intercon 2011 bases%20integradas [2]

Sección Perú del IEEE
CONVOCATORIA
“Sede del XVIII Congreso Internacional de
Ingeniería Eléctrica, Electrónica, Sistemas y ramas
afines- INTERCON 2011”
Bases Integradas
Comité de Convocatoria INTERCON 2011:
* Ing. Gerardo Salazar, Presidente del Comité de Convocatoria y Presidente
del Comité de Actividades Estudiantiles.
Lima, Perú
2009
BASES PARA LA SELECCIÓN DE LA SEDE DEL “XVIII Congreso
INTERNACIONAL DE INGENIERÍA ELÉCTRICA, ELECTRÓNICA Y DE
SISTEMAS - INTERCON 2011”
I. ASPECTOS GENERALES
1.1 INSTITUCIÓN CONVOCANTE
Sección Perú del IEEE a través de su Comité de Actividades Estudiantiles1.
1.2 DOMICILIO LEGAL
Av. República de Chile 284. Oficina 204. Jesús María - Lima 11 – PERU.
1.3 OBJETO DE LA CONVOCATORIA
Evaluar y seleccionar la mejor propuesta para la Sede del XVIII Congreso Internacional de
Ingeniería Eléctrica, Electrónica, Sistemas y ramas afines “INTERCON 2011”.
1.4 REQUISITOS PARA CONCURSAR
• La postulación de sede para la organización del XVIII Congreso Internacional de
Ingeniería Eléctrica, Electrónica Sistemas y ramas afines - INTERCON 2011, deberá ser
realizada solo por una Rama Estudiantil IEEE2 de la Sección Perú (conformada por
un mínimo de 12 miembros estudiantiles IEEE) a quien denominaremos POSTULANTE,
dicha postulación deberá estar acompañada por la autorización de las principales
autoridades de la universidad de procedencia3.
•
No podrán participar aquellas Ramas Estudiantiles que estén observadas ante el IEEE
por falta de miembros (consultar en el SAMIEEE 4 ) o entrega de documentos
básicos5, hasta la fecha de presentación de postulaciones.
II. CALENDARIO DEL PROCESO
Convocatoria
Registro de Participantes
Presentación de Consultas y Observaciones a las
Bases
Absolución de Consultas y Observaciones
Integración de las Bases
Presentación de Postulaciones
Evaluación de Postulaciones
Exposición del Proyecto
Otorgamiento de la Sede
Consentimiento
Anuncio y publicación de la sede
1
02 de Mayo de 2009
Del 10 de agosto al 11 de septiembre de 2009
Desde el 10 al 31 de agosto de 2009
01 al 06 de septiembre de 2009
07 de septiembre de 2009
Desde el 08 al 30 de septiembre de 2009
Desde el 01 al 11 de octubre de 2009
12 de octubre de 2009
19 de octubre de 2009
26 de octubre de 2009
31 de octubre de 2009
Comité de Actividades Estudiantiles de la Sección Perú (IEEE SAC), es el comité que vela, apoya y
guía a las ramas estudiantiles. Es uno de los comités de la Sección Perú.
2
Rama Estudiantil IEEE: Es una agrupación estudiantil del IEEE de la universidad o institución
académica. Para formarla es necesario 12 estudiantes miembros IEEE y un profesor miembro IEEE.
http://www.ieee.org/students
3
Entiéndase como autoridades principales al Rector de la Universidad, Vicerrectores Académicos o
Administrativos, Decano de la Facultad o Director Académico.
4
SAMIEEE: Sistema de datos de miembros IEEE. http://www.ieee.org/samieee
5
Documentos Básicos: Entrega de Plan Anual y Reporte Anual correspondiente al año en curso de la
postulación. http://www.ieee.org/students
2.1 DE LA CONVOCATORIA
Se efectuará la convocatoria publica a través de la Pagina Web de la Sección Perú del IEEE,
http://www.ieeeperu.org , comunidad virtual de la Sección Perú del IEEE,
http://www.ieeecommunities.org/sbperu y a través de correo electrónico dirigido a las ramas
estudiantiles, los directivos de las ramas estudiantiles y a los consejeros de las ramas
estudiantiles; de acuerdo al cronograma.
2.2 REGISTRO DE PARTICIPANTES
El Registro de Participantes se realizará en las instalaciones de la Oficina de Sección Perú,
ubicada en la Av. República de Chile 284 – Of. 204. Jesús María - Lima, en las fechas señaladas
en el cronograma, en el horario de 15:00 a 19:00 horas. Este registro también podrá realizarse
enviando un correo electrónico, dirigidos al: Ing. Gerardo Salazar, Presidente del Comité de
Convocatoria INTERCON 2011 y Presidente del Comité de Actividades Estudiantiles. E-mail:
[email protected] , con copia a: [email protected]
En el asunto colocar: Solicitud de Registro para Sede INTERCON 2011 y deberá contener
el nombre de la Universidad; los nombres y correos electrónicos del Consejero de la Rama
Estudiantil, Presidente de la Rama Estudiantil y Presidente del Comité Organizador, según
propuesta (Formato 1).
2.3 PRESENTACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES
Se presentarán por escrito ante la Oficina de Sección Perú ubicada en Av. República de Chile
284– Of. 204. Jesús María - Lima, en las fechas señaladas en el Cronograma, en el horario de
15:00 a 19:00 horas; o por correo electrónico dirigido al Ing. Gerardo Salazar, Presidente del
Comité de Convocatoria INTERCON 2011 y Presidente del Comité de Actividades Estudiantiles.
E-mail: [email protected] , con copia a: [email protected]
En el asunto colocar: Observación y/o Consulta al Concurso para Sede de INTERCON
2011.
MUY IMPORTANTE, no se aceptarán Consultas y/o Observaciones a las Bases que se
presenten en otras oficinas, fuera de la fecha, horario establecido y correos electrónicos
diferentes.
El postulante podrá presentar observaciones a las Bases, simultáneamente con la presentación
de Consultas.
2.4 ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES
La decisión que tome el Comité de Convocatoria INTERCON 2011 con relación a las Consultas y
Observaciones presentadas, será mediante un pliego absolutorio, que se notificará a través de
la Página Web y a través de los correos electrónicos de TODOS los postulantes, que así se
hubieran declarado a través de su registro.
Tanto la Absolución de Consultas como las Aclaraciones que se formulen al contenido de las
Bases, se considerarán como parte integrante de éstas.
2.5 INTEGRACIÓN DE LAS BASES
Una vez absueltas todas las Consultas y/u Observaciones, o si en caso contrario, no se hubieran
presentado, las Bases quedarán integradas como reglas definitivas del proceso y no podrán ser
cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por el Comité, según sea el caso.
Así mismo, el Comité de Convocatoria INTERCON 2011, publicará las Bases integradas a través
del la Página Web de la Sección Perú del IEEE y a través de los correos electrónicos de los
postulantes, que así se hubieran declarado a través de su registro.
III. CONDICIONES DE EVALUACIÓN
3.1 PRESENTACIÓN DE POSTULACIONES
Todos los documentos que contengan información esencial de las postulaciones en el proceso
de selección se presentarán en idioma castellano. El postulante será responsable de la exactitud
y veracidad de dichos documentos.
Las postulaciones se presentarán en formato original y cinco (05) copias (una copia para
cada miembro del Comité Evaluador) en la Oficina de Sección Perú ubicada en Av. República de
Chile 284 – Of. 204. Jesús María - Lima, en las fechas señaladas en el Cronograma, en el
horario de 15:00 a 19:00 horas.
3.1.1 RECEPCIÓN DE POSTULACIONES
Los Actos de Recepción de Postulaciones y Otorgamiento de la Sede de INTERCON
2011 se llevarán a cabo en acto privado.
Las postulaciones se presentarán en dos (02) documentos:
• Propuesta de Organización6.
• Presupuesto Económico y plan de financiamiento7.
