Informe Final Auditoria Proyecto 504
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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 1 de 15 X Auditoría SCI Auditoría de Calidad X 1. INFORME AUDITORIA PROYECTO 504 “PARTICIPACION Y REDES SOCIALES PARA ESCUCHAR LAS VOCES RURALES Y URBANAS PARA LA RESTITUCIÓN Y GARANTÍA DE LOS DERECHOS” 2. CRITERIOS DE AUDITORIA Constitución Política de Colombia 1991, Principios de Democracia Participativa, Soberanía Popular, arts. 1, 2, 3,13, 40,103 y 322. Ley 1421/93, crea las 20 localidades, le asignan funciones al Alcalde Local y a las JAL, y elaboración del Plan de Desarrollo Local y la Administración de los Presupuestos Descentralizados. Ley 87/93, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 380/09 Rendición de Cuentas-Administración Distrital. Acuerdo 13/2000, reglamenta la participación ciudadana en la elaboración, aprobación, ejecución y control del Plan de Desarrollo para las Localidades a través de los Consejos de Planeación Local y los Encuentros Ciudadanos. Decreto 607/07, por el cual se determina el Objeto, Estructura Organizacional y Funciones de la Secretaria Distrital de Integración Social. Decreto 505/07, reglamenta el Consejo de Gobierno Distrital y Comités Sectoriales D.C. Decreto 4110/04 de la Presidencia de la República, por la cual se reglamenta la Ley 872/03 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP:1000 2009. Decreto 1599 /05 de la Presidencia de la República, por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Decreto 371/2010, por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital. Decreto 503/2011, por el cual se adopta la Política Pública de Participación Incidente para el D.C. Resolución 604/2010, por la cual se implementa la Gestión Social Integral en la SDIS. Procedimientos aplicables, aprobados mediante Circular del 2010, así: Procedimiento Lectura de Realidades; Procedimiento de Formación Política Ciudadana y Procedimiento Diseño de Respuestas Integrales. Al igual se tendrá en cuenta los procedimientos relacionados y obligatorios, de conformidad con las normas, disposiciones SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 2 de 15 vigentes y hallazgos de anteriores auditorias. 3. RESPONSABLE DEL PROYECTO Dra. Lorena Urrea Subdirectora para la Identificación, Caracterización e Integración 4. EQUIPO AUDITOR Luz Mary Zuluaga Gómez – Auditoria Líder Adriana Morales Jiménez – Auditora María Nelly Bonilla Barragán – Auditora 5. OBJETIVO Evaluar la conformidad del Proyecto 504 "Participación y Redes Sociales para Escuchar las Voces Rurales y Urbanas para la Restitución y Garantía de los Derechos", así como los avances en la implementación de los lineamientos de participación y de la Política Pública de Participación Incidente para el D.C., en el marco del Sistema Integrado de Gestión y establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, los planes, programas y procedimientos aplicables. 6. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Establecer las acciones adelantadas por la entidad para el ejercicio de la participación, para lo cual se evaluarán los avances del Proyecto 504 "Participación y Redes Sociales...", la implementación de la Política Pública de Participación Incidente para el D.C y la aplicación de los lineamientos de participación definidos por la SDIS, teniendo en cuenta los aspectos siguientes: plan de acción, estrategias, cumplimiento de metas, indicadores, riesgos, ejecución de los recursos, control de documentación y sistemas de información. Evaluación que se realizará de manera selectiva en las áreas técnicas que de acuerdo a la dinámica de la Auditoria se determine en el curso de la misma. El periodo auditado comprenderá de julio del 2011 a julio del 2012. 7. METODOLOGÍA La auditoria se realizó mediante aplicación de listas de chequeo, visitas de campo, entrevistadas realizadas a: Subdirectora para la Identificación, Caracterización e Integración Coordinadora e integrantes del equipo de Proyecto Analista de Proyecto - Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Referentes de las localidades de Engativa y Mártires Coordinador y equipo del Convenio de Asociación 3475/2011, celebrado con América Latina Colombia en adelante ENDA. El ejercicio de auditoria se realizó a partir de la formulación del proyecto, la cual incluye una revisión y ajuste efectuada en el 2011, como la gestión y resultados alcanzados de conformidad con los compromisos establecidos en la minuta y anexos técnicos del Convenio de Asociación 3475/2011. También incluye la SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 3 de 15 verificación de las acciones desarrolladas para la rendición de cuentas y control social, como aspectos que deben estar inmersos en la Gestión Pública ejercida por la SDIS. De igual forma, los elementos y productos previstos en las normas MECI y NTCGP 1000:2009. 8. PERÍODO 7 de mayo al 2 de agosto del 2012 9. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO/PROYECTO El Proyecto 504 formulado en el marco del Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva”, tiene como apuesta garantizar las condiciones para la democracia participativa en los contextos complejos del territorio, incidiendo en la construcción del bien común y fundamentado desde la perspectiva de derechos, de las políticas públicas sociales y del derecho de participación, de conformidad y en cumplimiento con el marco normativo que lo establece. El cual instaura en su operar mecanismos, herramientas y estrategias, desarrolladas por la Subdirección Identificación, Caracterización e Integración (en adelante SICI), responsable de la administración, ejecución y operación del Proyecto, a partir de cuatro componentes: aula abierta, planes de fortalecimiento y cogestión, foros interlocales y distritales, dirigidos a las Redes y Organizaciones Sociales, con el fin de propiciar que estas participen de manera incidente en la construcción del bien colectivo y aporten a la trasformación de su entorno en condiciones igualitarias y equitativas. Como énfasis el proyecto establece la cualificación de la participación local, a partir de las características territoriales y poblacionales de cada una de las 20 localidades, incluida zonas rurales. Para dar cumplimiento a los planteamientos del proyecto, se asignó talento humano en cada Subdirección Local, y se dispuso de recursos para el fortalecimiento interno y consolidación de las redes, mediante la celebración del Convenio de Asociación No. 3475 el 25 de mayo del 2011, con ENDA América Latina Colombia. El Proyecto desarrolla acciones relacionadas con (4) procedimientos publicados en la INTRANET, a saber: Procedimiento Formulación de Proyectos de Inversión hace parte del Proceso de Direccionamiento Estratégico y los Procedimientos Lectura de Realidades, Formación Política Ciudadana, y Diseño de Respuestas Integrales, vinculados al Proceso Construcción e Implementación de Políticas Sociales, Procedimiento Fortalecimiento de Redes Sociales el cual se encuentra ubicado en el Proceso Prestación de los Servicios Sociales. 10. HALLAZGOS A continuación se enuncian inicialmente las FORTALEZAS, o sea, aquellas actuaciones relevantes detectadas por el Equipo Auditor en el transcurso de la auditoria; luego, se mencionan la OPORTUNIDADES DE MEJORA, SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 4 de 15 situaciones que no implican incumplimientos de requisitos, pero que deben ser tenidas en cuenta para realizar mejoras en los procesos o mitigar posibles riesgos, y por último se plasman las NO CONFORMIDADES que son incumplimientos de requisitos del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP-1000:2009, Requisitos Legales y Procedimientos relacionados. Es preciso elaborar un plan de mejoramiento en el que se deben incorporar tanto las acciones preventivas en relación con las oportunidades de mejora, como las correcciones y acciones correctivas correspondientes a las no conformidades, para lo cual se debe tener en cuenta el procedimiento de acciones de mejora y su correspondiente instrumento de seguimiento y control. 10.1. FORTALEZAS Como resultado de la auditoria realizada al Proyecto 504, a partir de su formulación y correspondiente ejecución en el periodo evaluado, se identificaron las fortalezas siguientes: 10.1.1 La conformación de Redes a partir de las particularidades de las organizaciones conllevó como un primer ejercicio, la puesta de objetivos y metas comunes, plasmadas en Planes de Acción de Cogestión y Fortalecimiento. Previo a este ejercicio, se realizaron jornadas de diagnóstico y planeación, las cuales evidencian en la ejecución, el manejo responsable de los recursos públicos que financian los planes y que son administrados por los representes de la Redes. Acciones que se verificaron en las Subdirecciones Locales de Engativa y Mártires, como resultado de la documentación presentada y entrevista realizada a lo-as representantes de las Red Ambiental UPZ Minuto de Dios y la Red Habitantes de la Calle Y-K. 10.1.2 Es de resaltar las acciones desarrolladas por el Consejo Distrital de Niño-as y Adolescentes, integrado por 40 niño-as de las 20 localidades de Bogotá, entre las cuales se encuentra: la firma del Convenio 3804/2011, con instituciones públicas y privadas, para la ejecución de actividades de fortalecimiento en cada Consejo Local; implementación de una propuesta piloto de participación infantil en las áreas cultural y recreativa, denominada “Ciudad de los Niños”, la cual opera en la localidad de Bosa. También se realizaron procesos de formación metodológica y conceptual en Política de Infancia y Adolescencia del Distrito, encaminados a la evaluación y ajuste de la mencionada política. De igual manera, la creación mediante Decreto 121 de marzo del 2012 del Consejo Consultivo Distrital de Niñoas y Adolescentes y Consejos Locales de Niño-as y Adolescentes, como instancia de interlocución y consulta, con el fin de garantizar que las opiniones y sugerencias de los niño-as y adolescentes sean tenidas en cuenta en las decisiones de la administración distrital y local. SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 5 de 15 10.2. OPORTUNIDADES DE MEJORA PLANEAR 10.2.1 En el marco del MECI, numeral 1.2.1 Planes