MANUALSAC DATOP

SDAT-06
MANUAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD
AUDITORÍA ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN A CUENTAS PÚBLICAS
SAC-AEFOP
CONTROL DE REVISIONES
REV.
4
5
6
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
APLICA
MODIFICACIONES EN LA CARÁTULA, EN EL NOMBRE DEL
TITULAR QUE ELABORÓ, SE CAMBIO DAIF POR DATOP EN TODO
EL DOCUMENTO Y SE CAMBIARON LOS ORGANIGRAMAS DEL
ORFIS Y DATOP.
MODIFICACIONES EN CARÁTULA, ORGANIGRAMA, POLÍTICA DE
CALIDAD DEL SAC-AEFOP, NOMBRE DE PUESTOS DEL
PERSONAL Y REFERENCIA CON LOS PROCEDIMIENTOS.
MODIFICACIONES EN LA CARATULA, SE ELIMINARON Y/O
AGREGARON ESPACIOS, SE HICIERON CORRECCIONES EN LOS
TÍTULOS: 1.0 INTRODUCCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD, 2.0
MARCO INSTITUCIONAL, 4.0 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA
CALIDAD, 6.0 GESTIÓN DE LOS RECURSOS, 7.0 REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO (PRESTACIÓN DEL SERVICIO) Y 8.0 MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y MEJORA.
AUTORIZADO
EL 29 / M AYO / 2014 POR
23 / MARZO / 2010
27 / MAYO / 2013
2 / JUNIO / 2014
:
C.P.C. LORENZO ANTONIO PORTILLA VÁSQUEZ
AUDITOR GENERAL DEL ORFIS
REVISADO
EL 28 / MAYO / 2014 POR
L.E. LUCIANO VARGAS DURÁN
REVISADO
EL 23 / MAYO / 2014 POR
C.P.C. CECILIA L. CORONEL BRIZIO
SECRETARIO TÉCNICO
AUDITORA ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN A CUENTAS PÚBLICAS
REVISADO
EL 21 / MAYO / 2014 POR
ELABORADO
EL 12 / MAYO / 2014 POR
ARQ. EDDA DEL CARMEN HAAZ CARREÓN
DIRECTORA DE AUDITORÍA TÉCNICA
A LA OBRA PÚBLICA
ING. EUTIQUIO PÉREZ DEL ÁNGEL
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
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SAC-AEFOP
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CONTENIDO
PÁGINA
1.0
INTRODUCCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1
1.2
1.3
2.0
3.2
6
7
8
Plan de calidad para las Auditorias de Congruencia a
los Entes Fiscalizables realizadas por el ORFIS
12
Procesos que soportan y apoyan al SAC-AEFOP,
para la presentación de los servicios definidos en
el alcance de este manual
13
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD
4.1
4.2
5.0
Antecedentes de la Institución
Marco legal del ORFIS
Estructura orgánica del ORFIS y organigrama de la
DATOP
MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
3.1
4.0
4
4
5
MARCO INSTITUCIONAL
2.1
2.2
2.3
3.0
Propósito del Manual de Calidad
Alcance y campo de aplicación
Exclusiones de la norma
Requisitos generales
Requisitos de documentación
14
15
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1
5.2
5.3
5.4
Compromiso de la Dirección
Enfoque al usuario
Política de calidad
Planificación
17
18
18
19
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5.5
5.6
6.0
Responsabilidad, autoridad y comunicación
Revisión por la Dirección
21
22
Provisión de recursos
Recursos humanos
Infraestructura
Ambiente de trabajo
23
23
24
25
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (PRESTACIÓN DEL SERVICIO)
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8.0
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GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1
6.2
6.3
6.4
7.0
IDENTIFICACIÓN/REVISIÓN:
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Planificación de la realización del producto
Procesos relacionados con el usuario
Diseño y desarrollo
Compras
Producción y prestación del servicio
Control de los dispositivos de seguimiento y medición
25
26
26
26
27
29
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
Generalidades
Seguimiento y medición
Control del producto no conforme
Análisis de datos
Mejora
29
29
31
31
32
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1.0 INTRODUCCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1
PROPÓSITO DEL MANUAL DE CALIDAD
El propósito de este manual es describir y establecer el Sistema de
Administración de la Calidad de la Auditoría Especial de Fiscalización a
Cuentas Públicas (SAC-AEFOP), fundamentado en la Norma Internacional
ISO 9001:2008 con el fin de comprender, cumplir con los objetivos de
nuestro servicio y requisitos de nuestro producto, obteniendo resultados
eficaces que aporten valor y promuevan una mejora continua.
1.2
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
El Sistema de Administración de la Calidad que define este manual, se
enfoca al cumplimiento de las responsabilidades de la Auditoría Especial de
Fiscalización a Cuentas Públicas, de la Dirección de Auditoria Técnica a la
Obra Pública y de las responsabilidades de todo el personal que integra a
estas áreas dentro del proceso de fiscalización a través de la aplicación de
normas, disposiciones legales y Reglas Técnicas aplicables a dicha Área.
El proceso sustantivo de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra
Pública, es la Auditoría Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de
los Entes Fiscalizables, cuyo propósito es: Que las auditorías que sean
realizadas al ejercicio de los recursos públicos aplicados en la obra pública
por los Entes Fiscalizables, sean planeadas y ejecutadas adecuadamente
para contribuir de manera eficiente en la entrega de nuestros productos, con
la finalidad de que el Órgano de Fiscalización Superior (en lo sucesivo
“ORFIS”), cumpla cabalmente con las funciones que le son asignadas por
los ordenamientos legales correspondientes.
Para definir el campo de aplicación del presente manual es importante
enfocar el concepto de “cliente”, que en este documento se denominará
como “usuario” refiriéndose a aquella organización o persona que recibe un
producto y/o servicio. Para efectos del SAC-AEFOP, el concepto de usuario
es aplicable al Secretario Técnico y al Auditor General; el primero revisa
los Proyectos de Pliego de Observaciones y Recomendaciones Técnicas y
el de Informe del Resultado Técnico, que se generan como resultado del
proceso sustantivo de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra
Pública (DATOP), para posteriormente turnarlos al Auditor General.
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Es importante señalar que dicho proceso está supeditado a la presentación
de las respectivas cuentas públicas por parte de los Entes Fiscalizables al H.
Congreso del Estado, y éstas sean remitidas al ORFIS a través de la H.
Comisión Permanente de Vigilancia.
