FORMATO ACTAS DE COMITES CODIGO FT-SA-07 F. APROBACIÓN 14/08/06 Comité Regional Bogotá Fecha: Febrero 8 del 2008 Sitio de Reunión: ANDI Acta No. Hora Incio: Asistentes: Agroespecialidades S.A.- Adriana Satizabal Ajover S.A. - Gina Forigua Basf Quimica Colombiana S.A. - Ruben Fajardo Brinsa - Karool Andrea Márquez Bayer S.A. - Hector Torres Motta Coacol LTDA. & CIA S.C.A. – Mónica Sánchez y Diana Romero Evofarms - Oscar Escobar y Luis Manuel Agudelo Proveer Alianza Logística S.A. - Juan Andrés Montoya Oxígenos de Colombia – Aimer Saenz y Jorge Mendoza Responsabilidad Integral- Juan Carlos Duque N° 1. VERSION 02 10 8 a.m. PÁGINA 1 de 5 Pág. Hora Final: 1 11:00 a.m. Invitados: Astrazeneca S.A. - Ana Carolina Uribe Arysta Lifesciences Colombia S.A.Jeannette Forero Barpen International – Alexandra Rodríguez Brenntag Colombia S.A. – Sandra Milena Carboquimica S.A. - Roberto Saavedra Cyquim de Colombia S.A. – Emiro Pérez Inproquim S.A. - Orlando Contreras Químicos OMA – Luz Karime Chavarro Saat Andina S.A.- Andrés Tristancho – Margith Montenegro 6. 6. 7. AGENDA TIEMPO Comentarios y/o aclaraciones a la Memoria de la reunión del 10 de Diciembre. Designación del responsable de elaborar la Ayuda de Memoria. Observaciones Divulgación Plan de Emergencia de EVOFARMS COLOMBIA Divulgación Plan de Emergencia de LOGISTICA PLUS Definición de las empresas que compartirán el Plan de Emergencia en el próximo Comité Plan de acción de RI para el 2008 Paneles de Consulta Pública: BOSA Proposiciones y Varios N° 1. 2. DESARROLLO DEL COMITÉ No se presentaron comentarios a la memoria de la última reunión. Se designó a Ana Carolina Uribe para la elaboración de la ayuda de memoria. 2. 3. 4. 5. FORMATO ACTAS DE COMITES CODIGO FT-SA-07 3. 4. 5. 6. F. APROBACIÓN 14/08/06 VERSION 02 PÁGINA 2 de 5 Evofarms Colombia inicia con la presentación de su plan de emergencia del cual explicó su desarrollo y todos los pasos que lo contenían. La presentación la realiza el gerente comercial de Evofarms y el coordinador de responsabilidad integral de esta empresa Oscar Escobar. Muestra la valoración del riesgo en sus oficinas ubicadas en la calle 100 e identificación de zonas viales con soporte del transportador y los equipos con los que cuentan. El Plan de Emergencia está estructurado bajo el sistema Comando de Incidentes. Importante la participación del gerente comercial ya que asegura la divulgación del plan de emergencia a la fuerza comercial de la organización. Se recomienda revisar la evaluación del riesgo de sismo, verificar las características de sismo resistencia de la edificación y los tiempos de evacuación, debido que durante la presentación consideraron tiene una alta vulnerabilidad con este riesgo. Logística Plus, llamada anteriormente Proveer Alianza Logística, presenta Plan de emergencias haciendo mucho énfasis en la capacitación y entrenamiento de los conductores frente a una emergencia teniendo en cuanta la posibilidad de que se presenten emergencias químicas en carretera debido a que transportan entre otras sustancias agroquímicos lo que hace que su riesgo en este tipo de emergencias sea importante. Cuentan con programas de mantenimiento preventivo, listas de chequeo, rastreo satelital, kits de emergencia entre otras y cuentan un comité nacional de emergencia en donde los clientes tienen un representante para el manejo de las emergencias en carreteras. Cuentan con una brigada por cada sucursal y el apoyo de autoridades y organismos de apoyo y Cisproquim. El próximo comité expondrá el plan de emergencia Oxígenos de Colombia. Interviene Juan Carlos Duque quien explica cual será la nueva dinámica de los comités regionales a partir de la fecha, se reitera a Oscar Escobar de Evofarms como el coordinador del Comité Regional de Bogotá quien agradece su escogencia. Se procede a presentar el esquema de evaluación de los comités regionales el cual se reportará a la gerencia de nuestras empresas para dinamizar el comité. De esta evaluación se realizará una primera medición en el próximo comité y posteriormente, de acuerdo a esta se plantearán las metas del 2008. Dentro de los aspectos contemplados en la evaluación del comité regional se encuentran entre otros: Se propone envío de actas a los 15 días. Se evalúa el reporte a tiempo de los compromisos. Los indicadores se publicaran este año y se les dará a los gerentes. Se calificará la participación a plenarias y talleres nacionales. FORMATO ACTAS DE COMITES CODIGO FT-SA-07 F. APROBACIÓN 14/08/06 VERSION 02 PÁGINA 3 de 5 Los talleres de auditores se calificaran en el desempeño de cada empresa y no en esta evaluación. Experiencias compartidas: toda empresa tiene que compartir una lección aprendida o caso exitoso. Esta debe ir acompañada de documentos de soporte que se envíen a todas las empresas y que realmente aporten valor a las demás organizaciones, siempre y cuando esta información no sea confidencial. Se calificará la realización de los paneles de consulta publica y el envío a tiempo de sus resultados a RI para poder tener el soporte de los mismos. Uso del logo: se plantea dificultad para empresas en donde el no uso del logo es política corporativa, sin embargo el uso del logo es fundamental como estrategia para el posicionamiento