y Programas, como elemento de control, y de conformidad a los postulados del Plan de Desarrollo Bogotá Positiva: “Por el Derecho a la Ciudad y a Vivir Mejor”, la SDIS formuló el Proyecto “Participación y Redes ...” como repuesta transectorial a la garantía de las condiciones para la democracia participativa en los contextos complejos del territorio, desde la diversidad y la multiculturalidad; reconociendo y promoviendo los saberes individuales y colectivos, la asociatividad y la articulación en red. Proyecto que ajusto su formulación en agosto del 2011, planteando unos objetivos, metas y estrategias, las cuales resultaron insuficientes para el cumplimiento de los mandatos constitucionales, normativos y los postulados del Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva”, relacionados con la democracia participativa e incidente como el elemento transversal de una ciudad de derechos más positiva, diversa e incluyente. De otra parte, durante el ejercicio auditor se pudo establecer que falta precisión en las acciones a seguir, una vez culmine los procesos de participación ciudadana desarrollados con las Redes y Organizaciones Comunitarias, entre ellas se encuentra: apoyo y promoción, iniciativas sociales, guías de acción concertadas para fortalecer las organizaciones, entre otros aspectos. Situación que causa desconfianza de la comunidad en la institucionalidad y genera desmotivación de las personas para participar en otros espacios como actores centrales y abanderados de la definición de las políticas y su correspondiente legitimación. 10.2.2 El Componente de Direccionamiento Estratégico, numeral 1.2 del MECI, define como elementos de control los planes y programas, modelo operacional y estructura organizacional, que actuando de manera articulada permiten el cumplimiento de los objetivos misionales. De acuerdo con lo anterior y de conformidad con el artículo 11 de la Resolución 604 /2010, por la cual se implementa la Gestión Social en la SDIS, se pudo establecer que los Lineamientos Técnicos para la Participación Social y Comunitaria en el marco del Sistema Distrital de Participación, fueron aprobados hasta diciembre del 2011. En consecuencia la ausencia de metodologías, rutas y procedimientos integrales, incidió en: La construcción, implementación, seguimiento y control de las políticas públicas, proyectos, modelos y servicios sociales de la SDIS, pues aunque las dependencias responsables desarrollaron acciones encaminadas a hacer realidad la participación activa de las personas y comunidades, éstas no contaron con una postura institucional que organizara de manera coherente las acciones y facilitara la promoción y garantía del derecho a la participación y el control social a la gestión administrativa. SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 6 de 15 Los resultados esperados producto de la implementación de acciones centradas en la participación y la organización desde los proyectos, políticas sociales y servicios, involucra a todas las dependencias de la entidad; sin embargo, no se evidenció coordinación y articulación entre las Subdirecciones Locales con las Direcciones Técnicas, que encausaran los retos previstos para el cumplimiento de los objetivos de participación. Debilita la respuesta integral e intersectorial a las necesidades sociales de las poblaciones en los territorios, como garante en el cumplimiento de compromisos y la continuidad de la acción interinstitucional articulada y orientada a la implementación de las políticas sociales en correspondencia con las necesidades de cada una de las veinte localidades. Aunque los lineamientos fueron aprobados en diciembre del 2011, a la fecha de la auditoria, no se evidenciaron acciones de asesoría, socialización y acompañamiento para su correspondiente implementación; tampoco se ha divulgado en la página Web de la entidad como lo establece el artículo 11 de la Resolución 604 /2010. 10.2.3 El Componente de Direccionamiento Estratégico, numeral 1.2 del MECI, define como elementos de control los planes y programas. Sobre el particular, aunque fue aprobada la Política Pública de Participación mediante Decreto Distrital 503 del 16 de noviembre del 2011, no se evidenció que la Entidad, como lo señala el literal c del artículo 7 del mencionado Decreto, haya avanzado en la adecuación de los procedimientos, programas y proyectos a los objetivos, líneas de política y estrategias establecidas en esta política, definiendo un modelo de gestión pública participativa y una estrategia de promoción de la participación, coordinados y articulados por la Comisión Intersectorial de Participación Distrital. Implementación que se debía haber efectuado a partir de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la precitada disposición. 