Después de recibidas las postulaciones, el Comité de Convocatoria INTERCON 2011
procederá a revisar el contenido de la Propuesta de Organización de cada postulante y
verificará que los documentos presentados por cada postulante sean los solicitados en
las presentes Bases.
Si existieran defectos, como omisiones o errores subsanables en los documentos
presentados que no modifiquen el alcance de la Propuesta de Organización, el
Comité de Convocatoria INTERCON 2011 podría otorgar un plazo máximo de dos (02)
días, desde el día siguiente de la notificación, para que el postulante los subsane, en
cuyo caso la propuesta continuará vigente para todo efecto, a condición de la efectiva
enmienda del defecto encontrado dentro del plazo previsto, salvo que el defecto pueda
corregirse en el mismo acto.
No cabe subsanación alguna por omisiones o errores en la Propuesta de Organización.
No podrá postularse ninguna Rama Estudiantil cuyos directivos pertenezcan al
Comité Evaluador del INTERCON 2011 de Sección Perú. De presentarse la
propuesta, ésta será desestimada desde un inicio y no se abrirá.
3.1.2 REVISIÓN DE POSTULACIONES
El comité de Convocatoria INTERCON 2011 procederá a la revisión del presupuesto y
plan de financiamiento, de aquellos postulantes cuyas postulaciones organizativas
hubieran alcanzado el puntaje mínimo requerido.
El comité de Convocatoria INTERCON 2011 comprobará que los documentos
presentados sean los solicitados por estas Bases, de no ser así, devolverá los
documentos al postulante teniéndolos por no presentados. No cabe subsanación alguna
respecto a los posibles errores u omisiones en los documentos presentados en el
documento que contiene el Presupuesto Económico.
La evaluación del presupuesto y plan de financiamiento, se realizará de conformidad
con el procedimiento establecido en las presentes bases. El presupuesto y plan de
6
7
Estos documentos se presentarán de acuerdo a los Anexos 6 y 7 del presente documento.
Estos documentos se presentarán de acuerdo al Anexo 8 del presente documento.
financiamiento, que no alcancen el puntaje mínimo requerido, serán devueltos por el
Comité de Convocatoria INTERCON 2011, teniéndolas por no presentados.
3.1.3 EXPOSICION DEL PROYECTO
Un día antes de definir la sede, cada presidente del comité organizador expondrá en
forma presencial el proyecto, tanto el aspecto organizacional, como el económico.
Los expositores podrán hacer uso de herramientas de presentación, animaciones, etc.
Las exposiciones no durarán más de 20 minutos.
Este acto tiene como finalidad evaluar el conocimiento claro del proyecto a desarrollar y
comprobar sus cualidades de comunicación y liderazgo.
3.1.4 OTORGAMIENTO DE LA SEDE
En el supuesto que dos (02) o más postulaciones empatasen, el Otorgamiento de la
Sede se efectuará observando las disposiciones adicionales de las presentes bases.
El otorgamiento de la Sede, se notificará a todos los postulantes en la misma fecha,
oportunidad en la que se entregará a los postulantes copia del acta y el cuadro
comparativo entre su propuesta y la propuesta ganadora mediante correo electrónico.
Las Rama Estudiantil a la que se la haya otorgado ser sede del INTERCON 2011 deberá
participar como parte de la organización del INTERCON 2010. Para esto debe incluir en
su presupuesto los costos inherentes a posibles traslados y estadías a la sede.
En lo posible, los comités organizadores de ambos INTERCON deben acordar cómo se
realizarán los gastos concernientes al traslado de personal para apoyo en la
organización del INTERCON que se realice primero; es decir, se sugiere que en el
presupuesto de organización del INTERCON 2010 debe incluirse los gastos de traslado,
durante una temporada, de los organizadores (número por determinar de acuerdo a lo
que conversen ambos comités) del INTERCON 2011. Lo mismo se hará en la próxima
convocatoria al INTERCON 2012.
El proceso de monitoreo y aprendizaje se dará como parte de las visitas de las
comisiones organizadoras
3.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE POSTULACIÓN
Los postulantes deberán presentar sus postulaciones en dos (02) documentos conteniendo:
• Documento Nº 1: Propuesta de Organización;
• Documento Nº 2: Presupuesto Económico.
Los postulantes presentarán sus postulaciones – tanto organizativa como económica – en
formato electrónico e impreso.
Documento N° 1: PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN
Deberá contener lo siguiente:
• Declaración Jurada (según modelo Anexo Nº 2).
• Carta de compromiso del rector de la universidad.
• Carta de compromiso del decano de la facultad.
• Carta de compromiso del director de escuela o director de programa académico.
• Carta de compromiso del Consejero de Rama Estudiantil.
• Carta de compromiso de apoyo de otra facultad distinta o una universidad distinta
(opcional).
• Carta de compromiso de los Presidentes del Comité Organizador del Anteproyecto
INTERCON 2011 (Anexo Nº 3)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Declaración Jurada de las Ramas Estudiantiles IEEE que postulan, firma de todos los
miembros de la directiva. (Anexo Nº 4).
Información de disponibilidad de la infraestructura en la Universidad. (Anexo Nº 5)
Organigrama del Comité Organizador de los INTERCON 2011 (Anexo Nº 6)
Propuesta de Temática en las áreas de Ingeniería Eléctrica, Electrónica y de Sistemas, o
ramas a fines, a tratarse en el evento.
Información del evento (Anexo Nº 7).
Lista de Eventos Especiales propuesta para INTERCON 2011, por ejemplo: Feria
Tecnológica, Talleres para estudiantes, SPAC, SPAV, entre otros. Este listado debe
contener: Nombre del evento, las actividades que se realizarán dentro de cada evento
especial.
Programa Tentativo del XVIII INTERCON 2011.
Cronograma de Actividades de la Propuesta de Organización en formato GANTT de
cada uno de los comités desde Noviembre del 2009 hasta agosto del 2011, de manera
mensual. El GANTT deberá entregarse además en un (01) archivo MS Project y en PDF
(en CD).
Informe sobre congresos o conferencias con más de 150 participantes donde ha
participado la Rama Estudiantil como organizadora o apoyo (Indicar nombre del
congreso, fechas y entidad organizadora). Adjuntar además documentos probatorios
(certificados, constancias, fotografías, etc.)
Cartas simples de Compromiso de Auspicio (opcional).
Plan de Proyección del Congreso: Planteamientos y sustentos respecto a acciones para
que INTERCON 2011 revalore su calidad de Congreso Internacional.
Todos los documentos deben consignar la firma y sello de la autoridad correspondiente.
Documento Nº 02 PRESUPUESTO y PLAN DE FINANCIAMIENTO
En el presupuesto económico las ramas estudiantiles deberán basarse en un máximo de 500
participantes a quienes se les cobrará su participación.
Deberá contener lo siguiente:
a) Indicar costo de participación para estudiantes, profesionales, miembros y no miembros
IEEE, de manera individual y como delegaciones.
b) Indicar costos por Tutoriales, Talleres, Visitas Técnicas, entre otras de las diferentes
actividades dentro de la propuesta, aunque estas sean gratuitas.
c) Indicar un presupuesto de gastos con los siguientes ítems básicos.
1. Ceremonia de Inauguración.
2. Ceremonia de Clausura.
3. Concurso de Proyectos.
4. Concurso de Robot.
5. Material para Participantes.
6. Manutención de Expositores (indicar el gasto que se piensa realizar por expositores
extranjeros y nacionales fuera de la ciudad sede en alojamiento, alimentación,
presentes y movilidad dentro de la ciudad).
7. Movilización de Expositores desde su origen hasta la ubicación geográfica del evento
(indicar el gasto que se piensa realizar por expositores extranjeros y nacionales fuera
de la ciudad sede).
8. Manutención de Directivos de la Sección Perú del IEEE (alojamiento, alimentación,
presentes y movilidad dentro de la ciudad).
9. Movilización de Directivos de la Sección Perú del IEEE desde Lima hasta la ubicación
geográfica del evento.
