CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Y PRESTACION DE SERVICIOS

SURACTIVO LTDA.
77.922.160-1
Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile
Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007
www.suractivo.cl
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
GENERAL
SURACTIVO LTDA.
ESPACIO FERIAL Y DE EVENTOS
RUT: 77.922.160-1
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INTRODUCCION
El objetivo de este manual de procedimiento, es dar a conocer a los clientes,
proveedores y/o productoras de nuestro centro de eventos SurActivo, las políticas de
organización, normas, obligaciones y prohibiciones
que deberán tomar en cuenta al
momento de ocupar nuestro recinto.
OBJETIVO

Entregar a toda persona que ingrese a SurActivo, el máximo de información
respecto a las políticas internas de organización. Logrando de esta forma un
mejor resultado en todo lo que se planifique y desarrolle dentro del recinto.

Tener en cuenta que del éxito de un evento, es la buena comunicación de todos
los miembros que la conforman, (Centro de Eventos, Banquetero, Audiovisual,
Productores, etc.) por lo tanto,
debemos todos sumarnos al esfuerzo de
trabajar en equipo con un espíritu de cordialidad y excelencia.

El presente Reglamento define y regula los deberes, derechos y obligaciones del
Centro de Eventos SurActivo y de sus Clientes.
SURACTIVO
SurActivo inició sus operaciones en Octubre del año 2003, y es un moderno conjunto
arquitectónico de 6.000. m2, destinado para realizar Ferias, Congresos, Eventos Masivos y
Sociales.
Su infraestructura está compuesta por un
diseño arquitectónico de avanzada
construcción mixta de concreto armado, de estructura de acero y madera difícilmente
colapsables por un sismo de gran intensidad. Su interior posee las siguientes Áreas:
Área Pabellón Ferial: Espacio de 2.785 m2, construido en hormigón armado y
estructura de acero. Con planta libre, iluminación regulable, canaleta de servicios con
conexión a Internet, energía eléctrica trifásica y monofásica, agua potable y desagüe.
Este sector además tiene 2 secciones de Baños para Damas y Varones, 2 bodegas
multipropósito, oficina de producción, zona de carga y descarga de materiales.
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Área Gran Salón:
Espacio de 745 m2, construidos. Cuenta con ocho puertas de
acceso independiente a los salones
y un amplio hall. Además el salón es
completamente alfombrado, cuenta con aire acondicionado, luz regulable y sensores
de detección de humo.
La característica de este salón, es que puede dividirse hasta en 5 salones, con accesos
completamente independientes.
Este sector además tiene 2 secciones de Baños para Damas y Varones, 1 Oficina de
Coordinación con mobiliario básico destinado principalmente a los organizadores de
eventos.
Salón Vip; Espacio de 80 m2, implementado con un recibidor completamente alajado,
baño privado y un cómodo salón de reuniones para 12 personas.
Área Catering: Sector equipado, con bodega, amplios pasillos y baños independientes
para el personal de servicio. Este sector está a disposición de Banqueteros que
ingresan a prestar servicios en el recinto.
Área Foyer: Espacio de 625 m2, Esta atractiva construcción, fue diseñada con
columnas de madera, muros de cristal y hormigón expuesto. Este sector cuenta con
comunicación directa a Pabellón Ferial, Patio de Luz y Salones.
Áreas Administrativas: Ubicada en un segundo piso, del edificio. En este sector se
encuentra la Gerencia General, Área Comercial y Administración y Finanzas de
SurActivo.
Estacionamientos: Cuenta con amplios espacios para más de 500 autos.
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INDICACIONES DE ENTREGA Y USO DE LAS AREAS DE
SURACTIVO
CLIENTE
Para efecto de este reglamento, se entiende por Cliente al dueño de evento, es decir
la persona natural o jurídica que suscribe el contrato con el Centro de Eventos
SurActivo, ya sea arrendamiento de los espacios por áreas y/o completo. El cliente
podrá contratar un organizador u operador de eventos, en quien delegue la
planificación, montaje, desmontaje y operación del evento. Por lo tanto es
indispensable que el cliente comunique al Operador del evento condiciones
establecidas por contrato.
INFORMACION Y ASESORIA
SurActivo, asignará al evento una Ejecutiva Comercial y de Eventos, quien será la
encargada de orientarlo durante el proceso de planificación, montaje, desarrollo y
desmontaje del evento. Todo requerimiento adicional y observación relacionada a la
actividad, deberá tratarse directamente en Oficina Comercial ubicado en el segundo
piso del recinto.
HORARIO DE ATENCIÓN: lunes a viernes de 9:00 a 19:00 horas.
FONO CENTRAL : 41-2799000

INGRID AROS CONTRERAS
JEFE AREA COMERCIAL
MOVIL 77 58 69 39
EMAIL: [email protected]

GIANINA SAN MARTIN
EJECUTIVA DE EVENTOS Y BANQUETES
MOVIL 78 09 44 57
EMAIL [email protected]

SONIA SEGUEL ROUGER
ENCARGADA NOVIOS:
EMAIL [email protected]
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INFORMACIONES
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donde
también
encontrarán
información
actualizada y detallada de las áreas, además de planos, fotografías de montajes y
video 3D del recinto.
INDICACIONES GENERALES DE
USO DE LAS AREAS Y SERVICIOS
DE
SURACTIVO

Suractivo entrega en arrendamiento al cliente, el espacio físico y servicios
adicionales que se especifican en la Cláusula Segunda del contrato de
arrendamiento, firmado con anterioridad al evento.

Se entregará al Cliente las áreas aseadas y en buen estado para su utilización.

El sector de baños asignados se entregará con insumos y se repondrá todas las
veces que sea necesario, hasta el término de la actividad.

El sector de Catering será entregado al banquetero con una carga de Papel
Higiénico, Jabón sanitizante, toallas de papel en los dispensadores. Siendo
responsabilidad del Banquetero reponer estos productos durante el desarrollo
del evento.

Se deberá respetar fecha y hora de Montaje, desarrollo y desmontaje del
evento según se indica en contrato de arrendamiento.

Se entregará al cliente junto al contrato de arrendamiento, plan general de
emergencia y evacuación del recinto con las respectivas vías de evacuación
que deberá ser respetada y difundida a toda la producción y asistentes,
mediante un video 3D que será proporcionada por la Ejecutiva Comercial y de
Eventos de Suractivo.

Los días de montaje y desmontaje adiciones a lo establecido por contrato,
tendrá una tarifa de un 50% del valor del arrendamiento.

No será permitido colgar elementos y/o estructuras en los cielos y paredes del
Gran Salón, salvo lugares autorizados. Cualquier requerimiento especial, el
cliente deberá realizarlo directamente a la Ejecutiva a cargo de su Evento.

Los organizadores de ferias, deberán presentar con 30 días de anticipación a
su evento, el layout de distribución stand y ficha de consumo total eléctrico a
requerir
para el evento. Al existir un sobre consumo, Suractivo emitirá un
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informe donde le recomendará contratar un generador adicional o deberá
cancelar el consumo extra al término del evento.

No está autorizado colocar publicidad al exterior del recinto, salvo en los
lugares establecidos y autorizados por contrato de arrendamiento.

Será responsabilidad del cliente contratar
servicio de vigilancia para el
montaje, desarrollo y desmontaje de su evento.

Suractivo, no se responsabilizará por los elementos, equipos, muebles y enseres
que por cualquier motivo se pierdan o deterioren, durante o después del
evento, por lo cual el Cliente deberá contratar seguros de responsabilidad
civil correspondiente.
PROVEEDORES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Todo proveedor que ingrese a SurActivo a prestar un servicio de banquetería, deberá
contar con los estándares estipulados por el Servicio Nacional Salud en cuanto a
higiene, salubridad, calidad, etc.
 Sólo se autorizará el ingreso de banqueteros que tengan vigente Resolución
Sanitaria y Patente Municipal, el cual será solicitado por el Área Comercial,
antes de ingresar al recinto.
 El sector de Catering será entregado al banquetero con una carga de Papel
Higiénico, Jabón sanitizante, toallas de papel en los dispensadores. Siendo
responsabilidad del Banquetero reponer estos productos durante el desarrollo
del evento.
 Suractivo,
realizará un acta de entrega para el uso de la cocina al
banquetero, donde se dejará constancia del estado de los espacios asignados
para su funcionamiento. Al término de la actividad, el encargado de terreno
de SurActivo, procederá a revisar las instalaciones junto al Banquetero,
dejando
por
escrito
cualquier
acontecimiento
ocurrido
durante
su
permanencia.
 En la eventualidad que se produzca un daño a la propiedad, emitiremos un
informe escrito al responsable contractual del evento, el que deberá asumir los
costos de su reparación.
 La empresa de Banquetería tendrá la obligación de entregar el espacio
asignado completamente despejados, libre de residuos y todos los artefactos
de cocina apagados.
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 La empresa de Banquetería deberá velar por el cuidado y seguridad de su
personal. Las puertas de salidas deben quedar libres y no obstruir la circulación
en el pasillo de servicio.
PROVEEDORES
DE
AMPLIFICACION,
ILUMINACION,
AUDIOVISUALES,
PRODUCTORA Y OTROS

Todo personal que ingrese al recinto a prestar servicios, deberá contar con los
elementos de protección personal y medidas de seguridad.
 Todo servicio de montaje y desmontaje de un evento, deberá coordinarse
directamente con la Ejecutiva del Área Comercial de Suractivo.
 No está permitido clavar, perforar, soldar, pintar, pegar, apoyar y/o deteriorar
paredes, columnas, pisos e instalaciones del recinto. En el caso de
incumplimiento se cobrará una multa al responsable contractual del evento.
 La administración del recinto estará facultada para prohibir el acceso de
funcionarios que se presenten a prestar servicios en condiciones anormales
(bajo efectos de alcohol, drogas, etc.), o por practicar actos inmorales que
puedan perjudicar a la organización y clientes.
 El centro de eventos, cuenta con una Zona de Carga y Descarga. El cliente se
hará responsable por cualquier daño causado por vehículos que ingresen y
salgan de esta zona.
 No podrán modificar las instalaciones eléctricas, telefónicas, Internet sin
autorización exclusiva de la Gerencia General de Suractivo.
 Queda prohibido utilizar juegos pirotécnicos en el recinto.
 Al término del evento, deberán retirar todos los equipos y /o materiales
arrendado por el cliente.
 En el caso de conciertos y ferias el productor del evento deberá hacer llegar a
Ejecutiva de Suractivo, fotocopia de PERMISO MUNICIPAL otorgado por el
organismo competente.
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PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AREAS
Al momento de ingresar al recinto, el cliente deberá recorrer junto al Encargado de
Montaje de SurActivo los espacios arrendados, y verificar el estado de conservación
según costa en el artículo cuarto del contrato de arrendamiento mediante un ACTA
DE ENTREGA Y DEVOLUCION que deberá quedar debidamente firmada.
SurActivo, informará al instante al cliente, cualquier desperfecto o anomalía ocurrida
durante el desarrollo de su evento. Para tal caso se ordenará la reposición o
reparación que deberá ser cancelada por el Cliente al término de la actividad.
Será responsabilidad del cliente hacer que los expositores y proveedores externos,
respeten las normas impartidas en el presente manual.
SOLICITUD DE SERVISIOS Y ESPACIOS ADICIONALES
Todo servicio adicional que el cliente necesite, deberá hacerlo directamente a la
Ejecutiva de Eventos, el que será cargado al total de la factura.
POLITICAS RELATIVAS AL PERSONAL DE SURACTIVO

Se prohibe estrictamente que los trabajadores efectúen negociaciones personales
relativas al negocio de SurActivo.

Insinuar, inducir o pedir propinas a nuestros clientes que concurran a usar los espacios
y servicios.

Recibir o cobrar cuentas sin la correspondiente boleta o factura de compraventa.

Proporcionar medicamentos a clientes.
Este reglamento se entiende incorporado según Artículo Séptimo del
contrato de arrendamiento que SurActivo celebre con los clientes y demás
personas naturales o jurídicas asociados a los eventos.
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