10.2.4 En cumplimiento a la Ley 80 de 1993 y la Ley 489 de 1998, en sus artículos 95 y 96, la Entidad celebró el Convenio de Asociación 3475 el 25 de mayo/2011, con ENDA América Latina Colombia, por $ 441.549.000 y con un plazo de 8 meses, además de una adición de $ 220.549.419 y prorroga en tiempo de 4 meses, el cual se soportó con los correspondientes estudios previos. No obstante lo anterior, al constatar lo estipulado en los estudios previos con lo dispuesto en las obligaciones establecidas en 39 numerales de la minuta del contrato, se observa: Que éstas no presenta un orden que permita una adecuada secuencia por cada temática y que reflejen las actividades, los resultados y productos que se espera por parte del Contratista de manera precisa, es decir lo ejecutado frente a lo contratado. Tampoco permite evidenciar de manera adecuada la trazabilidad de las actividades contractuales a realizar y resultados e impacto de las mismas frente a lo planeado. SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 7 de 15 La circunstancia enunciada en precedencia, hace dispendiosa la comprensión de las obligaciones contractuales e incide para que surjan posibles inconvenientes en el seguimiento y supervisión de las mismas, las cuales deberían ser de fácil entendimiento por cualquier ciudadano/a o ente de control. Asimismo, ello puede ser óbice para que se presenten desviaciones frente a la gestión y entrega de los resultados esperados por parte del contratista. De otra parte, el numeral 23 de la minuta del Convenio de Asociación 3475/2011, establece como obligación: “Sistematizar y documentar los resultados obtenidos de las metodologías y estrategias implementadas en los procesos de fortalecimiento, cogestión, aula abierta y de los foros, y entregarlos en publicación de 1.300 ejemplares…” Esta publicación dará cuenta de los acuerdos, logros, aspectos a mejorar y las dificultades del proceso. Actuación que contraviene el principio de oportunidad y eficiencia, en razón a que la mencionada publicación conlleva una inversión de recursos con cargo al convenio y no se estipuló el destino de dichos ejemplares, toda vez su entrega se surtirá al finalizar el convenio; tampoco aparece claro cómo y en qué marco se van ha llevar a cabo las acciones que puedan corregir las dificultades del proceso. Ello, teniendo en cuenta que a la fecha de la auditoria finalizan los cuatro años de ejecución del proyecto. Es preciso también, mencionar que el numeral 26 Ibídem, señala que el contratista debe entregar al Supervisor de la SDIS un (1) informe final en medio físico y magnético que dé cuenta de la experiencia derivada de la ejecución del presente convenio como documento consulta para la SIDS. Y aunque media la entrega de informes previos los cuales relacionan los avances, resultados encontrados y situaciones para resaltar; se presentan de manera específica lo relacionado con el manejo de recursos y de manera genérica lo tocante a los aspectos técnicos del contrato, situación que incide de manera desfavorable en el adecuado ejercicio de supervisión. Al revisar la minuta se evidencia que en la cláusula segunda – Alcance del Objeto, establece que “…El convenio contribuirá a continuar fortaleciendo el derecho a la participación y el tejido asociativo de 108 redes y organizaciones…” y en el mismo alcance en el segundo párrafo señala “…consolidar los propósitos de aproximadamente 108 redes…” imprecisión que puede generar inconvenientes para la entrega de los productos en las condiciones técnicas pactadas. En cuanto a los desembolsos en el desarrollo del objeto contractual, se efectúo la distribución frente a los pagos así: Un 30% de valor total a los l5 días calendario siguiente a la firma del acta de inicio, previa entrega al supervisor del convenio y al Comité Técnico del plan de trabajo y cronograma; un 15% al finalizar el segundo mes de la ejecución, previa aprobación de los planes; 30% al finalizar el cuarto mes de ejecución y realizados los foros; un 20% al finalizar el séptimo mes de ejecución, una vez implementado al menos el 90% de los planes; y un 5% (sujeta a la suscripción del acta de liquidación). SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 8 de 15 Igualmente, en su adición por un valor de $ 220.549.419 y prórroga en tiempo de 4 meses, se estableció la siguiente distribución: Un 35% de valor total de la adición a los l5 días calendario de legalización de la adición, previa presentación del plan de trabajo; un 40% al segundo mes de la legalización, previa presentación y aprobación ante el Comité Técnico de los planes de acción de las 20 redes nuevas para cogestión, de los 29 planes de fortalecimiento y de los 4 planes de acción de aula abierta; un 20% una vez implementado al menos el 90% de los planes de fortalecimiento, cogestión y aula abierta y la entrega de los informes de descripción de avance de actividades, de ejecución técnico y financiero; y un 5% sujeta a la suscripción del acta de liquidación del convenio. La anterior situación evidencia como la Entidad puso en alto riesgo los recursos asignados a este convenio, pues el primer desembolso del contrato inicial y de la adición, no es proporcional frente a los productos a entregar por parte del contratista, como es el plan de trabajo y cronograma, lo cual pudo llegar a generar un pago anticipado, sin que se hubiere constituido la garantía correspondiente (buena inversión del anticipo). HACER 10.2.5 El MECI, en el numeral 2.1.1 Políticas de