10. Gastos por la realización de eventos especiales.
11. Gastos de publicidad impresa (afiche, trípticos, volantes)
d) Indicar fondos que se espera recibir: Fondos de costos de participación, Auspicios, Fondos de
la universidad, otros.
Nota: Considerar el formato del Anexo Nº 8
3.3 EVALUACIÓN DE POSTULACIONES
La evaluación de la propuesta se realizará en acto privado y en dos (02) etapas:
• Evaluación de la Propuesta de Organización y la Evaluación del Presupuesto Económico
y plan de financiamiento.
• Sustentación del proyecto en forma presencial por parte del Presidente del Comité
Organizador postulante.
El Comité Evaluador estará compuesto por 5 miembros: 02 propuestos por la Directiva de
Sección Perú, 02 propuestos por el Comité de Actividades Estudiantiles y el Presidente del
comité de eventos de la sección Perú del IEEE.
3.4 ETAPA DE EVALUACIÓN DE PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN
Considerar la tabla que se presenta a continuación:
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
Tabla Nº 1
Declaración Jurada según modelo del Anexo Nº 2 de las presentes
Bases.
Carta de Compromiso del Rector de la Universidad.
Carta de Compromiso del Decano de la Facultad.
Carta de Compromiso del Consejero de Rama Estudiantil.
Cartas de Compromiso de Apoyo (especificar apoyo) de otra facultad distinta
(máximo 02 cartas, cada una con un puntaje de 5, firmada por el respectivo
Decano) (opcional). (*)
Carta de Compromiso del Presidente del Comité Organizador del
Anteproyecto INTERCON 2011 (Anexo Nº 3)
Información de la Rama Estudiantil postulante (Anexo Nº 4).
Información de disponibilidad de Infraestructura en la Universidad (Anexo
Nº 5). Si se cuenta con cartas de autoridades de otras facultades u otra
institución que se comprometerá a proporcionar sus instalaciones para el
desarrollo del evento se le otorgará 1 punto por cada carta hasta un máximo
de 5 puntos. (*)
Pueden adjuntarse tomas fotográficas de dichas instalaciones (lo cual no
implica puntaje adicional).
Organigrama del Comité Organizador de INTERCON 2011 (Anexo Nº6).
Brindar toda la información (Nombres completos, copia del carné
universitario, correo electrónico, ciclo de estudios, número de membresía
IEEE, entre otros) de los Miembros del Comité Organizador. Se deberán
adjuntar cartas compromiso por cada miembro del comité organizador,
donde debe constar que apoyará en la organización del INTERCON 2011 en
el cargo que le ha sido asignado. Además, se adjuntará una carta del
Decano, Vicerrector o rector de la institución que refrende las cartas de
compromiso. Para obtener el puntaje completo se deberá presentar el
nombre del Presidente Electo de la Rama Estudiantil, el cual ocupará el
cargo de Vicepresidente de la Comisión Organizadora del INTERCON, de otra
manera solo se asignará un puntaje de 5 puntos.
Propuesta Temática sustentada en las áreas de Ingeniería Eléctrica,
Electrónica, Sistemas, y Ramas Afines a tratarse en el evento.
Información del Evento (Anexo Nº 7). Información del número aproximado
de conferencias, tutoriales y plenarias. Lista de expositores con correos
electrónicos de al menos 50% de las cantidades propuestas (aplican
Visitantes Distinguidos o DLT del IEEE). (*)
2
15
5
5
10
2
2
5
10
10
8
L
M
N
O
P
Q
Lista de eventos adicionales propuesto para INTERCON 2011 (se considerará
un máximo de 3 eventos, de 1 punto por cada evento) Para cada evento
adicional se deberá contar con un subcomité organizador, como mínimo un
Presidente, un Programa de Actividades, un profesional que haga las veces
de asesor indicando su correo electrónico, cargo y empresa o universidad.
Programa Tentativo sustentado del XVIII INTERCON 2011.
Cronograma de actividades en formato GANTT de todos y cada uno de los
comités desde Noviembre de 2009 hasta agosto del 2011, de manera
mensual.
Listado de Congresos con un mínimo de 150 participantes donde ha
participado la Rama Estudiantil como co-organizadora o apoyo en los últimos
02 años (Indicar nombre del congreso, fechas y entidad organizadora).
(opcional) (*)
Se debe adjuntar una carta de la institución organizadora donde se consigne
que la Rama Estudiantil ha participado en los roles antes mencionados. Se
asignará 1 punto por cada evento hasta un máximo de 5 eventos.
Cartas de Compromiso de Auspicio, 2 puntos por cada carta, con un máximo
de 5 cartas. Cada carta deberá contener el nombre de la empresa e indicar
como auspiciará el evento. Se considerará auspicio si el valor de dicho
donativo en el mercado es mayor a 500 dólares. Indicar la empresa
auspiciadora, persona de contacto, teléfono y correo electrónico (opcional).
(*)
Plan de Proyección del Congreso. Se considerará los planteamientos y
sustentos respecto a actividades adicionales para que INTERCON se
establezca como un evento reconocido a nivel de Latinoamérica y con esto
se revalore su calidad de Congreso Internacional. (Opcional). Se asignará 1
punto por cada planteamiento, hasta un máximo de 4 planteamientos
TOTAL
3
2
2
5
10
4
100
Nota importante:
Para que una propuesta se considere válida deberá obtener un puntaje mínimo de 75 puntos,
de no ser así será descalificada.
Una vez asignada la sede, el Comité Evaluador verificará la veracidad de la información
marcada con (*) y de ser incorrecta se designará la sede a otra universidad y se hará publico el
retiro de la sede a la universidad por falta grave al concurso.
3.5 ETAPA DE EVALUACIÓN DE PRESUPUESTO Y PLAN DE FINANCIMIENTO
El Presupuesto económico se evaluará sobre un puntaje máximo de cien (100) puntos.
• La sola presentación del presupuesto económico significara 50 puntos y deberá
contener los ítems básicos solicitados para ser válida.
• La sustentación de posibles gastos, como: Proformas y Cotizaciones; significará una
bonificación de 5 puntos por cada documento presentado hasta un máximo de 10
documentos. Las cotizaciones o proformas presentadas deben referirse a ítems o rubros
distintos.
3.6 CALCULO DEL PUNTAJE TOTAL
Una vez calificada las postulaciones mediante la Propuesta de Organización y el Presupuesto
Económico se procederá a determinar el puntaje total de las mismas, mediante la aplicación de
la siguiente formula:
PTPi = 0.60 POi + 0.40 PEi
Donde:
PTPi: Puntaje Total del Postulante i
POi: Puntaje por Evaluación de la Propuesta de Organización del Postulante i
PEi: Puntaje por Evaluación del Presupuesto Económico del Postulante i
En todos los casos, el puntaje total se calculará hasta el segundo decimal.
IV. OTORGAMIENTO, NOTIFICACIÓN Y CONSENTIMIENTO DE LA SEDE
Se otorgará la sede al postulante que obtenga el mayor Puntaje Total. El otorgamiento de la
sede, se notificará a todos los postulantes en la misma fecha, oportunidad en la que se
entregará a los postulantes copia del acta y el cuadro comparativo con respecto al ganador.
La Publicación del consentimiento de la sede se efectuará al día siguiente de haber quedado
consentido el otorgamiento de la sede, éste será publicado en la Página Web de la Sección Perú
del IEEE.
El comité organizador del INTERCON deberá enviar la carta de compromiso del comité
organizador, en un plazo máximo de 15 días, de no hacerlo se otorgará la sede al rama
estudiantil que ocupo el segundo lugar, según puntaje del jurado.
Se puede realizar el INTERCON en otro lugar que no sea el campus Universitario siempre y
cuando se provea de las facilidades de movilización y traslado entre ambientes donde se
realicen los eventos. Por ejemplo, es común que la inauguración se realice en un lugar diferente
del campus universitario de la universidad sede del INTERCON. Se debe tratar en lo posible que
no se pierda la identificación de la Universidad sede.
