3 - Policía Nacional de Colombia
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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL RESOLUCIÓN No. _01071_ Por la cual se expide el Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA En uso de las facultades que le confiere el parágrafo 2° del artículo 8° del Decreto 1791 de 2000, y C O N S I D E R A N D O: Que el artículo 28 de la Ley 30 de 1992 “Reconoce a las Universidades el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar a sus autoridades académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos, definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales, otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores y admitir a sus alumnos y adoptar sus correspondientes regimenes y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional” Que el parágrafo 2 del artículo 8 del Decreto 1791 de 2000 “Por el cual se modifican las normas de carrera de personal de Oficiales, Nivel Ejecutivo, Suboficiales y Agentes de la Policía Nacional” establece que el Director General de la Policía Nacional presentará para aprobación del Ministerio de Defensa el Protocolo de admisiones para la Policía Nacional”. Que de acuerdo con el artículo 17 del Decreto 4222 de noviembre 23 de 2006 “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional”, establece entre las funciones de la Dirección de incorporación: 1. Coordinar los procesos de selección e incorporación del personal uniformado y no uniformado para la Policía Nacional de Colombia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley. 2. Coordinar con las Direcciones de la Policía Nacional, la selección del personal requerido para los procesos de formación, las especialidades del servicio policial y el servicio militar de acuerdo con el perfil y competencias definidas. Página 1 de 497 Que se hace necesario reglamentar el Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional, con el fin de estandarizar los procedimientos en que intervienen los funcionarios que participan en el proceso de selección e incorporación y unificar criterios para adelantar un proceso basado en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad e imparcialidad. R E S U E L V E: ARTICULO 1º. Expedir el Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional, como instrumento único que establece el proceso de ingreso a las Escuelas de formación, a las especialidades del servicio policial, cursos y la prestación del servicio militar en la Policía Nacional. ARTÍCULO 2° La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias y requiere para su validez, la aprobación del señor Ministro de Defensa Nacional. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los 12 días del mes de abril de 2007 Director General Elaboró : MY. Rigoberto Acevedo Mora Revisó : CR. Gloria Stella Quintero Velez Página 2 de 497 TABLA DE CONTENIDO Pág. TABLA DE CONTENIDO 3 INTRODUCCIÓN 14 1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA SELECCIÓN E INCORPORACIÓN EN LA POLICÍA NACIONAL 16 1.1 GENERALIDADES 17 1.2 FUNDAMENTO LEGAL 17 1.2.1 Para el proceso de selección e incorporación 17 1.2.2 Para los servidores públicos 22 1.2.3 Para los uniformados 24 1.2.4 Para los servidores públicos no uniformados 26 1.2.5 Para los aspirantes 29 1.3 OBJETIVOS 30 1.3.1 Objetivo general 30 1.3.2 Objetivos específicos 31 1.4 METAS 31 1.5 ESTRATEGIAS 31 1.6 ALCANCE 32 1.7 COBERTURA 32 1.8 RESPONSABLES 33 1.8.1 Dirección de Incorporación 33 1.8.2 Dirección de Sanidad 33 1.8.3 Dirección Nacional de Escuelas 34 1.8.4 Dirección de Talento Humano 34 1.8.5 Dirección Administrativa y Financiera 34 1.9 MODELO DE GESTIÓN HUMANA PARA LA POLICÍA NACIONAL 34 1.9.1 Enfoque por competencias laborales 36 1.9.2 Perfil de competencias laborales del policía 38 1.9.3 Cadena de valor del proceso de selección 38 Página 3 de 497 1.9.3.1 Acciones de seguimiento y autoevaluación 41 1.9.4 CARACTERIZACIÓN DEL MACROPROCESO ESENCIAL 42 2 CONVOCATORIAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN 48 2.1 GENERALIDADES 49 2.2 CONVOCATORIAS DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN PARA ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO 50 2.2.1 Responsables 51 2.2.2 Fundamento legal 51 2.2.3 Objetivos específicos 54 2.2.4 Metas 54 2.2.5 Indicadores de gestión 55 2.2.6 Soporte de los requisitos 59 2.2.6.1 Edad 60 2.2.6.2 Estatura 62 2.2.6.3 Resultados de la prueba de estado - ICFES 64 2.2.7 Requisitos 69 2.2.7.1 Requisitos de convocatoria de bachiller a oficial 69 2.2.7.2 Requisitos de convocatoria de profesional a oficial 70 2.2.7.3 Requisitos de convocatoria de bachiller a patrullero 70 2.2.8 Lineamientos para la administración de las etapas del proceso de selección 71 2.2.9 Criterios generales de seguimiento y autoevaluación 83 2.2.10 Glosario 94 2.2.11 Flujograma 97 2.2.12 Descripción del proceso 102 2.2.13 Cronogramas por convocatorias 128 2.3 PROCESO DE SELECCIÓN PARA ESPECIALIDADES DEL SERVICIO POLICIAL 132 2.3.1 Responsables 132 2.3.2 Fundamento legal 132 2.3.3 Objetivos específicos 135 2.3.4 Metas 135 Página 4 de 497 2.3.5 Indicadores de gestión 136 2.3.6 Requisitos 139 2.3.7 Lineamientos para la administración del proceso 139 2.3.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 141 2.3.9 Glosario 145 2.3.10 Flujograma 146 2.3.11 Descripción del proceso 149 2.4 CRITERIOS DE SELECCIÓN A NACIONALES DE OTROS PAÍSES PARA CAPACITARSE EN LA POLICÍA NACIONAL 162 2.4.1 Responsables 162 2.4.2 Fundamento legal 162 2.4.3 Objetivos específicos 164 2.4.4 Metas 164 2.4.5 Indicadores de gestión 164 2.4.6 Cobertura 165 2.4.7 Requisitos 165 2.4.7.1 Para extranjeros a curso de oficial 165 2.4.7.2 Para extranjeros a curso en especialidades 166 2.4.8 Criterios de evaluación en los exámenes de comprobación 166 2.4.9 Glosario 168 2.5 CONVOCATORIAS DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN PARA PRESTAR EL SERVICIO MILITAR COMO AUXILIARES DE POLICÍA 169 2.5.1 Responsables 170 2.5.2 Fundamento legal 170 2.5.3 Objetivos específicos 177 2.5.4 Metas 178 2.5.5 Indicadores de gestión 178 2.5.6 Requisitos 182 2.5.6.1 Aspirantes a auxiliares bachilleres 182 2.5.6.2 Aspirantes a auxiliares regulares 182 2.5.7 Lineamientos para la administración del proceso de selección 182 Página 5 de 497 2.5.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 189 2.5.9 Glosario 194 2.5.10 Flujograma 195 2.5.11 Descripción del proceso 199 3 PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN 217 3.1 GENERALIDADES 218 3.2 DIVULGACIÓN 219 3.2.1 Responsables 219 3.2.2 Fundamento legal 219 3.2.3 Objetivos específicos 219 3.2.4 Metas 219 3.2.5 Indicadores de gestión 219 3.2.6 Lineamientos para el desarrollo de la etapa de divulgación 220 3.2.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación 228 3.2.8 Glosario 230 3.2.9 Flujograma 233 3.2.10 Descripción del procedimiento 234 3.3 INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES 238 3.3.1 Responsables 238 3.3.2 Fundamento legal 238 3.3.3 Objetivos específicos 238 3.3.4 Metas 238 3.3.5 Indicadores de gestión 239 3.3.6 Lineamientos para el desarrollo de la etapa 239 3.3.6.1 Charla de inducción 240 3.3.6.2 Entrega de carpetas 241 3.3.6.3 Recepción de documentos 242 3.3.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación 242 3.3.8 Glosario 245 3.3.9 Flujograma 246 Página 6 de 497 3.3.10 Descripción del procedimiento 247 3.4 EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS 251 3.4.1 Responsables 251 3.4.2 Fundamento legal 251 3.4.3 Objetivos específicos 252 3.4.4 Metas 253 3.4.5 Indicadores de gestión 253 3.4.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 254 3.4.6.1 Programación de exámenes clínicos y paraclínicos 254 3.4.6.2 Charla de preparación para practicar exámenes 255 3.4.6.3 Práctica de los exámenes 255 3.4.6.4 Revisión de los exámenes 255 3.4.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación 256 3.4.8 Glosario 258 3.4.9 Flujograma 259 3.4.10 Descripción del procedimiento 260 3.5 VALORACIÓN MÉDICA 265 3.5.1 Responsables 265 3.5.2 Fundamento legal 265 3.5.3 Objetivos específicos 266 3.5.4 Metas 267 3.5.5 Indicadores de gestión 267 3.5.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 268 3.5.6.1 Lectura exámenes clínicos especializados y paraclínicos 268 3.5.6.2 Valoración médica general 269 3.5.6.3 Emitir calificación de capacidad psicofísica 272 3.5.7 Criterios de calificación de la capacidad psicofísica 273 3.5.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 281 3.5.9 Glosario 283 3.5.10 Flujograma 284 Página 7 de 497 3.5.11 Descripción del procedimiento 285 3.6 VALORACIÓN ODONTOLÓGICA 288 3.6.1 Responsables 288 3.6.2 Fundamento legal 288 3.6.3 Objetivos específicos 288 3.6.4 Metas 289 3.6.5 Indicadores de gestión 289 3.6.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 290 3.6.7 Criterios de ajuste al perfil 293 3.6.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 298 3.6.9 Glosario 300 3.6.10 Flujograma 303 3.6.11 Descripción del procedimiento 304 3.7 VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL 307 3.7.1 Responsables 307 3.7.2 Fundamento legal 307 3.7.3 Objetivos específicos 308 3.7.4 Metas 308 3.7.5 Indicadores de gestión 308 3.7.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 309 3.7.6.1 Valoración Morfofuncional 310 3.7.6.2 Valoración Físico-atlética 313 3.7.7 Criterios de ajuste al perfil 317 3.7.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 318 3.7.9 Glosario 320 3.7.10 Flujograma 321 3.7.11 Descripción del procedimiento 322 3.8 VALORACIÓN PSICOLÓGICA 326 3.8.1 Responsables 326 3.8.2 Fundamento legal 326 Página 8 de 497 3.8.3 Objetivos específicos 327 3.8.4 Metas 327 3.8.5 Indicadores de gestión 327 3.8.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 328 3.8.6.1 Aplicación de la batería de pruebas psicotécnicas 328 3.8.6.2 Entrevista psicológica 330 3.8.7 Criterios de ajuste al perfil 333 3.8.7.1 Chequeo examen mental 333 3.8.7.2 Perfil de competencias genéricas del policía 336 3.8.7.3 Evaluación de competencias laborales 338 3.8.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 340 3.8.9 Glosario 342 3.8.10 Flujograma 347 3.8.11 Descripción del procedimiento 348 3.9 VALORACIÓN SOCIO-FAMILIAR 352 3.9.1 Responsables 352 3.9.2 Fundamento legal 352 3.9.3 Objetivos específicos 352 3.9.4 Metas 352 3.9.5 Indicadores de gestión 353 3.9.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 354 3.9.7 Criterios de ajuste al perfil 365 3.9.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 366 3.9.9 Glosario 367 3.9.10 Flujograma 370 3.9.11 Descripción del procedimiento 371 3.10 ESTUDIO DE SEGURIDAD 374 3.10.1 Responsables 374 3.10.2 Fundamento legal 374 3.10.3 Objetivos específicos 375 Página 9 de 497 3.10.4 Metas 375 3.10.5 Indicadores de gestión 375 3.10.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 376 3.10.7 Criterios de ajuste al perfil 380 3.10.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 384 3.10.9 Glosario 385 3.10.10 Flujograma 387 3.10.11 Descripción del procedimiento 388 3.11 CONSEJO DE ADMISIONES 391 3.11.1 Responsables 391 3.11.2 Fundamento legal 391 3.11.3 Objetivos específicos 392 3.11.4 Metas 392 3.11.5 Indicadores de gestión 393 3.11.6 Lineamientos para el desarrollo de la valoración 393 3.11.6.1 Consejo de Admisiones para aspirantes a oficial 397 3.11.6.2 Consejo de Admisiones para aspirantes a patrulleros 399 3.11.6.3 Consejo de Admisiones para aspirantes a realizar cursos de especialidades 400 3.11.7 Criterios de evaluación 400 3.11.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación 401 3.11.9 Glosario 402 3.11.10 Flujograma 404 3.11.11 Descripción del procedimiento 405 3.12 ENTREGA DE ASPIRANTES A ESCUELAS DE FORMACIÓN 409 3.12.1 Responsables 409 3.12.2 Fundamento legal 409 3.12.3 Objetivos específicos 411 3.12.4 Metas 411 3.12.5 Indicadores de gestión 412 3.12.6 Lineamientos para el desarrollo de la etapa 413 Página 10 de 497 3.12.6.1 Entrega de aspirantes a curso de oficial y patrullero 413 3.12.6.2 Aspirantes a auxiliares de policía 414 3.12.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación 415 3.12.8 Glosario 417 3.12.9 Flujograma 418 3.12.10 Descripción del procedimiento 419 3.13 SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES 425 3.13.1 Responsables 425 3.13.2 Fundamento legal 425 3.13.3 Objetivos específicos 427 3.13.4 Metas 427 3.13.5 Indicadores de gestión 427 3.13.6 Lineamientos para el desarrollo de la etapa 428 3.13.7 Criterios de seguimiento y auto evaluación 431 3.13.8 Glosario 432 3.13.9 Flujograma 434 3.13.10 Descripción del procedimiento 435 4. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL PROCESO DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN 439 4.1 GENERALIDADES 440 4.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ADMISIONES SIADMI 441 4.2.1 Responsables 441 4.2.2 Fundamento legal 441 4.2.3 Objetivos específicos 441 4.2.4 Metas 442 4.2.5 Ventajas 442 4.2.6 Estructura del aplicativo 443 4.2.6.1 Modulo convocatoria 443 4.2.6.2 Modulo diseñar pruebas 445 4.2.6.3 Modulo programar incorporación 447 4.2.6.4 Modulo proceso incorporación 449 Página 11 de 497 4.2.6.5 Modulo Consejo de Admisiones 452 4.2.6.6 Modulo consultas 453 4.2.6.7 Modulo cambio de clave 455 4.2.6.8 Modulo administrador 455 4.3 ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES Y ENTREGA DE RESULTADOS 457 4.3.1 Responsable 457 4.3.2 Fundamento Legal 457 4.3.3 Objetivos específicos 464 4.3.4 Metas 464 4.3.5 Indicadores de gestión 464 4.3.6 Lineamientos para administración y funcionamiento del archivo 465 4.3.6.1 Archivo de expedientes 465 4.3.6.2 Archivo de la documentación de la unidad 466 4.3.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación 467 4.3.8 Glosario 468 4.3.9 Flujograma 475 4.3.10 Descripción del procedimiento 472 4.4 ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS CIUDADANOS 486 4.4.1 Responsable 486 4.4.2 Fundamento Legal 486 4.4.3 Objetivos específicos 490 4.4.4 Metas 491 4.4.5 Indicadores de gestión 491 4.4.6 Lineamientos para el desarrollo del procedimiento 491 4.4.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación 493 4.4.8 Glosario 493 4.4.9 Flujograma 495 4.4.10 Descripción del procedimiento 496 Página 12 de 497 No. ANEXOS 1 Formato compromiso de reserva 2 Formato planeación desarrollo de convocatorias 3 Formato charla de inducción sobre el proceso de selección 4 Formato planilla control diario de aspirantes atendidos valoración médica y odontológica 5 Formato planilla control diario de aspirantes valorados prueba morfofuncional y físico-atlética 6 Formato planilla control diario de aspirantes valorados entrevista psicológica 7 Formato planilla control de aspirantes evaluados valoración sociofamiliar / estudio de seguridad 8 Formatos de interconsulta valoración medica / odontológica 9 Formatos acta Consejo de Admisiones 10 Formato acta entrega de aspirantes seleccionados a las escuelas de policía 11 Formato acta entrega de auxiliares de policía para prestación del servicio militar 12 Formato acta entrega de expedientes del proceso de selección a las escuelas de policía 13 Parámetros sobre los cuales se presentan los informes finales de las convocatorias. 14 Formato encuesta de seguimiento de estudiantes a los cuadros de mando en las escuelas de policía o centros de instrucción 15 Formato encuesta de autoevaluación a los estudiantes durante el proceso de formación o especialización policial 16 Formato de seguimiento a casos particulares de estudiantes en las escuelas de policía 17 Formato informe final etapa de seguimiento de estudiantes durante el proceso de formación o especialización policial 18 Instructivo para la realización de la valoración socio-familiar 19 Instructivo para realizar el estudio de seguridad en el proceso de selección 20 Parámetros de contratación de los exámenes clínicos especializados y paraclínicos con entidades de salud para el proceso de selección 21 Formato recomendación - presentación de aspirantes Página 13 de 497 INTRODUCCIÓN En cumplimiento de la misión institucional, de proteger el ejercicio de los derechos y libertades públicas, la Policía Nacional de Colombia tiene la responsabilidad de vincular, formar y capacitar, profesionales de policía garantes de la seguridad y la convivencia pacifica. Consciente de dicho compromiso la Institución ha adoptado el enfoque gerencial denominado “Sistema de Gestión Integral”, que ubica al funcionario como el eje articulador entre el direccionamiento estratégico, la gerencia de procesos y la gestión del talento humano. Dentro de este sistema, se ha desarrollado un macroproceso de soporte denominado Talento Humano, el cual ha implementado el Modelo de Gestión Humana fundamentado por competencias, haciendo posible que cada persona se ajuste al perfil requerido desde el momento del ingreso y durante el ejercicio profesional. Esta implementación exige que el talento humano posea capacidades profesionales duraderas y adaptables a los cambios en las necesidades del servicio, lo que tiene respuesta en la adopción del enfoque de “competencias laborales”, ubicando a la persona como el factor estratégico para el logro de las metas institucionales y legitimizando a la Policía Nacional dentro de la comunidad. En la medida en que el proceso de selección e incorporación logre sus propósitos, los hombres y mujeres que conformen la Policía serán el principal recurso para cumplir con el deber misional. Además, apoyará el cumplimiento de los siguientes imperativos estratégicos institucionales: cobertura nacional del servicio policial, logrando presencia de efectivos en las cabeceras municipales y sitios estratégicos del país; oportunidad y calidad, incrementando la efectividad del servicio policial y la satisfacción ciudadana y en el desarrollo integral del Policía, seleccionando aspirantes con alta afinidad personal y profesional con la visión y misión institucional. La selección e incorporación, se realiza a través de nueve Regionales distribuidas en todo el territorio nacional, desarrollando la misión de “gerenciar el proceso de selección e incorporación, eligiendo el mejor talento humano del país, así como el personal uniformado, que cumpla con las competencias y perfiles requeridos en las diferentes especialidades, para prestar un servicio de calidad a la comunidad, de acuerdo con la planta autorizada por el Gobierno Nacional.” El Mando institucional, soportado en un análisis de: las dificultades del desempeño policial en la efectividad y disposición para el servicio, en los principios y valores que deben regir el actuar policial, en las dificultades del proceso de formación a nivel de adaptación y de rendimiento académico, más el análisis sobre los resultados en torno a las experiencias vividas en las diferentes Regionales de Incorporación, recopiladas durante el Primer Encuentro Nacional de Admisiones, realizado en octubre de 2004 en Bogotá, tomó la decisión de reestructurar el protocolo de admisiones, enmarcándolo dentro de los principios de equidad, eficiencia, austeridad, transparencia y juridicidad. El documento se ha reestructurado, mediante la utilización de mesas de trabajo, donde participaron profesionales en diversas disciplinas, con experiencia en el proceso, dando como resultado un Protocolo de Selección e Incorporación, acorde a los parámetros metodológicos que determinan la normatividad y la política de calidad de la Institución. El Protocolo de Selección e Incorporación de la Policía Nacional de Colombia, se concibe como el manual que identifica y describe los procesos y procedimientos que se realizan en las convocatorias de selección de ciudadanos que ingresan a las Escuelas de Policía a adelantar estudios de formación para oficiales, patrulleros, auxiliares de policía, al igual que los cursos que se programen para las diferentes especialidades. Página 14 de 497 Con la reestructuración del protocolo, adicionalmente se pretende dar respuesta a las siguientes necesidades: Ejecutar a nivel nacional un proceso de selección e incorporación de calidad. Realizar seguimiento y evaluación para capitalizar la experiencia, disminuir el rango de error y establecer acciones de mejoramiento continuo. Optimizar la efectividad del desempeño de los profesionales que participan en el proceso. Incrementar la calidad del servicio policial, seleccionando aspirantes con el perfil y competencias requeridas. Contar con procesos y procedimientos que se ajusten a los planes de emergencia a nivel de cobertura. El protocolo en su capitulo I presenta: generalidades del proceso, fundamento legal, objetivos, metas, estrategias, alcance, cobertura, responsables, y modelo de gestión del talento humano para la Policía Nacional. En el capítulo II se describe la administración del proceso: cadena de valor, caracterización, y convocatorias para aspirantes a cursos de oficial, patrullero, parámetros para la selección de especialidades, auxiliares de policía y los criterios de incorporación a nacionales de otros países. El capítulo III contiene el procedimiento para el desarrollo de las etapas, señalando en cada una: responsables, fundamento legal, objetivos específicos, metas, indicadores de gestión, acciones de seguimiento y autoevaluación, glosario, flujograma y tabla de descripción del procedimiento. Finalmente, en el capítulo IV se establece los lineamientos para el manejo de la información durante el proceso de selección en cada convocatoria: sistema de información de admisiones SIADMI, procedimiento para el manejo de expedientes y entrega de resultados, y atención a requerimientos ciudadanos. El protocolo es una guía de consulta y cumplimiento permanente para todo el personal que se encuentra comprometido en el proceso de selección e incorporación. En la medida que los funcionarios desarrollen los procedimientos descritos en él, están cumpliendo con los parámetros que garantizan la selección de aspirantes y uniformados con el perfil exigido. Página 15 de 497 CAPITULO 1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA SELECCIÓN E INCORPORACIÓN EN LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA Página 16 de 497 1.1 GENERALIDADES Todo procedimiento gubernamental debe estar sustentado en el cumplimiento de la Constitución Política Nacional, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones y reglamentos. La Policía Nacional de Colombia, ha considerado oportuno a causa de ello, consignar en este capitulo, la reglamentación jurídica que marca los lineamientos del proceso. La trascripción de esa normatividad tiene el propósito de que los funcionarios involucrados en el proceso la conozcan y la apliquen. En la medida en que se cumplan las normas por las cuales se rige el proceso de selección e incorporación, el resultado será una actividad en donde exista legalidad, transparencia, credibilidad y, por ende, éxito en el proceso. En esta sección del protocolo también se transcriben los argumentos conceptuales sobre el proceso de selección e incorporación, los cuales permiten a los funcionarios su análisis e interpretación, para que en la práctica encaminen su actividad al cumplimiento de objetivos y metas, con el fin de fortalecer los compromisos de la institución con la comunidad. Igualmente se define el alcance del proceso, estipulándose una cobertura descentralizada, a través de nueve Regionales de Incorporación con jurisdicción demarcada, cuyo cubrimiento permite participar en el proceso a todos los colombianos que estén interesados en hacer parte de la Policía Nacional. Finalmente, se describe el enfoque por competencias laborales para la institución presentando el perfil del policía, articulado con el modelo de Gestión Humana. Todos los funcionarios que participen en el proceso, tienen el compromiso con la institución de incorporar aspirantes y seleccionar uniformados para cursos de capacitación que cumplan las competencias para prestar el servicio que espera la comunidad. 1.2 FUNDAMENTO LEGAL 1.2.1 Para el proceso de selección e incorporación Constitución Política de Colombia. Artículo 218. La Ley organizará el cuerpo de policía. La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. La Ley determinará su régimen de carrera, prestacional y disciplinario. Ley 62 de 1993 (12 de agosto). "Por la cual se expiden normas sobre la Policía Nacional, se crea un establecimiento público de seguridad social y bienestar para la Policía Nacional, se crea la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se reviste de facultades extraordinarias al Presidente de la República". Artículo 5. Definición. La policía es un cuerpo armado, instituido para prestar un servicio público de carácter permanente, de naturaleza civil y a cargo de la Nación. Su fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas para asegurar la paz ciudadana. Artículo 6. (Modificado por la Ley 180 de enero 13 de 1995). Personal policial. La Policía Nacional está integrada por oficiales, personal del nivel ejecutivo, suboficiales, agentes, alumnos y por quienes presten el servicio militar obligatorio en la Institución; así como por los servidores públicos no uniformados pertenecientes a ella, unos y otros sujetos a normas propias de carrera y disciplina en la forma que en todo tiempo establezca la Ley. Artículo 7. Profesionalismo. La actividad policial es una profesión. Sus servidores deberán recibir una formación académica integral, de tal forma que les permita una promoción profesional, cultural y social, con acento en los derechos humanos en la instrucción ética, ecológica, de liderazgo y de servicio comunitario. Todo Página 17 de 497 miembro de la Policía Nacional, de acuerdo con su rango, será capacitado integralmente en academias y centros de formación especializada integral. Su formación técnica y académica abarcará, entre otras, nociones de derecho y entrenamiento en tareas de salvamento y ayuda ciudadana. Ley 30 de 1992 (28 de diciembre). “Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior”. Artículo 28. La autonomía universitaria consagrada en la Constitución Política de Colombia y de conformidad con la presente Ley, reconoce a las universidades el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar sus autoridades académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos, definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales, otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos y adoptar sus correspondientes regímenes y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional. Declarada exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-337-96 del 1 de agosto de 1996 Autonomía Universitaria-Admisión y Selección de Alumnos Cuando en las normas parcialmente demandadas se consagra como uno de los derechos que tienen las instituciones de educación superior en ejercicio del principio de la autonomía universitaria, el de admitir y seleccionar a sus alumnos, no se quebranta norma alguna del ordenamiento superior, puesto que la garantía de acceso al sistema educativo consagrada constitucionalmente, no consiste en que todo aspirante deba ser admitido en los planteles educativos, ni en la ausencia de criterios de selección de los estudiantes que las entidades de educación superior habrán de admitir, sino "en la posibilidad de llegar a ser aceptado en igualdad de condiciones con los demás aspirantes y dentro de las reglas de juego predeterminadas por el mismo establecimiento". Ley 87 de 1993 (29 de noviembre) "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. Artículo 1. Definición del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. Parágrafo. El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección inducción y capacitación de personal. Ley 962 del 2005 (18 de julio) “Por lo cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Artículo 1. Objeto y Principios Rectores. Todas las actividades de las entidades del estado deben tener la visión de prestadores de servicios. Página 18 de 497 Reserva Legal de Permisos, Licencias o Requisitos. Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, solo podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente en la ley. Información y Publicidad. Todo requisito, para ser exigible al administrador, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites SIUT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificara para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal. Fortalecimiento Tecnológico. Se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Publica, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración Pública. Articulo 2. El ámbito de aplicación se dará a los trámites y procedimientos administrativos de la Administración Pública, de las empresas de servicios públicos domiciliarios de cualquier naturaleza y de los particulares que desempeñen función administrativa. Se exceptúan el procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan la procuraduría y Contraloría respectivamente. Articulo 3. Las personas, en sus relaciones con la administración pública, tienen los siguientes derechos los cuales ejercitarán directamente y sin apoderado: A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar, así como a llevarlas a cabo. A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos. A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión. Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y las leyes. A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores públicos, los cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. Articulo 4. Divulgación y gratuidad de los formularios oficiales. Cuando fuere el caso, todas las entidades y organismos de la Administración Pública deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse la respectiva obligación, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas. Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional reglamentará el desmonte progresivo de los cobros por formularios oficiales, con excepción de aquellos relacionados con el proceso de contratación estatal y el acceso a la educación pública; así como la implementación de medios tecnológicos para el cumplimiento de la respectiva obligación, en un término no mayor de un (1) año. Parágrafo 2°. En todo caso las entidades de la Administración Pública deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. Para todos los efectos de ley se entenderá que tienen el carácter de formularios oficiales aquellas copias de dichos formularios que obtengan de los medios electrónicos a que se refiere el inciso anterior. Articulo 5. Notificación. Cualquier persona natural o jurídica que requiera notificarse de un acto administrativo, podrá delegar en cualquier persona el acto de notificación, mediante poder, el cual no requerirá presentación personal, el delegado sólo estará facultado para recibir la notificación y toda manifestación que haga en relación con el acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada. Las demás actuaciones deberán efectuarse en la forma en que se encuentre regulado el derecho de postulación en el correspondiente trámite administrativo. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo la notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social. Articulo 6. Medios Tecnológicos. Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública. Parágrafo 1°. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización. Página 19 de 497 Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad. Parágrafo 3°. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional. Articulo 7. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. Articulo 8. Entrega de información. A partir de la vigencia de la presente ley, todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, la siguiente información, debidamente actualizada: normas básicas que determinan su competencia; funciones de sus distintos órganos; servicios que presta. Articulo 9. De la obligación de atender al público. Las entidades públicas no podrán cerrar el despacho al público hasta tanto hayan atendido a todos los usuarios que hubieran ingresado dentro del horario normal de atención, el cual deberá tener una duración mínima de ocho (8) horas diarias, sin perjuicio de la implementación de horarios especiales de atención al público en los eventos en que la respectiva entidad pública no cuente con personal especializado para el efecto Articulo 10. Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. Articulo 25 Prohibición de declaraciones extrajuicio. En todas las actuaciones o trámites administrativos, suprímase como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar hechos ante una autoridad administrativa bastará la declaración que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la misma autoridad, bien sea en declaración verbal o por escrito en documento aparte, sin perjuicio de que el afectado con la decisión de la administración pueda ejercer el derecho de contradicción sobre el testimonio. Parágrafo. Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones, ni para los casos previstos en materia del Sistema General de Seguridad Social en Salud y Riesgos Profesionales, ni para los relacionados con Protección Social que establezca el Gobierno Nacional". Ley 749 de 2002 (19 de julio). “Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior en las modalidades de formación técnica profesional y tecnológica”. Ley 48 de 1993 (3 de Marzo). “Por la cual se reglamenta el servicio de reclutamiento y movilización”. Ley 4 1992 (16 de enero). “Por la cual se dictan normas sobre orden público interno, policía cívica local y se dictan otras disposiciones” Página 20 de 497 Decreto 094 de 1989. (11 de enero) “Por el cual se reforma el estatuto de la capacidad psicofísica, incapacidades, invalideces e indemnizaciones del personal de oficiales y suboficiales de las fuerzas militares y de la Policía Nacional”, soldados, grumetes, agentes, alumnos de las escuelas de formación y personal civil del Ministerio de Defensa y Policía Nacional. Decreto 4222 de 2006, (23 de noviembre). “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional” Artículo 2°. Funciones del Director General de la Policía Nacional de Colombia. El Director General de la Policía Nacional de Colombia tendrá, además de las funciones que le señalen disposiciones legales especiales, las siguientes: 8. Expedir dentro del marco legal de su competencia, las resoluciones, manuales, reglamentos y demás actos administrativos necesarios para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional, pudiendo delegar de conformidad con las normas legales vigentes. 11. Proponer la planta de personal de la Policía Nacional, para aprobación del Gobierno Nacional. Artículo 17º. Funciones de la Dirección de Incorporación. La Dirección de Incorporación, tendrá las siguientes funciones: 1. Coordinar los procesos de selección e incorporación del personal uniformado y no uniformado para la Policía Nacional de Colombia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley. 2. Coordinar con las Direcciones de la Policía Nacional, la selección del personal requerido para los procesos de formación, las especialidades del servicio policial y el servicio militar de acuerdo con el perfil y competencias definidas. Decreto 1791 de 2000 (14 de septiembre). "Por el cual se modifican las normas de carrera del personal de oficiales, nivel ejecutivo, suboficiales y agentes de la Policía Nacional" Decreto 1795 de 2000 (14 de septiembre). “Por el cual se estructura el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional”. Artículo 31. Medicina laboral SSMP realizará la evaluación de aptitud psicofísica al personal que se requiera para salir en comisión al exterior y procesos de selección, ingreso, escalafonamiento, reclutamiento, incorporación, comprobación, ascenso, permanencia y retiros. Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre). “Por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993” Decreto 2048 de 1993 “Por el cual se reglamenta la Ley 48 de 1993 sobre el servicio de reclutamiento y movilización” Decreto 1537 de 2001 (26 de julio). “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del estado”. Artículo 2. Manuales de procedimientos. Como instrumentos que garanticen el cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas, estas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales. Página 21 de 497 Decreto 2566 de 2003 (10 de Septiembre). “Por el cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de educación superior y se dictan otras disposiciones” Resolución 00203 de 2005. (24 de enero). “Por la cual se establecen el costo para el pago de las valoraciones del proceso de selección e incorporación a la Policía Nacional. Instructivo No. 031 ESGAN - VIAMI del 1 de septiembre de 2004. “Parámetros que se deben tener en cuenta para diligenciar los formatos de las valoraciones médica, odontológica y psicológicas para aspirantes de otros países” 1.2.2 Para los servidores públicos Ley 599 de 2000 (24 de julio). Código Penal Colombiano. Artículo 20. Servidores públicos. Para todos los efectos de la Ley penal, son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Para los mismos efectos se consideran servidores públicos los miembros de la fuerza pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha Contra la Corrupción y las personas que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la constitución política. Artículo 45. La pérdida de empleo o cargo público. La pérdida del empleo o cargo público, además, inhabilita al penado hasta por cinco (5) años para desempeñar cualquier cargo público u oficial. Artículo 46. La inhabilitación para el ejercicio de profesión, arte, oficio, industria o comercio. La pena de inhabilitación para el ejercicio de profesión, arte, oficio, industria o comercio, se impondrá siempre que la infracción se cometa con abuso del ejercicio de cualquiera de las mencionadas actividades, o contraviniendo las obligaciones que de su ejercicio se deriven. Artículo 286. Falsedad ideológica en documento público. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años. Artículo 287. Falsedad material en documento público (penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 del 2004). El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena será de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años. Artículo 292. Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término. Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad. Artículo 294. Documento. Para los efectos de la Ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria. Página 22 de 497 Artículo 295. Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de las conductas descritas en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en multa. Artículo 404. Concusión. El servidor público que abusando de0 su cargo o de sus funciones constriña o induzca a alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero o cualquier otra utilidad indebidos, o los solicite, incurrirá en prisión de seis (6) a diez (10) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años. Artículo 405. Cohecho propio. El servidor público que reciba para sí o para otro dinero u otra utilidad, o acepte promesa remuneratoria, directa o indirectamente, para retardar u omitir un acto propio de su cargo, o para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales, incurrirá en prisión de cinco (5) a ocho (8) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años. Artículo 406. Cohecho impropio. El servidor público que acepte para sí o para otro, dinero u otra utilidad o promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a siete (7) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años. El servidor público que reciba dinero u otra utilidad de persona que tenga interés en asunto sometido a su conocimiento, incurrirá en prisión de dos (2) a cinco (5) años, multa de treinta (30) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por cinco (5) años. Artículo 411. Tráfico de influencias de servidor público. El servidor público que utilice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la función, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años, multa de cien (100) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años. Artículo 413. Prevaricato por acción. El servidor público que profiera resolución, dictamen o concepto manifiestamente contrario a la Ley, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años Artículo 414. Prevaricato por omisión. El servidor público que omita, retarde, rehusé o deniegue un acto propio de sus funciones, incurrirá en prisión de dos (2) a cinco (5) años, multa de diez (10) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por cinco (5) años. Artículo 416. Abuso de autoridad por acto arbitrario e injusto. El servidor público que fuera de los casos especialmente previstos como conductas punibles, con ocasión de sus funciones o excediéndose en el ejercicio de ellas, cometa acto arbitrario e injusto, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. Artículo 417. Abuso de autoridad por omisión de denuncia. El servidor público que teniendo conocimiento de la comisión de una conducta punible cuya averiguación deba adelantarse de oficio, no dé cuenta a la autoridad, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. La pena será de dos (2) a cuatro (4) años de prisión si la conducta punible que se omitiere denunciar sea de las contempladas en el delito de omisión de denuncia de particular. Artículo 418. Revelación de secreto. El servidor público que indebidamente dé a conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. Si de la conducta resultare perjuicio, la pena será de uno (1) a tres (3) años de prisión, multa de quince (15) a sesenta (60) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por cinco (5) años. Página 23 de 497 Artículo 419. Utilización de asunto sometido a secreto o reserva. El servidor público que utilice en provecho propio o ajeno, descubrimiento científico, u otra información o dato llegados a su conocimiento por razón de sus funciones y que deban permanecer en secreto o reserva, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público, siempre que la conducta no constituya otro delito sancionado con pena mayor. Artículo 420. Utilización indebida de información oficial privilegiada. El servidor público que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública, que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones y que no sea objeto de conocimiento público, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste persona natural o jurídica, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. Artículo 421. Asesoramiento y otras actuaciones ilegales. El servidor público que ilegalmente represente, litigue, gestione o asesore en asunto judicial, administrativo o policivo, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. Artículo 431. Utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de función pública. El que habiéndose desempeñado como servidor público durante el año inmediatamente anterior utilice, en provecho propio o de un tercero, información obtenida en calidad de tal y que no sea objeto de conocimiento público, incurrirá en multa. Artículo 432. Utilización indebida de influencias derivadas del ejercicio de función pública. El que habiéndose desempeñado como servidor público durante el año inmediatamente anterior utilice, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la función cumplida, con el fin de obtener ventajas en un trámite oficial, incurrirá en multa. Artículo 438. Circunstancias de agravación. Si para los efectos descritos en los artículos anteriores, el agente simula pruebas, las penas respectivas se aumentarán hasta en una tercera parte, siempre que esta conducta por sí misma no constituya otro delito. Artículo 446. Favorecimiento. El que tenga conocimiento de la comisión de la conducta punible, y sin concierto previo, ayudare a eludir la acción de la autoridad o a entorpecer la investigación correspondiente, incurrirá en prisión de uno (1) a cuatro (4) años. Ley 190 de 1995 (6 de junio). “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa”. Artículo 5. En caso de haberse producido un nombramiento o posesión en un cargo o empleo público o celebrado un contrato de prestación de servicios con la administración sin el cumplimiento de los requisitos para el ejercicio del cargo o la celebración del contrato, se procederá a solicitar su revocación o terminación, según el caso, inmediatamente se advierta la infracción. Cuando se advierta que se ocultó información o se aportó documentación falsa para sustentar la información suministrada en la hoja de vida, sin perjuicio de la responsabilidad penal o disciplinaria a que haya lugar, el responsable quedará inhabilitado para ejercer funciones públicas por tres (3) años. 1.2.3 Para los uniformados Ley 1015 de 2006 (07 de febrero). “Por medio de la cual se expide el régimen disciplinario para la Policía Nacional” Articulo 1. Titularidad de la potestad disciplinaria. El Estado es el titular de la potestad disciplinaria. Sin perjuicio del poder disciplinario preferente de la Procuraduría General de la Nación, corresponde a los funcionarios de la Policía Nacional con atribución disciplinaria, conocer de las conductas disciplinables de los destinatarios de esta Ley. Articulo 3. Legalidad. El personal destinatario de esta Ley, será investigado y sancionado por conductas que estén descritas como faltas disciplinarias en la Ley vigente al momento de su realización. Página 24 de 497 Articulo 23. Destinatarios. Son destinatarios de esta Ley el personal uniformado escalafonado y los Auxiliares de Policía que estén prestando servicio militar en la Policía Nacional; aunque se encuentren retirados, siempre que la falta se haya cometido en servicio activo. Articulo 24. Autores. Es autor quien cometa la falta disciplinaria o determine a otro a cometerla, aún cuando la conducta reprochada se conozca después de la dejación del cargo o función. Articulo 33. Clasificación. Las faltas disciplinarias se clasifican, en: 1. Gravísimas. 2. Graves. 3. Leves. Articulo 34. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: 3. Permitir, facilitar, suministrar información o utilizar los medios de la Institución, para cualquier fin ilegal o contravencional. 4. Solicitar o recibir directa o indirectamente dádivas o cualquier otro beneficio, para sí o para un tercero, con el fin de ejecutar, omitir o extralimitarse en el ejercicio de sus funciones. 6. Violar la reserva profesional en asuntos que conozca por razón del cargo o función; divulgar o facilitar, por cualquier medio, información confidencial o documentos clasificados, sin la debida autorización. 13. Coaccionar a servidor público o a particular que cumpla función pública, para que ejecute u omita acto propio de su cargo, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero. 17. Prestar, a titulo particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después del retiro del cargo o permitir que ello ocurra; el término será indefinido en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el servidor conoció en ejercicio de sus funciones. 18. Causar daño a la integridad de las personas o de los bienes, como consecuencia del exceso en el uso de las armas, de la fuerza o de los demás medios coercitivos. 19. Vincular, incorporar o permitir la incorporación a la Institución de personas sin el lleno de los requisitos. 30. Respecto de documentos: a. Proporcionar datos inexactos, omitir, suprimir o alterar información que tenga incidencia en la vinculación o permanencia en el cargo o la carrera, así como para ascensos y cualquier novedad atinente a la administración del talento humano o a la función encomendada, con el propósito de obtener provecho para sí o para un tercero. c. Sustituirlos, alterarlos, sustraerlos, mutilarlos, destruirlos, ocultarlos, suprimirlos o falsificarlos en beneficio propio; o en beneficio o perjuicio de un tercero. e. Abstenerse intencionalmente de registrar los hechos y circunstancias que el deber le impone por razón del servicio, cargo o función o registrarlos de manera imprecisa o contraria. Articulo 35. Faltas graves. Son faltas graves: 1. Respecto de documentos: a. Permitir el acceso o exhibir expedientes, documentos, archivos o información que tenga la calidad de clasificada, a personas no autorizadas. b. Dar motivo con culpa a la pérdida de expediente judicial o administrativo, puesto bajo su responsabilidad, así como a documentos o diligencias que hagan parte del mismo. 2. Agredir o someter a malos tratos al público, superiores, subalternos o compañeros. 3. Proferir en público expresiones injuriosas o calumniosas contra la Institución, servidor público o particular. 12. Impedir o coaccionar al público o al personal de la Institución para que no formulen reclamos cuando les asista el derecho, o para que no presenten quejas o denuncias cuando estén en el deber de hacerlo. 13. Incitar al público o personal de la Institución para que formulen quejas o presenten reclamos infundados. 14. Emplear para actividades del servicio personas ajenas a la Institución, sin la autorización debida. 19. Invocar influencias reales o simuladas, ofrecer o recibir dádivas para sí o un tercero, con el fin de obtener ascenso, distinción, traslado o comisión del servicio. 21. No dedicar el tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas. Articulo 36. Faltas leves. Son faltas leves las siguientes: 7. Permitir el ingreso o presencia de personas no autorizadas en áreas restringidas. Página 25 de 497 11, Tratar a los superiores, subalternos, compañeros o al público en forma descortés e impropia, o emplear vocabulario soez. Articulo 38. Definición de sanciones. Son sanciones las siguientes: 1. Destitución e Inhabilidad General: La Destitución consiste en la terminación de la relación del servidor público con la Institución Policial; la Inhabilidad General implica la imposibilidad para ejercer la función pública en cualquier cargo o función, por el término señalado en el fallo, y la exclusión del escalafón o carrera. 2. Suspensión e Inhabilidad Especial: La Suspensión consiste en la cesación temporal en el ejercicio del cargo y funciones sin derecho a remuneración; la Inhabilidad Especial implica la imposibilidad de ejercer funciones públicas en cualquier cargo, por el término señalado en el fallo. 3. Multa: Es una sanción de carácter pecuniario, que consiste en imponer el pago de una suma de dinero del sueldo básico devengado al momento de la comisión de la falta. 4. Amonestación Escrita: Consiste en el reproche de la conducta o proceder, por escrito, que debe registrarse en la hoja de vida. Articulo 39. Clases de sanciones y sus límites. Para el personal uniformado escalafonado, se aplicarán las siguientes sanciones: 1. Para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima, Destitución e Inhabilidad General por un término entre diez (10) Y veinte (20) años; 2. Para las faltas gravísimas realizadas con culpa grave o graves dolosas, Suspensión e Inhabilidad Especial entre seis (6) y doce (12) meses, sin derecho a remuneración. 3. Para las faltas graves realizadas con culpa gravísima, Suspensión e Inhabilidad Especial entre un (1) mes y ciento setenta y nueve (179) días, sin derecho a remuneración. 4. Para las faltas graves realizadas con culpa grave, o leves dolosas, multa entre diez (10) y ciento ochenta (180) días. 5. Para las faltas leves culposas, Amonestación Escrita. PARÁGRAFO.- Habrá culpa gravísima cuando se incurra en falta disciplinaria por ignorancia supina, desatención elemental o violación manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento. La culpa será grave cuando se incurra en falta disciplinaria por inobservancia del cuidado necesario que cualquier persona del común imprime a sus actuaciones. 1.2.4 Para servidores públicos no uniformados Ley 734 de 2002 (febrero 5). “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Artículo 25. Destinatarios de la Ley disciplinaria. Son destinatarios de la Ley disciplinaria los servidores públicos aunque se encuentren retirados del servicio y los particulares contemplados en el artículo 53 del libro tercero de este código. Los indígenas que administren recursos del estado serán disciplinados conforme a este código. Para los efectos de esta Ley y en concordancia con el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, son servidores públicos disciplinables, los gerentes de cooperativas, fundaciones, corporaciones y asociaciones que se creen y organicen por el estado o con su participación mayoritaria. Artículo 26. Autores. Es autor quien cometa la falta disciplinaria o determine a otro a cometerla, aun cuando los efectos de la conducta se produzcan después de la dejación del cargo o función. Artículo 27. Acción y omisión. Las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por extralimitación de sus funciones. Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Página 26 de 497 4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. 6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio. 7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las Leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. 8. Desempeñar el empleo, cargo o función sin obtener o pretender beneficios adicionales a las contraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho. 9. Acreditar los requisitos exigidos por la Ley para la posesión y el desempeño del cargo. 10. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados. 11. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales. 14. Registrar en la oficina de Talento Humano, o en la que haga sus veces, su domicilio o dirección de residencia y teléfono, y dar aviso oportuno de cualquier cambio. 15. Ejercer sus funciones consultando permanentemente los intereses del bien común, y teniendo siempre presente que los servicios que presta constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfacción de las necesidades generales de todos los ciudadanos. 17. Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorización legal, reglamentaria, o de quien deba proveer el cargo. 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. 24. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de Ley. 25. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración y proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio. 31. Adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoria interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. 33. Adoptar el Sistema de Contabilidad Pública y el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, así como los demás sistemas de información a que se encuentre obligada la administración pública, siempre y cuando existan los recursos presupuéstales para el efecto. 34. Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del Estado. 35. Ofrecer garantías a los servidores públicos o a los particulares que denuncien acciones u omisiones antijurídicas de los superiores, subalternos o particulares que administren recursos públicos o ejerzan funciones públicas. Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 3. Solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios. 7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. 9. Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas costumbres. 12. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa. 14. Desempeñar simultáneamente más de un empleo público o recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el estado, salvo los casos expresamente determinados por la Ley. Entiéndase por tesoro público el de la Nación, las entidades territoriales y las descentralizadas. Página 27 de 497 17. Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas, a fin de conseguir provecho personal o para terceros, o para que proceda en determinado sentido. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. 22. Prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo o permitir que ello ocurra. 26. Distinguir, excluir, restringir o preferir, con base en motivos de raza, color, linaje u origen nacional o étnico que tengan por objeto o por resultado anular o menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio, en condiciones de igualdad, de los derechos humanos y libertades fundamentales en las esferas política, económica, social, cultural o en cualquier otra de la vida pública (artículo 1°, Convención Internacional sobre eliminación de todas las formas de discriminación racial, Ley 22 de 1981). 27. Ejercer la docencia, dentro de la jornada laboral, por un número de horas superior al legalmente permitido. 31. Tener a su servicio, en forma estable para las labores propias de su despacho, personas ajenas a la entidad. 32. Propiciar, organizar o participar en huelgas, paros o suspensión de actividades o disminución del ritmo de trabajo, cuando se trate de servicios públicos esenciales definidos por el legislador. 33. Adquirir, por sí o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su gestión o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales. 34. Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no esté facultado para hacerlo. Artículo 40. Conflicto de intereses. Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido. Artículo 44. Clases de sanciones. El servidor público está sometido a las siguientes sanciones: 1. Destitución e inhabilidad general, para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima. 2. Suspensión en el ejercicio del cargo e inhabilidad especial para las faltas graves dolosas o gravísimas culposas. 3. Suspensión, para las faltas graves culposas. 4. Multa, para las faltas leves dolosas. 5. Amonestación escrita, para las faltas leves culposas. Parágrafo. Habrá culpa gravísima cuando se incurra en falta disciplinaria por ignorancia supina, desatención elemental o violación manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento. La culpa será grave cuando se incurra en falta disciplinaria por inobservancia del cuidado necesario que cualquier persona del común imprime a sus actuaciones. Artículo 45. Definición de las sanciones. 1. La destitución e inhabilidad general implica: a. La terminación de la relación del servidor público con la administración, sin que importe que sea de libre nombramiento y remoción, de carrera o elección, o b. La desvinculación del cargo, en los casos previstos en los artículos 110 y 278, numeral 1, de la Constitución Política, o c. La terminación del contrato de trabajo, y d. En todos los casos anteriores, la imposibilidad de ejercer la función pública en cualquier cargo o función, por el término señalado en el fallo, y la exclusión del escalafón o carrera. 2. La suspensión implica la separación del ejercicio del cargo en cuyo desempeño se originó la falta disciplinaria y la inhabilidad especial, la imposibilidad de ejercer la función pública, en cualquier cargo distinto de aquel, por el término señalado en el fallo. 3. La multa es una sanción de carácter pecuniario. 4. La amonestación escrita implica un llamado de atención formal, por escrito, que debe registrarse en la hoja de vida. Página 28 de 497 Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: 1. Realizar objetivamente una descripción típica consagrada en la Ley como delito sancionable a título de dolo, cuando se cometa en razón con ocasión o como consecuencia de la función o cargo abusando del mismo. 4. Omitir, retardar y obstaculizar la tramitación de la actuación disciplinaria originada en faltas gravísimas de los servidores públicos u omitir o retardar la denuncia de faltas gravísimas o delitos dolosos, preterintencionales o culposos investigables de oficio que tenga conocimiento en razón del cargo o función. 17. Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad y conflicto de intereses, de acuerdo con las previsiones constitucionales y legales. 38. Omitir o retardar injustificadamente el ejercicio de las funciones propias de su cargo, permitiendo que se origine un riesgo grave o un deterioro de la salud humana, el medio ambiente o los recursos naturales. 40. Utilizar el empleo para presionar a particulares o subalternos a respaldar una causa o campaña política o influir en procesos electorales de carácter político partidista. 43. Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas. 46. No declararse impedido oportunamente, cuando exista la obligación de hacerlo, demorar el trámite de las recusaciones, o actuar después de separado del asunto. 48. Consumir, en el sitio de trabajo o en lugares públicos, sustancias prohibidas que produzcan dependencia física o síquica, asistir al trabajo en tres o más ocasiones en estado de embriaguez o bajo el efecto de estupefacientes. Cuando la conducta no fuere reiterada conforme a la modalidad señalada, será calificada como grave. 55. El abandono injustificado del cargo, función o servicio. Artículo 50. Faltas graves y leves. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la violación al régimen de prohibiciones, impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses consagrados en la constitución o en la Ley. Artículo 53. Sujetos disciplinables. El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría en los contratos estatales; que ejerzan funciones públicas, en lo que tienen que ver con estas; presten servicios públicos a cargo del Estado, de los contemplados en el artículo 366 de la Constitución Política, administren recursos de este, salvo las empresas de economía mixta que se rijan por el régimen privado. 1.2.5 Para los aspirantes Ley 599 de 2000. Código Penal Colombiano. Artículo 288. Obtención de documento público falso. El que para obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. Artículo 289. Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años. Artículo 290. Circunstancia de agravación punitiva. La pena se aumentará hasta en la mitad para el copartícipe en la realización de cualesquiera de las conductas descritas en los artículos anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artículo 289 de este código. Artículo 291. Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Artículo 296. Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para sí o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya otro delito. Página 29 de 497 Artículo 407. Cohecho por dar u ofrecer. El que dé u ofrezca dinero u otra utilidad a servidor público, en los casos previstos en los dos artículos anteriores, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años. Artículo 429. Violencia contra servidor público. El que ejerza violencia contra servidor público, para obligarlo a ejecutar u omitir algún acto propio de su cargo o a realizar uno contrario a sus deberes oficiales, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años. Artículo 435. Falsa denuncia. El que bajo juramento denuncie ante la autoridad una conducta típica que no se ha cometido, incurrirá en prisión de uno (1) a dos (2) años y multa de dos (2) a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Artículo 436. Falsa denuncia contra persona determinada. El que bajo juramento denuncie a una persona como autor o partícipe de una conducta típica que no ha cometido o en cuya comisión no ha tomado parte, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años y multa de dos (2) a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Artículo 437. Falsa auto acusación. El que ante autoridad se declare autor o partícipe de una conducta típica que no ha cometido, o en cuya comisión no ha tomado parte, incurrirá en prisión de uno (1) a dos (2) años y multa de dos (2) a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Artículo 442. Falso testimonio. El que en actuación judicial o administrativa, bajo la gravedad del juramento ante autoridad competente, falte a la verdad o la calle total o parcialmente, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años. Artículo 453. Fraude procesal. El que por cualquier medio fraudulento induzca en error a un servidor público para obtener sentencia, resolución o acto administrativo contrario a la Ley, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años, multa de 200 a 1000 salarios mínimos mensuales e inhabilitación para el ejercicio de funciones públicas de 5 a 8 años. Ley 190 de 1995 (6 de junio). "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa". Artículo 5. En caso de haberse producido un nombramiento o posesión en un cargo o empleo público o celebrado un contrato de prestación de servicios con la administración sin el cumplimiento de los requisitos para el ejercicio del cargo o la celebración del contrato, se procederá a solicitar su revocación o terminación, según el caso, inmediatamente se advierta la infracción. Cuando se advierta que se ocultó información o se aportó documentación falsa para sustentar la información suministrada en la hoja de vida, sin perjuicio de la responsabilidad penal o disciplinaria a que haya lugar, el responsable quedará inhabilitado para ejercer funciones públicas por tres (3) años. 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo general Seleccionar e incorporar el talento humano que se ajuste al perfil y las competencias requerido en las convocatorias, garantizando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad en el proceso de selección e incorporación, adoptando procedimientos estandarizados y avalados por la normatividad vigente. Página 30 de 497 1.3.2 Objetivos específicos Identificar los perfiles precisos del rol policial, para definir las etapas, pruebas y criterios de selección del talento humano que participe en las diferentes convocatorias. Diseñar planes de acción en cada convocatoria de acuerdo con los recursos logísticos y talento humano disponible, para cumplir oportunamente los cronogramas y compromisos adquiridos con la Institución. Desarrollar el proceso de selección e incorporación, siguiendo los procedimientos estandarizados que se encuentran en el Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional, para garantizar los principios de gestión que exige la Ley. Realizar valoraciones que identifiquen las competencias y aptitudes de los aspirantes o uniformados a través de profesionales idóneos y comprometidos con la Institución y la comunidad. Adelantar acciones de seguimiento y evaluación en forma periódica para mantener los niveles de calidad establecidos para el proceso de selección e incorporación. 1.4 METAS Entregar el 100% de los aspirantes requeridos para cada convocatoria, en la fecha establecida. Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en cada etapa del proceso; dentro de los estándares de calidad dispuestos para cada uno de ellos. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas en las diferentes convocatorias. Capacitar anualmente en procesos, procedimientos, metodología de evaluación y/o criterios de selección al 100% de los servidores públicos que participan directamente en el proceso de selección e incorporación a nivel nacional. Realizar evaluación de los índices de gestión en cada una de las Regionales de Incorporación por convocatoria. Atender en forma oportuna el 100% de los requerimientos ciudadanos que surjan al término de cada convocatoria. Al finalizar cada periodo académico realizar una evaluación en coordinación con las Escuelas de formación como estrategia de mejoramiento continuo del proceso. 1.5 ESTRATEGIAS A partir del direccionamiento estratégico institucional, se desarrollarán las siguientes estrategias en cumplimiento de su misión: Optimizar los procedimientos de las valoraciones a través de la utilización de las instalaciones y recursos adecuados que garanticen la calidad del proceso. Ser eficiente en el manejo de los recursos asignados, y eficaces en el cumplimiento de las metas establecidas, a partir de los lineamientos señalados por el mando institucional. Página 31 de 497 Contar con la cantidad suficiente de profesionales en salud, humanidades e investigación, idóneos en el manejo del proceso y el desarrollo de cada una de las convocatorias, de acuerdo con la demanda proyectada. Capacitar y actualizar a los profesionales y al personal que ejecuta las tareas administrativas, comprometidos en el proceso de selección, asegurando su idoneidad en el desempeño laboral. Diseñar instrumentos válidos y confiables que permitan evaluar el perfil por competencias en los aspirantes o uniformados, para contar con el mejor talento humano. Implementar y desarrollar trabajos de investigación para evaluar la efectividad del proceso de selección e incorporación. 1.6 ALCANCE El proceso de selección e incorporación se aplica a los aspirantes que deseen ingresar a las Escuelas de formación policial, al personal uniformado de la Institución o extranjeros que deseen realizar cursos de especialidades del servicio policial y a los ciudadanos que presten el servicio militar en la institución como Auxiliares de policía. 1.7 COBERTURA Con el propósito de desarrollar el proceso de selección e incorporación con cobertura total en el territorio nacional, se ha realizado una distribución del territorio nacional por zonas geográficas en Regionales de Incorporación para desarrollar el proceso en igualdad de oportunidades a las personas interesadas en hacer parte de la Policía Nacional, disminuyendo costos y facilitando desplazamientos a los interesados en participar en el proceso de selección para cursos y concursos. Regional de Incorporación Oficiales Con sede en Bogotá D.C. y jurisdicción en todo el país. Regional de Incorporación No. 1 Con sede en Bogotá D.C. Tiene jurisdicción en el área metropolitana de Bogotá D.C., los departamentos de Cundinamarca, Amazonas, Boyacá y parte del Casanare. Regional de Incorporación No. 2 Con sede en el Ibague – Tolima. Tiene jurisdicción en los departamentos de Tolima, Huila, Caquetá y Putumayo, y en Cundinamarca cubre los municipios de Girardot y Tocaima. Regional de Incorporación No. 3 Con sede en Manizales - Caldas. Tiene jurisdicción en los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda. Regional de Incorporación No. 4 Con sede en Tulúa – Valle. Su jurisdicción se enmarca en los departamentos de Valle, Cauca y Nariño. Regional de Incorporación No. 5 Con sede en Bucaramanga – Santander. Tiene jurisdicción en los departamentos de Norte de Santander, Santander, Magdalena Medio, Arauca y en el Cesar en los municipios de Aguachica, San Alberto y Curumaní. Regional de Incorporación No. 6 Con sede en Medellín – Antioquia. Tiene jurisdicción en los departamentos de Antioquia y Chocó. Página 32 de 497 Regional de Incorporación No. 7 Con sede en Villavicencio – Meta. Tiene jurisdicción en los departamentos de Meta, Vichada, Guainía, Guaviare, Vaupés y Casanare. Regional de Incorporación No. 8 Con sede en Barranquilla – Atlántico. Tiene jurisdicción en los departamentos de Atlántico, Magdalena, Bolívar, Cesar, Guajira, Sucre, Cordoba, Urabá y Archipiélago de San Andres, Providencia y Santa Catalina. 1.8. RESPONSABLES En la Policía Nacional, la Unidad encargada de direccionar y desarrollar las políticas de incorporación es la Dirección de Incorporación, contando para este propósito con el apoyo de las Direcciones de: Sanidad, Dirección Nacional de Escuelas, Dirección de Talento Humano y la Dirección Administrativa y Financiera, dada las misiones particulares de cada una de ellas y de las demás Unidades policiales, comprometidas con el desarrollo del modelo de gestión humana por competencias. 1.8.1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1.8.2 Dirección de Incorporación Coordinar los procesos de selección e incorporación del personal uniformado y no uniformado para la Policía Nacional de Colombia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley. Coordinar con las Direcciones de la Policía Nacional, la selección del personal requerido para los procesos de formación, las especialidades del servicio policial y el servicio militar de acuerdo con el perfil y competencias definidas. Coordinar con la Dirección de Reclutamiento Control y Reservas del Ejercito Nacional la selección de los Auxiliares Bachilleres y de Policía de acuerdo con la planta autorizada anualmente. Dirigir el proceso de selección desarrollado por las regionales de incorporación, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Protocolo de selección e incorporación y la normatividad vigente. Coordinar con la Dirección de Sanidad, la designación permanente de profesionales y apoyo logístico necesario para el desarrollo de las valoraciones y calificaciones de la capacidad psicofísica de los aspirantes, en cada una de las convocatorias. Coordinar con la Dirección de Talento Humano el número de aspirantes a seleccionar en cada una de las categorías según la planta autorizada anualmente. Promover y acompañar la formulación de proyectos de inversión y desarrollo tecnológico, que permitan dar respuesta a las necesidades de ésta Dirección y del proceso de selección e incorporación. Coordinar con la Oficina de Comunicaciones Estratégicas de la Policía Nacional, las diferentes campañas de divulgación a nivel Nacional. Desarrollar la Política y Objetivos de Calidad de la Policía Nacional. Desarrollar y estandarizar los procedimientos de los procesos misionales, gerenciales y de soporte de la unidad, debidamente articulada con la metodología definida por la Policía Nacional. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la ley, los reglamentos o la naturaleza de la dependencia. Dirección de Sanidad La Dirección de Sanidad apoyará en forma permanente con el Talento Humano, recursos técnicos y financieros para el desarrollo de las valoraciones médica, odontológica y psicológica del proceso de selección, garantizando que se cumplan dentro de los estándares de calidad exigidos. Según lo aprobado por la Dirección General, a través del instructivo 00070 del 2005, la Dirección de Sanidad coordinará el levantamiento de la información relacionada con el requerimiento mínimo de profesionales en cada una de las Regionales de Incorporación, para el desarrollo de las valoraciones médica, odontológica y psicológica, dentro de los parámetros de tiempo determinados; adoptando estrategias que permitan destinar a estas unidades en forma permanente y con dedicación exclusiva el personal y los recursos para la dotación de Página 33 de 497 los consultorios, aprovechando para este propósito los recursos que el proceso genera anualmente por concepto de los exámenes médicos, odontológicos, entrevista psicológica y exámenes de laboratorio. Esta información debe quedar incluida en el plan anual de necesidades y en el de compras de la Dirección de Sanidad. 1.8.3 Dirección Nacional de Escuelas Las Regionales y Grupos de Incorporación para su funcionamiento tendrán dependencia en los aspectos operativos y administrativos de la Dirección de Incorporación y en lo disciplinario por las autoridades con atribuciones disciplinarias señaladas en la ley 1015 /2.006, Título VIII, capítulos 1 y 2. Según lo aprobado por la Dirección General, a través del instructivo 00070 del 2005, las Escuelas de Formación, a partir de los ingresos que perciben por el concepto de inscripción, identificarán a través de los Jefes de las Regionales, antes del mes de septiembre de cada año, las necesidades que presentan estas y los grupos adscritos a las mismas, verificando que queden contempladas en el plan de necesidades y en el de compras de cada vigencia. Es importante que se entienda que estos recursos deben enfocarse en forma exclusiva a dotar estas unidades de los elementos que requieran para el desarrollo de cada una de las etapas del proceso y a contratar el personal de profesionales que requiera la aplicación de la prueba físico-atlética y la socio-familiar; en el entendido que la atención que recibe el aspirante en estos primeros contactos que tiene con la Institución, se convierten en el principal referente de la grandeza de la misma y de su futuro desempeño como profesional de policía. 1.8.4 Dirección de Talento Humano La Dirección de talento humano informará la planta de personal autorizada para incorporar y destinará a la Dirección de Incorporación el recurso humano con las competencias y el perfil para cumplir la misión asignada. Determinará anualmente el número de estudiantes y personal profesional que se deberá seleccionar en las diferentes convocatorias de acuerdo con la planta estipulada por el gobierno nacional. 1.8.5 Dirección Administrativa y Financiera La Dirección Administrativa y Financiera, preverá dentro del presupuesto anual los recursos económicos y el apoyo logístico necesario para que la Dirección de Incorporación pueda desarrollar su misión. 