ISO 9001:200
1.3
EXCLUSIONES DE LA NORMA
Los servicios y procesos que no se consideran dentro del alcance del SACAEFOP, excluyen la conformidad con los requisitos de las siguientes
cláusulas y subcláusulas de la norma ISO 9001:200:
7.3 Diseño y desarrollo. Los requisitos de nuestro proceso y producto están
normados nuestro Reglamento Interior y la Ley 252 de Fiscalización Superior
para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, no se diseña el producto y
el servicio prestado; los procesos y temas contenidos en el alcance, están
determinados por las leyes, reglamentos aplicables al ORFIS, a la AEFCP y
a la DATOP. (Ver artículos 35 y 37 de la Ley 252 de Fiscalización Superior).
7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio. La organización debe establecer las disposiciones para estos
procesos, incluyéndolas cuando sean aplicables: a) Los criterios definidos
para la revisión y aprobación de los procesos. No aplica para ninguno de los
servicios involucrados dentro del alcance del SAC-AEFOP, nuestro proceso
está normado en el Reglamento Interior y en la Ley 252 de Fiscalización
Superior del Estado.
7.5.4. Propiedad del cliente. Los documentos que se utilizan para realizar la
Auditoria Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de los Entes
Fiscalizables no son propiedad de los usuarios de esta unidad administrativa
(Secretario Técnico y Auditor General), de igual modo los documentos que
proceden de nuestros usuarios no se utilizan para la realización de nuestra
auditoría. (Ver artículo 11, 12 y 17.4, de la Ley 252 de Fiscalización
Superior).
7.5.5. Preservación del Producto. Los productos que se generan en la etapa
final de nuestro proceso, una vez concluidos, son entregados al Secretario
Técnico; no existe producto como tal que deba ser preservado por la
DATOP.
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2.0 MARCO INSTITUCIONAL
2.1
ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN.
Con la reforma integral del año 2000 a la Constitución Política de nuestro
Estado se reconoce institucionalmente la figura de la Fiscalización Superior,
creándose en consecuencia el ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE (ORFIS).
Previsto en el artículo 67 fracción III del ordenamiento en cuestión lo que a
su vez originó la necesidad de crear la Ley No. 59 de Fiscalización Superior
para el Estado de Veracruz, aprobada el 26 de mayo del mismo año por el H.
Congreso del Estado; en el 2008 se abroga dicho ordenamiento con la
publicación de la Ley No. 252 de Fiscalización Superior para el Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave, aprobada el 6 de junio del mismo año, la
cual rige a la fecha junto con la publicación de las Reglas Técnicas de
Auditoría Pública para el Procedimiento de Fiscalización Superior en el
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, el 4 de diciembre del 2009.
El Reglamento Interior del ORFIS determina, las atribuciones de las diversas
Unidades Administrativas que lo conforman. En su estructura orgánica, el
ORFIS atiende a los criterios de austeridad, racionalidad y disciplina
presupuestal en el ejercicio de las atribuciones que le otorga el marco legal
aplicable.
2.2
MARCO LEGAL DEL ORFIS.
El marco jurídico del que hacer fiscalizador el cual norma, orienta y conduce
las acciones de fiscalización, está integrado por los siguientes
ordenamientos:
NORMATIVIDAD FEDERAL







Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Ley de Coordinación Fiscal.
Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación.
Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Ley del Impuesto al Valor Agregado.
Código Fiscal de la Federación.
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






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Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Ley General de Desarrollo Social.
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Ley del Seguro Social.
Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del
Estado.
NORMATIVIDAD ESTATAL




















Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley Orgánica del Poder Legislativo.
Ley de Coordinación Fiscal para el Estado y los Municipios de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
Ley número 252 de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
Ley de Planeación del Estado de Veracruz-Llave.
Ley de Obras Públicas para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con Ellas del Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y
Soberano de Veracruz-Llave.
Ley Estatal de Protección Ambiental.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los
Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley de Responsabilidad Patrimonial de la Administración Pública Estatal y
Municipal del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
Ley Orgánica del Municipio Libre.
Leyes de Ingresos de los Municipios del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave.
Código Hacendario Municipal para el Estado de Veracruz-Llave.
Ley de Aguas del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave.
Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado Libre y Soberano de VeracruzLlave.
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REGLAMENTOS



Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
Reglamento del Servicio Público de Carrera del ORFIS
Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el Procedimiento de Fiscalización
Superior en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
OTROS





Plan Veracruzano de Desarrollo.
Plan de Desarrollo Municipal.
Convenio de Coordinación y Colaboración para la fiscalización de los
recursos públicos federales transferidos para su administración, ejercicio
y aplicación al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, sus municipios y
en general, a cualquier entidad, persona física o moral, pública o privada;
que se prevén en el Presupuesto de Egresos de la Federación, así como de
los correspondientes al Programa para la Fiscalización del Gasto
Federalizado (PROFIS), que celebran la Auditoría Superior de la Federación
y el Órgano de Fiscalización Superior de dicha entidad federativa.
Manual para la Gestión Financiera Municipal y su Fiscalización 2014.
Reglas Técnicas para la Contratación y Habilitación de Despachos
Externos y Prestadores de Servicios Profesionales de Auditoría Pública.
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2.3
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ORFIS Y ORGANIGRAMA DE LA DATOP
La estructura orgánica para el desarrollo de las funciones del Órgano de
Fiscalización de Fiscalización se encuentra señalada en el artículo 5 del
Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
El Órgano de Fiscalización Superior (ORFIS), contará con las unidades
administrativas de mando y adscripción siguientes:
Auditoría General
Asesores
Secretaría Técnica
Contraloría
Interna
Unidad de Difusión
e Información
Unidades
Colegiadas
Departamento de
Seguridad
Institucional
Auditoría Especial de
legalidad y
Transparencia en
Municipios
Auditoría Especial de
Evaluación y Atención
Ciudadana
Auditoría Especial de
Fiscalización a
Cuentas Públicas
Dirección de Evaluación,
Normativa y de
Legalidad en Municipios
Dirección de Promoción
Difusión y Contraloría
Social
Dirección de Auditoría
Financiera a Poderes
Estatales
Dirección de Evaluación
de Transparencia
Municipal
Dirección de
Seguimiento a Planes y
Programas de Gobierno.
Dirección de Auditoría
Financiera a Municipios
Dirección de Desarrollo
Para la Gestión Pública
Dirección de Auditoría
Técnica a la Obra
Pública
Dirección General de
Asuntos Jurídicos
Dirección General de
Administración y
Finanzas
Dirección General del
Centro de Información
para la Fiscalización Sup.