V. DISPOSICIONES FINALES
Se otorgará la sede al postulante que obtenga el mayor Puntaje Total. En caso de empate se
utilizará la siguiente disposición:
• Se designará sede a aquella universidad que aun no ha desarrollado INTERCON en una
versión anterior.
• El siguiente criterio de continuar dicho empate será designar sede a aquella universidad
que se encuentre fuera de Lima.
• En caso de que el Comité de Convocatoria INTERCON 2011 considere pertinente se
podrá extender el plazo de presentación de postulaciones a la sede INTERCON 2011.
• Aquella sede que desconozca los compromisos adquiridos durante la organización del
INTERCON, será desconocida y se adjudicará a la que se encontraba en el segundo
puesto. El representante de mayor jerarquía de la sede deberá renovar su compromiso
en el mes de octubre del año 2010.
VI. DEL JURADO EVALUADOR PARA LA SUSTENTACION
El jurado evaluador para la sustentación de los postulantes a SEDE INTERCON 2011, se darán a
conocer el día de la exposición de propuestas.
El jurado evaluador, estará conformado por tres ingenieros de la Sección Perú y dos miembros
del SAC.
FORMATO N° 1
REGISTRO DE PARTICIPANTE
Lima, XX de xxxxxx de 2009
Por medio de la presente. Yo,……………………….............. (Nombre del presidente de la Rama
Estudiantil), con N° de membrecía IEEE.........................................., procedente de la Rama
Estudiantil IEEE de la.......................................... (Nombre de la Universidad), con Code School
IEEE Nº...............; solicito tengan a bien considerar a nuestra Rama Estudiantil como
participante al concurso para la Selección de la Sede del XVIII Congreso Internacional de
Ingeniería Eléctrica, Electrónica y de Sistemas - INTERCON 2011.
Para tal fin adjunto la siguiente información:
Presidente del Comité Organizador:
Apellidos y Nombres: ........................................................
Nº Membrecía IEEE: .........................................................
E-mail alias IEEE: ..............................................................
Nº Teléfono Fijo: ..............................................................
Nº Teléfono Celular: .........................................................
Consejero de la Rama Estudiantil:
Apellidos y Nombres: ........................................................
Nº Membrecía IEEE: .........................................................
E-mail alias IEEE: .......................................................................
Nº Teléfono Fijo: ...............................................................
Nº Teléfono Celular: .........................................................
Declarando que toda esta información es verídica y las personas que se mencionan están
informadas de este Registro de Participante.
Atentamente,
..........................................................................
Firma Presidente Rama Estudiantil IEEE
Nombre y Apellidos: ………........................................
E-mail alias IEEE:........................................
Teléfono Fijo: ........................................
Celular: ........................................
ANEXO N° 1
TERMINOS DE REFERENCIA
REQUERIMIENTO DE ORGANIZACIÓN
1) ALCANCE
La Sección Perú del IEEE, esta conformada por miembros estudiantes y profesionales a nivel
nacional. Siendo su interés la promoción y el desarrollo de la Ingeniería Eléctrica, Electrónica,
de Sistemas y Ramas Afines, así como las disciplinas relacionadas para el beneficio público y de
la profesión. La Sección Perú del IEEE es parte de una asociación sin fines de lucro, (the
Institute of Electrical and Electronics Engineers), la organización técnica profesional más grande
del mundo, con más de 360,000 miembros en más de 150 países. El IEEE busca la prosperidad
global, fomentando la innovación tecnológica, permitir el crecimiento profesional de nuestros
miembros y promover una comunidad técnica a nivel mundial.
El Congreso Internacional de Ingeniería Eléctrica, Electrónica y de Sistemas – INTERCON, es un
evento anual que es organizado por una Rama Estudiantil IEEE de la Sección Perú desde 1994
en conjunto con la universidad de procedencia, en el cual se reúnen profesionales y
estudiantes, nacionales e internacionales. De esa manera se desarrolla el liderazgo para el
intercambio de conocimientos.
El motivo de este concurso es impulsar la competencia entre estudiantes de las distintas Ramas
Estudiantiles IEEE para decidir quien organizará el siguiente INTERCON.
Entre las principales actividades desarrolladas en INTERCON tenemos: Ceremonias de
Inauguración y Clausura, Tutoriales, SPAC’s, Conferencias Magistrales, Llamados de Artículos de
Investigación (call for paper), Concurso de Proyectos, concurso nacional de robótica IEEE,
Plenarias, Visitas Técnicas, Feria Tecnológica, Actividades Culturales, Recreativas y/o Turísticas,
entre otras.
2) CARACTERÍSTICAS DE UN EVENTO
Es una práctica estándar para un congreso iniciar con una ceremonia de inauguración, después
desarrollar un programa el cual es dividido en sesiones plenarias y/o sesiones en paralelo. En
caso de haber varios idiomas la organización generalmente arregla las comodidades para
interpretaciones simultáneas a través del evento. La organización designa personas encargadas
de atender a los asistentes y sus delegaciones.
La búsqueda de la calidad y éxito del congreso es extremadamente importante. Todos los
lugares del congreso deben estar adecuadamente señalizada, así las delegaciones pueden
fácilmente encontrar sus destinos. Las delegaciones requerirán los diferentes servicios básicos
(cafeterías, restaurantes, servicios higiénicos, etc.), los lugares de conferencia deben estar
equipados con equipos técnicos requeridos para los expositores y la audiencia (equipos
audiovisuales y de sonido) los cuales deben ser operados por personal capacitado. En adelante
la organización debe asegurar los servicios de seguridad y atención médica para superar
emergencias.
a) DE LA CEREMONIA DE INAGURACIÓN Y CLAUSURA
• La ceremonia de Inauguración y Clausura contempla como mínimo un ambiente
con capacidad entre 500 y 1000 personas, con equipos de audio y video, una
mesa de honor, un presentador, alguna actividad artística, estandartes del
Perú, de la Universidad y del IEEE.
• Duración: Entre 1 hora - 1 hora y 30 minutos.
• Características:
i. Palabras de bienvenida a los participantes.
ii. Palabras de la(s) autoridad(es) Universitarias
iii. Palabras de la(s) autoridad(es) del IEEE Sección Perú
iv. Palabras del presidente de INTERCON y/o del presidente de la Rama
Estudiantil.
v. Premiación del Concurso de Proyectos.
vi. Premiación de Concursos Adicionales.
vii. Palabras de Inauguración o Clausura.
viii. Actividades Artísticas.
Caso Especial: La Sección Perú del IEEE en conjunto con la Asociación Electrotécnica
Peruana AEP realiza la entrega de un reconocimiento bianual, PREMIO ELEKTRON. Para
la cual los organizadores del INTERCON deberán de proporcionar un espacio durante la
inauguración para dicha entrega. El Premio ELEKTRON, es otorgado bajo concurso
público al reconocimiento profesional. Para el 2010 no se aplica la entrega de tal
premio. Mayor información: http://www.ieeeperu.org .
b) TUTORIALES
• Los Tutoriales son cursos de corta duración; dictados por profesionales
especialistas en las áreas de Ingeniería Eléctrica, Electrónica, de Sistemas y
Ramas Afines. Estos tienen por objetivo actualizar y capacitar a los asistentes
en el manejo de alguna tecnología que se esta utilizando en la investigación y
la industria.
• Duración: de 4 a 6 horas.
• Características:
o Pueden ser cursos netamente teóricos o teórico-prácticos.
• Productos a entregar.
o 01 copia de la presentación en papel o en medio digital.
o Datos del ponente.
o Certificación.
c) SPAC
• Las Conferencias de Afirmación Profesional a Estudiantes, (En ingles "S-PAC",
"Student-Professional Awareness Conference") exploran los aspectos no
técnicos que afectan las carreras de los ingenieros, independientemente de
como estén capacitados técnicamente. Los S-PAC’s permiten a los estudiantes
aprender de las experiencias variadas de ingenieros exitosos. Tienen el
potencial de estimular la continuidad y participación en el IEEE. Pueden
convertirse en una gran fuerza para mejorar la profesión en los años venideros.
• Duración: de 4 a 8 horas.
• Características:
o Los S-PAC exitosos normalmente incluyen dos o tres conferencistas y
un panel de discusión. El Comité Organizador debe comunicarse con su
RSAC (Región 9) o con el representante de la Región de SPAC; esta
persona puede brindarle consejos valiosos en cuanto a contenido del
programa y la selección de conferenciantes.
• Los S- PAC que conciernen a los Miembros Estudiantes están representados
en seis categorías:
o Crecimiento Profesional: Asuntos relacionados al desarrollo y
mantenimiento de la carrera profesional tales como: certificación o
licencia para la practica profesional, educación continuada (incluyendo
estudios de postgrado), cambio de responsabilidades (Ej.: técnicas
gerenciales), derechos de propiedad intelectual (secretos de la empresa,
patentes, derechos de reproducción), métodos de comunicación (oral,
escrito).
o Trabajo: Las realidades de obtener un empleo y el ambiente de trabajo,
búsqueda del empleo, destrezas de preparación de resumen de vida,
entrevistas de empleo, creación de empresa propia (emprendimiento),
•
consultaría profesional, figuras de modelo y mentores, ambiente de
oficina y condiciones de trabajo.
o Ética Profesional y Responsabilidad Social: Los estándares y conducta
ética de los ingenieros para con sus empleados, colegas, clientes, el
publico y la sociedad: integridad profesional versus lealtad corporativa,
alertas publicas, litigación por responsabilidad sobre productos, el
ingeniero como "perito", la relación entre tecnología y sociedad,
promoción de la profesión de ingeniería ante la sociedad.
o Gerencia Personal: Desarrollo de destrezas para la gerencia personal:
planificación financiera para su futuro, seguros, pensiones, inversiones,
destrezas de gerencia de tiempo, gerencia de comités y reuniones.
o El Ingeniero y la Política Pública: El papel que puede desempeñar el
ingeniero en la formulación y desarrollo de la política publica:
Interacción con el gobierno y las agencias reguladoras, legislación,
cabildos, competitividad tecnológica, política tecnológica.
o Papel de la Sociedad Profesional: La función de Sociedades
Profesionales, tales como el IEEE, en su carrera y en su profesión:
actividades voluntarias, oportunidades de desarrollo profesional y
crecimiento personal, mecanismos para recibir e informar cambios en la
vanguardia del arte y la vanguardia de la practica.
Productos a entregar.
o 01 copia de la presentación en papel o en medio digital.
d) CONFERENCIAS MAGISTRALES
• Es una exposición de temas relacionados a los últimos avances tecnológicos y
científicos en los campos de Ciencia e Ingeniería. Realizada por reconocidos
profesionales.
• Duración: de 1 a 2 horas por conferencia.
• Características:
o Se debe contar con proyector multimedia para el expositor.
o Se debe contar con dos personas como mínimo para ubicar a los participantes y
ayudar al expositor en lo que sea necesario.
• Productos a entregar
o 01 copia de la presentación en papel o medio digital.
e) PLENARIAS
• Son sesiones desarrolladas usualmente en el auditorio principal del congreso al
inicio y al final, son atendidos por todas las delegaciones y deben establecer temas
de interés actual.
• Duración: de 1 a 2 horas por plenaria.
• Características:
o Se debe contar con más de dos especialistas en el tema a discutir.
o Se debe contar con proyector multimedia y equipos de audio para los
expositores.
o Se debe contar con un moderador.
f) CALL FOR PAPERS.
• CALL FOR PAPERS (CFP) es una actividad académica que consiste en invitar a los
investigadores a presentar sus avances científicos.
• Características:
o Se debe de contar con un comité de programa, quienes se encargaran de
la convocatoria y un comité evaluador. Quienes evaluarán los trabajos de
investigación.
o Se debe contar con un jurado evaluador, profesores o profesionales en los
diferentes temas propuestos, no necesariamente son de la localidad.
o Se debe publicar las fechas del plazo (deadline), así como las direcciones
electrónicas a quien enviar el paper.
El INTERCON es un evento internacional pero de cobertura Latinoamérica
de acuerdo a su historia, y como tal, los call for papers, como se estila en
los eventos Latinoamericanos, pueden ser en ambas lenguas (español e
inglés). Se puede usar el Myreview como herramienta de compilación y
evaluación, es decisión de la comisión Organizadora usar las herramientas
que puedan permitirles una mayor automatización del proceso de
evaluación sin perjuicio de los evaluadores que se designen.
Producto a entregar
o Un compendio de los papers aprobados, en papel o en medio digital, bajo
código ISBN de publicación.
o
•
g) CONCURSO DE PROYECTOS
• El concurso consiste en una invitación a los estudiantes de pregrado, postgrado y/o
Profesionales de Ingeniería Eléctrica, Electrónica, de Sistemas y ramas fines, a
presentar trabajos de investigación aplicado con el propósito de contribuir a un
mayor intercambio científico y tecnológico.
• Es función de la Comisión Organizadora el presentar propuestas para la evaluación
de los proyectos presentados en el CALL for Papers y en el Concurso de Proyectos.
Las propuestas serán analizadas en conjunto con la Directiva de Sección Perú
• Duración: se realizara durante el evento.
• Características:
o Las bases de este concurso son desarrollados tomando como ejemplo las
bases de las versiones anteriores de INTERCON, siendo publicadas a través
de la página Web del evento con seis meses de anticipación.
o El jurado debe estar compuesto por reconocidos especialistas en Ingeniería,
y deben ser convocados con 6 meses de anticipación.
• Productos a entregar:
o 01 copia con los abstracts de los proyectos en papel o formato digital
h) CONCURSO NACIONAL DE ROBÓTICA PARA ESTUDIANTES.
• El concurso consiste en una invitación a los estudiantes de pre-grado, postgrado
y/o profesionales de ingeniería afines a la robótica, a presentar prototipos de robots,
según las diferentes categorías que se planteen.
• Una categoría particular es el OPEN o LIBRE, categoría cuyas bases esta propuesto
por el Concurso Latinoamericano de Robótica para estudiantes, LARC. Esta
categoría es la más importante ya que es eliminatoria para seleccionar el
representante de Perú para el LARC.
• Las bases del LARC salen en el mes de diciembre de un año anterior, se
recomienda empezar a promocionar esas bases para el concurso, ya que la
construcción del robot demanda tiempo (por lo menos 6 meses).
• El premio de esta categoría por lo general es un pasaje ida y vuelta para una
persona a la ciudad donde se llevara a cabo el LARC. Adicionalmente el IEEE apoya
con $500 de bolsa de viaje.
• Para apoyar al evento, el IEEE RAS envía un DLT, con el cual se puede aprovechar
en sacar fondos para el premio, o participar del INTERCON.
• Las otras categorías, aunque no menos importantes, son las clásicas: Seguidor de
Línea, Sumo, mini sumo, batalla, soccer, etc.
• Duración: se llevara a cabo en dos días, siendo el primer día las eliminatorias hasta
la semifinal, y el segundo día la final.
• El comité organizador debe presupuestar los premios para los ganadores del
Concurso de Robótica para desembolsarlo de acuerdo a lo que se defina como
premios en las demás categorías.
Observación: La consecución de ponentes estará a cargo de la Comisión Organizadora del
INTERCON de acuerdo a la temática de las ponencias. Es deber de Sección Perú apoyarlos
sugiriendo algunos expositores distinguidos y evaluar a los propuestos por la Comisión
Organizadora.
3) PAGINA WEB
• La pagina Web ha llegado a ser ampliamente utilizada para la promoción del
congreso, esta debe contener información importante para los participantes y si es
posible facilitar el registro de los participantes al mismo.
