Voces: HABEAS DATA ~ ARCHIVO PUBLICO ~ BANCO DE DATOS

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
Herramienta Para Consolidar La Cultura De La Protección De Datos
ALCANCE DE LA LEY 25.326
La ley 25.326 es una norma de orden público que regula la actividad de las bases de
datos que registran información de carácter personal y garantiza al titular de los datos la
posibilidad de controlar el uso de sus datos personales.
Este derecho a controlar la información personal, como derecho humano fundamental,
debe interpretarse de manera amplia, concediendo al titular del dato el derecho a acceder a
todo banco de datos para conocer la información que sobre su persona se encuentra registrada.
Según el artículo 1º de la citada ley, su objeto es la protección integral de los datos
personales asentados en bancos de datos, sean éstos públicos o privados, destinados a dar
informes para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas, así como
también el acceso a la información que sobre las mismas se registre.
Por banco de datos destinado a proveer informes debe entenderse aquel banco de
datos que permita obtener información sobre las personas, se transmitan o no a terceros.
La normativa no exige que el destino de brindar informes sea único y exclusivo, sino
que alcanza con que uno de los usos que se le da a la base de datos sea brindar información o
describir algo sobre una persona determinada o determinable para que rija la protección de la
ley.
Tampoco la norma requiere que el destinatario del informe deba ser una tercera
persona ajena al responsable o usuario de la base de datos, sino que se abarcan los usos
internos de la información personal.
En suma, se encuentra alcanzada por la ley 25.326 cualquier base de datos que, una
vez accedida, permita obtener una descripción o informe de una persona determinada o
determinable.
Esta interpretación es la única compatible con una protección amplia acorde con la
categoría de derecho humano fundamental de la protección de los datos personales.
La propia Ley Nº 25.326 regula el tratamiento de datos personales que no implican
brindar informes a terceros. Tal es el caso de su artículo 7°, cuando regula los datos sensibles,
o del artículo 8°, cuando reglamenta la actividad informativa de las bases de datos de los
establecimientos y profesionales vinculados a las ciencias de la salud (v.g.: las historias
clínicas de los pacientes no son destinadas exclusivamente a brindar informes y sin embargo
se encuentran alcanzadas por la ley).
Tampoco brindan informes a terceros las bases destinadas a la publicidad y marketing
y no obstante se encuentran reguladas específicamente en el artículo 27 de la citada ley y lo
mismo ocurre con el artículo 25, que se encarga de la prestación de servicios de tratamiento
de datos por cuenta de terceros sin limitar su aplicación a la acción de brindar informes a
terceros.
Por su parte, el artículo 1° del Anexo I del Decreto Reglamentario Nº 1558/01 (Adla,
LXII-A, 60) indica que, a los efectos de esa reglamentación, quedan comprendidos en el
concepto de bases de datos privadas destinados a dar informes aquellas que exceden el uso
exclusivamente personal y las que tienen como finalidad la cesión o transferencia de datos
personales, independientemente de que la circulación del informe o la información producida
sea a título oneroso o gratuito.
El concepto uso exclusivo personal debe interpretarse de la manera más favorable al
ejercicio del derecho a controlar la información personal, dado el carácter de derecho humano
fundamental que reviste.
Como contrapartida debe interpretarse restrictivamente el alcance del concepto "banco
de datos de uso exclusivo personal". Este concepto alude, literalmente, al uso exclusivo de la
persona titular del banco de datos. En consecuencia hay que limitarlo a aquel tratamiento que
por sus características quede comprendido dentro de lo que se llaman "acciones privadas" en
el concepto del artículo 19 de la Constitución Nacional (Ejemplo: computador personal con
direcciones de amistades), entendidas como aquellas que por conservarse en la esfera íntima
de la persona no trascienden a terceros y/o no tienen razonable potencialidad de dañar un
derecho o interés legítimo del titular del dato.
II. LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El artículo 3° de la Ley Nº 25.326 establece como uno de los requisitos de licitud para
la formación de base de datos que las mismas se encuentren debidamente inscriptas.
En el artículo 21 se insiste con que toda base de datos pública o privada destinada a
proporcionar informes debe inscribirse en el Registro que al efecto habilite el organismo de
control.
Por su parte, el artículo 24 establece que los particulares que formen bases de datos
que no sean para un uso exclusivamente personal también deberán registrarse.
La DNPDP implementó el Registro Nacional de Bases de Datos a través de la
Disposición DNPDP N° 2/05 (B.O. 18/02/05). En ese acto administrativo, además de habilitar
el citado Registro, se aprobó el formulario de inscripción general FA.01 (como Anexo I), el
instructivo para completar el formulario (Anexo II) y las normas técnico - registrales (Anexo
III).
Posteriormente se aprueba la Disposición DNPDP N° 3/05 (B.O. 13/04/2005) que
aprueba los formularios de inscripción para supuestos especiales, así como los de renovación
anual, modificación y baja, con sus correspondientes instructivos y normas procedimentales.
Funciones: el Registro tiene una doble función. Por un lado permite a la DNPDP
conocer el universo cuantitativo y cualitativo de las bases de datos sujetas a su control. Por el
otro permite a las personas conocer qué tipo de información es la que maneja cada base de
datos y quién es el responsable de la misma. Ello permite la efectiva tutela por parte del
organismo de control y la posibilidad cierta para las personas del ejercicio de los derechos que
hacen a la protección de sus datos personales.
III. CARACTERÍSTICAS DEL REGISTRO
Como lo establecen los artículos 3°, 21 y 24 la inscripción en el Registro es
obligatoria.
Para la implementación de la registración de las bases de datos, la DNPDP dispuso el
desarrollo de un sistema informático que permite la inscripción en línea a través de Internet
por medio de formularios electrónicos.
La inscripción se efectúa por responsables de bases de datos y no por bases de datos.
Ello permite que un responsable que disponga de varias bases de datos pueda completar el
trámite de registro con una sola inscripción.
Para la racionalización de los recursos humanos y materiales, se dispuso la inscripción
por etapas, una primera para la inscripción de las bases de datos privadas, que comenzó el
01/08/2005, dejando para una segunda etapa la inscripción de las bases de datos públicas,
cuyo sistema se encuentra en pleno desarrollo.
La categorización de la base de datos como pública o privada está dada por quién es su
responsable y no por la publicidad de su contenido. Así una base de datos será pública cuando
su responsable sea una entidad pública; y por el contrario, se tratará de una privada cuando
sea detentada por una persona del sector privado, más allá que la información que contenga
sea difundida al público o no.
También es necesario destacar que al momento de inscribir la base no se transfiere el
contenido de la misma a la DNPDP, sino sólo se hace una descripción de la misma, de modo
que la autoridad de control no se queda con los datos contenidos en las bases.
IV. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN
El procedimiento de inscripción es sencillo:

Debe completarse el formulario electrónico en línea con la descripción de la base de
datos. Para ello debe ingresarse a la página web de la DNPDP cuyo URL es
http://www.jus.gov.ar/datospersonales/. Allí pueden consultarse las normas de
aplicación en el enlace "Normativa" o ingresar directamente a la registración a través
del enlace "Registro Nacional".

Presionando sobre "Formulario de inscripción" se ingresa al sistema del Registro.

Completado el formulario el sistema envía la información a través de Internet e
imprime un comprobante, que deberá ser suscripto por apoderado o representante
legal, y previa certificación de firma por autoridad bancaria o escribano, ser
presentado en la sede de la DNPDP, junto con el comprobante del pago del costo del
formulario, que el sistema mismo calcula y brinda instrucciones para el pago.

La DNPDP lleva adelante entonces una revisión de la documentación presentada y si
encuentra todo en condiciones, emite el correspondiente Certificado de Inscripción.
V. LA ELECCIÓN DEL FORMULARIO CORRECTO
Los formularios habilitados para la inscripción en el Registro son: FA.01, FB.01,
FC.01, FD.01, FE.01, FF.01 y FF.07.
FA.01: formulario de inscripción general. Es un formulario de excepción, esto es, si
no corresponde la inscripción por ninguno de los otros formularios deberá recurrirse a éste. A
este formulario se debe recurrir, por ejemplo, para inscribir las bases de datos de clientes, de
personal y de proveedores.
FB.01: corresponde a la inscripción de bases de datos destinadas a la prestación de
servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros regulados por el art. 25 de la ley
25.326. La prestación de servicios por cuenta de terceros debe referirse exclusivamente a un
tratamiento de datos encomendado por una tercera persona. Esto es, una persona pasa a otra
su base de datos, para que ésta lleve a cabo el tratamiento de datos convenido y devuelva el
resultado a quien le encomendó el trabajo. Es el caso, por ejemplo, de aquellos que liquidan
sueldos para terceros, que reciben datos, los procesan, y devuelven a quien les encomendó la
tarea datos tratados.
FC.01: es el que deben utilizar aquellas entidades que cuenten con Código de
Conducta homologado por la DNPDP para llevar adelante la inscripción simplificada
dispuesta por el artículo 27 de la reglamentación aprobada por el decreto 1558/2001. Es
menester destacar que esta inscripción simplificada sólo se aplica a las entidades del sector de
la publicidad y marketing directo. Cabe señalar asimismo que mediante la Disposición
DNPDP N° 4/04 (B.O. 26/11/2004) la DNPDP aprobó el Código de Conducta de la
Asociación de Marketing Directo e Interactivo de Argentina (AMDIA) que permite poner en
movimiento efectivo esta inscripción.
FD.01: es complementario del anterior y deben completarlo aquellos responsables
asociados a una entidad que se inscribió a través FC.01 para validar su inscripción
simplificada.
FE.01: también se corresponde a las bases de datos destinadas a la publicidad y
marketing directo que por no estar asociadas a una entidad con Código de Conducta
homologado por la DNPDP no pueden recurrir a la inscripción simplificada.
FF.01: está destinado a aquellas entidades sin fines de lucro que obtengan ingresos del
tratamiento de datos. Cuando una asociación sin fines de lucro brinda servicios a título
oneroso para lo cual se vale de un tratamiento de datos como actividad principal (v.gr., las
cámaras comerciales del interior que comercializan informes crediticios) o accesoria (v.gr., un
hospital que atiende a aquellos que pagan una cuota y que se valen de bases de datos para
llevar adelante la labor o un colegio privado para el control de la cuota) debe inscribirse a
través de este formulario.
FF.07: está destinado a la inscripción de las entidades sin fines de lucro de
beneficencia, caridad, desarrollo de las artes o del comercio, defensa de intereses comunes,
etc.
Cada responsable deberá elegir el formulario que corresponda a las bases de datos que
posea y podrá inscribir en un solo formulario todas las bases que se correspondan con ese
formulario.
Si tiene bases de datos que corresponden a formularios distintos deberá completar dos
o más formularios.
De esta manera, si una empresa debe registrar las bases típicas de toda organización
como son la de personal, proveedores y clientes, podrá hacerlo a través de un solo formulario
FA.01. Si además tiene una base de datos de marketing deberá completar además un FD.01 o
un FE.01 ya sea que se encuentre asociada a entidad con Código de Conducta homologado o
no respectivamente.
VI. EL ISOLOGOTIPO DE "RESPONSABLE INSCRIPTO"
La DNPDP ha establecido a través de la Disposición DNPDP N° 6/05 (B.O.
07/09/2005) que los responsables que tengan sus bases debidamente registradas puedan hacer
uso de un isologotipo en la página web propia que los identifique como responsables
registrados.
Para ello podrán así solicitarlo mediante nota escrita a la DNPDP, la que proveerá el
archivo gráfico correspondiente si se reúnen las condiciones indicadas.
El isologotipo constituye una marca de calidad.
VII. VENTAJAS DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO
El cumplimiento de la normativa vigente no es un dato menor.
Frente a eventuales problemas por errores en el tratamiento de datos personales no se
encuentra en las mismas condiciones una base inscripta que una base que ha incumplido con
esa obligación.
Además implica una ventaja competitiva detentar la condición de inscripto y el
isologotipo frente a una empresa de la competencia que no lo tenga.
Debe además tenerse muy en cuenta que cuando la Ley Nº 25.326 regula la cesión de
datos en el artículo 11, establece en el inciso 4, a responsabilidad solidaria y conjunta de
cedente y cesionario por la observancia de las normas ante el organismo de control y el titular
de los datos. En virtud de ello, frente a un incumplimiento de quien cedió será solidariamente
responsable el cesionario y viceversa.
Entonces será necesario asegurarse que quien nos cede o a quien le cedemos
información sea un buen tratador de datos y la mejor carta de presentación es la inscripción en
el Registro. Por este motivo la DNPDP ha diseñado el Certificado de Inscripción con la Casa
de Moneda con medidas para la inviolabilidad del instrumento.
Sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que correspondan por el
incumplimiento de las obligaciones legales, la DNPDP aplicará las sanciones establecidas por
el artículo 31 de la Ley Nº 25.326 y la Disposición DNPDP N° 7/05 (B.O. 11/11/2005), que
prevén multas de hasta $50.000 por la no inscripción de la base de datos.
VIII. CONCLUSIONES
1.- El Registro Nacional de Bases de Datos es una herramienta para consolidar la cultura de la
protección de datos personales que afirma la calidad institucional de la República Argentina.
2.- Inscribirse en el Registro constituye uno de los requisitos para la licitud de la base de
datos.
3.- La inscripción en el Registro se ha establecido con un alto nivel tecnológico y con un
procedimiento simple y amigable al alcance de todos. No hace falta ser especialista para
inscribirse.
4.- Es conveniente, especialmente para inscribirse, revisar introspectivamente las bases de
datos que se posean para inscribir adecuadamente (ver "Alcance de la Ley 25.326"). En caso
necesario consultar (www.jus.gov.ar/datospersonales/).
5.- Hay que tener en cuenta que el Registro constituye además un plus de competitividad
empresaria y al mismo tiempo garantiza protección jurídica a las personas físicas y jurídicas y
en general un efecto carambola en beneficio de todos.
6.- La Argentina transita el siglo XXI plenamente incorporada al proceso universal de la
Protección de Datos Personales.