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Al interior de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública (DATOP), el
organigrama es el siguiente:
Dirección de Auditoría
Técnica a la Obra
Pública
Asesor
Secretaría
Directiva
Asistente
Administrativo
Subdirección de
Planeación de
Auditorías
Departamento de
Control y Seguimientos
Municipios
Subdirección de
Auditoría Técnica
Departamento de
Planeación y
Programación
Supervisor de Auditoría
por Despachos Externos
a Municipios A
Auditores
Técnicos
Asistentes
de
Auditoría
Auditor
Técnico
Costos
Supervisor de Auditoría
por Despachos Externos
a Municipios B
Auditores
Técnicos
Asistentes
de
Auditoría
Auditor
Técnico
Normativa
Auditor
Técnico
Asistente
Auditoría
Asistente
de
Auditoría
Departamento de
Control y Seguimiento a
Poderes Estatales
Departamento de
Auditoría Técnica
Supervisor de Auditoría
por Despachos Externos
a Entes Estatales
Supervisor de
Auditoría
Auditores
Técnicos
Asistentes
de
Auditoría
Auditores
Técnicos
Asistentes
de
Auditoría
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3.0 MATRIZ DE INTERRRELACIÓN DE PROCESOS
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
MISIÓN DEL ORFIS
POLÍTICAS Y
SISTEMA DE
DIRECTRICES
OBJETIVOS DE
ADMINISTRACIÓN
CALIDAD
DE LA CALIDAD
PROCESO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
USUARIO
INTERNO
AUDITORÍA TÉCNICA A LA OBRA PÚBLICA DE
LA CUENTA PÚBLICA DE LOS ENTES
FISCALIZABLES
USUARIO
Zzz
INTERNO
SATISFACCIÓN
(SALIDA)
SALIDA
NECESIDADES Y
REQUERIMIENTOS
(ENTRADA)
ENTRADA
PROCESO CLAVE
PROCESOS
PRODUCTOS:
Proyecto
de
Pliego
de
Observaciones
y
Recomendacio
nes Técnicas, y
Proyecto
de
Informe
del
Resultado
Técnico.
SOPORTE
AUDITORÍA ESPECIAL DE
EVALUACIÓN Y ATENCIÓN
CIUDADANA
SECRETARÍA
TÉCNICA
DIRECCIÓN
GENERAL DEL
AUDITORÍA
CENTRO DE
DIRECCIÓN GENERAL DE ESPECIAL DE
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN
ADMINISTRACIÓN Y
FISCALIZACIÓN
PARA LA
SEGUIMIENTO A PROMOCIÓN,
FINANZAS
A CUENTAS
FISCALIZACIÓN
PLANES Y
DIFUSIÓN Y
PÚBLICAS
SUPERIOR
PROGRAMAS DE CONTRALORÍA
GOBIERNO
SOCIAL
Suministra
la Realiza
las
compras,
relación
de suministra
viáticos,
despachos
materiales, vehículos y el
habilitados
y/o material
como
cintas
contratados por el métricas,
odómetros,
ORFIS para la equipos GPS y demás que
realización
de se requiera para realizar la
auditorías
(ver
auditoría (ver procesos en
procesos en tabla,
tabla, punto 3.2).
punto 3.2).
Realiza
el Suministra
los Suministra las
proceso
de Cierres
de Quejas
y/o
entrega
de ejercicio o, en su denuncias de
Expedientes de defecto, reportes las
obras
obra y demás trimestrales
o presentadas
información que propuestas
de ante el ORFIS
se requiera (ver inversión
(ver (ver procesos
procesos
en procesos en r en tabla, punto
tabla, punto 3.2). tabla, punto 3.2). 3.2).
Impresión
de
documentos y
servicios
informáticos
(ver
procesos
en tabla, punto
3.2)..
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Nuestro proceso certificado es “Auditoría Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública
de los Entes Fiscalizables”; para poder determinar la auditoría técnica requerimos
documentos, recursos materiales y económicos que, sustentados en procedimientos para
su trámite, nos proporcionan las siguientes áreas:
Secretaría Técnica: Controla el padrón de despachos.
Dirección General de Administración y Finanzas: Proceso de compras, viáticos, materiales
y parque vehicular.
Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Públicas: Expedientes necesarios
para realizar el Proceso de Auditoría de Congruencia a los Entes Fiscalizables.
Dirección de Seguimiento a Planes y Programas de Gobierno: Cierres de ejercicio o en su
defecto reportes trimestrales o propuestas de inversión.
Dirección de Promoción Difusión y Contraloría Social: Quejas y/o denuncias de las obras
presentadas ante el ORFIS.
Dirección General del Centro de Información para la Fiscalización Superior.
Impresión de documentos y servicios informáticos
Estas áreas aportan los procesos que son el soporte de nuestro proceso, con ellos, se
planean y programan las comisiones para llevar a cabo las revisiones de campo y
posteriormente realizar las de gabinete, para determinar la auditoría técnica y elaborar
nuestro primer producto: Proyecto de Pliego de Observaciones y Recomendaciones
Técnicas. Una vez enviado a nuestros usuarios, es notificado a los entes fiscalizados, los
cuales a su vez presentan la documentación pertinente para solventar las observaciones
contenidas en el Pliego de Observaciones; resultado de ello es nuestro segundo
producto: el Proyecto de Informe del Resultado Técnico el cual es turnado a nuestros
usuarios y es enviado al H. Congreso para la correspondiente aprobación de la cuenta
pública del ejercicio fiscalizado.
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3.1 PLAN DE CALIDAD PARA LAS AUDITORÍAS DE CONGRUENCIA A LOS
ENTES FISCALIZABLES REALIZADAS POR EL ORFIS.
Usuarios:
Auditoría General/Secretaría Técnica
"Proyecto de Informe del Resultado Técnico”
1. Elaboración, revisión y autorización del "Programa de Auditoría
Técnica.
2. Designación de auditores técnicos para realización de auditorías.
3. Entrega y recepción de "Programa de Auditoría Técnica" a auditores
Técnicos.
4. Requisición de formatos para realización de comisión de auditorías.
5. Tramitación, autorización y registro de "oficio de comisión".
6. Revisión y registro de requisitos de planeación de auditoría.
7. Presentación ante el ente fiscalizable.
8. Inicio de auditoría.
9. Desarrollo de la auditoría.
10. Determinación de observaciones de auditoría.
11. Elaboración, revisión y entrega del Proyecto de Pliego de
Observaciones y Recomendaciones Técnicas.