• La página web, en una primera versión informativa, deberá estar colgada como
mínimo a 4 meses del último INTERCON. Se recomienda usar el host y dominio que
brinda el IEEE, ver www.ewh.ieee.org
• Características:
o Se debe contar con un host disponible para promocionar el evento.
o Debe contar con una aplicación de registro en línea desde seis (6) meses
antes del evento.
o Se debe publicar la fecha del evento, así como las fechas límites de las
diferentes actividades dentro del congreso.
o Se debe incluir un cronograma de las actividades del INTERCON con un
mes de anticipación, indicando horas, capacidades, ponentes y ubicación.
o Puede incluir un acceso ftp u otro, para transferencia de archivos entre los
investigadores participantes del call for papers y los organizadores y/o
evaluadores.
4) COMITÉ ORGANIZADOR
El comité organizador del evento debe contener como mínimo los siguientes encargados y
subcomités, y cuyas funciones se establecen a continuación.
Directiva
Presidente:
• Es el representante de la organización por ende el interlocutor autorizado entre los
miembros de la organización, la Sección Perú y las autoridades de la institución
académica sede del INTERCON.
• Es el responsable directo de toda acción que sea generada por cualquier miembro de la
organización.
• Coordina permanentemente con el Presidente del Comité de Eventos de Sección Perú.
Vice- presidente:
• Este cargo será ocupado por el presidente electo de la rama estudiantil del año en que
se organizará el INTERCON. Ejemplo: el vicepresidente del INTERCON 2010 debe de
ser el Presidente de la Rama Estudiantil 2010, quien fue elegido electo en el año 2009.
• Si coinciden, el presidente electo de la rama estudiantil IEEE y el presidente del comité
organizador, el cargo de vicepresidente lo asumirá el vicepresidente electo de la rama
estudiantil.
• Tiene las mismas facultades del presidente cuando este se ausenta por alguna razón.
• Es la persona autorizada para decidir sobre cualquier tema que afecte a la organización.
Secretario:
• Es el encargado de recopilar, organizar y distribuir la información entre los directivos de
la organización y los demás miembros de la organización.
• Es el encargado de recopilar, organizar y distribuir la información entre los directivos de
la organización y los directivos de la Sección Perú.
• Colabora junto al vicepresidente en la toma de decisiones que afecten a la organización.
Tesorero:
• Se encarga de administrar los recursos económicos de la organización.
• Tiene el deber de informar con anticipación la falta de algún recurso necesario para el
óptimo funcionamiento de la directiva.
• Actúa con rapidez, resuelve y opina ante cualquier evento que involucre la toma de
decisiones que afecten a la organización.
• Es el encargado de rendir las cuentas al Tesorero de la Sección Perú.
• Puede ser el administrador de la cuenta custodia para el evento, junto al Tesorero de
Sección Perú.
SUB COMITÉS
Técnico:
• Sugerir la temática del evento en base a la información proporcionada por profesionales
de reputación calificada, profesores de la casa de estudios, directivos de la Sección Perú
o de alguna otra entidad ajena a la misma pero entendida en el tema.
• Definir los temas de las Conferencias, Tutoriales, Plenarias, SPAC y Talleres Técnicos
de darse el caso.
• Elaborar el programa para la convocatoria de ponentes.
• Recabar información de las ponencias con anticipación.
• Elaborar el programa de las Conferencias, Tutoriales, Plenarias, SPAC y Talleres
Técnicos.
• Elaborar el programa del evento junto a la Directiva.
• Organizar las visitas técnicas.
Relaciones Públicas:
• Elaborar la base de datos de empresas, instituciones, profesionales y estudiantes.
• Encargado de la búsqueda de auspicios.
• Contactar y comprometer la participación de empresas.
• Realizar convenios para el traslado y hospedaje de los participantes.
• Coordinar toda actividad junto al Comité Logística.
Concurso Proyectos:
• Conformar las bases para el concurso de proyectos.
• Convocar al comité evaluador de los proyectos.
• Hacer público los proyectos seleccionados.
• Verificar los requerimientos de los participantes y evaluadores, para coordinar con los
subcomités de logística y protocolo.
• Elaborar el programa para la realización de las exposiciones.
• Coordinar junto al Comité de Logística la elaboración de las memorias del concurso de
Proyectos.
Registro e Inscripciones:
• Fijar las fechas de inscripción y confirmación de asistencia al evento.
• Prever la cantidad de participantes al evento.
• Diseñar las fichas y métodos de inscripción.
• Realizar la preinscripción de los participantes.
• Controlar la asistencia de los participantes.
• Repartir el material a los participantes antes y después del evento.
Protocolo:
• Se encarga de la recepción de los invitados.
• Gestionar anfitrionas (es) para el evento.
• Acompañar en las diferentes visitas y actividades del evento a las delegaciones y
personalidades que asistan al evento.
• Diseñar y repartir las invitaciones a autoridades, personalidades e instituciones.
•
•
Atender y brindar información a los ponentes y participantes antes, durantes y después
del evento.
Tomar fotografías, filmaciones y material adicional durante la realización del evento.
Logística:
• Se encarga de las coordinaciones para obtener información de la infraestructura
disponible para el evento.
• Coordinar con los subcomités técnico, concurso de proyectos y de inscripciones la
selección de los auditorios mas adecuados.
• Negociar la obtención de los auditorios seleccionados y proveer del equipo y material
necesario según los requerimientos de los subcomités técnico, concurso de proyectos y
de inscripciones.
• Señalizar adecuadamente los ambientes a utilizarse durante el evento.
• Imprimir fichas de inscripción, afiches, trípticos, credenciales, certificados, entre otros
requeridos por los subcomités técnico, concurso de proyectos y de inscripciones.
• Supervisar el buen funcionamiento de la infraestructura requerida.
• Diseñar las memorias del evento coordinando con la directiva.
• Coordinar el transporte de los participantes del evento junto con el Comité Técnico,
Registro e Inscripciones.
• Elaborar las memorias del concurso de proyectos coordinando con el comité de
Concurso de Proyectos.
• Elaborara la lista de hoteles y restaurantes, y en conjunto con el subcomité de
relaciones públicas negociar los descuentos y promociones durante el evento.
Eventos Especiales:
• Organizar la inauguración y clausura de INTERCON 2011.
• Elaborar tours y otras actividades concernientes al evento.
• Encargarse de la organización de actividades extras, como concursos de robots, ferias
tecnológicas, talleres para estudiantes, concurso de papers, entre otros.
• Coordinar con los subcomités de logística, protocolo y publicidad para la promoción de
las actividades extras.
Publicidad:
• Buscar canales de distribución en donde colocar propaganda, como universidades,
institutos, medios radiales, televisivos, medios gráficos, Web, etc.
• Difundir el evento a través de los medios IEEE como RAB, NOTICIEEERO, Carta de
Noticias, listas IEEE, Comunidad Virtual, entre otros.
• Difundir el evento a nivel masivo, a través de todos los medios (revistas, periódicos,
radio, televisión, etc.); así como la preparación de las charlas informativas.
• Diseñar, elaborar y actualizar la pagina Web del evento, coordinando con el Comité de
Inscripciones.
• Tramitar los permisos para la publicidad de acuerdo a cada lugar donde se exponen los
avisos.
• Coordinar con el Comité Organizador las comunicaciones con los coordinadores
extranjeros.
• Hacerse cargo de diseño de las tarjetas de presentación, afiches de eventos, trípticos,
dípticos, así como; solaperos, gafetes, lapiceros, reglas, blocks, taps, polos, gorras,
bolsas, maletines, cajas, trofeos, diseño de certificados, etc.
5) OBLIGACIONES PARA EXPOSITORES IEEE EN LA MODALIDAD VISITANTE
DISTINGUIDO DLT-DVP
Uno de los beneficios del IEEE es la oportunidad de invitar a uno de sus conferencistas
distinguidos, llamados DLT o DVP, de acuerdo a cada sociedad del IEEE. Por ello el IEEE costea
parte de su viaje (entre 600 y 800 USD). En caso se solicite un visitante distinguido (DLT-DVP),
deberá existir un compromiso de costear los gastos de manutención de dicha personalidad
durante su estadía en el país. La gestión de solicitud de un DLT-DVP, deberá ser coordinada
con el Presidente del Capítulo Profesional respectivo. Si no hubiese capitulo de dicha sociedad,
coordinar con el Presidente del Comité de Membresías de la Sección Perú.
6) FECHAS DEL EVENTO
La fecha del evento deberá ser establecida en función a la disponibilidad de vacaciones de la
mayoría de las universidades peruanas para asegurar la participación del mayor número de
estudiantes posibles. El mes sugerido para el evento es el mes de AGOSTO.
7) ACTIVIDADES ADICIONALES
A través de las diferentes versiones de INTERCON se ha logrado alcanzar un crecimiento
notable. También se han agregado diferentes sub-eventos dentro del congreso, entre los cuales
cabe resaltar:
Call for paper
Concurso de proyectos
Tutoriales especializados
Plenarias
Conferencias Magistrales
SPAC
Visitas Técnicas
Concurso de Poster
Concurso Nacional de Robótica IEEE
Se espera que las siguientes versiones logren adoptar y continuar con estos eventos.
Toda actividad adicional debe ser coordinada con el encargado de INTERCON y el Presidente
del Comité de eventos de Sección Perú.
8) Del Logo del INTERCON.
A lo largo del tiempo, desde su primera versión en 1994, el INTERCON ha ido mejorando, cada
vez siendo un congreso más completo, siendo aceptado y logrando tener un espacio en el
entorno estudiantil universitario y social, por ser un punto de encuentro a nivel nacional e
internacional de estudiantes, investigadores y representantes empresariales, mostrando los
diferentes avances tecnológicos. La sección Perú del IEEE, para el bien del encuentro esta
haciendo los preparativos para lograr que el INTERCON se establezca como una marca, por lo
que el logo queda definido según el siguiente ejemplo.
INTERCON es una marca y como tal no puede ser cambiada, así como su logotipo. Se permitirá
tener un logo conmemorativo adicional, pero el principal debe ser el original, de acuerdo al
presente numeral.
En el detalle de la publicidad se podrá añadir más ramas de las ingenierías pero previa
autorización de la directiva del la Sección Perú, quienes reglamentarán la publicidad a través de
su Comité de Eventos y el SAC.
ANEXO N° 2
DECLARACION JURADA DEL PRESIDENTE ACTUAL DE LA RAMA ESTUDIANTIL
(MODELO)
Lima, xx de xxxxx de 2009
Señor:
Presidente del Comité de Convocatoria INTERCON 2011 de la Sección Perú del IEEE.
Presente.De mi especial consideración:
Yo,…………………………………………………………….. (Nombres y Apellidos del Presidente de la
Rama Estudiantil), identificado con Nº Membresía Estudiantil.................... , DECLARO BAJO
JURAMENTO que la Rama Estudiantil IEEE - ………… (Siglas de la Universidad postulante).
1. No tiene impedimento para participar en este proceso de selección por tener una rama
estudiantil reconocida por el IEEE y que no se encuentra observada por falta de miembros.
2. Conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de
selección.
3. Es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta a efectos del
proceso.
4. Da buena fe del Presidente del Comité Organizador y asegura que este no terminará sus
estudios universitarios antes de la fecha de realización de INTERCON 2011.
5. Se compromete a ayudar en la organización de INTERCON 2011 en caso sea designada la
…………………………………. (Nombre de la universidad) como sede de este evento.
...........................................................................
Firma Presidente Rama Estudiantil IEEE
Nombre y Apellidos: ………........................................
Alias IEEE :........................................
Teléfono Fijo : ........................................
Celular : ........................................
ANEXO N° 3
CARTA DE COMPROMISO DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ ORGANIZADOR
(MODELO)
Lima, xx de xxxx del 2009
Señor:
Presidente del Comité de Convocatoria INTERCON 2011 de la Sección Perú del IEEE.
Presente.De mi especial consideración:
Yo,…………………………………………………………….. (Nombres
y Apellidos del Presidente del
Comité Organizador), identificado con Carné Universitario Nº...................., desigando como
Presidente del Comité Organizador del anteproyecto INTERCON 2011 sede en……… (Nombre de
la universidad).
ME COMPROMETO A:
1. Conformar y Presidir un Comité Organizador para INTERCON 2011 en base a estudiantes de
mí Universidad, los cuales no egresarán antes de la fecha de la realización del evento.
2. Que en caso de ser seleccionada nuestra propuesta, enviar cada quincena de mes, un
informe del avance de la organización de este evento y realizar una reunión cada fin de mes
con la directiva de Sección Perú del IEEE y el Comité de Actividades Estudiantiles, para evaluar
dicho informe.
...........................................................................
Firma Presidente del Comité Organizador
Nombre y Apellidos: ………........................................
Alias IEEE :........................................
Teléfono Fijo : ........................................
Celular : ........................................
ANEXO N° 4
DECLARACION JURADA DE LA RAMA ESTUDIANTIL POSTULANTE
(MODELO)
Lima, xx de xxxx del 2009
Señor:
Presidente del Comité de Convocatoria INTERCON 2011 de la Sección Perú del IEEE.
Presente.De nuestra especial consideración:
Por intermedio de la presente tenemos el agrado de presentarnos al Concurso Sede del XVIII
Congreso Internacional de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y de Sistemas - INTERCON 2011,
convocado por el comité que preside.
Para tal efecto, agradecemos a usted tener en cuenta la siguiente información:
· Nombre de la Rama Estudiantil: ………………………………………………………………………….
· Fecha de Reconocimiento por el IEEE: ………………………………..………………….…
· Code School IEEE: …………………………………………………………………………………………..
· Ubicación dentro de la Universidad: …………………………………………………………………….
· Dirección Web: ……………………………………………………………………………………………….
· Correo Electrónico de la Rama Estudiantil: ……………………………………………………………
· Ubicación geográfica de la Universidad:
Departamento: …………… Provincia: ……………. Distrito: ……………Código Postal:
· Número de miembros IEEE hasta agosto 2009: ………………………………………………………
· Número de Colaboradores en la Rama Estudiantil: ………………………………………………….
· Organizó una anterior versión del INTERCON ( ) No
( ) si Año del evento: ……………
Por la presente declaramos bajo juramento que la información contenida en el presente
documento expresa la verdad.
Atentamente,
...........................................................................
Firma Presidente Rama Estudiantil IEEE
Nombre y Apellidos: ………........................................
Alias IEEE :........................................
Teléfono Fijo : ........................................
Celular : ........................................
‘‘Consignar otras firmas que acompañar las firmas de la Directiva de la Rama Estudiantil’’
(Firma, nombre y apellido, y cargo)
ANEXO N° 5
INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA UNIVERSITARIA
(MODELO)
Lima, XX de xxxx del 2009
Señor:
Presidente del Comité de Convocatoria INTERCON 2011 de la Sección Perú del IEEE.
Presente.De nuestra especial consideración:
Por intermedio de la presente tenemos el agrado de presentarnos al Concurso Sede del XVIII
Congreso Internacional de Ingeniería Electrónica, Eléctrica, y de Sistemas - INTERCON 2011,
convocado por el comité que preside.
Para tal efecto, agradecemos a usted tener en cuenta la siguiente información de la
infraestructura disponible para la organización de este evento:
Item 1) Número de auditorios con capacidades mayores a 500 personas: __
Del Item 1: cuantos auditorios cuentan con equipos de audio y video de manera permanente: _
Del Item 1: cuantos auditorios se encuentra en su facultad: __
Del Item 1: cuantos auditorios se encuentran en el mismo campus universitario de su facultad._
Item 2) Número de auditorios con capacidades mayores a 300 personas: __
Del Item 2: cuantos auditorios cuentan con equipos de audio y video de manera permanente: _
Del Item 2: cuantos auditorios se encuentra en su facultad: __
Del Item 2: cuantos auditorios se encuentran en el mismo campus universitario de su facultad:_
Item 3) Número de salones con capacidades a 100 personas o más: __
Del Item 3: cuantos salones cuentan con equipos de audio y video de manera permanente: __
Del Item 3: cuantos salones se encuentra en su facultad: __
Del Item 3: cuantos salones se encuentran en el mismo campus universitario de su facultad: __
De no contar con la infraestructura suficiente en su facultad, ha conversado con las autoridades
de las otras facultades para saber si se les alquilará o prestará dicha infraestructura en caso sea
elegido sede de INTERCON 2011.