Operación, define los límites y parámetros necesarios para ejecutar las actividades en cumplimiento de la función, planes, los programas y proyectos. Al respecto, se evidencia que el proyecto consideró desde la formulación espacios de concertación y participación encaminados a atender la población rural; no obstante, éste no describe de forma clara y precisa cómo y a quiénes se van a atender. En tal sentido, las acciones ejecutadas durante el periodo se han encaminado a desarrollar actividades con la Red de Mujeres en la Localidad de Usme, sin haber podido constatar en el ejercicio auditor si la gestión adelantada corresponde con objetivos y metas previstos. De otra parte, en la entrevista con el referente en la Localidad de Sumapaz durante la asistencia al Foro Segregación de la Mujer, se pudo establecer que este referente no cuenta con el transporte requerido para desarrollar las acciones propias del proyecto en dicha localidad. Esta circunstancia a juicio del grupo auditor no permite el desarrollo eficaz de las actividades propias del proyecto es esta localidad. 10.2.6 El MECI, en el numeral 2.1.1 Políticas de Operación y en cumplimiento a los postulados de la participación democrática y la estrategia de gestión social integral, el grupo auditor evidenció ejercicios que han tenido como propósito promover el desarrollo de las capacidades de las poblaciones atendiendo las necesidades territoriales, garantizar la sinergia entre los diferentes sectores y poner de presente el protagonismo de la población en los territorios. En este sentido se considera que el resultado arrojado ha sido significativo, lo cual se SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 9 de 15 evidencia en: Formulación del Plan de Acción, para la Política Pública de Envejecimiento y Vejez, expedida mediante el Decreto D 345 de 2010. Formulación de la Política Pública de Adultez, mediante el Decreto D 544 de 2011. Formulación de la Política Pública Indígena, mediante el Decreto D 543 de 2011. Ajuste a la Política Pública para las Familias, mediante el Decreto D 545 de 2011. Actualización de la Política Pública de Infancia y Adolescencia por medio del Decreto D 520 de 2011. No obstante lo anterior, no todas las acciones que llevaron a la formulación, ajuste o actualización de la Políticas antes mencionadas, presentan evidencia documental de las intervenciones ciudadanas con el fin de contar con una memoria histórica, limitando el seguimiento a las mismas con miras a determinar su impacto en el mejoramiento de la gestión, como lo señala el Decreto 371/2010 en su artículo 4, numeral 5. 10.2.7 El MECI, en su numeral 2.1.2 Procedimientos, elemento de control, conformado por los métodos o formas mas eficientes y eficaces para operativizar las tareas, asignación de responsabilidades y autoridad en la ejecución de las actividades. En la auditoria se evidenció que existen procedimientos construidos desde el “Proceso de Construcción e Implementación de Políticas Sociales”, mediante Circular 12 del 18 de junio del 2010 así: Procedimiento de Lectura de Realidades Procedimiento de Formación Política ciudadana Procedimiento de Diseño de Respuestas Integrales Procedimiento Fortalecimiento de Redes Sociales Procedimientos que guiaron la ejecución del proyecto, no obstante, al revisar los controles requeridos para la implementación de mecanismos de articulación con: Dependencias de la Entidad, Procesos y Responsables de Proyectos e Instancias Intersectoriales (Clops, CGL, CPL y CLIP), resultan insuficientes para una adecuada y oportuna identificación y reducción de los riesgos, incidiendo en la correspondiente ejecución del proyecto. 10.2.8 El MECI en el numeral 2.1.4 establece que los indicadores, como elemento de control esta conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda la entidad pública. En relación con la medición de la efectividad, el indicador denominado: “Numero de redes que participan en espacios e instancias locales y distritales”. No obstante, el cálculo realizado adolece de los registros que permitan verificar y sustentar el resultado arrojado. Tampoco se pudo establecer en el ejercicio auditor cuáles son los criterios cualitativos sujetos de medición, para obtener los resultados presentados en la hoja de vida del SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 10 de 15 indicador, entre los cuales encontramos: ¿qué se considera por red consolidada?; los productos que se deben tener en cuenta para poder establecer que la participación de las redes tenga incidencia. Al revisar el análisis de la tendencia de los indicadores de impacto, se encontró que es el mismo y aunque uno mide la efectividad de la participación de las redes orientadas a los escenarios locales y distritales, el otro mide la participación en los espacios programados por el proyecto, tales como los foros locales y distritales. De otra parte, los indicadores se circunscriben a medir algunos aspectos considerados por el proyecto, a partir de los planes de fortalecimiento, dejando por fuera la incidencia que tuvo para las Redes, la entrega de apoyos económicos, los resultados obtenidos entre otros aspectos. 