1.9 MODELO DE GESTIÓN HUMANA PARA LA POLICÍA NACIONAL La Policía Nacional, comprometida con el Estado en disminuir al máximo el conflicto que vive actualmente nuestro país y que afecta directamente las condiciones de seguridad ciudadana, debe atender a la responsabilidad social definida en su misión constitucional, con policiales competentes y capaces de responder con efectividad a las demandas exigidas. Este propósito, que descansa en la gestión del talento humano, requiere la adopción de medidas de carácter institucional que fomenten la cultura de la calidad y sean efectivas para el mejoramiento del desempeño en la Institución. Para alcanzar dicho propósito se adelantaron varias investigaciones que dieron como resultado la identificación de una brecha entre el Estado actual y el Estado ideal de la Gestión Humana, debido a que no estaba orientada al logro de la visión Institucional, ya que carecía de una perspectiva estratégica que promoviera la alineación coherente de todas las áreas. La solución para disminuir la brecha contempló: Promover en el personal cualidades particulares, que determinen el éxito en la ejecución de todas las actividades y se orienten hacia el desarrollo de una ventaja competitiva representada en el capital humano de la Institución. Replantear los procesos de gestión humana, fundamentados en la capacidad de adquirir, transformar y aplicar el conocimiento al desempeño laboral. Página 34 de 497 Aplicar una estrategia de gestión humana, orientada a mejorar la calidad y pertinencia de la formación del funcionario frente a la evolución de la tecnología y del cambio generado en el entorno, elevando así, el nivel de profesionalismo, motivación, desempeño y las condiciones de vida de los policiales. Ubicar a las personas como centro de la estrategia, desarrollando en ellas las competencias que les permita responder efectivamente a las demandas del servicio exigidas por la comunidad. El mando institucional, a partir de este diagnóstico tomó la decisión de revalorizar el aporte humano a la competitividad organizacional a través de la adopción de un modelo de Gestión Humana que integrara en una política coherente, las acciones que establecen la administración eficiente del talento humano y el desarrollo humano integral como factores determinantes del mejoramiento en el desempeño laboral y del incremento de la satisfacción de la comunidad con el servicio policial. El nuevo modelo de Gestión Humana exige un cambio en los procesos claves de la Institución que están relacionados directamente con el talento humano y abarcan desde la selección e incorporación hasta la administración de personal. Para tal fin, el modelo se fundamenta en el enfoque de competencias laborales, lo cual permite a la Policía Nacional consolidarse como una Institución confiable, competente y sólida a nivel nacional e internacional. El modelo de Gestión Humana fundamentado en competencias, se define como: “Una herramienta gerencial para la Policía Nacional que se constituye en el eje articulador de los diferentes procesos que implican y dan sentido a la gerencia del talento humano a través de la planeación, la gestión y el desarrollo orientados al mejoramiento de la calidad de vida laboral y la efectividad del servicio policial”. La planeación es el componente del modelo que se orienta a “definir, proyectar y optimizar a corto, mediano y largo plazo, los procesos de administración del talento humano orientados al logro de los objetivos institucionales, familiares y personales”; en el que se encuentra el proceso de selección e incorporación, entre otros (ver gráfica 1). Modelo de Gestión del Talento Humano fundamentado en Competencias Calidad de Vida Procesos de planeación Traslados y Destinación Formación Selección e Incorporación Planeación y proyección de planta Planeación (Actividades de insumo) Manual de Procedimientos Figura 1. Modelo de Gestión del Talento Humano La gestión es el componente que “realiza acciones conducentes al logro de un propósito u objetivo institucional. Implica el desarrollo, seguimiento, medición del desempeño y mantenimiento de las condiciones laborales del talento humano, orientado al mejoramiento de la calidad de vida y a la obtención de resultados institucionales”. Página 35 de 497 El componente de desarrollo se centra en el “conjunto de estrategias y experiencias de aprendizaje institucional que aplicadas, potencian el talento humano para responder al entorno cambiante, favoreciendo las competencias, los niveles de efectividad, el desempeño laboral y el crecimiento personal”. La aplicación del enfoque de competencias abarca los procesos tradicionales de administración del talento humano en la Institución: selección, incorporación, formación y capacitación, traslados, evaluación del desempeño, estímulos e incentivos y demás procesos de proyección relacionados con la calidad de vida del personal. Sin embargo, se diferencia de los enfoques tradicionales de administración de personal, en que: Genera las condiciones para el mejoramiento del desempeño policial a través del aprendizaje continuo a nivel individual y colectivo. Enfoca los resultados de la gestión policial al logro de los imperativos estratégicos institucionales. Se relaciona plenamente con la estrategia de competitividad, respondiendo a las necesidades de la Institución por diferenciarse dentro de las entidades del estado a partir del desarrollo de su talento humano. Potencia las capacidades del policía, manteniendo un clima y entorno laboral propicio para su desarrollo integral. En conclusión, el modelo proporciona a la Institución elementos fundamentales que permiten agregar valor a los procesos, desarrollando las competencias que el talento humano requiere para ser exitoso, lleva a que las áreas estén articuladas y alineadas con los imperativos estratégicos, la misión y la visión institucional, y mantiene las ventajas competitivas. 1.9.1 Enfoque por competencias laborales El enfoque de competencias laborales surge ante la necesidad de identificar las características que llevan a que una persona sea exitosa en el contexto laboral. A través de las investigaciones se concluyó que la formación académica no garantiza el desempeño sobresaliente, y se determinó que era una conjugación de factores los que contribuían al éxito en la gestión. Entonces, “una competencia es lo que hace que la persona sea, valga la redundancia, “competente” para realizar un trabajo o una actividad y sea exitoso en la misma, lo que puede significar la conjunción de conocimientos, habilidades, y motivaciones; si falla alguno de estos componentes y al menos uno de ellos se requiere para lograr una meta, ya no se es competente”. A nivel institucional se ha denominado competencias al “conjunto de conocimientos técnicos, habilidades, motivaciones (intereses), valores y rasgos de personalidad, que le permiten al integrante de la Institución, ejecutar de manera exitosa la labor policial”. Las propiedades de las competencias son: Están claramente contextualizadas, es decir, que para ser observadas, es necesario que la persona esté en el contexto de la acción de un trabajo específico. Las competencias son observables y medibles a través de diferentes métodos y por diversos observadores, los cuales llegan a conclusiones similares acerca del nivel de desempeño laboral o académico de una persona en virtud a los criterios de evaluación o identificación de una competencia. Están relacionadas con la ejecución exitosa en una actividad, sea laboral o de otra índole. Para ser exitoso, además de las condiciones externas apropiadas, ese requiere tener los conocimientos para hacer el trabajo o actividad, la habilidad o aptitud de realizarlo, y estar interesado o motivado en realizar el trabajo. Siendo competente en una actividad, la persona puede agregar valor a su Institución, área, o grupo de trabajo, además de cumplir efectivamente con sus metas y tareas. Tienen una relación causal con el rendimiento laboral, es decir, no están solamente asociadas con el éxito, sino que, se asume que realmente lo causan. Siempre que se piense en una persona competente se estará pensando en una persona exitosa en una actividad o trabajo determinado. Página 36 de 497 Pueden ser generalizables a más de una actividad. En esa medida una persona que tiene por ejemplo la competencia de liderazgo, se podrá observar su alto desempeño en un contexto académico, deportivo, social y laboral, es decir, ella es capaz de orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos, logrando los objetivos comunes en cualquiera de estos contextos. Estas propiedades pueden y deben ser observadas y cuantificables a través de las conductas o comportamientos asociados a las competencias. Retomando la definición de competencia, las características que se articulan en un conjunto son denominados componentes y es lo que tradicionalmente se ha evaluado o medido en la selección de personal tradicional. A través de entrevistas, de pruebas psicotécnicas o test especializados, se identificaba en el aspirante o candidato su nivel de conocimiento en un tema en particular, su habilidad para ejecutar una acción o su actitud frente a una situación, y partiendo de la sumatoria de los resultados parciales en cada característica o componente se emite un concepto de ajuste o no ajuste al perfil. Ahora, desde el enfoque de competencias, además de evaluar algunos componentes, por exigencia de la normatividad y del proceso en sí mismo, se evalúan comportamientos, es decir, las conductas observables asociadas a las competencias, por ejemplo la competencia liderazgo se puede identificar en el aspirante o candidato a través de los siguientes comportamientos: Identificación de tareas y delegar responsabilidades con fundamento en las competencias de las personas de su grupo. Mantenimiento de un diálogo sobre las tareas y los resultados obtenidos, utilizando un lenguaje claro y preciso, para que realicen su trabajo de la mejor forma posible. Visión futurista ya que puede describir de forma clara situaciones y perspectivas creíbles de posibilidades y probabilidades. (ver figura 2) LIDERAZGO COMPETENCIA: Capacidad para… o de…. COMPORTAMIENTO: Conductas observables COMPONENTE: Características básicas del comportamiento Mantiene un diálogo recíproco; Identifica tareas y delega; Asume la responsabilidad al asignar acciones, etc. Análisis y solución de problemas, Planeación y organización, Compromiso, lealtad, Habilidad de comunicación, etc. Figura 2. Enfoque conceptual de competencias laborales. Para medir y evaluar competencias se dispone de herramientas como: la entrevista de incidentes críticos, las pruebas de simulación y el Assesment centre, entre otras. En el proceso de selección e incorporación se aplica una batería de pruebas que no solo miden los componentes (factor g, rasgos de personalidad, valores, habilidades, etc.), sino también, se aplican instrumentos de evaluación de competencias laborales, para Página 37 de 497 determinar el nivel de desarrollo alcanzado en cada competencia que exige el perfil, por el aspirante que participa en el proceso de selección, antes de pasar a la entrevista. 1.9.2 Perfil de competencias laborales del policía Las competencias genéricas son producto del análisis de la visión, misión, valores institucionales, imperativos estratégicos que garantizan la identificación de éstas para asegurar la efectividad en el servicio policial, a través de comportamientos observables y medibles: Relaciones interpersonales: capacidad para establecer fácilmente vínculos e interacciones apropiadas con diferentes personas o grupos, en distintas situaciones. Adaptabilidad: capacidad para asimilar adecuadamente situaciones de cambio. Orientación del servicio a la comunidad: capacidad de mostrar disposición y compromiso permanente para atender en forma efectiva las necesidades, expectativas y requerimientos de la comunidad. Liderazgo: capacidad para orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos sociales, para lograr objetivos comunes. Trabajo en equipo: capacidad de trabajar colectivamente para alcanzar los objetivos institucionales o sociales propuestos. Aprendizaje continuo: capacidad para adquirir y asimilar conocimientos, habilidades y valores, que conjugados con la práctica y la experiencia optimizan su desempeño laboral y/o académico. Resolución de conflictos: capacidad para persuadir, disuadir e intervenir en situaciones que involucran posiciones e intereses diferentes. Condición física: capacidad para generar y mantener hábitos de cuidado físico, que le permitan responder a las exigencias del servicio. Efectividad en el servicio: capacidad para cumplir las metas asignadas en su labor, aplicando permanentemente la normatividad vigente en la ejecución de los procedimientos, cuidando y utilizando de manera eficiente los recursos de la Institución. Estas competencias deben estar presentes en todos los funcionarios que trabajan en la Institución, independientemente del grado, nivel y/o cargo en que se encuentre. En el caso específico de incorporación, es claro que el nivel de desarrollo que debe presentar el aspirante en cada competencias debe ser un mínimo esperado, ya que a través de la formación y el ejercicio profesional se van desarrollando a su máximo nivel, para asegurar el éxito en el desempeño del grado, nivel y/o cargo en que se encuentre. El nivel de desarrollo de las competencias se clasifican en alto, medio, o bajo. Se espera que el aspirante a patrullero u oficial tenga un mejor nivel en las competencias de adaptabilidad, aprendizaje continuo y relaciones interpersonales que en las demás competencias laborales, buscando garantizar una buena adaptación al medio policial, la permanencia del incorporado en el curso, la asimilación de los conocimientos que se imparten en la formación y un buen desempeño como estudiante, compañero y subalterno. 1.9.3 Cadena de valor de los procesos de selección El Modelo de Gestión Humana establecido en la Policía Nacional exigió un cambio en la estructura y los procesos claves de la Institución relacionados directamente con el manejo del personal, permitiendo que Página 38 de 497 diferentes unidades trabajen de manera articulada y coordinada, asegurando la relación entre las competencias laborales y el perfil del policía, que exige el servicio. La administración del talento humano se desarrolla, entre otras, a través de las Direcciones de: Escuelas (DINAE), Talento Humano (DITAH), Sanidad (DISAN) e Incorporación (DINCO). Cada una de ellas direccionan una serie de procesos amplios y complejos, que se agrupan en lo que se denomina macroprocesos. Estos se definen como el conjunto de actividades secuenciales, orientadas a generar un valor agregado que satisfacen las necesidades de la comunidad. La implementación de la gestión por procesos orienta todos los esfuerzos, acciones y propuestas a: La satisfacción de la comunidad Realizar acciones periódicas de seguimiento y evaluación a nivel cuantitativo y cualitativo Aplicar permanentemente planes de mejoramiento que mantengan una alta calidad de la cadena de valor del proceso de selección e incorporación. La Cadena de valor es una herramienta que permite analizar y comprender las actividades misionales de la Dirección de Incorporación, así como su relación con las actividades que desarrollan otras unidades, evidenciando gráficamente los macroprocesos y procesos específicos de la Dirección, tomando como referente la cadena de valor institucional. A continuación se describen los tres macroprocesos que la conforman, a saber: Gerencial: En él, se definen los procesos relacionados con los lineamientos políticos, estratégicos y operativos del talento humano, tales como la proyección de la planta de personal y las vacantes presentes y futuras en la institución, a partir de los requerimientos ó necesidades recibidas de las diferentes unidades; también se tienen las estrategias que ajustan las metas y procedimientos a las necesidades y expectativas del cliente externo e interno sobre el servicio policial, y finalmente los objetivos e indicadores de las convocatorias, a través del seguimiento y control de la mejora continua del macroproceso esencial. Dentro de este macroproceso se encuentran los procesos de Gestión del talento humano, donde las unidades responsables son DITAH, DINCO, DIRAF, DISAN y DINAE; y los procesos de Gestión de la calidad, siendo sus líderes DIPON, OFPLA, y DINCO. Esencial: Hace referencia a lo misional de la Dirección de Incorporación y refleja los procesos operativos que tienen impacto directo sobre la satisfacción del cliente, ya que son el resultado final de los requerimiento y necesidades que dan razón de ser a la Dirección de Incorporación. Se han agrupado en tres procesos y se observan en la cadena de valor como Planeación, Ejecución, y Evaluación. Cada uno de estos procesos recibe unos insumos o requerimientos que son analizados, evaluados y su resultado final se convierte en el insumo para el siguiente proceso. Cada uno tiene unos indicadores que permiten determinar, al final de cada convocatoria, la efectividad y productividad de las Regionales y en general de la misión de la Dirección. Una vez se recibe la notificación de requerimiento de incorporar o seleccionar personal para las especialidades policiales, se desarrollan una serie de actividades previas que han sido condensadas en lo que se denomina proceso de planeación entre las cuales se encuentra la proyección y aprobación de la convocatoria, planeación del desarrollo de la convocatoria en cada Regional a partir de los compromisos y los recursos con que se cuenta para el desarrollo de la misma. Luego se inician las acciones de medición o indagación que definen cada etapa o valoración de las convocatorias, lo que en su conjunto se denomina proceso de ejecución. Por último, a partir de la entrega de aspirantes a las Escuelas se inicia el proceso de Evaluación que contempla movimientos y ejercicios que permiten identificar los procesos o actividades que tienen dificultades y tornan poco efectivo el macroproceso esencial, llevando al diseño, implementación y monitoreo de acciones de mejoramiento continuo. En este macroproceso los responsables de la Dirección de incorporación son las siguientes unidades: Área de selección y seguimiento, Grupo de formación, Grupo de divulgación, Grupo de coordinación de servicio militar, Grupo de especialidades, y las Regionales. Página 39 de 497 Es de anotar que el macroproceso esencial es fundamental en esta cadena de valor, ya que permite: Alinearse con los otros macroprocesos del gerenciamiento del talento humano institucional. Orientar acciones vertebrales en la gestión diaria. Coordinar los procesos y procedimientos de las unidades que intervienen en el macroproceso. Direccionar el proceso de incorporación desde el enfoque de competencias que ha adoptado la Institución. De soporte: Presenta los procesos asistenciales o de apoyo que facilitan el cumplimiento de las metas y propósitos del macroproceso esencial ya que proveen los recursos que necesitan los procesos gerenciales y esenciales para cumplir con sus objetivos e indicadores de resultado. Dentro de los recursos que proporciona se encuentran los datos e información que permiten realizar el análisis del desarrollo de las convocatorias, la efectividad de las regionales, las fortalezas o falencias que se tienen a nivel de recursos logísticos, tecnológicos, humanos, materiales y de infraestructura, así como el marco normativo que facilita dar respuesta a las reclamaciones o peticiones del ciudadano, así como a mantener un proceso de selección e incorporación transparente, equitativo, y estandarizado. En el gráfico de la cadena de valor aparecen los procesos de Gestión de la información, Gestión jurídica, y Gestión administrativa. Los responsables del desarrollo de los procesos en la Dirección de incorporación son las unidades de: Oficina de planeación, Oficina de Telemática, Oficina Atención al ciudadano, Oficina jurídica, Subdirección, Centro de Investigación y Estadística, Area Administrativa y Financiera, Grupo de logística, Grupo de talento humano, Grupo de contratos y Grupo financiero (ver figura No. 3) MACROPROCESO GERENCIAL GESTION DEL TALENTO HUMANO GESTION DE CALIDAD MACROPROCESO ESENCIAL EJECUCION PLANEACION EVALUACION MACROPROCESO DE SOPORTE GESTION DE INFORMACION GESTION JURIDICA GESTION ADMINISTRATIVA Figura No. 3: Cadena de valor del proceso de selección e incorporación Página 40 de 497 Los proveedores, es decir, las unidades que proveen a los macroprocesos de insumos para su gestión, tales como presupuesto, información y materiales, se encuentran: DIPON, DIRAF, DINAE, DITAH, y DISAN. Con la transformación o asimilación de estos insumos a través de los procesos misionales se pretende satisfacer las necesidades o requerimientos presentadas por el cliente externo y/o interno. El cliente interno directo y principal para DINCO son las Escuelas de formación policial, posteriormente la Dirección de Talento Humano, las Unidades especializadas y las diferentes Direcciones; como cliente externo se contempla el Gobierno Nacional, y la ciudadanía. El servicio que presta la Dirección de Incorporación se cristaliza en un resultado tangible que puede ser traducido como el aspirante seleccionado según las competencias y perfil requerido y es entregado a las Escuelas de formación para ser capacitado. Permanentemente ha de responder a las demandas del servicio y los procedimientos que aseguran la calidad, equidad, transparencia y mejoramiento de los procesos misionales, para finalmente entregar aspirantes que cumplen con las exigencias de los clientes. 1.9.3.1 Acciones de seguimiento y autoevaluación A nivel central y en cada Regional de Incorporación se deben desarrollar una serie de actividades de revisión, ajuste, evaluación y retroalimentación antes, durante y al finalizar cada convocatoria. Las acciones se analizan en términos cuantitativos (estadísticas, indicadores de gestión y metas) y cualitativos (reportes, informes, instructivos, etc.), teniendo en cuenta la cadena de valor y sus procesos. El proceso de planeación hace referencia a las acciones previas al desarrollo de la convocatoria que permiten diseñar e implementar un plan de acción, con fechas, responsables, recursos, actividades de mejoramiento y de contingencia, y procedimientos que contribuyen al cumplimiento de la cantidad de aspirantes a entregar, las fechas de incorporación y garantizar que haya ajuste entre el perfil de competencias y requisitos exigidos en la convocatoria y el perfil y los requisitos de los estudiantes que inician curso de formación. Para ello, en cada una de las convocatorias, en cada Regional de Incorporación se deben realizar reuniones de planeación en las que se especifiquen las agendas o cronograma para cada etapa del proceso de selección y por ende para cada funcionario, con el propósito de garantizar el logro de los indicadores de gestión y el cumplimiento de las metas previstas en el proceso de selección. El proceso de ejecución se refiere a las actividades que se orientan a evaluar y seleccionar a los interesados o aspirantes en participar en la convocatoria. La calidad de este proceso está dada por el seguimiento de los procedimientos establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional y el cumplimiento de los indicadores de gestión en cada etapa, así como por el conocimiento y cumplimiento de la normatividad vigente de parte de cada funcionario que participa en el desarrollo de la convocatoria. Finalmente, el proceso de evaluación corresponde al conjunto de actividades que tiene en cuenta los resultados finales de los informes de cada etapa, por convocatoria, los datos cuantitativos y cualitativos del informe final y el cumplimiento de las metas del proceso de evaluación de cada Regional. Página 41 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL 3 POLICÍA NACIONAL 1.9.4 Proceso: ADELANTAR SELECCIÓN E INCORPORACIÓN Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Caracterización del macroproceso esencial PROVEEDOR DIPON, DITAH, DIRAF, DISAN, UNIDADES ESPECIALIZADAS INSUMO DIPON, DITAH, DIRAF DINCO, DISAN Proyección necesidades de talento humano a incorporar y seleccionar. Planta autorizada de personal. Proyección de ingresos a DINCO y a la DISAN. Elaborar y presentar plan anual de incorporación. Requerimiento de aspirantes a incorporar para las Escuelas y/o Especialidades. Necesidad de profesionales y cantidad de exámenes clínicos para la calificación de la capacidad psicofísica. Plan anual de necesidades. Elaborar y presentar a la Dirección General el proyecto de convocatoria. Presupuesto asignado para campañas de divulgación. Protocolo de Selección e Incorporación. DIRAF, DINCO ACTIVIDAD PRODUCTOS/SERVICIO Divulgar a nivel interno y externo las diferentes convocatorias del proceso de selección. Realizar la planeación Página 42 de 497 Plan anual de compras. Plan anual requerimientos de profesionales y exámenes clínicos especializados. Plan de acción. Convocatoria e instructivo aprobados para adelantar el proceso de selección. Avisos publicitarios. Artículos. Afiches. Campañas. Comerciales. Acta planeación del CLIENTE DINAE, DIRAF, DISAN, UNIDADES ESPECIALIZADAS DITAH DINAE Unidades Especializadas Unidades policiales. Regionales de Incorporación. Medios de comunicación. Comunidad. Aspirantes. Comunidad. Aspirantes. HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL 3 POLICÍA NACIONAL PROVEEDOR INSUMO Convocatoria. Instructivo. Proyección de ingresos a DINCO y a la DISAN. Carpeta con formatos de valoraciones. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Convocatorias. Instructivos. DINCO DINCO, DISAN DISAN Regionales y Grupos de Incorporación. Regionales y Plan de necesidades de profesionales y Laboratorios. Contratos de profesionales y de Laboratorios para realizar exámenes clínicos especializados y paraclínicos, para la calificación de la capacidad psicofísica. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Profesional en Medicina asignado o contratado por Sanidad. Consultorio y elementos para realizar valoración. Formato de pliego de antecedentes Proceso: ADELANTAR SELECCIÓN E INCORPORACIÓN Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: ACTIVIDAD para el desarrollo de la convocatoria en cada Regional de Incorporación. Realizar: Charla de inducción. Venta de carpeta. Inscripción. Asignación de profesionales para la calificación de la capacidad psicofísica. Programar y realizar exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Realizar valoración médica Página 43 de 497 PRODUCTOS/SERVICIO CLIENTE desarrollo de la convocatoria firmada por todos los funcionarios de la Regional, asignando responsabilidades y compromisos. Formalizar ingreso al proceso de selección en el SIADMI. Entrega resultados de exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Concepto médico Aspirantes y profesionales que participan en la realización de las valoraciones. Médico de incorporación. Aspirantes. Aspirante. Médico de Medicina Laboral DISAN. HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL 3 POLICÍA NACIONAL PROVEEDOR INSUMO Seccionales de Sanidad. DISAN Regionales y Grupos de Incorporación. Regionales y Seccionales de Sanidad. Escuelas de formación Regionales y Grupos de Incorporación. DISAN Regionales y Grupos de médicos, formato resultados exámenes clínicos y paraclínicos, formato historia clínica y valoración médica. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Profesional en odontología asignado o contratado por Sanidad. Consultorio y elementos para realizar valoración Formato historia clínica valoración odontológica Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Profesional en educación física contratado por la Escuela de formación para realizar valoración Elementos para realizar valoración Formato valoración morfofuncional y físico-atlética Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Profesional en Psicología asignado o contratado por Sanidad para realizar valoración. Consultorio y elementos para Proceso: ADELANTAR SELECCIÓN E INCORPORACIÓN ACTIVIDAD Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PRODUCTOS/SERVICIO CLIENTE Realizar valoración odontológica. Concepto odontológico. Aspirante Médico de Medicina Laboral DISAN Realizar valoración físico-atlética y morfofuncional. Concepto condición física. Aspirante Médico de Medicina Laboral DISAN Concepto psicológico. Aspirante Médico de Medicina Laboral DISAN Realizar valoración psicológica Aplicar pruebas psicotécnicas. Página 44 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL 3 POLICÍA NACIONAL PROVEEDOR Incorporación. Regionales y Seccionales de Sanidad. INSUMO Regionales de Incorporación. Regionales y Seccionales de Sanidad. Escuelas de formación Regionales y Grupos de Incorporación. DINCO Regionales y realizar valoración. Pruebas psicotécnicas. Expediente del proceso de selección. Formato de datos personales para valoración psicológica, formato entrevista psicológica. Profesional de Medicina Laboral asignado por Sanidad para emitir concepto. Decreto 1796/2000 y 094/1989. Profesional en Trabajo Social contratado por la Escuela y o Regional de formación para realizar valoración. Recursos logísticos para desplazamientos Formato valoración socio-familiar Expediente del proceso de selección. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Profesional en Investigación asignado para realizar Estudio. Proceso: ADELANTAR SELECCIÓN E INCORPORACIÓN Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: ACTIVIDAD PRODUCTOS/SERVICIO CLIENTE Valorar aspirante en entrevista. Realizar Revisión de resultados valoraciones médica, odontológica, físico-atlética morfofuncional y psicológica. Concepto de capacidad psicofísica. Realizar valoración Socio-familiar. Concepto socio-familiar. Realizar Estudio de seguridad. Concepto Estudio de seguridad. Página 45 de 497 Aspirante Consejo de Admisiones. Aspirante. Investigador Consejo de Admisiones. Aspirante. Consejo de HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL 3 POLICÍA NACIONAL PROVEEDOR Grupos de Incorporación. INSUMO Director de DINCO Directores Escuelas de Policía. Jefes Regionales de Incorporación. DISAN Jefes Regionales de Incorporación. Jefes Regionales Y Seccionales de Sanidad. Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: ACTIVIDAD PRODUCTOS/SERVICIO Expediente proceso de selección del aspirante. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Acta personal seleccionado. Formato acta de notificación. Formato informe de la convocatoria. Listado de elementos que conforman el equipo. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. CLIENTE Admisiones. Recursos logísticos para desplazamientos. Formato datos personales-estudio de seguridad, formato valoración estudio de seguridad. Expediente del proceso de selección. Protocolo de Selección e Incorporación para la Policía Nacional. Realizar Consejo de Admisiones. Proceso: ADELANTAR SELECCIÓN E INCORPORACIÓN Notificar aspirantes seleccionados. Entregar informes de la convocatoria. Comprobar capacidad psicofísica de los aspirantes seleccionados. Reemplazar aspirantes no aptos o que abandonen el Página 46 de 497 Lista de elegibles. Entrega de aspirantes a las Escuelas de Policía. Escuelas de Policía. Escuelas de Policía: Secretaria académica. Talento Humano. Area Académica. Aspirantes. HOJA DE PRESENTACIÓN 3 POLICÍA NACIONAL PROVEEDOR Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL INSUMO Formatos de evaluación y seguimiento Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: ACTIVIDAD Regionales de Incorporación Proceso: ADELANTAR SELECCIÓN E INCORPORACIÓN PRODUCTOS/SERVICIO CLIENTE proceso. Entregar expedientes del proceso de selección a las Escuelas de policía. Garantizar que la matricula se realice una vez el aspirante supera la comprobación de la capacidad psicofísica. Monitorear proceso de selección e incorporación, durante la formación policial. Página 47 de 497 Propuestas de ajuste al proceso de selección e incorporación. Plan de mejoramiento. DINAE. Escuelas de Policía. Dirección de incorporación. CAPITULO 2 CONVOCATORIAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN Página 48 de 497 2.1. GENERALIDADES El futuro de la Policía Nacional depende de su capital humano, son los hombres y las mujeres los que hacen que ella pueda cumplir con su misión. Es reconocido, que el principal recurso con el que cuenta la Institución es su gente. Concientes de la responsabilidad y el compromiso que tiene no sólo al interior de la Institución sino con el país, de seleccionar e incorporar a las personas que aspiren a adelantar cursos y concursos para convertirse en profesionales de policía, se ha considerado oportuno y fundamental: consignar, describir y explicar de manera clara en este capitulo, todas las herramientas legales y los procedimientos para administrar el proceso a nivel gerencial y operativo. Igualmente, las actividades a desarrollar en cada una de las etapas, las cuales han sido catalogadas por su alcance en eliminatorias, clasificatorias y de soporte. En esta época de cambios continuos en el mundo, en el país y por consiguiente al interior de la Institución se requiere que el desarrollo de estos procedimientos sean administrados de manera organizada, controlada y estandarizada; procurando que la utilización de los recursos disponibles y las energías se orienten en un sólo sentido, que el norte sea lograr seleccionar e incorporar personal altamente calificado, capaz de interpretar los requerimientos que los escenarios de este mundo cambiante demandan. Para la administración del proceso de selección e incorporación, se requieren funcionarios responsables y comprometidos, que aporten su esfuerzo y conocimiento a desarrollarlo de manera coordinada, es decir, mediante acciones planificadas, dirigidas y controladas. Con el presente capítulo se pretende que el proceso se ejecute en cierto orden y secuencia, sin significar que su administración sea estática; como todo proceso administrativo no estará exento de variaciones o acciones de mejoramiento durante su ejecución, y para responder a esta necesidad en cada etapa se ha planteando el seguimiento y autoevaluación de los resultados, buscando que periódicamente se implementen los cambios necesarios. Este protocolo se debe concebir como la guía para direccionar el proceso de selección e incorporación desde el nivel central y en las Regionales de Incorporación. Es un documento cuyo contenido debe ser estudiado para adquirir los conocimientos necesarios y suficientes que ayuden a manejar los conceptos y realizar los procedimientos en cada etapa; lo cual facilitará el logro de los objetivos propuestos en cada convocatoria. Página 49 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2.2 CONVOCATORIAS DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN PARA ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO A partir de la proyección cuantitativa de las vacantes, salidas ocupacionales y necesidades del servicio se determina la cantidad de personas que deben ser incorporadas. Una vez se tiene disponibilidad presupuestal y autorización se define el tipo de convocatoria o curso a desarrollar en la Institución para que el personal seleccionado o incorporado prosiga a su capacitación o su formación y en el futuro responda, de forma efectiva a las demandas del servicio. En esta labor es importante, además, que desde el segundo semestre del año inmediatamente anterior se tenga claridad de la proyección de ingresos por parte del proceso, de manera que se incluya en el plan de necesidades tanto de la DISAN, como de DINCO, las necesidades de recursos, contratación de profesionales y con entidades de salud para los exámenes clínicos especializados y paraclínicos Al inicio de cada convocatoria, el Jefe de la Regional con su equipo de trabajo deben estudiar la convocatoria enviada por DINCO, coordinar y establecer: tareas, horarios y responsabilidades de acuerdo con los cargos y disponibilidad de los funcionarios en el desarrollo de cada una de las etapas del proceso. De la anterior debe elaborarse un acta con la firma de todos los participantes. Copia del acta debe ser enviada por correo certificado a la Dirección de Incorporación antes de iniciar el desarrollo de la convocatoria. (Ver anexo 2) Para la elaboración de este documento, también se deben tener como referentes el estudio de seguimiento y evaluación a los estudiantes que se encuentran en proceso de formación policial. Adicionalmente, para facilitar el desarrollo del proceso se requiere que en cada Regional establezca mecanismos de control; teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: La programación de las valoraciones debe obedecer a un proceso de planeación serio que oriente en forma directa el Jefe de la Regional, organizando al personal por horas, con el fin de respetar el tiempo de los aspirantes y hacer eficaz la disponibilidad de los profesionales. Los Jefes de las Regionales son los responsables de que se conserve en buen estado y con las medidas de seguridad los expedientes del personal no seleccionado, teniendo en cuenta que estas pueden ser objeto de reclamos y verificación por parte de los entes de control. Sólo se devolverá al aspirante los documentos anexos; las fotografías quedarán en su estado natural en cada formato. La carpeta y los formatos de las valoraciones permanecerán en el archivo por un periodo de dos años (2) años, previendo antes de la destrucción de los documentos, que los resultados de las valoraciones se encuentren registrados en el SIADMI. Después de que el aspirante no supere alguna etapa de tipo eliminatoria del proceso de selección, se le debe indicar que reclame la documentación personal. Esta documentación se mantendrá en archivo hasta por seis (6) meses; después de este tiempo, se realizará su destrucción, elaborando el acta respectiva. Los Jefes de las Regionales, coordinarán con los jefes de la SIPOL, para que se realicen acciones de contrainteligencia en forma permanente, buscando evitar que personal inescrupuloso manipule el proceso y engañe a los aspirantes. Página 50 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Durante el desarrollo del proceso y al término del mismo los funcionarios de la Regional de Incorporación, debe permanecer en contacto con los aspirantes que ingresan a realizar curso de formación policial, de tal forma que se pueda retroalimentar el proceso y proponer los ajustes a que haya lugar. Se debe realizar de manera permanente la publicación de los listados del personal aspirante que no superó las valoraciones eliminatorias del proceso de selección, como lo establece la ley. De todas las actividades de capacitación y reinducción que se adelanten en las Regionales se debe dejar antecedente por escrito en actas de asistencia e informes de resultados, para posteriormente ser enviados a la Dirección de Incorporación, junto con el informe de la convocatoria. Es responsabilidad del Jefe de la Regional informar periódicamente al final de cada convocatoria, los requerimientos que sobre el proceso de selección formulen los aspirantes especificando el tema y enviando copia de las respuestas. Ante las solicitudes de derechos de petición y acciones de tutela, se debe solicitar asesoría a la oficina jurídica de cada Escuela y/o de la Dirección de Incorporación. 2.2.1 Responsables El establecimiento de los compromisos y parámetros de las convocatorias para los procesos de selección de aspirantes a oficiales y patrulleros se encuentra bajo la responsabilidad de la Dirección de incorporación. El desarrollo de las etapas del proceso de selección es responsabilidad del Jefe de la Regional de Incorporación, quien además de dar cumplimiento a los compromisos asignados en cada convocatoria, debe garantizar que el desarrollo de las mismas se realice bajo parámetros de calidad que exige el protocolo. 2.2.2 Fundamento legal Ley 62 de 1993. "Por la cual se expiden normas sobre la Policía Nacional, se crea un establecimiento público de seguridad social y bienestar para la Policía Nacional, se crea la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se reviste de facultades extraordinarias al Presidente de la República." Artículo 6. Personal policial. La Policía Nacional está integrada por oficiales, personal del nivel ejecutivo, suboficiales, agentes, alumnos y por quienes presten el servicio militar obligatorio en la Institución; así como por los servidores públicos no uniformados pertenecientes a ella, unos y otros sujetos a normas propias de carrera y disciplina en la forma en que en todo tiempo establezca la Ley. Artículo 7. Profesionalismo. La actividad policial es una profesión. Sus servidores deberán recibir una formación académica integral, de tal forma que les permita una promoción profesional, cultural y social, con acento en los derechos humanos en la instrucción ética, ecológica, de liderazgo y de servicio comunitario. Todo miembro de la Policía Nacional, de acuerdo con su rango, será capacitado integralmente en academias y centros de formación especializada integral. Su formación técnica y académica abarcará, entre otras, nociones de derecho y entrenamiento en tareas de salvamento y ayuda ciudadana. Página 51 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Ley 30 de 1992. “Por la cual se organiza el servicio publico de la Educación Superior”. Artículo 5. La Educación Superior será accesible a quienes demuestren poseer capacidades requeridas y cumplan con las condiciones académicas exigidas en cada caso. Artículo 14. Son requisitos para el ingreso a los diferentes programas de Educación Superior, además de los que señale cada Institución, el siguiente: para todos los programas de pregrado, poseer título bachiller o su equivalente en el exterior y haber presentado el examen de estado para el ingreso a la educación superior. Artículo 28. Reconoce a las universidades el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar a sus autoridades académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos, definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales, otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos y adoptar sus correspondientes regímenes, y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional. Ley 749 de 2002 (19 de julio). “Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior en las modalidades de formación técnica profesional y tecnológica”. Artículo 7. De los requisitos para el ingreso a la Educación Superior técnica profesional, tecnológica y profesional por ciclos. Son requisitos para el ingreso a los diferentes programas de Educación Superior, tecnológica y profesional por ciclos, además de los que señale cada Institución, los siguientes: a. Poseer título de bachiller o su equivalente en el exterior y haber presentado el examen de Estado para el ingreso a la Educación Superior. b. Para los programas de especialización referidos al campo de la técnica y la tecnología y para las especializaciones del campo profesional, poseer título técnico, tecnológico o profesional. c. Haber obtenido el Certificado de Aptitud Profesional (CAP) expedido por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Decreto 1791 de 2000 (14 de septiembre). "Por el cual se modifican las normas de carrera del personal de oficiales, nivel ejecutivo, suboficiales y agentes de la Policía Nacional" Artículo 3. Determinación de la planta. La planta de oficiales, nivel ejecutivo, suboficiales y agentes de la Policía Nacional, será fijada por el gobierno nacional, con base en las necesidades de la Institución, y tendrá como marco de referencia un plan quinquenal revisado anualmente. La planta detallará el número de miembros por grado. Artículo 6. Estudiantes. Son estudiantes quienes ingresen a las seccionales de la Escuela Nacional de Policía “General Santander”, para adelantar curso de formación y no pertenecen a la jerarquía de que trata el presente capítulo. Parágrafo 3. La Dirección General de la Policía Nacional presentará para aprobación del Ministro de Defensa Nacional las disposiciones relacionadas con las condiciones de ingreso, el plan de estudios correspondiente y las causales de retiro de los estudiantes. Página 52 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Artículo 8. Condiciones generales de ingreso. De conformidad con las vacantes existentes, para ingresar al curso de formación como oficial o miembro del nivel ejecutivo de la Policía Nacional se exigen los siguientes requisitos: 1. Ser colombiano. 2. Ser bachiller, profesional universitario, tecnólogo o técnico, según se establezca en cada caso. 3. Superar el proceso de admisión que la Dirección General de la Policía Nacional presente para aprobación del Ministro de Defensa Nacional. 4. No haber sido condenado a penas privativas de la libertad, ni tener antecedentes disciplinarios. Parágrafo 1. La Dirección General de la Policía Nacional presentará para aprobación del Ministro de Defensa Nacional las áreas profesionales, tecnológicas o técnicas en las cuales haya necesidad de incorporar personal. Parágrafo 2. La Dirección General de la Policía Nacional presentará para aprobación del Ministro de Defensa Nacional el Protocolo de Admisiones. Artículo 11. Ingreso de personal no uniformado a uniformado. El Director General de la Policía Nacional podrá seleccionar personal no uniformado de planta, para que adelante curso especial de formación como uniformado, previa solicitud del interesado y el cumplimiento de los demás requisitos que para el efecto exija la Dirección General de la Policía Nacional. Parágrafo 1. Para el ingreso a la carrera de oficial se deberá acreditar título de formación universitaria no inferior a cinco (5) años y aprobar el respectivo curso; al término del mismo optará el grado de Subteniente. Artículo 14. Profesión de Policía. La actividad de policía es una profesión. Como tal sólo podrá ser ejercida por personas que acrediten títulos de idoneidad profesional, expedidos por los respectivos centros de educación policial y reconocidos por el Gobierno según normas vigentes. Artículo 18. Capacitación de extranjeros. Para poder ingresar al curso de formación de oficiales y Nivel Ejecutivo, los nacionales de otros países que sean designados por los respectivos gobiernos y aceptados por el de Colombia, a quienes se les conferirá el grado honorario de Subteniente o Patrullero, previa aprobación del respectivo curso. Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre). “Por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las Escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993” Artículo 3. Calificación de la capacidad psicofísica. La capacidad psicofísica para ingreso y permanencia en el servicio, se calificará con los conceptos de apto, aplazado y no apto. Es apto quien presente condiciones psicofísicas que permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad policial correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Es no apto quien presente alguna alteración psicofísica que no le permita desarrollar normal y eficientemente la actividad policial correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Parágrafo. Esta calificación será emitida por los médicos que la Dirección de Sanidad de la respectiva fuerza o de la Policía Nacional autorice para tal efecto. Artículo 4. Exámenes de capacidad psicofísica. Los exámenes médicos y paraclínicos de capacidad psicofísica se realizarán en los siguientes eventos. Página 53 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 1. Selección alumnos Escuelas de formación. 5. Incorporación. 6. Comprobación. 14. Por orden de autoridad Médico laboral Articulo 7. Validez y vigencia de los exámenes de capacidad psicofísica. Los resultados de los diferentes exámenes médicos, odontológicos, psicológicos y paraclínicos practicados tienen una validez de dos meses, contados a partir de la fecha en que fueron practicados. El concepto de capacidad psicofísica se considera válido para el personal por un término de tres meses durante los cuales dicho concepto será aplicable para todos los efectos legales, sobrepasado este termino, continua vigente hasta cuando se presenten eventos del servicio que impongan una nueva calificación de la capacidad psicofísica. Decreto 094 de 1989 (enero 11). "Por el cual se reforma el estatuto de la capacidad psicofísica, incapacidades, invalidez e indemnizaciones del personal de oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional", soldados, grumetes, agentes, alumnos de las Escuelas de formación y personal civil del Ministerio de Defensa y de la Policía Nacional. 2.2.3 Objetivos específicos Desarrollar el proceso de selección e incorporación para aspirantes a oficiales y patrullero, de acuerdo a los requerimientos en planta de personal y a los procedimientos del Protocolo de Selección e Incorporación. Incorporar personal que se ajuste al perfil y a las competencias requeridas a nivel institucional para cumplir con el servicio en forma efectiva. Identificar durante el proceso de selección el perfil de las competencias genéricas del policía que permita posteriormente realizar las acciones de seguimiento ajustadas a sus fortalezas y oportunidades de mejoramiento. Adelantar acciones de seguimiento y evaluación en forma periódica tanto a los estudiantes durante la formación policial como a los procedimientos del proceso de selección que permitan mantener los niveles de calidad exigidos para este proceso. 2.2.4 Metas Entregar el 100% de los aspirantes requeridos por cada convocatoria para ingresar al curso de oficial o patrullero de la Policía Nacional en la fecha establecida. Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en cada etapa del proceso; dentro de los estándares de calidad dispuestos para cada una de ellas. Incorporar aspirantes con un ajuste del 100% al perfil requerido en la convocatoria. Página 54 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL 2.2.5 Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Indicadores de Gestión Al finalizar cada convocatoria, las Regionales de Incorporación deben calcular el cumplimiento de los indicadores del proceso que aparecen a continuación. Estos indicadores se han clasificado de acuerdo al proceso establecido en el macroproceso esencial, es decir, hay indicadores para los procesos de planeación, ejecución y evaluación. Inicialmente se debe identificar el nivel de cumplimiento en el proceso de planeación, así como los requerimientos propuestos en el Protocolo de Selección e Incorporación. El resultado de estos indicadores hace parte del informe final de la convocatoria. Los indicadores a calcular en el proceso de planeación son los siguientes: PROCESO DE PLANEACIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 No. de elementos adquiridos (materiales y/o humanos) para realizar el proceso de selección e incorporación No. de elementos solicitados para realizar el proceso de selección e incorporación (plan de necesidades) 100% 2 3 4 5 No. de acciones de mejoramiento implementadas en la convocatoria No. total de acciones de mejoramiento propuestas en la convocatoria anterior No. de etapas del proceso cumplidas con el cronograma establecido en la convocatoria No. total de etapas del proceso No. de aspirantes entregados en la fecha establecida No. total de aspirantes programados para entregar en la fecha establecida No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de planeación No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de planeación Página 55 de 497 100% 100% 100% 100% HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE PLANEACIÓN No. 6 INDICADORES DEL PROCESO No. de aspirantes que participaron en la convocatoria de selección No. de aspirantes proyectados a participar en la convocatoria de selección META 100% 7 No. de aspirantes citados y valorados en Consejo de Admisiones (relación 3 a 1) para oficiales No. de aspirantes seleccionados en Consejo de Admisiones para iniciar curso de formación. X 3 100% 8 No. de aspirantes citados y valorados en Consejo de Admisiones (relación 2 a 1) para patrulleros No. de aspirantes seleccionados en Consejo de Admisiones para iniciar curso de formación. X 2 100% 9 No. de lugares donde se desarrolla el proceso que reúnen las condiciones físicas y sanitarias necesarias para garantizar calidad No. total de lugares donde se desarrolla el proceso 100% Los resultados de los indicadores anteriores pretenden garantizar que en cada convocatoria se cuente con el personal y los recursos suficientes y necesarios para poder implementar las acciones de mejoramiento y desarrollar todo el proceso de selección de manera efectiva, lo que se reflejaría en: Cumplimiento de las agendas de cada etapa o valoración en los tiempos establecidos. Cumplimiento de los compromisos establecidos a cada Grupo de Incorporación referentes al número de aspirantes proyectados para participar en la convocatoria. Implementación de acciones de mejoramiento. Entrega de aspirantes a las Escuelas, en la fecha establecida en la convocatoria. Adquisición o consecución de los elementos requeridos para el desarrollo del proceso. Desarrollo de acciones de divulgación que garanticen contar con el suficiente potencial de aspirantes para seleccionar los que se ajusten al perfil. Página 56 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Los indicadores de gestión del proceso de ejecución están dirigidos a ver en forma consolidada el logro de las metas esperadas en la operación de cada una de las etapas del proceso de selección: PROCESO DE EJECUCIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 Porcentaje promedio de cumplimiento de los indicadores de gestión de las etapas 100% 2 3 No. de aspirantes incorporados que cumplen con todos los requisitos mínimos No. total de aspirantes incorporados No. de aspirantes incorporados que se ajustan en todas las valoraciones al perfil requerido No. total de aspirantes incorporados 100% 100% 4 No. de investigaciones iniciadas a funcionarios en el proceso de selección No. total de funcionarios que participaron en el proceso de selección 0% 5 No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de ejecución No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de ejecución 100% 6 7 No. de expedientes con novedades al momento de la entrega a las Escuelas (no entregados, documentación incompleta, formatos mal diligenciados, etc.) No. total de expedientes entregados a las Escuelas No. de registros de aspirantes totalmente diligenciados en el SIADMI (venta, inscripción, datos secundarios, resultados de valoraciones, etc.) No. total de aspirantes que participan en el proceso de selección Página 57 de 497 0% 100% HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: El primer indicador en este proceso de ejecución se calcula sumando los resultados de cada uno de los indicadores de gestión de cada etapa (en total son 12 etapas) y luego se divide por el número total de indicadores calculados, lo que arrojará un promedio en porcentaje. Se espera que si hay cumplimiento de los anteriores indicadores, los aspirantes incorporados a las Escuelas cumplan con los requisitos y los perfiles requeridos en cada etapa y/o valoración. Además, se busca que al realizar esta evaluación se confirme el seguimiento estandarizado de los procedimientos establecidos en el proceso y asegurar la calidad en el desarrollo de la convocatoria. Los indicadores de gestión del proceso de evaluación están dirigidos a ver en forma consolidada el cumplimiento de metas esperadas en la operación de cada una de las etapas del proceso de selección, manejo efectivo de los recursos en la convocatoria, cumplimiento del Protocolo de Selección e Incorporación y mejoramiento del proceso a través de la experiencia y la investigación. PROCESO DE EVALUACIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 No. de funcionarios que aprobaron las evaluaciones de conocimiento de la normatividad y el Protocolo de Selección e Incorporación No. total de funcionarios que fueron evaluados en conocimiento de la normatividad y el Protocolo de Selección e Incorporación por convocatoria 100% 2 No. de indicadores de gestión que cumplieron con la meta establecida No total de indicadores de gestión del proceso de selección 100% 3 4 5 Nivel promedio de satisfacción del cliente con el proceso de selección (0 -10) 10 No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de evaluación No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de evaluación No. de estudiantes reemplazados durante la semana de inducción por comprobación de la capacidad psicofísica y abandono del proceso No. total de aspirantes incorporados Página 58 de 497 100% 0% 0% HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Los resultados de los anteriores indicadores hacen referencia a: Conocimiento y cumplimiento de la normatividad y del Protocolo de Selección e Incorporación, de modo que se pueda garantizar el cumplimiento de las metas que aparecen en cada indicador de gestión por etapa. Evaluar el nivel de indicadores de gestión, en cada convocatoria. Evaluar el nivel de satisfacción del cliente (Escuelas) con el proceso de selección, a partir del desempeño de los estudiantes durante el curso de formación. Evaluar el cumplimiento de las actividades o procedimientos que aparecen en la guía de seguimiento y autoevaluación por parte del Jefe de la Regional en forma periódica durante el desarrollo y al final de cada convocatoria. A través del análisis de toda la información anterior se puede: Observar el nivel de cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos para cada convocatoria en el Protocolo de Selección e Incorporación a nivel nacional. Identificar el grado de cumplimiento de los indicadores de gestión por convocatoria en cada Regional y en forma global. Identificar las acciones de mejoramiento en cada proceso, según el resultado cuantitativo y cualitativo de cumplimiento de las metas esperadas, y Conocer el grado de satisfacción del cliente interno con el resultado del proceso de selección. 2.2.6 Soporte de requisitos Como se señalaba en el capítulo anterior, el perfil de cargo por competencias presenta una serie de requerimientos o antecedentes a nivel de escolaridad, experiencia y trayectoria laboral, entre otros, que son indispensables en el aspirante para participar en el proceso de selección e incorporación. A estas exigencias mínimas requeridas se les ha denominado “requisitos”. Los requisitos llevan a que el grupo de aspirantes sea homogéneo, se pueda escoger bajo el escenario de igualdad a los mejores y posean las características mínimas indispensables sobre las cuales se pueda evaluar las competencias laborales presentes en el perfil del cargo. Para cualquier ciudadano interesado en participar en el proceso de selección e incorporación, la Policía Nacional ha tenido en cuenta los siguientes criterios al momento de establecer los requisitos mínimos: Fundamento legal: permite tomar atribuciones para establecer los requisitos, etapas y criterios del proceso de selección e incorporación; así como, ajustarse a una serie de normas nacionales, convenios y tratados internacionales suscritos por el Estado colombiano en materia de derechos humanos que establecen condiciones para ejercer alguna actividad de tipo formativo y/o laboral. Página 59 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Consulta ciudadana: a través de las oficinas de quejas y reclamos se presentan las deficiencias que con mayor frecuencia se observan en la prestación del servicio de seguridad ciudadana por parte de la Policía Nacional. Ello permite desde el proceso de selección e incorporación ajustar el perfil de los integrantes que ingresen a prestar el servicio de policía. Evaluación de la salida ocupacional: establece los requerimientos básicos en las diferentes especialidades del servicio policial a partir de la utilización de los elementos del servicio que tiene a disposición, las habilidades, conocimientos y condiciones físico-atléticas, para prestar un servicio de policía con calidad. Características socio-demográficas de la población colombiana: permiten identificar estándares mínimos de exigencia, en cuestión de rendimiento académico y contextura física para ofrecer igualdad de oportunidades en las diferentes regiones del país a las personas interesadas en vincularse a la Institución. Analizando lo anterior, los requisitos mínimos para participar en el proceso de selección e incorporación se identifican por: Estar ajustado a la normatividad, permitiendo que personas únicamente con edad superior a 18 años puedan ingresar al proceso de formación policial. Adicionalmente, este requisito garantiza en un alto porcentaje que el grado de madurez, manejo de la autoridad y responsabilidad corresponda a las exigencias de la labor que va a desarrollar la persona que ingrese a la Institución. Cumplir con las condiciones mínimas en la parte física y mental, que le permitan al incorporado desarrollar los objetivos propuestos desde las Escuelas durante el proceso de formación y que posteriormente poder desempeñarse en cualquiera de las especialidades del servicio policial, sin que la estatura o la capacidad de aprendizaje (reflejados en un primer momento en los resultados de las pruebas de estado) lleguen a ser un impedimento. Propender porque una amplia franja de la población colombiana pueda participar en el proceso de selección, lo cual aumentaría la posibilidad de selección de los aspirantes que más se ajusten al perfil establecido. 2.2.6.1 Edad: el requisito de edad es importante por cuanto a nivel legal no se debe incorporar personas con menos de 18 años ya que: El Estado colombiano es parte de la convención sobre los derechos del niño, adoptado por la asamblea general de la ONU en su Resolución 44/25 del 20 de noviembre de 1989 y ratificada por Colombia mediante la Ley 12 de 1991; el instrumento internacional en su artículo 1 precisa “para los efectos de la presente convención, se entiende por niño todo ser humano menor de dieciocho años de edad …” El protocolo facultativo de la convención sobre los derechos del niño relativo a la participación de niños en los conflictos armados; aprobado por la asamblea general de la ONU el 25 de mayo de 2000 mediante Resolución 54/263, en su artículo 2 establece que “Los Estados partes velarán porque no se reclute obligatoriamente en sus fuerzas armadas a ningún menor de 18 años”. Página 60 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Las reglas mínimas en las Naciones Unidas para la administración de la justicia de menores, “reglas de Beijing”, adoptadas por la asamblea general en su Resolución 40/33 del 28 de noviembre de 1985, precisa en la regla 2.2 “…Ello significa que la noción menor se aplicará a jóvenes de edades muy diferentes, edades que van de los 7 años hasta los 18 años…” La Constitución Política de Colombia en su artículo 93 precisa que “Los tratados y convenios internacionales ratificados por el Congreso, que reconocen los derechos humanos y que prohíben su limitación en los estados de excepción, prevalecen en el orden interno. Los derechos y deberes consagrados en esta carta, se interpretarán de conformidad con los tratados internacionales sobre derechos humanos ratificados por Colombia”. La Ley 57 de 1987 Código Civil Colombiano, establece en su artículo 34 que “… mayor de edad, o simplemente mayor, el que ha cumplido 18 años, y menor de edad, o simplemente menor, el que no ha llegado a cumplirlos”. En atención a los argumentos de orden legal, constitucional y del derecho internacional de los derechos humanos, no es conveniente incorporar en las Escuelas de Policía personas menores de 18 años, ya que se estaría violando la Ley, incumpliendo la Constitución Política y los Tratados y convenios internacionales ratificados por el Estado Colombiano. Adicionalmente, la edad cronológica es un indicador del nivel de madurez psicosexual de la persona. En tal sentido, las investigaciones realizadas por los expertos señalan que el período de la adolescencia finaliza una vez se ha logrado la madurez sexual, social y laboral; es decir, a nivel social se establecen relaciones de amistad o afecto con pares, estando ya capacitado para asumir el matrimonio y la vida familiar; de otro lado se ha adquirido un conjunto de valores y un sistema ético que dirige sus acciones y decisiones. A nivel sexual hay plena aceptación y uso adecuado del cuerpo y a nivel laboral se está preparado para la formación profesional u ocupacional que le facilitará asumir responsabilidades laborales cada vez de mayor complejidad. Actualmente, los jóvenes están terminando la etapa de educación básica secundaria, entre los 16 y 17 años de edad. Tomando este factor en beneficio de la Institución, el permitir que después del bachillerato se tenga una experiencia laboral o de capacitación a nivel de educación superior, lleva a que haya un mejor aprovechamiento del aprendizaje durante el proceso de formación policial, ya que de acuerdo con estudios realizados, los estudiantes que han trabajado antes de ingresar a las Escuelas de Policía son más puntuales, más responsables, tienen mayor confianza en sí mismos y tienen conocimiento más claro sobre sus destrezas e intereses; características que garantizan menos dificultades de adaptación y problemas disciplinarios durante la formación y el desempeño laboral. Para el proceso de selección e incorporación la edad mínima para que un aspirante inicie el proceso de formación es de 18 años, lo cual es acorde a la normatividad, al nivel de madurez requerido para el proceso de formación dentro de la Institución y al plan de carrera, pues en el nivel oficial se toma alrededor de 29 años para llegar al grado de general, lo que podría ser a los 47 años si el aspirante es incorporado a los 18 años. En el nivel ejecutivo son alrededor de 30 años para llegar al grado de comisario, lo que equivale a 48 años si el aspirante es incorporado a los 18 años de edad; y en el plan de retiro de la Institución, la exigencia para la Página 61 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: pensión laboral, en el nivel ejecutivo es de 25 años mínimo, de modo que si el aspirante es incorporado a los 18 años, puede salir pensionado de la Institución a los 43 años de edad. 2.2.6.2 Estatura: el requisito de la estatura para los aspirantes colombianos a ingresar a la Policía Nacional se basa en los estudios de antropometría realizados en la población colombiana y en los estudios epidemiológicos realizados en el Área de Medicina Laboral de la Dirección de Sanidad sobre la incidencia de la talla en la generación de accidentes y enfermedades en el desempeño policial, así: Un estudio realizado sobre la calidad de vida biológica de los colombianos, que toma como referencia datos del Banco de la República, concluye que: “la ganancia en estatura de los colombianos a través del siglo XX fue importante. Las mujeres colombianas nacidas en 1985 son 8.7 cm. más altas que las nacidas en 1910. En el caso de los hombres el incremento fue de 7.8 cm. para el mismo período… Todo parece indicar que la estatura seguirá aumentando. Los colombianos que alcanzaron su estatura adulta hacia el año 2003 miden en promedio 1.71 cm. En la actualidad, se observan diferencias muy claras en la estatura promedio de las personas de acuerdo con la región, departamento y ciudad de nacimiento. Para los nacidos en 1984, el departamento con la mayor estatura promedio, tanto para hombres como mujeres, fue San Andrés. En contraste, los de menor tamaño son los nacidos en Nariño, que están más de 5 cm. por debajo de los sanandresanos. (Ver tabla y graficas)”1. Tabla No. 1. Estatura promedio de hombres y mujeres colombianas nacidas entre 1908 y 1984 Adolfo Meisel Roca y Margarita Vega. UN SIGLO DE AVANCES EN LA CALIDAD DE VIDA BIOLÓGICA DE LOS COLOMBIANOS, 1910 – 2003. Reportes del Emisor: Banco de la República, CEER, Cartagena, 2004. 1 Página 62 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Tabla No. 2. Estatura media de las mujeres nacidas en 1985 por departamentos Tabla No. 3. Estatura media de los hombres nacidos en 1985 por departamentos Página 63 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: De acuerdo al estudio piloto realizado por la Dirección de Incorporación en febrero del 2005, la estatura promedio de los estudiantes se encuentra en 1.71 cm. para hombres y 1,61 cm. para mujeres. Estudios descriptivos realizados por el Área de Medicina Laboral de la Dirección de Sanidad han concluido que gran parte de la incidencia de accidentes en motocicleta de la policía obedece a la falta de dominio del conductor por el tamaño del automotor. De igual forma, se ha encontrado enfermedades de la columna vertebral en policías que laboran en unidades especializadas como son los Escuadrones Móviles de Carabineros (EMCAR), como consecuencia de la desproporción entre el peso del armamento y la munición con relación a la capacidad del cuerpo, en personas de baja estatura. Lo anterior permite concluir que el requisito de la estatura, es crucial para la labor policial, aún más si se tiene el criterio de incorporar aspirantes que se puedan desempeñar en cualquier campo del servicio que presta la Institución. 2.2.6.3 Resultados pruebas de estado - ICFES: los resultados del Examen de Estado para ingreso a la Educación Superior tienen el propósito de brindar información completa sobre el desempeño de los estudiantes frente al examen, para contribuir con el proceso de reconocimiento del perfil de potencialidades que cada uno de ellos posee. El examen presenta 5 tipos de resultados: 1. Puntaje: es un resultado cuantitativo expresado en una escala que va de 0 a aproximadamente 100 puntos, el cual se produce para cada prueba del núcleo común, así como para la prueba interdisciplinaria elegida y puede interpretarse de acuerdo con los tres siguientes rangos: Bajo entre 0 y 30 puntos Medio entre 31 y 70 puntos Alto entre 71 o más puntos Podría plantearse una subdivisión del rango medio en dos partes así: medio bajo, que iría desde 31 hasta 45 puntos, y medio alto, que iría desde 46 hasta 70 puntos. 2. Nivel de competencia: este resultado indica el nivel alcanzado en cada una de las competencias evaluadas en las pruebas del núcleo común (interpretativa, argumentativa y propositiva). Los resultados se interpretan de acuerdo con las siguientes convenciones: Bajo A Medio B Alto C 3. Desempeño por grupos de preguntas: describe la forma como se están abordando los tópicos evaluados en las pruebas del núcleo común, sopesando los resultados en los tópicos propios de cada prueba. Estos resultados se interpretan a partir de las siguientes categorías de desempeño: Desempeño relativo significativamente alto (SA). Desempeño relativo alto (A). Desempeño relativo medio (M). Desempeño relativo bajo (B). Desempeño relativo significativamente bajo (SB). Página 64 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 4. Grado de profundización: indica hasta qué punto el estudiante profundizó en cada una de las 3 pruebas que eligió. Se interpreta de acuerdo con las convenciones descritas abajo. Grado básico indica no haber alcanzado ningún grado de profundización y los grados siguientes muestran, en orden ascendente, el éxito del estudiante al abordar cada prueba. Grado Básico GB. Grado I. Grado II. Grado III. 5. Puesto: es un dato que sintetiza el perfil de puntajes de un estudiante en las pruebas del núcleo común. Hay en total 1261 puestos, siendo 1 el puesto que indica un perfil de puntajes en el rango alto de la escala o muy cercanos a este rango, y el puesto 1261 que indica un perfil de puntajes en el rango bajo de la escala o muy cercanos a este rango. Las condiciones que definen cada puesto se mantienen de una aplicación a otra del examen, ya que son independientes de la distribución de los puntajes en la población. Por tanto, no hay límite para el número de personas que puede ocupar un determinado puesto. Todos los estudiantes de una Institución, de una región o incluso del país, podrían ocupar, por ejemplo, el puesto 1, siempre y cuando sus puntajes cumplan con las condiciones establecidas para asignar dicho puesto. A continuación se presentan los promedios para cada una de las pruebas del núcleo común, durante los años 2000 a 2005, en las aplicaciones de calendario B. Los datos presentados son calculados únicamente con los resultados de la población de estudiantes de grado once; no se incluyen los resultados de los estudiantes que validan ni de los egresados2. 2 INSTITUTO COLOMBIANO PARA EL FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR – ICFES. INFORME DE RESULTADOS DEL EXAMEN DE ESTADO PARA INGRESO A LA EDUCACIÓN SUPERIOR – APLICACIÓN 15 DE MAYO DE 2.005 Página 65 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Página 66 de 497 Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Página 67 de 497 Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Página 68 de 497 Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Sumado a lo anterior, se ha encontrado un alto nivel de relación entre el resultado de la prueba de estado ICFES, y el rendimiento académico de los estudiantes que se encuentran en proceso de formación, siendo esta prueba un indicador de buen desempeño académico (los estudiantes que en el proceso de formación policial ocupan los primeros puestos tienen puntajes superiores a los que ocupan los últimos puestos). 2.2.7 Requisitos 2.2.7.1 Requisitos para convocatorias de bachiller a Oficial: Ser colombiano (a). Cumplir la mayoria de edad antes de iniciar el segundo semestre académico en la escuela de formación hasta menos de 25 años. Si se acredita título profesional universitario hasta menores de 27 años. Soltero (a), sin hijos y permanecer en este estado durante el proceso de formación. Estudios: bachiller. Puntaje ICFES: Anterior: superior a 270 puntos. Actual: superior a 35 puntos en: lenguaje, matemáticas, filosofía, historia y geografía. El personal que acredite estudios superiores, mínimo 31 puntos en estas. Si el aspirante no reúne este requisito podrá participar en el proceso y su selección e incorporación será potestativo del Consejo de Admisiones de acuerdo con su desempeño en el proceso. Estatura mínima: Hombres: 1,65 cm. Mujeres: 1,55 cm. Este requisito no es excluible para participar en el proceso de selección e incorporación, siempre y cuando sea de conocimiento del aspirante que esta consideración será tenida en cuenta en el consejo de admisiones. No haber sido condenado a penas privativas de libertad, ni poseer antecedentes disciplinarios ni de policía. Página 69 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: En el caso de personal del Nivel ejecutivo y Suboficiales, que quieran homologarse, deberán cumplir todos los requisitos establecidos para la convocatoria. Superar el proceso de selección realizado por la Policía Nacional y ser seleccionado por el Consejo de Admisiones de acuerdo con la planta autorizada por el Gobierno Nacional. 2.2.7.2 Requisitos para convocatorias de profesional a Oficial: Ser colombiano (a). No mayor de 28 años y hasta 30 años si se acredita especialización. Soltero (a) sin hijos y permanecer en este estado durante el proceso de formación. Título de profesional (carreras convocadas de acuerdo con la necesidad identificada por la Dirección de Talento Humano de la Policía Nacional). Promedio académico durante la carrera superior a 3,5 (escala 0 a 5). Estatura mínima: Hombres: 1,65 cm. Mujeres: 1,55 cm. Este requisito no es excluible para participar en el proceso de selección e incorporación, siempre y cuando sea de conocimiento del aspirante que esta consideración será tenida en cuenta en el consejo de admisiones. Tarjeta profesional o constancia de trámite. No haber sido condenado a penas privativas de libertad, ni poseer antecedentes disciplinarios ni de policía. En el caso de personal del Nivel ejecutivo y Suboficiales, que quieran homologarse, deberán cumplir todos los requisitos establecidos para la convocatoria. Superar el proceso de selección realizado por la Policía Nacional y ser seleccionado por el Consejo de Admisiones de acuerdo con la planta autorizada por el Gobierno Nacional. Estos requisitos pueden estar sujetos a modificaciones para cada convocatira según las necesidades institucionales. 