12. Cierre y firma de acta de auditoría.
13. Recepción, análisis y valoración de solventación al Proyecto de Pliego
Observaciones y Recomendaciones Técnicas.
14. Determinación, elaboración y revisión del Proyecto de Informe del
Resultado Técnico
15. Entrega del Proyecto de Informe del Resultado Técnico.
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3.2 PROCESOS QUE SOPORTAN Y APOYAN AL SAC-AEFOP, PARA LA
PRESENTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEFINIDOS EN EL ALCANCE DE ESTE
MANUAL
Como apoyo para una eficiente implementación del Sistema de Administración de Calidad
se requiere de una serie de procesos que soporten al mismo en su conjunto como son:
PROCESO
1. SF-01/REV 0. Procedimiento para la
emisión de pagos y comprobación
de gastos.
2. SF-02/REV 14. Procedimiento de
ministración y comprobación de
viáticos y gastos de viaje.
1. SRH-10/REV 10. Procedimiento
para la evaluación de competencias
laborales.
2. SRH-05/REV 11. Procedimiento de
capacitación.
3. DSC-06/ REV 11. Procedimiento de
Auditorías internas
1. DARM.01/REV. 16. Procedimiento
para la adquisición de bienes,
artículos de consumo y/o servicios.
2. DARM.02/REV. 15. Procedimiento
para el suministro de bienes
muebles y artículos de consumo.
3. DARM.01/REV. 15. Procedimiento
para el archivo y resguardo
4. DARM.04/REV. 11. Procedimiento
para controlar la entrega-recepción
de
vehículos
al
personal
comisionado.
5. DMSG-03. Procedimiento para el
suministro de Servicios Generales y
mantenimiento del edificio del
ORFIS.
1. CSI-01/Rev.11 procedimiento para
el sistema integral de impresión de
documentos del ORFIS.
2. CSI-05/Rev.12. Procedimiento para
la
atención
de
servicios
informáticos.
ÁREA RESPONSABLE
REFERENCIA
Subdirección de Finanzas de
la Dirección General de
Administración y Finanzas.
Punto 6.1
Subdirección de Recursos
Humanos de la Dirección
General de Administración y
Finanzas.
Punto 6.2.2
Subdirección de Recursos
Materiales.
Puntos 6.3, 6.4
y 7.4
Dirección General del Centro
de Información para la
Fiscalización Superior.
Puntos 6.3.
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1. Padrón de prestadores de servicios
del ORFIS.
Secretaría Técnica.
Auditoría
Especial
de
Evaluación
y
Atención
Ciudadana
Dirección de Promoción
Difusión y Contraloría Social.
Auditoría
Especial
de
Evaluación
y
Atención
1. DSSPPG-01/Rev. 07. Procedimiento
Ciudadana
para
la
atención
de
los
Dirección de S3eguimienti a
ayuntamientos.
planes y programas de
gobierno
Auditoría
Especial
de
1. DSSPPG-02/Rev.
Procedimiento Evaluación
y
Atención
para el registro y procesamiento de Ciudadana
la información recibida de los Dirección de Seguimiento a
ayuntamientos.
Planes y Programas de
Gobierno.
1. AEFF-01/Rev. 09. Procedimiento
para la realización de Auditoría
Auditoría
Especial
de
Financiera Presupuestal en el
Fiscalización
a
Cuentas
ámbito Municipal y a Poderes
Públicas
Estatales.
1 AEAC-01/Rev. 07. Procedimiento
para la capacitación a Consejos de
Desarrollo Municipal y Comités de
Contraloría Social.
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Puntos 7.4.1
Punto 7.1
Punto 7.1
Punto 7.1
Punto 7.1
4 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES.
La Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Públicas, junto con la
Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública, establecen, documentan,
implementan y mantienen un Sistema de Administración de la Calidad y lo
mejoran continuamente (SAC–AEFOP) para asegurar que los servicios
ofrecidos cumplan con los requisitos de sus usuarios, así como los requisitos
legales y reglamentarios aplicables de acuerdo con las necesidades de la
Institución.
El sistema se mantiene y mejora continuamente mediante la puesta en
práctica de las políticas y los compromisos de los objetivos de calidad, las
revisiones de los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las
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acciones correctivas y preventivas y la revisión administrativa y continua de
todo el sistema; así como la aplicación de los criterios requeridos para
asegurar la operación y control de los procesos.
4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN.
4.2.1 Generalidades
La documentación del SAC–AEFOP está conformada por:
 Una política de calidad documentada.
 Este manual de la calidad.
 Los procedimientos documentados requeridos por el Sistema de
Administración de la Calidad ISO 9001:2008.
 Los documentos identificados como necesarios para la planificación,
operación y control eficaces de nuestros procesos.
 Los Formatos/Registros de Calidad.
La estructura documental del SAC–AEFOP se divide en 4 niveles:
 Nivel I
Manual de Calidad. Describe el Sistema de Administración de la
Calidad, la estructura organizacional, la política y objetivos de calidad
de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública; interpreta los
requerimientos del Estándar ISO 9001:2008 y hace referencia a los
procedimientos del SAC–AEFOP y/u otros documentos requeridos.
 Nivel II
Procedimientos del Sistema. Describen las actividades requeridas
para la implantación del Sistema de Administración de la Calidad, a
través de los procedimientos y guías que definen el proceso básico de
la DATOP.
 Nivel III
Instructivos–Ayudas Visuales. Describen los puntos de los
procedimientos del Sistema de Administración de la Calidad. Definen
las actividades indicadas en los procedimientos de manera detallada.
 Nivel IV
Formatos/Registros. Evidencian que las actividades se llevaron a cabo
y demuestran que el Sistema de Calidad está funcionando de manera
adecuada.
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4.2.2 Manual de Calidad
El Manual de Calidad (SAC-AEFOP) describe el alcance y las
exclusiones aceptables del mismo, los cuales se mencionan en las
secciones 1.2 y 1.3 de este manual. Cada sección hace referencia a
los procedimientos documentados y relacionados del SAC.
4.2.3 Control de Documentos
Todos los documentos del SAC–AEFOP están controlados de acuerdo
al PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
INTERNOS Y EXTERNOS SAC-AEFOP (SDAT-01). El cual nos define
el proceso para:








Aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente.
Garantizar que se identifiquen los cambios y el estado de la
versión vigente de los documentos.
Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentren disponibles para su uso.
Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente
identificables.
Garantizar que los documentos de origen externo sean
identificados y que su distribución sea controlada.
Evitar el uso indebido de documentos cancelados e identificarlos
adecuadamente si se conservan con algún fin.
Este procedimiento establece quién es responsable de la revisión
y autorización de los documentos. Todo el personal que aplique
documentos debe utilizar la versión vigente.
4.2.4 Control de los Registros
Las actividades y procesos relacionados con el alcance del SACAEFOP, están sujetos a estos registros y será responsabilidad de
cada Titular de Área correspondiente el conservar y disponer de los
mismos.
Los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidad
con los requisitos y el manejo eficaz del SAC-AEFOP. Los registros
son conservados de acuerdo con el PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD SAC-AEFOP (SDAT-02).
Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan
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legibles, fácilmente identificables y disponibles. El procedimiento
define los controles necesarios para identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de permanencia y eliminación de los
registros de calidad.
5
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.
El Titular de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública es el
principal involucrado en el desarrollo e implementación del Sistema de
Administración de la Calidad, muestra su compromiso con el establecimiento
de la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y las directrices estratégicas
para su correcta implementación; así mismo proporciona los recursos
necesarios para el mantenimiento y mejora continua, motivando con su
liderazgo, a todo el personal a participar uniendo los esfuerzos de tiempo y
dedicación para lograr los objetivos de la Organización.
Por lo tanto la Dirección tiene la responsabilidad y el compromiso de:
1)
Comunicar la importancia de conocer y satisfacer los requisitos de sus
usuarios, así como los legales y reglamentarios que afectan al ORFIS.
2)
Establecer la política y los objetivos de la calidad.
3)
Llevar a cabo por lo menos una vez al año las revisiones de la efectividad
del SAC-AEFOP.
4)
Destinar los recursos humanos y materiales necesarios para la
realización de las actividades para la prestación de los servicios que se
encuentran dentro del alcance del SAC-AEFOP.
5)
Asegurar el compromiso del personal para la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los usuarios con servicios de calidad
competitivos y oportunos.
6)
Promover la mejora continua de la organización y del Sistema de
Administración de la Calidad.
7)
Promover y vigilar las actividades que realiza el personal, con apego a
los principios éticos y profesionales que rigen su desempeño en el
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ORFIS.
5.2
ENFOQUE AL USUARIO.
La Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública se asegura de identificar
las necesidades presentes y futuras de los usuarios mediante la entrevista de
servicios, así como por conocer sus requerimientos y exceder sus
expectativas, con el propósito de aumentar la satisfacción de los mismos, a
través de la prestación de servicios de calidad.
5.3
POLÍTICA DE CALIDAD.
La Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública ha definido,
documentado y aprobado la política de calidad, incluyendo el compromiso de
todos sus colaboradores, que garantiza:
1. Su adecuación a la Misión del ORFIS.
2. El compromiso con el cumplimiento de los requisitos y con la mejora
continua de la eficacia del Sistema de Administración de la Calidad.
3. Un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la
calidad.
4. Su comunicación, comprensión e implantación dentro de la institución.
5. Su revisión para su continua adecuación.
La Política de Calidad es revisada anualmente por el Director para verificar
su adecuación a las necesidades de la DATOP, a sus usuarios y al propio
ORFIS, así como para asegurar su implantación y efectividad.
5.3.1 Política de Calidad del SAC – AEFOP.
“Para mantener una fiscalización a la vanguardia, el equipo de la
DATOP trabaja comprometido con el Sistema de Administración de
Calidad (SAC); aportando sus experiencias y expectativas con
profesionalismo, asegurando la satisfacción de nuestros usuarios,
dando cumplimiento al objetivo y a la misión del ORFIS”.
La política de calidad de la DATOP está alineada a la misión del ORFIS,
la cual manifiesta:
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“Hacer de la Fiscalización Superior el instrumento eficaz que estimule
el control, la transparencia y la rendición de cuentas en los Entes
Fiscalizables, dando cumplimiento al mandato legal que da origen a
nuestra Institución”.
5.4
PLANIFICACIÓN.
5.4.1 Objetivos de la calidad
Los objetivos de calidad de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra
Pública son consistentes y coherentes con la política de calidad
establecida y sus indicadores proveen elementos de medición, siendo
los siguientes:
 Proporcionar servicios en la DATOP, que estén por arriba de las
necesidades y expectativas de nuestros usuarios. (Alcanzar el
Nivel 4 en la escala de evaluación, de las entrevistas aplicadas al
Secretario Técnico y al Auditor General).
 Que los usuarios de la DATOP se perciban Muy Satisfechos con
los servicios prestados por el personal de la Dirección, en los
procesos descritos en el alcance. (Alcanzar el Nivel 4 en la escala
de evaluación, de las entrevistas aplicadas al Secretario Técnico y
al Auditor General).
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5.4.2 Planificación del Sistema de Administración de la Calidad
El Titular de la DATOP ha establecido las siguientes acciones a seguir
para la planificación del Sistema de Administración de la Calidad:
 Implantar, mantener y mejorar un Sistema de Administración de la
Calidad Fundamentado en la Norma ISO 9001: 2008.
 Implantar un Programa permanente de Capacitación continua a
todos los niveles de la DATOP.
 Garantizar el cumplimiento de las especificaciones y parámetros
de calidad acordados con el Secretario Técnico y el Auditor
General.
Al planificar el Sistema de Administración de la Calidad se cumplen los
requisitos generales mencionados en la sección 4.1 de este manual,
así como el logro de los objetivos de calidad, el resultado del proceso
de planeación de la calidad se ve contenido en la totalidad de la
documentación que conforma el SAC-AEFOP (Manual de calidad,
procedimientos, instructivos, registros, etc.).
La Dirección se asegura que al planificar e implementar cambios en el
Sistema de Administración de la Calidad se mantiene la integridad del
mismo, realizándose bajo condiciones controladas.
Las principales entradas para el proceso de planeación de la calidad
del SAC-AEFOP son:
1.
2.
3.
Requerimientos legales y reglamentarios.
Las directrices, la misión y objetivos institucionales.
La política de calidad.
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4.
5.
5.5
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Las expectativas y necesidades del Auditor General y del
Secretario Técnico como sus usuarios.
Los objetivos de calidad.
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
Existe dentro de la DATOP una estructura organizacional definida y
documentada, donde se describen los puestos para cada función
(FRH-163), la responsabilidad y autoridad de cada puesto, así como
los requerimientos en cuanto a nivel educativo, capacitación y/o
experiencia.
La Subdirección de Recursos Humanos de la DGAyF mantiene el
control de las descripciones y perfiles de puestos, siendo
responsabilidad del Titular de la DATOP mantenerlas actualizadas y
vigentes.
5.5.2 Representante de la Dirección
El Titular de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública del
ORFIS, designó a un Representante de la Dirección, quien es el
encargado de asegurarse que se establezcan e implementen los
procesos necesarios para el Sistema de Administración de la Calidad,
este representante además informará a la Dirección sobre el
desempeño del mismo y se asegurará de que se promueva la toma de
conciencia de los requisitos de los usuarios. Sus funciones principales
se centran en:
 El establecimiento, implementación y control del SAC-AEFOP.
 Mantener informada a la Dirección sobre el desempeño del
sistema y de cualquier necesidad de mejora.
 Revisar el estado y efectividad del sistema de acuerdo a los
requerimientos de la Norma ISO 9001:2008, y de este manual de
calidad.
 Promover la conciencia entre todos los colaboradores de la
DATOP, sobre los requerimientos y necesidades de los usuarios,
así como de las reglamentaciones que apliquen.
 En colaboración con los integrantes de la Dirección, buscar
elementos y proyectos que ayuden a la mejora continua del
proceso.
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5.5.3 Comunicación Interna
La DATOP establece y mantiene como parte de su Sistema de
Calidad un proceso de comunicación interna para promover su
eficacia entre los niveles de la organización, el cual se lleva a cabo de
diversas formas, tales como circulares, tableros de avisos y reuniones
periódicas con el personal.
5.6
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5.6.1 Generalidades
El Titular de la Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública revisa
el SAC-AEFOP, una vez al año. En la reunión de revisión estarán
presentes, además del Titular de la Dirección, los Titulares de las
Áreas, así como el Representante de la Dirección.
El proceso se lleva a cabo con el fin de asegurar que el Sistema de
Administración de la Calidad se mantiene y mejora de acuerdo a las
necesidades del ORFIS y sus usuarios, así como de las
reglamentaciones que le apliquen.
Como resultado de la revisión se definirán acciones para mejorar el
sistema, y posibles cambios a los objetivos, política de calidad y todos
aquellos que se consideren necesarios.
5.6.2 Información para la Revisión
La información de entrada para el proceso de revisión de la Dirección
incluye:
1. Resultados de las auditorías practicadas al SAC-AEFOP.
2. Resultados de la Entrevista de Servicios Proporcionados por la
DATOP, así como a través de la conformidad en la elaboración de
los productos.
3. Estado de las acciones correctivas y/o preventivas.
4. Cambios que pudieran afectar al SAC.
5. Desempeño de los procesos y servicios dentro del alcance.
6. Recomendaciones de mejora para el sistema.
7. Acciones previas de seguimiento de revisiones por la dirección.
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5.6.3 Resultados de la Revisión
Los resultados de la revisión del SAC-AEFOP por parte de la
Dirección, deberán asentarse en la Agenda de Reuniones (FSAT-14),
en la que se incluirán las decisiones y acciones que tengan que ver
con:
a) La mejora de la eficacia del SAC-AEFOP.
b) La mejora de la prestación de servicios a los usuarios.
c) Las necesidades de recursos.
6
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1
PROVISIÓN DE RECURSOS
El Titular de la DATOP a través de la comunicación directa con sus
colaboradores, se asegura de que se cuente con los recursos necesarios
para la prestación de los servicios y procesos del SAC-AEFOP, también
proporciona los recursos necesarios para la implementación y mejora del
mismo.
Los recursos para viáticos y gastos de viaje se suministran a través de la
Subdirección de Finanzas conforme a sus procedimientos establecidos (SF02 y 04).
6.2
RECURSOS HUMANOS
6.2.1 Generalidades
El Titular de la DATOP es responsable de asegurar que sus
colaboradores que intervengan en el procedimiento, cuenten con las
competencias necesarias para el desempeño de calidad. Para
lograrlo, se apoya con la Subdirección de Recursos Humanos de la
DGAyF.
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia.
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La competencia para cada uno de los puestos que afectan a la
calidad, está identificada en los perfiles de competencia que se
encuentran dentro de las descripciones de los mismos.
La determinación de la competencia de cada uno de los colaboradores
de la DATOP, que prestan directamente servicios contenidos dentro
del alcance del SAC, se realiza por medio de Evaluaciones
Psicométricas y Técnicas, que proporcionan evidencia indirecta de la
competencia del personal, así como las Evaluaciones de Desempeño
(DRH-01, 02, 04, 07 y 08), que constituyen evidencia directa de la
competencia del personal. Si se llega a identificar una brecha de
competencia, (diferencia entre lo que se requiere y se manifiesta), el
Titular de la DATOP, en coordinación con el Subdirector de Recursos
Humanos de la Dirección General de Administración y Finanzas,
definirán un plan para la mejora del desempeño.
La eficacia de las acciones emprendidas para la mejora del
desempeño, se verifica principalmente con la Evaluación Trimestral al
Desempeño de los Servidores Fiscalizadores (DRH-08). El registro
correspondiente se conserva en el Departamento de Recursos
Humanos.
Por otra parte, la conciencia sobre calidad, se promueve entre todos
los colaboradores de la DATOP, haciéndolos participes mediante
tableros de avisos y reuniones, sobre los resultados de las
evaluaciones diversas que se realizan periódicamente al SAC.
6.3
INFRAESTRUCTURA
El Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales es el responsable
de realizar las actividades de supervisión, mantenimiento correctivo y
preventivo de las instalaciones (DMSG-01 y 02) y servicios de apoyo
requeridos para la prestación de los servicios incluidos en el SAC-AEFOP,
para ello se realizan inspecciones diarias a las instalaciones de cada uno de
los departamentos del ORFIS, incluyendo los de la DATOP, en la que si se
identifican necesidades específicas éstas son cubiertas de acuerdo a su
magnitud.
El Departamento de Recursos Materiales asigna el equipo necesario para la
comisión como son: cámaras digitales, odómetros, cintas métricas y a través
de la Oficina de Parque Vehicular los vehículos, a los cuales se encarga de
dar el mantenimiento preventivo y/o correctivo (DRM-04 Y 05).
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La Dirección General del Centro de Información para la Fiscalización
Superior es responsable de realizar las actividades de supervisión y
mantenimiento del equipo de cómputo asignado al personal adscrito a la
DATOP (AEPN-04 y 05).
6.4
AMBIENTE DE TRABAJO
El Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales es el responsable
de mantener y en su caso mejorar las condiciones físicas de iluminación, de
temperatura, de seguridad e higiene, que se requieren para conservar un
ambiente de trabajo que permita la conformidad con los requisitos de los
colaboradores de la DATOP.
La Oficina del Programa de Calidad a través de las quejas y sugerencias
depositadas en los buzones, se encarga de identificar necesidades y
expectativas del personal, así como de implementar las acciones
correspondientes que aseguren un ambiente de trabajo que contribuya a la
prestación de servicios de Calidad en las diversas áreas del ORFIS.
7
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (PRESTACIÓN DEL SERVICIO).
7.1
PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La DATOP planea la realización de su servicio mediante su Programa
Operativo Anual (POA) y la coordinación con las Direcciones de Seguimiento
a Planes y Programas de Gobierno, Promoción Difusión y Auditoría Social,
quienes proporcionan la información necesaria para la planificación de la
Auditoría Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de los Entes
Fiscalizables.
En el mismo sentido las entradas y salidas de los procesos están
determinadas en el Plan de Calidad contenido en la sección 3.1 de este
manual, y los manuales y procedimientos requeridos para la realización del
proceso de Auditoría de Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de
los Entes Fiscalizables están especificados en la sección 7.5.1 de este
documento.
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PROCESOS RELACIONADOS CON EL USUARIO
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto
Siendo la DATOP, la unidad encargada de llevar a cabo la Auditoría
Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de los Entes
Fiscalizables; las Áreas y el personal que la conforman lo hacen
basados en el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios
aplicables.
7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto
La revisión de los requisitos por parte del titular de la DATOP, se lleva
a cabo a través del cumplimiento de los ordenamientos legales y de
las observaciones que el Auditor General efectúa al Informe Final que
le entrega la DATOP a través de la Secretaría Técnica.
7.2.3 Comunicación con el usuario
La comunicación con los usuarios es permanente durante el desarrollo
del proceso, asimismo a través de circulares y mediante los tableros
de avisos se tiene comunicación constante con los Servidores
Fiscalizadores, así como con otras áreas de la organización
involucradas directa o indirectamente con los servicios y procesos de
la DATOP.
7.3
DISEÑO Y DESARROLLO
No Aplica. Ver sección 1.3 del presente manual.
7.4
COMPRAS
7.4.1 Proceso de Compras
Los bienes y servicios que son requeridos por la DATOP para la
prestación de los servicios a sus usuarios están sujetos a control por
parte de la Oficina de Compras, adscrita al Departamento de Recursos
Materiales de la Dirección General de Administración y Finanzas.
Quienes conservan registros de las entregas que realizan los
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proveedores externos comparándolas
solicitados (DRM-01 y 02).
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con
los
requerimientos
Por otro lado, la Secretaría Técnica controla el Padrón de Prestadores
de Servicios Profesionales mediante el Procedimiento para la
Integración del Padrón de Prestadores de Servicios Profesionales del
ORFIS, y conserva los registros de los Despachos seleccionados.
7.4.2 Información de las Compras
Cada una de las áreas de la DATOP debe especificar a la Oficina de
Compras, de acuerdo a las necesidades de aquella, el o los
producto que requiera, especificando las características y
requerimientos de los mismos, así como cualquier información
relativa, a efecto de verificar que él o los productos cumplen con
las características solicitadas requeridas.
La Oficina de Compras es responsable de las adquisiciones de bienes
y artículos de consumo contenidos en su catálogo; cualquier compra
fuera del mismo, o la contratación de servicios externos deberá ser
autorizada por el Director General de Administración y Finanzas.
7.4.3 Verificación de los productos comprados
La Oficina de Compras del Departamento de Recursos Materiales del
ORFIS, es la responsable de llevar a cabo la inspección de los
productos requeridos por la DATOP para satisfacer las necesidades
de las Áreas que lo requieran; esto se refiere exclusivamente a la
adquisición de bienes y artículos de consumo.
En el caso de servicios contratados a proveedores externos, la
responsabilidad es del titular de la Unidad que requiere el servicio.
7.5
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio
Para controlar la prestación de los servicios contenidos en el alcance
del SAC-AEFOP, todos los procesos involucrados se encuentran
debidamente documentados, controlados y distribuidos, ya sean
procedimientos, instructivos o guías, en los cuales se determina la
forma adecuada de realizar la prestación de los servicios a sus
usuarios.
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Para la prestación de los servicios que la DATOP ofrece, cada
participante será informado y, en su caso, capacitado sobre los
documentos requeridos. Estos documentos se encontrarán
identificables y accesibles en la DATOP para efectos de consulta,
mismos que a continuación se detallan:

AEFOP-01 Procedimiento para la Realización de la Auditoría
de Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de los Entes
Fiscalizables en el ámbito Municipal.

AEFOP-02 Procedimiento para la Realización de la Auditoría
de Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de los Entes
Fiscalizables Estatales.

AEFOP-03 Instructivo para la realización de la Revisión
Documental a los Expedientes Técnicos de la Obra Pública.

AEFOP-04 Instructivo para la Cuantificación y Determinación
de la Congruencia entre lo Pagado y Cargado al Costo de la
Obra y los Trabajos Realizados.

AEFOP-05 Guía para la Determinación de Observaciones
Administrativas.

AEFOP-06 Guía para la Determinación de Observaciones por
Probables Montos Observados.
7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del
Servicio
No aplica. Ver sección 1.3 del presente manual.
7.5.3 Identificación y Trazabilidad
Cada uno de los servicios y/o productos generados por la DATOP, son
registrados y controlados a través de formatos debidamente
autorizados, estandarizados, lo que permite su ubicación y manejo
adecuados.
El factor de trazabilidad no aplica en este caso.
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7.5.4 Propiedad del usuario
No aplica. Ver sección 1.3 del presente manual.
7.5.5 Preservación del Producto
No aplica. Ver sección 1.3 del presente manual.
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
En los servicios especificados en el alcance no se utilizan equipos de
inspección, medición o prueba que deban ser calibrados como recursos de
los procesos de Auditoría Técnica a la Obra Pública de la Cuenta Pública de
los Entes Fiscalizables, sin embargo la verificación se realiza a través del
criterio del auditor, que determina si los recursos fueron aplicados
correctamente o no. La unificación de los criterios de auditoría se realiza a
través de su análisis en reuniones de trabajo con los auditores.
Se excluyen los factores de seguimiento y medición.
8
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.
8.1 GENERALIDADES
La DATOP tiene como práctica sana establecer objetivos, indicadores y
estándares para cada uno de los procesos y servicios del SAC, cuya finalidad
es identificar el grado de efectividad de los mismos para asegurar la calidad
en los servicios y la satisfacción de los usuarios.
Cada Titular de Área es responsable, junto con los dueños del proceso de
medir, analizar y mejorar los servicios que se prestan. Además, se tiene una
retroalimentación con el proceso de evaluación del desempeño de cada uno
de los colaboradores de la DATOP.
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8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1 Satisfacción del usuario
Como usuarios de la DATOP, la satisfacción del Auditor General y de
la Secretaría Técnica se determina a través de las Entrevistas de
Servicios que la DATOP les aplica. La satisfacción de los usuarios se
deriva de la correcta y adecuada aplicación de las disposiciones
reglamentarias referentes al proceso de Auditoría Técnica a la Obra
Pública de la Cuenta Pública de los Entes Fiscalizables.
8.2.2 Auditoría Interna
Las auditorías internas de calidad se realizan con base en el
Programa Anual de Auditoría (FSOP-11), que asegura que todo el
SAC-AEFOP sea evaluado cuando menos una vez por año, ya que el
proceso principal se realiza de forma anual.
En el PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS PARA EL SACAEFOP (SDAT-05), se establecen las responsabilidades de las partes
que intervienen en los criterios para las auditorías respecto a su
frecuencia y metodología, así como los lineamientos para la
asignación de auditores internos. La práctica de las auditorías internas
será realizada por el grupo de auditores internos del ORFIS.
El Representante de la Dirección es el responsable de mantener los
registros resultantes de la implementación de éste proceso, el
seguimiento y verificación de las acciones tomadas del producto de
las no conformidades detectadas.
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
Para cumplir con la medición y monitoreo de los procesos a través de
los cuales la DATOP presta sus servicios, se tienen identificados los
documentos del SAC-AEFOP referentes a los procesos operativos,
éstos últimos están mencionados en la sección 7.5.1 de este
manual y tienen identificados Indicadores de Medición/Evaluación, que
permiten la medición y seguimiento del proceso para verificar su
desempeño.
Cada dueño de proceso conjuntamente con el Titular de la DATOP,
será responsable de medir la capacidad de su proceso y compararlo
contra los resultados planificados para el mismo.
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AUDITORÍA ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN A CUENTAS PÚBLICAS
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En el caso de encontrar variaciones entre lo planificado y lo generado,
se deben tomar acciones correctivas, según convenga, para
asegurarse de la conformidad de la prestación del servicio.
8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto
En el SAC-AEFOP se identificarán los puntos de control o de
verificación en las actividades del proceso que se consideren
importantes para determinar la conformidad del servicio a lo largo del
proceso. Para cada punto de control se especificarán los criterios de
desempeño esperado o características que debe cumplir para ser
conforme.
Para la Auditoría de Congruencia a la Obra Pública de los Entes
Fiscalizables, la Cédula de Revisión por obra en el ámbito Municipal
(FATOP-27) es el registro en donde el auditor determina si existen
observaciones, mismas que son trasladadas al Proyecto de Pliego de
Observaciones y Recomendaciones Técnicas, posteriormente al
Proyecto de Informe del Resultado Técnico.
En la medida en que un servicio no cumpla con lo especificado, se
deberá identificar como producto no conforme y se tomarán las
acciones correspondientes.
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
En el SAC-AEFOP, se ha definido al producto no conforme como aquel que
no cumple al 100% con los requisitos especificados, por los usuarios.
Como lineamiento del SAC-AEFOP, todo producto no conforme identificado
se deberá sustituir y/o complementar; además, se comunicará al
Representante de la Dirección sobre el registro del producto no conforme, de
acuerdo a lo documentado en el PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
DEL PRODUCTO NO CONFORME SAC-AEFOP (SDAT-03).
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8.4 ANÁLISIS DE DATOS
La efectividad del SAC-AEFOP, así como las decisiones y acciones que se
tomen con respecto a la mejora del mismo deberán estar basadas en hechos
y datos; es decir, de aquellas fuentes que generen datos sobre:
a)
b)
c)
d)
La satisfacción del usuario.
La conformidad del servicio con los requisitos especificados.
Los resultados y tendencias de los procesos y servicios.
Las entradas y salidas del SAC-AEFOP.
El Representante de la Dirección es responsable conjuntamente con los
Titulares de las Áreas de la DATOP, de recopilar y analizar los datos
relevantes sobre el desempeño de los procesos y servicios, para dar cuenta
de la efectividad del sistema.
8.5 MEJORA
8.5.1 Mejora Continua
La mejora continua del Sistema de Administración de la Calidad de la
DATOP, inicia con la medición y control de los principales elementos
de los procesos, de la satisfacción de los usuarios y de la práctica de
las auditorías internas, así como de las acciones preventivas que se
puedan identificar. Estas acciones de mejora deben ser analizadas en
las revisiones de la Dirección, como parte fundamental del sistema.
Cada dueño de proceso es responsable de proponer acciones de
mejora sobre el desempeño de su servicio, al Titular de su Área y/o al
Representante de la Dirección, para ser congruentes con el
compromiso explícito en la política de calidad.
8.5.2 Acción correctiva
El
PROCEDIMIENTO
DE
ACCIONES
CORRECTIVAS
Y
PREVENTIVAS
SAC-AEFOP
(SDAT-04),
establece
las
responsabilidades, acciones y lineamientos para la generación de
acciones correctivas que eviten la recurrencia de no conformidades,
identificando y eliminando la causa raíz que las originó.
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El Representante de la Dirección y/o Coordinador del SAC determinan
e implementan las acciones correctivas previo análisis de la situación,
y evalúa la efectividad de las mismas; también es responsable de su
registro, control, implementación y seguimiento.
Se tomarán acciones correctivas para todos los procesos y servicios
del SAC-AEFOP que presenten no conformidad con los requisitos
especificados.
8.5.3 Acción Preventiva
Las acciones preventivas dentro del SAC-AEFOP deben tomarse cada
vez que se tiene identificada una potencial causa de no conformidad
en alguna parte del sistema, con la finalidad de evitar ocurrencia de la
misma.
En los casos que se requiera de acciones preventivas, éstas se
realizarán con base en el PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS SAC-AEFOP (SDAT-04), referido
anteriormente.
También se pueden tomar acciones preventivas producto del análisis
de los datos del sistema, de las revisiones de la Dirección y de la
Entrevista de los Servicios Proporcionados por la DATOP, aplicada a
sus usuarios.
Es responsabilidad de todo el personal de la DATOP, proponer las
acciones preventivas que consideren pertinentes, así como del
Representante de la Dirección y/o Coordinador del SAC, llevar registro
y control de las mismas, y verificar su implementación, seguimiento y
efectividad.