10.2.9 De conformidad con el MECI, en el numeral 2.2.3 Sistemas de Información, son herramientas o instrumentos tecnológicos tales como bases de datos, aplicativos entre otros, que facilitan la captura, procesamiento, administración y distribución de datos e información, que deben tener mecanismos de control implementados para garantizar el desarrollo de la gestión. En correspondencia con lo anterior, la SICI diseñó y puso en operación en el segundo semestre del 2011 un aplicativo vía Web con acceso desde Google - Gmail, para ser operado por los referentes locales, cuyo objetivo es realizar el registro desagregado cualitativo y cuantitativo por localidad de las acciones relacionadas con el seguimiento a las metas trazadas por el proyecto, con el correspondiente soporte escaneado. Aplicativo que se encuentra compuesto por tres módulos que incluye aspectos relacionados con los datos básicos y caracterización de las Redes, seguimiento a los planes de acción de fortalecimiento y cogestión. Pese a lo anterior y a la solicitud realizada por la Subdirección SICI a la Subdirección de Investigación e Información, no existe aval por parte de esta subdirección para la operación del aplicativo y la implementación de los debidos controles que garanticen la consistencia de la información misional que maneja la herramienta. Esta situación contraviene lo señalado en la Resolución 305/2008, por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre. 10.2.10 Según el Decreto 176 del 12 mayo de 2010, sobre el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, la NTCGP 1000.2009 numeral 4.1 y el numeral 2.2.3 del MECI 1000:2005, las tablas de retención documental logran dar un manejo óptimo de los documentos que reposan en la entidad. Sobre este particular, se evidencia debilidades en cuanto a la organización documental, pues en la Subdirección SICI reposa información en AZ contractual y técnica, así como otra clase de documentación relacionada con la ejecución del Proyecto, sin sujeción a las normas que regulan la materia. Circunstancia que hace dispendiosa SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 11 de 15 la consecución oportuna de información, verificación y análisis correspondiente, así como el establecimiento de la trazabilidad de las acciones realizadas durante los cuatro años de gestión del proyecto auditado. De otra parte, no siempre se encuentra documentada la participación que realizan los referentes locales en espacios de coordinación intersectorial, como las “Mesas Territoriales”, según lo señalado en la Resolución 064/2010, artículos 22 y 23. 10.2.11 El MECI, en el Componente de Información, numeral 2.2.1 la Información Primaria, proviene de fuentes externas y se procesa dentro de la entidad, debe ser observada de para reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las operaciones. En promedio el 80% de la información relacionada con las organizaciones y redes sociales, se encuentra en el Sistema de Información SIRBE. Proceso que se surtió al finalizar la ejecución del proyecto. Circunstancia que demuestra las debilidades presentadas en la oportuna recolección de la información, impidiendo la adopción adecuada y oportuna de decisiones, tendientes a alcanzar un resultado alineado con los objetivos misionales y el correspondiente impacto que el proyecto debía producir en sus usuarios o beneficiarios. 10.2.12 La NGP 1000: 2009, en su numeral 6.1, Provisión de recursos financieros, humanos y operacionales acorde a los objetivos de la entidad. Al efecto, una vez revisados los recursos asignados al proyecto en la vigencia 2011, se estableció que éstos fueron reducidos en $ 650.000.000, afectando de esta manera el componente talento humano, al pasar de dos gestores locales a uno. Lo enunciado incide de manera desfavorable en la gestión y el cumplimiento de los fines establecidos por el proyecto. 10.2.13 La NTCGP 1000:2009, numeral 7.2.3 - Comunicación con el cliente, establece que la entidad debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes y de conformidad a lo señalado por el Decreto 371 del 2010, artículo 4, numeral 2), por el cual se establecen Lineamientos para Preserva Y Fortalecer la Transparencia y para la Prevención de la Corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital. Y, teniendo como premisa que la administración publica moderna implica un ejercicio real de participación, inclusión y corresponsabilidad, en donde cada vez más quienes se consideran beneficiarios son actores influyentes de la Política Pública, al verificar en el marco del proyecto la implementación de la estrategia aula abierta lo-as ciudadano-as son informados de los propósitos, objetivos y proyectos institucionales, entre otros aspectos. No obstante, a pesar de la formación impartida en estos espacios, no se ha logrado que de manera consistente la comunidad ejerza control social a las Políticas Públicas que desarrolla la SDIS en sus diferentes etapas. 