MANUALSAC DGAJ

MANUAL DE CALIDAD DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE ASUNTOS JURÍDICOS
ACCIÓN
NOMBRE Y CARGO
FIRMA
FECHA
C.P.A. LORENZO ANTONIO PORTILLA
AUTORIZÓ: VÁSQUEZ
17/ENERO/2014
AUDITOR GENERAL
REVISÓ:
LIC. OSCAR OCAMPO ACOSTA
17/ENERO/2014
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
CARLOS VIDARTE FERNÁNDEZ
ELABORÓ: LIC.
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
17/ENERO/2014
TATIANA SANTILLÁN RIVERO
ELABORÓ: LIC.
ASISTENTE PROFESIONAL
17/ENERO/2014
CONTROL DE REVISIONES
Rev.
Descripción del Cambio
Aplica
8
MODIFICACIONES EN TODO EL DOCUMENTO
13/FEBRERO/2012
9
MODIFICACIONES EN TODO EL DOCUMENTO
11/FEBRERO/2013
10
MODIFICACIONES EN TODO EL DOCUMENTO
17/ENERO/2014
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JURÍDICOS
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TABLA DE CONTENIDOS
SECCIÓN
1.0
2.0
3.0
INTRODUCCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
4
1.1
1.2
4
4
5
2.1
2.2
2.3
5
5
7
Antecedentes de la Institución
Marco Legal del ORFIS
Estructura Orgánica del ORFIS y Organigrama de la DGAJ
MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
3.2
5.0
Propósito del Manual de Calidad
Alcance y Campo de Aplicación
MARCO INSTITUCIONAL
3.1
4.0
PÁGINA
Plan de calidad para la determinación de responsabilidades y el
fincamiento de indemnizaciones y sanciones
Procesos que soportan y apoyan el SAC-DGAJ para la prestación
de los servicios definidos en el alcance del presente Manual
10
11
12
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
12
4.1
4.2
Requisitos Generales
Requisitos de Documentación
12
13
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
13
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
13
13
13
14
15
15
Compromiso de la Dirección
Enfoque al Usuario
Política de Calidad
Planificación
Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
Revisión por la Dirección
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6.0
7.0
8.0
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GESTIÓN DE LOS RECURSOS
16
6.1
6.2
6.3
6.4
16
16
17
17
Provisión de Recursos
Recursos Humanos
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
17
7.1
7.2
7.3
7.4
17
17
18
18
Planificación de la Realización del Producto
Procesos relacionados con el Usuario
Compras
Producción y Prestación del Servicio
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
19
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
19
19
20
21
21
Generalidades
Seguimiento y Medición
Control del Producto No conforme
Análisis de Datos
Mejora
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1.0
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INTRODUCCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1 PROPÓSITO.
Describir el Sistema de Administración de la Calidad de la Dirección General de Asuntos
Jurídicos (SAC-DGAJ), el cual está fundamentado en la Norma Internacional ISO
9001:2008, y en su equivalente nacional NMX-CC-9001-IMNC-2008, Sistemas de gestión
de la calidad – Requisitos.
1.2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.
El alcance del Sistema de Administración de la Calidad de la Dirección General de
Asuntos Jurídicos (SAC-DGAJ) es el proceso sustantivo de esta Unidad Administrativa:
“Determinación de Responsabilidades y el Fincamiento de Indemnizaciones y Sanciones”,
de acuerdo a lo estipulado por el capítulo III Sección Tercera de la Ley No. 252 de
Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Para definir el campo de aplicación, es importante enfocar el concepto de Cliente, que en
este documento se denominará Usuario, refiriéndose a “aquella organización o persona
que recibe un producto y/o servicio”. Para efectos del SAC-DGAJ, este concepto, Usuario,
es aplicable específicamente al Auditor General del Órgano, quien recibe y autoriza el
producto final que se genera como resultado del proceso antes mencionado.
En virtud de que el servicio y proceso que se considera dentro del alcance del SAC-DGAJ,
está normado y reglamentado como requerimiento para el ORFIS, se excluye la
conformidad con los requisitos de las siguientes subcláusulas:
7.3. Diseño y desarrollo. Los requisitos establecidos para los servicios del ORFIS, están
debidamente normados en la Ley de Fiscalización Superior y el Reglamento Interior, por lo
que no se diseñan los productos (servicios) a prestar; es decir, el proceso contenido en el
alcance del presente manual está determinado en las leyes y reglamentos aplicables al
ORFIS y a la DGAJ.
7.5.1.f). La implementación de actividades posteriores a la entrega. Dentro del servicio que
se maneja en el alcance del SAC-DGAJ, no se contemplan actividades que tengan que ser
controladas posteriores a la entrega del servicio.
7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio. Para el
servicio que se genera dentro del alcance del SAC-DGAJ, no aplica esta subclausula, ya
que el proceso se verifica durante su prestación, a través de los puntos de control
definidos y por medio de la autorización que otorgan tanto el Director de la DGAJ como el
Auditor General en los productos que se generan durante el desarrollo del mismo.
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7.6. Control de los equipos de seguimiento y medición. Dentro de la DGAJ, y en el servicio
especificado en el alcance, no se utilizan equipos para inspección, medición o prueba
como recursos de los procesos. La conformidad del servicio se sustenta en la correcta
aplicación de las normas y disposiciones del Marco Legal del Órgano.
2.0
MARCO INSTITUCIONAL
2.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN.
Con la reforma integral del año 2000 a la Constitución Política de nuestro Estado, se
reconoce institucionalmente la figura de la Fiscalización Superior, creándose en
consecuencia el ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE
VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE, previsto en el numeral 67 fracción III del
ordenamiento en cuestión, lo que a su vez originó la necesaria creación de la Ley No. 59
de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz, aprobada el 25 de mayo del mismo
año por el H. Congreso del Estado y abrogada en el artículo segundo transitorio de la Ley
No. 252 de Fiscalización Superior del Estado, publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria
No. 184 del 6 de junio del 2008.
2.2 MARCO LEGAL DEL ORFIS.
Existe un conjunto de disposiciones jurídicas que norman, orientan y conducen las
acciones de fiscalización en el ámbito nacional, estatal y municipal, relativas al manejo y
aplicación de los recursos públicos, (provenientes principalmente de sus ingresos
municipales y de las aportaciones federales FISM y FORTAMUN-DF, entre otras), en las
cuales se define aquello que les corresponde hacer a cada nivel de gobierno, así como el
papel que pueda desempeñar la participación ciudadana. Este marco jurídico está
integrado por los siguientes ordenamientos:
DISPOSICIONES LEGALES DEL ÁMBITO FEDERAL.
•
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
•
Ley de Coordinación Fiscal.
•
Ley de Fiscalización y Rendición de cuentas de la Federación.
•
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación de cada año.
•
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
•
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
•
Ley del Impuesto Sobre la Renta.
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•
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
•
Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.
•
Ley General de Desarrollo Social.
•
Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas.
•
Código Penal Federal
•
Código Federal de Procedimientos Penales.
•
Reglamento de la Ley General de Desarrollo Social.
•
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.
•
Reglas de Operación del Programa para la Fiscalización del Gasto Federalizado.
DISPOSICIONES LEGALES DEL ÁMBITO ESTATAL.
•
Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Ley de Coordinación Fiscal para el Estado y los Municipios de Veracruz de Ignacio
de la Llave.
•
Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y
Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Ley Orgánica del Municipio Libre.
•
Ley de Planeación del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes
Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave.
•
Código Penal para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
•
Código de Procedimientos Penales para el Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave.
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•
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Código de Procedimientos Administrativos del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave.
•
Código Hacendario Municipal para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
OTRAS DISPOSICIONES APLICABLES.
•
Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave.
•
Manual de Fiscalización; Cuentas Públicas Municipales del Órgano de Fiscalización
Superior del Estado (correspondiente al ejercicio).
•
Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el Procedimiento de Fiscalización
Superior en el Estado
•
Reglas Técnicas para la contratación y habilitación de despachos externos y
prestadores de servicios profesionales de auditoría pública del ORFIS
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ORFIS Y ORGANIGRAMA DE LA DGAJ.
La estructura orgánica para el desarrollo de las funciones del Órgano se encuentra
señalado en el Artículo 5 del Reglamento Interior del Órgano, conformándose con las
Unidades Administrativas de mando y adscripción siguientes:”
I Auditoría General.
a) Secretaría Técnica.
b)Dirección General
Fiscalización Superior
c)Contraloría Interna
del
Centro
de
Información
d) Dirección General de Asuntos Jurídicos
I) Subdirección de Asuntos Administrativos
II) Subdirección de Asuntos Penales
e)Dirección General de Administración y Finanzas
I) Subdirección de Finanzas
II) Subdirección de Recursos Humanos
III) Subdirección de Recursos Materiales
para
la
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f) Auditoría Especial de Legalidad y Transparencia en Municipios
I) Dirección de Evaluación Normativa y de Legalidad en
Municipios
II) Dirección de Evaluación de Transparencia Municipal
g) Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Públicas
I) Dirección de Auditoría Financiera a Poderes Estatales
II) Dirección de Auditoría Financiera a Municipios
III) Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública
Para mayor claridad y entendimiento de la estructura organizacional del ORFIS, a
continuación se ubica la representación gráfica de la institución, remarcando la posición de
la Dirección General de Asuntos Jurídicos y, posteriormente, su estructura organizacional.
ORGANIGRAMA GENERAL DEL ORFIS
AUDITORÍA
GENERAL
SECRETARÍA
TÉCNICA
ASESORES
CONTRALORÍA
INTERNA
UNIDAD DE
DIFUSIÓN E
INFORMACIÓN
UNIDADES
COLEGIADAS
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD
INSTITUCIONAL
AUDITORÍA
ESPECIAL DE
LEGALIDAD Y
TRANSPARENCIA EN
MUNICIPIOS
AUDITORÍA ESPECIAL
DE EVALUACIÓN Y
ATENCIÓN
CIUDADANA
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN
DIFUSIÓN Y CONTRALORÍA
SOCIAL
DIRECCIÓN DE
EVALUACIÓN
NORMATIVA Y
DE LEGALIDAD
EN MUNICIPIOS
DIRECCIÓN DE
EVALUACIÓN
DETRANSPAREN
CIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO
A PLANES Y PROGRAMAS DE
GOBIERNO
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO PARA LA
GESTIÓN PÚBLICA
AUDITORÍA ESPECIAL
DE FISCALIZACIÓN A
CUENTAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA
FINANCIERA A PODERES
ESTATALES
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA
FINANCIERA A MUNICIPIOS
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA
TÉCNICA A LA OBRA
PÚBLICA
DIRECCIÓN
GENERAL DE
ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECCIÓN
GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS.
DIRECCIÓN GENERAL DE
CENTRO DE
LINFORMACIÓN PARA LA
FISCALIZACIÓN SUPERIOR.
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ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
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Auditor
General
Director General de
Asuntos Jurídicos
Subdirector de Asuntos
Administrativos
Subdirector de Asuntos Penales
Asistentes
Profesionales
Asistentes
Profesionales
Secretaria Particular
Asistente Personal
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3.0
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MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
MISIÓN DEL ORFIS
DIRECTRICES
USUARIO
INTERNO
SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN
DE LA CALIDAD
POLÍTICA Y
OBJETIVOS DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIÓN
DE RESPONSABILIDADES Y EL
FINCAMIENTO DE INDEMNIZACIONES
Y SANCIONES
USUARIO
INTERNO
PROCESO CLAVE
NECESIDADES Y
REQUERIMIENTOS
SATISFACCIÓN
(SALIDA)
(ENTRADA)
Procesos soporte
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (DGAyF)
AUDITORÍA ESPECIAL DE
FISCALIZACIÓN A CUENTAS
PUBLICAS
AUDITORÍA FINANCIERA
PRESUPUESTAL A
MUNICIPIOS Y PODERES
ESTATALES
AUDITORÍA TÉCNICA A LA
OBRA PÚBLICA DE LA
CUENTA PÚBLICA DE LOS
ENTES FISCALIZABLES
SUBDIRECCIÓN
RECURSOS
MATERIALES
SUMINISTRO DE BIENES
CONTROL, ENTREGA Y
MANTENIMIENTO DE
VEHICULOS
MANTENIMIENTO AL
EDIFICIO Y SERVICIOS
GENERALES
ARCHIVO Y RESGUARDO
REGISTRO DE INGRESO
DE VISITANTES
SUBDIRECCIÓN
FINANZAS
SUBDIRECCIÓN
RECURSOS
HUMANOS
MINISTRACIÓN Y
COMPROBACIÓN
DE VIÁTICOS Y
GASTOS DE
VIAJE
SERVICIO PÚBLICO
DE CARRERA
EVALUACIÓN DE
COMPETENCIAS
AUDITORÍAS
INTERNAS DE
CALIDAD
DIRECCIÓN GENERAL
DEL CENTRO DE
INFORMACIÓN PARA LA
FISCALIZACIÓN
SUPERIOR.
IMPRESIÓN DE
DOCUMENTOS Y
MANTENIMIENTO
AL EQUIPO DE
CÓMPUTO
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3.1 PLAN DE CALIDAD PARA LA DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y EL FINCAMIENTO
DE INDEMNIZACIONES Y SANCIONES
INICIO
AUDITOR
GENERAL
RECIBE NOTIFICACIÓN DEL CONGRESO
E INSTRUYE AL DGAJ PARA QUE
SUSTANCÍE FASE DEL DRFIS
H. CONGRESO DEL ESTADO
EMITE DECRETO Y/O
ACUERDO PARA INICIO DEL
PROCESO Y NOTIFICA AL
ORFIS
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
FIRMA EL ACUERDO DE INICIO AL
PROCEDIMIENTO PARA LA DETERM. DE
RESP. Y EL FINC. DE IND. Y SAN.
AUDITOR
GENERAL
FIRMA Y AUTORIZA OFICIO DE COMISIÓN
SUBDIRECTORES
Y ASISTENTES
PROFESIONALES
ELABORA OFICIO DE CITACIÓN A
AUDIENCIA
INTEGRA EXPEDIENTE
NOTIFICA A ENTES FISCALIZABLES
PREPARA, ASISTE Y LEVANTA
AUDIENCIA DE PRUEBAS Y ALEGATOS
RECIBE VALORACIONES DE LAS ÁREAS
ELABORA PROYECTO DE RESOLUCIÓN
ELABORA RESOLUCIÓN DEFINITIVA EN
PAPEL SEGURIDAD
AUDITOR
GENERAL
DIRECTOR
GENERAL DE
ASUNTOS
JURÍDICOS Y
ASISTENTE
PROFESIONAL
SUBDIRECTOR
AUTORIZA RESOLUCIÓN
NOTIFICA RESOLUCIÓN
REVISA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
PARA ENVIAR A ARCHIVO
FIN
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3.2 PROCESOS QUE SOPORTAN Y APOYAN AL SAC-DGAJ, PARA LA PRESTACIÓN
DE LOS SERVICIOS DEFINIDOS EN EL ALCANCE DEL PRESENTE MANUAL:
Para la prestación eficiente y eficaz de los servicios definidos en el alcance de este
documento, y como apoyo para la implementación de los planes de calidad descritos en
ésta sección, se requiere de una serie de procesos que soporten al sistema en su
conjunto; siendo los principales:
• La
Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Publicas emite las
valoraciones técnicas y/o financieras derivadas de las auditorías realizadas a los
Entes Fiscalizables.
• En la Dirección General del Centro de la Información para la Fiscalización
Superior se realizan los procesos de: Impresión de documentos y el mantenimiento
a equipos de cómputo (6.3).
• En la Dirección General de Administración y Finanzas se llevan a cabo los
siguientes procesos soporte:
• Subdirección de Recursos Humanos: Servicio Público de Carrera (capacitación),
Evaluación de Competencias (6.2.2) y Auditorías Internas a los Sistemas de
Administración de la Calidad (8.2.2).
• Subdirección de Finanzas: Ministración y Comprobación de Viáticos y Gastos de
Viaje (6.1)
• Subdirección
de Recursos Materiales: En cuanto a infraestructura (6.3),
mantenimiento al edificio Sede (6.3.b) y ambiente de trabajo (6.4); Compras (7.4)
para el suministro de bienes muebles y artículos de consumo; servicios de apoyo
como son los vehículos para el traslado al realizar las notificaciones (6.3c) y el
mantenimiento a los vehículos.
• Los procesos soporte señalados anteriormente están debidamente controlados en
sus respectivas Unidades Administrativas, ya que éstos se encuentran en Sistemas
de Administración de la Calidad certificados, por lo que esta Dirección General no
los controla, pero los evalúa a través de encuestas.
4.0
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES.
La Dirección General de Asuntos Jurídicos del ORFIS ha establecido, documentado e
implementado su Sistema de Administración de la Calidad (SAC – DGAJ) como medio
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para asegurar que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos del Auditor General,
como su principal usuario, así como los requisitos legales aplicables y las necesidades de
la Institución.
El sistema se mantiene y mejora continuamente, mediante la puesta en práctica de la
política de calidad, el compromiso con los objetivos de calidad, así como las revisiones de
los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas
y la revisión administrativa de todo el sistema.
4.2
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN.
Todos los documentos del SAC – DGAJ están controlados de acuerdo a los lineamientos
establecidos en el PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
INTERNOS Y EXTERNOS (SDGAJ-01); los registros de calidad se conservan para
demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del SAC-DGAJ, y se
controlan y conservan de acuerdo con el PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
DE CALIDAD (SDGAJ-02).
5.0
5.1
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.
El Titular de la Dirección General de Asuntos Jurídicos es el principal involucrado en el
desarrollo e implementación del Sistema de Administración de la Calidad, proporcionando
la directriz estratégica a través del establecimiento de la Política y los Objetivos de
Calidad, así como la mejora continua de su eficacia, involucrando activamente al personal
de la Dirección.
5.2
ENFOQUE AL USUARIO.
La Dirección General de Asuntos Jurídicos, consciente de que su principal y único usuario
interno es el Auditor General del ORFIS, se enfoca a la determinación y resolución
eficiente y eficaz de los asuntos de carácter jurídico del Órgano, en el entendido de que
con ello satisface plenamente las necesidades y requerimientos de su cliente, mismas que
están ligadas al cumplimiento de la normatividad y disposiciones del marco legal del
ORFIS, particularmente a la Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
5.3
POLÍTICA DE CALIDAD.
La Dirección General de Asuntos Jurídicos ha definido, documentado y aprobado su
Política de Calidad, en la que se incluye el compromiso de todos sus colaboradores y está
alineada a la misión del ORFIS, la cual manifiesta: “Hacer de la Fiscalización Superior
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el instrumento eficaz que estimule el control, la transparencia y la rendición de
cuentas en los Entes Fiscalizables, dando cumplimiento al mandato legal que da
origen a nuestra Institución.”
Política de Calidad del SAC – DGAJ:
“El personal que integra la Dirección General de Asuntos Jurídicos, se encuentra
comprometido con el mantenimiento y mejora continua del Sistema de Administración de
la Calidad, desempeñándose con eficacia y eficiencia para satisfacer los requerimientos
establecidos por nuestro usuario y por la legislación aplicable; colaborando al logro de los
objetivos institucionales y al cumplimiento de la misión del ORFIS.”
La Política de Calidad es revisada anualmente durante la Revisión por la Dirección,
verificando su adecuación a las necesidades de la DGAJ y a las propias del Auditor
General, como usuario interno, así como para asegurar su implantación, efectividad y en
caso de requerirse, su modificación.
5.4
PLANIFICACIÓN.
El resultado del proceso de Planeación de la Calidad se ve reflejado y contenido en la
totalidad de la documentación que conforma la pirámide del SAC-DGAJ. (Manual de
Calidad, Plan de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Registros, etc.).
Las principales entradas para el proceso de planeación de la calidad del SAC-DGAJ son:
a)
b)
c)
d)
e)
Requerimientos legales.
Las Directrices y Objetivos Institucionales.
La Política de Calidad.
Las expectativas y necesidades del Auditor General, como su principal usuario.
Los Objetivos de Calidad.
La DGAJ establece como parte del SAC, sus objetivos como elementos básicos para la
evaluación de la efectividad del sistema. Los objetivos de calidad son consistentes y
coherentes con la política de calidad establecida y sus indicadores proveen elementos de
medición, siendo éstos:
-
CALIDAD DEL SERVICIO.- Que se haya dado cumplimiento a todos los Acuerdos y/o
Decretos emitidos por el H. Congreso del Estado, o en su caso, por la Diputación
Permanente, relativos al Procedimiento para la Determinación de
Responsabilidades y el Fincamiento de Indemnizaciones y Sanciones.
Nº. de incumplimientos para alcanzar este objetivo = 0
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-
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SATISFACCIÓN DEL USUARIO INTERNO CON EL SERVICIO.- Que nuestro Usuario
Interno se encuentre satisfecho con los proyectos de Resolución puestos a su
consideración. (que el número de revisiones de estos proyectos se ubique en: 1 de
la tabla).
Número de Revisiones
5.5
0
1
2
3
4 en adelante
Totalmente
Satisfecho
Muy
Satisfecho
Satisfecho
Insatisfecho
Totalmente
Insatisfecho
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN.
La DGAJ dispone de una estructura organizacional definida y documentada en el
Organigrama de la Institución, así como una Descripción de Puestos para cada función,
definiéndose la responsabilidad y autoridad para el puesto, así como los requerimientos
en cuanto a educación, capacitación y/o experiencia.
La Subdirección de Recursos Humanos de la DGAyF mantiene el control de las
descripciones y perfiles de puestos, siendo responsabilidad del Titular de la DGAJ
mantenerlas actualizadas y vigentes.
Asimismo, los procedimientos e instructivos definen a detalle las responsabilidades y nivel
de autoridad de cada función.
El Titular de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del ORFIS, designó a un
Representante de la Dirección para atender los aspectos relativos al Sistema de
Administración de la Calidad (SAC-DGAJ).
La DGAJ establece y mantiene como parte de su Sistema de la Calidad un proceso de
comunicación interna entre los niveles de la organización con relación al Sistema de
Calidad y su efectividad, y se lleva a cabo de diversas formas, tales como:
a)
b)
c)
5.6
Circulares
Tableros de avisos
Reuniones periódicas con el personal.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
El Titular de la Dirección General de Asuntos Jurídicos revisa el SAC-DGAJ, mínimo 1 vez
al año. En la reunión de revisión estarán presentes, además del Titular de la Dirección, los
Titulares de las Áreas Administrativas de la DGAJ, así como el Representante de la
Dirección.
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La información de entrada para la revisión de la Dirección debe incluir:
a) Resultados de las auditorías practicadas al SAC-DGAJ.
b) Resultados de la Evaluación de la Calidad en el Servicio y Satisfacción del usuario
interno de la DGAJ, a través de la autorización y conformidad de las resoluciones
presentadas.
c) Estado de las acciones correctivas y/o preventivas.
d) Cambios que pudieran afectar al SAC.
e) Desempeño de los procesos y conformidad del servicio.
f) Recomendaciones de mejora para el sistema.
g) Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas.
Los resultados de la revisión del SAC-DGAJ por parte de la Dirección, se registran en la
Agenda de Reuniones (FSAJ-14), incluyendo todas las decisiones y acciones generadas.
6.0 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS.
A través de la comunicación directa con los Titulares de las Áreas Administrativas de la
DGAJ, el Director de la misma se asegura que se cuente con los recursos necesarios para
la prestación de servicios y procesos del SAC-DGAJ.
El Director General de Asuntos Jurídicos es el responsable de gestionar los recursos
necesarios para la implementación y mejora del SAC-DGAJ. Los recursos se suministran a
través de la Dirección General de Administración y Finanzas conforme a sus
procedimientos establecidos.
6.2
RECURSOS HUMANOS.
Los Titulares de las Áreas Administrativas que participan en el SAC-DGAJ, son
responsables de asegurar que sus colaboradores que presten servicios que afectan a la
calidad del mismo, cuenten con las competencias necesarias para el desempeño de
calidad.
La determinación de la competencia de cada uno de los colaboradores de la DGAJ, que
prestan directamente servicios contenidos dentro del alcance del SAC, se realiza por
medio de Evaluaciones Psicométricas y Técnicas, que proporcionan evidencia indirecta de
la competencia del personal, así como las Evaluaciones de Desempeño que proporcionan
evidencia directa de la competencia del personal (SRH-04, SRH-05, SRH-10, SRH-11). El
registro correspondiente se conserva en la Subdirección de Recursos Humanos.
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6.3
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INFRAESTRUCTURA.
La Dirección General de Administración y Finanzas, a través de la Subdirección de
Recursos Materiales es responsable de realizar las actividades de supervisión y
mantenimiento correctivo y preventivo, de las instalaciones y servicios de apoyo, en las
que, en caso de identificarse necesidades específicas, serán cubiertas (DMSG-03); y a
través del Departamento de Adquisiciones y Recursos Materiales se encarga del
mantenimiento preventivo y/o correctivo a las unidades vehiculares, así como de la
asignación de vehículos para comisión (DARM-04 y DARM-05).
6.4
AMBIENTE DE TRABAJO.
La DGAyF, a través de la Subdirección de Recursos Materiales, es responsable de
mantener y, en su caso, mejorar, las condiciones físicas, de iluminación, de seguridad e
higiene, que se requieren para conservar un ambiente de trabajo que permita la
conformidad con los requisitos de los usuarios internos y externos de la DGAJ (DMSG-03).
7.0
7.1
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.
La planificación del proceso para la prestación de los servicios de la DGAJ, se establece a
partir del Decreto que emite el H. Congreso del Estado y/o Acuerdo que emite la
Diputación Permanente respecto a la Determinación de Responsabilidades y el
Fincamiento de Indemnizaciones y Sanciones a los servidores o exservidores públicos.
7.2
PROCESOS RELACIONADOS CON EL USUARIO.
Siendo la DGAJ la Unidad Administrativa encargada de determinar las responsabilidades y
fincar las indemnizaciones y sanciones para los servidores o exservidores públicos; las
Áreas Administrativas y el personal que la conforman, lo hacen basadas en el
cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio a
prestar.
La revisión de los requisitos por parte del Director General de Asuntos Jurídicos, se lleva a
cabo a través de las observaciones efectuadas, por parte del Auditor General, a las
resoluciones jurídicas y documentos que las anteceden y conforman el expediente legal.
La comunicación con el Auditor General –usuario interno- es permanente durante el
desarrollo del proceso, asimismo, a través de Circulares, Memorándums, Oficios y
mediante los tableros de avisos, se tiene comunicación constante con los asistentes
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profesionales, así como con otras Unidades Administrativas de la organización
involucradas directa o indirectamente con los servicios y procesos de la DGAJ.
7.4
COMPRAS.
Los bienes y servicios que son requeridos por la DGAJ, para la prestación del servicio,
están sujetos a control por parte de la Oficina de Compras, adscrita al Departamento de
Adquisiciones y Recursos Materiales de la Dirección General de Administración y
Finanzas, quienes conservan registros de las entregas que realizan los proveedores
externos, comparándolas con los requerimientos solicitados (DARM-01 y DARM-02).
La DGAJ, debe generar una solicitud de materiales especificando a la Oficina de Compras,
las características de los productos, así como cualquier información relativa, si aplica, a la
aprobación del producto, o condiciones especiales.
La Oficina de Compras es responsable de las adquisiciones de bienes y artículos de
consumo contenidos en su catálogo; cualquier compra fuera del mismo, o la contratación
de servicios externos será realizada por cada uno de los Titulares de las Áreas, previa
autorización del Director General de Administración y Finanzas.
La Oficina de Compras del Departamento de Adquisiciones y Recursos Materiales, es
la responsable de llevar a cabo la inspección de los productos adquiridos por la DGAJ,
para satisfacer las necesidades de las Áreas Administrativas que lo requieran; esto se
refiere exclusivamente a la adquisición de bienes y artículos de consumo.
En el caso de servicios contratados a proveedores externos, la responsabilidad es de cada
uno de los Titulares de las Áreas Administrativas que requieren el servicio.
7.5
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
Para efectos de controlar la prestación de los servicios contenidos en el alcance del SACDGAJ, todos los procesos involucrados se encuentran debidamente documentados,
controlados y distribuidos, sean procedimientos o instructivos, mismos en los que se
determina la forma adecuada de realizar la prestación de los servicios a sus usuarios.
Cada persona que participa en la prestación de los servicios de la DGAJ, es debidamente
informada y, en su caso, capacitada sobre los documentos requeridos. Además, estos
documentos se encuentran identificables y accesibles en las Áreas Administrativas de la
DGAJ, para efectos de consultar en un momento determinado (DGAJ-01, DGAJ-02,
DGAJ-03 y DGAJ-04).
Para la identificación de cada uno de los servicios y/o productos generados por la DGAJ,
son registrados y controlados a través del número que se le asigna al expediente y con el
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libro de gobierno de la DGAJ, lo que permite su ubicación y manejo adecuado. El factor de
trazabilidad no aplica en este caso.
El Órgano de Fiscalización Superior no utiliza documentos propiedad del usuario para
desarrollar su proceso, sin embargo, la información que recibe de los Entes Fiscalizables
es tratada como propiedad de una parte interesada, por la confidencialidad de su
contenido, por lo cual, la Ley 252 de Fiscalización Superior en su artículo 79 hace
referencia a la estricta reserva y confidencialidad que los Servidores Fiscalizadores
deberán tener en el cumplimiento de su encargo.
Para el Procedimiento para la Determinación de Responsabilidades y el Fincamiento de
Indemnizaciones y Sanciones, se utilizan de manera incidental los documentos para
integrar los expedientes que se forman por cada uno de los Entes Fiscalizables, por lo
tanto, el Órgano es el propietario de dicha documentación.
El ORFIS conservará los expedientes de papeles de trabajo de auditoría y del proceso de
fiscalización en el archivo de las Unidades Administrativas que correspondan, así como en
el Departamento de Archivo y Resguardo (DAR-01).
8.0
8.1
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
GENERALIDADES.
La DGAJ tiene como práctica establecer, medir y analizar objetivos, indicadores y
estándares para cada uno de los procesos y servicios del SAC, cuya finalidad es identificar
el grado de efectividad de los mismos, para asegurar la calidad en los servicios y la
satisfacción del usuario interno y mejora continua de los servicios. Además, se tiene
retroalimentación del proceso de evaluación del desempeño de cada uno de los
colaboradores de la DGAJ.
8.2
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
La satisfacción del Auditor General, como usuario interno, se determina a través de la
autorización que éste hace de las resoluciones y dictámenes jurídicos. Dicha satisfacción
conlleva la correcta y adecuada aplicación de las disposiciones legales en el proceso de
determinar las responsabilidades y fincar las indemnizaciones y sanciones a los servidores
o exservidores públicos, por parte de la DGAJ.
Las auditorías internas de calidad se realizan con base en un programa anual, que
asegura que todo el SAC-DGAJ, es evaluado una vez por año, y se realizan con base en
el PROCEDIMIENTO PARA LAS AUDITORÍAS INTERNAS AL SAC-DGAJ (SDGAJ-05) en
donde se establecen las responsabilidades de las partes que intervienen, los criterios para
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las auditorías, su frecuencia y metodología, así como los lineamientos para la asignación
de Auditores Internos.
El Representante de la Dirección es el responsable de mantener los registros resultantes
de la implementación de este proceso, el seguimiento y verificación de las acciones
tomadas, producto de no conformidades detectadas.
Con el propósito de verificar si los procesos a través de los cuales se prestan los servicios
de la DGAJ a su usuario interno son eficientes y efectivos, se hace necesario llevar a cabo
la medición y monitoreo de los mismos. Para cumplir con ello, se tienen identificados
indicadores y estándares de desempeño del proceso, lo que permite su medición y
seguimiento.
Por otro lado, se verifica el cumplimiento del Decreto Emitido por el H. Congreso del
Estado, por el cual instruye al ORFIS a dar inicio al procedimiento para la Determinación
de Responsabilidades y el Fincamiento de Indemnizaciones y Sanciones, a través de la
correcta integración de los expedientes jurídicos elaborados por la Dirección.
El Representante de la Dirección, conjuntamente con el Titular del Área Administrativa
correspondiente, será responsable de medir la capacidad de los procesos y compararlos
contra los resultados planificados para los mismos. En el caso de encontrar variaciones
entre lo planificado y lo generado, se deben tomar acciones correctivas, según convenga,
para asegurarse de la conformidad de la prestación del servicio.
8.3
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME.
Para el SAC-DGAJ, se ha definido al producto no conforme como aquel que no cumple al
100% con los requisitos especificados, por el usuario interno, por las reglamentaciones y/o
por la organización.
Para el proceso de Determinación de Responsabilidades y el Fincamiento de
Indemnizaciones y Sanciones a los servidores o exservidores públicos, se elabora la
hipótesis de trabajo, la cual es plasmada en la Resolución Administrativa; esta última es el
registro en donde el Asistente Profesional designado determina si existe responsabilidad,
indemnización y sanción. En la medida en que un servicio sea identificado que no cumple
con lo especificado, entonces se deberá identificar como producto no conforme, y se
tendrán que tomar las acciones correspondientes en el siguiente punto.
Como lineamiento del SAC-DGAJ, todo producto no conforme identificado deberá generar
una reposición y/o aclaración del mismo; además, se comunicará al Representante de la
Dirección sobre el registro del producto no conforme y al Área Administrativa generadora,
tal como lo indica el PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME (SDGAJ-03).
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ANÁLISIS DE DATOS.
La efectividad del SAC-DGAJ, así como las decisiones y acciones que se tomen con
respecto a la mejora del mismo, deberán estar basadas en hechos y datos; es decir, de
aquellas fuentes que generen datos sobre:
a)
b)
c)
d)
La satisfacción del usuario,
La conformidad del servicio con los requisitos especificados,
Los resultados y tendencias de los procesos y servicios, y
Las entradas y salidas del SAC-DGAJ.
El Representante de la Dirección es responsable, conjuntamente con los Titulares de las
Áreas Administrativas de la DGAJ, de recopilar y analizar los datos relevantes sobre el
desempeño de los procesos y servicios, para dar cuenta de la efectividad del sistema.
8.5
MEJORA.
La mejora continua del Sistema de Administración de la Calidad de la DGAJ, inicia con la
medición y control de los principales elementos de los procesos, de la satisfacción del
usuario interno y de la práctica de las auditorías internas, así como de las acciones
preventivas que se puedan identificar.
La base para la mejora está en los resultados de las mediciones, que se identifiquen las
áreas de oportunidad del SAC-DGAJ, así como en la retroalimentación constante sobre los
procesos y servicios, y el análisis de los datos. Estas acciones de mejora deben ser
analizadas en las revisiones de la dirección, como parte fundamental del sistema.
Todo el personal de la DGAJ es responsable de proponer, en su caso, acciones de mejora
sobre el desempeño de su servicio, al Titular del Área Administrativa y/o al Representante
de la Dirección, para ser congruentes con el compromiso explícito en la política de calidad.
En el PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
responsabilidades, acciones y lineamientos para la
(SDGAJ-04), se establecen
generación de acciones correctivas que eviten la recurrencia de no conformidades,
identificando y eliminando la causa raíz que las originó.
Cada Titular de Área será responsable de determinar e implementar las acciones
correctivas, previo análisis de la situación, y conjuntamente con el Representante de la
Dirección de evaluar la efectividad de las mismas.
Se tomarán acciones correctivas para todos los procesos y servicios del SAC-DGAJ que
presenten no conformidad con los requisitos especificados, llevando registro y control de
las mismas, además, de verificar su implementación, seguimiento y efectividad; y acciones
preventivas toda vez que se tiene identificada una potencial causa de no conformidad en
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alguna parte del sistema, con la finalidad de evitar ocurrencia de la misma o producto del
análisis de los datos del sistema, de las revisiones de la Dirección y del desempeño en la
calidad del servicio y la satisfacción del usuario interno de la DGAJ. En ambos casos se
realizarán bajo el PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
(SDGAJ-04).
Es responsabilidad de cada dueño de proceso y de los Titulares de las Áreas
Administrativas de la DGAJ, el proponer las acciones preventivas que consideren
pertinentes, así como del Representante de la Dirección, de llevar registro y control de las
mismas, y de verificar su implementación, seguimiento y efectividad.