de RI. Participación con programas de excelencia o con entidades gubernamentales: Se califica principalmente la participación en distinciones y la obtención de premios tales como el PREAD entre otros, sirven programas corporativos pero no internos. La participación en comités de ANDI o similares no se cuentan en este punto y se considera la posibilidad de incluir la participación al programa de campo limpio en este punto. Durante este punto se propuso para el próximo comité invitar al Secretario Distrital de Ambiente para mostrar el programa de reforestación. El responsable de esta tarea es Héctor Torres. Meta de difusión de RI a universidades 12. Se tiene que enviar copia de registro de asistentes. Reporte de plan de emergencia al comité local, es necesario decir la fecha ante quienes se divulgó el plan a RI para que sea tomado en cuenta en la evaluación del comité regional. Divulgación de Plan de emergencia a comunidad: Se plantea la difusión de lo especifico en el plan con la comunidad a los involucrados. Adicionalmente se propone lo siguiente: Roberto Saavedra se comprometió a conseguir documento de seguridad de la carretera de Colseguros. Para próximo comité se realizará la designación de corredores viales, se pretende integrar y comunicar a todas las empresas. Es necesario hacer llegar a RI la Comunicación de los programas de capacitación de brigadistas de cada empresa para poder evaluar la posibilidad de crear capacitaciones conjuntas o mejorar planes de emergencia. Plazo máximo: 3 de FORMATO ACTAS DE COMITES CODIGO FT-SA-07 7. F. APROBACIÓN 14/08/06 VERSION 02 PÁGINA 4 de 5 marzo para envío de cronogramas de capacitación. Nuevamente se plantea la capacitación de brigadas a través de las ARP de forma conjunta. Aprovechando sinergias. Juan Carlos Duque solo nos acompañara en los CRE de 9 de mayo, 15 de agosto y 14 de noviembre dejando a cargo como se mencionó anteriormente a Oscar Escobar para activar y dinamizar los comités regionales, en todo caso de ser necesario su acompañamiento podemos informarlo con anterioridad para que pueda asistir. RI solo realizará la convocatoria al Comité Regional sin embargo no hará el envío de la agenda ni del acta. Se reprogramaron los CRE para los jueves, toda la programación de estos se corre un día anterior y se realizarán por la tarde. Roberto Saavedra expone los resultados del comité del panel de consulta pública de Bosa, asistieron principalmente empresas pequeñas que cuentan con bajos recursos para la atención de emergencias. No existe una presencia de las ARP´s, por tanto se plantea que las ARP realicen un evento cada 2 trimestres. Proponen elaborar un plan de acción similar al desarrollado en la localidad de Fontibón. Adicionalmente como se propuso participar en Involucrase en proceso de planeación distrital o zona?. Los paneles de consulta publica pueden aprovecharse para la alineación de los planes de contingencia con los comités locales de emergencia. Responsabilidad Integral enviará las memorias de la reunión para la integración de los Planes de Emergencia con entidades de respuesta a emergencias organizada por Rosalba Aguilar. Proposiciones y Varios No se presentan preguntas sobre el reporte de indicadores. N° 1. 2 3 4 COMPROMISOS RESPONSABLE Compartir la presentacion del Plan de emergencias Oxigenos de aprobado colombia-Jorge Mendoza Invitar a le Secretario Distrital de Ambiente para Bayes S.A. Hector mostrar el programa de reforestación. Torres Conseguir documento de seguridad de la carretera de CarboquimicaColseguros. Roberto Saavedra Para próximo comité se realizará la designación de Responsabilidad PLAZO Próximo CRE Próximo CRE Próximo CRE Próximo FORMATO ACTAS DE COMITES CODIGO FT-SA-07 5 6 F. APROBACIÓN 14/08/06 VERSION 02 corredores viales, se pretende integrar y comunicar a todas las empresas. Hacer llegar a R.I. los programas de capacitacion de brigadistas de cada empresa para poder evaluar la posibilidad de crear capacitaciones conjuntas y mejorar los planes de emergencia. Envio de memorias de la reunión para la integración de los Planes de Emergencia con los organismos estatales realizada por Rosalba Aguilar. PÁGINA 5 de 5 IntegralJuan Carlos Duque Todas las empresas del CRE Bogota CRE Plazo máximo: 3 de marzo Responsabilidad Próximo Integral- Rosalba CRE Aguilar EVALUACION DE LA REUNION PUNTUALIDAD PARTICIPACION ASISTENCIA CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS Elaborado por: Revisado por: 65,2% 100% 80% MANEJO DE TIEMPO RECIBO ACTA ANTERIOR INDICE DE RESPUESTA AL COMITÉ LOGRO DE OBJETIVOS DE LA REUNION Ana Carolina Uribe Oscar Escobar / Juan Carlos Duque Puntualidad: Participación: Asistencia: Cumplimiento de compromisos: Manejo del tiempo: Recibo acta anterior: Indice de respuesta al comité: Logro de Objetivos de la Reunion: Total de personas puntuales/Total de Personas asistentes * 100 Personas que intervienen/Total asistentes * 100 Organización asistentes/ Organizaciones confirmadas * 100 Compromisos cumplidos / compromisos pendientes Tiempo planeado / Tiempo Utilizado Personas que recibieron el acta / total asistentes Cantidad de empresas asistentes / Número de empresas registradas en base Temas tratados / Temas planteados. 100% 100% 64,2% 100%