10.2.14 De conformidad con la Circular Interna 009 del 24 de abril de 2009, sobre la imagen institucional y al verificar el cumplimiento de la obligación 38 establecida con ENDA, se encontró que no es consecuente con SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 12 de 15 lo evidenciado por la auditoria durante la asistencia al Foro Local Segregación de la Mujer, donde los ciudadano/as desconocían el liderazgo en el proceso con la Redes de la SDIS, dándole mayor peso en el reconocimiento a ENDA (contratista). De otra parte, durante la visita de campo realizada a las Subdirecciones Locales seleccionadas, se evidenció actividades efectuadas en el ejercicio participativo con los-as ciudadanos-as de los diferentes proyectos a nivel sectorial en formatos preimpresos sin logotipos de la Entidad. Lo anterior, incide de manera desfavorable en el reconocimiento y posicionamiento de la gestión e imagen de Entidad tanto a nivel local como Distrital, pese a los esfuerzos que en tal sentido se han desarrollado. VERIFICAR 10.2.15 De conformidad con el numeral 8.2.4, Seguimiento y Medición del Producto y/o Servicio, y el Manual de Supervisión de la SDIS. En el ejercicio auditor se evidenció como soportes de supervisión al Convenio celebrado con ENDA, los informes de supervisión, los cuales, a partir de anexo técnico son sometidos a una verificación plana (SI, NO, N/A N/V), sin que se éstos muestren un análisis integral sobre la coherencia o consistencia del requisito a verificar, que permitan conocer el avance, recomendaciones y dificultades en la ejecución del convenio. En consecuencia éstos no permiten conocer la ejecución del convenio de conformidad con los productos o resultados esperados recibir por el contratista 10.2.16 El numeral 8.2 de la NTCGP 1000:2004, Seguimiento y Medición, del Producto y/o Servicio. En la auditoria se evidenció la realización espacios de coordinación como Comités Técnicos y Mesas Territoriales, entre otros, como medida de control y seguimiento de la ejecución del Convenio y del Proyecto. Sin embargo, no siempre se dejan documentados los seguimientos a las acciones propuestas en estos espacios, impidiendo establecer la efectividad de las decisiones tomadas y los correspondientes ajustes de conformidad con el objetivo y metas definidas para operar el proyecto. ACTUAR 10.2.17 El proyecto viene desarrollando un plan de mejoramiento correspondiente a oportunidades de mejora identificadas en la Auditoría Interna realizada en el año 2011, en cuya revisión se pudo establecer avances en algunas de las acciones. No obstante, la mayoría de éstas dejan de operar en razón a la armonización entre los Planes de Desarrollo Bogotá Positiva 2008-20012 y Bogotá Humana 20012-2014, pues este proceso conlleva trasformaciones estructurales del proyecto auditado. 10.3. NO CONFORMIDADES 10.3.1 Como lo establece el MECI en el numeral 1.2.3, Estructura Organizacional y al revisar el Decreto 607/07, SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 13 de 15 que trata del Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la SDIS, se pudo identificar que las funciones asignadas en el artículo 17 a la Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración, no se cumple en su totalidad, según se la descripción que seguidamente se presenta: Apoyar a la Subsecretaría de Integración Social en la definición e implementación de las estrategias necesarias para la identificación de la población considerada indigente por carecer de vivienda e ingresos de que trata el artículo 5 del Acuerdo 77 del 20 de noviembre de 1997 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Concertar con las Direcciones Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico la elaboración y definición de los procedimientos para caracterizar a los ciudadanos y ciudadanas en términos de reconocer sus intereses y necesidades y la definición de los lineamientos técnicos y los procedimientos para que en los territorios se priorice la población que se vinculará a los servicios sociales ofrecidos. Asesorar a las Direcciones Territorial y Poblacional en la definición de políticas, programas y estrategias para la identificación, caracterización e integración de los ciudadanos- sujetos de atención de los proyectos de la Secretaría, en especial aquellos en condición de pobreza, vulnerabilidad y exclusión social, realizando, cuando sea del caso, las recomendaciones para ajustar, modificar o crear nuevos servicios acorde con los intereses, necesidades y expectativas de la ciudadanía. Hallazgo que también fue identificado y quedó registrado en el informe de la Auditoria Interna realizada al Proceso de Direccionamiento Estratégico en diciembre del 2011. 