( ) SI
(
) NO
NOMBRE de dichas Facultades con la siguiente información
FACULTAD:
Nº auditorios con capacidad mayor a 400 personas:
Nº auditorios con capacidad mayor a 150 personas:
Nº salones con capacidad mayor a 100 personas:
Teléfono facultad:
FACULTAD:
Nº auditorios con capacidad mayor a 400 personas:
Nº auditorios con capacidad mayor a 150 personas:
Nº salones con capacidad mayor a 100 personas:
Teléfono facultad:
Por la presente declaramos bajo juramento que la información contenida en el presente
documento expresa la verdad.
Atentamente,
...........................................................................
Firma Presidente Rama Estudiantil IEEE
Nombre y Apellidos: ………........................................
Alias IEEE :........................................
Teléfono Fijo : ........................................
Celular : ........................................
ANEXO N° 6
ORGANIGRAMA DEL COMITÉ ORGANIZADOR
(MODELO)
Lima, xx de xxxx del 2009
Señor:
Presidente del Comité de Convocatoria INTERCON 2011 de la Sección Perú del IEEE.
Estimado Señor:
Por intermedio de la presente tenemos el agrado de presentarnos al Concurso Sede del XVIII
Congreso Internacional de Ingeniería Eléctrica, Electrónica y de Sistemas - INTERCON 2011,
convocado por el comité que preside.
Para tal efecto, agradecemos a usted tener en cuenta la siguiente información organizativa
disponible para la organización de este evento:
Presidente:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Semestre:
Carnet Universitario Nº:
Vice-Presidente:
El cargo de Vicepresidente lo ocupará el presidente electo de la rama estudiantil del año en que
se realizara el congreso.
Secretario:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Tesorero:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Semestre:
Semestre:
Carnet Universitario Nº:
Carnet Universitario Nº:
Responsables Subcomités:
Presidente del Comité de Relaciones publicas:
Año de egreso de la Universidad:
Semestre:
Correo electrónico:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Técnico:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Semestre:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Concurso Proyectos:
Año de egreso de la Universidad:
Semestre:
Correo electrónico:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Registro e Inscripciones:
Año de egreso de la Universidad:
Semestre:
Correo electrónico:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Protocolo:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Semestre:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Logística:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Semestre:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Eventos Especiales:
Año de egreso de la Universidad:
Semestre:
Correo electrónico:
Carnet Universitario Nº:
Presidente del Comité de Publicidad:
Año de egreso de la Universidad:
Correo electrónico:
Carnet Universitario Nº:
Semestre:
Por la presente declaro bajo juramento que la información contenida en el presente documento
expresa la verdad y que cada Presidente conoce las funciones y responsabilidad desde su
comité en base a las referencias del Anexo 1 de las presentes bases.
Atentamente,
...........................................................................
Firma Presidente del Comité Organizador
Nombre y Apellidos: ………....... .................................
Alias IEEE :........................................
Teléfono Fijo : ........................................
Celular : ........................................
ANEXO N° 7
INFORMACIÓN DE EVENTO
(MODELO)
Lima, xx de xxxx del 2009
Señor:
Presidente del Comité de Convocatoria INTERCON 2011 de la Sección Perú del IEEE.
Presente.Estimado Señor:
Por intermedio de la presente tenemos el agrado de presentarnos al Concurso Sede del XVIII
Congreso Internacional de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y de Sistemas - INTERCON 2011,
convocado por el comité que preside.
Para tal efecto, agradecemos a usted tener en cuenta la siguiente información de las
actividades a desarrollarse durante INTERCON 2010 (2011) de ser aceptada nuestra propuesta:
Item 1) Nº de Sesiones plenarias: __
Item 2) Nº de Conferencias: __
Del Item 2: cuantos conferencistas de la localidad: __
Del Item 2: cuantos conferencistas internacionales son provistos con ayuda de la universidad: _
Del Item 2: cuantos conferencistas nacionales fuera de localidad: __
Del Item 2: cuantos conferencistas serán provistos con ayuda del IEEE (si se ha propuesto esta
opción, nombre las sociedades, link de la lista de conferencistas y procedimientos para
solicitarlos, deberá tener información del doble de conferencistas propuestos, 2 por sociedad).
Item 3) Nº de Tutoriales: __
Del Item 3: cuantos tutoriales con expositores nacionales serán desarrollados: __
Del Item 3: cuantos tutoriales con expositores internacionales serán desarrollados: __
Item 4) Nº de conferencias en el SPAC (se debe incluir a parte una lista de los temas a
tratarse): __
Del Item 4: cuantos conferencistas nacionales se obtendrán: __
Del Item 4: cuantos conferencistas internacionales se obtendrán: __
Item 5) Nº de visitas técnicas propuestas (hacer una lista de las empresas posibles a las que
se le realizara dicha solicitud e indicar el tiempo promedio que se necesitaría para llegar a dicho
lugar desde las instalaciones donde se realizara el evento y la duración de la visita).
Item 6) Fechas propuestas para desarrollarse el INTERCON 2011.
Por la presente declaramos bajo juramento que la información contenida en el presente
documento expresa la verdad.
Atentamente,
...........................................................................
Firma Presidente del Comité Organizador
Nombre y Apellidos: ………........................................
Alias IEEE :........................................
Teléfono Fijo : ........................................
Celular : ........................................
ANEXO N° 8
PRESUPUESTO ECONÓMICO
(MODELO)
A. DETALLE EGRESOS:
ÍTEMS EGRESOS:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
Ceremonia de Inauguración
Ceremonia de Clausura
Publicidad y Difusión
Material para Participantes (Memorias, certificados, blocks, lapiceros,
Cds, certificados, etc.)
Concurso de Proyectos
Conferencias y Tutoriales (Equipos para Auditorios y Salas, Coffee
Break, Necesidades de
Protocolo, etc.)
Manutención de Expositores (Alojamiento, alimentación, presentes,
movilidad, etc.)
Traslado de Expositores (Nacional e Internacional)
Manutención de Directivos IEEE (Alojamiento, alimentación, presentes,
movilidad, etc.)
Traslado de Directivos IEEE (Nacional)
Eventos Especiales (Cada evento especial se considera como un ítem
independiente)
Otros
(*) De ser necesario agregar NOTAS a manera de ampliación y aclaración de detalles
B. DETALLE INGRESOS:
ÍTEMS INGRESOS:
1. Por participación de estudiantes y profesionales (indicar costos de conferencias y tutoriales
para miembros y no miembros IEEE)
2. Auspicios
3. Fondos de la Universidad
4. Generación de Recursos Propios
5. Aplicación a Programas del IEEE
6. Otros
(*)
1. De ser necesario agregar NOTAS a manera de ampliación y aclaración de detalles.
2. El cuadro anterior es un modelo sugerido, pero se puede usar alguna plantilla que muestre
el flujo de ingresos y egresos del evento. Esta plantilla puede ser solicitada al tesorero de la
Sección Perú del IEEE.
C. RESUMEN INGRESOS – EGRESOS:
Este documento fue elaborado por en su primera versión por: Edison
Pariona Silva y José Durán Talledo. Lima, Perú 2006
Modificado y actualizado para su segunda versión por: Víctor E. Pacora
Suárez.
Modificado y actualizado para su tercera versión por: Gerardo E. Salazar
Lara y Víctor E. Pacora Suárez, Presidente y Vicepresidente del SAC
Perú respectivamente.
Modificado y actualizado para su cuarta versión por: Gerardo E. Salazar
Lara, Presidente del SAC Perú.
Lima Perú 2007-2009.