2.2.7.3 Requisitos para convocatorias de bachiller a patrullero: Ser colombiano. Edad de 18 hasta menos de 25 años. Si se acredita título técnico, tecnólogo o profesional universitario hasta menores de 27 años. Soltero (a), sin hijos y permanecer en este estado durante el proceso de formación. Título de bachiller, preferiblemente con título técnico o tecnólogo de acuerdo con requerimientos de las areas del servicio policial que lo requieran. Puntaje ICFES: anterior mínimo 260 puntos, actual superior a 31 puntos en las asignaturas de lenguaje, matemáticas, filosofía, historia y geografía. Si el aspirante no reúne este requisito podrá participar en el proceso y su selección e incorporación sera potestativo del Consejo de Admisiones de acuerdo con su desempeño en el proceso. Estatura mínima: Hombres: 1,65 cm. Mujeres: 1,55 cm. Este requisito no es excluible para participar en el proceso de selección e incorporación, siempre y cuando sea de conocimiento del aspirante que esta consideración será tenida en cuenta en el consejo de admisiones. No haber sido condenado a penas privativas de libertad, ni poseer antecedentes disciplinarios ni de policía. Superar el proceso de selección realizado por la Policía Nacional, ser seleccionado por el Consejo de Admisiones y antes de su ingreso a la Escuela participar en el programa técnico diseñado por el SENA (componente teórico) para la Policía Nacional cuando la institución lo requiera, de acuerdo con la planta autorizada por el Gobierno Nacional. Página 70 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL 2.2.8 Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Lineamientos para la administración de las etapas del proceso de selección Los requerimientos en la planta de personal de la Policía Nacional, determinan la realización de una convocatoria de selección e incorporación. A partir de la proyección cuantitativa de las vacantes, salidas ocupacionales y necesidades del servicio, la Dirección de Talento Humano en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera presenta ante el Ministerio de Hacienda Nacional, la cantidad de personas que deben ser incorporadas y su costo. Una vez se tiene disponibilidad presupuestal y autorización del Ministerio, se define el tipo de convocatoria o curso a desarrollar en la Institución para que el personal incorporado o seleccionado prosiga a su capacitación o su formación y en el futuro respondan, de forma efectiva a las demandas del servicio. Posterior a la autorización de la planta solicitada, la Dirección de Talento Humano informa a la Dirección de incorporación el número de personas a incorporar. Esta a su vez, es la encargada de presentar ante el mando institucional el proyecto de convocatoria, a partir del perfil del cargo según la salida ocupacional a los cuales estarán destinados los estudiantes una vez terminen el proceso de formación o especialización. El proyecto de convocatoria se entrega en los treinte días antes del inicio del proceso, a la Dirección General para su evaluación y firma a través de un instructivo en el que se da a conocer toda la información necesaria a las Regionales de Incorporación para realizar la planeación, ejecución y evaluación de la convocatoria. En cada Regional el Jefe es el responsable de la administración del proceso de selección e incorporación, planeación de las acciones y el monitoreo del desarrollo de la convocatoria, haciendo el seguimiento y autoevaluación en cada una de sus etapas. La responsabilidad de asumir la administración del proceso requiere contar con profesionales idóneos en el manejo de la información y los procedimientos establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación, para lo cual se requiere adelantar con todos los funcionarios un acta de compromiso (ver anexo1). El proceso de selección e incorporación se desarrolla en doce (12) etapas, las cuales son agrupadas teniendo en cuenta su nivel de incidencia y funcionalidad en el desarrollo del proceso, así: de soporte, eliminatorias y clasificatorias. Se entiende por etapas de soporte aquellas que apoyan y promueven el buen funcionamiento del proceso de selección e incorporación; las etapas eliminatorias son aquellas en donde el aspirante debe necesariamente cumplir con unos requisitos para continuar el proceso, de lo contrario será retirado de él; y finalmente las etapas clasificatorias hacen referencias a la ordenación de los aspirantes partiendo de aquellos que se ajustan completamente al perfil requerido en la convocatoria y gradualmente se van alejando de éste. ETAPAS DE SOPORTE ETAPAS ELIMINATORIAS Divulgación. Seguimiento a estudiantes. Inscripción de aspirantes. Exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Valoración Médica general. Valoración Odontológica. Valoración Físico-atlética y Morfofuncional. Valoración Psicológica. Consejo de Admisiones. Entrega de aspirantes (comprobación de la capacidad psicofísica durante la etapa de inducción). Página 71 de 497 ETAPAS CLASIFICATORIAS Valoración socio-familiar. Estudio de seguridad. HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: A través de la información del instructivo que recibe cada Regional de Incorporación, se operacionaliza el proceso, en el que se implementan acciones, teniendo en cuenta las propuestas de mejoramiento que aparecen en el informe final de la convocatoria anterior y el informe de seguimiento a estudiantes, y se especifican los tiempos, fechas y agendas para cada etapa y funcionario que participa en el proceso de selección; frente a situaciones especiales y necesidades institucionales se podrá modificar el cronograma para el desarrollo de las valoraciones, cambios que deberán estar lo suficientemente fundamentados y ser aprobados por la Dirección de Incorporación. (Ver anexo 2). En el proceso de planeación se presenta la etapa de divulgación por ser un paso previo necesario para dar a conocer la convocatoria a la comunidad y al grupo objetivo, con el fin de tener aspirantes que cumplan los requisitos mínimos exigidos y la cantidad suficiente que le permite a cada Regional cumplir los compromisos establecidos. El proceso de ejecución está conformado por las once etapas restantes, que se caracterizan por desarrollar la selección y valoración de los aspirantes. Finalmente, en el proceso de evaluación se analizan y consolidan los datos cuantitativos, informes y reportes que se van recogiendo a través del desarrollo del proceso de selección e incorporación en cada etapa y con los resultados finales de los indicadores de gestión de cada proceso y de la convocatoria en sí misma. A continuación se presentan los lineamientos generales que caracterizan cada etapa del proceso. Divulgación: La divulgación es una etapa fundamental para el proceso de selección e incorporación, porque informa sobre la apertura y requisitos de las convocatorias a cursos de formación y en la Policía Nacional. Por medio de ella se incrementa la calidad y cantidad de aspirantes, a partir de la implementación de estrategias que coadyuven al desarrollo de campañas de comunicación con la utilización de canales y medios disponibles. La estrategia de comunicación se debe estructurar en torno a dos grandes lineamientos: 1 Utilizar el máximo número de canales tanto internos como externos que estén al alcance, de la forma más efectiva, para divulgar “qué es la Policía y qué es ser un policía”. 2 Dar a conocer la convocatoria no solo en el sitio donde tiene su base la Regional y los Grupos de Incorporación, sino llegar a los lugares más alejados de la jurisdicción, para no desaprovechar la calidad humana, los valores y la estructura familiar que pueda existir en los lugares apartados. Los Jefes de las Regionales y Grupos de Incorporación no pueden conformarse con el interesado que llega por si solo al proceso; es necesario desarrollar la etapa de divulgación, para garantizar el número suficiente de aspirantes dentro de los cuales se pueda seleccionar los que cumplan con el perfil definido por la Institución. Inscripción: Según el impacto que se obtenga de las estrategias de comunicación implementadas en la etapa de divulgación, así mismo, será el número de aspirantes con calidad que se acerquen a las Regionales y Grupos de Incorporación, interesados en conocer sobre la convocatoria. Para la atención del público se requiere asignar funcionarios que se caractericen por poseer excelente presentación personal, fluidez verbal, buenas relaciones interpersonales y altos niveles de tolerancia; ya que es el primer contacto que el interesado tiene con Página 72 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: la Institución y la imagen que se forma de la misma, depende en gran parte de ese contacto. Para realizar la inscripción de aspirantes en una convocatoria, se hace necesario desarrollar las siguientes actividades: 1. Charla de Inducción: A través de una charla introductoria, se da a conocer a los interesados información sobre la Institución, las diferentes convocatorias, etapas y cronograma del proceso. La asistencia a las charlas de inducción es un requisito previo, para poder vender la carpeta. De esta manera, se orienta con información verídica y suficiente al aspirante, evitando en el futuro que él y la Institución malgasten tiempo y recursos, por falta de conocimiento. La programación de las charlas de inducción, se debe establecer de acuerdo con el potencial de aspirantes interesados en conocer sobre la convocatoria. Para ello, hay que prever que el sitio en el cual se concentre a los aspirantes ofrezca comodidad, buena ventilación, luminosidad. Estas charlas deben ser planificadas con la suficiente anticipación previendo la logística necesaria (equipos de sonido, audiovisual y carteleras, entre otros.) Es importante utilizar carteleras explicativas en las charlas de inducción, sobre las causales de no aptitud que contemplan los Decretos 1796 del 2000 y 094 de 1989, las cuales deben ser conocidas por los aspirantes, de tal manera que, si padecen alguna, no compren la carpeta. Los Jefes de los Grupos de Incorporación y/o encargados de realizar esta etapa del proceso elaborarán un acta de la charla de inducción con los temas tratados, la cual debe ser archivada en la carpeta de la convocatoria como constancia de asistencia y antecedente en caso de reclamación, derecho de petición o tutela. (ver anexo 3) 1. Venta de carpetas: No se debe vender carpetas a interesados que no cumplan con los requisitos mínimos, por lo cual se hace necesario que los Jefes de Grupo o encargados de este procedimiento verifiquen que el interesado cumpla con todos los requisitos mínimos antes de autorizar la consignación para adquirir la carpeta. El Jefe de la Regional responderá disciplinaria y penalmente ante la Dirección de la Escuela cuando se presente al Consejo de Admisiones un aspirante sin el lleno de los requisitos mínimos. Los Jefes de las Regionales deben realizar un seguimiento semanal al estado de la venta de carpetas, de manera que responda a la proyección de los compromisos que debe entregar a las Escuelas de Formación. En caso de que anticipe que no alcanzará la meta establecida, deberá implementar planes de contingencia e informar por escrito a la Dirección de Incorporación. Cada Regional solicita al nivel central el número de carpetas que se puedan vender a partir de los criterios de la convocatoria, de acuerdo con el compromiso de aspirantes a incorporar y los profesionales disponibles para realizar las valoraciones del proceso de selección. Solo se venderá carpetas a menores de 18 años, si el aspirante cumple la mayoría de edad antes del inicio del curso de formación correspondiente a la convocatoria en que se presente. Página 73 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2. Recepción de documentos: Para adelantar la recepción de documentos los formatos de la carpeta deben estar diligenciados en su totalidad en los espacios solicitados con letra legible, sin tachones ni enmendaduras. Para evitar desgaste de talento humano y recursos logísticos que conlleven a traumatismos en el desarrollo del proceso, solo se pueden recepcionar documentos a los aspirantes que presenten en forma completa la documentación exigida. Es indispensable que en al momento de la recepción de documentos, el funcionario de Incorporación tome la huella dactilar del índice derecho en los formatos correspondientes y haga firmar el formato donde se da a conocer la normatividad que rige al aspirante durante el desarrollo del proceso. El Jefe de la Regional verificará en forma permanente que la información de todos los aspirantes que se inscriben quede consignada en el SIADMI. Este es el mejor control para que un joven que no supere el proceso en una Regional sea detectado al querer presentarse en otra. Para la ejecución de cada una de las valoraciones se debe realizar y consignar previamente la agenda de citas para los profesionales en el SIADMI, lo que facilita obtener los listados de los aspirantes citados, al momento de la valoración. Exámenes clínicos especializados y paraclínicos: De acuerdo con el potencial histórico de aspirantes que superen esta etapa, el Jefe de la Regional preverá en coordinación con el Jefe de Sanidad, la contratación de los exámenes clínicos y paraclínicos para su realización dentro de los tiempos estipulados. Al aspirante se le entregará en forma oportuna antes de presentar los exámenes, las indicaciones para el correcto desarrollo de los exámenes. Antes de iniciar la práctica de los exámenes el Jefe de la Regional junto con el Jefe de Sanidad, establecerán acuerdos con los laboratorios contratados sobre los siguientes temas: (ver anexo 20). Cantidad de aspirantes que pueden ser citados semanalmente. Controles ejercidos por ambas partes sobre el número de exámenes aplicados. Formatos de entrega de resultados de los exámenes (papel membreteado, tipo de información que debe ser incluida, firma y sello del profesional que realizo y/ó dio lectura al examen). Tiempo de entrega de los resultados. Reserva en la entrega de resultados en cada examen. Controles de identificación de cada aspirante para evitar suplantación. Atención adecuada a los aspirantes. a. b. c. d. e. f. g. En cada Regional se deben establecer mecanismos o estrategias con funcionarios de la institución para verificar la atención de los aspirantes en los laboratorios. Página 74 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: La verificación de la calidad con la que se ofrezca el servicio en los laboratorios a los aspirantes es una responsabilidad compartida entre Sanidad – Incorporación, por lo tanto el Jefe de la Regional tiene que conocer los términos en los que se realiza el contrato, haciendo las observaciones sobre las novedades que se presenten durante su desarrollo. Al término de cada convocatoria, se dejará constancia por escrito sobre la calidad del servicio por medio de un oficio al Jefe de Sanidad, con copia a la Dirección de Sanidad y a la Dirección de Incorporación. Cuando frente a un resultado en un examen de laboratorio el aspirante presente un concepto diferente al de la entidad contratada se recordará al joven, que para la Institución sólo tienen validez los emitidos por el laboratorio contratado por la Dirección de Sanidad. Sin embargo, ante esta situación el Jefe de la Regional elaborará un oficio al laboratorio anexando copia de los resultados para que sea él, quien por escrito confirme o no el resultado. Es importante hacerle claridad al laboratorio que ante cualquier inconsistencia, ellos son los que responden ante la Institución. El resumen de la revisión de los exámenes, quedará condensado en el formato correspondiente del expediente del proceso de selección. Al final de cada convocatoria cada laboratorio debe presentar un informe epidemiológico a partir de los resultados de las pruebas realizadas a los aspirantes. Valoración médica general: La valoración médica corresponde a un examen que se le realiza al aspirante, en donde se diagnostica sobre el estado físico, antecedentes médicos, revisión de los signos vitales, órganos de los sentidos, cabeza, tórax, abdomen, sistema osteomuscular, vascular periférico y neurológico, aparato genito-urinario y revisión de la piel, de modo que se establezca su condición y capacidad física. La valoración debe ser realizada por el personal médico destinado por la Dirección de Sanidad para esta actividad; el jefe de Sanidad verificará que la persona asignada conozca la normatividad existente para la calificación de la capacidad psicofísica: Decreto 094 del 110189, modificado por el Decreto 1796 del 14 de septiembre del 2000. Las observaciones, puntaje y concepto definitivo de cada valoración deben ser registrados sin excepción en el formato de “resultado de valoraciones” escribiendo fecha, grado, nombre y firma del profesional responsable. En la parte de observaciones (al respaldo del formato) se debe registrar el plazo dado al aspirante cuando este tenga que realizarse algún examen especializado, el cual debe ser firmado por el aspirante una vez se le notifique. En caso de que el aspirante no se presente en la fecha indicada o no informe oportunamente, quedará automáticamente fuera del proceso, dejándose constancia escrita en el mismo documento por parte del Jefe de la Regional y registrando igualmente la información en el SIADMI. En el caso que un aspirante requiera de un examen o una valoración específica, la Regional de Incorporación establecerá a través de Sanidad los centros de salud autorizados. Ningún profesional podrá recomendar entidades de salud u otros profesionales para realizar tratamientos o procedimientos requeridos. (ver anexo 8). Página 75 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Los profesionales que realizan cada una de las valoraciones del proceso de selección deben utilizar letra legible con firma y sello en los formatos. Lo anterior, teniendo en cuenta que cualquier inconsistencia por fallas en el diligenciamiento de las valoraciones, acarreará responsabilidad directa al funcionario que adelanta el procedimiento. Valoración odontológica: Se evalúa el estado de salud oral del aspirante, realizando un examen clínico estomatológico, examen dental, oclusión, y análisis general a través de la radiografía panorámica dental. Es posible que el aspirante presente una condición física o de salud oral que requiera un tratamiento en el corto plazo, de modo que puede ser aplazado (pendiente) y deberá someterse al tratamiento sugerido para poder obtener el concepto de ajuste al perfil requerido. La valoración debe ser realizada por odontólogos destinados por la Dirección de Sanidad para esta actividad; el Jefe de Sanidad verificará que el profesional conozca la normatividad existente para la calificación de la capacidad psicofísica. Las observaciones, puntaje y concepto definitivo de cada valoración deben ser registrados sin excepción en el formato de “resultado de valoraciones” escribiendo fecha, grado, nombre y firma del profesional responsable. En la parte de Observaciones se debe registrar el plazo dado al aspirante cuando este tenga que realizarse algún examen especializado, el cual debe ser firmado por el aspirante una vez se le notifique. En caso de que el aspirante no se presente en la fecha indicada o no informe oportunamente, quedará automáticamente fuera del proceso, dejándose constancia escrita en el mismo documento por parte del Jefe de la Regional y registrando igualmente la información en el SIADMI. Valoración físico-atlética y morfofuncional: Dadas las exigencias académicas y del servicio policial, es necesario que el aspirante presente una serie de pruebas físico-atléticas para identificar la capacidad física actual y potencial. La evaluación del desempeño físico tiene dos componentes: uno de naturaleza morfofuncional, referido al estado actual de su cuerpo en relación con los niveles de musculación, acumulación de grasa, gradientes de flexibilidad y el desempeño cardiovascular en pruebas de esfuerzo, que permiten definir si el aspirante es idóneo para someterse a una prueba de esfuerzo físico y otro de naturaleza físico-atlético, que miden la competencia del aspirante para desempeñarse en el medio acuático, y cuatro componentes que determinan su condición física (prueba de la milla, pechadas, abdominales y fuerza flexora de brazos). Es recomendable la elaboración de una cartelera informativa de tal manera que cuando se realice la charla de inducción, el aspirante conozca las pruebas que hacen parte de la valoración y se prepare para las mismas (flexibilidad, milla, abdominales, pechadas, barra fija) para que realicen su preparación previa y por ende, contrarrestar posibles dificultades en su ejecución. Para la realización de las pruebas, en caso de no contar con los espacios adecuados se debe realizar las coordinaciones necesarias con colegios, polideportivos, piscinas, entre otros, para su utilización y por otra parte, prever todos los elementos que se requieren como el cronómetro, regla, planillas, etc. Página 76 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Es importante tener en cuenta la hora en que se va hacer la prueba, el clima, la altura, el terreno, el traje deportivo e impartir las recomendaciones pertinentes sobre hidratación. Es prioritario coordinar la asistencia de personal paramédico al momento de la realización de la prueba y de un vehículo que posibilite el desplazamiento a una unidad asistencial en caso de presentarse una urgencia. Se debe garantizar que los funcionarios que realizan las valoraciones físico-atléticas, estén capacitadas para el desarrollo de la valoración y apliquen los criterios de evaluación al emitir un concepto sobre si el aspirante se ajusta o no al perfil requerido. El puntaje mínimo aprobatorio serán establecidos en cada convocatoria. El profesional encargado de realizar la valoración debe verificar con anterioridad que los aspirantes que van a presentarla hayan diligenciado el formato de autorización y responsabilidad contractual para someterse de manera voluntaria a su realización. Valoración psicológica: En esta valoración se indaga sobre procesos cognoscitivos, rasgos de personalidad, valores, motivaciones y comportamientos ajustados con referencia a las competencias laborales del aspirante a través de las pruebas psicotécnicas y la entrevista psicológica. En la primera fase se aplican las pruebas psicotécnicas, para lo cual el aspirante debe consignar el valor correspondiente, de acuerdo a lo establecido en la convocatoria. Posteriormente, se le solicita la consignación dirigida a la Dirección de Sanidad para realizar la entrevista. Cuando se apliquen pruebas psicotécnicas complementarias, el aspirante debe consignar la misma cantidad de dinero, para poder presentarlas. Las pruebas complementarias se utilizan cuando el psicólogo considera que el aspirante tiene aptitudes y valores pero con el puntaje alcanzado en la ó las pruebas de habilidad mental, no logran el puntaje requerido. En estos casos el Psicólogo solicita por escrito al Jefe de la Regional la autorización para que el aspirante pueda presentar la prueba complementaria, justificando caso por caso el motivo por el cual considera aplicarla. Al emitir el concepto el profesional que realice la valoración, debe ser claro y conciso, analizando y emitiendo el concepto si el aspirante se ajusta o no, al perfil requerido, de tal manera que se presente una justificación lógica y profesional ante cualquier interrogante o requerimiento. Los puntajes mínimos aprobatorios serán establecidos en cada convocatoria al igual que las pruebas. Debe existir permanente comunicación entre los profesionales de Psicología, Trabajo Social y Estudios de Seguridad, de manera que en la entrevista sociofamiliar se corroboren tendencias, indicadores o patrones de conducta identificados en la valoración psicológica. Las pruebas de psicología no pueden ser respondidas a lápiz, a menos que el manual de aplicación asi lo exija. Página 77 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Calificación de la capacidad psicofísica: Se realiza a través de la revisión de los diagnósticos o resultados de las valoraciones médica, odontológica, físico-atlética y psicológica por parte de un médico de Medicina Laboral de Sanidad, para emitir un concepto en donde manifieste si la condición de la capacidad psicofísica o no del aspirante, le permite asumir las exigencias de la formación policial y/o del servicio policial, de acuerdo a la normatividad vigente. Debe colocar su nombre en letra legible, la firma y el sello. Si en alguna de las valoraciones referidas se presenta un concepto de no ajuste al perfil, el concepto definitivo será de no ajuste al perfil. Valoración socio-familiar: Esta valoración es utilizada en el proceso de selección e incorporación para conocer en detalle la estructura familiar, manejo de normas, principios y valores practicados en familia, proyección personal y familiar, contexto socio-familiar, dentro del cual desarrolla su vida el aspirante; al igual que la identificación del apoyo económico con que cuenta el aspirante durante la realización del curso de formación. Después de haber establecido previamente una cita, se realiza la visita domiciliaria en el lugar donde el joven lleve viviendo la mayor parte de su vida. En caso que el aspirante no viva con su familia de origen se indagarán los motivos y si ellos viven en la misma ciudad se les debe visitar y confrontar la información. Necesariamente debe coincidir la dirección visitada con la registrada por el aspirante en su carpeta; en caso de generarse cambio de dirección, el aspirante deberá informar por oficio a la Regional de Incorporación, para poder realizar la entrevista socio-familiar y el estudio de seguridad y en el caso que no llegare a brindar esta información se dará por finalizado el proceso por falta de información. Es necesario confrontar los bienes que dice poseer el núcleo familiar del aspirante con los ingresos. En las observaciones generales de la entrevista se debe especificar la información que le permita al Consejo de Admisiones formarse una imagen del entorno familiar del aspirante, entendiendo que para el ejercicio de la actividad policial es fundamental que el uniformado cuente con el respaldo de una familia que cimiente sus relaciones en los valores, normas y definición de ellos. El Jefe de la Regional debe garantizar que los funcionarios que realizan la valoración socio-familiar estén capacitados para el desarrollo de la misma y apliquen los criterios de evaluación al emitir un concepto sobre si el aspirante se ajusta o no al perfil requerido. En los lugares distantes o de difícil acceso por problemas de orden público, el funcionario a cargo, enviará junto con el formato de valoración el instructivo informando el objetivo, la manera de diligenciarlo y los criterios para emitir el concepto. (ver anexo 18). Las Regionales de Incorporación realizarán las coordinaciones necesarias, para el envío de la documentación sobre la realización de la valoración socio-familiar y del estudio de seguridad a las Estaciones y lugares apartados por correo certificado, evitando que sean los aspirantes los que cumplan esta función. Cuando por extrema necesidad haya que enviar los documentos con el aspirante, se buscarán mecanismos que brinden seguridad y garanticen que el sobre no sea vulnerado, informando en el Página 78 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: oficio sobre los mismos, para que sea objeto de verificación por quien lo reciba. La respuesta de la valoración solicitada en lo posible debe ser enviada a través de terceros, manteniendo altos niveles de seguridad. Estudio de seguridad: En esta valoración se verifica la información suministrada por el aspirante relacionada con sus antecedentes legales, financieros y académicos, así como su comportamiento en la comunidad donde interactúa, de modo que se pueda establecer que en el futuro no sea una persona que represente un riesgo para la Institución o el Estado. Cuando en el estudio de seguridad se identifique que algunos familiares del aspirante tienen antecedentes penales y/o disciplinarios, se registrará la información en el formato y se presentará el caso ante el Consejo de Admisiones para ser tenido en cuenta dentro de la valoración integral. De acuerdo con sentencia de la Corte Constitucional las penas y la responsabilidad son individuales. El Jefe de la Regional debe garantizar que los funcionarios que realizan el estudio de seguridad, estén capacitados para el desarrollo de la valoración y apliquen los criterios de evaluación al emitir un concepto sobre si el aspirante se ajusta o no al perfil requerido. En los lugares distantes o de difícil acceso por problemas de orden público, el funcionario a cargo, enviará junto con el formato de valoración un instructivo informando el objetivo, la manera de diligenciarlo y los criterios para emitir el concepto. (ver anexo 19). Para el éxito de los estudios de seguridad los encargados del mismo deberán desarrollar toda la dinámica de intercambio de información con los organismos de seguridad del estado, en desarrollo de la ley 962 del 2005 (ley antitrámites). Consejo de Admisiones: El Consejo de Admisiones es un equipo interdisciplinario de carácter decisorio encargado de desarrollar la valoración integral de los aspirantes, con base en los resultados obtenidos en las diferentes etapas del proceso de selección e incorporación. Es presidido por el Director de Escuela, en cuya jurisdicción se encuentre la Regional de Incorporación y participaran en él, el Jefe de la Regional de Incorporación, el oficial comandante de la Compañía que ingresa y los profesionales que participaron en el proceso de selección. En todas las Regionales a excepción de la de Cadetes, se debe realizar un Consejo Regional de Admisiones a los aspirantes que se presenten a las convocatorias para curso de oficial, antes de ser presentados al Consejo de Admisiones de la Escuela de Cadetes General Santander y tiene las mismas facultades otorgadas al Consejo de Admisiones. El Jefe de la Regional de Incorporación es el encargado de presentar ante el Consejo de Admisiones los aspirantes que superaron todas las valoraciones eliminatorias del proceso de selección, de acuerdo a la convocatoria que se realiza: oficial o patrullero, con su respectivo expediente totalmente diligenciado, actualizado y en perfectas condiciones (sin tachones, sin enmendaduras, etc.). Página 79 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Los integrantes del Consejo de Admisiones, durante la entrevista buscaran confirmar las competencias del aspirante, para seleccionar entre el personal apto a los que mejor se ajusten al perfil policial, prevaleciendo el interés Institucional. En el momento en que se de inicio al Consejo de Admisiones, toda la información de los aspirantes deberá estar sistematizada en el SIADMI. De la realización del Consejo y sus resultados se dejará el acta respectiva por categoría (oficial, patrullero) en cada Regional, y se enviará la copia respectiva a la Dirección de Incorporación. Estos documentos deben ser claros y específicos en los casos especiales que allí se contemplen, evitando que por mala redacción se presenten ambigüedades. Las actas no pueden presentar tachones, enmendaduras o correcciones y llevaran la firma y postfirma de cada uno de los participantes que en él intervinieron. (ver anexo 9). Entrega de aspirantes a las Escuelas de formación: Posterior a la publicación del listado de aspirantes seleccionados para iniciar el curso de formación, se elaborará un acta de notificación a los aspirantes, en la cual se especifique que el proceso de selección termina una vez se supere la comprobación de la capacidad psicofísica durante la etapa de inducción y posterior a dicha revisión podrá registrar la matrícula e iniciar formalmente el proceso de formación policial. Durante la etapa de inducción en cada Regional de Incorporación se liderará la comprobación de la capacidad psicofísica a partir de la revisión de los expedientes y de un chequeo médico general, que garantice la condición óptima de los aspirantes que inician el proceso de formación. De dicha revisión debe quedar antecedente en cada expediente en la casilla correspondiente en el formato de resultados de las valoraciones. En caso que un aspirantes no supere la comprobación de la capacidad psicofísica durante la etapa de inducción, se debe elaborar un informe a la Dirección de Incorporación especificando el motivo de no aptitud y anexando los formatos y resultados de los exámenes correspondientes que permitan analizar cada caso en particular para proponer acciones de mejoramiento y/o las investigaciones correspondientes. Cada Regional hará entrega oficial del personal seleccionado a la Escuela de Policía el día de ingreso. De igual manera hará entrega en forma impresa de los datos registrados en los formatos establecidos en el SIADMI, de cada aspirante seleccionado, de acuerdo a los parámetros que establezca la Dirección de Incorporación, que permita desarrollar la etapa de seguimiento durante el proceso de formación (ver anexo 10). Se entregará a la oficina de Talento Humano de la respectiva Escuela los expedientes del proceso de selección mediante oficio que debe contener, fecha de entrega, listado de aspirantes seleccionados, documento de identidad, listado discriminado de documentos que se anexan y número de folios respectivos de cada expediente (ver anexo 12). Página 80 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Al momento de iniciar el proceso de formación se presentará a la Escuela de policía con copia a la Dirección de Incorporación un informe donde se presente evaluación del proceso, perfil sociodemográfico y perfil por competencias de los aspirantes que ingresarán, (ver anexo 13) discriminando: 1. Datos generales de la convocatoria: Numero de carpetas vendidas, inscripciones, aspirantes atendidos por valoración y de cada una de ellas: aptos, no aptos, abandonaron proceso, aplazados. 2. Perfil sociodemográfico: estrato socioeconómico, lugares de procedencia, situación militar, promedio ingreso núcleo familiar, minorías étnicas, aportes por Grupos de Incorporación. 3. Perfil físico de los incorporados: sexo, edad, estatura. 4. Perfil psicológico: rasgos de personalidad, resultados de ICFES, competencias, nivel académico y experiencia laboral. 5. Comparativo en términos de diferencias y semejanzas con la convocatoria anterior en las siguientes variables: perfil físico, psicológico y sociodemográfico. 6. Ingresos por venta de carpetas, inscripciones y valoraciones. 7. Alianzas estratégicas. 8. Apoyo en cifras de las otras unidades (Escuelas, Regiones y Departamentos de Policía, etc.) en términos de aspirantes presentados, valoraciones realizadas, profesionales asignados al proceso, vehículos, etc. 9. Análisis del proceso de selección describiendo: desarrollo de la planeación de la convocatoria, aportes por Grupos de Incorporación, utilización de recursos, disponibilidad de profesionales, cumplimiento de procedimientos, DOFA del proceso y acciones de mejoramiento. 10. Casos especiales. 11. Presentación de resultados en términos de los indicadores de gestión establecidos para evaluar el proceso. 12. Conclusiones. 13. Anexar informe de los profesionales que participaron en la realización de cada valoración describiendo: perfil del incorporado, DOFA de cada valoración y propuestas de acciones de mejoramiento en la siguiente convocatoria. 14. Anexar informe de las Entidades de Salud que realizaron los exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Seguimiento de estudiantes: Siendo, el cliente principal del proceso de selección e incorporación las Escuelas de Formación y Especialización Policial, todas las acciones de seguimiento que se emprendan deben estar orientadas a evaluar y mantener el nivel de satisfacción del cliente con la calidad de estudiantes incorporados en cada convocatoria, de modo que no se presente insatisfacción en cuanto al rendimiento académico, capacidad psicofísica, comportamiento y/o deserción escolar entre los más importantes. El proceso de selección e incorporación no termina con la entrega de los aspirantes a las Escuelas de Formación. En este sentido, en cada Regional se debe establecer estrecha relación con el Jefe del Área Académica, Comandantes de compañía y cuadros de mando, Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios, Jefe de Sanidad y Jefe de Bienestar Universitario de cada Escuela, para realizar acciones de seguimiento, que permitan evaluar y mantener el nivel de satisfacción del cliente con la calidad de estudiantes incorporados en cada convocatoria, para que no se presente insatisfacción en cuanto al rendimiento académico, capacidad psicofísica, comportamiento y/o deserción escolar, entre los más importantes que posibiliten identificar y proponer acciones de mejoramiento al proceso de selección a través de: Página 81 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Encuestas de seguimiento a estudiantes respondidas por cuadros de mando (ver anexo 14). Encuestas de autoevaluación de estudiantes sobre el proceso de selección, formación y desarrollo de competencias laborales (ver anexo 15). Encuestas de seguimiento a estudios de casos especiales o particulares durante el proceso de formación (ver anexo 16). Presentación de informes de seguimiento al final de cada periodo académico que recopile la información anterior y las conclusiones sobre: desempeño académico, disciplinario, condición física y desarrollo de competencias de cada compañía (ver anexo 17). Las Regionales de Incorporación como las Escuelas han de realizar seguimiento a los estudiantes durante el proceso de formación, para cumplir con los siguientes objetivos: Entregar aspirantes a la Escuela de formación con las competencias genéricas del policía, debidamente identificadas y clasificadas en cada estudiante. Identificar las fortalezas y debilidades del proceso de selección e incorporación, de cada convocatoria, a partir de un seguimiento puntual a los aspirantes durante el período de formación. Evaluar el impacto de las Escuelas de Policía en el desarrollo o fortalecimiento de las competencias de los estudiantes durante el proceso de formación. Contar con un sistema de retroalimentación y mejoramiento continuo de los procesos de selección y formación. Brindar a la Dirección de Talento Humano por parte de cada Escuela información relacionada con el perfil de los aspirantes que egresan, como apoyo al proceso de destinación y traslados (ver figura No. 3): Página 82 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL S.E.S – ETAPAS PROCESO SELECCIÓN DINCO INFORME FINAL A DIREH DE ALUMNOS QUE EGRESAN BASADO EN COMPETENCIAS COMO APOYO A LA DESTINACION Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: CONSEJO ADMISIONES DINCO – EGSAN – PERSONAL REGIONAL RETROALIMENTACION PERMANENTE DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y FORMACION EGSAN - ESCUELAS APLICACIÓN ANUAL DE BATERIA DE PRUEBAS BASADAS EN COMPETENCIAS Y AJUSTE A LOS PROCESOS DINAE – EGSAN - DINCO EVALUACION SEMESTRAL SOBRE RENDIMIENTO DE ALUMNOS – BASADO EN COMPETENCIAS EQUIPO INTERDISCIPLINARIO EGSAN – DINCO ESCUELAS - REGIONALES ENTREGA ASPIRANTES – INFORME POR COMPETENCIAS DINCO APLICACIÓN SISTEMA EVALUACION POR COMPETENCIAS A LOS ALUMNOS EGSAN - ESCUELAS INFORME SEMESTRAL RENDIMIENTO DE LOS ALUMNOS – BASADO EN COMPETENCIAS EGSAN - ESCUELAS Figura No. 3. Sistema de seguimiento y evaluación a estudiantes durante el proceso de formación policial. Con el logro de estos objetivos, el análisis y estudio del informe final de seguimiento de cada convocatoria, se puede generar una mayor sinergia entre los procesos de selección y de formación que garantice a la Institución contar con profesionales de policía con las competencias necesarias para la prestación del servicio, que contribuya al cumplimiento de la misión institucional y a la satisfacción de la comunidad con la gestión policial. 2.2.9 Criterios generales de seguimiento y autoevaluación A continuación se presentan una serie de criterios generales de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas e indicadores propuestas en el proceso de selección e incorporación. Página 83 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 1 Existe información (DANE, Planeación Departamental, Colegios, etc.) que permita direccionar planes o acciones tendientes a ubicar la población objetivo para los diferentes tipos de convocatorias. 2 Al inicio de cada convocatoria, se realizan reuniones con todo el personal de la Regional comprometido en el desarrollo del proceso, elaborando la respectiva acta para leer el instructivo de la convocatoria, asignando funciones, responsabilidades, horarios de atención y agendas de programación. 3 Las acciones de divulgación garantizan la participación representativa de aspirantes a todos los municipios que tiene cobertura la Regional. 4 Se asigna con suficiente anterioridad a los responsables directos, los compromisos en cuanto al número mínimo y máximo de inscritos que debe aportar cada Grupo de Incorporación. 5 El Jefe de la Regional y su equipo de trabajo conocen los compromisos en el suministro de información a la Dirección de Incorporación, sobre el desarrollo de los procesos de selección, (potenciales, informe de ingresos por valoraciones, etc). 6 Se elaboran análisis de correlación entre los potenciales de aspirantes a evaluar en la convocatoria, el número de profesionales con que cuenta la Regional para realizar las valoraciones y el dinero que ingresa por cada etapa. 7 Se posee y actualiza una lista de colegios en cada departamento que sean objetivos potenciales para la divulgación de cada convocatoria. 8 Existe un cronograma para las visitas a los centros educativos, para cada convocatoria. 9 El Jefe de la Regional adelanta acciones orientadas a publicar avisos de prensa sobre las convocatorias. Página 84 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 10 Se elaboran antecedentes por escrito de visitas a colegios, emisoras, ferias universitarias, etc., a los cuales se asiste para brindar información del proceso de selección. 11 Se dispone de un sitio adecuado, para los profesionales, que permita realizar cada una de las valoraciones o etapas según los estándares establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. 12 Se dispone en la Regional de un sitio de seguridad para el archivo de carpetas, expedientes, manuales, pruebas, elementos de las valoraciones y plantillas. 13 Se dispone de los medios de transporte y de correo certificado, necesarios para la realización de las valoraciones según las exigencias de confidencialidad y seguridad señaladas en el Protocolo de Selección e Incorporación. 14 Se cuenta con un archivo de antecedentes de campañas publicitarias (radio, TV, periódicos, etc.), requerimientos y respuestas sobre el proceso, quejas y reclamos, los instructivos, convocatorias, actas, listados de personal que no superan y supera las valoraciones. 15 Los funcionarios de la Regional de Incorporación conocen la página Web de la Policía Nacional, e invitan a los aspirantes a consultarla para conocer las convocatorias que se desarrollan. 16 Existen alianzas estratégicas formales con entidades académicas o laborales para dar a conocer el proceso de selección. 17 Se tienen establecidas alianzas estratégicas formales con Universidades para practicantes, que apoyan los planes, programas y actividades de divulgación. 18 Existe un horario establecido y suficientemente divulgado, para venta de carpetas, recepción de inscripciones, y atención de los aspirantes en cada convocatoria. Página 85 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 19 El Jefe de la Regional de Incorporación formaliza por escrito, apoyo a los señores Comandantes de Región y Departamentos de Policía buscando la participación de sus unidades en las diferentes convocatorias. 20 La Regional de Incorporación presenta con la suficiente anterioridad a la Seccional de Sanidad el requerimiento de profesionales (médico, odontólogo, psicólogo), exámenes clínicos especializados y paraclínicos y elementos para la calificación de la capacidad psicofísica, para ser incluidos en el plan de necesidades y de compras anual. 21 Se incluye dentro del cronograma de la convocatoria los momentos en que se realizará el control y atención de los casos de aplazamiento. 22 Se prevé la presencia de personal paramédico para atender cualquier eventualidad durante la aplicación de la prueba morfofuncional y físico-atlética. 23 La Regional cuenta con el número de profesionales necesarios para realizar todas las etapas y procedimientos del proceso de selección e incorporación, teniendo en cuenta el volumen de aspirantes que se atienden en cada convocatoria. 24 El personal que atiende las etapas del proceso pertenece al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. 25 El Consejo de Admisiones se programa dentro del cronograma que determina la convocatoria, teniendo en cuenta la cantidad de aspirantes a entrevistar. 26 Se dispone de los elementos logísticos (vehículos, papelería, carpetas, instalaciones, etc.), suficientes para garantizar la realización del proceso de selección de acuerdo con los criterios de calidad requeridos. 27 Se cuenta en la Regional con el directorio actualizado de los funcionarios que participa en el proceso de selección, en cada convocatoria. Página 86 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 28 La Regional cuenta con una biblioteca que contenga las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos e instructivos relacionados con el proceso de selección. 29 En el contrato de laboratorios se establecen cláusulas orientadas a: atención mínima diaria, tiempo de entrega de resultados, mecanismos para evitar suplantaciones, forma de presentar los resultados y valor de los exámenes complementarios o comprobatorios. 30 En la Regional se cuenta con profesionales idóneos para asumir los requerimientos de los aspirantes sobre el proceso de selección, quejas y reclamos y en el manejo de carpetas para el proceso de selección, su distribución y control en los diferentes grupos. CUMPLIMIENTO (SI - NO) PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 1 En todos los Grupos de Incorporación de la Regional se elaborán actas de las charlas de inducción con los jóvenes interesados en adelantar el proceso, informando normatividad, costos, valoraciones, exigencias, responsabilidades y beneficios. 2 Se cuenta y utiliza en todos los Grupos de Incorporación con los medios técnicos de comunicación para realizar la inducción (video beam, ayudas en power point, video, prospectos y carteleras explicativas). 3 La venta e inscripción se realiza al personal que reúne los requisitos exigidos en la convocatoria y que corresponda a la cobertura de la Regional. 4 Al aspirante se le imparte instrucción sobre la realización de las consignaciones para el pago de las valoraciones (formatos diligenciados con toda la información correspondiente y con los valores exactos antes de realizar la consignación). Página 87 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 5 En la Regional y en los Grupos de Incorporación se utilizan carteleras informativas sobre los procedimientos o las pruebas que hacen parte de cada una de las valoraciones. 6 Desde la charla de inducción se le brinda al aspirante los canales de comunicación para suministrar información sobre el proceso de selección (recomendaciones, quejas sobre procedimientos fuera de los establecidos en el protocolo, etc). 7 El Jefe de la Regional de Incorporación hace parte del comité técnico para determinar la contratación de los laboratorios que realizarán los exámenes clínicos especializados y paraclínicos. 8 Se establece comunicación permanente y por escrito con el(los) laboratorio(s) para programación de aspirantes, control de exámenes realizados y aclaración de inconsistencias en la entrega de resultados. 9 En cada laboratorio se diligencia diariamente una planilla con la firma de los aspirantes a los que se les realiza la valoración, para tener un control en el número de exámenes clínicos especializados y paraclínicos realizados. 10 Se realiza un acta donde se específica a los aspirantes la preparación que deben hacer para la realización de los exámenes clínicos especializados y paraclínicos. 11 Los exámenes complementarios ordenados por el profesional, se realizan en laboratorios autorizados por Sanidad. 12 Al momento de realizar las valoraciones, los profesionales cuentan con el insumo necesario para realizarla y emitir un concepto (expediente, exámenes clínicos especializados y paraclínicos, panorámica dental, pruebas psicotécnicas, etc). 13 Las pruebas psicotécnicas (fichas técnicas, manuales, hojas de respuesta, plantillas de calificación y cuadernillos) utilizadas para el proceso de selección son de exclusivo manejo del psicólogo de la Regional. Página 88 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 14 Los requerimientos de exámenes comprobatorios o complementarios cuentan con la autorización del Jefe de la Regional (exámenes clínicos, pruebas psicotécnicas, prueba física, etc.) 15 El Jefe de Sanidad asesora y verifica en forma periódica que los profesionales, que participan en la calificación de la capacidad psicofísica, conocen y aplican la normatividad vigente. 16 Se elaboran actas donde se certifica que los profesionales de cada valoración o etapa conocen: la normatividad que rige el proceso y a los funcionarios, los procedimientos y cadena de valor entre ellos y criterios de calificación que aparecen en el Protocolo de Selección e Incorporación, para cada convocatoria. 17 Los profesionales que realizan cada etapa emplean un formato escrito de control de atención o visita diaria de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de las mismas. 18 La información correspondiente a cada aspirantes se digita en tiempo real en el SIADMI, por el funcionario responsable de la etapa. 19 Periódicamente se emiten listados de personal que no supera y supera cada una de las valoraciones, según lo señalado en el Protocolo de Selección e Incorporación. 20 Antes de dar inicio al Consejo de Admisiones, se realiza una presentación del perfil (requisitos y competencias definidos para la convocatoria) a los integrantes del Consejo, así como un informe del desarrollo del proceso de selección, las características generales de los aspirantes que presentará, y las conclusiones de cada etapa del proceso. 21 El Consejo de Admisiones es presidido por el Director de la Escuela de formación correspondiente y participan en él, los integrantes que exige el Protocolo de Selección e Incorporación. (Verificar actas). 22 Los expedientes de los aspirantes son presentados al Consejo de Admisiones, con todas las valoraciones realizadas y la documentación actualizada, teniendo en cuenta lo que señala el Protocolo de Selección e Incorporación. Página 89 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 23 El SIADMI es utilizado por los integrantes del Consejo para constatar la información de los aspirantes y los resultados en las valoraciones. 24 El formato diseñado en el Protocolo de Selección e Incorporación para establecer los criterios de calificación es utilizado por los integrantes del Consejo de Admisiones. 25 Al finalizar el Consejo de Admisiones se elabora un acta con la firma de todos los participantes, presentando el listado de los aspirantes presentados al Consejo, ordenada de acuerdo con el puntaje final obtenido en todas las valoraciones. 26 Se elabora un acta de notificación a los aspirantes seleccionados. 27 El pago y formalización de la matricula se realiza una vez los aspirantes superan la comprobación de la capacidad psicofísica, en la etapa de inducción. 28 El médico de Medicina laboral realiza la comprobación de la capacidad psicofísica a los aspirantes que ingresan a realizar curso de formación durante la etapa de inducción a través de un chequeo médico general y la revisión del expediente. 29 El criterio para reemplazar a los aspirantes que no superan la comprobación de la capacidad psicofísica o deciden abandonar el proceso, durante la etapa de inducción, se realiza de acuerdo con los puntajes más altos de los aspirantes que no ingresaron. 30 Los expedientes de los aspirantes seleccionados se entregan con todos los formatos debidamente diligenciados y documentación exigida, según lo que indica el Protocolo de Selección e Incorporación. 31 Se elaboran actas de entrega de expedientes a las Escuelas especificando de cada una el número de folios. Página 90 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 32 Existen mecanismos de control para evitar la manipulación de los expedientes por parte de personal no autorizado. 33 Existen mecanismos de control para evitar la pérdida de documentos o formatos que conforman el expediente del proceso de selección de cada aspirante. 34 Los expedientes que presentan observaciones en las valoraciones (corrector, cambios, formatos en fotocopia) tienen el revisado y aprobado del Jefe de la Regional. 35 Los profesionales de cada valoración participan en el procedimiento de seguimiento de los estudiantes durante el proceso de formación. 36 Al término de cada periodo académico se elabora un informe de las acciones de seguimiento a los estudiantes en formación. 37 Las respuestas a los requerimientos solicitados por los aspirantes son presentadas dentro de los tiempos establecidos. 38 La entrega de documentos a los aspirantes que no superan el proceso de selección se formaliza en un libro de entrega de documentos. 39 Las informaciones suministradas al buzón de sugerencias son tramitadas de acuerdo al tipo de requerimiento. 40 La organización de los expedientes en el archivo tiene un orden lógico, consecutivo y cronológico. Página 91 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EVALUACIÓN No. EVIDENCIAS 1 Se realizan reuniones de retroalimentación sobre el desarrollo del proceso de selección en cada convocatoria, con el personal comprometido, y existen las respectivas actas. 2 Existen antecedentes de coordinación entre el Jefe de la Regional con la SIPOL para el desarrollo de acciones de contrainteligencia. Determinar ¿cuáles y qué resultados se han logrado? 3 Se realizan evaluaciones escritas a todos los funcionarios que participan en el proceso de selección e incorporación, garantizando el dominio en el manejo de la normatividad y en los procedimientos del proceso en cada convocatoria. 4 Cada funcionario que participa en el proceso, conoce y cumple con los índices de gestión de la etapa en la cual participa, teniendo en cuenta los resultados por los cuales es directamente responsable. 5 Se utilizan mecanismos que permitan saber diariamente el número exacto de carpetas vendidas, inscritas, aspirantes atendidos y aspirantes retirados del proceso de selección por no cumplir con las exigencias o requisitos solicitados. 6 La Regional cuenta con un sistema de control para el manejo de las carpetas que le son enviadas desde el nivel central para la realización del proceso de selección. 7 Se realizan auditorias a las entidades prestadoras del servicio, presentando informes a la Seccional de Sanidad correspondiente. 8 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que cada valoración o etapa del proceso se cumple dentro de los parámetros de calidad (tiempo, elementos, consultorios, diligenciamiento de formatos, documentación anexa, etc). 9 Se aplican encuestas a los aspirantes para evaluar la calidad del servicio en los laboratorios, y se tiene disponible un sistema permanente para que el aspirante pueda dar una sugerencia o queja durante el proceso. Página 92 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EVALUACIÓN No. EVIDENCIAS 10 Al termino de cada convocatoria la entidad de salud contratada presenta una evaluación por escrito del servicio prestado, parámetros de calidad en los resultados de los exámenes y la epidemiología más frecuente de las causales de no aptitud de los aspirantes que presentaron esta valoración. 11 En la Regional se cuenta con soportes del seguimiento que se hacen a las reclamaciones/investigaciones que se presentan sobre el proceso de selección por parte de los aspirantes o de la institución. 12 Al término de cada convocatoria se realizan informes y análisis en que los profesionales de cada una de las valoraciones, presentan conclusiones sobre la realización de la misma, perfil de los aspirantes incorporados y las causales de aplazamiento y no ajuste al perfil más frecuentes. 13 Se realizan estadísticas por convocatoria de las tutelas, derechos de petición, quejas y autorizaciones relacionadas con el proceso de selección. 14 Existen antecedentes de estudios y/o documentos en que los profesionales de cada valoración presentan análisis del perfil de los aspirantes valorados, al término de cada convocatoria. 15 Se elabora un informe individualizado de cada aspirante que ingresa al curso de formación con los datos generales, el nivel en el que se encuentran desarrolladas las competencias genéricas del policía, así como sugerencias para el seguimiento por parte de la Escuela. 16 Se entregan de forma oportuna, actualizada y completa, los informes y estadísticas solicitadas en cada convocatoria, según los requerimientos de la Dirección y lo exigido en el Protocolo de Selección e Incorporación. 17 Se cuenta en el archivo con un aplicativo sistematizado que actualice en tiempo real la entrada y salida de expedientes 18 Se aplica y analizan durante cada periodo académico: la encuesta de seguimiento de estudiantes a los cuadros de Mando de las compañías, la encuesta de autoevaluación de los proceso de selección y formación a los estudiantes y los formatos de análisis de casos particulares a los estudiantes que han presentado dificultades en la escuela. Página 93 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PROCESO DE EVALUACIÓN No. EVIDENCIAS 19 Son consultadas todas las fuentes de información requeridas, antes de emitir el concepto y puntaje de la calificación en todos los estudios de seguridad. 20 Existe confidencialidad en el manejo de claves de acceso para ingreso al SIADMI y para el manejo de pruebas psicológicas. 21 Los profesionales de cada valoración participan en el desarrollo del informe final del procedimiento de seguimiento de los estudiantes durante el proceso de formación. 22 Se han implementado acciones de mejoramiento sobre el proceso de selección, como resultado del análisis y conclusiones de los informes realizados sobre las convocatorias. 23 Los expedientes que se entregan a las Escuela se encuentran en buen estado de presentación 24 Se diligencian adecuadamente los formatos para cada valoración, en cada convocatoria (firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin enmendaduras ni tachones, fecha de realización de la valoración, fecha del nuevo plazo en caso de aplazamiento y firmas del Jefe de la Regional). CUMPLIMIENTO (SI - NO) 2.2.10 Glosario Apto: quien presente condiciones psicofísicas que permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial y civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Aplazado: quien presente alguna lesión o enfermedad y que mediante tratamiento, pueda recuperar su capacidad psicofísica para el desempeño de su actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones Aspirante: persona que cumple con los requisitos mínimos de selección y que decide participar en el proceso de selección e incorporación para ser admitido en la carrera policial. Página 94 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Capacidad psicofísica: conjunto de habilidades, destrezas, aptitudes y potencialidades de orden físico y psicológico que deben reunir las personas para el ingreso y permanencia a la Institución. Dicha capacidad será valorada con criterios laborales y de salud ocupacional, por autoridades medico-laborales. Concepto: juicio que emite un profesional acreditado en diferentes áreas del conocimiento, para este caso, en Investigación Policial, Medicina, Odontología, Psicología, Educación física y Trabajo Social. Charla de inducción: exposición estructurada donde se informa a los aspirantes sobre la Institución, convocatorias, etapas y cronogramas del proceso de selección, beneficios, deberes y obligaciones. Consejo de Admisiones: es la valoración integral que realizan los funcionarios responsables del proceso de selección e incorporación. Convocatoria: documento formal de la Policía Nacional en el que se invita a los aspirantes a la carrera policial interesados en participar en el proceso de selección e incorporación. Divulgación: etapa del proceso de selección e incorporación que informa cuando se da apertura y los requisitos de la convocatoria a cursos de formación en la Policía Nacional. Entrevista psicológica: evaluación mediante la interacción entre el aspirante y el psicólogo dirigida por el profesional con el objetivo de determinar el estado de salud mental, rasgos de personalidad, valores, motivaciones y competencias del aspirante. Estudio de seguridad: evaluación de las condiciones del comportamiento social, penal, contravencional y disciplinario de los aspirantes. No apto: quien presente alguna alteración psicofísica que no le permita desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Expediente. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Proceso de selección e incorporación: etapas clasificatorias y eliminatorias dentro de un proceso que deben realizar los aspirantes para ser incorporados y formados en la Policía Nacional. Prueba psicotécnicas: instrumentos estructurados o inestructurados aplicados a aspirantes para determinar su estado de salud mental, procesos cognoscitivos, rasgos de personalidad, valores, motivaciones y comportamientos del aspirante. Puntajes: resultado cuantitativo de las diferentes valoraciones. SIADMI: Sistema de Información de Admisiones, hace parte de la plataforma del Sistema de Comunicaciones de la Policía Nacional que permite mantener actualizada la base de datos de los aspirantes, en todas las etapas del proceso. Página 95 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 4 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Valoración físico-atlética: evaluación de capacidades físicas y potencial, necesarias para un rendimiento físico dentro del proceso de formación. Valoración medica general: evaluación en donde se diagnostica el estado físico, antecedentes médicos, revisión de los signos vitales, de los órganos de los sentidos, cabeza, tórax, abdomen, sistema osteomuscular, vascular periférico y neurológico, aparato genito-urinario y revisión de la piel, de modo que se establezca su condición y capacidad física. Valoración morfofuncional: evaluación del estado actual del cuerpo en relación con los niveles de musculación, acumulación de grasa, gradientes de flexibilidad y el desempeño cardiovascular en pruebas de esfuerzo, que permiten definir si el aspirante es idóneo para someterse a una prueba de esfuerzo físico. Valoración odontológica: evaluación del estado de salud oral del aspirante. Valoración psicológica: evaluación de las aptitudes, valores, capacidad intelectual y competencias laborales del aspirante. Valoración socio-familiar: evaluación detallada de las condiciones socio-familiares en donde se describen aspectos familiares, socio-culturales, de vivienda y económicos de los aspirantes. Página 96 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 5 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2.2.11 Flujograma Proyecto convocatoria 1. Presentar el proyecto de convocatoria para aprobación Proyecto . Proyecto convocatoria 2. Realizar estudio del proyecto Proyecto 3. Realizar los ajustes sugeridos por el mando Institucional ¿El proyecto fue aprobado? NO SI 4. Enviar a las regionales de incorporación convocatoria 5. Planear el desarrollo de la convocatoria 6. Realizar divulgación de la convocatoria Acta de inducción 7. Realizar la charla de Inducción a los interesados Acta 8. Verificar cumplimiento de los requisitos mínimos ¿Cumple con los requisitos mínimos? SI 9. Informar al interesado que no cumple con requisitos 10. Entregar desprendible de pago para la compra de carpeta Desprendible consignación 11. Entregar carpeta y formatos para diligenciar y lista de documentación requerida Carpetas 12. Insertar información de aspirante en base de datos SIADMI Carpetas NO SIADMI 13. Recepcionar las carpetas de aspirantes verificando la documentación requerida A Página 97 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 5 POLICÍA NACIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: A ¿Cuenta con la documentación completa? SI NO 14. Notificar al aspirante que debe anexar la documentación . . Listado de inscripción 16. Realizar Inscripción de aspirantes . Listado de Programación 17. Programar exámenes médicos de laboratorio 15. Verificar la entrega de la documentación faltante Listado Listado ¿Entrego documentación dentro de los términos? SI 18 .Realizar exámenes de laboratorio NO Listado de programación 19. Programar valoración médica general y odontológica Concepto . Listado 20. Realizar valoración médica y odontológica 22. Verificar el motivo por el cual el aspirante no sigue en el proceso. 21. Evaluar resultados de exámenes de laboratorio médicos y odontológicos y registrarlos en el SIADMI ¿El aspirante fue aplazado? ¿El NO aspirante se ajusta al perfil requerido? SI . . NO SI 23. Informar al aspirante que tratamiento debe realizarse, y tiempo limite para presentarse 24. Verificar si el aspirante se presento dentro del plazo otorgado ¿Se NO presento dentro del plazo establecido? 27. Programar valoración físicoatlética y morfofuncional Listado de Progra Listado mación B Página 98 de 497 SI . . . 25.Archivar expedientes De aspirantes 26. Notificar al aspirante que finaliza proceso de incorporación HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 5 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: B 28. Realizar valoración morfofuncional 30. Remitir al médico para Nueva valoración 29. Evaluar los resultados de la valoración morfofuncional y registrarlos en el SIADMI ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 31. Emitir concepto médico sobre condición física Concepto NO 32. Recepcionar y evaluar el concepto médico . ¿Puede presentar la prueba fisicoatletica? SI 35. Realizar prueba físicoatlética NO 33. Archivar expedientes de aspirantes 34. Notificar al aspirante que finaliza proceso de incorporación 36. Recepcionar y evaluar los resultados de la prueba . . . . Resultados Prueba ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 41. Programar aplicación de pruebas psicotécnicas NO ¿Es primera NO vez que no supera la prueba? SI 37. Programar nueva fecha para realizar prueba dentro del plazo establecido Listado de programación Resultados Prueba 42. Realizar pruebas psicotécnicas . 39. Archivar expedientes de aspirantes 40. Notificar al aspirante que finaliza proceso de incorporación Listado 38. Verificar si el aspirante se presento dentro del termino establecido ¿cumplió a la presentación? . . 43. Recepcionar y evaluar los resultados de la prueba 44. Programar para entrevista psicológica SI Listado de programación Listado C Página 99 de 497 NO HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 5 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: C . 45. Realizar entrevista psicológica 46. Evaluar resultados valoración psicológica ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 47. Enviar expedientes para revisión psicofísica NO . 48. Evaluar resultados valoraciones médica, odontológica, fisicoatletica, psicológica y laboratorios ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI Carpeta Concepto . 54. Emitir concepto de valoración médica, odontológica físico atlética, psicológica y laboratorios NO ¿El aspirante fue aplazado? NO . SI Concepto 49. Solicitar concepto a Especialista Concepto 50. Recepcionar concepto del Especialista Solicitud . 55. Programar valoración socio familiar y estudio de seguridad 51. Evaluar concepto de especialista 56. Realizar estudio de seguridad y valoración sociofamiliar 57. Presentar aspirantes a concejo de admisiones ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI Carpetas de aspirantes NO . 52. Archivar expedientes De aspirantes 53. Notificar al aspirante que finaliza proceso de incorporación 58. Realizar concejo de admisiones D Página 100 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 5 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: D Listado con puntajes 59. Totalizar puntajes de las valoraciones Listado 60. Seleccionar aspirantes de mayor puntuación ¿el aspirante fue seleccionado para ingresar? NO 61. Emitir listado con puntajes de elegibles SI 63. Publicar listados de personal admitido y notificar Listado de admitidos Listado Informe Informe 64. Realizar presentación de aspirantes 65. Realizar seguimiento de estudiantes 66. Presentar informe de Seguimiento de estudiantes Página 101 de 497 62. Archivar expedientes de aspirantes HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2.2.12 Descripción del proceso ACTIVIDAD COMO Se realiza un documento con las 1. Presentar el proyecciones de compromisos por proyecto de Regional, requisitos, valoraciones, convocatoria para criterios de ajuste al perfil y aprobación. cronograma para su desarrollo. Efectuar el respectivo análisis del proyecto presentado por la 2. Realizar Dirección de Incorporación, estudio del verificando que se ajuste a los proyecto. requerimientos y perfil de la planta de personal solicitado. Efectuar los respectivos ajustes 3. Realizar los propuestos por el mando ajustes sugeridos institucional para complementar el por el mando proyecto de convocatoria de institucional. incorporación en el periodo que corresponda. 4. Enviar a las Regionales de incorporación. RESPONSABLE Dirección de Incorporación. DOCUMENTO ENTRA SALE Requerimiento en la planta de Proyecto de personal de la convocatoria. PONAL. Jefe Oficina de Gestión Institucional. Dirección de Incorporación. Se enviará el documento de convocatoria aprobado por el Dirección de mando institucional por correo Incorporación. electrónico, fax o en su defecto por correo certificado. Página 102 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS La ejecución del plan Convocatoria con anual de incorporación poco tiempo de cumpliendo los tiempos ejecución. establecidos. Observaciones Demora en la sobre el aprobación del proyecto para proyecto. su ajuste. Convocatoria incompleta. Mala Instructivo de interpretación del convocatoria contenido de la para las convocatoria e Regionales que instructivos. participaran en el proceso de Instructivos y selección. convocatoria que Dar seguimiento al proyecto. Verificar las correcciones o acciones sugeridas al proyecto de convocatoria presentado. Establecer y utilizar diferentes canales de comunicación. Verificar recibo y comprensión del contenido de la convocatoria. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS no llegue a su lugar de destino en el tiempo establecido. 5. Planear el desarrollo de la convocatoria. Durante la reunión de planeación se evalúa la convocatoria anterior y se hacen los ajustes necesarios, se planea la divulgación, se fijan los horarios de atención y entregas de resultados, se elabora cronograma y agenda de etapas y profesionales con que se cuenta, se hace agenda de programación para que los Grupos de Incorporación presenten aspirantes a las valoraciones para iniciar el proceso, se asignan responsabilidades, compromisos y se elabora una acta. Ejecutar la totalidad de las 6. Realizar actividades contempladas en el divulgación de la procedimiento de divulgación de la convocatoria. convocatoria tanto a nivel interno como externo. No elaborar Solicitar a las Regionales planeación de la de Incorporación copia del Instructivo de la Acta firmada convocatoria y acta de planeación con la convocatoria. por todos los dejarla al azar. firma de todos los funcionarios funcionarios que en ella Informes de que Cambios en las participaran. evaluación de participarán en fechas y las anteriores el proceso de compromisos de Realizar acciones de convocatorias. selección. entrega, durante seguimiento y control a el desarrollo de la esta planeación. convocatoria. Jefe de divulgación. Jefe de Regional y Grupos de Incorporación en cada departamento. Página 103 de 497 Utilizar medios de Poca difusión de comunicación de amplia convocatoria. cobertura. No contar con Incluir en el plan de recursos para la compras recursos para la divulgación. divulgación. No contar con el Tener personal idóneo en personal idóneo la Regional. esta actividad. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Una vez realizada la actividad de divulgación de la convocatoria, se efectúa con los interesados las respectivas charlas de inducción, para informar el proceso que 7. Realizar charla inician, requisitos que deben de inducción a los cumplir, documentación que deben interesados. presentar, costos, beneficios, exigencias y demás aspectos que interesen al aspirante y faciliten la comunicación y expectativas sobre el proceso. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Grupo de incorporación en cada departamento. Medios Acta de Encargados de la audiovisuales. Instrucción. etapa de inscripción en cada Regional. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Revisar cuidadosamente con lista 8. Verificar en mano, que el aspirante cumpla cumplimiento de con los requisitos exigidos, para el los requisitos ingreso, así como la documentación Encargados mínimos. que se debe anexar. etapa de inscripción en cada Regional. Jefe Grupo de Incorporación en 9. Informar al Como ya se verificó que no cumple cada interesado que no con los requisitos de ingreso, se departamento. cumple con debe informar al aspirante que no requisitos. continua en el proceso. Encargados inscripción en cada Regional. Página 104 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Capacitar de manera adecuada a los encargados de realizar las charlas de inducción. Información imprecisa que genere falsas expectativas a los Planear la charla de interesados. inducción en el No realizar la cronograma de trabajo. charla de inducción. Garantizar la atención al público mínimo 8 horas al día y de lunes a domingo. Permitir iniciar Al momento de realizar la proceso a revisión de requisitos personas que no mínimos realizar una cumplan con los atención personalizada. requisitos y documentos Elaborar un registro mínimos para sistemático de revisión de adelantar el documentos y requisitos proceso. detallados por aspirante. No informar al aspirante en Verificar que se notifique forma oportuna y a quien no cumpla con los adecuada, que no requisitos. puede participar en el proceso. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Jefe Grupo de Incorporación en 10. Entregar cada desprendible de departamento. pago para la Encargados compra de etapa de carpeta. inscripción en cada Regional. Jefe Grupo de Incorporación en 11. Entregar Una vez el aspirante llegue con el cada carpeta con comprobante de pago de la carpeta, departamento. formatos y se hace entrega de la misma, con Encargados documentación los formatos para diligenciar y la etapa de requerida. lista de documentación requerida. inscripción en cada Regional. Se debe ingresar la totalidad de los datos requeridos en el aplicativo 12. Insertar SIADMI, para mantener un control Encargados información de sobre la totalidad de los aspirantes etapa de aspirante en que adquieren carpeta, logrando inscripción en aplicativo con ello mantener un registro de cada Regional. SIADMI. aspirantes rechazados y el hecho que lo motivó. 13. Recepcionar Recibir físicamente la carpeta del Encargados las carpetas de aspirante con cada uno de los etapa de aspirantes y formatos debidamente inscripción en verificar la diligenciados, verificando que se cada Regional. documentación. anexe la totalidad de los Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Como se verificó que el aspirante cumple con la totalidad de los requisitos exigidos, se procede a entregar un desprendible para que este pueda adquirir la carpeta, quedando inscrito como aspirante. Recibo de consignación. Carpetas con documentos. Página 105 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Desprendible de pago. No brindar información precisa sobre el diligenciamiento de los recibos de consignación. Entregar los recibos de consignación en la oficina de incorporación para que sean diligenciados por los aspirantes y revisados por el funcionario antes de realizar la consignación. Carpetas. No radicar la entrega de carpetas ni el recibo de consignación. Presentar informe periódicos de carpetas vendidas y consignaciones recibidas. Actualización del SIADMI. Que no se actualice oportunamente la información. Alimentar la base de datos en forma inmediata cada vez que se deba registrar algún dato, hecho, examen o prueba de ingreso del aspirante. Presentación de carpetas incompletas dando origen a reclamaciones o Llevar como medida de control una sabana de registro de documentos y requisitos. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Como se verificó que la documentación no se encontraba completa, se debe notificar al aspirante que dentro del plazo establecido debe presentarla o no podrá participar en el proceso. Estar pendiente de la fecha 15. Verificar establecida como plazo para la entrega de entrega de documentos faltantes, documentación con el fin de que si no se presentan faltante. dentro de dicho plazo queden excluidos del proceso. Como ya se verificó requisitos, documentos vigentes y completos y diligenciamiento de formatos se 16. Realizar debe realizar procedimiento de inscripción de inscribir aspirantes y registrarlos en aspirante. el SIADMI con todos los datos completos, registrando la huella dactilar del aspirante en los formatos exigido. 17. Programar Como se verificó que el aspirante exámenes cuenta con toda la documentación clínicos requerida para participar en el especializados y proceso de selección, se procede a paraclínicos. programa la realización de los Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE documentos requeridos. 14. Notificar al aspirante qué documento debe anexar. Fecha de emisión: 22/03/06 Encargados etapa de inscripción en cada Regional. Encargados etapa de inscripción en cada Regional. Encargados etapa de inscripción en cada Regional. Encargados etapa de inscripción en cada Regional. Página 106 de 497 RIESGOS desgastes en el desarrollo del proceso. No presentación de documentos por parte de los aspirantes en el tiempo establecido. ACCIONES PREVENTIVAS Verificar que el aspirante que deba anexar documentos se notifique del plazo fijado. Tener unas fechas No cumplimiento prudentes y estrictas para de los plazos. la entrega de documentación. Realizar labores periódicas de revisión del número de aspirantes insertados en el sistema. No registrar la Comparar reporte del inscripción en el SIADMI, con el libro de libro radicación de carpetas correspondiente. vendidas. Perdida de carpeta. Listado de No comunicar en Notificar por escrito y con programación a forma oportuna al suficiente anterioridad la exámenes aspirante la fecha fecha, lugar y cuidados clínicos de valoración y previos de los exámenes. especializados los cuidados HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE exámenes clínicos especializados y paraclínicos, programación que debe ser publicada mediante un listado y notificada en el momento de la inscripción, teniendo establecidas las fechas con el laboratorio que practicará los exámenes. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO RIESGOS ENTRA SALE y paraclínicos. previos. ACCIONES PREVENTIVAS Verificar la identidad de los aspirantes que se presentan a los laboratorios. 18. Realizar exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Regional de Incorporación en coordinación con Seccional de Sanidad. Al verificar que al aspirante ya se realizó los exámenes médicos de 19. Programar laboratorio se procede a valoración programarlo para que se le médica general y practiquen, las valoración medico odontológica. general y odontológica; programación que debe ser Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento en coordinación con el Jefe de la Regional. Listas de aspirantes programados para exámenes. Página 107 de 497 Laboratorios no Resultados de Exigencia y precisión en confiables. las los criterios de valoraciones contratación. Suplantación de programadas. aspirantes. Elaboración de informes sobre la calidad de los laboratorios en atención a aspirantes y en la entrega de resultados. No comunicar en Publicar listados en Listado de forma oportuna al fechas establecidas con programación aspirante la fecha anterioridad y en forma para valoración de valoración. periódica. médica y No contar con el odontológica. número de Publicar listados en profesionales lugares asequibles al HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: RIESGOS requeridos. Médico y Ejecutar la totalidad de las odontólogo de actividades contempladas en los Sanidad asignado procedimientos para realizar al proceso de valoraciones médica y odontológica. selección. Realizar la respectiva lectura de los diagnósticos emitidos por cada uno 21. Emitir de los profesionales que realizan concepto de las valoraciones, para verificar si el valoraciones aspirante se ajusta al perfil, si debe médica y ser aplazado por tener que odontológica y realizarse algún tratamiento, o si registrarlos en el debe ser notificado que no puede SIADMI. seguir en el proceso, y registrar dicha información en el SIADMI. Código: GT01HP-01 DOCUMENTO ENTRA SALE publicada y notificada al aspirante por escrito. 20. Realizar valoraciones médica, odontológica. Fecha de emisión: 22/03/06 Médico y Exámenes y odontólogo de conceptos Sanidad asignado medico y al proceso de odontológico. selección. Página 108 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS público con la suficiente información y antelación a la fecha de las valoraciones. No contar con instalaciones adecuadas para Capacitar sobre causales la valoración. de no aptitud. Desconocimiento de la normatividad sobre causales de no aptitud por parte de los profesionales. Inclusión en el plan de compras de los elementos necesarios para la valoración. Existencia de contradicciones Idoneidad y claridad en entre el concepto los conceptos emitidos por Conceptos para y la normatividad. los médicos y notificación a odontólogos. aspirantes No identificar resultados de la problemas de Desarrollar las valoración. salud en los valoraciones en el tiempo aspirantes al establecido. momento de la valoración. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Tener en cuenta que como el 22. Verificar el Médico y aspirante no continúo en el proceso, motivo por el cual odontólogo de se debe confirmar el motivo por el el aspirante no Sanidad asignado cual ocurrió este hecho, verificando sigue en el al proceso de si queda aplazado o finaliza el proceso. selección. proceso. 23. Informar al En caso que el aspirante quede en aspirante qué condición de aplazado, se le debe tratamiento debe informar el tratamiento que debe realizarse, y seguir y el plazo establecido para tiempo limite para que se presente y pueda continuar presentarse. en el proceso. Fecha de emisión: 22/03/06 Médico y odontólogo de Sanidad asignado al proceso de selección. Constatar con los listados de personal aplazado, que aspirantes 24. Verificar si el se presentaron dentro del plazo Jefe Grupo de aspirante se establecido y cuales no cumplieron Incorporación en presentó dentro para que sean descartados y sus cada del plazo nombres publicados en el listado de departamento. establecido. personal que no continúa en proceso. 25. Archivar Enviar los expedientes del personal Funcionario expedientes de que no continua en proceso encargado del Página 109 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Realizar ejercicios de retroalimentación sobre Conceptos normatividad y Protocolo contradictorios o de Selección e no soportados en Incorporación con los la normatividad. profesionales de Sanidad asignados al proceso. Colocar en condición de Establecer y definir qué aplazados a tratamientos pueden aspirantes que desarrollarse en los requieran tiempo tiempos programados superior al para superar la valoración. establecido en el desarrollo de la En caso contrario invitar al valoración aspirante a presentarse impidiendo que en futuras convocatorias. puedan superar la valoración. RIESGOS Listado de notificación No cumplimiento aspirantes que de plazos. no continúan en proceso. Fijar plazos prudentes y de estricto cumplimiento para la entrega de exámenes o tratamientos, con el respectivo control de fechas de presentación en una base de datos. Expediente del Pérdida o mal proceso de archivo de Formalizar la entrega de expedientes mediante HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD aspirantes que finalizaron proceso. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO mediante oficio al archivo de la Regional, para que reposen como antecedente, verificando que el acceso a los mismos sea restringido. RESPONSABLE Archivo en las Regionales de Incorporación. 26. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección. Si al verificar los resultados de los exámenes practicados, se encontró que el aspirante no se ajusta al perfil requerido, se debe publicar el listado de los aspirantes que no continúan, estableciendo la fecha en que se devolverán los documentos. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. 27. Programar valoración físico-atlética y morfofuncional. Posterior a la publicación de los resultados de los aspirantes que superaron las valoraciones por medicina general y odontología, se programará la valoración físico atlético y morfofuncional. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ACCIONES RIESGOS PREVENTIVAS ENTRA SALE selección e expedientes que oficio. incorporación. impidan consultar antecedentes en Asignar un funcionario de forma rápida. la Regional en forma permanente para el manejo del archivo. No publicar listados de notificación de aspirantes que no Formalizar la notificación continúan en el de aspirantes por escrito. proceso. Listado de Realizar la entrega de notificación. Mantener en el documentos en forma archivo inmediata después de la expedientes de notificación. aspirantes que no continúan en el proceso. No informar a los aspirantes la fecha de la Notificar a los aspirantes Listado de valoración. por escrito el día, hora y programación lugar de las pruebas, así para valoración No aclarar los como de los elementos físico-atlética y elementos con los que debe morfofuncional. deportivos que presentarse. debe llevar el aspirante para Página 110 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS presentar la prueba. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el Licenciado en procedimiento para realizar educación física. valoración físico-atlética y morfofuncional. Realizar la lectura de los conceptos y diagnósticos emitidos por cada 29. Evaluar los uno de los profesionales que resultados de la realizaron las valoraciones, para valoración Licenciado en verificar si el aspirante puede seguir morfofuncional y educación física. en el proceso o no puede seguir en registrarlos en el el proceso, a la vez que se va SIADMI. registrando la información en el SIADMI. Si al momento de realizar la valoración morfofuncional el aspirante presenta cierto riesgo en su salud por la contextura física se 30. Remitir al remitirá al médico para que lo Licenciado en médico para valore nuevamente y emita un educación física. nueva valoración. concepto que permita tomar una decisión referente a la presentación de la prueba por parte del aspirante o la exclusión del proceso. 31. Emitir Expedir un nuevo concepto médico, Médico de concepto médico mediante el cual se establece si la Sanidad asignado sobre condición condición física del aspirante es al proceso de 28. Realizar valoración morfofuncional. Página 111 de 497 Alteración de Idoneidad y objetividad en conceptos en los los conceptos emitidos por resultados. los profesionales que dirigen la realización de Contradicciones las pruebas. en los resultados. Expediente para revisión médica. Permitir que aspirantes con posibles evidencias de paros cardiorespiratorios presenten la prueba físicoatlética. Concepto de aptitud o no aptitud. Autorizar la Idoneidad y objetividad en presentación de la emisión de los la prueba físico- conceptos para presentar Contar con el tiempo y los elementos necesarios por parte del Licenciado en educación física para remitir el aspirante a revaloración médica. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD física. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE apta para presentar la prueba, o por selección. el contrario esta es superior a su capacidad. Enviar los expedientes del personal que no continua en proceso mediante oficio al archivo de la Regional, para que reposen como antecedente, verificando que el acceso a los mismos sea restringido. RIESGOS atlética a aspirantes con deficiencia cardiorrespiratori a que al momento de aplicar la prueba corra riesgo su integridad física. Recibir el concepto medico, para realizar la respectiva evaluación, 32. Recepcionar mediante la cual se establece si el Licenciado en y evaluar el aspirante esta apto para presentar educación física. concepto médico. la prueba física, o se sugiere que no debe ser presentada, por que su condición de salud no lo permite. 33. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Concepto por parte del médico sobre la condición de salud del aspirante. Funcionario encargado del archivo en las Regionales de Incorporación. De acuerdo al concepto del médico, 34. Notificar al Jefe Grupo de el aspirante que no està en aspirante que Incorporación en condiciones de presentar la prueba finaliza proceso cada física, debe ser separado del de incorporación. departamento. proceso, estableciendo la fecha en Página 112 de 497 Existencia de contradicciones entre profesionales. Expediente del proceso de selección e incorporación. Listado de notificación. ACCIONES PREVENTIVAS prueba físico-atlética. Garantizar que todos los antecedentes de este procedimiento queden registrados en el expediente del aspirante en el proceso de selección. Formalizar la entrega de expedientes mediante oficio. Pérdida o mal archivo de expedientes que impidan consultar Asignar un funcionario de antecedentes en la Regional en forma forma rápida. permanente para el manejo del archivo. No publicar Formalizar la notificación listados de de aspirantes por escrito. notificación de aspirantes que no Realizar la entrega de continúan documentos en forma HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE que se devolverán los documentos. 35. Realizar prueba Físicoatlética. proceso. Si de acuerdo con los resultados obtenidos en la valoración morfofuncional, la condición física Licenciado en del aspirante le permite practicar la educación física. prueba física, se deben ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento. Realizar la respectiva lectura de los resultados de la pruebas, para verificar si el aspirante continua a la siguiente valoración, o debe realizar Licenciado en una nueva prueba, dependiendo de educación física. si es la primera. En caso de ser la segunda vez que no la supera, se emitirá concepto de no ajuste al perfil. 37. Programar En el evento de no superar la Licenciado en nueva fecha para prueba física por primera vez, se educación física. 36. Emitir concepto de la valoración físicoatlética y morfofuncional y registrarlo en el SIADMI. RIESGOS Planilla de resultados de prueba realizada. Página 113 de 497 Formato de valoración físico-atlética diligenciado. Listado de programación ACCIONES PREVENTIVAS inmediata después de la notificación. Mantener en el archivo expedientes de aspirantes que no continúan en el proceso. Problemas en salud no Idoneidad y objetividad en detectados los conceptos de durante los valoración médica. exámenes médicos. Prever la aplicación de los primeros auxilios en el Accidentes sitio de aplicación de la durante la prueba. prueba. Objetividad en la calificación de las pruebas. Contradicciones en los resultados Conocimiento de criterios de la prueba. de calificación establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. No informar a los Notificar a los aspirantes aspirantes la por escrito el día, hora y HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD realizar prueba dentro del plazo establecido. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE programa al aspirante para una segunda prueba, dando un tiempo prudente para que el aspirante pueda mejorar su condición física. 38. Verificar si el aspirante se presentó dentro del término establecido. Como se programó una nueva fecha para realizar la prueba física, se debe verificar si el aspirante se presentó el día programado para realizar dicha prueba o debe ser excluido del proceso. 39. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso. Enviar los expedientes del personal que no continua en proceso mediante oficio al archivo de la Regional, para que reposen como antecedente, verificando que el acceso a los mismos sea restringido. 40. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección. De acuerdo al concepto del médico, el aspirante que no está en Jefe Grupo de condiciones de presentar la prueba Incorporación en física, debe ser separado del cada proceso, estableciendo la fecha en departamento. que se devolverán los documentos. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO RIESGOS ENTRA SALE para realización fecha de la de una nueva valoración. prueba. No aclarar los elementos deportivos que debe llevar el aspirante. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Funcionario encargado del archivo en las Regionales de Incorporación. Página 114 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS lugar de las pruebas, así como de los elementos con se debe presentar. No cumplimiento Fijar plazos de estricto de plazos. cumplimiento. Formalizar la entrega de Pérdida o mal expedientes mediante Expediente del archivo de oficio. proceso de expedientes que selección e impidan consultar Asignar un funcionario de incorporación. antecedentes en la Regional en forma forma rápida. permanente para el manejo del archivo. No publicar Formalizar la notificación listados de de aspirantes por escrito. Listado de notificación de notificación. aspirantes que no Realizar la entrega de continúan documentos en forma proceso. inmediata después de la HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS notificación. Mantener en el archivo expedientes de aspirantes que no continúan en el proceso. 41. Programar aplicación de pruebas psicotécnicas. 42. Realizar pruebas psicotécnicas. Como el aspirante ha superado hasta el momento todas las etapas anteriores, se debe programar la fecha para que se realicen las pruebas psicotécnicas, mediante la publicación de un listado el cual debe ser ubicado en un lugar de acceso al público. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento en coordinación con el Jefe de la Regional. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el Psicólogo. procedimiento para realizar pruebas Psicotécnicas. Notificar por escrito a través de un listado a los No informar la aspirantes del día, hora y fecha de lugar de aplicación de las Listado de aplicación de pruebas, así como los programación. pruebas elementos con que se psicotécnicas. debe presentar (lápiz, esfero, tajalápiz, borrador, etc.). Reiteración en Elaboración de pruebas aplicación de las de uso exclusivo de la mismas pruebas policía. psicotécnicas en Cuadernillos de Hojas de diferentes Contar con un número pruebas respuesta convocatorias. suficiente de baterías de psicotécnicas y diligenciadas pruebas para ser hojas de por los Suplantación de aplicadas en el proceso respuesta. aspirantes. aspirantes. de selección. No realizar el pago de los exámenes por Página 115 de 497 Verificar al momento de aplicar las pruebas la identidad del aspirante. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS parte del aspirante. 43. Recepcionar y evaluar los resultados de la prueba. Realizar la respectiva lectura de los resultados obtenidos a través del software diseñado para la Psicólogo. calificación de las pruebas y realizar su respectiva impresión e inclusión en el correspondiente expediente. 44. Programar entrevista psicológica. Posterior a la aplicación de las pruebas psicotécnicas, se programa Psicólogo. la fecha en que se realicen las Hojas de respuesta diligenciadas por los aspirantes. Página 116 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Exigir la copia de la consignación como requisito para presentar las pruebas psicotécnicas. Programar periódicamente Acumulación de la presentación de pruebas sin pruebas psicotécnicas, calificar que evitando aplicaciones impidan registrar masivas, que dificulten su los resultados de posterior calificación, las pruebas, impresión e inserción en imprimirlos y el expediente de cada colocarlos en los aspirante. expedientes con Resultados la suficiente impresos de las Establecer dentro de la anterioridad a la pruebas. programación de realización de las valoraciones el tiempo entrevistas. suficiente para calificación de las pruebas. Los baremos para calificar las Realizar los pilotajes de pruebas no se las pruebas con muestras ajustan a la representativas de todas población de las Regionales de aspirantes. Incorporación. No informar la Contar con un listado de Listado de fecha de los aspirantes citados a programación. realización de la pruebas psicotécnicas y HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento realizar entrevista. Psicólogo. 46. Emitir concepto de Hacer la revisión de todos los antecedentes con que cuenta el Psicólogos que participan en el Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE entrevistas psicológicas, mediante la publicación de un listado. 45. Realizar entrevista psicológica. Fecha de emisión: 22/03/06 Página 117 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS entrevista con la notificar por escrito a los suficiente aspirantes del día, hora y anterioridad. lugar de las pruebas, tan pronto se termine la aplicación de las pruebas psicotécnicas. Reuniones de retroalimentación periódicas entre el Jefe de la Regional y los psicólogos que participan Pérdida de en el proceso para objetividad en las revisión del Protocolo de entrevistas por Selección e Incorporación, tener poco tiempo impartir instrucciones o preferencias especificas de cada particulares. convocatoria y los criterios de entrevista. Lugar inadecuado para realizar la Programación del tiempo y entrevista que del lugar de entrevista impida desde el momento de privacidad. planeación de la convocatoria para solicitar, en caso de requerirse el apoyo con la suficiente anterioridad. Concepto de la Alteración en los Estricto control en los valoración resultados de las resultados de la RIESGOS HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD valoración psicológica y registrarlo en el SIADMI. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Psicólogo (hoja de vida, pruebas psicotécnicas, competencias laborales, desempeño en la entrevista) y emitir concepto de ajuste o no ajuste al perfil del aspirante de acuerdo con los requerimientos para el servicio de policía e insertar resultados en el SIADMI. RESPONSABLE proceso de selección. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE psicológica en el respectivo formato del expediente. 47. Enviar expedientes para revisión capacidad psicofísica. Después de realizar y tener los conceptos de las valoraciones Jefe Regional de médica, odontológica, físico-atlética, Incorporación en morfofuncional y psicológica se coordinación con envían expedientes a Sanidad para Jefe de Sanidad. revisión de la capacidad psicofísica por parte de Medicina Laboral. Expedientes. 48. Emitir concepto de capacidad psicofísica. Tan pronto el aspirante termine de presentar las pruebas médica, odontológica, físico-atlético, Médico de morfofuncional y psicológicas, para Medicina Laboral. Expedientes. que un médico de Medicinal Laboral emita el concepto de capacidad psicofísica, de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley. Concepto de capacidad psicofísica en los expedientes. Página 118 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS pruebas valoración, evitando psicológicas por alteración en el concepto parte de terceros. y en el puntaje de la Desconocimiento valoración. de los criterios de calificación al Diligenciar por parte del momento de psicólogo el formato de la emitir el concepto valoración, tan pronto se de ajuste al perfil. termina la valoración buscando ser lo más concreto y preciso. Pérdida de Enviar expedientes con su expedientes. respectivo oficio remisorio. RIESGOS No contar con el profesional idóneo para revisión de expedientes. No realizar actividad de emisión del concepto de capacidad psicofísica. Coordinar con la suficiente anterioridad la disponibilidad de Medicina Laboral para revisión de expedientes. Formalizar por escrito con el Jefe de Sanidad que el compromiso de emitir el concepto de capacidad psicofísica es responsabilidad de esa unidad. Contradicciones en los diferentes Realizar reuniones con la conceptos de totalidad de profesionales HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 49. Solicitar concepto a especialista. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO En caso que el profesional de Medicina Laboral requiera concepto o valoración clínica especializada adicional a los registrados en el expediente, enviará al aspirante a un especialista, para valoración o examen en Laboratorio avalado por Sanidad. Como el aspirante requirió de un concepto de especialista porque se 50. Recepcionar encontró una contradicción o dudas concepto de en las diferentes valoraciones y especialista. exámenes, se debe recepcionar dicho concepto verificando que sea RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Jefe Regional de Incorporación. Jefe Regional de Incorporación. Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Médico de Medicina Laboral. Médico de Medicina Laboral. Fecha de emisión: 22/03/06 Concepto de especialista. Página 119 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS profesionales. antes, durante y después del proceso para analizar Diligenciamiento casos especiales. incompleto de formatos. Prever un lugar adecuado para revisión de No contar con el expedientes. tiempo suficiente para revisar los Realizar revisión de expedientes que expedientes impida evaluar en periódicamente evitando detalle los Remisión de congestión y saturación resultados del aspirante a de expedientes y aspirante en las valoración sobrecarga laboral. valoraciones especializada. posibilitando Prever por parte de dejar pasar Sanidad, los laboratorios y aspectos profesionales que pueden fundamentales de emitir conceptos salud en el especializados, aspirante. garantizando la calidad en la entrega de resultados. Suplantación de Asignar un funcionario de aspirantes. Incorporación para que acompañe al aspirante al Vulnerar la momento de realizar la seguridad del valoración. concepto emitido RIESGOS HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS entregado dentro de los términos establecidos. por especialista. 51. Evaluar concepto de especialista. Una vez recepcionado el concepto del especialista dentro de los términos establecidos se evalúa y Médico de emite concepto de capacidad Medicina Laboral. psicofísica del aspirante para continuar o no, en el proceso. Concepto de capacidad psicofísica. Contradicción en el concepto por desconocer los requerimientos y especificaciones en la norma. 52. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso. Enviar los expedientes del personal que no continua en proceso mediante oficio al archivo de la Regional, para que reposen como antecedente, verificando qué el acceso a los mismos sea restringido. Expediente del proceso de selección e incorporación. 53. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección. Posterior a la revisión del expediente para emitir concepto de capacidad psicofísica, se elabora Jefe Grupo de listado de resultados para notificar a Incorporación en los aspirantes que no superaron cada valoración e informar que trámite departamento. deben realizar en desarrollo del proceso. Funcionario encargado del archivo en las Regionales de Incorporación. Página 120 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Prever acciones de coordinación para evitar intermediarios en el transporte y entrega de conceptos Enviar la solicitud de nuevo examen con las especificaciones requeridas, que permita soportar y definir el concepto. Formalizar la entrega de expedientes mediante oficio. Pérdida o mal archivo de expedientes que impidan consultar Asignar un funcionario de antecedentes en la Regional en forma forma rápida. permanente para el manejo del archivo. No publicar listados de Formalizar la notificación notificación de de aspirantes por escrito. aspirantes que no continúan Realizar la entrega de proceso. documentos en forma inmediata después de la Mantener en el notificación. archivo expedientes de HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 54. Emitir concepto de capacidad psicofísica. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Después de realizar las valoraciones que permiten emitir el concepto de capacidad psicofísica, Médico de corresponde a Sanidad declarar la Medicina Laboral. aptitud o no, de los aspirantes de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1796/2000. Con el fin de evitar desgaste de tiempo y profesionales se incluye la programación de las valoraciones 55. Programar socio-familiar y estudio de valoración socio- seguridad después de la emisión familiar y estudio del concepto de capacidad de seguridad. psicofísica. Sin embargo, es potestativo del Jefe de la Regional ordenar la realización de estas valoraciones en el momento que Fecha de emisión: 22/03/06 Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Página 121 de 497 Concepto de capacidad psicofísica. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS aspirantes que no continúan en el proceso. No realizar actividad de Formalizar por escrito con emisión del el Jefe de Sanidad que el concepto de compromiso de emitir el capacidad concepto de capacidad psicofísica. psicofísica es responsabilidad de esa Contradicciones unidad. en los diferentes conceptos de Realizar reuniones con la profesionales. totalidad de profesionales antes, durante y después Diligenciamiento del proceso para analizar incompleto de casos especiales. formatos. No efectuar un Ordenar a cada control de registro profesional de trabajo Listado de de consignación social e investigadores programación de las que realizan las de valoración valoraciones valoraciones, que soliciten socio-familiar y socio-familiar y el desprendible de pago estudio de de seguridad. de las valoraciones antes seguridad. de ser realizadas. Realizar valoraciones a No separar los formatos HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Esta condición obedece a que estas valoraciones son de tipo clasificatorio y por ende pueden ser realizadas desde el momento de la inscripción hasta antes del Consejo de Admisiones sin impedir que, si en cierto caso el aspirante no se ajuste al perfil, sea excluido del proceso. 56. Realizar estudio de seguridad y valoración socio-familiar. Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE estime conveniente de acuerdo con la disponibilidad de profesionales, el desarrollo de la convocatoria y el compromiso establecido de aspirantes a incorporar. Como se programó al aspirante para realizar la valoración sociofamiliar y se ordenaron los estudios de seguridad, se debe ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento realizar estudio de seguridad y valoración sociofamiliar. Fecha de emisión: 22/03/06 Trabajadores sociales. Investigadores. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Página 122 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS aspirantes que ya de las valoraciones del han sido expediente, de tal manera declarados no que se pueda verificar con aptos en las anterioridad a la valoraciones que realización del estudio o comprenden la visita, si el aspirante, calificación de la hasta ese momento ha capacidad superado las otras psicofísica. valoraciones. RIESGOS Contar con poco tiempo para la realización de los estudios de seguridad y las valoraciones socio-familiares, perdiéndose la objetividad. Contar con la cantidad e idoneidad de los profesionales necesarios para la valoración sociofamiliar y el estudio de seguridad. Prever con la suficiente anterioridad los requerimientos necesarios No contar con los para realizar los medios logísticos desplazamientos e necesarios para incluirlos en los planes de realizar los compras buscando HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE ACCIONES PREVENTIVAS desplazamientos. garantizar su realización. RIESGOS No contar con Coordinar desde el nivel convenios con las central que dirige el entidades proceso de selección y en públicas y de ser cada una de las posible con Regionales, convenios privadas que formales de intercambio permitan verificar de información, buscando antecedentes e evitar la vinculación de identidad de los infiltrados o aspirantes aspirantes. con comportamiento social inadecuado. 57. Presentar aspirantes a Consejo de Admisiones. Posterior a la realización de todas las valoraciones anteriormente citadas, se realiza la programación del Consejo de Admisiones, en cada Regional de Incorporación bajo el direccionamiento de los Directores de Escuela, de acuerdo con los tiempos establecidos para Jefe Regional de esta etapa en el cronograma de la Incorporación. convocatoria. Los aspirantes cuyo perfil no se ajusta al requerido en las valoraciones sociofamiliar y Estudio de Seguridad, deben también ser presentados al Consejo de Admisiones, en el que se Página 123 de 497 Expedientes con valoraciones y documentos totalmente diligenciados y al día. No cumplir con las expectativas cualitativas o cuantitativas del personal requerido. Presentar la mayor y mejor calidad de personal que cumplan el perfil requerido para presentar ante el Consejo. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS considerará cada caso en particular y se definirá la pertinencia, de su ingreso, pensando ante todo en el beneficio institucional. 58. Realizar Consejo de Admisiones. 59. Totalizar puntajes de las valoraciones. 60. Seleccionar aspirantes con mayor Ante el Consejo de Admisiones se presentan los aspirantes que realizaron todas las valoraciones, habiendo superado las etapas eliminatorias y se realiza con ellos una entrevista para profundizar en algunos aspectos de su vida, expectativas, desarrollo de competencias y expresión verbal, entre las más importantes. Director de Escuela. No asistencia de los funcionarios que deben participar en el Consejo de Admisiones. Información registrada en el SIADMI. Jefe Regional de Incorporación. Expediente del proceso de Equipo selección e interdisciplinario. incorporación. Director Escuela Al culminar la entrevista de Consejo de formación/ de Admisiones cada jurado otorga Director de un puntaje en forma individual incorporación. según los parámetros establecidos Equipo para evaluar a los aspirantes. interdisciplinario. Tener en cuenta que como se Equipo Lista de otorgó un puntaje en forma interdisciplinario. elegibles. individual a cada aspirante, se debe Director de Página 124 de 497 Lista de elegibles. Programar y comprometer a todos los responsables del Consejo por escrito con la suficiente anterioridad. Revisar la información por Información parte del Jefe de la incompleta en los Regional antes del expedientes y/o Consejo. en el SIADMI. Implementar en un libro No elaborar acta foliado, el acta de cada del Consejo de uno de los Consejos de Admisiones, una Admisiones realizados en vez terminado. la Regional. Calificar objetivamente a Filtración de la los aspirantes durante el información. proceso. Fallas en las calificaciones. Publicación de No tener en aspirantes cuenta los seleccionados puntajes Mantener la reserva en el Consejo de Admisiones. Insertar en el aplicativo SIADMI, un formato que emita listados de los HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD puntuación. 61. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO realizar la respectiva selección de los mayores puntajes otorgados y colocarlos en orden descendente. RESPONSABLE Escuela/ Director de incorporación. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE para realizar curso. Luego de seleccionar los aspirantes con mayor puntaje se archivan los expedientes de los que no Jefe Grupo de superaron el puntaje, a la espera de Incorporación en entregar los documentos cada personales, tan pronto el aspirante departamento. sea notificado que no superó el proceso. El aspirante que no clasifica dentro de los mejores puntajes de acuerdo con el número de cupos asignados, 62. Notificar al es notificado por escrito que no aspirante que superó el proceso, por tanto se finaliza el proceso debe publicar el listado de los de selección. aspirantes que son descartados, estableciendo la fecha en que se devolverán los documentos. Fecha de emisión: 22/03/06 Funcionario encargado del archivo en las Regionales de Incorporación. Página 125 de 497 Listado de notificación. ACCIONES PREVENTIVAS obtenidos en las aspirantes de acuerdo con valoraciones el puntaje acumulado de como criterio las valoraciones, principal, al incluyendo el del Consejo momento de de Admisiones. seleccionar los aspirantes. No publicar listados de notificación de aspirantes que no Formalizar la notificación continúan de aspirantes por escrito. proceso. Realizar la entrega de Mantener en el documentos en forma archivo inmediata después de la expedientes de notificación. aspirantes que no continúan en el proceso. RIESGOS Formalizar la entrega de Pérdida o mal expedientes mediante Expediente del archivo de oficio. proceso de expedientes que selección e impidan consultar Asignar un funcionario de incorporación. antecedentes en la Regional en forma forma rápida. permanente para el manejo del archivo. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE 63. Publicar listados de personal seleccionado y notificar. Luego de haber seleccionado el personal con mayor puntaje se publica la lista del personal seleccionado y se notifica por escrito mediante acta. 64. Entregar aspirantes a las Escuelas de Formación. Mediante oficio, cada Regional de Incorporación hace entrega de aspirantes y de expedientes del proceso de selección a la Escuela de Policía correspondiente, garantizando que durante la etapa Jefe Regional de de inducción se realice Incorporación. comprobación de la capacidad psicofísica, antes de autorizar el pago de la matricula. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento entrega de aspirantes. 65. Realizar seguimiento de estudiantes. Con la finalidad de realizar una retroalimentación del proceso de selección durante el proceso de formación policial, se realizarán acciones de seguimiento en los Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Regional de Lista de Acta de Incorporación. seleccionados. notificación. Jefe Regional de Incorporación en coordinación con las Escuelas. Página 126 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Informar a los aspirantes No lograr ubicar y presentados a Consejo de por ende notificar Admisiones, fechas a los aspirantes tentativas en que deben seleccionados presentarse para conocer con la suficiente listado de aspirantes anterioridad. seleccionados. Realizar un examen de comprobación de condiciones físicas. RIESGOS Realizar seguimiento permanente a los aspirantes durante la etapa de inducción y proponer reemplazos de los aspirantes que abandonan el proceso de selección o son declarados no aptos en la comprobación de la capacidad psicofísica, de acuerdo con el listado de elegibles. No contar con el Incluir en las agendas de personal de trabajo de los profesionales que profesionales que realice acciones participan en el proceso de seguimiento a de selección tareas de Presentación de Oficio de aspirantes con presentación de incapacidades aspirantes por accidentes seleccionados y recientes a las expedientes. Escuelas de Formación. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE estudiantes para evaluar las diferentes etapas del proceso de selección e incorporación (capacidad psicofísica, condiciones socio económica, adaptación al régimen policial y desarrollo de las competencias laborales, entre las más importantes). Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento seguimiento de estudiantes. 66. Presentar informe seguimiento de estudiantes. Al finalizar cada periodo académico de formación, se deberá aplicar los instrumentos establecidos en el procedimiento de seguimiento a estudiantes, su respectivo análisis, conclusiones y recomendaciones. RIESGOS los estudiantes durante el proceso de formación. Jefe Regional de Incorporación en coordinación con las Escuelas. Página 127 de 497 Informe evaluativo. ACCIONES PREVENTIVAS verificación que permitan hacer un seguimiento a las condiciones en que se entregaron a los estudiantes y que pueden afectar su desempeño en las exigencias requeridas en la Escuela tanto a nivel físico, como mental y social. No contar con el Incluir en las agendas de personal de trabajo de los profesionales que profesionales tareas de realice acciones verificación que permitan de seguimiento a hacer un seguimiento, los estudiantes análisis, conclusiones y durante el acciones de mejoramiento proceso de sobre el proceso de formación. selección e incorporación. HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2.2.13 Cronogramas por convocatoria CONVOCATORIA DE ASPIRANTES A OFICIALES PARA INGRESAR EN ENERO MES ETAPA DEL PROCESO 1 JUNIO 2 3 4 1 JULIO 2 3 4 AGOSTO 1 2 3 4 SEPTIEMBRE 1 2 3 4 1 OCTUBRE 2 3 4 NOVIEMBRE 1 2 3 4 DICIEMBRE 1 2 3 4 1 ENERO 2 3 4 EMISION DE LA CONVOCATORIA PLANEACION DESARROLLO CONV. DIVULGACION VENTA E INSCRIPCION EXAM. CLINICOS Y PARACLINICOS VALORACION MEDICA VALORACION ODONTOLOGICA VALORACION FISICO ATLETICA VALORACION PSICOLOGICA CONCEPTO CAPACIDAD PSICOFISICA VALORACION SOCIO FAMILIAR ESTUDIO DE SEGURIDAD CONSEJO DE ADMISIONES ENTREGA DE ASPIRANTES SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES CONVENCIONES: Planeación Valoraciones eliminatorias Valoraciones clasificatorias Seguimiento de estudiantes La emisión de la convocatoria debe ser enviada a las Regionales de Incorporación, con dos meses de anterioridad al inicio de la misma. Tabla No. 4. Cronograma para desarrollo de convocatorias de aspirantes a oficiales que ingresan en el mes de enero. Página 128 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: CONVOCATORIA DE ASPIRANTES A OFICIALES PARA INGRESAR EN JUNIO MES ETAPA DEL PROCESO DICIEMBRE 1 2 3 4 ENERO 1 2 3 FEBRERO 4 1 2 3 MARZO 4 1 2 3 ABRIL 4 1 2 3 MAYO 4 1 2 3 JUNIO 4 1 2 3 JULIO 4 1 2 3 EMISION DE LA CONVOCATORIA PLANEACION DESARROLLO CONV. DIVULGACION VENTA E INSCRIPCION EXAM. CLINICOS Y PARACLINICOS VALORACION MEDICA VALORACION ODONTOLOGICA VALORACION FISICO ATLETICA VALORACION PSICOLOGICA CONCEPTO CAPACIDAD PSICOFISICA VALORACION SOCIO FAMILIAR ESTUDIO DE SEGURIDAD CONSEJO DE ADMISIONES ENTREGA DE ASPIRANTES SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES CONVENCIONES: Planeación Valoraciones eliminatorias Valoraciones clasificatorias Seguimiento de estudiantes La emisión de la convocatoria debe ser enviada a las Regionales de Incorporación, con dos meses de anterioridad al inicio de la misma. Tabla No. 5. Cronograma para desarrollo de convocatorias de aspirantes a oficiales que ingresan en el mes de junio. Página 129 de 497 4 HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: CONVOCATORIA DE ASPIRANTES A PATRULLEROS PARA INGRESAR EN ABRIL MES ETAPA DEL PROCESO SEPTIEMBRE 1 2 3 4 OCTUBRE 1 2 3 4 NOVIEMBRE 1 2 3 4 DICIEMBRE 1 2 3 4 1 ENERO 2 3 4 1 FEBRERO 2 3 4 1 MARZO 2 3 4 1 ABRIL 2 3 EMISION DE LA CONVOCATORIA PLANEACION DESARROLLO CONV. DIVULGACION VENTA E INSCRIPCION EXAM. CLINICOS Y PARACLINICOS VALORACION MEDICA VALORACION ODONTOLOGICA VALORACION FISICO ATLETICA VALORACION PSICOLOGICA CONCEPTO CAPACIDAD PSICOFISICA VALORACION SOCIO FAMILIAR ESTUDIO DE SEGURIDAD CONSEJO DE ADMISIONES ENTREGA DE ASPIRANTES SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES CONVENCIONES: Planeación Valoraciones eliminatorias Valoraciones clasificatorias Seguimiento de estudiantes La emisión de la convocatoria debe ser enviada a las Regionales de Incorporación, con dos meses de anterioridad al inicio de la misma. Tabla No. 6. Cronograma para desarrollo de convocatorias de aspirantes a patrulleros que ingresan en el mes de abril. Página 130 de 497 4 HOJA DE PRESENTACIÓN 6 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES A OFICIAL Y PATRULLERO Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: CONVOCATORIA DE ASPIRANTES A PATRULLEROS PARA INGRESAR EN OCTUBRE MES ETAPA DEL PROCESO MARZO 1 2 3 ABRIL 4 1 2 3 MAYO 4 1 2 3 JUNIO 4 1 2 3 JULIO 4 1 2 3 AGOSTO 4 1 2 3 SEPTIEMBRE 4 1 2 3 4 OCTUBRE 1 2 3 EMISION DE LA CONVOCATORIA PLANEACION DESARROLLO CONV. DIVULGACION VENTA E INSCRIPCION EXAM. CLINICOS Y PARACLINICOS VALORACION MEDICA VALORACION ODONTOLOGICA VALORACION FISICO ATLETICA VALORACION PSICOLOGICA CONCEPTO CAPACIDAD PSICOFISICA VALORACION SOCIO FAMILIAR ESTUDIO DE SEGURIDAD CONSEJO DE ADMISIONES ENTREGA DE ASPIRANTES SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES CONVENCIONES: Planeación Valoraciones eliminatorias Valoraciones clasificatorias Seguimiento de estudiantes La emisión de la convocatoria debe ser enviada a las Regionales de Incorporación, con dos meses de anterioridad al inicio de la misma. Tabla No. 7. Cronograma para desarrollo de convocatorias de aspirantes a patrulleros que ingresan en el mes de octubre. Página 131 de 497 4 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 2.3 PROCESO DE SELECCIÓN PARA ESPECIALIDADES DEL SERVICIO POLICIAL 2.3.1 Responsables Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: De acuerdo con los procedimientos implementados para llevar a cabo la selección del personal uniformado que desea laborar en alguna de las especialidades del servicio de policía, el responsable del proceso de selección es la unidad especializada o Escuela de especialización en coordinación con la Dirección de incorporación, Dirección Nacional de Escuelas, Dirección de Talento Humano y Dirección de Sanidad. 2.3.2 Fundamento legal Decreto 4222 de 2006, (23 de noviembre). “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional” Artículo 2°. Funciones del Director General de la Policía Nacional de Colombia. El Director General de la Policía Nacional de Colombia tendrá, además de las funciones que le señalen disposiciones legales especiales, las siguientes: 8. Expedir dentro del marco legal de su competencia, las resoluciones, manuales, reglamentos y demás actos administrativos necesarios para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional, pudiendo delegar de conformidad con las normas legales vigentes. 11. Proponer la planta de personal de la Policía Nacional, para aprobación del Gobierno Nacional. Artículo 17º. Funciones de la Dirección de Incorporación. La Dirección de Incorporación, tendrá las siguientes funciones: 1. Coordinar los procesos de selección e incorporación del personal uniformado y no uniformado para la Policía Nacional de Colombia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley. 2. Coordinar con las Direcciones de la Policía Nacional, la selección del personal requerido para los procesos de formación, las especialidades del servicio policial y el servicio militar, de acuerdo con el perfil y competencias definidas. Decreto 1791 de 2000 (14 de septiembre). "Por el cual se modifican las normas de carrera del personal de oficiales, nivel ejecutivo, suboficiales y agentes de la Policía Nacional" Artículo 7. Especialidades. El personal uniformado de la Policía Nacional, conforma un solo cuerpo profesional al servicio de la comunidad; contará con especialidades en las áreas que requiera la efectividad de su servicio, fundamentado en procedimientos policiales y en el ejercicio de atribuciones de policía judicial. Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre). “Por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las fuerzas militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993”. Articulo 2º Definición. Es el conjunto de habilidades, destrezas, aptitudes y potencialidades de orden físico y psicológico que deben reunir las personas a quienes se le aplique el presente decreto, para ingresar y permanecer en el servicio, en consideración a su cargo, empleo o funciones. Página 132 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: La capacidad psicofísica del personal de que trata el presente Decreto será valorada con criterios laborales y de salud ocupacional, por parte de las autoridades Medico-laborales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. Artículo 4. Exámenes de capacidad psicofísica. Los exámenes médicos y paraclínicos de capacidad psicofísica se realizarán en los siguientes eventos. 8. Aptitud psicofísica especial. Artículo 7. Validez y vigencia de los exámenes de capacidad psicofísica. Los resultados de los diferentes exámenes médicos, odontológicos, psicológicos y paraclínicos practicados tienen una validez de dos meses, contados a partir de la fecha en que fueron practicados. El concepto de capacidad psicofísica se considera válido para el personal por un término de tres meses durante los cuales dicho concepto será aplicable para todos los efectos legales, sobrepasado este termino, continua vigente hasta cuando se presenten eventos del servicio que impongan una nueva calificación de la capacidad psicofísica. Artículo 11. Aptitud psicofísica especial. La aptitud psicofísica necesaria para desarrollar actividades especiales, tales como las propias de pilotos, tripulantes de vuelo, paracaidistas, submarinistas, buzos, hombres rana, y cuerpos especiales de las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional, será determinada de acuerdo con las políticas y criterios establecidos por el Consejo Superior de Salud de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional. En ningún caso podrán ser inferiores a las exigidas para la incorporación del personal de que trata el presente Decreto. Artículo 12. Si en los exámenes médicos efectuados al personal, en alguno de los eventos del servicio, se comprueba ocultamiento o simulación de enfermedades o lesiones para obtener un dictamen o concepto que no corresponda a la realidad, se considerarán nulos, sin perjuicio a la respectiva acción penal o disciplinaria. Artículo 13. Las causales de No aptitud tienen carácter de reservado. Artículo 32. Competencia para ordenar exámenes. Los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos establecidos en el presente Decreto serán ordenados por la Fuerza respectiva o por la Policía Nacional. Artículo 33. Competencia para realizar exámenes. Los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos establecidos en el presente Decreto serán realizados por las direcciones de Sanidad de la respectiva Fuerza y de la Policía Nacional. Artículo 34. Competencia para el pago de los exámenes de capacidad psicofísica. El pago de los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos que trata el presente Decreto, serán asumidos así: a. Los de selección de alumnos de las escuelas de formación o sus equivalentes en la Policía Nacional y de escalafón, por los aspirantes, de acuerdo con las tarifas que para tal fin expida el Consejo Superior de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. b. Los demás exámenes médicos y paraclínicos enumerados en el presente Decreto, serán asumidos por las unidades ejecutoras correspondientes en cada una de las fuerzas militares y de la Policía Nacional. Acuerdo 025 de 2003. Por el cual se define la política y se señalan los lineamientos generales para el desarrollo del programa de Salud Ocupacional en las FFMM y Policía Nacional Articulo 3º Definiciones. Para efectos del presente Acuerdo se adoptan las siguientes definiciones: Programa de Salud Ocupacional: Son las actividades interdisciplinarias dirigidas a la promoción, educación, prevención, control, recuperación y readaptación laboral del personal activo del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y Policía Nacional con el fin de proporcionar el bienestar físico, mental y social Página 133 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: en todas las actividades laborales protegiendo la salud de los funcionarios, promoviendo el establecimiento mantenimiento de un medio ambiente de trabajo seguro y sano, acorde con el perfil ocupacional. El programa de Salud Ocupacional busca incentivar el recurso humano, disminuir los accidentes de trabajo, las enfermedades profesionales, el ausentismo laboral. Medicina Preventiva y del Trabajo: Es el conjunto de actividades destinadas a promover, preservar, controlar, recuperar y readaptar laboralmente a los funcionarios activos del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y Policía Nacional, para protegerlos de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo mediante el diagnostico de las condiciones de salud y la vigilancia de los factores de riesgo medio ambientales e inherentes a las prácticas laborales. Articulo 6º Objetivos del programa de salud ocupacional. La Salud Ocupacional tiene por objeto: 3. Desarrollar actividades orientadas a mejorar y mantener las condiciones de trabajo y salud para el personal objeto del presente Acuerdo, mediante los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad e Higiene Ocupacional y Saneamiento Básico Ambiental. Articulo 7º Actividades a desarrollar en cada uno de los subprogramas de salud ocupacional. Determínense las siguientes actividades para dar aplicación a los Subprogramas de Salud Ocupacional, así: 1. Subprogramas de medicina preventiva y del trabajo b. Realizar los exámenes médicos ocupacionales con base en la Historia Clínica Ocupacional para determinar las condiciones de salud y de trabajo de los funcionarios. c. Asesorar a los entes responsables de las evaluaciones de aptitud psicofísica de ingreso, permanencia y retiro en la orientación de tales pruebas con criterios ocupacionales. g. Estandarizar procesos de evaluación que permitan valorar cualitativa y cuantitativamente las condiciones propias de la ocupación en relación con la salud de los funcionarios. Del mismo modo establecer las acciones preventivas y correctivas a que haya lugar. Resolución número 00958 (17 de febrero 2006). Por la cual se define la estructura orgánica interna de la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional Artículo 17. Área de medicina laboral (ARMEL). Desarrollará las siguientes actividades: 5. Realizar la calificación psicofísica especial. Articulo 18. Grupo Médico Laboral (GUMLA). La Dirección de Sanidad atendiendo las políticas Institucionales, al igual que los perfiles y competencias para el desempeño, conformará unos Grupos Regionales Operativos de Medicina Laboral los cuales desarrollarán las siguientes actividades: 4. Calificar la aptitud psicofísica especial. Resolución 01140 de 2.002. “Por la que se determinan las especialidades en la Policía Nacional.” Artículo 6. Especialidad del servicio de policía. Es aquella función policial asignada a una unidad o grupo, cuya ejecución requiere de conocimientos, aptitudes y habilidades específicas dadas su naturaleza y que se realiza en apoyo de la misión institucional para complementarla o asegurar su efectividad. Artículo 7. Organización para el servicio. Para el cumplimiento de la misión constitucional y legal, la Policía Nacional contará con las siguientes especialidades: 1. Aeroportuaria. 2. Antidisturbios. 3. Antinarcóticos. Página 134 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: Antisecuestro y extorsión. Antiterrorismo. Antiexplosivos. Carabineros. Carreteras o vial. Fiscal y Aduanera. Fluvial. Guía canino. Inteligencia. Medio Ambiente. Policía Judicial. Portuaria. Protección a dignatarios e instalaciones. Protección a menores. Transito urbano. Turismo. Artículo 27. Coordinación y orientación de las especialidades. La fijación de las políticas, las coordinaciones y el control para la prestación del servicio de cada especialidad, quedará bajo la responsabilidad del Director o jefe respectivo. 2.3.3 Objetivos específicos Garantizar a la Institución, la selección del personal (uniformado y no uniformado perteneciente a la Policía Nacional, a participar en los procesos de selección de acuerdo con la especialidad y las funciones que desempeñe) idóneo para cubrir los cargos de acuerdo a las especialidades del servicio de policía, a través de un proceso estandarizado y administrado bajo sólidos fundamentos de calidad y equidad. Establecer el plan anual de incorporación de las especialidades, de acuerdo con las necesidades del servicio, los recursos logísticos y el talento humano disponible. Desarrollar el proceso de selección e incorporación con el apoyo y asesoría de la Dirección de Incorporación, teniendo en cuenta los procedimientos descritos en el Protocolo de Selección e Incorporación. Contar con los perfiles de los diferentes cargos que puede desempeñar el policial, que permitan definir las etapas, pruebas y criterios de selección del talento humano que participe en las diferentes convocatorias para pertenecer a una especialidad del servicio de policía. Implementar y aplicar instrumentos que identifiquen las competencias y perfiles de los aspirantes para ingresar a cualquiera de las especialidades. Adelantar acciones de seguimiento y evaluación en forma periódica tanto a los aspirantes seleccionados como a los procedimientos realizados para tal fin, que permitan mantener los niveles de calidad exigidos para el proceso de selección. 2.3.4 Metas Entregar el 100% de los aspirantes uniformados y no uniformados requeridos por cada convocatoria para ingresar a los cursos de especialidades del servicio de policía. Página 135 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en cada etapa del proceso; dentro de los estándares de calidad dispuestos para cada una de ellas, teniendo en cuenta que estas pueden variar dependiendo de la especialidad y la especificidad de los cargos que para ella se seleccionen. Diseñar y aplicar el 100% de las pruebas establecidas para identificar el perfil y las competencias para cada especialidad. Capacitar en procesos, procedimientos, metodología de evaluación y/o criterios de selección, así como en funciones y desempeño laboral de acuerdo a la especialidad, al 100% de los servidores públicos que participan directamente en el proceso de selección e incorporación para las especialidades del servicio de policía a nivel nacional. 2.3.5 Indicadores de gestión Al finalizar cada convocatoria se debe calcular el cumplimiento de los indicadores del proceso que aparecen a continuación, por parte de la unidad donde se adelantó el proceso de selección. Estos indicadores se han clasificado de acuerdo al proceso establecido en el macroproceso esencial, es decir, hay indicadores para el proceso de planeación, ejecución y evaluación. PROCESO DE PLANEACION No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 No. de elementos adquiridos (materiales y/o humanos) para realizar el proceso de selección e incorporación. No. de elementos solicitados para realizar el proceso de selección e incorporación (plan de necesidades). 100% 2 3 4 5 No. de acciones de mejoramiento implementadas en la convocatoria. No. total de acciones de mejoramiento propuestas en la convocatoria anterior. No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de planeación. No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de planeación. No. de etapas del proceso en que se cumplieron con el cronograma establecido. No. total de etapas del proceso por convocatoria. No. de aspirantes entregados en la fecha establecida. No. total de aspirantes programados para entregar en una fecha programada. Página 136 de 497 100% 100% 100% 100% HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: PROCESO DE PLANEACION No. 6 7 INDICADORES DEL PROCESO No. de aspirantes que participaron en la convocatoria de selección. No. de aspirantes proyectados a participar en la convocatoria de selección. No. de lugares donde se desarrolla el proceso que reúnen las condiciones físicas y sanitarias necesarias para garantizar calidad. No. total de lugares donde se desarrolla el proceso. META 100% 100% Los resultados de los indicadores anteriores pretenden garantizar que en cada convocatoria se cuente con el personal y los recursos suficientes y necesarios para poder implementar las acciones de mejoramiento y desarrollar todo el proceso de selección de manera efectiva, lo que se reflejaría en: Cumplimiento de las agendas de cada etapa o valoración en los tiempos establecidos. Cumplimiento de los compromisos establecidos referentes al número de aspirantes proyectados para participar en la convocatoria. Implementación de acciones de mejoramiento. Entrega de aspirantes a las Escuelas, en la fecha establecida en la convocatoria. Adquisición o consecución de los elementos requeridos para el desarrollo del proceso. Desarrollo de acciones de divulgación que garanticen contar con el suficiente potencial de aspirantes para seleccionar los que se ajusten al perfil. Los indicadores de gestión del proceso de ejecución están dirigidos a ver en forma consolidada el logro de las metas esperadas en la operación de cada una de las etapas del proceso de selección: PROCESO DE EJECUCIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 Porcentaje promedio de cumplimiento de los indicadores de gestión de las etapas del proceso de selección. 100% 2 3 No. de aspirantes incorporados que cumplen con todos los requisitos mínimos. No. total de aspirantes incorporados. No. de aspirantes incorporados que se ajustan en todas las valoraciones al perfil requerido. No. total de aspirantes incorporados. Página 137 de 497 100% 100% HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. 4 5 6 7 INDICADORES DEL PROCESO No. total de investigaciones iniciadas a funcionarios en el proceso de selección. No. total de funcionarios que participaron en el proceso de selección. No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de ejecución. No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación en el proceso de ejecución. No. de expedientes con novedades al momento de la entrega a las Escuelas (no entregados, documentación incompleta, mal diligenciados). No. total de expedientes entregados a las Escuelas. No. de registros de aspirantes totalmente diligenciados en el SIADMI (venta, inscripción, datos secundarios, resultados de valoraciones, etc). No. Total de aspirantes que participan en el proceso de selección. META 0% 100% 0% 100% El primer indicador en este proceso de ejecución se calcula sumando los resultados de cada uno de los indicadores de gestión de cada etapa y luego se divide por el número total de indicadores calculados, lo que arrojará un promedio en porcentaje. Se espera que al haber cumplimiento de los anteriores indicadores, los aspirantes seleccionados a las Escuelas cumplan con los requisitos y los perfiles requeridos en cada etapa y/o valoración. Además, se busca que al realizar esta evaluación se confirme el seguimiento estandarizado de los procedimientos establecidos en el proceso y asegurar la calidad en el desarrollo de la convocatoria. Los indicadores de gestión del proceso de evaluación están dirigidos a ver en forma consolidada el cumplimiento de metas esperadas en la operación de cada una de las etapas del proceso de selección, manejo efectivo de los recursos en la convocatoria, cumplimiento del Protocolo de Selección e Incorporación y mejoramiento del proceso a través de la experiencia y la investigación. PROCESO DE EVALUACIÓN No. 1 INDICADORES DEL PROCESO No. de funcionarios que aprobaron las evaluaciones de conocimiento de la normatividad y el Protocolo de Selección e Incorporación. No. total de funcionarios que fueron evaluados en conocimiento de la normatividad y el Protocolo de Selección e Incorporación por convocatoria. Página 138 de 497 META 100% HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: PROCESO DE EVALUACIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 2 No. de indicadores de gestión que cumplieron con la meta establecida. No. Total de indicadores de gestión del proceso de selección. 100% 3 Nivel promedio de satisfacción del cliente con el proceso de selección (0 -10) 10 100% 4 No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de evaluación No. Total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de evaluación. 100% 5 No. de estudiantes que finalizan el curso de capacitación. No. Total de aspirantes seleccionados a curso. 100% Los resultados de los anteriores indicadores hacen referencia a: Conocimiento y cumplimiento de la normatividad y del Protocolo de Selección e Incorporación, de modo que se pueda garantizar el cumplimiento de las metas que aparecen en cada indicador de gestión por etapa. Evaluar el nivel de indicadores de gestión, en cada convocatoria. Evaluar el nivel de satisfacción del cliente (Direcciones - Escuelas - Especialidades) con el proceso de selección, a partir del desempeño de los estudiantes durante el curso de capacitación. Evaluar el cumplimiento de las actividades o procedimientos que aparecen en la guía de seguimiento y autoevaluación por parte de la Unidad a cargo del proceso en forma periódica durante el desarrollo y al final de cada convocatoria. 2.3.6 Requisitos El establecimiento de los perfiles y requisitos mínimos para el desarrollo de cada convocatoria de selección en las diferentes especialidades del servicio policial, se realizará en coordinación entre las unidades especializadas y la Dirección de incorporación. 2.3.7 Lineamientos para la administración del proceso El proceso de selección e incorporación se desarrolla en diez (10) etapas, las cuales son agrupadas teniendo en cuenta su nivel de incidencia y funcionalidad en el desarrollo del proceso, así: soporte, eliminatorias y clasificatorias. Se entiende por etapas de soporte aquellas que apoyan y promueven el buen funcionamiento del proceso; las eliminatorias son aquellas en donde el aspirante debe necesariamente Página 139 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: cumplir con unas condiciones específicas para continuar el proceso, de lo contrario será excluido del proceso; y las etapas clasificatorias hacen referencias a valoraciones que aunque no excluyen a los aspirantes del proceso, permiten a los integrantes del Consejo de Admisiones contar con una serie de variables que permitan identificar las competencias de los aspirantes que se ajusten con mayor precisión al perfil requerido para el óptimo desempeño en el cargo. Etapas de soporte Divulgación Entrega de aspirantes Seguimiento de estudiantes Etapas eliminatorias Inscripción Evaluación de Trayectoria Profesional. Valoración Médica general Valoración Psicológica Exámenes de laboratorio Consejo de Admisiones Etapas clasificatorias Valoración Físico-atlética Para el desarrollo del proceso de selección se requiere con la suficiente anterioridad, que cada Dirección, Unidad o Escuela especializada, proyecte en el plan anual de capacitación que establece la Dirección Nacional de Escuelas el número de cursos a realizar, fecha de incorporación y número de aspirantes a seleccionar a partir de los requerimientos establecidos para dar cubrimiento al servicio de policía, la capacidad instaladada en los centros de instrucción y el presupuesto. Aproximadamente, con tres meses de anterioridad al inicio del curso, previamiente programado, cada unidad, tramitará ante la Subdirección General de la Policía Nacional una Directiva transitoria a través de la cual, el mando institucional autoriza el desarrollo del proceso de selección y capacitacíon y se imparten órdenes e instrucciones a las Direcciones involucradas. Posterior al cumplimiento del anterior requisito, la Dirección, Unidad o Escuela especializada, en coordinación con la Dirección de Incorporación elaborarán el instructivo de la convocatoria, con la firma del Director de Incorporación para el proceso de selección desarrollando los siguientes temas: Generalidades: describe el perfil del cargo, de acuerdo con el Manual de Funciones de la Dirección de Talento Humano, haciendo claridad de los tres componentes que debería cumplir la persona que desee presentarse para dicha especialidad y cargo específico: Componente Académico y de Experiencia, Componente Biomédico (características físicas y medidas antropométricas) y Componente Comportamental. De la misma forma se debe argumentar la importancia de realizar un proceso de selección para la especialidad y para la Institución. Características del curso: señala el tiempo del curso, título a otorgar y sitio o lugar de capacitación o entrenamiento. Meta: establece el número de aspirantes a seleccionar para el proceso de selección y la fecha de ingreso. Requisitos: presenta las características o condiciones mínimas que los aspirantes deben cumplir para poder inscribirse y participar en el proceso. Lineamientos: de acuerdo con las necesidades que cada especialidad establece para su proceso de selección se ajustan las valoraciones, evaluando los aspectos que por la especificidad de las funciones que cumple cada especialidad, se requieran. De igual manera, se fijan los criterios de calificación de las pruebas a aplicar y los criterios de selección en cada etapa del proceso en concordancia con el perfil requerido. Acciones de coordinación: establece los compromisos y responsabilidades de las diferentes unidades que participen en el proceso, reportes, formatos e informes cuantitativos y cualitativos sobre el desarrollo y resultado del proceso, señalando la periodicidad de sus envíos. Costos: describe los valores que deben asumir los aspirantes para participar en el proceso de selección, en caso de requerirse. Página 140 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: Cronograma: establece gráficamente el periodo de tiempo para el desarrollo del proceso de selección. Para el desarrollo de cada una de las etapas que contempla el proceso de selección de especialidades se tendrá en cuenta los parámetros establecidos en los procedimientos descritos en el capítulo III de está resolución. 2.3.8 Criterios de seguimiento y autoevaluación PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 1 Al inicio de cada convocatoria, se realizan reuniones con todo el personal de la Unidad comprometido en el desarrollo del proceso, para leer el instructivo de la convocatoria, asignar funciones, responsabilidades, horarios de atención y agendas de programación. Elaborando la respectiva acta 2 Las acciones de divulgación garantizan la participación del número de aspirantes proyectados para la convocatoria 3 Se posee y actualiza una lista de unidades policiales en cada departamento que sean objetivos potenciales para la divulgación de cada convocatoria. 4 Se elaboran antecedentes por escrito de visitas a unidades policiales, emisoras, relación general, etc., a las cuales se asiste para brindar información del proceso de selección. 5 Se dispone de un sitio adecuado, para los profesionales, que permita realizar cada una de las valoraciones o etapas según los estándares establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. 6 Se dispone en la Unidad de un sitio de seguridad para el archivo de carpetas, expedientes, manuales, pruebas, elementos de las valoraciones y plantillas. 7 Se dispone de los medios de transporte y de correo certificado, necesarios para la realización de las valoraciones según las exigencias de confidencialidad y seguridad señaladas en el Protocolo de Selección e Incorporación. 8 Los funcionarios de la Unidad conocen la página Web de la Policía Nacional, e invitan a los aspirantes a consultarla para conocer las convocatorias que se desarrollan. Página 141 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 9 La unidad a cargo del proceso de selección presenta con la suficiente anterioridad a la Seccional de Sanidad el número de exámenes clínicos especializados y paraclínicos proyectados a realizar en la convocatoria. 10 Se prevé la presencia de personal paramédico para atender cualquier eventualidad durante la aplicación de la prueba morfofuncional y físico-atlética. 11 El Consejo de Admisiones se programa dentro del cronograma que determina la convocatoria, teniendo en cuenta la cantidad de aspirantes a entrevistar. 12 Se dispone de los elementos logísticos (vehículos, papelería, carpetas, instalaciones, etc.), suficientes para garantizar la realización del proceso de selección de acuerdo con los criterios de calidad requeridos. CUMPLIMIENTO (SI - NO) PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 1 La inscripción se realiza al personal que reúne los requisitos exigidos en la convocatoria. 2 Se establece comunicación permanente y por escrito con el (los) laboratorio(s) para programación de aspirantes, control de exámenes realizados y aclaración de inconsistencias en la entrega de resultados. 3 Los exámenes complementarios ordenados por el profesional, se realizan en laboratorios autorizados por Sanidad. 4 Al momento de realizar las valoraciones, los profesionales cuentan con el insumo necesario para realizarla y emitir un concepto (expediente, exámenes clínicos especializados y paraclínicos, panorámica dental, pruebas psicotécnicas, etc.). 5 Los profesionales que realizan cada etapa emplean un formato escrito de control de atención o visita diaria de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de las mismas. Página 142 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 6 La información correspondiente a cada aspirantes se digita en tiempo real en el SIADMI, por el funcionario responsable de la etapa. 7 Se emiten listados periódicamente de personal que no supera y supera cada una de las valoraciones, según lo señalado en el Protocolo de Selección e Incorporación. 8 Antes de dar inicio al Consejo de Admisiones, se realiza una presentación del perfil (requisitos y competencias definidos para la convocatoria) a los integrantes del Consejo, así como un informe del desarrollo del proceso de selección, las características generales de los aspirantes y las conclusiones de cada etapa del proceso. 9 El Consejo de Admisiones es presidido por el Director de la Escuela de capacitación correspondiente y participan en él, los integrantes que exige el protocolo. (verificar actas) 10 Los expedientes de los aspirantes son presentados al Consejo de Admisiones, con todas las valoraciones realizadas y la documentación actualizada, teniendo en cuenta lo que señala el Protocolo de Selección e Incorporación. 11 El SIADMI es utilizado por los integrantes del Consejo para constatar la información de los aspirantes y el resultado de las valoraciones. 12 Al finalizar el Consejo de Admisiones se elabora un acta con la firma de todos los participantes, presentando el listado de los aspirantes seleccionados y no seleccionados. 13 El criterio para reemplazar a los aspirantes que no se presentan al inicio del curso, se realiza de acuerdo con los puntajes más altos de los aspirantes que no ingresaron. 14 Existen mecanismos de control para evitar la manipulación de los expedientes por parte de personal no autorizado. 15 Existen mecanismos de control para evitar la pérdida de documentos o formatos que conforman el expediente del proceso de selección de cada aspirante. Página 143 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 16 Los expedientes que presentan observaciones en las valoraciones (corrector, cambios, formatos en fotocopia) tienen el revisado y aprobado del jefe de la Unidad. 17 Los profesionales de cada valoración participan en el procedimiento de seguimiento de los seleccionados durante el proceso de formación. CUMPLIMIENTO (SI - NO) PROCESO DE EVALUACIÓN No. EVIDENCIAS 1 Se realizan reuniones de retroalimentación sobre el desarrollo del proceso de selección en cada convocatoria, con el personal comprometido, y existen las respectivas actas. 2 Existen antecedentes de estudios y/o documentos en los que los profesionales de cada valoración presentan análisis del perfil de los aspirantes valorados, al término de cada convocatoria. 3 Se elabora un informe individualizado de cada aspirante que ingresa a realizar curso de formación con los datos generales, el nivel en el que se encuentran desarrolladas las competencias genéricas del policía, así como sugerencias para el seguimiento por parte de la Escuela. 4 Se aplica y analizan durante cada periodo académico: la encuesta de seguimiento de estudiantes a los cuadros de mando de las compañías, la encuesta de autoevaluación de los proceso de selección y formación a los estudiantes. 5 Son consultadas todas las fuentes de información requeridas, antes de emitir el concepto y puntaje de la calificación en la etapa evaluación de la trayectoria. 6 Los profesionales de cada valoración participan en el desarrollo del informe final del procedimiento de seguimiento de los estudiantes durante el proceso de formación. 7 Se han implementado acciones de mejoramiento del proceso de selección y el de formación, como resultado del análisis y conclusiones de los informes realizados sobre las convocatorias. 8 Los expedientes que se entregan a la Escuela se encuentran en buen estado de presentación. Página 144 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 7 POLICÍA NACIONAL 2.3.9 Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01HP-01 Edición No. 01 Archivo: Glosario Concepto: juicio que emite un profesional acreditado en diferentes áreas del conocimiento, para este caso, en Inteligencia policial, Medicina, Odontología, Psicología y Trabajo Social. Convocatoria: llamado de la Policía Nacional invitando a sus miembros a participar en el proceso de Selección para las especialidades del Servicio policial. Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Valoración: evaluación cualitativa y cuantitativa realizada a los aspirantes que participan en el proceso de selección. SIADMI: Sistema de Información de Admisiones. Hace parte de la plataforma del sistema de comunicaciones de la Policía Nacional que permite obtener información sobre el desarrollo del proceso de selección, en las diferentes etapas. Página 145 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 8 POLICÍA NACIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Archivo: 2.3.10 Flujograma Proyecto Convocatoria Proyecto 1. Presentar proyecto de directiva para aprobación . Proyecto convocatoria 2. Realizar estudio de proyecto ¿El proyecto fue aprobado? Proyecto 3. Realizar ajustes sugeridos por el mando Institucional NO SI 4. Planear el desarrollo de la convocatoria convocatoria 5. Elaborar instructivo de la convocatoria instructivo 6. Realizar divulgación de la convocatoria Docu mentos Carpetas 7. Realizar pre inscripción ¿Cumple con documentación y requisitos? SI 12. Realizar inscripción de aspirantes 13 .Realizar evaluación de trayectoria profesional 8. Notificar al aspirante que debe anexar la documentación NO Listado de inscripción Listado Listado de Listado programación 9. Verificar la entrega de la documentación faltante ¿Entrego documentación faltante? NO SI 14. Notificar a aspirantes que iniciaran el proceso de selección 15. Programar valoración Médica general 10.Notificar que finaliza proceso de selección a especialidades Listado de programación 16. Realizar valoración médica general . . A 11.Devolver documentos a los aspirantes que finalizan proceso Listado . . Página 146 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 8 POLICÍA NACIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Archivo: A ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 19. Programar valoración físico atlética 17.Notificar que finaliza proceso de selección a especialidades NO . . Listado de Programación 18.Devolver documentos a los aspirantes que finalizan proceso Listado 20. Realizar valoración físico atlética Listado de programación 21. Programar aplicación de pruebas psicotécnicas Listado 22. Realizar pruebas psicotécnicas . Resultados Prueba 23. Evaluar los resultados de la prueba 24. Programar entrevista psicológica Listado de programación Listado Listado Listado . 25. Realizar entrevista psicológica 26. Evaluar resultados valoración psicológica . ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 29. Programar exámenes clínicos especializados y paraclínicos 27. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección a especialidades NO 28. Devolver documentos Aspirantes que finalizan proceso . 30. Realizar exámenes especializados y paraclínicos B Página 147 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS 8 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Fecha de Publicación: 22/03/06 B 31. Enviar carpetas para calificación de la capacidad psicofísica Carpetas de aspirantes 32. Emitir concepto de la capacidad psicofísica 33. Registrar concepto en el SIADMI listado Informe 34. Presentar aspirantes a Consejo de admisiones 35. Realizar consejo de admisiones 36. Seleccionar aspirantes 37. Presentar listado de seleccionados a SUDIR DIPON Listado 38. Publicar listados de personal seleccionado Listado Listado 39. Realizar presentación de aspirantes a Especialidades / Escuelas NO ¿El aspirante se presento en la fecha indicada? 40. Verificar el motivo por el cual no se presento SI 41. Realizar seguimiento estudiantes durante capacitación. 42. Presentar informe de Seguimiento de estudiantes Informe Informe Página 148 de 497 Código: GT01FL-01 Edición No. 01 Archivo: HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2.3.11 Descripción del proceso ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE Se realiza un documento con la proyección de aspirantes a incorporar, los requisitos, 1. Presentar valoraciones y criterios de ajuste al Unidades o proyecto de perfil a ser aplicados a los Escuelas de Directiva para aspirantes en las Regionales de especialidades. aprobación. Incorporación y en las Direcciones, Unidades o Escuelas especializadas. Después de presentado el proyecto 2. Realizar de convocatoria ante el mando Mando estudio de institucional, este realiza lectura del institucional. proyecto. mismo y proyecta los ajustes necesarios. Como ya se recibieron las 3. Realizar sugerencias de ajustes por parte Unidades o ajustes sugeridos del mando institucional se deben Escuelas de por el mando realizar las correcciones de acuerdo especialidades. institucional. a las necesidades de la convocatoria. Se establece entre el Grupo de Grupo de Selección para las Especialidades y 4. Planear el selección para el grupo de trabajo designado por la desarrollo de la especialidades y Dirección, Unidad o Escuela convocatoria. Unidades / Especializada para realizar el Escuelas cronograma, agenda y actividades DOCUMENTO ENTRA SALE Requerimiento de convocatoria Proyecto de por directiva. necesidades institucionales. Proyecto de convocatoria. Página 149 de 497 RIESGOS Directiva incompleta o imprecisa. ACCIONES PREVENTIVAS Asesorar a cada unidad especializada, sobre la elaboración de Directivas para procesos de selección por parte del grupo de selección de especialidades Verificar el cumplimiento de Documento con Directiva que no la normatividad vigente en ajustes, por se ajusta a la el contenido del proyecto de realizar. normatividad. convocatoria presentado. No contar con el suficiente tiempo para desarrollar la convocatoria. Proyecto de Rigidez o instructivo para inexactitud en la desarrollo de la convocatoria. convocatoria. Prever el trámite para la autorización del proceso de selección, con la suficiente antelación. Plan de Contingencia, manejo adecuado de tiempos para realizar las valoraciones. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 5. Elaborar instructivo de la convocatoria 6. Realizar divulgación de convocatoria. 7. Realizar pre inscripción. 8. Notificar al aspirante qué debe anexar documentación. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE de trabajo para el desarrollo de la convocatoria. Una vez firmada la Directiva, se Grupo de realiza entre el grupo de selección selección para para las especialidades y la unidad especialidades y interesada, el instructivo de la Unidades / convocatoria estableciendo Escuelas compromisos y responsabilidades. Programado el desarrollo de la convocatoria se inicia con la divulgación a través de diferentes Grupo de medios (Intranet, correo electrónico, selección para etc.) informando a la comunidad especialidades, institucional sobre la convocatoria, Regionales de dando a conocer los requisitos y Incorporación. fechas de realizaciónde las valoraciones para la selección. Dentro de los plazos exigidos se Regionales de hará la inscripción en las Incorporación, Regionales de Incorporación y/o Unidades / Direcciones, Unidades o Escuelas Escuelas de de las especialidades. especialidades. Como se verificó que la Encargados documentación no se encontraba etapa de completa, se debe notificar al inscripción en aspirante que dentro del plazo cada Regional y establecido debe presentarla o no en Escuelas / podrá participar en el proceso. Especialidades Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS No definir en Instructivo de la forma precisa los convocatoria compromisos de firmado por la la unidad o de la Dirección de Dirección de Incorporación incorporación. Documentos, reportes, correos. Carpeta con formatos y documentos para inscirpción. Página 150 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Elaborar el instructivo de la convocatoria, en forma conjunta entre el grupo de selección para las especialidades y el delegado correspondiente. Diseñar las convocatorias según el perfil y los No identificar el requisitos requeridos en los mercado objetivo. aspirantes policiales a participar en la convocatoria. No cumplir con los requisitos exigidos. Llevar registro de los aspirantes inscritos y verificar el cumplimiento de los requisitos. No presentación de documentos por parte de los aspirantes en el tiempo establecido. Verificar que el aspirante que deba anexar documentos se notifique del plazo fijado. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 9. Verificar entrega de documentación faltante. 10. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección a especialidades. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Estar pendiente de la fecha establecida como plazo para la entrega de documentos faltantes, con el fin de que si no se presentan dentro de dicho plazo queden excluidos del proceso. En la fecha de cierre de inscripciones, se verifica las carpetas de los aspirantes que tenian pendiente entregar documentos y se les notifica que no pueden participar en el proceso de selección, estableciendo la fecha en que se devolverán los documentos. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Encargados etapa de inscripción en cada Regional y en Escuelas / Especialidades Encargados etapa de inscripción en cada Regional y en Escuelas / Especialidades Encargados Una vez notificados, se realiza la 11. Devolver etapa de entrega de la carpetas y los documentos a los inscripción en documentos a los aspirantes que no aspirantes que cada Regional y pudieron iniciar el proceso de finalizan proceso en Escuelas / selección Especialidades 12. Realizar inscripción de Fecha de emisión: 22/03/06 Como ya se verificó requisitos, Encargados documentos vigentes y completos y etapa de Página 151 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Tener unas fechas No cumplimiento prudentes y estrictas para de los plazos. la entrega de documentación. Listado de notificación. No publicar listados de notificación de aspirantes que no Formalizar la notificación de continúan en el aspirantes por escrito. proceso. Realizar la entrega de Mantener en el documentos en forma archivo inmediata después de la expedientes de notificación. aspirantes que no continúan en el proceso. Recibir quejas a Formalizar la notificación de nivel de aspirantes por escrito. Departamentos o Direcciones de Realizar la entrega de aspirantes que documentos en forma suponian estar en inmediata después de la el proceso de notificación. selección Perdida de Realizar labores periódicas carpeta. de revisión del número de HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD aspirante. 13. Realizar evaluación de trayectoria profesional 14. Notificar a los aspirantes que iniciarán el proceso de selección. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA 15. Programar Se programa la valoración médica valoración general, mediante publicación de medicina general. listado en las unidades Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE diligenciamiento de formatos se inscripción en debe realizar procedimiento de cada Regional. inscribir aspirantes y registrarlos en el SIADMI con todos los datos completos, registrando la huella dactilar del aspirante en los formatos exigido. Grupo de Una vez recepciodos los selección para documentos de inscripción, se especialidades, verifica en las diferentes bases de Regionales de datos PONAL (SIATH, SIJUR, Incorporación y GENESIS, ETC.) el cumplimiento Unidades / de requisitos Escuelas Una vez superada la verificación en el cumplimiento de los requisitos, se notificará a los aspirantes que cumplen los requisitos establecidos en la convocatoria, fecha y lugar para iniciar el proceso. Fecha de emisión: 22/03/06 Listado de aspirantes que cumplen los requisitos Listado de aspirantes que cumplen los requisitos Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de Página 152 de 497 Notificación de aspirantes para adelantar proceso Listado programación. ACCIONES PREVENTIVAS aspirantes insertados en el No registrar la sistema. inscripción en el Comparar reporte del libro SIADMI, con el libro de correspondiente. radicación de carpetas vendidas. RIESGOS No tener acceso a las diferentes Tramitar ante las diferentes bases de datos Direcciones, los permisos para consultar respectivos para consultas información de a través de Intranet, de los aspirantes información de aspirantes. inscritos Información errada o desactualizada de los aspirantes en las bases de Tener presente la seriedad datos y legalidad de la consultadas. convocatoria y del proceso Ante posición de de selección. figuras políticas o superiores para adelantar proceso. No prever en la Notificación por escrito de agenda de los fechas, lugares y profesionales de recomendaciones. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO comprometidas y a través de la Intranet, notificando fecha, lugar y recomendaciones a tener en cuenta. Revisar la información dada por el aspirante, ejecutar la totalidad de 16. Realizar las actividades contempladas en el valoración procedimiento realizar valoración médica general. médica, para determinar la capacidad física. 17. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección a especialidades. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE direccionar la convocatoria. Dirección de Sanidad. Profesional (médico) que realiza la valoración. Una vez el encargado de la Encargados en administración del proceso de Escuelas / selección, recibe los resultados de Especialidades la valoración médica, notifica a los del proceso de aspirantes cuyo concepto fue “no se selección ajustan al perfil requerido” Página 153 de 497 Concepto valoración médica Listado de notificación. ACCIONES PREVENTIVAS Sanidad la Establecer con suficiente realización de las anterioridad con Sanidad, la valoraciones. cantidad de tiempo por parte de los profesionales para realizar la valoración. Tener poco tiempo para llevar a cabo la Contar con los valoración profesionales idóneos medica. necesarios según la cantidad de aspirantes a Concepto errado valorar y el tiempo de la condición dispuesto para ello, del aspirante. verificando su identidad. Suplantación de aspirantes. No publicar listados de notificación de aspirantes que no Formalizar la notificación de continúan en el aspirantes por escrito. proceso. Realizar la entrega de Mantener en documentos en forma proceso inmediata después de la aspirantes que no notificación. superaron valoraciones. RIESGOS HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA A los aspirantes que continúan en el proceso se les programa la valoración físico-atlética y morfofuncional, mediante publicación del listado notificando, fecha, lugar y elementos. Se practica la evaluación morfofuncional y se realiza la prueba físico-atlética asignando la 20. Realizar calificación correspondiente a los valoración físicoresultados obtenidos. atlética y Indistintamente del resultado todos morfofuncional. los aspirantes que presentan esta valoración continúan en el proceso ya que la prueba es clasificatoria. 21. Programar aplicación de pruebas psicotécnicas. Como el aspirante ha superado hasta el momento todas las etapas anteriores, se debe programar la fecha para realizar pruebas psicotécnicas y entrevista. Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Una vez notificados, se realiza la Encargados en 18. Devolver entrega de la carpetas y los Escuelas / documentos a los documentos a los aspirantes que no Especialidades aspirantes que superaron valoración médica del proceso de finalizan proceso general selección 19. Programar valoración físicoatlética y morfofuncional. Fecha de emisión: 22/03/06 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Recibir quejas a Formalizar la notificación de nivel de aspirantes por escrito. Departamentos o Direcciones de Realizar la entrega de aspirantes que documentos en forma suponian estar en inmediata después de la el proceso de notificación. selección Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de direccionar la convocatoria. Desconocimiento Notificación por escrito de Listado por parte de fechas, lugares y programación. algún aspirante recomendaciones. de las fechas. Licenciado en educación física o miembro de la especialidad con idoneidad para realizar la valoración. Desconocimiento por parte del aspirante de las Notificación por escrito de Listado fechas o las fechas, lugares y programación. recomendaciones recomendaciones. para realizar la valoración. Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de direccionar la convocatoria. Desconocimiento por parte de Notificación por escrito de Listado algún aspirante fechas, lugares y programación. de las fechas. recomendaciones. Suplantación del aspirante. Página 154 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Psicólogos de la Dirección de Incorporación 22. Realizar ubicados en las pruebas Regionales o de psicotécnicas. las Direcciones, Unidades o Escuelas Especializadas. Psicólogos de la Dirección de Incorporación Realizar la lectura de los resultados ubicados en las 23. Evaluar obtenidos, la calificación de las Regionales o de Resultados resultados de las pruebas y su respectiva impresión e las Direcciones, pruebas pruebas. inclusión en el correspondiente Unidades o expediente. Escuelas Especializadas. El profesional encargado de esta actividad prepara con anterioridad el tipo de prueba a aplicar, formatos, hojas de respuestas y medios logísticos. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento realizar pruebas psicotécnicas. 24. Programar entrevista psicológica. Fecha de emisión: 22/03/06 Una vez obtenidos los resultados de las pruebas psicotécnicas, se programa la entrevista psicológica. En convocatorias donde se registre Psicólogas que demasiada oferta y la cantidad de adelantan psicólogos no alcancen a valoración. entrevistar a todos los aspirantes, las pruebas psicotécnicas pueden ser eliminatorias, si se registran indicadores clínicos y/o resultados Página 155 de 497 RIESGOS No contar con los medios Formatos hojas necesarios para de respuesta la aplicación de diligenciados. las pruebas psicotécnicas. ACCIONES PREVENTIVAS Planear e incluir en los planes de compra de cada unidad los elementos necesarios. Pérdida de hojas Mantener organizados y en de respuestas. un lugar seguro las hojas de respuestas. No contar con los medios Programar con anterioridad necesarios para los medios en los que se va la calificación de ha realizar la calificación de las pruebas las pruebas. No contar con la cantidad Listado suficiente de programación. profesionales para realizar la valoración. Disponer en el cronograma del desarrollo del proceso, el tiempo prudente para su realización, a partir del potencial de aspirantes que se pueden presentar. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS en la pruebas de habilidad mental con puntajes que arrojan “0” puntos en el puntaje asignado. 25. Realizar entrevista psicológica. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento realizar entrevista, apoyada por un instructor /conocedor del tema de la especialidad a la que aspiran. Hacer la revisión de todos los antecedentes con que cuenta el psicólogo (hoja de vida, pruebas 26. Evaluar psicotécnicas, desempeño en la resultados de la entrevista) y emitir concepto de valoración ajuste o no ajuste al perfil del psicológica. aspirante de acuerdo con los requerimientos para la especialidad policial e insertar resultados en el SIADMI. Los aspirantes que no reúnen las 27. Notificar a los condiciones necesarias para la aspirantes que especialidad, se le notifica la finalizan proceso finalización del proceso de de selección a selección mediante oficio de especialidades. presentación a la unidad de origen, enviando correo a la unidad de Psicólogos de la Dirección de Incorporación ubicados en las Regionales o de las Direcciones, Unidades o Escuelas Especializadas. Psicólogos de la Dirección de Incorporación ubicados en las Regionales o de las Direcciones, Unidades o Escuelas Especializadas. Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de direccionar la convocatoria. Página 156 de 497 Tener poco tiempo para llevar Contar con los a cabo la profesionales idóneos entrevista necesarios según la psicológica. cantidad de aspirantes a valorar y el tiempo Concepto errado dispuesto para ello. del perfil del aspirante. Conceptos errados. Listado. Cambio de conceptos por parte de los profesionales. Verificar el ajuste de los resultados tanto de la entrevista como de las pruebas psicotécnicas con el perfil requerido por la especialidad. Contar con profesionales idóneos para la valoración. Anteposición de Tener presente la seriedad figuras políticas o y legalidad de la superiores para convocatoria y del proceso ser admitidos. de selección. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS origen, informando la decisión y confirmando su presentación. Una vez notificados, se realiza la Encargados en 28. Devolver entrega de la carpetas y los Escuelas / documentos a los documentos a los aspirantes que no Especialidades aspirantes que superaron alguna de las del proceso de finalizan proceso valoraciones anteriores selección Una vez superadas las valoraciones hasta la psicólogica, se programan Equipo de trabajo los exámenes clínicos de cada Unidad especializados y paraclínicos, y las encargado de fechas en las cuales debe direccionar la practicárselos, así como las convocatoria. recomendaciones para los mismos. Como ya se tiene la programación y lugar para practicar los exámenes, se debe verificar que estos se Equipo de trabajo realicen en las condiciones 30. Realizar de cada Unidad adecuadas y con la respectiva exámenes encargado de verificación de la identidad del clínicos direccionar la aspirante. Finalmente coordinar especializados y convocatoria. con las Unidades de la Institución o paraclínicos. Dirección de con los centros autorizados el Sanidad. sistema de recepción de los resultados. 29. Programar exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Página 157 de 497 Recibir quejas a Formalizar la notificación de nivel de aspirantes por escrito. Departamentos o Direcciones de Realizar la entrega de aspirantes que documentos en forma suponian estar en inmediata después de la el proceso de notificación. selección Desconocimiento por parte de algún aspirante Realizar la notificación por Listado de de las fechas y escrito de fechas, lugares y programación. recomendaciones recomendaciones. para realizarse los exámenes. Verificar la calidad de los, procedimientos y Inconsistencia en profesionales que deben los diagnósticos realizar los exámenes de dados. laboratorio. Suplantación de Verificación de la identidad aspirante. del aspirante al momento de realizar los exámenes. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Una vez practicadas las valoraciones, médica, psicológica y 31. Enviar físicoatlética – exámenes de carpetas para laboratorio (en las convocatorias calificación de la que se requiera) se envia el capacidad expediente al grupo de Medicina psicofísica. laboral, quien es el encargado de emitir el concepto de capacidad psicofísica especial. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de direccionar la convocatoria. Dirección de Sanidad. Listado con carpetas Equipo de trabajo de cada Unidad Con los formatos de la carpeta encargado de hasta ahora diligenciados la direccionar la Dirección de Sanidad, a través de 32. Calificación convocatoria. un profesional de Medicina Laboral, de la Capacidad Profesional de verificará los conceptos y sustento Psicofísica. Medicina Laboral de los mismos para aprobar la perteneciente a la capacidad psicofísica de los Dirección de aspirantes. Sanidad. 33. Registrar concepto en el SIADMI. Equipo de trabajo Posterior a la realización de las de cada Unidad valoraciones se emitirá un concepto encargado de acerca de la condición física del direccionar la Concepto. aspirante y se registran los convocatoria. resultados en el SIADMI. Dirección de Sanidad. Página 158 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No contar con el suficiente tiempo Establecer coordinación para que el grupo con la suficiente antelación, de Medicina para la revisón de carpetas laboral, pueda y emisión del concepto. formalizar concepto. Falta de Coordinar con antelación Coordinación con esta valoración, previendo Medicina Laboral tiempos y disponibilidad de de la Dirección personal de Medicina de Sanidad por Laboral de la Dirección de parte de la Sanidad. Dirección, Unidad Adecuada manipulación y o Escuela transporte de las carpetas, Especializada. evitando daños y perdidas. Listado. No contar con los equipos enlazados en red para insertar los datos en el SIADMI. Errores en la digitación. Instalar el aplicativo en los computadores de los diferentes grupos donde se adelanta el proceso de selección. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 34. Presentar aspirantes a Consejo de Admisiones. 35. Realizar Consejo de Admisiones. 36. Seleccionar aspirantes. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Como ya se emitieron los conceptos en todas las valoraciones establecidas en el proceso, se presentan los aspirantes ante el Consejo de Admisiones para definir su ingreso a las Escuelas de las Especialidades. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Equipo de trabajo de cada Unidad Expedientes de encargado de aspirantes. direccionar la convocatoria. Director, Se realiza evluación de los Coordinador o aspirantes y de los resultados de responsable de la las pruebas para el proceso de Unidad o Escuela selección en forma individual a Especializada. cada aspirante para escoger a los Listado de candidatos idóneos para ser aspirantes a Jefe Grupo. incorporados a la especialidad, a presentar ante Selección para través de una calificación de el Consejo de las acuerdo al ajuste al perfil requerido, Admisiones. Especialidades. verificando todos sus aspectos y revisando los resultados en las Profesionales que diferentes valoraciones para dar un participaron en el concepto integral del aspirante. proceso. Teniendo en cuenta la cantidad de Director, aspirantes policiales a incorporar se Coordinador o realiza el listado de los candidatos responsable de la según el puntaje obtenido en el Unidad o Escuela Consejo de Admisiones y se Especializada. seleccionan los mayores puntajes Página 159 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Asignar la responsabilidad a un funcionario de la Desorden o Unidad que adelanta el pérdida de las proceso de selección de la expedientes o de manipulación y revisión de los formatos de expedientes de los las valoraciones. aspirantes que se presentan al proceso de selección. RIESGOS Entrevistar a aspirantes que no cumplen con el Contar con un suficiente perfil y requisitos potencial de aspirantes. exigidos en la convocatoria. Incluir en el listado final de aspirantes a candidatos que no cumplen con el perfil pero son Dar a conocer a las personas que recomiendan aspirantes policiales las violaciones a la normatividad y dejar constancia escrita de HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE de acuerdo a la cantidad de cupos para la especialidad. RIESGOS recomendados. Una vez adelantado el proceso de selección, se debe formalizar a las Director, 37. Presentar unidades de origen de la Coordinador o listado de presentación de los aspirantes responsable de la seleccionados a seleccionados por medio de Unidad o Escuela SUDIR - DIPON poligrama firmado por la Especializada. subdirección General Como ya se identificaron los aspirantes seleccionados en la Equipo de trabajo 38. Publicar convocatoria, se da a conocer a los de cada Unidad listados de interesados mediante listado al encargado de personal igual que a las unidades de origen direccionar la seleccionado. mediante correo electrónico o convocatoria. poligrama. Como el aspirante ya superö el proceso de selección, se informará a las Unidades de origen la decisión, explicando las 39. Realizar Equipo de trabajo condiciones y fechas de presentación de de cada Unidad presentación establecidas para aspirantes a encargado de iniciar el curso de capacitación y/o Especialidades / direccionar la entrenamiento de la especialidad. Escuelas. convocatoria. De igual manera se hará entrega de un informe donde se evalúan y clasifican las competencias identificadas en los aspirantes Página 160 de 497 Poligram de presentación con la firma de la Subdirección General. Listado. Informe individualizado de cada aspirante seleccionado. ACCIONES PREVENTIVAS porqué el aspirante no cumple con el perfil requerido. Presentar tramite con intervalo muy Prever desde la planeación corto con relación de la convocatoria, con a la fecha de mínimo una semana para presentación de realización de trámite, antes los del inicio del curso. seleccionados. Ejecutar sistemas de Alguno de los divulgación a través de la aspirantes no Intranet y por otros medios conozca que que permita a los superó el proceso aspirantes saber en y fue cualquier momento su seleccionado. continuación en el proceso. Alguno de los aspirantes Tener lista de elegibles de policiales no se acuerdo al puntaje obtenido presente al inicio al finalizar el Consejo. del curso de capacitación. HOJA DE PRESENTACIÓN 9 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO seleccionados haciendo las recomendaciones respectivas para el proceso de capacitación y evidenciando el perfil general del grupo. Como el aspirante no se presentó se verificará los motivos por los cuales no lo hizo, mediante 40. Verificar el comunicación telefónica o vía emotivo por el cual mail con el aspirante y ante el no se presentó. comando de origen del aspirante, informando a la SUDIR del incumplimiento a la orden RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR ASPIRANTES A ESPECIALIDADES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de direccionar la convocatoria. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Accidentes, relevo de comandante y situaciones no dependientes del aspirante. Tener presente la seriedad y legalidad de la convocatoria y del proceso de selección. 41. Realizar seguimiento de estudiantes durante la capacitación. Equipo de trabajo Se llevan a cabo acciones de de cada Unidad seguimiento sobre las encargado de competencias identificadas y la direccionar la incidencia del curso de capacitación convocatoria. en las mismas. Tener poco Contar con los tiempo para llevar profesionales idóneos a cabo el necesarios según la seguimiento de cantidad de alumnos y el los estudiantes. tiempo dispuesto para ello. 42. Presentar informe de seguimiento a estudiantes Al finalizar el curso de capacitación se hace entrega del informe con la clasificación de las competencias requeridas de acuerdo a la especialidad y un concepto del rendimiento académico y el desempeño durante el transcurso de dicho curso. Tener poco Contar con los tiempo para llevar profesionales idóneos a cabo el necesarios según la seguimiento de cantidad de alumnos y el los alumnos. tiempo dispuesto para ello. Equipo de trabajo de cada Unidad encargado de direccionar la convocatoria. Página 161 de 497 Informe. HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL 2.4 Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 CRITERIOS DE SELECCIÓN A NACIONALES DE OTROS PAÍSES PARA CAPACITARSE EN LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA Para la Policía Nacional de Colombia es de suma importancia mantener estrechos vínculos con las policías de otros países, para lo cual se han realizado acuerdos de cooperación entre instituciones de policía. Por facultad el señor Director de la Policía Nacional y según mandato institucional se presenta invitación anual para curso de formación de oficiales y de especialidades a los nacionales de otros países que sean designados por los respectivos gobiernos y aceptados por el de Colombia; a quienes se les conferirá el grado honorario de subteniente o el titulo técnico que apruebe. De acuerdo a lo establecido, como acuerdo de cooperación internacional y a las relaciones que se mantienen con las policías de otros países se hace necesario proyectar una serie de criterios de selección para ingresar a curso como oficial de policía o a alguna especialidad en las Escuelas de formación de policía de Colombia, los cuales deben ser tenidos en cuenta a la hora de enviar sus seleccionados. 2.4.1 Responsables En la Policía Nacional los responsables del proceso de admisión de nacionales de otros países son: la Oficina de Relaciones Internacionales, la Dirección Nacional de Escuelas y las unidades especializadas Oficina de Asuntos Internacionales: encargada de programar las invitaciones a curso para el siguiente periodo anual, así como dar a conocer los requisitos de admisión a curso para oficial y especialidades. Dirección Nacional de Escuelas/ Unidades especializadas: presentan ante el mando institucional los requisitos que deben cumplir los nacionales de otros países que adelantaran curso en las Escuelas de formación policial de Colombia; y de igual manera, realizarn las coordinaciones con la Dirección de Sanidad para la realización de los exámenes comprobatorios de laboratorio, médico, odontológico y psicológico. 2.4.2 Fundamento legal Acuerdo de cooperación policial entre el Ministerio de Gobernación de Policía y Seguridad Pública de la República de Costa Rica y el Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia. Cláusulas sexta y séptima. Firmado el 15 de marzo de 1996 con una duración de tres años renovables automáticamente. Acuerdos de cooperación entre el gobierno de la República de Colombia y la Republica de Ecuador. Cláusulas segunda y cuarta. Firmado el 24 de agosto del 2000 con vigencia indefinida. Acuerdo de cooperación interinstitucional entre la Policía Nacional de Colombia y Carabineros de Chile. Artículos dos y cuatro. Firmado el 28 de agosto de 1999 con una vigencia indefinida. Página 162 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Acuerdo de cooperación policial entre el Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia y el Ministerio de Gobierno y de Justicia de la Republica de Panamá. Artículo sexto: capacitación. Firmado el 11 de abril de 2003 con vigencia indefinida. Acuerdo entre el gobierno de la República de Colombia y el gobierno de Jamaica. Artículo sexto: capacitación. Vigencia indefinida. Acuerdo de cooperación entre la Policía Nacional de Colombia y la Policía Nacional de Paraguay. Artículo sexto: sobre el perfeccionamiento policial y séptimo sobre cooperación técnica complementaria. Firmado el 21 de noviembre de 2001 con vigencia indefinida. Acuerdos de cooperación entre el gobierno de la Republica de Colombia y el Reino de España a nivel gubernamental y policial. Artículo séptimo: capacitación teórica y práctica. Firmado el 21 de diciembre de 1998 con vigencia indefinida. Acuerdos de cooperación entre el gobierno de la república de Colombia y la República de Perú. Artículo sexto: capacitación. Firmado el 11 de noviembre de 2002 con vigencia indefinida. Acuerdo de cooperación entre el gobierno de la República de Colombia y la República de Australia. Parte tres: cooperación general. Firmado el 11 de marzo de 2002 de vigencia indefinida. Acuerdo de cooperación entre el gobierno de la República de Colombia y los Estados Unidos de Norte América. Capacitación. Con vigencia indefinida. Ley 30 de 1992 “Por la cual se organiza el servicio publico de la Educación Superior”. Artículo 14. Son requisitos para el ingreso a los diferentes programas de Educación Superior, además de los que señale cada Institución, el siguiente: Para todos los programas de pregrado, poseer título bachiller o su equivalente en el exterior y haber presentado el examen de estado para el ingreso a la Educación Superior. Decreto 4222 de 2006, (23 de noviembre). “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional” Artículo 2°. Funciones del Director General de la Policía Nacional de Colombia. El Director General de la Policía Nacional de Colombia tendrá, además de las funciones que le señalen disposiciones legales especiales, las siguientes: 8. Expedir dentro del marco legal de su competencia, las resoluciones, manuales, reglamentos y demás actos administrativos necesarios para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional, pudiendo delegar de conformidad con las normas legales vigentes. Decreto 1791 de 2000 (14 de septiembre) "Por el cual se modifican las normas de carrera del personal de oficiales, nivel ejecutivo, suboficiales y agentes de la Policía Nacional" Página 163 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Artículo 6. Estudiantes. Son estudiantes quienes ingresen a las Seccionales de la Escuela Nacional de Policía “General Santander”, para adelantar curso de formación y no pertenecen a la jerarquía de que trata el presente capítulo. Parágrafo 3. La Dirección General de la Policía Nacional presentará para aprobación del Ministro de Defensa Nacional las disposiciones relacionadas con las condiciones de ingreso, el plan de estudios correspondiente y las causales de retiro de los estudiantes. Titulo III de la administración de personal. Capitulo I. del ingreso Artículo 18. Capacitación de extranjeros. Podrán ingresar al curso de formación de oficiales y nivel ejecutivo, los nacionales de otros países que sean designados por los respectivos gobiernos y aceptados por el de Colombia, a quienes se les conferirá el grado honorario de subteniente o patrullero, previa aprobación del respectivo curso. Instructivo 000031/ EGSAN-DINCO. Parámetros que se deben tener en cuenta para diligenciar los formatos de las valoraciones médica, odontológica y psicológica para aspirantes de otros paises que desean ingresar al curso de oficial en la Policía Nacional de Colombia. Bogotá 1 de septiembre de 2004. 2.4.3 Objetivos específicos Admitir en las Escuelas de policía, nacionales de otros países que cumplan los requisitos de admisión necesarios para su formación. Realizar los exámenes de comprobación necesarios a los nacionales de otros países presentados para recibir capacitación en las Escuelas y centros de instrucción de la Policía Nacional. 2.4.4 Metas Admitir nacionales de otros países, según invitación hecha por el señor Director General de la Policía Nacional de Colombia con el 100% de cumplimiento de sus requisitos. 2.4.5 Indicadores de gestión No. 1 INDICADORES No. de aspirantes incorporados que cumplen con todos los requisitos mínimos. No. total de aspirantes incorporados. Página 164 de 497 META 100% HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 INDICADORES No. No. de aspirantes incorporados que se ajustan en todas las valoraciones al perfil requerido. No. total de aspirantes incorporados. 2 3 4 2.4.6 No. de expedientes con novedades al momento de la entrega a las Escuelas (no entregados, documentación incompleta, formatos mal diligenciados, etc.) No. total de expedientes entregados a las Escuelas. No. de registros de aspirantes totalmente diligenciados en el SIADMI (venta, inscripción, datos secundarios, resultados de valoraciones, etc). No. total de aspirantes que participan en el proceso de selección. META 100% 0% 100% Cobertura La Policía Nacional de Colombia mantiene acuerdos de cooperación entre instituciones de policía de otros países, por lo que su cobertura tiene una amplitud de referencia entre diez países así: República de Costa Rica. República de Ecuador. Carabineros de Chile. República de Panamá. República de Jamaica. República de Paraguay. Reino de España. República del Perú. República de Australia. Estados Unidos de Norte América. 2.4.7 Requisitos 2.4.7.1 Requisitos para extranjeros a curso de oficial: Ser ciudadano de un país con el cual Colombia mantenga acuerdos de cooperación. Ser propuesto por el gobierno y/o policía del país de origen. Mayor de 18 años de edad Página 165 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Fotocopia del diploma y acta de graduación de bachiller y la producción académica. Seguro medico integral. Ficha médica y/o certificados médico y odontológico diligenciados. Conocimiento del idioma español. Diligenciar los formatos de información personal. 2.4.7.2 Requisitos para extranjeros a cursos en especialidades Ser ciudadano de un país con el cual Colombia mantenga acuerdos de cooperación Ser propuesto por el gobierno y/o policía del país de origen. Hoja de vida Seguro médico integral Conocimientos del idioma español Diligenciar los formatos de información personal Propuesta de intervención en el área que va a adquirir conocimientos. Para los cursos de oficial, la Escuela de Cadetes General Santander, realizará durante la semana de inducción los exámenes de comprobación, con su equipo interdisciplinario o el de la Regional de Incorporación y los exámenes médicos, odontológicos y de laboratorio, solicitándolos ante su seguro médico integral. Si se presentase un nacional de otro país que no cumpla con los requisitos aquí establecidos deberá informarse la novedad ante la Dirección Nacional de Escuelas y a la Oficina de Asuntos Internacionales de la Policía Nacional solicitando el cambio de aspirante. 2.4.8 Criterios de evaluación en los exámenes de comprobación Criterios a tener en cuenta en la valoración médica: 1. Antecedentes familiares: se consignarán de acuerdo al grado de consanguinidad los antecedentes más relevantes de patologías o alteraciones hereditarias. 2. Antecedentes personales: se realizará la anamnesia al aspirante de los ítems consignados en el formato y se señalan con una equis (X) según corresponda. Si en alguno de los casos se obtiene un resultado positivo, indica que el aspirante no puede acceder al curso de Oficial en la Policía Nacional de Colombia. 3. Examen Médico: se debe registrar detalladamente los hallazgos anatómicos de cada sistema y órgano del cuerpo del aspirante emitiendo un diagnóstico claro de normalidad y anormalidad. 4. Laboratorios y paraclínicos complementarios al examen médico: se analizarán los resultados de los exámenes de laboratorio y paraclínicos registrando en el formato médico, todos los reportes de las valoraciones y laboratorios. Página 166 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Criterios a tener en cuenta en la valoración odontológica: 1. Examen clínico: se debe registrar detalladamente los hallazgos anatómicos de cada una de las estructuras observadas del aspirante, emitiendo un diagnóstico claro de normalidad o anormalidad. Cuando sea necesario especificar un diagnóstico, el profesional deberá marcar dentro de la casilla, un número que posteriormente deberá quedar registrado en el ítem de observaciones ampliando la información. 2. Examen Gingival: se debe consignar la información observada en los tejidos de soporte de los dientes; cuando sea necesario especificar un diagnóstico, el profesional deberá marcar dentro de la casilla un número que posteriormente deberá quedar registrado en el ítem de observaciones ampliando la información. 3. Examen Dental y Oclusión: se deben registrar los hallazgos en la estructura dentaria y la clase de mordida, consignado en las observaciones los diagnósticos de alguna alteración. 4. Odontograma: cada profesional deberá realizarlo de acuerdo a las convenciones aplicadas en su país, registrando el número de dientes, las obturaciones, si son estéticas o no, y qué superficies dentales están involucradas; los incluidos y las posiciones que presentan. 5. Examen Radiográfico: para esta valoración se necesita tener la radiografía panorámica y registrar de acuerdo a su análisis los diagnósticos en cada ítem. Así mismo, la radiografía debe anexarse al formato odontológico. Cuando sea necesario especificar un diagnóstico, el profesional deberá marcar dentro de la casilla un número que posteriormente deberá quedar registrado en el ítem de observaciones ampliando la información. 6. Prótesis: el profesional responsable de la valoración deberá tener en cuenta que la Institución policial en Colombia únicamente aceptará a aquellos aspirantes que presenten rehabilitaciones orales de tipo prótesis fija (metal porcelana que no exceda cinco unidades). Criterios a tener en cuenta en la valoración psicológica: a. Perfil de competencias laborales del policía: al aspirante se le debe aplicar una batería de pruebas psicotécnicas que permitan evaluar e identificar los siguientes aspectos. Adaptabilidad: El aspirante deberá ajustarse a nuevos ambientes, culturas, y situaciones a través de sus hábitos, de su tolerancia a la frustración y su capacidad para asimilar adecuadamente situaciones de cambio. Relaciones Interpersonales: El aspirante debe demostrar la aptitud para iniciar y establecer contactos sociales apropiados con diferentes personas o grupos (núcleo familiar, pareja, la comunidad, amistades, jefes y subalternos), en distintas situaciones. Liderazgo: Se define como la capacidad para orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos sociales, para lograr objetivos comunes y alcanzar metas. Página 167 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 10 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: ESTABLECER CRITERIOS A GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS EXTRANJEROS PARA CURSOS EN LA PONAL Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Aprendizaje continuo: el aspirante debe mostrar la capacidad de adquirir y asimilar conocimientos, habilidades y valores que conjugados con la práctica y la experiencia, optimicen su desempeño laboral y/o académico. Resolución de conflictos: se entiende como la capacidad para persuadir, disuadir e intervenir en situaciones que involucran posiciones e intereses diferentes. Identidad de Género: se refiere a todas las actitudes y conductas que hacen que una persona se reconozca como igual a la mayoría de su mismo sexo, y le permite identificarse con ello. Buen estado mental: el aspirante no presenta alteración o psicopatología, en su historia de vida o en el presente, que limite su desempeño académico o laboral, como por ejemplo: alteraciones de conciencia, pensamiento, conducta, orientación, atención, sensopercepción, lenguaje, memoria, inteligencia o afectividad. b. Entrevista psicológica: el aspirante debe pasar por una evaluación psicológica que permita corroborar los resultados que obtuvo en las pruebas psicotécnicas, con el fin de identificar si presenta alguna tendencia o indicadores clínicos que sean impedimento para el desarrollo de las actividades policiales. Dentro del perfil se busca detectar en los aspirantes las aptitudes, habilidades, destrezas y valores que llevan a un óptimo desempeño laboral y académico. 2.4.9 Glosario Acuerdo de cooperación: acuerdos entre instituciones para obtener beneficio mutuo. Aspirante: uniformado de policía de otro país en acuerdo de cooperación con Colombia, propuesto por su país de origen y que cumple con los requisitos para adelantar curso de formación como oficial o en especialidades quien debe ser sometido a exámenes de comprobación. Extranjero: Nacional de otro país que se encuentra dentro de otra Nación diferente a la suya. Examen de comprobación: son comprobaciones de tipo médico, odontológico, físico-atlético y psicológico, que permiten verificar las condiciones de ingreso al curso de formación o especialización. Página 168 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL 2.5 Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 CONVOCATORIAS DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO MILITAR COMO AUXILIARES DE POLICÍA A partir de la normatividad y de la necesidad de intervenir el proceso de selección de los Auxiliares de Policía, se requiere un alto grado de compromiso, responsabilidad e idoneidad por parte del personal que integra los equipos interdisciplinarios en la diferentes Regionales de Incorporación, más aún, cuando se deben considerar como un alto potencial de aspirantes dentro de las convocatorias que anualmente se desarrollan por la Institución para oficiales y patrulleros; de manera que se vinculen una vez terminado su servicio y cumplidos los requisitos mínimos exigidos. En este sentido, y con el propósito de intervenir en todos los procesos de selección de uniformados en la Policía Nacional, a continuación se imparte una serie de instrucciones que lleven a desarrollar la selección de los Auxiliares de Policía bajo los parámetros que establece el Protocolo de Selección e Incorporación. Debe promoverse una comunicación efectiva entre las Regionales de Incorporación y los Distritos Militares y Comandos de la Zona de Reclutamiento, a fin de corregir inconsistencias y situaciones que se presentan antes, durante y después de la incorporación; por ejemplo: situación militar definida, inhábil, exento, tercer examen médico, mala conducta, etc. Cualquier situación de salud no identificada en el primer examen debe ser detectado en los tiempos establecidos, buscando evitar o disminuir las acciones judiciales o de indemnizaciones a que den lugar posteriormente. Los remisos pueden ser incorporados a prestar servicio militar siempre y cuando no presenten inhabilidad y superen todas las etapas del proceso. Una vez realizada la entrega de personal por parte de las Regionales de Incorporación a los Distritos Militares, no se deben realizar cambios ni desacuartelamientos injustificados. Se debe hacer una entrega oportuna y eficaz de la documentación a la Zona o Distrito Militar correspondiente, para iniciar proceso de grabación y expedición de las tarjetas de reservista de primera clase, para evitar acciones jurídicas por no entregar los documentos el día de la ceremonia de licenciamiento, como lo establece el Decreto 2048/93 en su art. 40 “las tarjetas de primera clase serán entregadas a los reservistas en la ceremonia especial de licenciamiento por parte del Comandante de la unidad respectiva” Aunque no corresponde a las funciones de la Regional de Incorporación, es conveniente informar a las oficinas de Talento Humano de los departamentos de la jurisdicción, donde se encuentran realizando el servicio militar los Auxiliares, que posterior al cumplimiento de la mitad del tiempo de servicio, se debe enviar la documentación requerida al Distrito Militar correspondiente, para evitar que al momento de querer iniciar el proceso de selección, los ex auxiliares tanto bachilleres como regulares no cuenten con la libreta militar ni con la tarjeta de conducta. La documentación se deberá entregar a la zona o distrito militar correspondiente al momento que los Auxiliares cumplan la mitad del tiempo de servicio más un (1) día, de acuerdo al la directiva permanente Nº 0117 del EJERCOL, (normas sobre administración de personal). Página 169 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL 2.5.1 Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Responsables Jefes de las Regionales de Incorporación y encargados del programa de Auxiliares Bachilleres en los Departamentos de Policía, en estrecha coordinación con los Comandantes de los Distritos Militares de Reclutamiento. 2.5.2 Fundamento Legal Ley 48 de 1993 (3 de Marzo) "Por la cual se reglamenta el servicio de reclutamiento y movilización". Artículo 4. Finalidad: corresponde al servicio de reclutamiento y movilización, planear, organizar, dirigir y controlar la definición de la situación militar de los colombianos e integrar a la sociedad en su conjunto en la defensa de la soberanía Nacional, así como ejecutar los planes de movilización del potencial humano que emita el Gobierno Nacional. Artículo 10. Obligación de definir la situación militar. Todo varón colombiano está obligado a definir su situación militar a partir de la fecha en que cumpla su mayoría de edad, a excepción de los estudiantes de bachillerato, quienes definirán cuando obtengan su título de bachiller. Artículo 11. Duración del servicio militar obligatorio. El servicio militar obligatorio bajo banderas tendrá una duración de doce (12) a veinticuatro (24) meses, según determine el gobierno. Artículo 13. Modalidades de prestación de servicio militar obligatorio. El gobierno podrá establecer diferentes modalidades para atender la obligación de la prestación del servicio militar obligatorio. Continuarán rigiendo las modalidades actuales sobre la prestación del servicio militar: a. Como soldado regular, de 18 a 24 meses. b. Como soldado bachiller, durante 12 meses. c. Como auxiliar de policía bachiller, durante 12 meses. d. Como soldado campesino, de 12 hasta 18 meses. Parágrafo 1. Los soldados, en especial los bachilleres, además de su formación militar, y demás obligaciones inherentes a su calidad de soldado, deberán ser instruidos y dedicados a la realización de actividades de bienestar social a la comunidad y en especial a tareas para la preservación del medio ambiente y conservación ecológica. Artículo 14. Inscripción. Todo varón colombiano tiene la obligación de inscribirse para definir su situación militar dentro del lapso del año anterior en que cumpla la mayoría de edad, requisito sin el cual no podrá formular solicitudes de exención o aplazamiento. Cuando se llegue a la mayoría de edad sin haberse dado cumplimiento a esta obligación, la autoridad podrá compelerlo sin perjuicio de la aplicación de las sanciones que se establecen en la presente Ley. Parágrafo 1. Los alumnos de último año de estudios secundarios, sin importar la edad, deberán inscribirse durante el transcurso del año lectivo por intermedio del respectivo plantel educativo, en coordinación con la Dirección de Reclutamiento y Control Reservas del Ejército. Las Fuerzas Militares y la Policía Nacional solicitarán las cuotas de bachilleres para su incorporación a la Dirección de Reclutamiento y Control Reservas del Ejército, único organismo con facultad para cumplir tal actividad. Página 170 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Parágrafo 2. La inscripción militar prescribe al término de un (1) año, vencido este plazo, surge la obligación de inscribirse nuevamente. Artículo 15. Exámenes de aptitud psicofísica. El personal inscrito se someterá a tres exámenes médicos. Artículo 16. Primer examen. El primer examen de aptitud psicofísica será practicado por oficiales de Sanidad o profesionales especialistas al Servicio de las Fuerzas Militares en el lugar y hora fijados por las autoridades de reclutamiento. Este examen determinará la aptitud para el servicio militar, de acuerdo con el reglamento expedido por el Ministerio de Defensa Nacional para tal fin. Artículo 17. Segundo examen. Se cumplirá un segundo examen médico opcional, por determinación de las autoridades de reclutamiento o a solicitud del inscrito el cual decidirá en última instancia la aptitud psicofísica para la definición de la situación militar. Artículo 18. Tercer examen. Entre los 45 y 90 días posteriores a la incorporación de un contingente, se practicará un tercer examen de aptitud psicofísica para verificar que los soldados no presenten inhabilidades incompatibles con la prestación del servicio militar. Artículo 20. Concentración e incorporación. Cumplidos los requisitos de Ley, los conscriptos aptos elegidos se citan en el lugar, fecha y hora determinados por las autoridades de Reclutamiento, con fines de selección e ingreso, lo que constituye su incorporación a filas para la prestación del servicio militar. Parágrafo. La incorporación se podrá efectuar a partir de la mayoría de edad del conscripto hasta cuando cumpla 28 años, salvo las excepciones establecidas en la presente Ley para bachilleres. Artículo 24. Colombianos por adopción. Los varones colombianos por adopción residentes en el país definirán su situación militar de conformidad con la presente Ley, siempre y cuando no lo hayan hecho en el país de origen. Artículo 25. Colombianos con doble nacionalidad. Los varones colombianos, por nacimiento con doble nacionalidad definirán su situación militar de conformidad con la presente Ley. Parágrafo. Se exceptúan de este Artículo los jóvenes colombianos, por nacimiento, que presenten comprobantes de haber prestado el servicio militar en algunos de los Estados con los cuales Colombia tenga celebrado convenio al respecto. Artículo 26. Extranjeros domiciliados en Colombia. Los extranjeros domiciliados en Colombia no están obligados a definir la situación militar en nuestro país. Artículo 27. Exenciones en todo tiempo. Están exentos de prestar el servicio militar en todo tiempo y no pagan cuota de compensación militar: a. Los limitados físicos y sensoriales permanentes. b. Los indígenas que residan en su territorio y conserven su integridad cultural, social y económica. Artículo 28. Exención en tiempo de paz. Están exentos del servicio militar en tiempo de paz, con la obligación de inscribirse y pagar cuota de compensación militar: a. Los clérigos y religiosos de acuerdo a los convenios concordatarios vigentes. Así mismo los similares jerárquicos de otras religiones o iglesias, dedicados permanentemente a su culto. b. Los que hubieren sido condenados a penas que tengan como accesorias la pérdida de los derechos políticos mientras no obtengan su rehabilitación. Página 171 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL c. d. e. f. g. h. i. Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 El hijo único, hombre o mujer, de matrimonio o de unión permanente, de mujer viuda, divorciada, separada o madre soltera. El huérfano de padre o madre que atienda con su trabajo a la subsistencia de sus hermanos incapaces de ganarse el sustento. El hijo de padres incapacitados para trabajar o mayores de 60 años, cuando éstos carezcan de renta, pensión o medios de subsistencia, siempre que dicho hijo vele por ellos. El hermano o hijo de quien haya muerto o adquirido una inhabilidad absoluta y permanente en combate, en actos del servicio o como consecuencia del mismo, durante la prestación del servicio militar obligatorio, a menos, que siendo apto, voluntariamente quiera prestarlo. Los casados que hagan vida conyugal. Los inhábiles relativos y permanentes. Los hijos de oficiales, suboficiales, agentes y civiles de la Fuerza Pública que hayan fallecido o adquirido una inhabilidad absoluta y permanente en combate o en actos del servicio y por causas inherentes al mismo, a menos, que siendo aptos, voluntariamente quieran prestarlo. Artículo 29. Aplazamientos. Son causales de aplazamiento para la prestación del servicio militar por el tiempo que subsistan, las siguientes: a. Ser hermano de quien esté prestando servicio militar obligatorio. b. Encontrarse detenido preventivamente por las autoridades civiles en la época en que deba ser incorporado. c. Resultar inhábil relativo temporal, en cuyo caso queda pendiente de un nuevo reconocimiento hasta la próxima incorporación. Si subsistiere la inhabilidad, se clasificará para el pago de la cuota de compensación militar. d. Haber sido aceptado o estar cursando estudios en establecimientos reconocidos por las autoridades eclesiásticas como centros de preparación de la carrera sacerdotal o de la vida religiosa. e. El aspirante a ingresar a las Escuelas de formación de oficiales, suboficiales y agentes. f. El inscrito que este cursando el último año de enseñanza media y no obtuviere el título de bachiller por pérdida del año. g. El conscripto que reclame alguna exención al tenor del artículo 19 de la presente Ley. h. Artículo 41. Infractores. Son infractores los siguientes: i. Los que no cumplan con el mandato de inscripción en los términos establecidos por la presente Ley. j. Los que habiéndose inscrito no concurran a uno de los dos primeros exámenes de aptitud psicofísica en la fecha y hora señalada por las autoridades de reclutamiento. k. Los que habiendo sido citados a concentración no se presenten en la fecha, hora y lugar indicados por las autoridades de reclutamiento, son declarados remisos. l. Los remisos podrán ser compelidos por la fuerza pública, en orden al cumplimiento de sus obligaciones militares, previa orden impartida por las autoridades del servicio de reclutamiento. Ley 4 1992 (16 de enero).”Por la cual se dictan normas sobre orden público interno, policía cívica local y se dictan otras disposiciones. Artículo 29. Servicio Militar Obligatorio. Establecese el servicio militar obligatorio para bachilleres en la Policía Nacional, como una modalidad de servicio militar, que se prestará en los cuerpos de policía local, bajo la dirección y mando de la Policía Nacional y con una duración de un (1) año. Artículo 35. Bonificación Mensual. Los bachilleres que sean incorporados para prestar este servicio, devengarán una bonificación mensual equivalente a la que en todo tiempo percibe un soldado durante la etapa de Página 172 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 instrucción o la que percibe el Auxiliar de Policía durante el tiempo de prestación del servicio, sin perjuicio del suministro de uniformes y demás dotaciones a que tengan derecho. Ley 2 de 1977 (Enero 21). “Por la cual se establecen normas sobre el servicio militar obligatorio” Artículo 1. Para efecto de la prestación del servicio militar obligatorio, se establece un servicio especial equivalente con el carácter de auxiliar de la Policía Nacional. Ley 403 de 1997 (Agosto 27). “Por la cual se establecen estímulos para los sufragantes” Articulo 1. El voto es un derecho y un deber ciudadano. La participación mediante el voto en la vida política, cívica y comunitaria se considera una actitud positiva de apoyo a las instituciones democráticas, y como tal será reconocida, facilitada y estimulada por las autoridades. Articulo 2. Quien como ciudadano ejerza el derecho al voto en forma legítima en las elecciones y en los eventos realizados con los demás mecanismos de participación constitucionalmente autorizados, gozará de los siguientes beneficios: 1. Quien hubiere participado en las votaciones inmediatamente anteriores tendrá derecho a ser preferido, frente a quienes injustificadamente no lo hayan hecho, en caso de igualdad de puntaje en los exámenes de ingreso a las instituciones públicas o privadas de educación superior. 2. Quien hubiere participado en las votaciones inmediatamente anteriores al reclutamiento en el servicio militar tendrá derecho a la rebaja de un (1) mes en el tiempo de prestación de este servicio, cuando se trate de soldados bachilleres o auxiliares de policía bachiller, y de dos (2) meses, cuando se trate de soldados campesinos o soldados regulares. 3. Quien hubiere participado en la votación inmediatamente anterior tendrá derecho a ser preferido, frente a quienes injustificadamente no lo hubieren hecho, en caso de igualdad de puntaje en la lista de elegibles para un empleo de carrera en el Estado. 4. Quien hubiere ejercido el derecho al voto en la votación inmediatamente anterior tendrá derecho a ser preferido, frente a quienes injustificadamente no lo hicieron, en la adjudicación de becas educativas, de predios rurales y de subsidios de vivienda que ofrezca el Estado, en caso de igualdad de condiciones estrictamente establecidas en concurso abierto. 5. El estudiante de Institución oficial de educación superior tendrá derecho a un descuento del 10% del costo de la matricula, si acredita haber sufragado en la última votación realizada con anterioridad al inicio de los respectivos periodos académicos. Articulo 5. Crease el Certificado Electoral como plena prueba del cumplimiento ciudadano del deber votar, el cual será expedido por los jurados de mesa de votación, o el registrador municipal o distrital del estado civil o el cónsul del lugar donde se encuentre inscrita la cédula. Decreto 2048 de 1993 “Por el cual se reglamenta la Ley 48 de 1993 sobre el servicio de reclutamiento y movilización” Artículo 12. La inscripción para soldados regulares, se efectuará entre el 01 de enero y el 31 de diciembre, lapso en el cual se determinará el contingente del cual hará parte el conscripto. Artículo 14. Para efectos de la inscripción, deberán allegarse por el interesado los siguientes documentos. Página 173 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL a. b. c. d. e. Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Una fotografía de 2.5 x 4.5 cms. de frente, con fondo azul claro. Dos fotocopias autenticadas de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad. Declaración de renta de los padres o certificación de ingresos. Fotocopia autenticada de las cédulas de ciudadanía de los padres. Registro civil de nacimiento. Artículo 15. Todas las circunstancias sobre la capacidad psicofísica de los aspirantes a prestar el servicio militar, serán anotadas por el médico en la tarjeta de inscripción e incorporación del conscripto y refrendadas con su firma. Artículo 16. Terminado el primer examen médico, se elaborará un acta con la relación de los conscriptos aptos, no aptos, aplazados y eximidos y la anotación de las causales de inhabilidad, aplazamiento o exención, la cual será suscrita por todos los funcionarios que en ella intervinieron. Artículo 17. El conscripto declarado apto para su incorporación, quedará bajo el control y vigilancia de las autoridades de reclutamiento, hasta su entrega a las diferentes unidades militares o de policía. Artículo 18. Por la importancia que reviste el primer examen médico, este debe ser cuidadoso y detallado, con el fin de evitar pérdidas posteriores de efectivos en las unidades. Artículo 19. Previamente a la incorporación de los conscriptos, podrá practicarse un segundo examen médico opcional, por determinación de las autoridades de reclutamiento o a solicitud del inscrito, para determinar inhabilidades no detectadas en el primer examen de aptitud psicofísica que puedan incidir en la prestación del servicio militar. Para tales efectos, el criterio científico de médicos oficiales, prima sobre el de los médicos particulares. Parágrafo. Para demostrar la inhabilidad en el segundo examen, se aceptarán diagnósticos de médicos especialistas, respaldados en exámenes o resúmenes de las historias clínicas correspondientes. Artículo 20. Los exámenes de aptitud psicofísica de los conscriptos y soldados, solamente podrán practicarse en los lugares y horas señalados por las respectivas autoridades de reclutamiento. Artículo 22. Los inscritos que resultaren eximidos para la prestación del servicio militar serán clasificados por las causales legales de exención, inhabilidad o falta de cupo para prestar el servicio militar. Parágrafo. La clasificación se llevará a cabo durante los 30 días siguientes a la fecha del examen médico o de la concentración. Artículo 26. Las inhabilidades absolutas y permanentes serán determinadas técnicamente por médicos oficiales al servicio de reclutamiento y movilización o en su defecto, oficiales de sanidad de las diferentes fuerzas. La calidad o condición de indígena se acreditará con la constancia expedida por el jefe del resguardo o gobernador indígena respectivo. Artículo 27. Los feligreses o miembros de las diferentes religiones o iglesias que se profesen en el territorio nacional, sin autoridad jerárquica, no podrán alegar exención para la prestación del servicio militar, por el sólo hecho de profesar o pertenecer a dichas religiones o iglesias. Artículo 28. La condición de hijo único se determina sin consideración al sexo. Por tanto, si una madre tiene dos hijos, un hombre y una mujer, el varón está obligado a prestar el servicio militar, salvo las exenciones legales. Página 174 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Artículo 29. Para demostrar las exenciones previstas en la Ley, es requisito indispensable aportar la prueba documental y sumaria sobre su existencia. Artículo 31. Es causal de aplazamiento para la prestación del servicio militar, por el tiempo que subsista el haber sido aceptado o el estar cursando estudios en establecimientos reconocidos por las autoridades eclesiásticas como centros de preparación de la carrera sacerdotal o de la vida religiosa. Artículo 32. Si se pierde el carácter jerárquico religioso o clerical, o de estudiante o no se obtiene el título de bachiller, dentro del año siguiente, deberá definirse la situación militar de acuerdo con la Ley, sin consideración a las calidades anotadas. Artículo 33. La existencia de cualquier inhabilidad relativa temporal, requiere plena comprobación por parte de los médicos del Ministerio de Defensa Nacional. Artículo 34. El estudiante de último año de secundaria que por cualquier causa no obtenga el título de bachiller, será aplazado por una sola vez. Si persiste la causal, se le definirá su situación militar como regular, sin más prórrogas. Artículo 40. Las tarjetas de primera clase serán entregadas a los reservistas en la ceremonia especial de licenciamiento, por parte del comandante de la unidad respectiva. Artículo 43. Las tarjetas de reservista de primera clase expedidas a los miembros de la Policía Nacional, acreditan que han definido su situación y que hacen parte de las reservas de las fuerzas militares. Artículo 44. Todo colombiano que se encuentre prestando el servicio militar obligatorio en los términos que establece la Ley, tiene derecho: a. A que, en el momento del licenciamiento, se le entregue una partida para vestuario cuyo valor no sea superior a un salario mínimo legal mensual vigente, teniendo en cuenta las necesidades del soldado y el lugar de residencia. b. Al otorgamiento de un permiso cada 12 meses de servicio militar cumplido, hasta por 15 días, con una subvención del transporte equivalente al 100% del salario mínimo legal mensual vigente y devolución proporcional de la partida de alimentación. Artículo 47. Conscripto es el joven que se ha inscrito para definir su situación militar dentro de los términos, plazos y edad establecidos en la Ley 48 de 1993. Artículo 51. Reservistas de primera clase: para efectos del literal b) del Artículo 50 de la Ley 48 de 1993, quienes hayan permanecido como alumnos en escuelas de formación de oficiales y suboficiales de la Fuerza Pública se les expedirá tarjetas de reservistas, así: Alumnos que hayan permanecido 12 meses en la respectiva escuela, se les expedirá tarjeta de reservista como Cabo Segundo. Alumnos que hayan permanecido 24 meses en la respectiva escuela, se les expedirá tarjeta de reservista como cabo primero. Alféreces que permanezcan en el grado menos de 6 meses, se les expedirá tarjeta de reservista como sargento segundo. Página 175 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Alféreces que permanezcan en el grado más de 6 meses, se les expedirá tarjeta como subteniente de la reserva. Parágrafo. Para los efectos del literal d) del Artículo 50 de la Ley 48 de 1993, se les expedirá tarjeta de reservista de primera clase a los alumnos varones de colegios militares que hayan recibido las tres fases de instrucción; estos pagarán la cuota de compensación militar. Artículo 53. La contribución pecuniaria individual que debe pagarse al tesoro nacional para definir la situación militar, se denomina cuota de compensación militar, que se paga una sola vez por quienes no presten el servicio militar, dentro de los 30 días siguientes a la notificación del acta de clasificación. Vencido este término se incrementará en un 25% si se paga dentro de los 30 días subsiguientes. Si vencido este último plazo no se cumple el pago, se procederá la reclasificación con un incremento de otro 25% sin perjuicio de los costos de la elaboración de la tarjeta de reservista. Decreto 2853 de 1991 (20 de diciembre) “Por el cual se reglamenta el capítulo IV de la Ley 4º sobre servicio militar obligatorio para bachilleres en la Policía Nacional” Artículo 12. Selección e incorporación. La selección de los bachilleres aspirantes a prestar el servicio militar obligatorio en la Policía Nacional, la realizará la respectiva Regional de Incorporación de esa Institución, en los centros de concentración que establezca, entre el personal que sea citado por la Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas del Ejército, previa coordinación. Artículo 13. Requisitos. Los bachilleres aspirantes a prestar el servicio militar obligatorio en la Policía Nacional cumplirán los siguientes requisitos: 1. Ser colombiano de nacimiento. 2. Ser bachiller. 3. Estado civil soltero. 4. No registrar antecedentes penales. 5. Aprobar las pruebas psicotécnicas y psicofísicas realizadas por la Policía Nacional. Decreto 750 de 1977 (Marzo 31). “Por la cual se reglamenta la Ley 2 / 77” Artículo 1. El servicio auxiliar establecido por la Ley 2° de 1977 es una forma de prestar el servicio militar obligatorio. Artículo 2. Quienes presten el servicio de auxiliar de policía, durante el tiempo y en las condiciones previstas en este Decreto cumplirán con la obligación del servicio militar y formaran parte de las reservas nacionales en la especialidad de policía. Artículo 3. La Policía Nacional para la prestación del servicio auxiliar, se hace cargo de la administración de personal, del apoyo logístico y de su utilización en operaciones. Artículo 4. El cuerpo auxiliar actuará dentro de la organización que tiene la Policía Nacional y cumplirá las funciones que la Ley asigna a los agentes de ésta. Artículo 11. La incorporación se hará en las proporciones que determine la Dirección General, en concordancia con las plantas de personal autorizadas por el Gobierno Nacional para cada vigencia. Página 176 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Artículo 13. El personal incorporado para integrar el cuerpo auxiliar será inscrito en el servicio territorial militar en la misma forma que el de las Fuerzas Militares, mediante el organismo de movilización y reclutamiento, y tendrá derecho a la tarjeta de reservista de primera clase, en la especialidad de policía. Artículo 14. En coordinación con las autoridades militares del servicio territorial, la Policía Nacional hará las incorporaciones periódicas dispuestas por la Dirección General, mediante comisiones integradas para este fin. Artículo 23. El personal de servicio auxiliar deberá ser objeto, por parte de sus inmediatos superiores, de una ponderada evaluación de sus actividades y aptitudes al término de la instrucción y de su comportamiento a través del servicio del servicio policial, a fin de seleccionar a quienes soliciten ingreso como agentes profesionales. Artículo 24. El licenciamiento de este personal se efectuara en el Departamento de Policía en donde preste su servicio, y se pasaran las listas a las Seccionales de reclutamiento y movilización para la expedición de las tarjetas militares. Directiva Permanente 0117 de 2004. EJERCOL 3. Manejo de Personal. Retiros y Licenciamientos 3.11.10. Licenciamiento de soldados. Para efecto de licenciamiento de soldados debe tenerse en cuenta lo siguiente: 10. Por mala Incorporación: Por haber definido situación militar con anterioridad. Se anexa la tarjeta de reservista de primera o segunda clase, cuando no se posee tarjeta debe anexar fotocopia autenticada del recibo de pago de la cuota de compensación militar. Por edad. Se anexa copia del registro civil de nacimiento, para el personal incorporado antes de cumplir los dieciocho (18) años de edad o haber sobrepasado la edad de veintiocho años (28). Por tercer examen Médico. El artículo 18 de la Ley 48 de 1993, prescribe que entre los 45 y 90 días posteriores a la incorporación de un contingente, se practicará un tercer examen de aptitud psicofísica, para verificar que los soldados no presenten inhabilidades incompatibles con la prestación del servicio militar. Al personal de conscriptos para encontrar lesiones, afecciones o defectos físicos que a juicio de la autoridad calificadora, sean incompatibles con el servicio militar, adquiridos antes del ingreso a filas o que inicialmente en el momento de la incorporación no se haya descubierto. A continuación se debe proceder a elaborar el acta de tercer exámen médico y se envía copia al Comando del Ejército, para descargarlo de los efectivos. Se debe tener en cuenta no sobrepasar el 5% del total incorporado por cada unidad táctica. Se debe entregar constancia de desacuartelamiento con nombres y apellidos, fecha y lugar donde fue incorporado, distrito y unidad táctica que lo incorporó y motivo por el cual se desacuartela, la cual debe presentar en el distrito militar ubicado en la sede propuesta y en éste se le define la situación militar. 2.5.3 Objetivos específicos Incorporar personal que se ajuste al perfil requerido a nivel institucional para cumplir con el servicio de policía que se le asigne. Identificar el perfil de cada aspirante para realizar las acciones de seguimiento ajustadas a sus fortalezas y oportunidades de mejoramiento. Página 177 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL 2.5.4 Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Metas Incorporar aspirantes con un ajuste del 100% al perfil requerido en las fechas establecidas por la convocatoria. Cero (0) retiro de auxiliares por incompatibilidad con el servicio militar, luego de haber realizado el tercer examen. 2.5.5 Indicadores de Gestión Al finalizar cada convocatoria, las Regionales de Incorporación deben calcular el cumplimiento de los indicadores del proceso que aparecen a continuación. Estos indicadores se han clasificado de acuerdo al proceso establecido en el macroproceso esencial: planeación, ejecución y evaluación. Inicialmente se debe identificar el nivel de cumplimiento en el proceso de planeación, así como los requerimientos propuestos en el Protocolo de Selección e Incorporación. El resultado de estos indicadores hace parte del informe final de la convocatoria. Los indicadores a calcular en el proceso de planeación son los siguientes: PROCESO DE PLANEACION No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 No. de elementos adquiridos (materiales y/o humanos) para realizar el proceso de selección e incorporación. No. de elementos solicitados para realizar el proceso de selección e incorporación (plan de necesidades). 100% 2 No. de acciones de mejoramiento implementadas en la convocatoria. No. total de acciones de mejoramiento propuestas en la convocatoria anterior. 100% 3 No. de auxiliares entregados en la fecha establecida en el cronograma. No. total de auxiliares programados para entregar. 100% 4 No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de planeación. No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de planeación. 100% Página 178 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE PLANEACION No. 5 6 INDICADORES DEL PROCESO No. de aspirantes que participaron en la convocatoria de selección. No. de aspirantes proyectados a participar en la convocatoria de selección. No. de lugares donde se desarrolla el proceso que reúnen las condiciones físicas y sanitarias necesarias para garantizar calidad. No. total de lugares donde se desarrolla el proceso. META 100% 100% Los resultados de los indicadores anteriores pretenden garantizar que en cada convocatoria se cuente con el personal y los recursos suficientes y necesarios para poder implementar las acciones de mejoramiento y desarrollar todo el proceso de selección de manera efectiva, lo que se reflejaría en: Cumplimiento de los compromisos establecidos a cada Grupo de Incorporación referentes al número de aspirantes proyectados para participar en la convocatoria. Implementación de acciones de mejoramiento. Entrega de aspirantes a las Escuelas o Centros de Instrucción, en la fecha establecida en la convocatoria. Adquisición o consecución de los elementos requeridos para el desarrollo del proceso. Desarrollo de acciones de divulgación que garanticen contar con el suficiente potencial de aspirantes para seleccionar los que se ajusten al perfil. Los indicadores de gestión del proceso de ejecución están dirigidos a ver en forma consolidada el logro de las metas esperadas en la operación de cada una de las etapas del proceso de selección: PROCESO DE EJECUCIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 Porcentaje promedio de cumplimiento de los indicadores de gestión de las etapas. 100% 2 No. de aspirantes incorporados que cumplen con todos los requisitos mínimos. No. total de aspirantes incorporados. Página 179 de 497 100% HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE EJECUCIÓN No. 3 4 5 6 7 INDICADORES DEL PROCESO No. de aspirantes incorporados que se ajustan en todas las valoraciones al perfil requerido No. total de aspirantes incorporados No. total de investigaciones iniciadas a funcionarios en el proceso de selección. No. total de funcionarios que participaron en el proceso de selección. No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de ejecución. No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de ejecución. No. de expedientes con novedades al momento de la entrega a las Escuelas (no entregados, documentación incompleta, formatos mal diligenciados, etc). No. total de expedientes entregados a las Escuelas. No. de registros de aspirantes totalmente diligenciados en el SIADMI (venta, inscripción, datos secundarios, resultados de valoraciones, etc). No. total de aspirantes que participan en el proceso de selección. META 100% 0% 100% 0% 100% El primer indicador en este proceso de ejecución se calcula sumando los resultados de cada uno de los indicadores de gestión de cada etapa y luego se divide por el número total de indicadores calculados, lo que arrojará un promedio en porcentaje. Se espera que si hay cumplimiento de los anteriores indicadores, los aspirantes incorporados a las Escuelas cumplan con los requisitos y los perfiles requeridos en cada etapa y/o valoración. Además, se busca que al realizar esta evaluación se confirme el seguimiento estandarizado de los procedimientos establecidos en el proceso y asegurar la calidad en el desarrollo de la convocatoria. Los indicadores de gestión del proceso de evaluación están dirigidos a ver en forma consolidada el cumplimiento de metas esperadas en la operación de cada una de las etapas del proceso de selección, manejo efectivo de los recursos en la convocatoria, cumplimiento del Protocolo de Selección e Incorporación y mejoramiento del proceso a través de la experiencia y la investigación. Página 180 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE EVALUACIÓN No. INDICADORES DEL PROCESO META 1 No. de funcionarios que aprobaron las evaluaciones de conocimiento de la normatividad y el Protocolo de Selección e Incorporación. No. total de funcionarios que fueron evaluados en conocimiento de la normatividad y el Protocolo de Selección e Incorporación por convocatoria. 100% 2 No. de indicadores de gestión que cumplieron con la meta establecida. No. total de indicadores de gestión del proceso de selección. 100% 3 Nivel promedio de satisfacción del cliente con el proceso de selección (0 -10) 10. 100% 4 No. de criterios de seguimiento y autoevaluación que se cumplieron en el proceso de evaluación. No. total de criterios de seguimiento y autoevaluación establecidos en el proceso de evaluación. 100% 5 No. de estudiantes retirados en el tercer examen médico. No. total de aspirantes incorporados. 0% Los resultados de los anteriores indicadores hacen referencia a: Conocimiento y cumplimiento de la normatividad y del Protocolo de Selección e incorporación, de modo que se pueda garantizar el cumplimiento de las metas que aparecen en cada indicador de gestión por etapa. Evaluar el nivel de indicadores de gestión, en cada convocatoria. Evaluar el nivel de satisfacción del cliente (Escuelas) con el proceso de selección, a partir del desempeño de los auxiliares durante la etapa de instrucción. Evaluar el cumplimiento de las actividades o procedimientos que aparecen en la guía de seguimiento y autoevaluación por parte del Jefe de la Regional en forma periódica durante el desarrollo y al final de cada convocatoria. A través del análisis de toda la información anterior se puede: Página 181 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Observar el nivel de cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos para cada convocatoria en el Protocolo de Selección e Incorporación a nivel nacional. Identificar el grado de cumplimiento de los indicadores de gestión por convocatoria en cada Regional y en forma global. Identificar las acciones de mejoramiento en cada proceso, según el resultado cuantitativo y cualitativo de cumplimiento de las metas esperadas, y Conocer el grado de satisfacción del cliente interno con el resultado del proceso de selección. 2.5.6 Requisitos 2.5.6.1 Requisitos a los aspirantes a auxiliares regulares: Ser colombiano. Edad: mayor de 18 años y menor de 28 años cero días al momento del ingreso. Soltero (a), sin hijos y permanecer en este estado hasta el término del servicio militar. No haber sido condenado a penas privativas de libertad, ni poseer antecedentes disciplinarios ni de policía. No haber definido la situación militar. Superar el proceso de selección realizado por la Policía Nacional. 2.5.6.2 Requisitos a los aspirantes a auxiliares bachilleres: Ser colombiano. Edad: mayor de 18 años y menor de 24 años. Soltero (a), sin hijos y permanecer en este estado hasta el término del servicio militar. Título de Bachiller. No haber sido condenado a penas privativas de libertad, ni poseer antecedentes disciplinarios ni de policía. No haber definido la situación militar. Superar el proceso de selección realizado por la Policía Nacional. 2.5.7 Lineamientos para la administración del proceso de selección El Proceso de selección e incorporación se desarrolla en ocho (8) etapas, las cuales son agrupadas teniendo en cuenta su nivel de incidencia y funcionalidad en el desarrollo del proceso: soporte y eliminatorias. Se entiende por etapas de soporte a aquellas que apoyan y promueven el buen funcionamiento del proceso de selección e incorporación; las etapas eliminatorias son aquellas en donde el aspirante debe necesariamente cumplir con unos requisitos específicos para continuar el proceso, de lo contrario será retirado del proceso. Página 182 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Etapas de soporte Divulgación. Entrega de aspirantes. Etapas eliminatorias Inscripción. Valoración Médica general. Valoración Odontológica. Valoración Físico-atlética. Valoración Psicológica. Estudio de seguridad. Divulgación: A partir de los parámetros establecidos por la Ley, se deben realizar actividades de divulgación en forma periódica, para invitar a las personas que no han resuelto su situación militar y que cumplan los requisitos para que presten el servicio militar en la Policía Nacional. Se deben elaborar en forma periódica actividades de divulgación en las zonas rurales de cada departamento, debido a que los jóvenes campesinos que no han resuelto su situación militar, desconocen que lo puedan realizar en la Policía Nacional. De igual forma, se deben realizar las coordinaciones necesarias con las Zonas de reclutamiento y Distritos Militares, para asistir en las fechas programadas de concentración, donde se cite a los aspirantes que se inscriben para prestar el servicio como soldados regulares y a las citaciones de los colegios para resolver la situación militar de los estudiantes de undécimo grado. Documentación que debe presentar el aspirante en el primer examen de aptitud psicofísica: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Formulario de inscripción completamente diligenciado. Fotocopia ampliada al 100% de la cédula de ciudadanía. Fotocopia ampliada del documento de identidad de los padres. Fotocopia del registro civil de nacimiento. Cuatro fotografías de 2.5 x 4.5 cms. de frente con fondo azul claro. Una fotografía tamaño postal (9 x 12 cms.) cuerpo entero. Fotografía tamaño postal (9 x 12 cms.) del aspirante con su familia: cuerpo entero, frente a su residencia. Inscripción: Las inscripciones para prestar el servicio militar en la Institución se harán en forma permanente. Para este propósito se deberá abrir un libro en cada Regional y Grupo de Incorporación registrando fecha, apellidos y nombres, documento de identidad, dirección y teléfono, luego de verificar los requisitos mínimos y posteriormente se les entregará el formato de citación en el que se determina el día y hora de presentación para participar en el proceso de selección. Con el fin de evitar la pérdida y desperdicio de carpetas utilizadas para adelantar el proceso de selección como auxiliar de policía, es necesario realizar una charla de inducción y verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos antes de entregar las carpetas. Página 183 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 1. Charla de Inducción: En ella se da a conocer a los aspirantes información sobre la Institución, las diferentes etapas y cronograma del proceso y se aclaran dudas sobre su vinculación a la Institución. En las charlas y eventos informativos no se les debe crear falsas expectativas a los aspirantes, por lo cual es necesario informar claramente la modalidad del servicio, el tiempo establecido por Ley, Escuela donde se desarrollará su periodo de instrucción, Unidades y zonas del país en donde prestarán su servicio y los derechos y garantías reales que brinda la Institución policial. Si se presentan aspirantes bachilleres, interesados en prestar el servicio militar como auxiliares regulares debe hacérseles saber la diferencia de tiempo y destino en la prestación del servicio militar que hay entre el auxiliar regular y el auxiliar bachiller. Informar a las personas que se encuentren en calidad de remisos (se inscribieron en los distritos militares pero no se presentaron el día de la concentración) que pueden ser incorporados a prestar servicio militar siempre y cuando no presenten inhabilidad. Los funcionarios de incorporación encargados de desarrollar el proceso de selección, elaborarán un acta de la charla de inducción con los temas tratados, la cual debe ser archivada en la carpeta de la convocatoria como constancia de asistencia y antecedente en caso de reclamación, derecho de petición o tutela. 2. Entrega de carpetas e inscripción: La carpeta diseñada para realizar el proceso de selección de auxiliares no tiene ningún costo para los aspirantes. No se debe entregar carpetas a interesados que no cumplan con los requisitos mínimos, por lo cual, se hace necesario que los funcionarios encargados de este procedimiento verifiquen que el interesado cumpla con todos los requisitos mínimos. Para tener mayor seguridad en la utilización de la carpeta, lo más aconsejable en solicitar al interesado que consiga la documentación solicitada y cuando se presente con dicha documentación, hacer entrega de la carpeta para ser diligenciada inmediatamente y posteriormente se realiza la inscripción. En el informe que se realice posterior a la entrega de aspirantes, cada Regional informará el número de carpetas entregadas dentro del desarrollo del proceso. En cada Regional se debe realizar un seguimiento periódico al estado del potencial de aspirantes, de manera que responda a la proyección de los compromisos que debe entregar a las Escuelas de formación. En caso de requerir apoyo de otras Regionales de Incorporación, el Jefe de la Regional será el encargado de realizar las respectivas coordinaciones para el traslado de los aspirantes. Para adelantar la inscripción los formatos de la carpeta deben estar diligenciados en su totalidad con letra legible, sin tachones ni enmendaduras. Para evitar desgaste de Talento Humano y logísticos que conlleven a traumatismos en el desarrollo del proceso, solo se debe inscribir aspirantes con la documentación completa. Página 184 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Es indispensable que en el momento de la inscripción, el funcionario de Incorporación tome la huella dactilar del índice derecho del aspirante en los formatos correspondientes. Posterior a la realización de la inscripción, se notificará en forma inmediata y por escrito la fecha de inicio de las valoraciones y las condiciones en que debe presentarse para realizar las evaluaciones (limpieza e higiene oral y corporal, elementos para presentar la prueba físico-atlética, etc). Cada Grupo de Incorporación creará una base de datos con los nombre (s) y apellido (s), documento de identidad, dirección de residencia y teléfono de los jóvenes citados a iniciar proceso de selección. En forma periódica, se debe enviar al Distrito Militar correspondiente, mediante oficio, el listado de los aspirantes que se van inscribiendo, para verificar en su base de datos: situación militar definida, inhábil, exento, tercer examen médico, mala conducta, etc. La anterior información se requiere con anterioridad a la ejecución de las valoraciones, para evitar desgastes. Exámenes de aptitud psicofísica: el personal inscrito se someterá a tres exámenes médicos: Primer examen: el primer examen de aptitud psicofísica será practicado por oficiales de Sanidad o profesionales especialistas al servicio de las Fuerzas Militares en el lugar y hora fijados por las autoridades de reclutamiento. Terminado el primer examen, de acuerdo con el Art. 16, capitulo IV del Decreto 2048/93 “se elaborará una acta con la relación de los conscriptos aptos, no aptos, aplazados y eximidos y la anotación de las causales de inhabilidad, aplazamiento o exención, la cual será suscrita por todos los funcionarios que en ella intervinieron”; esta información deberá ser remitida a la Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas del Ejército Nacional con copia a la oficina de coordinación de la Policía Nacional. Segundo examen: Se cumplirá un segundo examen médico opcional a criterio del Jefe de la Regional y previa coordinación con la Autoridad de Reclutamiento, mediante el cual se decidirá en última instancia la capacidad psicofísica para la definición de la situación militar y su ingreso a la Institución. Este examen se realizará dentro de las 48 horas siguientes a la entrega de los aspirantes en los centros de instrucción o Escuelas de formación (art.17 de la Ley 48) Tercer examen: Entre los 45 y 90 días posteriores a la incorporación se practicará este examen para verificar que los seleccionados no presenten inhabilidades incompatibles con la prestación del servicio militar. Es necesario que los profesionales de medicina y psicología tengan en cuenta que luego de este examen no se pueden desacuartelar por Sanidad, sino que el personal sería indemnizado o pensionado lo que conlleva a desangrar el presupuesto Institucional y realizar las investigaciones correspondientes. Es importante mencionar, que independientemente que este examen se haga durante el proceso de instrucción de los tres (3) meses, el Jefe de la Regional de Incorporación siempre debe estar en contacto con los Directores de las Escuelas y Comandantes de Compañía para lograr aclarar y desacuartelar a los jóvenes que presenten inconvenientes que no hayan sido identificados en el primer y segundo examen. Sin embargo, también se debe tener en cuenta, que la Dirección Operativa de la Policía Nacional tiene programado en el desarrollo del plan de Municipios Seguros, la totalidad de los aspirantes que fueron declarados aptos en el segundo examen, motivo por el cual el proceso de selección debe ser lo suficientemente exigente para evitar que en este examen se disminuya el número de auxiliares programados para los relevos y creación de nuevas estaciones de Policía. Página 185 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 En coordinación con la Oficina de Servicio Militar de la Dirección de Talento Humano, se realizó una evaluación de los auxiliares desacuartelados en tercer examen durante los años 2004 y 2005, encontrando que se desacuartela en promedio un 3%, valor que al ser convertido en cifras, corresponde entre 100 y 120 auxiliares que dejan de ser ubicados en las estaciones comprometidas para el relevo o para el funcionamiento de otras estaciones. Por este motivo, el número de auxiliares desacuartelados en tercer examen será un indicador para evaluar la gestión de las Regionales de Incorporación. Realización de Valoraciones De acuerdo con la normatividad, las valoraciones establecidas para el desarrollo de este proceso deben realizarse bajo los mismos criterios de selección que las practicadas a aspirantes para oficial y patrullero. Valoración médico general: La valoración médica corresponde a un examen que se le realiza al aspirante, en donde se diagnostica sobre el estado físico, antecedentes médicos, revisión de los signos vitales, de los órganos de los sentidos, cabeza, tórax, abdomen, sistemas osteomuscular, vascular periférico y neurológico, aparato genito urinario y revisión de la piel, de modo que se establezca su condición y capacidad física. Ante las novedades que se presenten, el profesional podrá solicitar exámenes comprobatorios en esta etapa para descartar desviaciones septales obstructivas, secuelas funcionales de operaciones, agudeza visual, etc. Sin embargo, para el caso de los aspirantes a auxiliar regular, es importante tener en cuenta que la gran mayoría de ellos son de escasos recursos; en tal sentido, si se encuentra que el impedimento le puede afectar al aspirante y a la Institución en el desempeño durante la prestación del servicio, es conveniente declarar que el aspirante no se ajusta al perfil requerido, antes de solicitarle exámenes y/o tratamientos costosos. Valoración odontológica: Se evalúa el estado de salud oral del aspirante, realizando un examen clínico estomatológico, examen dental y oclusión, sin solicitarle al aspirante la radiografía panorámica dental. Al igual que en la valoración médica, si el aspirante requiere tratamientos costosos y demorados que le afecten la funcionalidad en el servicio durante el tiempo que realiza el servicio militar es conveniente declarar que el aspirante no se ajusta al perfil requerido. Valoración físico-atlética y morfofuncional: Dadas las exigencias académicas y del servicio policial, es necesario que el aspirante presente una serie de pruebas físico-atléticas para identificar la capacidad física actual que no le pueda afectar negativamente, durante la realización del servicio militar. La valoración que se le realiza es igual a la de los aspirantes a patrullero y oficial. Página 186 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Es recomendable la elaboración de una cartelera informativa de tal manera que cuando se realice la charla de inducción, el aspirante conozca las pruebas que hacen parte de la valoración y se prepare para las mismas (flexibilidad, milla, abdominales, pechadas, barra fija) para que realicen su preparación previa y así contrarrestar posibles dificultades en su ejecución. Necesariamente se debe aplicar la prueba de natación para descartar que el aspirante tenga fobia al agua, lo cual durante la prestación del servicio le puede afectar a él, y a la unidad policial en la que se encuentre. Es prioritario coordinar la asistencia de personal paramédico al momento de la realización de la prueba y de un vehículo que posibilite el desplazamiento a una unidad asistencial en caso de que se presente alguna urgencia. Valoración psicológica: En esta valoración se indaga sobre las aptitudes, valores, estructura familiar, historia personal e intereses del aspirante a través de entrevista psicológica. Al emitir el concepto, el profesional que realice la valoración tiene que ser claro y conciso, analizar si el aspirante se ajusta o no al perfil requerido, para que cuando se presenten requerimientos, se pueda dar una justificación lógica y profesional a cualquier interrogante. El cuestionario de datos personales debe ser analizado antes de la entrevista resaltando algunas descripciones que el aspirante reporta con el fin de indagar o profundizar sobre las mismas. Se aplicará una prueba de personalidad para que sirva de apoyo en la realización de la entrevista. En el formato correspondiente a la entrevista psicológica, solamente se registrará un concepto cualitativo de la entrevista y el concepto general de la prueba. En ningún momento se dará un puntaje cuantitativo ya que las variables a analizar no lo contemplan. Estudio de seguridad: En esta valoración se verifica la información suministrada por el aspirante relacionada con sus antecedentes legales, de modo que en el futuro no sea una persona que represente un riesgo para la Institución o el Estado. Para el éxito de los estudios de seguridad los encargados del mismo deberán desarrollar toda la dinámica de intercambio de información con los organismos de seguridad del Estado. Para este proceso se verificarán antecedentes ante la Fiscalía, Procuraduría, DIJIN, DAS y CAD en cada departamento, Centros de reclusión, hospitales psiquiátricos y correccionales de menores. Se debe realizar en el desarrollo de esta valoración una visita a la residencia del aspirante, para conocer el entorno y las expectativas de la familia, así como el concepto que los vecinos tienen de él. Página 187 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Entrega de aspirantes a las escuelas de formación o centros de instrucción: Para evitar inconvenientes con relación a la cantidad de aspirantes que cada Regional debe presentar, es conveniente citar a los aspirantes que han superado el proceso, con una semana de anterioridad a la fecha de concentración, con el objetivo de: 1. Realizar la notificación personalmente y por escrito, indicando fecha y hora de presentación. 2. Entregar el listado de elementos con los cuales deben presentarse, (incluir en el listado una fotocopia ampliada al 100% de la cédula de ciudadanía, para ser entregada al Distrito Militar el día de la concentración). 3. Motivarlos y comprometerlos para que realicen su presentación el día indicado. 4. Confirmar el potencial con el que se cuenta. El Jefe de la Regional coordinará con el Director de la Escuela el listado de elementos que deberá llevar el aspirante el día de presentación a la unidad, en el cual se solicite única y estrictamente los elementos necesarios mientras se les asigna los elementos de dotación, atendiendo el principio de economía y teniendo que en la Ley 48/1993 art. 39 literal (a.) se informa que: “durante la prestación del servicio militar, todo colombiano que se encuentre prestando el servicio militar obligatorio en los términos que establece la Ley desde el día de sus incorporación y hasta la fecha del licenciamiento, tendrá derecho a ser atendido por cuenta del Estado, en todas sus necesidades básicas atenientes a salud, alojamiento, alimentación, vestuario, bienestar y disfrutará de una bonificación mensual.” La Regional de Incorporación realizará la entrega de personal en las respectivas Escuelas de formación y Centros de Instrucción, así como los expedientes completamente diligenciados, dejando constancia por escrito mediante acta (ver anexo 11). Se debe entregar en la misma fecha un listado de los aspirantes que participaron en las votaciones inmediatamente anteriores al reclutamiento, quienes según el numeral 2 del art. 2 de la Ley 403 de 1997, tienen derecho a la rebaja de uno o dos meses en la prestación del servicio, buscando que esta situación sea tenida en cuenta, al momento de la destinación de los auxiliares, siempre y cuando el aspirante presente el certificado electoral. La entrega de personal corresponderá al número exacto de aspirantes establecido en el instructivo de la convocatoria. Cada Regional de Incorporación verificará que el acta de entrega de conscriptos elaborada por el respectivo Distrito Militar, corresponda con los aspirantes que ingresaron. Para evitar errores en esta actividad, el día de la concentración se diligenciará un acta donde se registre los nombres, número de cédula del aspirante y firma, al igual que la firma del Jefe de la Regional y del comandante del Distrito Militar. Copia de este acta, debe anexarse a las fotocopias de la cedula de ciudadanía que solicita el Distrito Militar para la elaboración de acta de conscriptos. Las hojas de datos personales RM3 deben estar debidamente diligenciadas y firmadas, después de realizado el segundo examen médico. Página 188 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 En caso de registrarse situaciones, donde se encuentren aspirantes que, una vez hayan adelantado y superado el proceso de selección e incorporación, sean obligados a presentarse en Batallones Militares, se informará dicha situación a la Oficina de enlace de la Policía Nacional ante la Dirección de Reclutamiento del Ejercito Nacional, enviando el listado de los aspirantes que se encuentran en esa condición. Para prevenir que este tipo de novedades se pueda presentar, en conveniente entregar al aspirante que supere el proceso de selección una boleta de citación para el día de la concentración. Después de iniciado el proceso de instrucción, cada Regional de Incorporación hará entrega de un informe final de la convocatoria, en el que se contemple como mínimo la información que se relaciona con fortalezas, debilidades, recomendaciones, conclusiones y casos especiales presentados en la convocatoria. Este documento debe enviarse a la Dirección de Incorporación y copia a las Escuelas donde se entregan los aspirantes, de manera que sirva como soporte para el seguimiento y evaluación que debe hacerse en coordinación con el Área Ácadémica y Bienestar Universitario. (ver anexo 13) Seguimiento de auxiliares: Las Regionales de Incorporación en coordinación con el Área Académica y Bienestar Universitario deben estar atentas de este personal durante los tres (3) meses de instrucción en las Escuelas y/o Comandos de Departamento, realizando un seguimiento tanto en su proceso de formación como en lo relacionado con los exámenes médicos que se les realiza. Así mismo, realizará una retroalimentación con los Comandantes de compañía, para evaluar su comportamiento y solicitar el registro de toda novedad en el folio de vida, teniendo en cuenta que después de terminar el servicio militar se pueden presentar para realizar curso de patrullero ú oficial. Tan pronto se realice el tercer examen, se debe diligenciar el informe correspondiente, describiendo en detalle cada caso de los auxiliares desacuartelados. 2.5.8 Criterios de seguimiento y auto evaluación PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 1 Al inicio de cada convocatoria, se realizan reuniones con todo el personal de la Regional comprometido en el desarrollo del proceso para leer el instructivo de la convocatoria, asignando funciones, responsabilidades, horarios de atención y agendas de programación con la elaborando la respectiva acta. 2 Las acciones de divulgación garantizan la participación representativa de aspirantes a todos los municipios que tiene cobertura la Regional. Página 189 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE PLANEACION No. EVIDENCIAS 3 Se asigna con suficiente anterioridad a los responsables directos, los compromisos en cuanto al número mínimo y máximo de inscritos que debe aportar cada Grupo de Incorporación. 4 El Jefe de la Regional y su equipo de trabajo conocen los compromisos en el suministro de información a la Dirección de Incorporación, sobre el desarrollo de los procesos de selección, (potenciales, informe de entrega, tercer examen, etc.). 5 Se elaboran antecedentes por escrito de visitas a colegios, emisoras, ferias universitarias, etc., a los cuales se asiste para brindar información del proceso de selección. 6 Se dispone de un sitio adecuado, para los profesionales, que permita realizar cada una de las valoraciones o etapas según los estándares establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. 7 Se cuenta con un archivo de antecedentes de campañas publicitarias (radio, TV, periódicos. etc), requerimientos y respuestas sobre el proceso, quejas y reclamos, los instructivos, convocatorias, actas, listados de personal que superan y no superan las valoraciones. 8 El Jefe de la Regional de Incorporación formaliza por escrito la solicitud de apoyo a los señores Comandantes de Región y Departamentos de Policía buscando la participación de sus unidades en las diferentes convocatorias. 9 Se prevé la presencia de personal paramédico para atender cualquier eventualidad durante la aplicación de la prueba morfofuncional y físico-atlética. 10 La Regional cuenta con el número de profesionales necesarios para realizar todas las etapas y procedimientos del proceso de selección e incorporación, teniendo en cuenta el volumen de aspirantes que se atienden en cada convocatoria. 11 Se dispone de los elementos logísticos (vehículos, papelería, carpetas, instalaciones), suficientes para garantizar la realización del proceso de selección de acuerdo con los criterios de calidad requeridos. Página 190 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 1 En todos los Grupos de Incorporación de la Regional se elaboran actas de las charlas de inducción con los jóvenes interesados en adelantar el proceso, informando normatividad, valoraciones, exigencias, responsabilidades y beneficios. 2 Se cuenta y utiliza en todos los Grupos de Incorporación con los medios técnicos de comunicación para realizar la inducción (video beam, ayudas en power point, video, prospectos y carteleras explicativas). 3 La inscripción se realiza al personal que reúne los requisitos exigidos en la convocatoria y que corresponda a la cobertura de la Regional. 4 En la Regional y en los Grupos de Incorporación se utilizan carteleras informativas sobre los procedimientos o las pruebas que hacen parte de cada una de las valoraciones. 5 Desde la charla de inducción se brinda a los aspirantes los canales de comunicación para suministrar información sobre el proceso de selección (recomendaciones, quejas sobre procedimientos fuera de los establecidos en el protocolo, etc). 6 Se elaboran actas donde se certifica que los profesionales de cada valoración o etapa conocen: la normatividad que rige el proceso y a los funcionarios, los procedimientos y cadena de valor entre ellos y criterios de calificación, que aparecen en el Protocolo de Selección e Incorporación, para cada convocatoria. 7 Los profesionales que realizan cada etapa emplean un formato escrito de control de atención o visita diaria de aspirantes. 8 La información correspondiente a cada aspirantes se digita en tiempo real en el SIADMI, por el funcionario responsable de la etapa. 9 Se elabora un acta de notificación a los aspirantes seleccionados y se les entrega la boleta de citación. Página 191 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE EJECUCIÓN No. EVIDENCIAS 10 Se realizan los tres exámenes de aptitud psicofísica en el lapso de tiempo que establece la ley. 11 Los expedientes de los aspirantes seleccionados se entregan con todos los formatos debidamente diligenciados y documentación exigida, según lo que indica el Protocolo de Selección e Incorporación. 12 Existen mecanismos de control para evitar la pérdida de documentos o formatos que conforman el expediente del proceso de selección de cada aspirante. 13 Los profesionales de cada valoración participan en el procedimiento de seguimiento de los estudiantes durante la etapa de instrucción. 14 La organización de los expedientes en el archivo tiene un orden lógico, consecutivo y cronológico. CUMPLIMIENTO (SI - NO) PROCESO DE EVALUACIÓN No. EVIDENCIAS 1 Se realizan reuniones de retroalimentación sobre el desarrollo del proceso de selección en cada convocatoria, con el personal comprometido, y existen las respectivas actas. 2 Cada funcionario que participa en el proceso, conoce y cumple con los índices de gestión de la etapa en la cual participa, teniendo en cuenta los resultados por los cuales es directamente responsable. 3 La Regional cuenta con un sistema de control para el manejo de las carpetas que le son enviadas desde el nivel central para la realización del proceso de selección. Página 192 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 PROCESO DE EVALUACIÓN No. EVIDENCIAS 4 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que cada valoración o etapa del proceso se cumple dentro de los parámetros de calidad (tiempo, elementos, consultorios, diligenciamiento de formatos y la documentación anexa). 5 Al termino de cada convocatoria se realizan informes y análisis en que los profesionales de cada una de las valoraciones presentan conclusiones sobre la realización de la misma, perfil de los aspirantes incorporados, causales de aplazamiento y no aptitud más frecuentes, etc. 6 Al finalizar la realización del tercer examen se elabora un informe detallado de los auxiliares desacuartelados. 7 Existen antecedentes de estudios y/o documentos en los que los profesionales de cada valoración presentan análisis del perfil de los aspirantes valorados, al término de cada convocatoria. 8 Se entregan de forma oportuna, actualizada y completa, los informes y estadísticas solicitadas en cada convocatoria, según los requerimientos de la Dirección y lo exigido en el Protocolo de Selección e Incorporación. 9 Se cuenta en el archivo con un aplicativo sistematizado que actualice en tiempo real la entrada y salida de expedientes. 10 Son consultadas todas las fuentes de información requeridas, antes de emitir el concepto y puntaje de la calificación en todos los estudios de seguridad. 11 Se implementan acciones de mejoramiento del proceso de selección y el de formación, como resultado del análisis y conclusiones de los informes realizados sobre las convocatorias. 12 Se diligencian los formatos adecuadamente y bajo los parámetros que se establecen en el instructivo para cada etapa o valoración, en cada convocatoria (firmas, sello, nombres completos, conceptos claros sin enmendaduras ni tachones, etc). Página 193 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 11 POLICÍA NACIONAL 2.5.9 Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Glosario Clasificación: serán clasificados quienes por razón de una causal de exención, inhabilidad o falta de cupo, hayan sido eximidos de la prestación del servicio militar. Concentración: cumplidos los requisitos de Ley los conscriptos aptos elegidos se citan en el lugar, fecha y hora determinados por las autoridades de reclutamiento, con fines de selección e ingreso, lo que constituye su incorporación a filas para la prestación del servicio militar. Conscripto: joven inscrito para prestar servicio militar. Cuota de compensación militar: el inscrito que no ingrese a filas y sea clasificado debe pagar una contribución pecuniaria al tesoro nacional, denominada “cuota de compensación militar”. El gobierno determinará su valor y las condiciones de liquidación y recaudo. Desacuartelamiento: retirar del servicio militar, mediante acto administrativo. Exámenes de aptitud psicofísica: el personal inscrito se someterá a tres exámenes médicos. Examen de licenciamiento: examen médico que se realiza dos meses antes de terminar el tiempo de servicio militar; se realiza acta de evacuación (pendientes por sanidad y justicia). Inscripción: todo varón colombiano tiene la obligación de inscribirse para definir su situación militar dentro del lapso del año anterior en que cumpla la mayoría de edad, requisito sin el cual no podrá formular solicitudes de exención o aplazamiento. Movilización: es la medida que determina la adecuación del poder nacional de la situación de paz a la guerra exterior, conmoción interior o calamidad pública. Remiso: todo varón que habiendo sido citado a concentración no se presente en la fecha, hora y lugar indicado por las autoridades de reclutamiento. Sorteo: la elección para ingresar al servicio militar se hará por el procedimiento de sorteo entre los conscriptos aptos, el cual podrá cumplirse en cualquier etapa del proceso de acuerdo con el potencial humano y las necesidades de reemplazos en las Fuerzas Militares. Tarjeta de reservista: es el documento con el que se comprueba haber definido la situación militar. Tercer examen: entre los 45 y 90 días posteriores a la incorporación de un contingente, se practicará un tercer examen de aptitud psicofísica para verificar que los auxiliares no presenten inhabilidades incompatibles con la prestación del servicio militar. Página 194 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 12 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01FL-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 2.5.10 Flujograma Instructivo convocatoria 1. Presentar instructivo de convocatoria para aprobación Instructivo . Proyecto convocatoria 2. Realizar estudio del proyecto 3. Realizar los ajustes sugeridos por el mando Institucional ¿El proyecto fue aprobado? NO SI 4. Enviar la convocatoria a las regionales de incorporación Proyecto Instructivo convocatoria 5. Realizar divulgación de la convocatoria Acta de inducción 6. Realizar la charla de inducción a los interesados Acta 7. Verificar cumplimiento de los requisitos mínimos ¿Cumple con los requisitos mínimos? Carpetas NO 8. Informar al interesado que no inicia proceso, pues no cumple los requisitos 9. Entregar carpeta con formatos y documentación requerida Carpetas 10. Insertar información de aspirantes en la base de datos SIADMI SIADMI 11. Recepcionar las carpetas de aspirantes verificando la documentación anexa A Página 195 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 12 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01FL-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 A ¿Cuenta con la documentación completa? SI 12. Notificar al aspirante que no se inscribe hasta entregar la documentación completa NO . . 13. Inscribir al aspirante y registrar datos en el SIADMI . 14. Programar valoración médica general y odontológica 15. Realizar valoración Médica y odontológica . Concepto 16. Evaluar resultados de exámenes médicos y odontológicos y registrarlos en el SIADMI ¿El aspirante se ajusta al perfil NO requerido? SI . Listado de inscripción Listado Listado de programación Listado SI . NO 17. Verificar el motivo por el cual el aspirante no sigue en el proceso. ¿El aspirante fue aplazado? NO SI 18. Informar al aspirante que tratamiento debe realizarse, y plazo para presentarse 19. Verificar si el aspirante se presento dentro del plazo otorgado ¿Se presento dentro del plazo NO establecido? SI 22. Programar valoración físicoatlética y morfofuncional ¿Entrego documentación dentro de los términos? Listado de Programación Listado 23. Realizar valoración morfofuncional B Página 196 de 497 . . 20. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso 21. Notificar al aspirante que finaliza proceso HOJA DE PRESENTACIÓN 12 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01FL-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 B 24. Evaluar los resultados valoración morfofuncional y registrarlos en el SIADMI ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI NO 25. Remitir al médico para Nueva valoración . 26. Emitir concepto médico sobre condición física 27. Realizar prueba físicoatlética Resultados Prueba Concepto 28. Recepcionar y evaluar los resultados de la prueba ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? NO SI ¿Puede NO presentar la prueba fisicoatletica? SI ¿Es primera NO vez que no supera la prueba? SI 29. Programar nueva fecha para realizar prueba dentro del plazo establecido . . 33. Programar valoración psicológica Listado de programación 34.Realizar valoración psicológica . . 31. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso 32. Notificar al aspirante que finaliza proceso Listado 30. Verificar si el aspirante se presento dentro del termino establecido ¿cumplió a la presentación? . . SI Resultados Prueba 35. Recepcionar y evaluar los resultados de la valoración psicológica C Página 197 de 497 NO HOJA DE PRESENTACIÓN 12 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS AUXILIARES DE POLICÍA Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT01FL-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 C . ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 36. Enviar expedientes para evaluar resultados valoraciones médica, odontológica, físico atlética, psicológica NO . ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? Expediente Concepto . NO ¿El aspirante fue aplazado? NO . SI 42. Emitir concepto de valoración médica, odontológica físico atlética y psicológica SI Concepto 37. Solicitar concepto a especialista Concepto 38. Recepcionar concepto del especialista . 43. Programar Estudio de Seguridad 39. Evaluar concepto de especialista 44. Realizar estudio de seguridad ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 45. Publicar listados Personal admitido y notificar NO . 40. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso 46. Realizar presentación de auxiliares a Escuelas. 41. Notificar al aspirante que finaliza proceso 47. Realizar seguimiento de los Auxiliares 48. Presentar informe de Seguimiento de los Auxiliares Solicitud Informe Informe Página 198 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2.5.11 Descripción del proceso ACTIVIDAD COMO Realiza un documento con las 1. Presentar proyecciones de compromisos por proyecto de Regional, requisitos, valoraciones, convocatoria para criterios de ajuste al perfil y aprobación. cronograma para su desarrollo. 2. Realizar estudio del proyecto. 3. Realizar ajustes sugeridos por el mando Institucional. 4. Enviar a las Regionales de incorporación. RESPONSABLE Dirección de Incorporación. Grupo Coordinación Servicio Militar Efectuar el respectivo análisis del Jefe Oficina de proyecto verificando que se ajuste a Planeación los requerimientos y perfil de la DIPON. planta de personal solicitado. Efectuar los ajustes propuestos por Dirección de el mando institucional para Incorporación. complementar el proyecto de Grupo convocatoria de reclutamiento en el Coordinación periodo que corresponda. Servicio Militar. DOCUMENTO ENTRA SALE Requerimiento en la planta de personal para Proyecto de prestar el convocatoria. servicio militar en la PONAL. Observaciones sobre el proyecto para su ajuste. Se enviara el documento de convocatoria aprobado por el mando institucional por correo Dirección de electrónico, fax o en su defecto por Incorporación. correo certificado. De igual manera Grupo se enviará copia a la Dirección de Coordinación Reclutamiento y Control de Servicio Militar. Reservas del Ejército, a través de la Oficina de coordinación. Página 199 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS La ejecución del plan anual Convocatoria con de incorporación poco tiempo de cumpliendo los tiempos ejecución. establecidos. Demora en la aprobación del proyecto. Dar seguimiento al proyecto. Convocatoria incompleta. Verificar las correcciones o acciones sugeridas al proyecto de convocatoria presentado. Mala interpretación del contenido de la Instructivo de convocatoria e convocatoria instructivos. para las Instructivos y Regionales que convocatoria que participaran en no llegue a su el proceso de lugar de destino selección. en el tiempo establecido. Establecer y utilizar diferentes canales de comunicación. Verificar recibo y comprensión del contenido de la convocatoria. HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE ACCIONES PREVENTIVAS Solicitar a las Regionales Durante la reunión de planeación se de Incorporación copia del evalúa la convocatoria anterior y se acta de planeación con la hacen los ajustes necesarios, se firma de todos los planea la divulgación, se fijan los No elaborar funcionarios que en ella Grupo horarios de atención y entregas de planeación de la participaran. Coordinación. resultados, se elabora cronograma convocatoria y Servicio Militar. y agenda de etapas y profesionales dejarla al azar Realizar acciones de Instructivo de la Acta firmada con que se cuenta, se hace la seguimiento y control a Grupo de convocatoria. por todos los agenda de programación para que Cambios en las esta etapa. 5. Realizar Divulgación. funcionarios los Grupos de Incorporación fechas y divulgación de la Informes de que presenten aspirantes a las compromisos de Utilizar medios de convocatoria. Jefes de evaluación de participarán en valoraciones para iniciar el proceso, entrega, durante comunicación de amplia Regionales y las anteriores el proceso de se asignan responsabilidades, el desarrollo de la cobertura Grupos de convocatorias. selección. compromisos y se elabora acta. convocatoria. Incorporación en Incluir en el plan de cada Ejecutar la totalidad de las Poca difusión de compras recursos para la departamento. actividades contempladas en el convocatoria. divulgación. procedimiento de divulgación de la convocatoria, tanto a nivel interno Asignar a un funcionario en como externo. cada Regional para que lidere el proceso. Una vez realizada la actividad de Jefe Grupo de Información Capacitar de manera divulgación de la convocatoria, se Incorporación en imprecisa que adecuada a los 6. Realizar charla efectúa con los interesados las cada genere falsas encargados de realizar las Medios Acta de de inducción a los respectivas charlas de inducción, departamento. expectativas a los charlas de inducción. audiovisuales. Instrucción. interesados. para informar el proceso que interesados. inician, requisitos que deben Encargado del Planear la charla de cumplir, documentación que deben proceso en cada No realización de inducción en el ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE Página 200 de 497 RIESGOS HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE presentar, costos, beneficios, Regional. exigencias y demás aspectos que interesen al aspirante y faciliten la comunicación y expectativas sobre el proceso. la charla de inducción. 9. Entregar carpeta con formatos y documentación requerida. Una vez el aspirante se presente, se hace entrega de la carpeta con los formatos para diligenciar y la lista de documentación requerida. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Encargado del proceso en cada Regional. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Encargado del proceso en cada Regional. Página 201 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS cronograma de trabajo. Garantizar la atención al público mínimo 8 horas al día, de lunes a domingo. Al momento de realizar la Permitir iniciar revisión de requisitos proceso a mínimos realizar una personas que no atención personalizada. cumplan con los requisitos Elaborar un registro mínimos para sistemático de revisión de adelantar el documentos y requisitos proceso. por aspirante. Jefe Grupo de Incorporación en 7. Verificar Revisar cuidadosamente, con lista cada cumplimiento de en mano, que el aspirante cumpla departamento. los requisitos con los requisitos exigidos para el mínimos. ingreso. Encargado del proceso en cada Regional. Como ya se verifico que no cumple 8. Informar al con los requisitos para participar en interesado que no la selección, se debe informar al cumple con aspirante que no puede iniciar requisitos. proceso de servicio militar en la Policía Nacional. RIESGOS No informar al Notificar en forma aspirante en inmediata a quien no forma oportuna y cumpla con los requisitos adecuada, que no que no puede participar en puede participar el proceso. en el proceso. Carpetas. No radicar la entrega de carpetas. Presentar informes periódicos de carpetas entregadas, con copia del registro en el libro correspondiente. HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 10. Insertar información de aspirantes en aplicativo SIADMI. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No actualizar en forma oportuna y permanente la información. Alimentar la base de datos en forma inmediata cada vez que se deba registrar algún dato, hecho, examen o prueba de ingreso del aspirante. Encargado del Carpetas con proceso en cada documentos. Regional. Presentación de carpetas incompletas dando origen a reclamaciones o desgastes en el desarrollo del proceso. Llevar como medida de control una sábana de registro de documentos y requisitos. No presentación de documentos por parte de los aspirantes en el tiempo establecido. Verificar que el aspirante que deba anexar documentos, se notifique del plazo fijado. RESPONSABLE Jefe Grupo de Se debe ingresar la totalidad de los Incorporación en datos requeridos en el aplicativo cada SIADMI, para mantener un control departamento. sobre la totalidad de los aspirantes que inscritos, logrando mantener un Encargado del registro de aspirantes rechazados y proceso en cada el hecho que lo motivó. Regional. Recibir físicamente la carpeta del 11. Recepcionar aspirante con cada uno de los las carpetas de formatos debidamente aspirantes y diligenciados, verificando que se verificar la anexe la totalidad de los documentación. documentos requeridos. Fecha de emisión: 22/03/06 12. Notificar al aspirante que no se hace la inscripción hasta que enttrege la documentación completa. Como se verificó que la documentación no se encontraba completa, se debe notificar al aspirante que dentro del plazo establecido debe presentarla o no podrá participar en el proceso. Encargado del proceso en cada Regional. 13. Inscribir aspirantes y registrar datos en el SIADMI. Como ya se verificó el diligenciamiento de formatos, requisitos, documentos vigentes y completos, se debe realizar elprocedimiento de inscribir aspirantes y registrarlos en el Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Encargado del proceso en cada Página 202 de 497 Actualización del SIADMI. Pérdida de carpeta. Listado de inscripción. Revisión diaria de inscripciones comparándola con la No registrar la recepción de carpetas, inscripción en el formatos y documentos. libro de esa HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE SIADMI con todos los datos Regional. completos, tomando huella dactilar del aspirante en los formatos exigidos. Al verificar que el aspirante cuenta con toda la documentación, se 14. Programar procede a programarlo para que se valoración realice las valoraciones de médico médica general y general y odontológia; odontológica. programación que debe ser publicada y notificada al aspirante por escrito. Fecha de emisión: 22/03/06 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS función. Publicar listados en fechas establecidas con No comunicar en anterioridad y en forma forma oportuna al Listado de periódica aspirante la fecha programación de valoración. para valoración Publicar listados en No contar con el médica y lugares asequibles al número de odontológica. público con la suficiente profesionales información y antelación a requeridos. la fecha de las valoraciones. No contar con instalaciones adecuadas para Capacitar sobre causales la valoración. de no aptitud. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento en coordinación con el Jefe de la Regional. 15. Realizar valoración médica, odontológica. Médico y Ejecutar la totalidad de las odontólogo de actividades contempladas en los Sanidad asignado procedimientos para realizar al proceso de valoraciones médica y odontológica. selección. 16. Emitir concepto de Realizar la respectiva lectura de los Médico y diagnósticos emitidos por cada uno odontólogo de Exámenes y conceptos Página 203 de 497 Desconocimiento de la normatividad sobre causales de no aptitud por parte de los profesionales Conceptos para Existencia de notificación a contradicciones Inclusión en el plan de compras de los elementos necesarios para la valoración. Idoneidad y claridad en los conceptos emitidos por los HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ACCIONES RIESGOS PREVENTIVAS ENTRA SALE valoraciones de los profesionales que realizan Sanidad asignado médico y aspirantes entre el concepto médicos y odontólogos. médica y las valoraciones, para verificar si el al proceso de odontológico. resultados de la y la normatividad. odontológica y aspirante se ajusta al perfil, debe selección. valoración. Desarrollar las registrarlos en el ser aplazado por tener que No identificar valoraciones en el tiempo SIADMI. realizarse algún tratamiento, o debe problemas de establecido. ser notificado que no puede seguir salud en los en el proceso, y registrar dicha aspirantes al información en el SIADMI. momento de la valoración. Tener en cuenta que como el Realizar ejercicios de 17. Verificar el Médico y aspirante no continuo en el proceso, Conceptos retroalimentación sobre motivo por el cual odontólogo de se debe confirmar el motivo por el contradictorios o normatividad y Protocolo el aspirante no Sanidad asignado cual ocurrió este hecho, verificando no soportados en de Selección con los sigue en el al proceso de si queda aplazado o finaliza el la normatividad. profesionales de Sanidad proceso. selección. proceso. asignados al proceso. Colocar en condición de aplazados a Establecer y definir qué 18. Informar al En caso que el aspirante quede en aspirantes que tratamientos pueden Médico y aspirante qué condición de aplazado, se le debe requieran tiempo desarrollarse en los odontólogo de tratamiento debe informar el tratamiento que debe superior al tiempos programados para Sanidad asignado realizarse y seguir y el plazo establecido para establecido en el superar la valoración. En al proceso de tiempo limite para que se presente y pueda continuar desarrollo de la caso contrario invitar al selección. presentarse. en el proceso. valoración aspirante a presentarse en impidiendo que futuras convocatorias. puedan superar la valoración. 19. Verificar si el Constatar con los listados de Jefe Grupo de Listado de No cumplimiento Fijar plazos prudentes y de aspirante se personal aplazado, que aspirantes Incorporación en notificación de plazos estricto cumplimiento para ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE Página 204 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD presentó dentro del plazo establecido. 20. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE se presentaron dentro del plazo establecido y cuales no cumplieron para que sean descartados y sus nombres publicados en el personal que no continúa en proceso. cada departamento. Encargado del proceso en cada Regional. Funcionario Enviar los expedientes del personal encargado del que no continúa en proceso Archivo en las mediante oficio al archivo de la Regionales de Regional, para que reposen como Incorporación. antecedente, verificando que el Jefe Grupo de acceso a los mismos sea Incorporación en restringido. cada departamento. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE aspirantes que no continúan en proceso. ACCIONES PREVENTIVAS la entrega de exámenes o tratamientos, con el respectivo control de fechas de presentación en una base de datos. Formalizar la entrega de Pérdida o mal expedientes mediante Expediente del archivo de oficio. proceso de expedientes que selección e impidan consultar Asignar un funcionario de incorporación. antecedentes en la Regional en forma forma rápida. permanente para el manejo del archivo. 21.Notificar al aspirante que finaliza el proceso de selección Si al verificar los resultados de los exámenes practicados, se encontró que el aspirante no se ajusta al perfil requerido, se debe publicar el listado de los aspirantes que no continúan, estableciendo la fecha en que se devolverán los documentos. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Listado de notificación. 22. Programar valoración Después de la publicación de los resultados de los aspirantes que Jefe Grupo de Incorporación en Listado de programación Página 205 de 497 RIESGOS No publicar listados de notificación de aspirantes que no Formalizar la notificación continúan de aspirantes por escrito. proceso. Realizar la entrega de Mantener en el documentos en forma archivo inmediata después de la expedientes de notificación. aspirantes que no continúan en el proceso. No informar a los Notificar a los aspirantes aspirantes la por escrito el día, hora y HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD físico-atlética y morfofuncional. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE superaron las valoraciones por cada medicina general y odontología, se departamento. programará la valoración físico atlético y morfofuncional. Encargado del proceso en cada Regional. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO RIESGOS ENTRA SALE para valoración fecha de la físico-atlética y valoración. morfofuncional. No aclarar los elementos deportivos que debe llevar el aspirante para presentar la prueba. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el Licenciado en procedimiento para realizar educación física. valoración físico-atlética y morfofuncional. Realizar la lectura de los conceptos y diagnósticos emitidos por cada 24. Evaluar los uno de los profesionales que resultados de la realizaron las valoraciones, para Licenciado en valoración verificar si el aspirante puede seguir educación física. morfofuncional. en el proceso o no, a la vez que se va registrando la información en el SIADMI. Si al momento de realizar la valoración morfofuncional el 25. Remitir al aspirante presenta cierto riesgo en Licenciado en médico para su salud por la contextura física se educación física. nueva valoración. remitirá al médico para que valore nuevamente y emita un concepto ACCIONES PREVENTIVAS lugar de las pruebas, así como de los elementos con se debe presentar. 23.Realizar valoración morfofuncional Página 206 de 497 Alteración de Idoneidad y objetividad en conceptos en los los conceptos emitidos por resultados. los profesionales que dirigen la realización de las Contradicciones pruebas. en los resultados. Expediente para revisión médica. Permitir que aspirantes con posibles evidencias de paros cardio respiratorios Contar con el tiempo y los elementos necesarios por parte del Licenciado en educación física para remitir el aspirante a revaloración médica. HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE que permita tomar una decisión referente a la presentación de la prueba por parte del aspirante o la exclusión del proceso. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS presenten la prueba físicoatlética. 26. Emitir concepto médico sobre condición física. Expedir un nuevo concepto medico, mediante el cual se establece si la Médico de condición física del aspirante es Sanidad asignado apta para presentar la prueba, o por al proceso de el contrario esta es superior a su selección. capacidad. 27. Realizar prueba físicoatlética. Si de acuerdo con los resultados obtenidos en la valoración morfofuncional, la condición física Licenciado en del aspirante le permite practicar la educación física. prueba física, se debe ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento. 28. Emitir concepto de la valoración físicoatlética y Realizar la respectiva lectura de los resultados de la pruebas, para Licenciado en verificar si el aspirante continua a la educación física. siguiente valoración, o debe realizar Concepto de aptitud o no aptitud. Planilla de resultados de prueba realizada. Página 207 de 497 Formato de valoración físico-atlética diligenciado. Autorizar la presentación de la prueba físicoatlética a aspirantes con Idoneidad y objetividad en deficiencia la emisión de los cardiorrespiratori conceptos para presentar a que al momento prueba físico-atlética. de aplicar la prueba corra riesgo su integridad física Problemas en salud no Idoneidad y objetividad en detectados los conceptos de durante los valoración médica. exámenes médicos Prever la aplicación de los primeros auxilios en el sitio Accidentes de aplicación de la prueba. durante la prueba Objetividad en la Contradicciones calificación de las pruebas. en los resultados de la prueba Conocimiento de criterios HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA En el evento de no superar la prueba física por primera vez, se programa al aspirante para una Licenciado en segunda prueba, dando un tiempo educación física prudente para que el aspirante pueda mejorar su condición física. 30. Verificar si el aspirante se presentó dentro del término establecido. Como se programó una nueva fecha para realizar la prueba física, se debe verificar si el aspirante se presentó el día programado para realizar dicha prueba o debe ser excluido del proceso. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento. Encargado del proceso en cada Regional. 31. Archivar expedientes de aspirantes que finalizaron proceso. Enviar los expedientes del personal que no continua en proceso mediante oficio al archivo de la Regional, para que reposen como antecedente, verificando que el acceso a los mismos sea restringido. Funcionario encargado del Archivo en las Regionales de Incorporación. Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE morfofuncional y una nueva prueba, dependiendo de registrarlo en el si es la primera. En caso de ser la SIADMI. segunda vez que no la supera, se emitirá concepto de no ajuste al perfil. 29. Programar nueva fecha para realizar prueba dentro del plazo establecido. Fecha de emisión: 22/03/06 Página 208 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS de calificación establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. No informar a los aspirantes la fecha de la Listado de Notificar a los aspirantes valoración. programación por escrito el día, hora y para realización lugar de las pruebas, así No aclarar los de una nueva como de los elementos con elementos prueba. se debe presentar. deportivos que debe llevar el aspirante No cumplimiento Fijar plazos de estricto de plazos. cumplimiento. Formalizar la entrega Pérdida o mal mediante oficio. Expediente del archivo de proceso de expedientes que Asignar un funcionario de selección e impidan consultar la Regional en forma incorporación. antecedentes en permanente para el forma rápida manejo del archivo. HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE 32. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección. Jefe Grupo de De acuerdo al concepto del médico, Incorporación en el aspirante que no está en cada condiciones de presentar la prueba departamento. física, debe ser separado del Encargado del proceso, estableciendo la fecha en proceso en cada que se devolverán los documentos. Regional. 33. Programar valoración psicológica. Se programa la fecha para que se Jefe Grupo de realicen las pruebas psicotécnicas y Incorporación en la entrevista psicológica, mediante cada la publicación de un listado el cual departamento en debe ser ubicado en un lugar de coordinación con acceso al público, especificando el Jefe de la día, lugar y horario. Regional. 34. Realizar valoración psicológica. Ejecutar la totalidad de las actividades contempladas en el procedimiento de la entrevista. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Psicólogo. Página 209 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No publicar listados de notificación de aspirantes que no Formalizar la notificación continúan de aspirantes por escrito. proceso. Listado de Realizar la entrega de notificación. Mantener en el documentos en forma archivo inmediata después de la expedientes de notificación. aspirantes que no continúan en el proceso. Notificar por escrito a través de un listado a los No informar la aspirantes del día, hora y fecha de lugar de aplicación de las Listado de aplicación de pruebas, así como los programación. pruebas elementos con que se psicotécnicas debe presentar (lápiz, esfero, tajalápiz, borrador, etc). Pérdida de Reuniones de objetividad en las retroalimentación entrevistas por periódicas entre el Jefe de tener poco tiempo la Regional y los o preferencias psicólogos que participan particulares. en el proceso, con el fin de revisar el Protocolo de HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Hacer la revisión de todos los antecedentes con que cuenta el psicólogo (hoja de vida, pruebas 35. Emitir psicotécnicas, competencias concepto de laborales y desempeño en la valoración entrevista) y emitir concepto de psicológica y ajuste o no ajuste al perfil del registrarlo en el aspirante de acuerdo con los SIADMI. requerimientos para el servicio de policía e insertar resultados en el SIADMI. Después de realizar y tener los 36. Enviar conceptos de las valoraciones expedientes para médica, odontológica, físico-atlética revisión de la – morfofuncional y psicológica se capacidad envían expedientes a Sanidad para psicofísica. la revisión de la capacidad RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Psicólogos que participan en el proceso de selección. Jefe Regional de Incorporación en coordinación con Jefe de Sanidad. Página 210 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Lugar inadecuado Selección e Incorporación, para realizar la instrucciones especificas entrevista que de cada convocatoria y impida criterios de entrevista. privacidad. Programación del tiempo y lugar de entrevista desde el momento de planeación de la convocatoria para solicitar, en caso de requerirse el apoyo con la suficiente anterioridad. Alteración en los Estricto control en los resultados de las resultados de la valoración, pruebas evitando alteración en el Concepto de la psicológicas por concepto y puntaje de la valoración parte de terceros. valoración. psicológica en Desconocimiento Diligenciar por parte del el respectivo de los criterios de psicólogo el formato de la formato del calificación al valoración, tan pronto se expediente. momento de termina la valoración emitir el concepto buscando ser lo más de ajuste al perfil. concreto y preciso Pérdida de Enviar expedientes con su expedientes. respectivo oficio remisorio Expedientes. RIESGOS No contar con el Coordinar con Medicina profesional laboral para revisión de idóneo. expedientes. HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS psicofísica por parte de Medicina Laboral. 37. Solicitar concepto a especialista. En caso que el profesional de Medicina Laboral requiera concepto o valoración clínica especializada adicional a los registrados en el expediente, enviará al aspirante a un especialista, para valoración o examen en Laboratorio avalado por Sanidad. Como el aspirante requirió de un concepto de especialista porque se encontró una contradicción o dudas 38. Recepcionar en las diferentes valoraciones y concepto de exámenes, se debe recepcionar especialista. dicho concepto verificando que sea entregado dentro de los términos establecidos. Médico de Medicina Laboral Jefe Regional de Incorporación. Médico de Medicina Laboral. Jefe Regional de Incorporación. Concepto de especialista. Página 211 de 497 Prever un lugar adecuado No contar con el para revisión de tiempo suficiente expedientes. para revisar los expedientes, lo Revisar periódicamente los que impide expedientes evitando evaluar en detalle congestión y saturación de Remisión de los resultados del expedientes y sobrecarga aspirante a aspirante en las laboral. valoración valoraciones, especializada. posibilitando Prever por parte de dejar pasar Sanidad los laboratorios y aspectos profesionales que pueden fundamentales de emitir conceptos salud en el especializados, que aspirante. garanticen la calidad en la entrega de resultados. Asignar un funcionario de Incorporación para que Suplantación de acompañe al aspirante al aspirantes. momento de realizar la valoración. Vulnerar la Prever acciones de seguridad del coordinación para evitar concepto emitido intermediarios en el por especialista. transporte y entrega de conceptos HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 39. Evaluar concepto de especialista. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Una vez recepcionado el concepto del especialista dentro de los términos establecidos se evalúa y Médico de emite concepto de capacidad Medicina Laboral. psicofísica del aspirante para continuar o no, en el proceso de selección. Enviar los expedientes del personal 40. Archivar que no continua en proceso expedientes mediante oficio al archivo de la de aspirantes que Regional, para que reposen como finalizaron antecedente, verificando que el proceso acceso a los mismos sea restringido. Fecha de emisión: 22/03/06 Funcionario encargado del archivo en las Regionales de Incorporación. Posterior a la revisión del expediente para emitir concepto de 41. Notificar al capacidad psicofísica, se elabora Jefe Grupo de aspirante que listado de resultados para notificar a Incorporación en finaliza proceso los aspirantes que no superaron cada de incorporación. valoración e informar què trámite departamento. debe realizar en desarrollo del proceso. Página 212 de 497 Concepto de capacidad psicofísica. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Contradicción en el concepto por desconocer los requerimientos y especificaciones en la norma. Enviar la solicitud de nuevo examen con las especificaciones requeridas, que permita soportar y definir el concepto. Formalizar la entrega de Pérdida o mal expedientes mediante Expediente del archivo de oficio. proceso de expedientes que selección e impidan consultar Asignar un funcionario de incorporación. antecedentes en la Regional en forma forma rápida. permanente para el manejo del archivo. No publicar listados de Formalizar la notificación notificación de de aspirantes por escrito. aspirantes que no continúan en proceso. Mantener en el Realizar la entrega de archivo documentos en forma expedientes de inmediata después de la aspirantes que no notificación. continúan en el proceso HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No realizar actividad de emisión del concepto de capacidad psicofísica. Formalizar por escrito con el Jefe de Sanidad que el compromiso de emitir el concepto de capacidad psicofísica es responsabilidad de esa Contradicciones unidad. en los diferentes conceptos de Realizar reuniones con la profesionales. totalidad de profesionales antes, durante y después Diligenciamiento del proceso para analizar incompleto de casos especiales. formatos. 42. Emitir concepto de capacidad psicofísica. Después de realizar las valoraciones que permiten emitir el concepto de capacidad psicofísica, Médico de corresponde a Sanidad declarar la Medicina Laboral. aptitud o no, de los aspirantes de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1796/2000. Concepto de capacidad psicofísica. 43. Programar Estudio de seguridad. Buscando evitar desgaste de tiempo y profesionales, se incluye la programación de estudio de seguridad posterior a la emisión del concepto de capacidad psicofísica. Jefe Grupo de Sin embargo, es potestativo del Incorporación en Jefe de la Regional ordenar la cada realización de estas valoraciones en departamento. el momento que estime conveniente de acuerdo con la disponibilidad de profesionales, el desarrollo mismo de la convocatoria y el compromiso establecido a cada Regional. Realizar valoraciones a No separar los formatos de aspirantes que ya las valoraciones del han sido expediente, de tal manera Listado de declarados no que se pueda verificar con programación aptos en las anterioridad a la de estudios de valoraciones que realización del estudio o seguridad. comprenden la visita, si el aspirante, hasta calificación de la ese momento ha superado capacidad las otras valoraciones. psicofísica. Página 213 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 44. Realizar estudio de Seguridad. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Como se programó al aspirante para realizar estudio de seguridad, Investigadores. se debe ejecutar la totalidad de las Jefe Grupo de actividades contempladas en el Incorporación en procedimiento estudio de seguridad, cada incluyendo un acercamiento con la departamento. familiar y el lugar de residencia del aspirante. Página 214 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Contar con la cantidad e idoneidad de los Contar con poco profesionales necesarios tiempo para la para el estudio de realización de los seguridad. estudios de seguridad Prever con la suficiente perdiéndose la anterioridad los objetividad. requerimientos necesarios para realizar los No contar con los desplazamientos e medios logísticos incluirlos en los planes de necesarios para compras buscando realizar los garantizar su realización. desplazamientos. Coordinar desde el nivel No contar con central que dirige el convenios con las proceso de selección y en entidades cada una de las públicas y de ser Regionales convenios posible con formales de intercambio de privadas que información, buscando permitan verificar evitar la vinculación de antecedentes e infiltrados o aspirantes que identidad de los por su comportamiento aspirantes. social, no deben pertenecer a la institución . HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 45. Publicar listados de personal seleccionado y notificar. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Luego de haber seleccionado el personal que supero todas las valoraciones del proceso de selección se publica listado y se notifica por escrito mediante acta. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Grupo de Incorporación en cada Lista de Acta de departamento. seleccionados. notificación. Encargado del proceso en cada Regional. Mediante oficio cada Regional de Incorporación hace entrega de aspirantes y de expedientes del proceso de selección a la Escuela de Policía correspondiente, coordinando la realización del 46. Realizar segundo examen de aptitud Jefe Regional de presentación de psicofísica durante las primeras 48 Incorporación. aspirantes. horas del ingreso, de tal manera que en caso de que algún aspirante no supera la valoración se pueda realizar el cambio sin perder el cupo formalmente establecido en el acta que se entrega a los Distritos Militares. Durante la instrucción se realizarán Jefe Regional de acciones de seguimiento a los Incorporación en 47. Realizar auxiliares para contar con los coordinación con seguimiento de antecedentes necesarios al las Escuelas. estudiantes. momento del tercer examen para Encargado del realizar los respectivos proceso en cada desacuartelamientos. Regional. Página 215 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No lograr ubicar y Informar a los aspirantes por ende notificar fechas tentativas en que a los aspirantes deben presentarse para seleccionados conocer listado de con la suficiente aspirantes seleccionados. anterioridad. Presentación de aspirantes con Oficio de incapacidades presentación de por accidentes aspirantes recientes a las seleccionados y Escuelas de expedientes. Formación. Realizar un examen de comprobación de condiciones físicas. Realizar seguimiento permanente a los aspirantes durante el segundo examen y presentar reemplazos. Incluir en las agendas de No contar con el trabajo de los personal de profesionales acciones de profesionales que verificación que permitan realice acciones hacer seguimiento a la de seguimiento. condición psicofísica de los auxiliares. HOJA DE PRESENTACIÓN 13 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 48. Presentar informe seguimiento de Auxiliares. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: ADMINISTRAR PROCESO Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR AUXILIARES DE POLICÍA Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT01DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Al finalizar el periodo de instrucción, se realizará evaluación, análisis, Jefe Regional de conclusiones y recomendaciones, Incorporación en del proceso de selección coordinación con adelantado, especificando los casos las Escuelas. de auxiliares desacuartelados en tercer examen. Informe evaluativo. COMO Página 216 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Incluir en las agendas de No contar con el trabajo de los personal de profesionales tareas de profesionales que verificación que permitan realice acciones hacer un seguimiento, de seguimiento a análisis, conclusiones y los auxiliares acciones de mejoramiento durante la sobre el proceso de instrucción. selección e incorporación. RIESGOS CAPITULO 3 PROCEDIMIENTOS DESARROLLOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN E INCORPORACIÓN Página 217 de 497 4.1. GENERALIDADES Uno de los factores fundamentales en el cumplimiento de la administración de personal en la Policía Nacional, lo constituye el adecuado proceso de selección e incorporación del recurso humano, toda vez que su naturaleza va encaminada a la aceptación de los miembros que la conforman. La selección es un proceso permanente, a través del cual se evalúan aptitudes, características, e intereses que posee el aspirantes, relacionándolas con las exigencias para la realización de los cargos, con el fin de proveer a la institución las personas adecuadas, buscando la mejor utilización de sus competencias en aras de la satisfacción particular y el mejor beneficio para la institución. A continuación se describen los procedimientos que hacen parte del proceso de selección: Divulgación. Inscripción. Exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Valoración médica. Valoración odontológica. Valoración físico-atlética y morfofuncional. Valoración psicológica. Valoración sociofamiliar. Estudio de Seguridad. Consejo de Admisiones. Entrega de aspirantes y Seguimiento de estudiantes. En cada una de ellas se especifican: responsables, fundamento legal, objetivos específicos, metas, indicadores de gestión, procedimiento, criterios de seguimiento y autoevaluación y flujograma con el objetivo de brindar a los funcionarios que participan en el proceso de selección los parámetros con los cuales se puede garantizar la estandarización de cada procedimiento, indistintamente del lugar y el profesional que realice la valoración. La trayectoria y experiencia obtenida desde la creación de la División de Selección e incorporación en la institución, ha permitido que lo plasmado en el presente capítulo recopile toda la información necesaria y suficiente para que cada uno de los profesionales y funcionarios que participe en la realización de las valoraciones, se acoja a la normatividad, ejecute los procedimientos de acuerdo con los estándares de calidad y emita los conceptos a los aspirantes de ajuste o no, al perfil requerido, de acuerdo con las necesidades y exigencias que le permitan posteriormente a los funcionarios desempeñar adecuadamente las labores propias de los diferentes cargos. Página 218 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL 3.2. DIVULGACIÓN 3.2.1 Responsables Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: La actividad que se desarrolle en materia de divulgación de la convocatoria será gerenciada por la Dirección de incorporación, unificándose los criterios para su difusión a nivel de las Regionales y Grupos de Incorporación 3.2.2 Fundamento legal La Policía Nacional en cada una de las convocatorias de los procesos de selección ha suministrado una serie de directrices y parámetros que permiten fijar las estrategias a desarrollar en la etapa de divulgación, para el proceso de selección. 3.2.3 Objetivos específicos Brindar información relacionada con el "quehacer de un profesional de policía" y sobre las diferentes convocatorias que ofrece la Policía Nacional para adelantar los cursos de formación y capacitación policial, a la comunidad. Incrementar la calidad y cantidad de aspirantes a las diversas convocatorias de selección para los cursos de formación y capacitación, que cumplan con el perfil exigido para ingresar a la Policía Nacional. Implementar estrategias de divulgación a través del desarrollo de campañas, utilizando los medios de comunicación disponibles, para ampliar la cobertura, posicionar y fortalecer la carrera policial, como una alternativa profesional. 3.2.4 Metas Ampliar a un 100% la cobertura de las campañas de divulgación en la jurisdicción de cada Regional de Incorporación que lleve a posicionar y fortalecer la carrera policial como una alternativa profesional. Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la etapa de divulgación del proceso de selección e incorporación. 3.2.5 Indicadores de gestión Página 219 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. INDICADOR META 1 No. de colegios visitados al año para dar a conocer el proceso de selección. No. de colegios existentes en la cobertura de la Regional con estudiantes de undécimo grado. 100% 2 3 4 5 3.2.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL No. de convenios vigentes sobre acciones de divulgación realizadas con las Universidades existentes en la cobertura de la Regional. No. de universidades existentes en la cobertura de la Regional. No. de convenios sobre acciones de divulgación con entidades de educación técnica o tecnológica existentes en la cobertura de la Regional por año. No. de entidades de educación técnica o tecnológica existentes en la cobertura de la Regional. No. de elementos adquiridos para realizar la divulgación No. de elementos necesarios para realizar la divulgación (plan de necesidades). No. De avisos de prensa publicados en el diario local sobre las convocatorias. No. de convocatorias adelantadas en la Regional al año. 100% 100% 100% 100% Lineamientos para el desarrollo de la etapa de divulgación Entendiendo la comunicación como la transferencia de información de un emisor a un receptor, las personas de la Institución que forman parte del equipo de incorporación y atienden público se asegurarán que al emitir un mensaje, quien lo escuche, lo comprenda. Se requieren funcionarios preparados y dispuestos a proporcionar una información veraz, objetiva, clara, concisa, que produzca interés, atención, impacto y motivación en el receptor. Los funcionarios que laboren en las Regionales de Incorporación tienen la responsabilidad de proyectar la mejor imagen de la institución, al atender al público. Toda interacción entre un funcionario y un aspirante o persona interesada en vincularse a la institución debe realizarse bajo la premisa que aún cuando un aspirante no logre Página 220 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: ser miembro activo de la Institución, es una persona que en su condición de ciudadano, si recibe buen trato, sentirá respeto y solidaridad por la Policía Nacional. Elaboración y desarrollo de estrategias de comunicación: Es fundamental y necesario diseñar estrategias de divulgación para las convocatorias a los procesos de selección que ofrece la Policía Nacional; utilizando en forma permanente los diversos medios de comunicación a través de los cuales se da a conocer el quehacer de la profesión de policía, manteniendo vigente en la comunidad la razón de ser Institucional. El primer paso que se debe adelantar es realizar la identificación del público objetivo. Cada convocatoria tiene un perfil establecido que debe cumplir el aspirante. Al tener identificado el perfil a través de un estudio de mercado se puede ubicar para llegar con un mensaje que motive y/o afiance a los interesados en la decisión de formarse como profesional de policía. De acuerdo con las características estipuladas en el perfil establecido en la convocatoria, se define la población objeto y una vez definida esta, se hace un estudio de mercado, teniendo en cuenta las características relacionadas con: gustos, ubicación geográfica, nivel económico, social y cultural, lo cual ayuda a definir el mensaje y seleccionar los medios que nos garanticen que la divulgación cumpla con su fin. En caso que se tenga claro que la población objeto está dispersa en toda la sociedad hay que utilizar estrategias abiertas. Una vez definida la ubicación de la población objeto, es necesario diseñar unas estrategias de comunicación que faciliten llegar con la información sobre las convocatorias al mayor número de personas, minimizando costos y garantizando la eficacia en el proceso de comunicación. Las estrategias de comunicación no se pueden concebir pensando como única alternativa en los medios masivos de comunicación, los cuales para ser utilizados representan gastar grandes cantidades de dinero; existen los medios emergentes, que usarlos cuesta poco y se encuentran al alcance de todos. Como se afirmó anteriormente la estrategia de divulgación se estructura en la utilización de los canales internos y externos. Canales de comunicación internos: Los miembros de la Policía Nacional deben enfocar sus esfuerzos al cumplimiento de la misión institucional; para lograrlo, es fundamental estar informados de manera completa, veraz y oportuna sobre las políticas que se desarrollan en su interior. En la Institución se requiere prever espacios emergentes de comunicación que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valores en la Policía, sentimientos de pertenencia y valoración del integrante como talento humano, que ayuda al fortalecimiento de la Institución. Cuando los miembros de la Policía Nacional están enterados de lo que ocurre en la misma, se sienten más identificados y con un alto sentido de pertenencia porque manejan el conocimiento, lo cual los posiciona como personas más fuertes, seguras y comprometidas. Los anteriores planteamientos son suficientes para afirmar que ante la posibilidad de poner en marcha una estrategia de comunicación externa para promocionar una convocatoria, es necesario diseñar la estrategia para difundir al interior de la Institución sobre la apertura de la convocatoria. Los miembros de la Policía Nacional deben poseer la suficiente información sobre el proceso, lo cual es fundamental para que sirvan de Página 221 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: multiplicadores del mensaje y en determinado momento ofrezcan una respuesta satisfactoria a los ciudadanos que estén interesados en conocer sobre el mismo. Para lograr este propósito, es necesario hacer un diagnostico de los canales de comunicación internos que existen en la jurisdicción de la Regional y utilizarlos para llegar con el mensaje al mayor número de policías. La Policía Nacional de Colombia cuenta con unos canales de comunicación internos que permiten transmitir información a un grupo de personas relativamente amplio. Estos canales son: a. Relación General: es un encuentro propicio para poner en conocimiento del personal de la unidad la información sobre una convocatoria. Es importante tener preparado lo que se va a decir anticipadamente y en lo posible el Jefe de la Regional debe ser quien se dirija al público porque tiene el conocimiento global de todo el proceso de selección e incorporación, por lo cual esta en la capacidad de dar respuesta a cualquier inquietud que surja en el auditorio. b. Charlas y Reuniones: las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar, reflexionar. Lo importante para organizar una reunión y dictar una charla, es contar con un espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación. Se pueden utilizar con grupos pequeños para que estos a su vez se conviertan en transmisores del mensaje a otras unidades policiales. Se puede hacer con ciertos grupos específicos; con el personal civil de la Institución, auxiliares de policía, etc. Muchos de los jóvenes que están prestando su servicio militar en la Institución son un potencial interesante, porque se han ido formando con el perfil que buscamos. Los funcionarios encargados de la divulgación en las Regionales de Incorporación, deben trasladarse a las diferentes unidades de su jurisdicción para desarrollar este trabajo. Parámetros a seguir para dictar una charla interna o externa: El mensaje que se difunda tiene que ser claro y convincente. Fijar la mirada en el público y estar sereno. Establecer afinidad con el auditorio, para brindarle seguridad. El mensaje debe ser organizado y conocer bien el material que se va a presentar, para que el público perciba que le habla una persona instruida que por sus conocimientos cuenta con la autoridad para hacerlo; esto le permite hablar con convicción sobre el tema y dar la información en forma correcta y actualizada. Se recomienda hacer uso del material informativo para documentar los argumentos. Hay que usar las propias experiencias. El público recuerda más los testimonios y experiencias del orador que las estadísticas que éste presenta. Cuando se hace esto inmediatamente percibirán que le habla alguien instruido en el tema. Es necesario llegar temprano al lugar de reunión para poder compartir y conocer las expectativas de los asistentes. Es fundamental preparar un buen comienzo para iniciar la charla, logrando despertar el interés en la misma e infundir confianza al auditorio. No se pueden comenzar la charla diciendo que se tiene mucho material que cubrir y poco tiempo para hacerlo, o que se contó con muy poco tiempo para preparar la charla. No se debe leer la charla, es recomendable tener un esquema de los puntos que se quieren tocar o desarrollar. Si el público es numeroso, utilice un micrófono para que ayude a proyectar la voz, para lo cual debe probar el micrófono con el fin de saber cuán cerca se tiene que hablar. Si se acerca mucho, las "s" y las "t" sonarán como explosivos. Página 222 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL c. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Remitir instructivos, poligramas, circulares: a las Metropolitanas de Policía, Comandos de Departamentos, Distritos y Estaciones de Policía: En estos se suministrará la suficiente información, de tal manera que cuando se divulgue al personal el mensaje llegue claro y entendible. Es importante recalcar, lo necesario que es para la Policía Nacional que la información se difunda a todo el personal. El utilizar este medio de comunicación, implica realizar seguimiento a la difusión, para saber si el documento llegó a las unidades y saber si fue claro. d. Vademécum: es un fólder con hojas intercambiables tamaño carta, con el logotipo de la Unidad, en el que se inserta toda la información posible que sobre la convocatoria deba ser entregada a las personas identificadas como claves dentro de la Institución para el desarrollo del procedimiento de divulgación. (Comandante de departamento, Director de Escuela, Jefe de auxiliares de policía, Jefe de prensa, Jefe de policía comunitaria, Policías de enlaces con otras entidades del Estado, entre otros). e. Los boletines internos: si no existe en las unidades policiales se puede estructurar un boletín informativo sobre la convocatoria. Este debe ser escrito de manera corta y sencilla; no es necesario hacer un trabajo de imprenta, basta con utilizar las herramientas que ofrece un computador y su reproducción puede hacerse por fotocopiado. f. Las carteleras: por lo general las unidades policiales tienen carteleras y pueden ser usadas con el permiso previo del administrador de la misma, ó crear una cartelera propia, la cual debe tener las siguientes características: Ser diseñada para que su lectura se haga de pie, en forma rápida y colectivamente, con una presentación simple, llena de mensaje que pueda ser leída máximo en tres minutos. El tamaño recomendado es 1m. X 1 m. que es la capacidad visual que tiene una persona sin moverse de su sitio. El material más práctico y duradero para su elaboración es corcho-triplex. Para la altura se debe tener en cuenta el promedio de estatura de los colombianos. La parte inferior debe estar a 1.40 cms. del piso y la superior a 2.40 cms. Para la ubicación se debe tener en cuenta instalarla en las vías de circulación concurridas. Para atraer la atención es importante utilizar figuras geométricas como los círculos, rectángulos y cuadrados dentro de la cartelera. g. Correo electrónico: también llamado e-mail, es una forma de enviar información a todos los usuarios de la Institución que tengan cuentas internas, para ello se dialoga con el responsable de informática, explicándole el propósito de utilizar la lista de correo, para enviar el mensaje preparado para tal fin. Este es un canal de comunicación que no genera gastos y por el contrario brinda muchas ventajas, como por ejemplo, ser más rápido que el correo tradicional, y es fácil la distribución a varios destinatarios en forma simultánea. h. Intranet: es una red de información corporativa privada y representa una poderosa herramienta para la difusión de información; utilizándola se puede llegar a un considerable número de usuarios y permite salvar los obstáculos del espacio y el tiempo facilitando una conexión instantánea para que llegue el mensaje. Por este medio se pueden enviar cartas. Las cartas deben ser breves y legibles. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente. Se aconseja no realizarlas en forma múltiple con un destinatario común sino personalizado. i. Revistas: la Policía publica de manera continua dos revistas de carácter institucional con una circulación trimestral que son: La revista de la Policía Nacional y la de la Escuela de Cadetes General Santander. Una Página 223 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: de las muchas formas de utilizar estos medios puede ser escribiendo artículos, crónicas, experiencias, sobre temas relacionados con el proceso de selección e incorporación o sobre la misma razón de ser de la Policía Nacional, para lo cual se debe hacer contacto con la oficina de Comunicación estratégica. j. Televisión: la Institución tiene unos espacios en televisión, que utiliza mediante la producción de los siguientes programas: En Bogotá, en la Dirección General, se realiza la producción del programa para televisión "Policía en Acción" el cual se transmite por Señal Colombia, TV Andina y Canal Institucional. En Barranquilla, se realiza el programa "112 en acción” que se transmite a través del canal Regional Tele Caribe. En Bucaramanga, se emite "Policías en acción - Bucaramanga” por la televisión Regional del Oriente. En Cali, se emite el programa "La Metro” por medio de los canales comunitarios de cable visión y cable unión. Estos espacios pueden ser utilizados para emitir los comerciales que previamente se han producido para televisión, o con propuestas de notas periodísticas relacionadas con las convocatorias. k. Radio: actualmente la Policía Nacional cuenta con 30 frecuencias asignadas por el Ministerio de Comunicaciones, con cubrimiento nacional, las cuales transmiten en las siguientes frecuencias: CIUDAD Arauca Armenia Barranquilla Bogotá Bucaramanga Cali Cartagena Cúcuta Florencia Ibagué Leticia Manizales Medellín Montería Mitú FRECUENCIA CIUDAD FRECUENCIA 93.9 101.4 92.4 102.6 91.7 102.0 106.0 88.7 103.1 100.0 98.9 103.7 96.4 96.5 91.3 Neiva Pasto Pereira Popayán Puerto Carreño Quibdo Riohacha Santa Rosa de Viterbo Santa Marta San José del Guaviare. San Andrés Tunja Valledupar Villavicencio Yopal 97.3 91.6 99.1 94.1 99.3 104.3 88.7 98.1 105.4 91.7 105.5 93.6 92.7 101.8 91.7 Tabla No. 8 Emisoras de la Policía Nacional de Colombia. l. La página Web: aprovechando los avances que diariamente ofrece la tecnología, la Policía Nacional cuenta con un portal institucional, a través del cual se difunde información noticiosa, actividades policiales y gran variedad de temas de interés para la comunidad. El enlace para selección e incorporación, contiene la información suficiente sobre el proceso, para conocimiento de los aspirantes, la cual se actualiza de acuerdos a los parámetros trazados en cada convocaría. Página 224 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: m. Oficinas de Prensa: las unidades de la policía, cuentan con las Oficinas de prensa. Por intermedio de ellas se pueden desarrollar varias acciones entre las que se pueden mencionar: Entregar boletines de prensa a los periodistas, en los cuales se informa sobre la convocatoria. Solicitar al jefe de prensa que le coordine entrevistas, ya sea para radio, prensa o televisión y hablar sobre que es ser policía, quienes pueden ser profesionales de policía, cuál es la responsabilidad y el compromiso de una persona cuando toma la decisión de ingresar a una Escuela y finalmente explicar el proceso de selección e incorporación a la Policía Nacional. Utilizar la lista de correo de los periodistas, para enviar la información sobre las convocatorias. Buscar la oportunidad de organizar una charla con los periodistas en donde se les explique de manera detallada que es el proceso de selección. Ellos, por las características de su trabajo, de una forma u otra ayudan a transmitir el mensaje y tienen gran credibilidad en quien los escucha. Promover en los medios de comunicación la difusión de notas sobre el que significa ser profesional de policía. Si no encuentra apoyo de la Oficina de Prensa, todas las anteriores son actividades que la persona responsable de la etapa de divulgación, aprovecha para llegar a la gente. Divulgación externa: Medios de comunicación masivos: sin lugar a dudas, para llegar a una gran masa, logrando la mayor difusión de un mensaje y ampliando el cubrimiento del mismo, la forma es mediante el uso de los diferentes medios de comunicación masiva, bien sean electrónicos e impresos (televisión, radio, prensa, revistas, página Web, etc.). Si se tienen los recursos para la contratación de una campaña de divulgación hay que revisar y seleccionar los programas que se utilizarán, para que a través de ellos se divulgue el mensaje, cada espacio o programa tiene un determinado grupo de lectores, televidentes u oyentes. Es importante conocer los estudios de sintonía para determinar la buena o mala aceptación de estos programas y saber si nuestro mensaje llegará al público que buscamos. Los medios de comunicación masiva se dividen en: audiovisuales, radiofónicos, impresos y digitales. 1. Medios Audiovisuales: son los que se oyen y se ven; es decir, son los medios que se basan en imágenes y sonidos para transmitir la información. Hacen parte de ellos, la televisión y el cine: Televisión: El lenguaje televisivo es en cierta medida el resultado de la convergencia del lenguaje cinematográfico con el lenguaje radial, sus mensajes manejan dos niveles (consciente e inconsciente). Sin duda, la fuerza de lo visual “atrapa” al televidente, dándole mayor credibilidad a los mensajes recibidos. Producir un comercial para televisión es muy costoso y requiere mucha planeación para que se mantengan en el nivel apropiado. La audiencia televisiva es monitoreada constantemente por los publicistas y programadoras. La audiencia (o índices que establecen los patrones y cantidad de televidentes) es utilizada para saber dónde ubicar la publicidad y el costo de la misma. Por lo general, el tiempo más barato es aquel que es visto por menos público o por el que tiene menor poder adquisitivo. Entre los programas más vistos están las emisiones de noticias. En las campañas de divulgación, la televisión es un apoyo valioso que si se tiene la oportunidad de tener acceso a él, se debe aprovechar al máximo. Las Regionales de Incorporación, deben informarse sobre la existencia de los canales Regionales, locales y comunitarios de televisión que funcionan en su jurisdicción, teniendo en cuenta que por las características de estos espacios, pautar promociones, se pueden lograr a costos bajos e incluso gratis; hay que optar por los espacios de: franja familiar, juvenil o utilizar espacios en los noticieros para reportajes o notas alusivas proceso de selección e incorporación. Página 225 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2. Medios Radiofónicos: La radio: es el medio que constituye este grupo. Se caracteriza por su inmediatez, versatilidad y poder emotivo. Vale decir que, por la gran cantidad de emisoras, como medio masivo, tiene más posibilidades que la televisión, ya que su público es amplio y heterogéneo. La radio ofrece múltiples posibilidades para hacer llegar el mensaje a la audiencia, entre ellas se señala: las cuñas radiales y las entrevistas para programas especiales o los noticieros. Los formatos más utilizados son los de música, noticias y diálogos abiertos con el público. De estos formatos, el de diálogos abiertos, hace referencia a aquel donde esta un conductor y un público que participa vía telefónica, las promociones se pueden desarrollar a través de la publicidad o haciéndose invitar al programa para responder una entrevista y las preguntas del público. La persona que asista en nombre de la Regional debe estar bien informada, debido a que se les puede pedir que den información y hagan comentarios sobre otros temas de policía. 3. Medios Impresos: son las revistas, los periódicos, los magazines, los folletos y, en general, todas las publicaciones impresas en papel que tengan como objetivo informar. Prensa: es un medio masivo, de amplio cubrimiento. La existencia de periódicos a escala nacional y local ofrece alta credibilidad frente al lector por su análisis e interpretación de los sucesos. Los periódicos nacionales según su emisión se dividen en: los diarios, semanarios y los mensuales. La ventaja de usar los periódicos como parte esencial de una estrategia es la durabilidad del producto. El periódico no sólo es leído por quien lo compra, por lo cual hay que desarrollar un número significativo de estrategias para los distintos lectores de una sola edición. Sin embargo, también existen algunas desventajas de usar el periódico, los lectores de periódicos, especialmente los de publicaciones generales y nacionales, han tendido a disminuir. Por otra parte, los patrones nacionales de lectura deben ser tenidos en cuenta antes de tomar decisiones con relación a la forma en que los periódicos pueden contribuir en el proceso de divulgación. Revistas: en Colombia son producidas semanalmente, quincenalmente, o mensualmente, en ediciones nacionales o Regionales, según sea la característica de la revista así será su política editorial; utilizarlas para promocionar una convocatoria significa llegar a audiencias diferentes y públicos especializados. Las buenas relaciones que se logren fortalecer con los profesionales de los medios de comunicación es clave para la colaboración y divulgación del mensaje que se quiera difundir. Las alternativas para la utilización de estos medios de comunicación impresos en las campañas de divulgación son: Artículos de prensa: Este diseño es muy interesante y de mucho cuidado, por tal motivo se debe tener en cuenta aspectos como: el título que debe ser de gran impacto para crear una actitud positiva en los lectores; la ubicación de la noticia en el periódico, la extensión, el contenido y las fotos del mismo. Avisos de prensa: Esta es una alternativa aún más directa de captar la atención del lector, porque el mensaje se diseña y se ubica en el periódico según las necesidades y el presupuesto. Para la ubicación de avisos se debe seleccionar las secciones que más lee el grupo objetivo, recordando que las páginas impares son de mayor impacto y las más costosas. Al igual, en las mismas páginas se tienen divisiones que hacen que la misma aumente de valor, como los avisos ubicados en la parte derecha de la hoja. En la contratación de los avisos se debe tener en cuenta que su medición se realiza en centímetros, por columnas; su diseño puede ser a color (policromías); en dos o tres tintas, a blanco y negro ó con la utilización de tramas para destacar títulos o textos. Página 226 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 4. Medios digitales: también llamados "nuevos medios" o "nuevas tecnologías". Han surgido como resultado de los avances en la tecnología de los computadores. Por lo general, los usuarios de Internet saben leer, ver imágenes estáticas o móviles, escuchar y responder los mensajes puestos en la red (WWW). La rapidez y la creatividad que utilizan para comunicar, convierten a estos medios en una herramienta muy atractiva y llena de recursos, lo que hace que cada día tengan más acogida. Una de sus ventajas en su utilización, es que no requieren de mucho dinero, ni de muchas personas para su administración, basta tan sólo una persona con los suficientes conocimientos acerca de cómo aprovechar los recursos de que dispone la red (Internet) para que puedan ponerse en marcha una estrategia de comunicación. Su variedad es casi infinita, poco limitada, lo que hace que, día a día, un gran número de personas se inclinen por estos medios para crear, expresar, diseñar, informar y comunicar. 5. Otros medios de divulgación de información: los buenos contactos serán los facilitadores en esta etapa del proceso. Para desarrollar las campañas de divulgación se emplearan estrategias que tengan la comunicación alternativa como una opción, porque son métodos rápidos, confiables, legítimos y poco costosos. Además, por las condiciones geográficas y culturales que caracterizan a Colombia, las personas quieren escuchar el mensaje con los términos utilizados por su lengua. A continuación se expondrán algunas opciones comunicativas que se pueden utilizar como parte central de una campaña de divulgación ó de complemento de las campañas de información pública formal. Utilizar espacios exteriores: hay una gran variedad de espacios exteriores disponibles para propaganda y para comunicar mensajes cortos y memorables. La Policía Nacional, en algunos lugares cuenta con espacios que se pueden utilizar para hacer publicidad a una campaña de una convocatoria o igualmente puede gestionar ante otras entidades el permiso para hacerlo. Se requiere la imaginación para aprovechar los estadios deportivos, y cualquier otro sitio donde la gente se reúna. Entregar cintas de audio y video grabadas a las estaciones de policía: una vez reproducida, una cinta grabada puede utilizarse en una variedad de escenarios. Las cintas de audio pueden ser utilizadas como una herramienta para que a un capacitador inexperto se le facilite informar sobre una convocatoria. Los videos también pueden utilizarse como una herramienta informativa, aunque los requerimientos técnicos son mucho mayores. Utilizando estos métodos se garantiza que el mensaje le llegue claro y preciso a las personas interesadas en el proceso. Es importante identificar sitios que tengan la logística para colocar ya sean cassettes o vídeos, y donde la gente permanezca atenta a escuchar y ver el mensaje. Lograr el uso de vídeos en colegios, salones comunales, y aun en las iglesias se convierte en una forma rápida y sin ningún costo para la distribución del mensaje. Los videos pueden requerir narradores en persona que hablen sobre los conceptos que se van visualizando. Esto significa que la persona encargada esté presente cuando ellos se exhiben al público, de modo que pueda dar respuesta a las inquietudes que vayan surgiendo. Periódico del pueblo: los Jefes de las Regionales, deben crear un registro de las publicaciones que muchas veces existen en los pueblos y buscar llegar a ellos no con publicidad sino con artículos que hacen referencia a la Policía Nacional y al proceso de incorporación. Usuarios de correos electrónicos de las entidades del estado: para aprovechar los usuarios de los correos electrónicos o e-mail de las entidades del Estado, basta con gestionar ante el operador del departamento de sistemas, o con la persona que tenga facultades para autorizar la utilización de la red interna de la entidad, para enviar el mensaje que se considere oportuno. El mensaje se debe estructurar ameno, corto, claro y Página 227 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: preciso, que facilite una lectura rápida. Con esta estrategia se llega a un público clase media-media, mediaalta y que una vez enterados ellos de la convocatoria, pueden ser multiplicadores de la misma. Divulgación dentro de las organizaciones juveniles: los Grupos Juveniles, Patrullas Escolares, Boy Scouts, Cruz Roja, Catequistas, Ecologistas, etc., son sin lugar a dudas jóvenes con competencias que pueden tener el perfil que estamos buscando. Es un público que hay que tener en cuenta a través de visitas personalizadas acompañadas con una presentación basada en las ayudas oficiales (vídeo, carpetas, afiches, volantes, etc). Participación en eventos (ferias universitarias, puntos de información en centros comerciales, ciclo vías y parques): es importante la participación en eventos organizados por colegios, universidades y agremiaciones educativas, ya que con la ayuda de ellas se puede captar una amplia población estudiantil que asiste a este tipo de actividades. De igual forma, en los centros comerciales, ya que estos son lugares de alta afluencia de público y en especial de gente joven; por lo tanto resulta conveniente la instalación estratégica de un stand donde se brinde información personalizada a quien lo solicite, proyectando una buena imagen de la Institución. Conferencias a colegios: al realizar las visitas a los centros educativos, se debe dar a conocer a los estudiantes los aspectos de mayor relevancia sobre la Policía Nacional, la razón de ser de un profesional de Policía, ventajas, obligaciones, la misión, objetivos, estructura, los programas de las Escuelas de formación, costos, requisitos y las oportunidades laborales. Se debe proyectar una imagen favorable hacia la Institución, evitando improvisación. Medios Comunitarios: Colombia es rica en su diversidad tipográfica y en su riqueza cultural, conjugándose en el mismo suelo cientos de tribus y etnias. Por ello cada región del país posee un trato diferente en su forma y desarrollo de vida. Igualmente, es una Nación netamente agrícola en donde los campesinos e indígenas tienen otras costumbres, por su idiosincrasia que dista mucho del gran común de las grandes ciudades. Ante esta realidad se tiene que conocer muy bien la jurisdicción que cubre la Regional; identificar sus pobladores, las razas e involucrarse en su hábitat. Conocer su entorno social y los canales o medios utilizados por ellos para difundir sus mensajes. En Colombia los grupos étnicos por lo general tiene un líder, él puede ser el canal o instrumento para llegar con el mensaje y acercar la Institución Policial a la comunidad. Determinar las festividades y días de encuentros sociales del grupo es una oportunidad de poder interactuar con ellos, para lo cual se puede coordinar con los programas de participación ciudadana que adelanta la Institución, Alcaldía y Gobernación; al igual que con las oficinas de asuntos indígenas. 3.2.7 Criterios de seguimiento y auto evaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso de selección e incorporación. Página 228 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 1 Los funcionarios de la Regional de Incorporación conocen la página Web de la Policía Nacional, e invitan a los aspirantes a consultarla para conocer las convocatorias que se desarrollan. 2 Existe un cronograma anual de visitas a los colegios en cada departamento. 3 Se elaboran antecedentes por escrito de visitas a colegios, emisoras, ferias universitarias, etc., a los cuales se asiste para brindar información del proceso de selección. 4 Se cuenta con un archivo de antecedentes de campañas publicitarias realizadas (radio, TV, periódicos, etc). 5 Se dispone y utiliza los medios de divulgación que la Dirección de Incorporación elabora (afiches, videos y ayudas en power point). 6 Existen alianzas estratégicas formales con entidades académicas o laborales para dar a conocer el proceso de selección. 7 Se tienen establecidas alianzas estratégicas formales con Universidades para practicantes que apoyen los planes, programas y actividades de divulgación. 8 El Jefe de la Regional adelanta acciones con el Director de la Escuela orientadas a publicar avisos de prensa sobre las convocatorias. 9 Se cuenta en la Regional con personal idóneo o experto en comunicación y mercadeo, de planta o por contrato. 10 Se cuenta con investigaciones en donde se identifica el perfil de aspirantes de la Región. 11 La Regional de Incorporación cuenta con evidencias sobre el impacto de las campañas en el incremento del potencial de aspirantes. Página 229 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL 3.2.8 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Glosario Actitud: son determinadas posiciónes que asume un emisor o un receptor con relación a una determinada situación y estas pueden ser positivas o negativas. Alcance: porcentaje de la audiencia meta que será expuesta al mensaje, al menos una vez durante la campaña publicitaria. Horario Triple AAA: calificación máxima que otorgan las sociedades de rating a una emisión de un programa. Acción publicitaria: la que realiza el mensaje objeto del anuncio y que, normalmente, consta de tres partes: llamar la atención; exponer un argumento y despertar el deseo de compra o uso del producto o servicio que se informa. Afiche: es una publicación que generalmente se utiliza para promocionar un producto o un evento, su dimensión varia de acuerdo a su utilización Agencia de Noticias: la que distribuye todo tipo de informaciones, noticias, reportajes, colaboraciones y fotografías mediante abono y por cualquiera de los medios existentes. Agencia de publicidad: es una empresa especializada en prestarles servicios publicitarios a los anunciantes en todas las fases de promoción, asesoramiento y/o realización en investigación de mercado, servicios de producción gráfica y audiovisual, y piezas publicitarias para la venta de un producto o servicio. Artículo: escrito periodístico que no es necesariamente informativo. Artículo de opinión: escrito incluido en una publicación periódica en el que se trata o expone un determinado tema. Audiencia: número estimado de personas que concurren en un determinado momento ante un programa de radio o de televisión, como receptores de la información o espectáculo; también es el número de lectores de una publicación periódica. Audio: con este nombre se identifica la señal sonora una vez transformada en señal eléctrica. Avisos: término que se utiliza en publicidad para dar nombre a títulos emitidos en un medio de comunicación, también utilizado para que empresas comuniquen algo que no es necesariamente comercial. Boletín: publicación periodística de asuntos científicos, artísticos, históricos o literarios que interesan en un determinado momento. Circular: las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Página 230 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Campaña de publicidad: un programa que involucra la creación y el establecimiento de una serie de anuncios, manejados en línea junto con el establecimiento de objetivos de mercado y de comunicación. Canales de comunicación: son las vías o medios determinados dentro de la campaña publicitaria a través de los cuales circulará el mensaje que queremos hacer llegar a nuestro grupo objetivo. Código: es un conjunto de signos gráficos, auditivos, táctiles, etc., que tienen un significado común para el emisor y para el receptor lo cual les permite relacionarse de manera más eficaz. Comunicación corporativa: conjunto de mensaje deliberadamente creados por la organización y difundidas para que sea conocidos por los diferentes públicos. Identidad institucional. Comunicación veraz: es aquella comunicación que fluye y es creíble, que no acepta rumores y es transmitida por las personas autorizadas para difundirlas. Comercial: termino utilizado para describir un anuncio de televisión. Cuña: anuncio radiofónico de determinada longitud. Canal: es el medio físico a través del cual fluye o circula el mensaje, corresponde generalmente a estímulos sensoriales. Cartel: papel u otro material adecuado, normalmente de gran tamaño e impreso, que contiene un mensaje publicitario y que suele exponerse en un lugar de gran tránsito de personas, bien colocado sobre una pared o sobre un soporte específico. Crónica: es la narración directa e inmediata de una noticia con ciertos elementos valorativos que siempre deben ser secundarios. Comunicación externa: transmisión de mensajes de la organización a públicos externos para mantener con estos una interacción con intenciones operativas, estratégicas, de difusión y de promoción de una buena imagen. Comunicación Interna: acciones comunicativas entre la organización y sus miembros, y entre ellos mismos, a favor de las buenas relaciones (interacciones rentables par la organización) a través de medios específicos. Display: elemento que llama la atención en escaparates, que actúa como un vendedor silencioso, que sirve de soporte a las campañas publicitarias incorporando una imagen clara y sugerente acompañada por un slogan. Dummy: pieza que simula ser el producto original, se utiliza frecuentemente en eventos donde se reúne un gran grupo de población. Estrategia de comunicación: planificación de la gestión de flujos comunicativos de la organización, acorde a los objetivos y valores de la esta. Página 231 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 14 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Grupo objetivo o target group: es el tipo de personas a la que se dirige una campaña de publicidad, porque les puede interesar el producto o servicio o al que queremos llegar. Investigaciones de mercado: enfoque formal y planeado de la recolección, análisis, interpretación y reporte de la información requerida para la toma de decisiónes de marketing. Jingle: canciones publicitarias que se crean para la radio y la televisión. Medios publicitarios: son los tipos de espacio que puede tomar la publicidad para ser dada a conocer. Los principales son: televisión, radio, cine, anuncios panorámicos, periódicos, revistas, Internet, etc. Medios de comunicación: el conjunto de todos los soportes publicitarios (prensa, radio, televisión, etc.) Medios de impacto nacional: los medios que tienen impacto nacional son los más importantes y más costosos para propósitos educativos e informativos: Televisión, radio, segmentación de audiencias, periódicos, revistas e Internet. Nicho del mercado: segmento del mercado pequeño que se encuentra bajo la vista de una compañía, ya que está libre de competidores y que ofrece un potencial significativo. Nota de prensa: texto redactado siguiendo las pautas de la información periodística. Es la forma más habitual de comunicación de la empresa con los medios cuando se quiere dar a conocer una noticia o cualquier evento. Público: cualquier individuo o instancia que reciba o intercambie mensajes con la organización, para cuestiones operacionales o de consumo, de manera interna o externa. Es todo aquel que percibe a la organización y tiene una imagen de ella. Slogan: frase corta y concisa que apoya y refuerza generalmente resaltando una característica del producto Segmentación: es el proceso por el cual se selecciona un grupo de usuarios dentro de un total que tiene por objetivo ofrecer productos específicos; se suele segmentar en función a la región, edad, intereses, formas de vida, sexo, regiones, costumbre, hábitos y estratificación social. Conjunto de personas que muestran características similares entre ellos y comparten algunas necesidades y atributos en especial. Vallas: soporte de grandes dimensiones para la colocación de publicidad exterior. Página 232 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 15 POLICÍA NACIONAL 3.2.9 Orden Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0101FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Flujograma 1. Recepcionar la orden para iniciar la divulgación Orden 2. Realizar un diagnóstico, para ubicar el público objetivo. Diagnóstico Diagnóstico 3. Planear estrategias de comunicación Plan de comunicación Plan 4. Definir estrategias de divulgación 7. Definir canales de comunicación internos NO ¿es por medios masivos? SI 8. Realizar divulgación por los canales internos 5. Determinar la clase de medios masivos a utilizar ¿es por medios masivos propios? NO 9. Coordinar con los medios de comunicación para presentar la convocatoria como noticia SI 6. Realizar la divulgación por los medios masivos propios . . 10. Realizar seguimiento y evaluación. 11. Presentar informe de resultados obtenidos Evaluación Plan de comunicación Página 233 de 497 Listado Plan HOJA DE PRESENTACIÓN 16 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0101DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.2.10 Descripción del procedimiento ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Director de Incorporación. 1. Recepcionar la Recibir la orden del mando orden para iniciar institucional, para iniciar la la divulgación. convocatoria. El análisis para identificar el público objetivo se realiza partiendo de los requisitos establecidos en la convocatoria al proceso de 2. Realizar un selección y del perfil requerido para diagnóstico, para el cargo. Posteriormente se ubicar el público evaluación los medios de objetivo. comunicación con que se cuenta y la disponibilidad presupuestal para el desarrollo del plan de divulgación. 3. Planear estrategias de comunicación. Directores de Escuela o unidades especializadas. Orden. Director de Incorporación Jefe de grupo Divulgación. Jefe Regional de Incorporación. Escuela o unidades especializadas. Estando establecida la población Jefe de grupo objetivo, hay que planear las Divulgación. estrategias de comunicación que se Jefe Regional de Propuesta van a utilizar ya sea por medios Incorporación. campaña internos como carteleras, Escuela o publicitaria. poligramas correo electrónico, unidades medios masivos propios y externos. especializadas. Página 234 de 497 Diagnóstico. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Que los parámetros de la convocatoria no estén definidos. Especificar y detallar en la convocatoria: requisitos, costos, tiempo de formación y Escuela. No contar con En caso de no contar con personal idóneo personal de planta que que asesore el pueda realizar este tipo de diseño y análisis y propuestas, desarrollo de incluir en el plan de campañas y compras la contratación de utilización de los profesionales. medios de comunicación Establecer alianzas con más eficaces Universidades para poder para dar a contar con practicantes en conocer las Comunicación Social o convocatorias. Mercadeo. Que al no realizar Incluir en la planeación de una buena divulgación los recursos planeación, no se financieros y logísticos llegue al público necesarios para colocar en objetivo o no se ejecución las estrategias pueda realizar que permitan dar a por falta de conocer la convocatoria en HOJA DE PRESENTACIÓN 16 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0101DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE con campañas publicitarias. RIESGOS recursos. Ya localizada la población objetivo y Jefe de Grupo planeadas las estrategias de Divulgación. comunicación, se debe poner en 4. Verificar las ejecución en los tiempos Jefe Regional de estrategias de establecidos las estrategias de Incorporación. divulgación a divulgación de la convocatoria, utilizar. tanto internas como externas, Escuela o realizando periódicamente acciones Unidades de retroalimentación. especializadas. Jefe de Grupo Tener en cuenta que la divulgación Divulgación. debe ser dada a conocer a través 5. Determinar la de medios masivos, para poder Jefe Regional de clase de medios contar con el suficiente potencial de Incorporación. masivos a utilizar. aspirantes. Ante lo cual, deben definirse los medios propios o Escuela o externos. Unidades especializadas. Jefe de grupo Divulgación. Una vez ubicados los medios de divulgación de la información se Jefe Regional de 6. Realizar realiza la divulgación en los medios Incorporación. divulgación por propios como programas medios masivos. Regionales, emisoras, estaciones Escuela o de policía, etc. unidades especializadas. Página 235 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS la población objetivo. Verificar que los canales de comunicación sean los Utilizar adecuados, utilizando en estrategias no forma permanente acordes a la acciones de región o al retroalimentación para público objetivo. evaluar las estrategias implementadas. Prever presupuesto. Manejo adecuado de medios de Contar con asesoría de comunicación. expertos. No captar la atención de personas potenciales para seleccionar e incorporar. Combinar las estrategias de divulgación entre medios propios y medios masivos. HOJA DE PRESENTACIÓN 16 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO 7. Definir canales Determinar la información que se de comunicación suministra por canales internos. internos. 8. Realizar divulgación por los canales internos. 9. Coordinar con los medios de comunicación para presentar la convocatoria como noticia. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Código: GT0101DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Escuela o Unidades especializadas. Ya identificados los medios Jefe de Grupo existentes se clasifica el tipo de Divulgación. información a trasmitir teniendo en cuenta costos, horarios, y Jefe Regional de audiencia; aprovechando los Incorporación. medios internos como: poligramas, información en carteleras y correo Escuela o electrónico, enviando la información Unidades a nivel nacional para presentar una especializadas. convocatoria de interés. Como ya se han agotado los recursos propios en lo medios de comunicación internos y no se cuenta con el suficiente potencial, se debe tener buenas relaciones con los diferentes medios para que estos transmitan la convocatoria como noticia de interés general. Fecha de emisión: 22/03/06 Jefe de Grupo Divulgación. Jefe Regional de Incorporación. Página 236 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No identificar la estrategia adecuada de comunicación. Falta en los medios de comunicación internos. Recibir asesoría de expertos en el tema de las comunicaciones. Contar con profesionales que direccionen las actividades de divulgación. No ser claro ni preciso en la transmisión de la información referente a las convocatorias. No improvisar y contar con las ayudas audiovisuales pertinentes para que la transmisión del mensaje logre el impacto necesitado. Mantener comunicación permanente con los medios de comunicación Pocos medios de no solo para solicitar que comunicación se dé a conocer la Malas relaciones convocatoria, sino para interpersonales informar los resultados y con los medios. agradecer el apoyo ofrecidos por parte de los medios de comunicación. HOJA DE PRESENTACIÓN 16 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 10. Realizar seguimiento y evaluación. 11. Presentar informe de resultados obtenidos. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR DIVULGACIÓN Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0101DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE La información que se este Jefe de Grupo transmitiendo debe ser monitoreada Divulgación. en forma continua para evitar Jefe Regional de problemas de comunicación, o Incorporación. perdida de tiempo al garantizar que la estrategia implementada es Escuela o efectiva cuando en realidad no lo es Unidades y no se da cumplimiento con el especializadas. compromiso asignado. Jefe de grupo Divulgación. Una vez culminado el proceso de divulgación se realiza un informe de Jefe Regional de medios, audiencia, resultados y Incorporación. problemas presentados con el fin de evaluar el procedimiento. Escuela o Unidades especializadas. Página 237 de 497 Informe evaluación de impacto de estrategias desarrolladas. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Que no se le de Presentación de un seguimiento o no informe final DOFA de la se evalué la divulgación. divulgación. Realizar una evaluación de equipo para analizar Que no se evalué Informe plan de propuestas de divulgación objetivamente el comunicación. a partir de experiencias procedimiento. anteriores que hayan sido exitosas. HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.3 INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES 3.3.1 Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Jefes Regionales de Incorporación, a través de los Jefes de Grupo en cada Departamento o Funcionarios encargados específicamente para dicho procedimiento, en las Regionales que por su gran demanda, así lo requieren. 3.3.2 Fundamento legal Resolución 00203 de 2005. (24 de enero) “Por el cual se establecen el costo para el pago de las valoraciones del proceso de selección e incorporación a la Policía Nacional. 3.3.3 Objetivos específicos Brindar información sobre las diferentes convocatorias que ofrece la Policía Nacional a todas las personas interesadas en adelantar proceso de selección e incorporación. Entregar carpetas a los aspirantes que reúnan los requisitos mínimos establecidos para cada convocatoria, de acuerdo con las políticas y normas vigentes. Recepcionar la documentación e inscribir a los aspirantes para los cursos de formación o especialización que ofrece la Policía Nacional, de acuerdo con los criterios establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación y en las convocatorias. 3.3.4 Metas Lograr que el 100% de los aspirantes que asisten a las charlas de inducción queden enterados en forma clara y precisa de la normatividad y derechos que tienen en desarrollo de las convocatorias del proceso de selección. Lograr un registro del 100% de los aspirantes inscritos que inician el proceso de selección e incorporación en el SIADMI, con toda la documentación exigida, en los tiempos establecidos. Atender la totalidad de aspirantes que llegan a las Regionales y Grupos de Incorporación, logrando que el 100% de ellos se sienta satisfecho con el servicio recibido. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en la etapa de venta de carpetas e inscripciones. Página 238 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL 3.3.5 Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Indicadores de Gestión No. 1 2 3 4 5 6 3.3.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL INDICADOR No. de carpetas vendidas por convocatoria. No. de aspirantes que firman acta de charla de inducción por convocatoria. No. de aspirantes inscritos dentro de la programación. No. aspirantes inscritos por convocatoria. No. de inscritos que cumplen requisitos mínimos para adelantar proceso por convocatoria. No. de inscritos por convocatoria. No. de aspirantes inscritos en el SIADMI por convocatoria No. de inscritos por convocatoria. No. de inscritos oriundos de los departamentos de cobertura de la Regional. No. de inscritos. No. de elementos adquiridos para realizar la venta e inscripción. No. de elementos necesarios para realizar la venta e inscripción. (Plan de necesidades). META 100% 100% 100% 100% 100% 100% Lineamientos para el desarrollo de la etapa En la etapa de venta e inscripción se desarrollan en tres fases: charla de inducción, entrega de carpetas y recepción de documentos para iniciar las valoraciones del proceso de selección. Página 239 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.3.6.1 Charla de inducción: Previo al desarrollo de cualquier actividad que signifique gasto de dinero para los aspirantes y utilización de tiempo laboral de los funcionarios que participan en la selección de personal, se debe realizar una charla de inducción a los interesados sobre las pautas establecidas en las convocatorias de selección, con la finalidad de evitar la generación de falsas expectativas sobre el proceso. En ella se informa sobre los costos, el perfil requerido, los beneficios, las responsabilidades que asumen al convertirse en un miembro activo de la Institución para evitar que posteriormente se presente deserción escolar o profesional o requerimientos a que no haya lugar por parte de los aspirantes, en el desarrollo de los procesos de selección, formación y desempeño laboral, realizando las siguientes actividades: a. Programación de horarios: antes de autorizar la consignación por el pago de la carpeta, el funcionario encargado verificará que los aspirantes escuchen la charla de inducción. Los horarios establecidos para realizar dicha actividad deben corresponder a un horario no menor de 8 horas por día durante toda la semana, como lo establece la ley y serán de conocimiento de todos los funcionarios que laboran en la dependencia (unidad donde se encuentran ubicadas las oficinas de incorporación), quienes a su vez transmitirán la información, a las personas interesadas, por vía telefónica o que se acercan personalmente. b. Adecuación instalaciones: en cada oficina de incorporación se debe prever con la suficiente anticipación de acuerdo con el potencial que generalmente se maneja, un lugar adecuado para ofrecer la información a los aspirantes garantizando que se sientan cómodos y bien atendidos. c. Realizar la charla de inducción: los funcionarios encargados en cada Regional de esta actividad, deben tener la capacidad de proporcionar la información inherente al proceso de selección. La charla se desarrollará con la siguiente agenda: Saludo de bienvenida. Qué es la Policía Nacional. Programas que ofrece la Policía Nacional (diferencias y proyección de cada uno). Beneficios que ofrece la Institución: sueldos, prestaciones, bienestar social, comisiones, etc. Responsabilidades que asume el profesional de Policía: disponibilidad permanente, obligatoriedad de laborar en cualquier parte del país, destinación a zonas de orden público y a grupos especiales. Requisitos para iniciar el proceso de selección (edad, estatura, nivel académico, estado civil, nacionalidad, antecedentes, etc). Especificar que para adelantar proceso de selección, se debe vivir en los departamentos que cubre la Regional. Explicación del desarrollo del proceso de selección: costos, valoraciones que se realizan, carácter eliminatorio o clasificatorio de las valoraciones, valoración integral-Consejo de Admisiones, carácter reservado de las valoraciones, entre otros. Compromisos del aspirante: Normatividad que se aplica en materia penal. Sinceridad. Claridad y precisión en toda la información aportada, el no hacerlo es criterio de exclusión. Puntualidad en la citación a las valoraciones y en la entrega de documentos o exámenes solicitados. Fechas de devolución de la documentación en caso de no superar el proceso. Página 240 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Hacer claridad que ningún integrante de la Institución o persona particular podrá solicitarle dinero para ayudarlo durante el proceso. La Institución no tiene ningún tipo de persona intermediaria para los procesos de selección que realiza. Explicar que al término de cada valoración toda la información se inserta en el SIADMI y que es el mismo sistema el que automáticamente clasifica al joven dentro del proceso. Generar en el aspirante la confianza suficiente, de tal manera que, informe oportunamente cualquier situación anómala que observe. Explicar al aspirante el comportamiento y presentación que deben asumir dentro de las instalaciones de la Policía Nacional. Dar respuesta a los interrogantes que surjan. De esta actividad se debe elaborar antecedente escrito, donde se especifique: fecha, nombre, firma y número de cédula de ciudadanía de cada uno de los asistentes, y los temas tratados (ver anexo 3). 3.3.6.2 Entrega de carpetas: Durante la realización de la entrega de carpetas a los aspirantes se deben desarrollar las siguientes actividades: a. Verificar cumplimiento de requisitos: después de la charla de inducción, los Jefes de Grupo de Incorporación, o los funcionarios encargados de venta de carpetas, revisarán en cada aspirante el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos en la convocatoria. Esta actividad, al igual que las demás etapas del proceso de selección se realiza directamente con el aspirante y no a través de terceros. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, se entrega al aspirante el desprendible de consignación para el pago correspondiente al valor de la carpeta, informando el horario establecido para la entrega de los formatos. b. Entregar carpetas: antes de entregar la carpeta, el encargado debe verificar junto con el aspirante que en ella se encuentren todos los formatos con la respectiva numeración. En el momento de entregar la carpeta se presentan indicaciones para el diligenciamiento de la misma y los documentos que debe anexar al momento de la inscripción. La entrega de carpetas se debe hacer en orden consecutivo de acuerdo con la numeración de las carpetas, lo cual facilitará posteriormente la elaboración del reporte de carpetas vendidas. c. Programar fecha de inscripción: Al aspirante se le debe otorgar un tiempo aproximado entre 10 y 15 días para que recolecte los documentos y los entregue con el recibo de pago de inscripción. De esta forma se evita aglomeración al momento de la inscripción, se puede dar inicio al proceso de acuerdo con el cronograma establecido. d. Radicar entrega de carpeta: en el momento que el aspirante recibe la carpeta, se radicará con el número de la misma, los datos del aspirante en el libro de carpetas vendidas. Este libro se convierte en un documento público, el cual no puede aparecer con espacios en blanco, tachones ni enmendaduras. De igual manera, se almacenarán los datos de la carpeta y del aspirante en el aplicativo SIADMI. Página 241 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.3.6.3 Recepción de documentos: Al igual que en las anteriores acciones, se definirán horarios para recepcionar la documentación e inscribir al aspirante desarrollando las siguientes actividades: a. Recepción de documentos: se verificará que los formularios y documentos entregados por el aspirante correspondan a los exigidos por la convocatoria., además se debe tener en cuenta que: La documentación soporte corresponda al aspirante. La documentación anexa tiene que cumplir con todas las exigencias de legalidad y autenticidad. El número de cada formulario corresponde al número de la carpeta que se le vendió al aspirante. Los formatos estén completamente diligenciados y firmados en lo que respecta al aspirante, sin dejar espacios en blanco, tachones ni enmendaduras. Los datos biográficos y el número de la cédula coincidan con los demás documentos del aspirante. El tamaño de las fotografías correspondan a las requeridas en la carpeta. Los datos relacionados en la información familiar corresponden a los que aparecen en las fotocopias de los documentos de identidad de los padres y certificados de ingresos. Los datos relacionados con el formulario de inscripción sobre las fechas en que realizó cada curso y el colegio coincidan con los certificados de estudio anexos. Así mismo, confrontar lo relacionado con los estudios profesionales, técnicos, postgrados u otro. Es importante aclarar que por cada estudio relacionado se anexe la documentación que soporte la validez de la información. La dirección del recibo de servicios públicos coincida con la dirección del lugar de residencia registrado en los formatos correspondientes. Se realice la impresión dactilar del índice derecho del aspirante por el funcionario de la Regional de Incorporación. Una vez se halla verificado que la documentación es correcta, el funcionario que adelanta la inscripción debe colocar el rotulo correspondiente en cada carpeta y notificar al aspirante fecha y hora del siguiente procedimiento. b. Registrar la información: se realiza la sistematización de la información correspondiente en el SIADMI y el registro en el libro de inscripcion. Desde el momento en que se almacena la información de la inscripción en el aplicativo SIADMI, se puede comenzar a monitorear el desarrollo del proceso para cada aspirante y de igual manera, al introducir los datos en la agenda de programación para la valoración con la que el aspirante inicia el proceso, se facilitará la impresión de los listados que se le deben entregar al profesional el día en que estén programadas las valoraciones. c. Enviar carpetas al archivo: esta actividad se realizará agrupando las carpetas de los aspirantes de acuerdo con la programación de las valoraciones. 3.3.7 Criterios de seguimiento y autoevaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso de selección e incorporación. Página 242 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 1 Se cuenta con personal necesario para la atención de aspirantes. Para este ítem se debe tener información promedio de cuántas personas interesadas en participar en el proceso, se atienden por convocatoria. 2 En la Regional se elaboran en forma permanente actas de las reuniones con los jóvenes interesados en adelantar el proceso, informando normatividad, costos, valoraciones, exigencias, responsabilidades y beneficios. 3 Se cuenta con medios técnicos para realizar la charla de inducción (video beam, ayudas en power point, video, carteleras explicativas, etc). 4 Se cuenta con los medios logísticos suficientes y el espacio para atender a los aspirantes, de acuerdo con el número de personas citadas diariamente (Salón y sillas etc). 5 Al aspirante se le imparte instrucción sobre el pago de las valoraciones. (Diligenciamiento de formatos con la información correspondiente y con los valores exactos antes de realizar la consignación). 6 Desde la charla de inducción se le brinda al aspirante los canales de comunicación para resolver preguntas e inquietudes y suministrar información sobre el proceso de selección (recomendaciones, quejas sobre procedimientos fuera de los establecidos en el protocolo, etc). 7 Existe un horario establecido para realizar el procedimiento y es de conocimiento de los aspirantes. 8 Se utilizan mecanismos de control que permitan saber el número exacto de carpetas vendidas diariamente. 9 Existen mecanismos de control para garantizar que la venta de carpetas se haga a quienes reúnan los requisitos exigidos en el protocolo de selección e instructivos. 10 La información correspondiente al procedimiento, se digita en tiempo real en el SIADMI. Página 243 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 11 Se elabora un formato que permita tener un control diario de las consignaciones que realizan los aspirantes por concepto de venta de carpetas e inscripción. 12 Existe un sitio con las respectivas medidas de seguridad para guardar las carpetas, es decir con poca accesibilidad y bajo llave. 13 Existe un funcionario encargado de las carpetas para el proceso de selección, su distribución y control en los diferentes grupos y la elaboración del informe mensual que se debe reportar a la Dirección de Incorporación. 14 La Regional cuenta con un sistema de control para el manejo de las carpetas que envía la Dirección de Incorporación. 15 Existe un horario establecido para recibir las inscripciones. 16 El proceso de inscripción se realiza en tiempo real en el SIADMI y con personal idóneo. 17 Se diligencia un formato de control para las consignaciones diarias por concepto de inscripción. 18 Se tiene establecido un mecanismo de control para verificar el cumplimiento de los documentos y el adecuado diligenciamiento de los formatos, antes de recepcionar la carpeta. 19 El personal encargado de este procedimiento tiene conocimiento de la normatividad que lo cobija y las acciones de tipo penal y disciplinario cuando se presentan inconsistencias. 20 Se desarrollan mecanismos de control para que no se inscriban aspirantes que: no corresponda a la cobertura de la Regional, que se han presentado en otros Regionales o Grupos de Incorporación, por causas irreparables, o que intentan presentarse en una convocatoria mas de una vez. Página 244 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 17 POLICÍA NACIONAL 3.3.8 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Glosario Convocatoria: llamado de la Policía Nacional invitando a los interesados en participar en el Proceso de selección e incorporación de aspirantes a la carrera policial. Documentación: sustento público y legal que avala por escrito datos sobre el aspirante. SIADMI: sistema de información de admisiones, hace parte de la plataforma del sistema de comunicaciones de la Policía Nacional y permite mantener actualizada la base de datos de los aspirantes, en todas las etapas del proceso. Proceso de selección e incorporación: son las etapas clasificatorias y eliminatorias dentro de un proceso para ser aceptado y capacitado en la Policía Nacional. Aspirante: persona que cumple con los requisitos mínimos de selección y que decide participar en el Proceso de selección e incorporación para ser admitido en la carrera Policial. Carpeta: archivo que clasifica los documentos y valoraciones requisito dentro del proceso de un aspirante. Charla de inducción: exposición estructurada donde se informa sobre la Institución, la convocatoria, las diferentes etapas, cronograma, deberes y obligaciones tanto del aspirante como de la Institución. Página 245 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 18 POLICÍA NACIONAL 3.3.9 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0102FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Flujograma Proyecto Convocatoria 1. Recibir instructivo para iniciar proceso de selección Acta Acta de inducción 2. Realizar charla de inducción Acta 3. Verificar cumplimiento de requisitos mínimos ¿Cumple con los requisitos mínimos? NO 4. Informar al interesado que no cumple con requisitos SI 5. Entregar desprendible de pago para compra de carpeta Desprendible consignación 6. Recepción de recibo de pago y entrega de la carpeta y lista de documentación requerida carpetas ¿El aspirante se presenta a inscripción? NO 7. Excluir del proceso y anular expediente SI Carpetas 8. Realizar recepción de documentos 9. Insertar información de aspirante en base de datos SIADMI ¿Cuenta con la documentación completa? SI SIADMI NO 10. Notificar que documentación faltante debe anexar . 12. Archivar los expedientes de aspirantes NO ¿Entrego documentación dentro de los términos? SI Página 246 de 497 . 11.Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección HOJA DE PRESENTACIÓN 19 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0102DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.3.10 Descripción del procedimiento ACTIVIDAD COMO Una vez se han planeado las actividades necesarias para el 1. Recibir desarrollo del proceso, se reciben instructivo para instrucciones precisas sobre la iniciar proceso de convocatoria. Estas deben selección. divulgarse entre el personal responsable en las Regionales, elaborándose la respectiva acta. Las charlas de inducción se deben realizar como requisito previo para la venta de carpetas. Estas charlas 2. Realizar charla deben estar completamente de inducción. estructuradas y debe dejarse constancia en actas de asistencia, resolviendo inquietudes y motivando a los asistentes. En el primer contacto personal con 3. Verificar el aspirante, se debe definir los cumplimiento de requisitos mínimos y visibles, como requisitos estatura, para no crear falsas mínimos. expectativas. RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Regional de Incorporación. Escuelas y Unidades especializadas. Instructivo. Jefes Grupos de Incorporación. Funcionario de la Regional encargado de realizar el procedimiento. Jefes Grupos de Incorporación. Funcionario de la Regional encargado de realizar el procedimiento. Página 247 de 497 RIESGOS No realizar reunión de planeación. No vincular a los Acta instructivo. funcionarios que participan en el proceso en la realización del acta. No prever la logística para realizar la charla de inducción (instalaciones, Acta charla de ayudas). inducción. ACCIONES PREVENTIVAS Realizar seguimiento desde el nivel central, buscando garantizar que en cada Regional se elabora reunión de planeación. Utilizar los formatos de exposición enviados desde el nivel central, para dar a conocer el proceso de selección. Incluir en el plan de Crear falsas compras, los recursos expectativas, no logísticos para atender a informar lo los aspirantes. suficiente. Dedicar el tiempo necesario para verificar en forma personalizada el Crear falsas cumplimiento de los expectativas. requisitos antes de autorizar la adquisición de la carpeta. HOJA DE PRESENTACIÓN 19 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES 5. Entregar desprendible de pago para compra de carpeta. 6. Recepción de recibo de pago y entrega de la carpeta y lista de documentación requerida. 7. Excluir del proceso y anular expediente. Código: GT0102DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Jefes Grupos de Incorporación. 4. Informar al El aspirante que no cumple los interesado que no requisitos mínimos, debe ser cumple con informado inmediatamente, antes requisitos. de que adquiera la carpeta. Fecha de emisión: 22/03/06 Funcionario de la Regional encargado de realizar el procedimiento. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Que un aspirante que no cumple requisitos inicie proceso, generando inconformismo entre los aspirantes que sí cumplen los requisitos. Ceñirse a cumplir con los requisitos que establece el Protocolo de Selección e Incorporación y en los instructivos de la convocatoria. Mal diligenciamiento de los recibo de consignación. Diligenciar los recibos de consignación en la oficina de incorporación, antes de efectuarla. Jefes Grupos de Incorporación. A los aspirantes que cumplen los requisitos mínimos, se les entrega Funcionario de la desprendible de pago para compra Regional de carpeta. encargado de realizar el procedimiento. Jefes Grupos de Se verifica el correcto Incorporación. diligenciamiento del recibo de consignación, sello y fecha y se Funcionario de la entrega carpeta con documentación Regional requerida, registrando la venta en el encargado de libro correspondiente. realizar el procedimiento. Como la persona a la que se le Jefes Grupos de entrego recibo de consignación no Incorporación. se presento para formalizar la Página 248 de 497 Recibir una Revisión de consignación a consignaciones, antes de otro fondo o mal entregar carpeta. diligenciada. Verificar con el aspirante Entregar carpeta que en la carpeta se sin la totalidad de entreguen todos los los formatos. formatos. Permitir que Después de terminada la aspirantes convocatoria, realizar una puedan participar revisión de las carpetas HOJA DE PRESENTACIÓN 19 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO inscripción, durante el tiempo establecido para realizar la convocatoria, se excluye del proceso y se anula la carpeta, realizando la respectiva anotación en el SIADMI. 8. Realizar recepción de documentos. RESPONSABLE Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0102DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Funcionario de la Regional encargado de realizar el procedimiento. Al aspirante que se presenta dentro Jefes Grupos de de los tiempos previamente Incorporación. establecidos, con los documentos requeridos y los formatos correcta y Funcionario de la completamente diligenciados se le Regional recepciona la carpeta y se le incluye encargado de en la agenda de programación para realizar el realizar las valoraciones. procedimiento. Despues de recepcionar de documentos del aspirante que cumple con todos los requisitos se 9. Insertar registran sus datos en SIADMI, y información de se verifica que el formato de aspirante en base inscripción haya sido diligenciado de datos SIADMI. por el aspirante en la página Web, desde el momento de su implementación. 10. Notificar que Como el aspirante se presento a debe anexar inscripción y no tenia la documentación documentación completa se da un Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Carpeta diligenciada y documentos requeridos. Recibo de consignación que corresponde a la Inscripción. ACCIONES PREVENTIVAS en el proceso de vendidas que no fueron selección con inscritas y dejar anotación carpetas en el SIADMI. adquiridas en convocatorias anteriores. Charla de inducción para diligenciamiento de la carpeta al momento de vender la carpeta. Carpeta mal diligenciada o Establecer el número de incompleta. funcionarios necesarios (apoyo con funcionarios que participan en otras valoraciones) para realizar recepción de documentos. RIESGOS Jefes Grupos de Incorporación. Funcionario de la Regional encargado de realizar el procedimiento. Jefes Grupos de Incorporación. Página 249 de 497 Registro en el SIADMI. Insertar Revisar los datos al información falsa momento de ser incluidos o incompleta. en el SIADMI. Permitir que Concientizar a los aspirantes sin el funcionarios y a los cumplimiento de aspirantes que esta HOJA DE PRESENTACIÓN 19 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD faltante. 11. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección. 12. Archivar expedientes de aspirantes. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Código: GT0102DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE plazo prudencial para que la incluya Funcionario de la sin recibir los documentos, hasta Regional que no se encuentren en forma encargado de completa. realizar el procedimiento. Si el aspirante no se presenta sin causa alguna dentro del plazo establecido con la documentación requerida, debe notificarse que finaliza el proceso de selección. Una vez revisada la información de los formatos y de la carpeta se presenta al archivo para ser presentada ante las demás valoraciones. Fecha de emisión: 22/03/06 ACCIONES PREVENTIVAS todos los actividad debe ser documentos, realizada, una vez, para inicie proceso de evitar desgastes selección. posteriores, citando a los aspirantes para que completen el expediente del proceso de selección. RIESGOS Funcionario de la Regional encargado de realizar el procedimiento. Excluir del proceso a un aspirante por plazos rígidos. Flexibilidad y concertación con los plazos para anexar documentación. Encargado de archivo. Pérdida de documentación del aspirante. Asignación del lugar y mobiliario adecuado para tal fin, con las medidas de seguridad. Carpeta. Página 250 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 3.4 EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS 3.4.1 Responsables Para el desarrollo de esta etapa del proceso los responsables son el Jefe de la Regional de Incorporación quien preverá con la suficiente anterioridad con el jefe de Sanidad, la contratación del número de exámenes requeridos de acuerdo con los compromisos que establece el plan anual de incorporación. 3.4.2 Fundamento Legal Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre) “por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las fuerzas militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993” Artículo 2. Definición: Define la capacidad psicofísica como el conjunto de habilidades, destrezas, aptitudes y potencialidades de orden físico y psicológico que deben reunir las personas para el ingreso y permanencia a la Institución. Dicha capacidad será valorada con criterios laborales y de salud ocupacional, por autoridades Medico-Laborales. Artículo 3. Calificación de la capacidad psicofísica: La capacidad psicofísica para ingreso y permanencia en el servicio del personal de que trata el presente Decreto, se califica con los conceptos de apto, aplazado y no apto. Es apto, quien presente condiciones psicofísicas que permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial y civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Es aplazado, quien presente alguna lesión o enfermedad y que mediante tratamiento, pueda recuperar su capacidad psicofísica para el desempeño de su actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Es no apto, quien presente alguna alteración psicofísica que no le permita desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Parágrafo.- Esta calificación será emitida por los médicos que la Dirección de Sanidad de la respectiva fuerza o de la Policía Nacional autorice para tal efecto. Art. 4. Exámenes de capacidad psicofísica. Los exámenes médicos y paraclínicos de capacidad psicofísica se realizarán en los siguientes eventos. 1. Selección alumnos Escuelas de Formación. 5. Incorporación. 6. Comprobación. 14. Por orden de autoridad medico laboral. Art. 7. Validez y vigencia de los exámenes de capacidad psicofísica. Los resultados de los diferentes exámenes médicos, odontológicos, psicológicos y paraclínicos practicados tienen una validez de dos meses, contados a partir de la fecha en que fueron practicados. El concepto de capacidad psicofísica se considera válido para el personal por un término de tres meses durante los cuales dicho concepto será aplicable para todos los efectos Página 251 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 legales. Sobrepasado este termino, continua vigente hasta cuando se presenten eventos del servicio que impongan una nueva calificación de la capacidad psicofísica. Artículo 12: Si en los exámenes médicos efectuados al personal, en alguno de los eventos del servicio, se comprueba ocultamiento o simulación de enfermedades o lesiones para obtener un dictamen o concepto que no corresponda a la realidad, se considerarán nulos, sin perjuicio a la respectiva acción penal o disciplinaria. Artículo 13: Las causales de No aptitud tienen carácter de reservado. Artículo 14: Son Autoridades Médico-Laborales: Médicos Generales y especialistas de planta asignados a Medicina laboral Artículo 33. Competencia para realizar exámenes. Los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos establecidos en el presente Decreto serán realizados por las Direcciones de Sanidad de la respectiva fuerza y de la Policía Nacional. Parágrafo. Se exceptúan de este artículo los exámenes a los conscriptos, los cuales serán realizados por los profesionales de la salud destinados por la Fuerza respectiva para tal fin. Artículo 34. Competencia para el pago de los exámenes de capacidad psicofísica. El pago de los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos que trata el presente Decreto, serán asumidos así: a. Los de selección de alumnos de las Escuelas de formación o sus equivalentes en la Policía Nacional y de escalafón, por los aspirantes, de acuerdo con las tarifas que para tal fin expida el Consejo Superior de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. Artículo 48. Artículo transitorio. Hasta tanto el Gobierno Nacional determine lo correspondiente a la valoración y calificación del personal que trata el presente Decreto, los criterios de calificación de la capacidad psicofísica, de disminución de la capacidad laboral e indemnizaciones y de la clasificación de las lesiones y afecciones, continuarán vigentes los artículos 47 al 88 del Decreto 094 de 1989, excepto el artículo 70 de la misma norma. Oficio No. 005977 del 010705 de DISAN – ARMEL Por el cual se conceptúa que se puede solicitar exámenes de citología y frotis de flujo vaginal a las aspirantes femeninas. 