11. RIESGOS 11.1 Según el numeral 1.3.5 sobre “Políticas de Administración del Riesgo” del MECI 1000:2005, y en el marco del Proceso de Adquisiciones, “Etapa de Planeación de la Adquisición”, que implementa el Procedimiento de Administración de Riesgos Inherentes a la Compra o Contratación de Bienes o Servicios, y aunque la Entidad cuenta con un Plan de Riesgos para cada contrato, no fue previsto el riesgo que se pude ocasionar con motivo de la entrega de los recursos públicos por el contratista (ENDA), a los representantes de las Redes para ejecutar los planes de fortalecimiento y cogestión, lo cual puede afectar el cumplimiento del objetivo que se pretende con dicha contratación, así como la debida gestión del Proyecto. A partir de la Auditoria Interna realizada al proyecto en el 2011, se formularon riesgos para el proyecto como acción de mejora, no obstante éstos no se encuentran aprobados por DADE. 12. CONCLUSIONES El ejerció auditor permitió identificar fortalezas en cuanto a la conformación de Redes a partir de las particularidades de las organizaciones plasmadas en Planes de Acción de Cogestión y Fortalecimiento y su correspondiente implementación. También se destacan las acciones desarrolladas por el Consejo Distrital de SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 14 de 15 Niño-as y Adolescentes, lo que incluye la firma del Convenio 3804/2011, con instituciones públicas y privadas, como la creación mediante Decreto D 121 de marzo del 2012 del Consejo Consultivo Distrital de NNA y Consejos Locales de NNA, instancia de interlocución y consulta ante la administración distrital y local. De otra parte, se identificaron oportunidades de mejora en aspectos relacionados con Planes y Programas, Políticas de Operación, Estructura Organizacional, Indicadores, Sistemas de Información y Plan de Mejoramiento, las cuales han sido relacionadas de manera detallada en el presente informe, que es preciso proceder a tenerlas en cuenta para incorporarlas en el desarrollo de las acciones que la entidad realice para garantizar la participación democrática e incidente. La mayor debilidad identificada en la evaluación del Proyecto hace referencia a la carencia de Lineamientos Técnicos para la Participación Social y Comunitaria en el marco del Sistema Distrital de Participación. En consecuencia se evidencia que la ausencia de metodologías, rutas y procedimientos integrales, limitaron la coherencia y debida articulación de las acciones desarrolladas por la entidad para alcanzar los resultados e impacto, de conformidad con los mandatos constitucionales, normativos y los postulados del Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva”, relacionados con la democracia participativa e incidente como el elemento transversal de una ciudad de derechos más positiva, diversa e incluyente. De otra parte, se evidenció que la Subdirección SICI, administra, ejecuta y opera el Proyecto, con un nivel jerárquico que se encuentra en la mismo nivel de las Subdirecciones Técnicas y Subdirecciones Locales, situación que no favoreció la articulación y coordinación para la consecución de los objetivos que conlleva el ejercicio participativo en los contextos complejos del territorio, como elemento transversal a los proyectos, políticas públicas, procesos y servicios que desarrolla la Entidad. 13. RECOMENDACIONES La auditoria realizada al Proyecto 504 "Participación y Redes Sociales...", coincidió con el proceso de armonización entre el “Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva, 2008-2012” y el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana, 2012-2016”, lo cual implica que la entidad dentro de su planeación estratégica deba realizar los ajustes y adecuaciones para responder con lo señalado en el Eje 3 del actual Plan: “Una Bogotá que defiende lo Público, Programa: Bogotá Humana Participa y Decide”. En coherencia con lo expuesto se estima importante incorporar adecuaciones de tipo estructural, tales como implementación de metodologías, rutas y procedimientos integrales relacionados con la participación, liderados por la entidad al más alto nivel jerárquico, para tener la incidencia e impacto requerido. Se requiere en cumplimiento al literal c del artículo 7 del Decreto Distrital 503 del 2011, “Política de Participación para el D.C”, que la Entidad defina un modelo de gestión pública participativa y una estrategia de promoción de SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUDITORÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Secretaría Distrital INTEGRACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA FECHA CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA 15-may-08 FIA-01 1 15 de 15 la participación, coordinados y articulados por la Comisión Intersectorial de Participación Distrital. De igual manera, se hace necesario fortalecer los mecanismos, estrategias y demás aspectos establecidos en el artículo 4 del Decreto 371 de 2010 y que tienen que ver con el control social y su debida documentación. Por último, se recomienda a la Subdirección Identificación, Caracterización e Integración, en su calidad de supervisor que antes de proceder a la liquidación del Convenio de Asociación No. 3475 el 25 de mayo del 2011, con ENDA América Latina Colombia, se realice una verificación pormenorizada para establecer que los productos entregados cumplan con los términos, condiciones y especificaciones técnicas y financieras pactadas en el anexo técnico. EQUIPO AUDITOR Nombre(s): Firma(s): Luz Mary Zuluaga Gómez – Auditora Líder Adriana Morales Jiménez - Auditora María Nelly Bonilla Barragán – Auditora JEFE-A OFICINA DE CONTROL INTERNO Nombre: LUZ MARY ZULUAGA GÓMEZ FECHA DE ENTREGA 8 de agosto del 2012 Firma: