante la Sesión Plenaria del Modelo (generalmente el
primer día del MOEA) en formato electrónico, así como también los discursos presentados por los
representante de la OEA, las autoridades del MOEA y los invitados especiales. Todos los discursos
deben estar identificados con le nombre del orador y ser entregados al final del Modelo.
6. Sustituir, cuando sea necesario, a cualquier de los cinco (5) Relatores.
7. Completa familiaridad con el equipo de fotocopiado.
8. Mantener una biblioteca de referencia de todos los documentos del Modelo (programa, lista de
participantes, calendario del modelo, temario, etc.) para su consulta por el personal de la
Secretaría General del Modelo.
9. Apoyar en el proceso de fotocopiado y distribución de los libros de las propuestas aceptadas por
el Comité de Evaluación de Resoluciones (REC) para asegurar que los documentos se distribuyan
a tiempo antes del comienzo de las sesiones para el debate de resoluciones.
--4-PERSONAL ASIGNADO A LA SECRETARÍA GENERAL
DEL MODELO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OEA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO: Relator
La función del relator consiste en armonizar y articular las labores del comité por medio del desarrollo
preciso de las funciones descritas abajo. Si tanto el presidente como el vicepresidente de la comisión se
encuentran ausentes el Relator debe estar preparado/a para asignar la presidencia de la comisión a quien
corresponda, según las reglas de procedimiento del MOEA aplicables. Durante el MOEA se requieren
cinco (5) Relatores, uno por cada una de las cinco comisiones.
Requisitos del cargo:
1. Deberá estar completamente familiarizado con los objetivos y métodos de operación del modelo, sus
estándares, normas de procedimiento, los puntos del temario de su comité, el programa de
actividades y los principios teóricos globales del modelo, para poder responder a cualquier pregunta
de los delegados estudiantiles, los observadores, las autoridades y el personal del modelo.
2. Capacidad de establecer buenas relaciones de trabajo con el personal del Departamento de Asuntos
Internacionales (DAI) de la OEA, los delegados de las comisiones, los observadores, las autoridades
y el personal de Secretaría del MOEA, para lograr su colaboración, la cual es básica para el
desempeño de sus funciones.
3. Capacidad de establecer prioridades, planificar y ejercitar paciencia para trabajar bajo la presión del
tiempo y cumplir plazos establecidos.
4. Capacidad de redactar claramente y de corregir lo escrito por terceros.
5. Capacidad de supervisar la labor de terceros y de asegurar el cumplimiento cabal y puntual de las
obligaciones.
Obligaciones:
1. Ayudar a las autoridades de las comisiones a revisar las propuestas presentadas para su
consideración. Todas las propuestas deben:




Referirse específicamente a un punto del temario de la comisión.
Cumplir las pautas de estilo del Modelo de la OEA.
Tener la aprobación firmada del Asesor Docente en lo referente a la forma y al contenido.
Tener la firma de cinco delegados, además del proponente, que se comprometen a respaldar
la solución tal como haya sido presentada originalmente.
2. En coordinación con las autoridades de su comisión, disponer la remisión de las propuestas recibidas
al Comité de Evaluación de Resoluciones (REC), para su debida evaluación.
3. Mantener el control de las propuestas antes y después de su presentación al REC. Responsabilidades
específicas:

Remisión oportuna de las resoluciones que han sido previamente aprobadas
electrónicamente al Asistente Editorial para su inclusión en el libro de resoluciones y para su
reproducción para que puedan ser debatidas en los respectivos comités.
--5-



Es responsabilidad del Relator asegurarse que las correcciones propuestas para una
resolución presentada electrónicamente hayan sido consideradas antes de que la misma sea
incluida en el libro de debates de la respectiva comisión.
Asegurarse de que todas las propuestas asignadas a grupos de trabajo sean entregadas a los
países que presentaron las propuestas.
Asegurar y garantizar el retorno de las propuestas con correcciones que requieren ser
devueltas al REC o al evaluador respectivo una vez hechas las correcciones
correspondientes.
Asegurar y garantizar el que las propuestas que requieran discusión con el evaluador del
REC sean remitidas lo antes posible a la delegación respectiva.
4. Disponer la distribución puntual de las copias de los libros conteniendo las propuestas aceptadas por
el REC, a los delegados, observadores, autoridades de comisiones, secretarías técnicas, consultores
de la OEA y al personal del Centro de Comunicaciones de su respectiva comisión, antes del debate.
5. Remitir con prontitud todas las resoluciones aprobadas por su comisión al Asistente Principal para
que les dé trámite.
6. Ayudar a las autoridades de los comités y al Asistente Principal a aclarar toda pregunta que pueda
plantearse con respecto a los procedimientos de las comisiones respectivas.
7. Supervisar a los auxiliares administrativos del MOEA asignados a las comisiones.
8. Asistir al Presidente y Vicepresidente de la comisión, según sea necesario, especialmente en los
asuntos referentes a la aplicación, al uso y a la interpretación del Reglamento y de las normas de
cortesía parlamentaria del Modelo.
9. Estar dispuesto a dirigir la transición para la designación de presidente y vicepresidente de su
comisión, según lo estipulado en las Reglas de Procedimiento del MOEA, en caso de ausencia
temporal de ambas autoridades (de acuerdo a las Reglas de Procedimiento del MOEA).
Registros y Archivos:
10. Registrar todas las enmiendas propuestas durante el debate en su respectiva comisión.
11. Mantener un libro de todas las resoluciones, aprobadas o rechazadas, conforme a los números que se
les asignen. Este libro debe contener los títulos de las resoluciones, sus proponentes y los resultados
de la votación sobre las mismas. Este libro deberá ser entregado al DAI al final de la Sesión Plenaria
de Clausura.
12. Mantener registro preciso de asistencia, puntualidad y debate de resoluciones de los delegados y de
los delegados alternos de sus respectivas comisiones. Este registro deberá se entregado al DAI al
final del Modelo.
13. El Relator de la Comisión General es responsable de recibir, archivar y devolver al Asistente
Editorial y al DAI aquellas resoluciones de cortesía presentadas durante la Sesión Plenaria.
Tareas durante los procesos electorales:
14. Contar los votos emitidos por los delegados en cada comisión.
15. Distribuir formularios de candidaturas para cargos electivos de las comisiones respectivas.
--6--
16. Recibir los formularios de candidaturas para los cargos de Presidente, Secretario General, Presidente
y Vicepresidente de la comisión, según corresponda, verificando que cumplan los requisitos
necesarios y contengan toda la información pertinente (domicilio personal, número telefónico, etc.).
17. Llenar los registros de elecciones, con toda la información correspondiente a los resultados de las
mismas. Este registro deberá ser entregado al DAI al final del Modelo y deberá incluir la
información de contacto de las autoridades electas.
Importante para los Relatores
Los Relatores deben tener la siguiente documentación a mano:


















Carta de la OEA
Reglamento del Modelo de Asamblea General de la OEA
Objetivos y Métodos de Funcionamiento del Modelo
Programa del Modelo (incluye el programa de actividades y otros datos)
Lista de participantes
Documentos de antecedentes de las comisiones (todos los posibles)
Instrucciones para la redacción de proyectos de resoluciones - (asuntos de sustancia y asuntos de
forma)
Nombres de los países representados en el Modelo
Lista del Orden de Precedencia
Siglas
Lista de documentos de referencia (especialmente el volumen de Resoluciones aprobadas en la
Asamblea General de la OEA previa a la realización del MOEA)
Libros de Registro de Resoluciones
Registro de elecciones y hojas de votación (para la última sesión de las comisiones)
Formularios de candidatura en blanco
Cuaderno para anotaciones
Mazo y caja de madera (Sesiones Plenarias)
Carteles con nombres de los países
Cuaderno (en todo momento)
**********
--7-PERSONAL ASIGNADO A LA SECRETARÍA GENERAL
DEL MODELO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OEA
DESCRIPCIÓN DE CARGO: Asistente Editorial (1 por comisión)
La principal responsabilidad del Asistente Editorial es la creación de los Libros electrónicos de
resoluciones. Sin embargo, antes del Modelo trabaja en la preparación, emisión y reproducción de los
documentos previos. Trabaja en coordinación estrecha con el Asistente Principal, el Suplente
Principal, y con el/la relator/a y los auxiliares de su comisión. Durante el Modelo deberá corregir las
resoluciones que hayan sido aprobadas por el REC pero que necesiten algunas correcciones, preparar
los libros para el debate de su comisión en formato electrónico. Una vez que los libros de
resoluciones hayan sido debatidos en su comisión, formará el Libro Final solamente con las
resoluciones aprobadas. Para el desempeño de sus funciones deberá tener acceso a equipo de
computación y tener excelente dominio de programas de “procesamiento de palabras” (Microsoft
Word). Es imprescindible que tenga excelente gramática, ortografía y sepa redactar en español.
Requisitos del cargo:
1. Dominio del/los idioma/s del Modelo, tanto verbal como escrito.
2. Completa familiaridad con los puntos del temario, la terminología, las siglas y las pautas de
redacción del Modelo de Asamblea General de la OEA.
3. Capacidad de preparar las credenciales de identificación de los participantes y de mantener un
registro ordenado de los nombres.
4. Dominio de los programas de computación a utilizarse (Microsoft Word) y poder mecanografiar
y realizar correcciones en dicho programa, así como la creación de los libros electrónicos de
resoluciones. Familiaridad con los instrumentos de corrección de textos (diccionarios, libros de
estilo, Thesaurus, manuales de división en sílabas, etc.)
5. Experto en la preparación de documentos en formato electrónico.
6. Familiaridad con equipos de reproducción de documentos.
Obligaciones:
1. Conjuntamente con el Suplente Principal tiene la responsabilidad de la preparación, emisión y
reproducción de los documentos básicos a repartirse a los participantes del Modelo.
2. Responsable de la preparación de la Lista de Participantes en el Modelo.
3. Conjuntamente con el Suplente Principal será responsable del registro y la emisión de las
credenciales para los participantes del Modelo.
4. Su principal responsabilidad es la preparación de los Libros de Resoluciones Electrónicos, en
consecuencia, deberá recibir todas las resoluciones en formato electrónico. Si alguna delegación
no le entregó la resolución en formato electrónico deberá solicitárselo.
5. Deberá incluir las correcciones hechas por el REC en los proyectos de resolución, así como las
correcciones de formato correspondientes en todas las resoluciones.
--8-6.
Responsable de crear los libros de resoluciones electrónicos con todas las propuestas de resolución
aceptadas por el REC. Seguidamente, entregará 1 impresión de cada uno de los libros al asistente
principal y/o los auxiliares de su respectiva comisión para la reproducción correspondiente y
distribución a las comisiones para el debate.
7. Debe incluir las enmiendas aprobadas en las comisiones en las versiones electrónicas de las
resoluciones correspondientes.
8. Ya sea el Asistente Editorial o el Auxiliar Académico deberá entregar a los Relatores o a las
delegaciones respectivas, aquellos proyectos de resolución devueltos por el REC para correcciones
de fondo. Asimismo, cualquiera de ellos se encargará de entregar a los Relatores de las comisiones
respectivas, las resoluciones que fueron asignadas a grupos de trabajo.
9. Conservar registro electrónico de todos los proyectos de resoluciones presentados en cada una de las
sesiones de su comisión en tres categorías separadas:
a. Resoluciones rechazadas
b. Resoluciones de cortesía 1
c. Proyectos de Resolución que no fueron debatidos
**********
1.
El Relator de la Comisión General es responsable de recibir, archivar y entregar al DAI las resoluciones de
cortesía propias de la sesión plenaria de clausura.
--9-PERSONAL ASIGNADO A LA SECRETARÍA GENERAL
DEL MODELO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE LA OEA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO: Auxiliares Académicos y Auxiliares Administrativos (clerks)
Cada comisión (especialmente en el MOEA para Universidades) cuenta con un Auxiliar Académico y
con un Auxiliar Administrativo. Los Auxiliares de la Comisión General sirven también durante las
sesiones plenarias. Los Auxiliares Académicos apoyan a los Relatores y a los Asistentes Editoriales
en el procesamiento de Resoluciones con el REC. Los Auxiliares Administrativos apoyan el trabajo
de las Comisiones atendiendo las necesidades de las autoridades y de los delegados durante los
debates. Tanto los auxiliares académicos como los administrativos apoyan en la labor de
reproducción de las resoluciones para los libros de las comisiones. De su trabajo eficiente y oportuno
depende que las comisiones puedan completar su labor.
Requisitos del cargo:
1. Completa familiaridad con los objetivos, métodos de operación y programas de actividades del
Modelo, y con los edificios e instalaciones en los que se lleva a cabo el MOEA.
2. Conocimiento de la estructura y el funcionamiento de las comisiones, así como habilidad para
establecer buenas relaciones de trabajo con las autoridades, los delegados y demás personal del
MOEA.
3. Conocer el funcionamiento de los equipos de fotocopiado y tener la habilidad de producir gran
volumen de copias y entregarlas en forma final sin ningún error de compaginación y de una
manera profesional.
4. Capacidad de seguir instrucciones prontamente y con precisión. Distribuir y recibir formatos a
solicitud de las autoridades de su comisión.
5. Los auxiliares asignados a la Comisión General son responsables del orden de la sala y de los
materiales (plaquetas, urna de votación, formato de votación, etc) durante la Sesión Plenaria. Sin
embargo, TODOS los auxiliares deberán apoyar la labor de los Auxiliares de la Comisión General y
estar atentos a cualquier requerimiento, tanto de las autoridades del MOEA como del Personal del
DAI.
Obligaciones:
Auxiliar Académico:
1. Junto con el Asistente Editorial de su comisión encargarse del flujo de las resoluciones entre las
comisiones y el Comité de Evaluación de Resoluciones (REC). A tal efecto deberá distribuir las
resoluciones procesadas por el REC ya sea de regreso al relator de su comisión o a su asistente
editorial.
Auxiliar Administrativo:
1. Encargarse de la preparación de las salas de sesiones de sus respectivas comisiones (estar seguro
que las placas con los nombres de los países estén completas y de acuerdo al orden de
precedencia, que hayan suficientes sillas, etc.).
2. Estar presente en la sala de sesiones durante los debates de su comisión para apoyar a las
autoridades respectivas, pasar el micrófono entre los delegados que piden la palabra, distribuir las
- -10- resoluciones o documentos necesarios, y de ser necesario controlar la puerta de entrada de su sala
respectiva.
3. Junto con el Auxiliar académico distribuir los libros con las resoluciones a debatirse entre los
delegados de las comisiones, los observadores, los secretarios técnicos, los consultores de la OEA
y las autoridades de acuerdo a los lineamientos de distribución acordados para cada MOEA.
2. Distribuir y recoger formularios a pedido de las autoridades de su comisión, recoger las hojas de
votación secreta, etc.
*.*.*.*.*.*.*.*.*.