3.4.3 Objetivos específicos Evaluar las condiciones físicas de cada uno de los aspirantes que sean citados a esta valoración a partir del fundamento legal y criterios establecidos en el presente protocolo para emitir el diagnóstico médico. Programar y realizar los exámenes clínicos y paraclínicos a los aspirantes que participan en el proceso de selección en las entidades contratadas por la Dirección de Sanidad a través de sus Seccionales en el menor tiempo posible y con la mejor atención y calidad en la entrega de resultados. Minimizar el riesgo de suplantación en esta valoración. Página 252 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL 3.4.4 Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración médica del proceso de selección e incorporación en lo relacionado con los exámenes clínicos y paraclínicos, garantizando que todos lo aspirantes que ingresan a la Institución hayan sido valorados de acuerdo con los criterios establecidos en la normatividad. Realizar en un 100% todos los exámenes programados para los aspirantes que presenten esta etapa del proceso, bajo condiciones de calidad en atención para los aspirantes y de precisión de resultados para la Institución. Reducir a cero (0) la suplantación de personal en la práctica de algún examen clínico ó paraclínico. 3.4.5 Indicadores de gestión No. 1 INDICADOR No. de aspirantes que presentaron exámenes clínicos y paraclínicos por convocatoria. No. de aspirantes inscritos por convocatoria. META 100% 2 No. de aspirantes valorados dentro de la programación de la convocatoria. No. total de aspirantes que presentaron exámenes clínicos y paraclínicos por convocatoria. 100% 3 No. de novedades en exámenes clínicos y paraclínicos (incompletos, inconsistentes, mal diligenciados). No. total de aspirantes que presentan exámenes clínicos y paraclínicos por convocatoria. 0% 4 No. de exámenes clínicos o paraclínicos de comprobación realizados por laboratorios autorizados por Sanidad en cada convocatoria. No. total de aspirantes que presentan exámenes clínicos y paraclínicos por convocatoria. 100% Página 253 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL No. 5 3.4.6 Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 INDICADOR No. de encuestas realizadas a los aspirantes sobre el servicio de los laboratorios en la aplicación de los exámenes. No. de aspirantes que presentan exámenes clínicos y paraclinicos. META 100% 6 No. de informes presentados por la entidad de salud contratada, sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de contratos con entidades de salud establecidos por convocatoría. 100% 7 No. de informes presentados por la Regional de Incorporación a Sanidad, sobre el desarrollo de la valoración. No. de convocatorias de selección adelantadas para oficiales y patrulleros. 100% Lineamientos para el desarrollo de la valoración 3.4.6.1 Programación de exámenes clínicos y paraclínicos: Correspondiente al Jefe de la Regional de Incorporación, informar a los Jefes de Sanidad en los departamentos correspondientes, el número de exámenes requeridos por año para ser incluidos en el plan de compras, de acuerdo con los compromisos establecidos en el plan de incorporación, de tal manera que se pueda establecer en forma conjunta las siguientes precisiones, al momento de preparar los pliegos de la licitación para la contratación de las Entidades de Salud: (ver anexo 20). a. Cantidad de aspirantes que pueden ser citados semanalmente. b. Controles ejercidos por ambas partes (incorporación, laboratorios) sobre el número de exámenes aplicados. c. Formatos de entrega de resultados de los exámenes (papel membreteado, tipo de información que debe ser incluida, firma y sello del profesional que realizo y/o dio lectura al examen). d. Tiempo de entrega de los resultados. e. Reserva en la entrega de resultados en cada examen. f. Controles de identificación de cada aspirante para evitar suplantación. g. Atención adecuada a los aspirantes. Una vez definida la anterior información, de acuerdo con el desarrollo del cronograma de la convocatoria se procede a realizar la citación del personal a la charla de preparación para practicarse los exámenes y de igual forma asignar la fecha en la cual se les practicarán. Página 254 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 3.4.6.2 Charla de preparación para practicar exámenes: Se realiza en un aula o auditorio adecuado, dirigida por un profesional en medicina, en la cual se le dé a conocer a los aspirantes la información pertinente para la realización de los exámenes (Ej. dieta, lavado de cabello, etc). Se les informará el valor a consignar por este concepto y la fecha y hora asignada a cada aspirante. Se hará entrega a cada uno de los aspirantes el formato de resultados de los exámenes clínicos y paraclínicos, con el fin que ellos mismos lo presenten a cada profesional que les practique el examen para tomar la huella y la firma del aspirante, el sello del profesional. Despues de la notificación se elabora un listado de los aspirantes, el cual debe enviarse con la suficiente anterioridad a cada uno de los laboratorios, con el fin de que cada entidad programe el número de aspirantes a atender y de igual manera para llevar un control en el número de exámenes practicados. 3.4.6.3 Práctica de los exámenes: El día de la práctica de los exámenes, se deberá contar con una planilla de comprobación de asistencia, donde el aspirante deberá dejar plasmada su firma y la impresión dactilar como constancia y mecanismo de seguridad para evitar suplantación. Un funcionario de incorporación será el encargado de realizar esta labor, a medida que se va presentando cada aspirante constatará que esté citado, lo identificará con la cédula de ciudadanía y permanecerá en las instalaciones del laboratorio, con el fin de verificar el servicio prestado por la entidad y supervisar constantemente la realización de los diferentes exámenes. Apellidos y Nombres Documento Fecha Hora Firma del aspirante Impresión dactilar Planilla de control de asistencia a la práctica de exámenes clínicos y paraclínicos. Cada profesional perteneciente a la entidad contratada que realice un examen, deberá colocar en el formato de resultado de los exámenes clínicos y paraclínicos su firma y sello como responsable de esta actividad, adicionalmente tomara la impresión dactilar del aspirante en este mismo formato, como mecanismo de control y de seguridad. 3.4.6.4 Revisión de los exámenes: Cuando la entidad contratada allegue los resultados de los exámenes a la Regional, el funcionario del archivo que los reciba deberá verificar que el número de exámenes entregados corresponda con los registrados en las planillas de entrega. Posteriormente se insertará en cada una de los expedientes en la sección de valoración médica. Una vez culminada esta tarea se entregaran los expedientes con los exámenes anexos al personal de profesionales encargado de interpretar y emitir el concepto sobre los mismos y al término de la valoración médica, el profesional devolverá el expediente en su totalidad al archivo. Si un aspirante queda en condición de aplazado en esta valoración el expediente reposara en el archivo hasta la fecha en que el profesional lo haya Página 255 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 programado para realizar el desplazamiento. Para esta actividad el personal médico solicitará las expedientes con un día de anterioridad de acuerdo a la programación por ellos establecida, teniendo en cuenta su capacidad de atención a aspirantes, con el fin de dar tiempo suficiente al personal del archivo para ubicar las expedientes y evitar traumas en el proceso. 3.4.7 Criterios de seguimiento y auto evaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso de selección e incorporación. No. EVIDENCIA 1 La Regional de Incorporación presenta a Sanidad en forma escrita y con la suficiente anterioridad, el número de exámenes clínicos y paraclínicos a realizar a partir del plan anual de incorporación, para ser incluidos en el plan de compras. 2 El Jefe de la Regional de Incorporación hace parte del comité técnico para determinar las características y condiciones de calidad para contratación de los laboratorios. 3 En el contrato de laboratorios se establecen cláusulas orientadas a: atención mínima diaria, tiempo de entrega de resultados, mecanismos para evitar suplantaciones, forma de presentar los resultados y costo para los aspirantes de los exámenes complementarios o comprobatorios. 4 En cada convocatoria se realizan auditorias a las entidades prestadoras del servicio, (visitas, evaluación del servicio por parte de los aspirantes, etc.) presentando informes a la Seccional de Sanidad correspondiente. 5 Se establece comunicación permanente y por escrito con el laboratorio(s) para programación de aspirantes, control de exámenes realizados y aclaración de inconsistencias en la entrega de resultados. 6 En cada laboratorio se diligencia diariamente una planilla con la firma de los aspirantes a los que se les realiza la valoración, para tener un control en el número de exámenes realizados. Página 256 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 No. EVIDENCIA 7 Se realiza un acta donde se especifica a los aspirantes la preparación que deben hacer para la realización de los exámenes de laboratorio. 8 El formato de la valoración de los resultados de los exámenes clínicos y paraclínicos es diligenciado por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin tachones ni enmendaduras, fecha de realización de la valoración. 9 Se aplican encuestas a los aspirantes para evaluar la calidad del servicio en los laboratorios. 10 Todos los exámenes complementarios ordenados por el profesional se realizan en todos los laboratorios autorizados por Sanidad. 11 Los requerimientos de exámenes comprobatorios cuentan con la autorización del Jefe de la Regional. 12 El profesional frente a los casos de aplazamiento fija en el correspondiente formato de la carpeta, el nuevo plazos de presentación del aspirante, ejerciendo control sobre su presentación. 13 Al término de cada convocatoria se realiza una evaluación por escrito del servicio prestado por la entidad contratada, la calidad en los resultados de los exámenes, el cumplimiento en tiempos de atención y entrega de resultados. 14 La Regional tiene soportes del seguimiento que se hace a las reclamaciones presentadas ante los resultados de los exámenes. Especificar las acciones que se toman: disciplinarias o administrativas. Página 257 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 20 POLICÍA NACIONAL 3.4.8 Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 No. EVIDENCIA 15 Al término de cada convocatoria la entidad de salud contratada presenta una evaluación por escrito del servicio prestado, parámetros de calidad en los resultados de los exámenes y la epidemiología más frecuente de las causales de no aptitud de los aspirantes que presentaron esta valoración. CUMPLIMIENTO (SI - NO) Glosario Aptitud: habilidades y características clasificatorias exigidas para avanzar en el proceso. Exámenes clínicos y paraclínicos. son todos aquellos exámenes que permiten diagnosticar el estado físico del aspirante con el concepto médico y el respaldo de los exámenes necesarios. Expediente: archivo que clasifica los documentos y valoraciones requeridos dentro del proceso de selección de un aspirante. Concepto: juicio que emite un profesional acreditado en diferentes áreas del conocimiento, para este caso, en inteligencia policial, medicina, odontología, psicología y trabajo social. Convocatoria: llamado de la Policía Nacional invitando a los interesados en participar en el proceso de selección e incorporación a la Institución. Documentación: sustento público y legal que avala por escrito datos sobre el aspirante. No aptitud: es el no superar o no cumplir con las condiciones y variables exigidas para continuar en el proceso. Página 258 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 21 POLICÍA NACIONAL 3.4.9 Listado Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0103FL-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Flujograma 1.Coordinar con laboratorios fechas para realizar exámenes. Listado 2. Recibir listado para aplicar exámenes 3. Programar exámenes clínicos y paraclínicos. Listado de programación Listado 4. Realizar charla de preparación y enviar a exam. 5. Comprobar la identidad del aspirante. Existe suplantación? NO 7. Realizar exámenes clínicos y paraclínicos SI 6. Informar por escrito al jefe de la Regional Envían a tiempo resultados de los exámenes? NO 8. Agilizar el envío con el laboratorio SI 9. El archivo recibe y constata novedades Se presentan novedades? SI NO 12. Coordinar con el laboratorio para subsanarlas Página 259 de 497 10. Recepcionar resultados exámenes clínicos y paraclínicos 11. Anexar resultados a expedientes y foliar HOJA DE PRESENTACIÓN 22 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0103DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.4.10 Descripción del procedimiento ACTIVIDAD COMO Para evitar fallas en el proceso se coordina con los laboratorios, contratados con la suficiente 1. Coordinar con anterioridad, las fechas de laboratorios, las realización de los exámenes, la fechas para cantidad de personal, los horarios realizar de atención y la fecha de entrega exámenes. de los respectivos resultados al interesado para que este los entregue en la Regional de Incorporación. RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Regional de Incorporación. Funcionario de la Regional de Incorporación encargado de coordinar la valoración. El procedimiento de exámenes clínicos especializados y paraclínicos se inicia después que Funcionario de la 2. Recibir listado el aspirante se inscribe, para lo cual Regional de para aplicar el funcionario encargado de ese Incorporación Listado de exámenes procedimiento emite listados en encargado de aspirantes. clínicos y forma periódica de la programación coordinar la paraclinicos. de aspirantes para ser valorados, valoración. habiéndolos notificado, tan pronto termina la inscripción. 3. Programar exámenes clínicos y paraclinicos. Como ya se ha coordinado con los laboratorios las fechas, cantidad de personal y horarios de atención, se programan los exámenes cínicos y Funcionario de la Regional de Incorporación encargado de Página 260 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No contar con Solicitar la inclusión de los entidades de contratos para los Oficio en el que salud contratadas exámenes clínicos se formaliza. al momento de especializados y indiciar la paraclínicos en los planes convocatoria. de compras de la Sanidad. Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se puedan imprimir los Listado de Recibir listados listados de aspirantes programación. incompletos. citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. Cancelaciones a Enviar listados a los Listado de última hora de los laboratorios con la programación. exámenes suficiente antelación para clínicos y que reserven los espacios HOJA DE PRESENTACIÓN 22 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0103DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE paraclínicos a los aspirantes, de coordinar la acuerdo a la capacidad de atención valoración. de los laboratorios y a la cantidad de aspirantes, para que no se presente desorganización. Se citan los aspirantes con anterioridad a la práctica de los exámenes clínicos y paraclínicos para notificarles en qué consisten y como deben prepararse (dieta, aseo Medico de personal, etc.); esta tarea la realiza Regional un profesional en medicina en Funcionario de la compañía de un funcionario de la 4. Realizar charla Regional de regional, también se informa el de preparación. Incorporación número de cuenta y el valor a encargado de consignar de los exámenes y se coordinar la entrega a cada uno de los valoración. aspirantes el formato de resultado de exámenes clínicos y paraclínicos, con el fin de ser firmado por cada uno de los profesionales que los practican. 5. Comprobar identidad del aspirante. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Funcionario de la Debe comprobarse que el aspirante Regional de que presenta los exámenes sea el Incorporación mismo que se presenta, mediante la encargado de exigencia del documento de coordinar la identidad, firma y huella. valoración. Página 261 de 497 RIESGOS paraclínicos, en los laboratorios por falta de cupo. Formato de resultado de exámenes de laboratorio. No asiste algún aspirante. Se extravíe un formato. Que no se compruebe la identidad del aspirante ACCIONES PREVENTIVAS de aplicación de exámenes. Se realizaran varias charlas en diferentes horarios teniendo en cuenta la capacidad del salón donde se realiza. Al realizar la entrega del formato a cada uno de los aspirantes se dejará constancia del recibido con la fecha y firma del mismo en planillas. Presencia en el laboratorio contratado de un funcionario de la Regionalo Grupo de Incorporación, específicamente para que cumpla con la labor de comprobar las identidades HOJA DE PRESENTACIÓN 22 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO En caso de suplantar al aspirante, 6. Informar por inmediatamente se le informa por escrito al Jefe de escrito al Jefe de la Regional para la Regional. que se adelanten las respectivas acciones sobre al aspirante. 7. Realizar exámenes clínicos y paraclínicos. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0103DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Funcionario de la Regional de Incorporación encargado de coordinar la valoración. Despues de la comprobación de identidad del aspirante, se procede a realizar los exámenes Entidades de establecidos para el proceso de salud contratadas selección, con los criterios de por Sanidad. calidad exigidos a la entidad de salud contratada. Si se presentase demora o atraso en la entrega de resultados, debe solicitarse por escrito a la entidad 8. Agilizar envió contratada para que dé Jefe Regional. con el laboratorio. cumplimiento a las cláusulas de tiempo para entrega de resultados establecidas en el contrato. Página 262 de 497 RIESGOS No informar de la suplantación y permitir que el aspirante continúe en proceso. ACCIONES PREVENTIVAS y responda disciplinaria y plenamente en el evento de presentarse novedades de suplantación. Control de firmas, huellas e identidad de los aspirantes, personal idóneo y leal a la Institución Programar la realización de los exámenes Infraestructura tendiendo en cuenta la insuficiente de la capacidad instalada de los entidad de salud laboratorios. contratada para Estudiar la posibilidad de atención de contratar varios aspirantes y laboratorios, para entrega de satisfacer la necesidad de resultados. número de aspirantes a evaluar. Atraso en el proceso por demora en los envíos de resultados. Establecer en el contrato los parámetros de cumplimiento y sanciones a los incumplimientos. HOJA DE PRESENTACIÓN 22 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE 9. Revisar resultados y constatar novedades. Al momento de recepcionar los resultados de los exámenes que Funcionario de la entrega el laboratorio, se debe Regional de verificar detalladamente que el Incorporación listado relacionado corresponda con encargado de los exámenes entregados y que en coordinar la cada sobre se entregue el número valoración. de exámenes que establece el laboratorio en su entrega. 10. Recepcionar resultados de exámenes clínicos y paraclínicos. Al verificar que no existe novedad y que el listado concuerda con los exámenes que entrega físicamente el laboratorio, se recibe la documentación y se firma el oficio de entrega. Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0103DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Resultados de exámenes clínicos Expedientes especializados y paraclinicos. Funcionario de la Regional de Incorporación Resultados de encargado de laboratorio. coordinar la valoración. Los funcionarios del archivo deberán insertar los exámenes de laboratorio en cada uno de los expedientes de los aspirantes en la 11. Anexar los sección correspondiente y foliarlos. resultados de los Esta actividad se debe realizar con Funcionario del exámenes a la suficiente antelación, de tal forma archivo. expedientes y que al momento de realizar la foliar valoración médica, el profesional cuente con los resultados de los exámenes y pueda definir la condición de salud del aspirante. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Resultados de laboratorio. Página 263 de 497 RIESGOS Extravío de los documentos. ACCIONES PREVENTIVAS Hacer seguimiento a la documentación. Archivar listados de entrega de resultados. Recibo de documentación mediante oficio donde Perdida de consten los exámenes que resultados de se envían y el nombre del laboratorio. aspirante que se los practicó. Verificación de los mismos. No anexar Revisión aleatoria de exámenes en los expedientes. expedientes, impidiendo que el Establecer en las agendas médico los pueda de programación de la revisar al valoración médica el momento de la tiempo establecido (20 valoración. minutos), garantizando que el profesional cuente con el Anexar tiempo suficiente para exámenes en revisar los resultados de expedientes que los exámenes y corroborar no corresponde. a quien pertenecen. HOJA DE PRESENTACIÓN 22 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR EXÁMENES CLÍNICOS ESPECIALIZADOS Y PARACLÍNICOS Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0103DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Si se presentasen novedades de Funcionario de la falta de algún resultado o de Regional de 12. Coordinar con repetición de muestra se coordinará Incorporación laboratorio para con el laboratorio para que se repita encargado de subsanarlas. o se subsane la novedad, solo de coordinar la este tipo, en ningún caso por valoración. resultados negativos. Página 264 de 497 RIESGOS Pérdida de resultados. ACCIONES PREVENTIVAS Verificar los resultados contra entrega para constatar novedades. HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.5 VALORACIÓN MÉDICA 3.5.1 Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Médicos asignados por la Dirección de Sanidad a las Regionales de Incorporación para realizar la valoración. 3.5.2 Fundamento legal Decreto 094 del 110189. “Estatuto de la capacidad psicofísica, incapacidades, invalideces e indemnizaciones”. Titulo séptimo. De la clasificación de las lesiones y afecciones causales generales de no aptitud. Artículos 47 al 69. Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre). “Por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993” Artículo 2. Definición: Define la capacidad psicofísica como el conjunto de habilidades, destrezas, aptitudes y potencialidades de orden físico y psicológico que deben reunir las personas para el ingreso y permanencia a la Institución. Dicha capacidad será valorada con criterios laborales y de salud ocupacional, por autoridades medico-laborales. Artículo 3. Calificación de la capacidad psicofísica: La capacidad psicofísica para ingreso y permanencia en el servicio del personal de que trata el presente Decreto, se califica con los conceptos de apto, aplazado y no apto. Es apto, quien presente condiciones psicofísicas que permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial y civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Es aplazado, quien presente alguna lesión o enfermedad y que mediante tratamiento, pueda recuperar su capacidad psicofísica para el desempeño de su actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Es no apto, quien presente alguna alteración psicofísica que no le permita desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Parágrafo.- Esta calificación será emitida por los médicos que la dirección de sanidad de la respectiva fuerza o de la Policía Nacional autorice para tal efecto. Art. 4. Exámenes de capacidad psicofísica. Los exámenes médicos y paraclínicos de capacidad psicofísica se realizarán en los siguientes eventos. 1. Selección alumnos Escuelas de formación. 5. Incorporación. 6. Comprobación. 14. Por orden de autoridad medico laboral. Artículo 7: Los exámenes médicos, odontológicos y psicológicos tienen vigencia de dos (2) meses a partir de la fecha en que le fueron practicados. Página 265 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Artículo 12: Si en los exámenes médicos efectuados al personal, en alguno de los eventos del servicio, se comprueba ocultamiento o simulación de enfermedades o lesiones para obtener un dictamen o concepto que no corresponda a la realidad, se considerarán nulos, sin perjuicio a la respectiva acción penal o disciplinaria. Artículo 13: Las causales de No aptitud tienen carácter de reservado. Artículo 14: Son Autoridades Médico-Laborales: Médicos Generales y especialistas de planta asignados a Medicina laboral DISAN. Artículo 33. Competencia para realizar exámenes. Los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos establecidos en el presente Decreto serán realizados por las Direcciones de Sanidad de la respectiva fuerza y de la Policía Nacional. Parágrafo. Se exceptúan de este artículo los exámenes a los conscriptos, los cuales serán realizados por los profesionales de la salud destinados por la fuerza respectiva para tal fin. Artículo 34. Competencia para el pago de los exámenes de capacidad psicofísica. El pago de los exámenes médicos y paraclínicos derivados de los eventos que trata el presente Decreto, serán asumidos así: a. Los de selección de alumnos de las escuelas de formación o sus equivalentes en la Policía Nacional y de escalafonamiento, por los aspirantes, de acuerdo con las tarifas que para tal fin expida el consejo superior de salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. b. Los demás exámenes médicos y paraclínicos enumerados en el presente Decreto, serán asumidos por las unidades ejecutoras correspondientes en cada una de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. Artículo 48. Artículo transitorio. Hasta tanto el gobierno nacional determine lo correspondiente a la valoración y calificación del personal que trata el presente Decreto, los criterios de calificación de la capacidad psicofísica, de disminución de la capacidad laboral e indemnizaciones y de la clasificación de las lesiones y afecciones, continuarán vigentes los artículos 47 al 88 del Decreto 094 de 1989, excepto el artículo 70 de la misma norma. Oficio No 005977 del 010705 de DISAN–ARMEL. “Por el cual se conceptuando que se puede solicitar exámenes de citología y frotis de flujo vaginal a las aspirantes femeninas”. 3.5.3 Objetivos específicos Evaluar las condiciones físicas de cada uno de los aspirantes que sean citados a esta valoración a partir del fundamento legal y criterios establecidos en el presente Protocolo para emitir el diagnóstico médico. Emitir calificación de la capacidad psicofísica de los aspirantes evaluados tendiendo en cuenta el diagnóstico emitido en las valoraciones que el involucra. Página 266 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL 3.5.4 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración médica del proceso de selección e incorporación garantizando que todos lo aspirantes que ingresan a la Institución sean valorados y tengar su calificación o concepto médico correspondiente. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas para la convocatoria o curso al que el aspirante se presente. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en esta etapa. Realizar la valoración médica a cada aspirante dentro de los estándares de tiempo establecido. 3.5.5 Indicadores de gestión No. INDICADOR META 1 No. de aspirantes valorados dentro de la programación. No. total de aspirantes con valoración médica por convocatoria. 100% 2 No. de aspirantes atendidos en valoración médica por convocatoria. No. de aspirantes programados para valoración medica por convocatoria. 100% 3 No. de aspirantes que continúan en el proceso sin ajustarse al perfil en la valoración médica por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoración médica por convocatoria. 0% 4 No. de conceptos de la valoración médica registrados en el SIADMI por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoración médica por convocatoria. 100% Página 267 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. INDICADOR META 5 No. de aspirantes que se les realiza concepto de capacidad psicofísica por Medicina Laboral por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoraciones medica, odontológica, físico-atlética y psicológica por convocatoria. 100% 6 No. de aspirantes que continúan en el proceso siendo declarados no aptos en capacidad psicofísica por convocatoria No. de aspirantes que se les realiza concepto de capacidad psicofísica por Medicina Laboral por convocatoria. 0% 7 8 9 3.5.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL No. de elementos adquiridos para realizar la valoración médica. No. de elementos solicitados para realizar la valoración médica (plan de compras). No. de profesionales con que cuenta la Regional para realizar la valoración médica. No. de profesionales requeridos a Sanidad para realizar la valoración médica. No. de informes presentados por el(los) profesionales en medicina sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de convocatorias adelantadas por la Regional. 100% 100% 100% Lineamientos para el desarrollo de la valoración 3.5.6.1 Lectura exámenes clínicos especializados y paraclínicos: Revisión de las valoraciones especializadas y exámenes de laboratorio: se consignar las anomalías encontradas en los resultados de laboratorio en el formato correspondiente a la valoración, de acuerdo con los criterios de evaluación establecidos en el Decreto 094/1989 y en este Protocolo: Página 268 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL HOMBRES Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: MUJERES Cuadro Hemático. Hemoclasificación BUN. Creatinina. Glicemia Pre y Postprandial. VDRL. FTA-ABS Confirmatoria si es positiva. Hepatitis B (antígeno de superficie). VIH.(Con autorización del aspirante). Parcial de Orina. EKG. EEG. RX. De tórax. RX de columna dorsolumbar. Examen oftalmológico. Examen optométrico. Examen otorrinolaringológico. Audiometría. Cuadro Hemático. Hemoclasificación BUN. Creatinina. Glicemia Pre y Postprandial. VDRL. FTA-ABS Confirmatoria si es positiva. Hepatitis B (antígeno de superficie). VIH.(Con autorización del aspirante) Parcial de Orina. EKG. EEG. RX. De tórax. RX de columna dorsolumbar. Examen oftalmológico. Examen optométrico. Examen otorrinolaringológico. Audiometría. Prueba de embarazo. Citología (con formato de autorización de la aspirante). Frotis de flujo vaginal. 3.5.6.2 Valoración médica general: 1. Alistar y verificar equipo médico y expedientes: con el fin de obtener información previa del aspirante en lo que respecta a la valoración médica y a los resultados de los exámenes clínicos especializados y paraclínicos. Así mismo, preparar el equipo necesario que permitirá realizar el procedimiento de examen médico y posteriormente registrar la información. 2. Examen médico: se realizará en forma individual, completa y detallada, con el fin de evitar errores y asegurar la calidad del mismo, teniendo de referencia el marco legal vigente para tal fin. Las actividades a desarrollar en esta valoración son: a. Solicitar al aspirante que ingrese al consultorio. b. Saludo de bienvenida. c. Hacer una explicación breve y clara sobre el desarrollo del examen médico, informándole lo relacionado con la normatividad vigente referente a la aptitud o no-aptitud; las acciones a seguir en caso de la solicitud de valoraciones especializadas o paraclínico. Es importante tener presente que cuando se emite el concepto de no aptitud, es porque las causales por las que se emite el concepto, no desaparecerán a través del tiempo; es decir, que dicho diagnóstico no cambiará. Se emite el concepto de pendiente cuando el aspirante presenta una patología susceptible de tratamiento médico o quirúrgico y que durante el desarrollo de la misma convocatoria y dentro de los tiempos establecidos por el medico pueda realizarse para superar la valoración. Es obligación del profesional que realiza la valoración, hacer saber al aspirante que la Página 269 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL d. e. f. g. h. i. j. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: realización del tratamiento no garantiza su selección para ingresar a la escuela de formación, sino que debe superar todo el proceso para su ingreso. Solicitar al aspirante quitarse la ropa y quedar en ropa interior. Inicio del examen médico, por medio de constatar que el aspirante haya diligenciado el formato de antecedentes médicos. Indagar sobre los antecedentes consignados por el aspirante en el formato. En caso de existir antecedentes patológicos el profesional debe solicitar al aspirante que anexe la historia clínica referente a la situación y dejar la anotación en el formato de la valoración. Diligenciar la fecha de realización del examen físico. Verificar con el aspirante los datos de identificación registrados. Pesar y tallar al aspirante. Establecer el índice de masa corporal: observar el aspecto general del aspirante y precisar si es normal, con sobrepeso, obeso, delgado, utilizando la siguiente formula: PESO EN KILOGRAMOS TALLA X TALLA ÍNDICE DE MASA CORPORAL INTERPRETACIÓN 20 a 24.9 25 a 26.9 27 a 29.9 30 a 40 Mayor a 40 NORMAL SOBREPESO LEVE SOBREPESO MODERADO OBESIDAD OBESIDAD MÓRBIDA Cuando un aspirante presenta sobrepeso leve, quedará pendiente hasta que obtenga el peso ideal para su talla. En el caso contrario, bajo peso, debe analizarse los factores de constitución física, hereditarios o patológicos, éste último es causal de No Aptitud. l. Toma de signos vitales: consignar las cifras tensiónales en posición de cubito-dorsal, frecuencia cardiaca, frecuencia respiratoria y frecuencia de pulso. En caso de encontrar cifras anormales de tensión arterial (TA >130/85) se debe tomar nuevamente en las tres posiciones con descanso previo. En caso de que persistan las cifras se conceptuará que el aspirante no se ajusta al perfil. m. Revisión de órganos de los sentidos: verificar las posibles patologías de los ojos, los oídos, la nariz, garganta, piel y senos paranasales: Ojos: al revisar los ojos se evalúa el nivel de agudeza visual, aceptando como apto al aspirante que presente 20/20. Verificar la presencia de patologías como pterigios, cataratas u otras patologías detectables a simple vista. Oídos: al revisar el oído externo y medio se observá el pabellón, el conducto auditivo y los tímpanos junto con las dos ventanas oval y redonda, por medio del Otoscopio con el fin de describir perforaciones timpánicas, malformaciones del pabellón auricular y otras patologías del oído. Nariz: al revisar la nariz, se miran las dos cavidades o fosas nasales las cuales están revestidas por una membrana mucosa, los cornetes o huesecillos de las fosas nasales, el tabique y permeabilidad, con el fin de describir una desviación septal e hipertrofia de cornetes que comprometa la función ventilatoria. n. Revisión de la cabeza, se debe examinar: Cuero cabelludo: por medio del dígito palpación con el fin de describir longitud, ubicación de cicatrices, hundimientos o deformidades. Página 270 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: o. p. q. r. s. t. u. v. w. Cara: describir lesiones, cicatrices, asimetrías, etc. Cuello: se examina por medio del dígito palpación a fin de describir adenopatías, masas y pulso. Revisión de la boca y la garganta: con el fin de observar las amígdalas, faringe y laringe, detectando o descartando hipertrofia amigdalina que comprometa la función ventilatoria, lesiones de la mucosa oral, escurrimiento posterior o procesos infecciosos. Se examinan los senos paranasales frontales y maxilares por medio del dígito palpación. Revisión del Tórax: se hace examinando: El sistema cardiopulmonar: para describir el ritmo de los ruidos cardiacos, en caso que se encuentren hay que consignar la existencia de soplos y agregados; describir como se encuentra la ventilación en ambos campos pulmonares especificando si existe hipo ventilación, consolidaciones, la presencia de bronco espasmos, etc. En aspirantes femeninas, incluir el examen de mamas, describiendo asimetrías, masas, piel de naranja, secreciones por pezón, etc. Se describen alteraciones anatómicas del tórax, indicando si afecta su funcionalidad. Revisión del Sistema Osteomuscular: Verificar la marcha, masa muscular, existencia de deformidades, fracturas, acortamientos y limitación de movimientos a nivel de articulaciones, examinando: Miembros superiores: se revisan manos, articulaciones interfalángicas, muñecas y codos a fin de describir deformidades, amputaciones, secuelas de fracturas mal consolidadas, etc. Miembros inferiores: se describe la existencia de alguna patología: hallux valgus, genu varu (valor normal hasta 8 cms de distancia intercondílea), genu valgum (valor normal hasta 8 cms), pie varo, pie plano, amputaciones parciales o totales, simetrías o limitaciones en la movilización de las articulaciones. Columna vertebral: se describe la presencia de curvaturas anormales tales como escoliosis (desviaciones laterales), lordosis (desviación a nivel anteposterior) y cifosis (desviación a nivel posterior), simetría de hombros y caderas. Revisión abdomen: describir existencia de visceromegalias, hernias, cicatrices quirúrgicas o masas. Revisión del Sistema Vascular Periférico: verificar la existencia de patologías varicosas. Revisión del aparato genito urinario: describir la presencia de los testículos en el saco escrotal, tamaño y textura de los mismos, varicoceles, atrofias y cambios de consistencia de los testículos, malformaciones anatómicas del meato urinario. Revisión del Sistema Neurológico: describir las alteraciones motoras, sensitivas y reflejas. Revisión de piel y faneras: Verifica la existencia de cicatrices, tatuajes y nevus, teniendo en cuenta su tipo y tamaño, se debe registrar en el formato de examen físico (S4). Una vez terminado el examen se le solicita al aspirante que se coloque la ropa, se le agradece la atención y su colaboración. El médico emite el diagnóstico presuntivo y define la continuidad o no del aspirante en el proceso. En caso de existir un criterio de no aptitud se consignará dicho criterio, indicando el fundamento jurídico, y se da por terminada la continuidad del aspirante en el proceso. Quien presente alguna lesión o enfermedad que mediante tratamiento pueda recuperar su capacidad; y de acuerdo al tiempo que se maneje durante el proceso, continuará si subsana la novedad y entrega los procedimientos terminados, máximo dentro de los veinte (20) días siguientes; por lo anterior, el profesional debe ser claro con el aspirante y dejará la anotación en la parte final del formato de valoración médica estipulando la fecha de entrega del tratamiento, con la firma de compromiso del aspirante al frente. De igual manera en el “formato de resultado de valoraciones”, se fija el plazo para que se someta a una segunda valoración, dejando constancia de la fecha, con firma del profesional y del aspirante. Con este procedimiento Página 271 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: se entiende que si el aspirante no se presente en la fecha señalada, queda automáticamente fuera del proceso, por no presentar el tratamiento en el tiempo establecido. (Ver anexo 8). El formato no se firmará hasta no verificar el tratamiento finalizado. El concepto médico o paraclínicos entregados por el aspirante se transcriben en el formato, colocando el nombre del especialista y se anexa al expediente. Es necesario que dichas valoraciones cumplan con los siguientes requisitos: presentarse en papel membreteado, el texto debe estar en letra clara y legible, contener el diagnóstico, pronóstico, plan y duración del tratamiento, porcentaje de corrección de la patología y firma con sello y cédula del profesional. Es importante agregar, que todas las valoraciones en salud para el proceso de selección deben realizarse a través de la red de salud propia o contratada por la Dirección de Sanidad. 3. Registro de la información: se realiza por medio de la sistematización de la información en el SIADMI por parte del profesional y el reporte a través de formatos en los cuales se anota el número de aspirantes que examina a diario, el concepto y las observaciones que tenga al respecto (ver anexo 4). A medida que se realiza el examen, el profesional, completa el formato de historia clínica, en letra legible, firmado y con su sello respectivo, por ningún motivo se aceptan correcciones o enmendaduras. 4. Devolución de expedientes al archivo: Después de haber evaluado a los aspirantes citados para ese día, el encargado de la valoración, diariamente debe regresar los expedientes del proceso de selección al archivo, permitiendo agilizar el proceso y que el aspirante continúe con la siguiente valoración, o pueda reclamar la documentación personal en caso que haya superado la valoración. 3.5.6.3 Emitir concepto calificación de capacidad psicofísica: Esta fase solo puede ser realizada por el médico adscrito a Medicina Laboral de la Dirección de Sanidad. Antes de emitir la calificación de aptitud psicofísica el médico debe constatar que el aspirante cumpla con el esquema de vacunación solicitado; las primeras dos dosis de hepatitis B, fiebre amarilla y antitetánica, la tercera dosis de hepatitis B será aplicada en las escuelas por el área de promoción y mantenimiento de la salud a través de Sanidad. 1. Emitir la calificación definitiva de capacidad psicofísica: el médico revisa los conceptos, diagnósticos o resultados de las valoraciones médica, odontológica, físico atlética, psicológico y exámenes de laboratorio y su concepto final será de Aptitud o No aptitud de acuerdo a la normatividad vigente, colocando su nombre en letra legible, la firma y sello. Si en alguna de las valoraciones referidas se presenta un concepto desfavorable (el aspirante no se ajusta al perfil), el concepto definitivo será de no apto. Los tatuajes serán analizados a la luz de lo que determina el Decreto 094, “lesiones y afecciones de la piel”. Por este motivo no se podrá declarar no apto a un aspirante, sin embargo se analizará en el Consejo de Admisiones. En estos casos el médico y el psicólogo, evaluaran si la presencia del tatuaje tiene relación con algún trastorno de la personalidad. 2. Registrar la información: se hace por medio de la sistematización de la información en el SIADMI por parte del profesional y el reporte a través de los formatos con el fin de realizar un control de calidad sobre el procedimiento, corregirlo y ajustarlo de acuerdo a las posibles fallas que se presenten. De esta forma él profesional lleva una planilla de registro estadístico en la cual, anota el número de aspirantes a los que revisó sus paraclínicos a diario, el concepto y las observaciones que tenga al respecto. (Ver anexo 4). Página 272 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3. Devolución de expedientes al archivo: se hará diariamente después de haber evaluado las carpetas de los aspirantes revisadas, permitiendo agilizar el proceso y que el aspirante continúe con la siguiente valoración, o pueda reclamar la documentación personal en caso que no haya superado el proceso. 3.5.7 Criterios de calificación de la capacidad psicofísica: Los criterios de calificación de la capacidad psicofísica están dados por las causales de no aptitud del Decreto 094/89. Decreto 094 del 110189. “Reforma del estatuto de la capacidad psicofísica”. Artículo 47 Grupos que contemplan lesiones y afecciones causales de no aptitud. Establecese los siguientes grupos que contemplan las lesiones o afecciones, que ocasionan causales generales de no aptitud para ingreso y permanencia en el servicio: GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Cráneo. Boca, Nariz, faringe, Laringe y Traquea. Oídos y Audición. Dental. Pulmones y Tórax. Ojos. Corazón y Sistema pulmonar. Sangre, Órganos Hematopoyéticos. Aparato Digestivo. Aparato Genito-urinario. Sistema Nervioso. Enfermedades mentales. Extremidades. Extremidades. Piel y tejidos. Glándulas endocrinas, metabolismo. Enfermedad sistémica. Tumores y enfermedades malignas. Enfermedades Venéreas. Misceláneas. Enfermedades de origen biológico. Artículo 48. Cráneo a. Pérdida de sustancia ósea de cualquier extensión con o sin reemplazo protésico, cuando se acompaña de signos y síntomas. b. Deformaciones manifiestas de cráneo como exostosis, depresiones, etc. Artículo 49. Boca, nariz, faringe, laringe y traquea a. Laringe. (1) Parálisis de la laringe. (2) Estenosis de la laringe que ocasione dificultad respiratoria. (3) Estenosis de la tráquea. Página 273 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Artículo 50. Oídos y audición. a. Oídos. (1) Infecciones de conducto auditivo externo graves y crónicas. (2) Mastoiditis crónica. (3) Mastoidectomía con secuelas. (4) Enfermedad de meniere. (5) Otitis media superada resistente a tratamiento. b. Audición. Para el personal en servicio activo no será causal de retiro, la disminución de la agudeza cuando el trabajador es capaz de desempeñar sus funciones con el uso prótesis auditiva. Artículo 51. Dental. Lesiones o afecciones de los maxilares y sus tejidos, con desfiguraciones, mal oclusión. Artículo 52. Ojos. a. Enfermedad activa y progresiva de los ojos, resistente a tratamiento que afecta la agudeza y el campo visual. b. Afaquia bilateral. c. Glaucoma. d. Lesiones o afecciones crónicas de los ojos, progresivas y resistentes a tratamiento. e. Manifestaciones oculares de trastornos endocrinos o metabólicos. f. Secuelas progresivas de lesiones de los ojos con disminución de la agudeza y el campo visual. g. Desprendimiento (desgarramiento) de la retina. (1) Con disminución de la A.V., del campo visual, o con diplopía. (2) Bilateral, de cualquier etiología. h. Visión. (1) Aniseiconía (2) Diplopía binocular. (3) Hemianopsia. (4) Agudeza visual. (a) Agudeza visual que no corrige 20/20 en ambos ojos. (b) En uno, cuando le sea extirpado el otro. (5) Campo visual. (a) Cuando el campo visual en el mejor ojo está reducido a menos de 20. (b) Visión nocturna. (c) Ceguera nocturna. El examinado necesita ayuda para caminar de noche. i. Cuerpo extraño intraocular. Artículo 53. Pulmones y tórax. a. Lesiones tuberculosas. Tuberculosis pulmonar y pleuresía tuberculosa, cuando el tratamiento requiere más de 15 meses. b. Afecciones no tuberculosas con disminución de la función respiratoria y deformación del tórax. (6) Atelectasia. (7) Asma bronquial. (8) Bronquiectasia. (9) Bronquitis crónica. (10) Enfermedad quística del pulmón y enfisema bufoso. (11) Hemoneumotórax espontáneo. Página 274 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: (12) Histoplasmosis. (13) Neumotórax espontáneo. (14) Neumoconiosis. (15) Enfisema pulmonar. (16) Fibrosis pulmonar. (17) Sarcoidosis pulmonar. (18) Estenosis bronquial. c. Cirugía de los pulmones. (1) Lobectomía con disminución de la función pulmonar. (2) Neumonectomía. Artículo 54. Corazon Y Sistema Vascular. a. Corazón. (1) Enfermedad arteriosclerótica oclusiva. (2) Fibrilación y fluter auricular. (3) Endocarditis. (4) Bloqueo cardíaco (síndrome de Stoke – Adams). (5) Miocarditis y degeneración del miocardio. (6) Taquicardia paroxística ventricular. (7) Taquicardia paroxística supraventricular. (8) Pericarditis. (9) Valvulitas reumática. (10) Contracciones ventriculares prematuras. b. Sistema ventricular. (1) Arteriosclerosis obliterante. (2) Anomalías congénitas (coartación de la aorta). (3) Aneurisma de cualquier vaso sanguíneo. (4) Cirugía reconstructiva incluyendo injertos. (5) Periarteritis nudosa. (6) Insuficiencia venosa crónica. (7) Enfermedad de Raynauds. (8) Tromboangitis obliterante. (9) Tromboflebitis. (10) Venas varicosas graves y sintomáticas. c. Misceláneos. (1) Enfermedad cardiaca y vascular hipertensiva. (a) Presión diastólica de más de 110 milímetros de mercurio que no responde a tratamiento. (b) Cualquier historial de hipertensión arterial asociada a cambios cerebrales, enfermedad cardiaca o afección renal. (2) Secuelas de cirugía cardiaca y vascular. Artículo 55. Enfermedades de la sangre y órganos hematopoyeticos. a. Anemia grave que no responde a tratamiento. b. Enfermedad hemolítica crónica y sintomática. c. Enfermedad leucopénica crónica. d. Enfermedad mieloproliferativa. e. Púrpura. f. Enfermedad trombo-embolia. Página 275 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: g. Coagulopatías. h. Linfomas. Artículo 56. Aparato digestivo. a. Defectos y enfermedades. (1) Esofágico. (a) Acalasia que requiere de dilataciones periódicas. (b) Esofagitis persistente y grave. (c) Divertículos sintomáticos (d) Estrechez del esófago sintomático. (2) Secuelas de absceso hepático amibiano. (3) Cirrosis hepática. (4) Gastritis grave y crónica. (5) Hepatitis crónica. (6) Hernia hiatal sintomática que no corresponde a tratamiento. (7) Lleitis regional. (8) Pancreatitis crónica grave. (9) Adherencias peritoneales sintomáticas que no responde a tratamiento. (10) Procitis crónica que requiere tratamiento continúo. (11) Ulcera gástrico o duodenal recurrente. (12) Colitis ulcerosa que no responde a tratamiento. (13) Estrechez del recto grave y sintomático. b. Cirugía. (1) Colectomía parcial (sintomática). (2) Colostomía permanente. (3) Enterostomía permanente. (4) Gastrectomía total o subtotal con secuelas. (5) Gastrostomía permanente. (6) Lleostomía permanente. (7) Pancreatectomía. (8) Pancreaticoduodenostomía, pancreaticogastrostomía, pancreaticoyeyunostomía. (9) Protectomía. (10) Protopexia, proctoplastia, proctorragía o proctomía con secuelas. Artículo 57. Aparato genito urinario. a. Condiciones Genito-Urinarias. (1) Cistitis crónica que no responde a tratamiento. (2) Dismenorrea incapacitante rebelde a tratamiento. (3) Endometriosis sintomática. (4) Hipospadias excepto la coronal y del glande. (5) Incontinencia urinaria no tratable. (6) Riñón. (a) Cálculo renal bilateral y no susceptible a tratamiento. (b) Anomalía congénita bilateral que ocasiones infección recurrente. (c) Hipoplasia renal con secuelas. (d) Riñón poliquístico con función renal afectada. (e) Hidronefrosis bilateral. (f) Nefritis crónica con secuelas funcionales. Página 276 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: (g) Pielonefritis crónica que no responde a tratamiento. (7) Síndrome menopáusico fisiológico o artificial que no responde a tratamiento. (8) Estrechez de la uretra y del uréter grave que no responde a tratamiento. (9) Uretritis crónica no tratable e incapacitante. b. Cirugía genito urinaria y ginecológica. (1) Cistotomía permanente y cistectomía. (2) Cistoplastia con secuelas. (3) Nefrectomía con secuelas patológicas en el riñón restante. (4) Nefrostomía permanente. (5) Oferectomía con secuelas incapacitantes. (6) Amputación del pene. (7) Pielostomía si el drenaje persiste. (8) Ureterocolostomía. (9) Ureterocistostomía. (10) Ureteroileostomía. (11) Ureteroplastia con secuelas anatomofisiológicas. (12) Ureterosigmoidostomía. (13) Ureterostomía externa. (14) Uretrostomía con secuelas anatomofisiológicas. Artículo 58. Sistema nervioso. a. Esclerosis lateral amiotrófica. b. Atrofia muscular mielopática. c. Atrofia muscular progresiva. d. Corea crónica y progresiva. e. Ataxia de Friederich. f. Degeneración hepatolenticular. g. Epilepsias. h. Esclerosis múltiple. i. Mielopatía espasmódica. j. Narcolepsia. k. Parálisis agitante. l. Nervios periféricos. (1) Neuralgia grave incapacitante que no responde a tratamiento. (2) Neuritis causada por lesión de los nervios periféricos, grave permanente. m. Siringomielía. n. Todas las demás afecciones neurológicas que interfieran con la ejecución del servicio. ñ. Parálisis motora de órganos anormales rebeldes a tratamiento. o. Temblores, mioclonías, espasmos. p. Alteraciones metabólicas y degenerativas (Korsacoff, traumas). q. Enfermedades musculares (diastrofias, miastenia). Artículo 59. Psiquiatría. a. Psicosis: episodios psicóticos recurrentes. b. Psiconeurosis: persistente o recurrente. c. Trastornos de la personalidad: (1) Trastornos del carácter y del comportamiento que interfieren con la ejecución del servicio. (2) Trastornos transitorios de la personalidad. Página 277 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: d. Trastornos de la inteligencia que interfieran en el cumplimiento de las funciones. e. Desajuste ocupacional. Artículo 60. Extremidades. a. Miembros superiores. (1) Amputaciones: amputación de parte o partes de una extremidad superior que interfiera con el manejo satisfactorio de armas de fuego. (2) Alcance de movimientos de las articulaciones así: (a) Hombro. 5. Elevación hasta 90 grados. 6. Abducción hasta 90 grados. 7. Luxación recidivante del hombro, susceptible o no de tratamiento. (b) Codo. 8. Flexión hasta 100 grados. 9. Extensión hasta 60 grados. (c) Luxación recidivante del codo no susceptible de tratamiento. b. Miembros inferiores. (1) Amputaciones. (a) Cualquier perdida mayor incluyendo el pie, pierna o muslo aun susceptible de adaptación de prótesis ortopédica. (b) Cualquier perdida mayor incluyendo el pie, pierna o muslo no susceptible de prótesis. (2) Pies. (a) Allux valgus con síntomas pronunciados no susceptibles de tratamiento. (b) Pies planos sintomáticos que interfieran con el uso del calzado militar. (c) Pie calcáneo, equino, valgus, varus. (3) Lesiones o afecciones de la rodilla que incapacitan frecuentemente y producen inestabilidad. (4) Articulaciones: Limitaciones de los movimientos así: (a) Cadera. 10. Flexión hasta 90 grados. (b) Rodilla. 11. Flexión hasta 90 grados. 12. Extensión hasta 180 grados. (5) Acortamiento de una extremidad que exceda de 5 cms. c. Otras lesiones o afecciones: (1) Artritis: (a) Artritis de etiología infecciosa con historial de incapacidad recurrente. (b) Artritis traumática no susceptible de tratamiento, que limita el servicio. (c) Osteoartritis grave o crónica. (d) Artritis reumatoidea o miositis reumatoidea que incapacita en forma permanente. (2) Condromalasia y osteocondritis disecante, grave e incapacitante. (3) Fracturas con secuelas (deformidad marcada, dolorosa, con defectos funcionales, callo excesivo, etc.) (4) Articulaciones: (a) Artroplastia dolorosa y con limitación de la función. (b) Anquilosis ósea o fibrosa con pérdida de la función. (5) Músculos: (a) Parálisis flácida o espástica con pérdida de la función. (6) Miotonía congénita. (7) Osteítis deformante. Página 278 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: (8) Osteoartropatía hipertrófica secundaria. (9) Osteomielitis crónica. (10) Transplante de tendón con restauración no satisfactoria de la función. Artículo 61. Columna Vertebral Y Otras Articulaciones. a. Anomalías congénitas. (1) Luxación congénita de la cadera. (2) Espina bífida sintomática. (3) Espondilolisis o espondilolistesis. b. Coxa vara acompañada de dolor y deformación. c. Hernia de núcleo pulposo. d. Cifosis que interfiera con la función. e. Escoliosis con más de 6 grados de desviación. Artículo 62. Piel. a. Acné polimorfo resistente al tratamiento que interfiere con el uso de uniforme o equipo militar. b. Dermatitis atípica. c. Dermatitis herpetiforme. d. Eczema crónico rebelde a tratamiento. e. Elefantiasis con linfedema crónico. f. Epidermolisis ampollaza. g. Eritema multiforme crónico y recurrente. h. Dermatitis exfoliativa crónica. i. Dermatomicosis y Onicomicosis que no responde tratamiento. j. Hidradenitis supurativa y foliculitis declarante. k. Hiperhidrosis y bromhidrosis complicada con dermatitis o infección. l. Liquen plano. m. Lupus eritematoso. n. Neurofibromatosis. o. Parasoriasis. p. Pénfigo. q. Soriasis extensa no controlada con tratamiento. r. Radiodermatitis. s. Cicatrices y queloides extensos que interfieren con la función de la región corporal afectada. t. Tuberculosis cutánea. u. Ulceras cutáneas que no responden a tratamiento. v. Urticaria crónica y grave que no responde a tratamiento. w. Genodermatosis o enfermedades congénitas cutáneas que interfieren con el cumplimiento de las funciones correspondientes. Artículo 63. Condiciones Endocrinas Y Metabólicas. a. Acromegalia. b. Hiperfunción adrenal. c. Hipofunción adrenal. d. Diabetes insípida. e. Diabetes mellitas que requiere tratamiento a base de insulina. f. Gota con daño en los huesos, articulaciones y riñón. g. Hiperparatiroidismo cuando las complicaciones impiden el desempeño satisfactorio. Página 279 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: h. Hiperinsulinismo a causa de tumor maligno o incontrolable. i. Hipertiroidismo que no responde a tratamiento. j. Osteomalacia con secuelas limitantes. Artículo 64. Enfermedad Sistémica. a. Amiloidosis generalizada. b. Dermatomiositis. c. Lepra cualquier tipo. d. Lupus eritematoso crónico diseminado. e. Miastenia gravis. f. Micosis activa que no responde a tratamiento. g. Paniculitis recurrente. h. Porfiria. i. Sarcoidosis progresiva con secuela grave. j. Escleroderma generalizada. k. Tuberculosis activa. Artículo 65. Tumores Y Enfermedades Malignas: a. Neoplasmas malignos. b. Condiciones neoplásicas de los tejidos linfoide y hematógenos. c. Neoplasmas benignos incapacitantes no quirúrgicos. Artículo 66. Enfermedades Venéreas. a. Neurosifilis sintomática. b. Enfermedades venéreas crónicas con secuelas. Artículo 67. Enfermedades De Origen Biológico. a. Hepatitis B. Artículo 68. Defectos Generales y Misceláneos. Algunas condiciones o defectos, solos o combinados, así: a. Impiden que el individuo realice satisfactoriamente sus funciones en la vida militar o policial. b. La salud o bienestar del individuo peligra al permanecer en la vida militar o policial. c. La permanencia del individuo en la vida militar o policial perjudica los intereses del Estado. Artículo 69. Son causales de no aptitud además de las enumeradas, todas aquellas lesiones o afecciones que ocasiones incapacidad absoluta y permanente. Al momento de revisar los resultados de los exámenes clínicos especializados y paraclínicos el profesional en Medicina debe verificar: 1. Valoración Audiométrica: se considerará como apto el aspirante cuya audiometría no presente ninguna caída por mínima que sea, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: El uniformado está permanentemente expuesto a ruidos que superan los 80 decibeles que conllevan a hipoacusias. Las hipoacusias por encima de 20 decibeles son objeto de indemnización por parte de Medicina Laboral. Se debe tener en cuenta que los aspirantes se encuentran en edades que oscila entre los 18 y 28 años, si se permite algún grado por mínimo que sea de hipoacusias, se aumenta notablemente el riesgo de deterioro de su capacidad auditiva con mayor rapidez por la exposición al ruido propia del servicio de Policía. Página 280 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2. Valoración oftalmológica: Debe solicitarse valoración oftalmológica (no optométrica), para evaluar no solamente la agudeza visual que debe ser de 20/20 en ambos ojos, sino cualquier patología ocular que interfiera con la prestación adecuada del servicio. 3. Revisión del Electroencefalograma: permite establecer la presencia de síndromes convulsivos que no pueden detectarse en el examen físico y que son causa de indemnización por Medicina Laboral. 4. Revisión de Electrocardiograma: Debe ser tomado en reposo y leído por cardiólogo. 5. Revisión de la Radiografía de tórax: tiene como finalidad descartar tuberculosis, hiperreactividad bronquial, sarcoidosis, asbestosis, cardiomegalias, aneurismas, masas en el tórax y otras patologías. Debe tener lectura por radiólogo. 6. Solicitud de valoraciones adicionales al aspirante, en caso de que se amerite. 3.5.8 Criterios de seguimiento y auto evaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso de selección e incorporación. No. EVIDENCIA 1 El Jefe de Sanidad asesora y verifica en forma periódica que los encargados de la calificación de la capacidad psicofísica conozcan y apliquen la normatividad. 2 La Regional cuenta con los decreto 1796 del 140900 y 094 del 110189 en forma impresa como documentos de consulta. 3 El personal encargado de la valoración tiene conocimiento de las acciones de tipo penal y/o disciplinario cuando se presentan inconsistencias. 4 Se elaboran actas donde se certifique que los profesionales en Medicina que realizan la valoración conocen las instrucciones precisas para cada convocatoria. Página 281 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 5 Los profesionales que realizan esta valoración conocen todas las etapas del proceso y la cadena de valor que existen entre ellas. 6 El número de médicos que atiende la valoración es suficiente y consecuente con el dinero que ingresa a Sanidad por esta etapa. 7 El personal de profesionales que atiende la valoración pertenece al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. 8 El formato de la valoración médica es diligenciado en su totalidad por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin tachones ni enmendaduras y fecha de realización de la valoración. 9 Al momento de realizar la valoración médica, el profesional cuenta en el expediente con los resultados de los exámenes clínicos y paraclínicos. 10 Los profesionales que realizan esta valoración emplean un formato escrito de control de atención diaria de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de las mismas. 11 Frente a los casos de aplazamiento, el profesional fija en el formato correspondiente los nuevos plazos de presentación del aspirante, ejerciéndose control sobre los mismos. 12 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que la valoración se cumpla dentro de los parámetros de calidad. (tiempo, elementos, consultorios). 13 Se tienen soportes en la Regional del seguimiento que se hacen a las reclamaciones presentadas en la valoración. Especificar las acciones que se toman: disciplinarias y administrativas. 14 Se ingresa diariamente en el SIADMI el concepto de de los aspirantes evaluados por parte del profesional correspondiente. Página 282 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 23 POLICÍA NACIONAL 3.5.9 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 15 El sitio en el que se desarrolla la valoración reúne las condiciones físicas y sanitarias que garanticen la calidad de la valoración y el respeto hacia el aspirante. 16 El profesional de Medicina laborar emite un concepto de la capacidad psicofísica del aspirante a partir de los resultados de las valoraciones médica, odontológica, físico-atlética y psicológica. 17 Se emiten periódicamente listados del resultado de la valoración. 18 Al término de cada convocatoria. se realizan estudios y/o documentos en que los profesionales presentan un análisis del perfil de los aspirantes en la valoración, causales de aplazamiento y no ajuste al perfil más frecuentes, etc. 19 El profesional de la valoración médica seguimiento de los estudiantes durante el qué soportes existen de esta actividad y implementar acciones de mejoramiento formación. CUMPLIMIENTO (SI - NO) participa en el procedimiento de proceso de formación. Determinar que medidas se han tomado para en los procesos de selección y Glosario Apto: Quien presente condiciones psicofísicas que permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial y civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Aplazado: Quien presente alguna lesión o enfermedad y que mediante tratamiento pueda recuperar su capacidad psicofísica para el desempeño de su actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. No Apto: Quien presente alguna alteración psicofísica que no le permita desarrollar normal y eficientemente la actividad militar, policial o civil correspondiente a su cargo, empleo o funciones. Autoridad Medico-Laboral: Los médicos generales y médicos especialistas de planta asignados a medicina laboral de la dirección de sanidad de Policía Nacional. Aptitud Psicofísica: Es el conjunto de habilidades, destrezas, aptitudes y potencialidades de orden físico y psicológico que deben reunir las personas a quienes se les aplica el Decreto Ley 1796 del 2000 para ingresar a la Institución. Página 283 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 24 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0104FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.5.10 Flujograma Listado 1. Recibir listado de aspirantes para valoración médica 2. Alistar elementos y expedientes para valoración médica 3. Ejecutar procedimiento realizar valoración médica . 4. Evaluar resultados de valoración médica ¿El NO aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 8.Emitir concepto aprobación de valoración médica Concepto ¿El aspirante requiere tratamiento? SI NO 7. Notificar al aspirante que que finaliza proceso Concepto . 9. Insertar resultados en base de datos SIADMI 5. Notificar al aspirante que queda aplazado para realizar tratamiento médico y el plazo para el mismo El aspirantes se NO realizo el tratamiento dentro del plazo SI 10. Enviar expedientes para el archivo Entrega resultados 6. Archivar expediente del aspirante que finaliza proceso Listado Página 284 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 25 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0104DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.5.11 Descripción del procedimiento ACTIVIDAD 1. Recibir listado de aspirantes para aplicar valoración médica. 2. Alistar equipos y expedientes para valoración. 3. Realizar valoración médica general. COMO Se recibe el listado y programación de aspirantes para que se realice la valoración médica. Al iniciar las labores diarias el profesional encargado de la valoración debe prever equipos y elementos necesarios, lugar de realización y expedientes de los aspirantes. Se realiza la valoración médica por parte de uno de los médicos de sanidad de la Policía Nacional analizando los resultados de exámenes clínicos y paraclínicos, lectura de los antecedentes médicos y se diligencia el formato correspondiente. RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se pueda imprimir los listados de aspirantes citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento Listado de Funcionario de la aspirantes. Regional, encargado de programar valoraciones. Recibir listados incompletos. Médico. No contar con los elementos necesarios. Médico. Planeación de desarrollo de la convocatoria con Desconocimiento todos los miembros que de las normas participan en el proceso sobre aptitud y Idoneidad en los no aptitud. profesionales que realizan las valoraciones. Página 285 de 497 Incluir en el plan de compras los elementos necesarios para cada año. HOJA DE PRESENTACIÓN 25 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE 4. Evaluar resultados de valoración médica. Se evalúa el concepto médico, si debe ser remitido a tratamiento, se informara el plazo para Médico. presentarse nuevamente, o si se emite concepto de ajuste o no al perfil, para continuar en proceso. 5. Notificar al aspirante que queda pendiente para realizar tratamiento médico y el plazo para el mismo. Como el aspirante ya presento valoración médica y el concepto fue remitirlo a tratamiento médico o examen de comprobación, se notifica al aspirante y se le da plazo para nueva presentación. 6. Archivar expedientes de aspirantes que finalizan proceso. 7. Notificar al aspirante que finaliza proceso de selección e incorporación. Luego de realizada la valoración médica se envía el expediente junto con el concepto médico a al archivo, relacionando los expedientes mediante oficio. A los aspirantes que se les realice la valoración médica y no la superen deben ser notificados del resultado de la valoración (no de la causa) y por ende que finaliza su proceso de incorporación y se le informa cuando puede reclamar Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0104DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Funcionario de la Regional encargado del archivo. Funcionario de la Regional encargado del archivo. Página 286 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Organizar reuniones de Desconocimiento retroalimentación sobre de las normas normatividad, casuística sobre aptitud y y epidemiología más no aptitud. frecuente en el proceso de selección. Ceñirse a los tiempos establecidos en el Crear falsas proceso de selección expectativas en para realizar los aspirantes. tratamientos. Hacer firmar en los No presentación formatos del aspirante en correspondientes la los tiempos fecha para que el establecidos. aspirante pueda definir su situacion. Recepción de Perdida de expedientes y expedientes o documentación mediante documentación. oficio relacionando que se entrega. RIESGOS Interposición de derechos de petición y acciones de tutela por decisión tomada. Recordar continuamente la información de que la Policía Nacional se reserva el derecho de admisión y no informa el motivo de la no aptitud. HOJA DE PRESENTACIÓN 25 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 8. Emitir concepto sobre valoración médica. 9. Insertar resultados en base de datos SIADMI. 10. Enviar expedientes para archivo. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN MEDICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Código: GT0104DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE sus documentos personales. Habiéndose realizado la valoración, el médico emite un concepto sobre el estado de salud física del aspirante diligenciando Médico. completamente el formato correspondiente y emitiendo el concepto de ajuste al perfil. Para tener un registro y control de los resultados de las valoraciones del proceso de selección, se debe insertar diariamente por parte del Médico. profesional que realiza la valoración, el resultado de la misma. Posterior a la realización de la valoración se envía expediente para archivo, relacionándolos mediante oficio. Fecha de emisión: 22/03/06 Concepto médico. RIESGOS Equivocaciones en los conceptos. Registrar datos incompletos o imprecisos en el SIADMI. Perdida de expedientes o documentación. Médico. Página 287 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Idoneidad y objetividad en las valoraciones. Contar con la suficiente cantidad de equipos de cómputo, para que cada profesional inserte en el sistema diariamente los resultados de las valoraciones que realizó. Recepción de expedientes y documentación mediante oficio relacionando que se entrega. HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.6 VALORACIÓN ODONTOLÓGICA 3.6.1 Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Odontólogos asignados por la Dirección de Sanidad a las Regionales de Incorporación para realizar la valoración. 3.6.2 Fundamento legal Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre) “por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993”. Artículo 48. Artículo transitorio. Hasta tanto el gobierno nacional determine lo correspondiente a la valoración y calificación del personal que trata el presente Decreto, los criterios de calificación de la capacidad psicofísica, de disminución de la capacidad laboral e indemnizaciones y de la clasificación de las lesiones y afecciones, continuarán vigentes los artículos 47 al 88 del Decreto 094 de 1989, excepto el artículo 70 de la misma norma. Decreto 094 del 110189. Estatuto de la capacidad psicofísica, incapacidades, invalídeles e indemnizaciones. Titulo séptimo. De la clasificación de las lesiones y afecciones causales generales de no aptitud. Artículo 49: boca, nariz, faringe, laringe y traquea. Laringe. 4. Parálisis de la laringe 4. Estenosis de la laringe que ocasioné dificultad respiratoria. 4. Estenosis de la traquea. Artículo 51: Dental. Lesiones o afecciones de los maxilares y sus tejidos con desfiguraciones, mal oclusión. 3.6.3 Objetivos específicos Evaluar las condiciones de salud oral de cada uno de los aspirantes que sean citados a esta valoración a partir del fundamento legal y los criterios establecidos en el presente Protocolo para emitir el diagnóstico odontológico. Página 288 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL 3.6.4 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración odontológica del proceso de selección e incorporación. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas para la convocatoria o curso al que el aspirante se presente. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en la valoración odontológica. 3.6.5 Indicadores de gestión No. INDICADOR META 1 No. de aspirantes valorados dentro de la programación establecida en el cronograma de la convocatoria. No. total de aspirantes con valoración odontológica por convocatoria. 100% 2 No. de aspirantes atendidos en valoración odontológica por convocatoria. No. de aspirantes programados para valoración odontológica por convocatoria. 100% 3 No. de aspirantes que continúan en el proceso sin ajustarse al perfil en la valoración odontológica por convocatoria. No. total de aspirantes que presentaron valoración odontológica por convocatoria. 0% 4 No. de conceptos de la valoración odontológica registrados en el SIADMI por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoración odontológica por convocatoria. 100% 5 No. de elementos adquiridos para realizar la valoración odontológica. No. de elementos solicitados para realizar la valoración odontológica (plan de compras). 100% Página 289 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. INDICADOR META 6 No. de profesionales con que cuenta la Regional para realizar la valoración odontológica. No. de profesionales requeridos a Sanidad para realizar la valoración odontológica. 100% 7 3.6.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL No. de informes presentados por el(los) profesional(es) en odontología sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de convocatorias adelantadas por la Regional. 100% Lineamientos para el desarrollo de la valoración Examen odontológico: este procedimiento se practicará en forma individual, completa y detallada, valorando adecuadamente un aspirante cada 15 minutos según lo establecido por la Dirección de Sanidad, tiempo en el que realizará la valoración odontológica, diligenciará el formato correspondiente y registrará el concepto en el aplicativo SIADMI. Al inicio de cada jornada laborar se debe alistar equipo odontológico y expedientes asignados según la planilla de aspirantes citados, preparar el equipo necesario para efectuar el procedimiento y registro de la información en el formato de valoración odontológica de los aspirantes, verificando que se encuentre la fotocopia del recibo de consignación del pago de la valoración. Las actividades ha realizar en esta valoración son: Solicitud al aspirante de pasar al consultorio. Saludo de bienvenida. Hacer una explicación al aspirante sobre el examen odontológico, la normatividad vigente sobre la aptitud o no aptitud; las actividades a seguir en caso de solicitársele una valoración especializada o exámenes paraclínicos. Es necesario tener en cuenta que cuando se emite el concepto de no ajuste al perfil, implica que las causales por las que se da, no desaparecerán a través del tiempo; lo que quiere decir que dicho concepto no cambiará. Así mismo, se emite el concepto de pendiente cuando el aspirante presenta una patología susceptible de tratamiento y de acuerdo con el tiempo establecido en cada convocatoria para que tenga la posibilidad de realizarlo para cambiar el concepto (ver anexo 8). Es importante informar al aspirante que la realización del tratamiento no es obligatorio y no garantiza su ingreso a la Institución. Su condición de salud oral debe ser compatible con lo establecido en el decreto de la capacidad psicofísica. Página 290 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Constatar con el aspirante los apellidos y nombres; edad, documento de identidad y lugar de procedencia. Solicitud de radiografía panorámica dental, esta debe anexarse a la historia clínica odontológica. Mientras se valora el aspirante es importante establecer comunicación verbal con él, para determinar posibles problemas de fonación y evaluar los comportamientos que nos permitan identificar las competencias laborales exigidas. Examen clínico estomatológico: examinar al aspirante de pie, de frente y de perfil, para establecer el tipo facial, clase de Angle, asimetrías, línea media, y paralelismo de planos faciales, entre otros. Con este diagnóstico se señalan los aspectos anormales y anatómicos mas sobresalientes en cara (asimetrías faciales y cicatrices) articulación temporo - mandibular, cuello y cavidad oral etc. Numerando la casilla, según el hallazgo encontrado durante el examen y especificar el tipo de patología encontrada en la casilla de observaciones. Ej. Labios. Observaciones: 1. Proquelia inferior Examen Gingival: Si se identifican posibles patologías en el tejido de soporte dental, se enumeran en el ítem correspondiente el hallazgo encontrado durante el examen y se especifica el tipo de patología encontrada en la casilla de observaciones. Ejemplo: 1. Irritantes locales Observaciones: 1. Gingivitis Marginal Generalizada. Examen dental: Se realiza para señalar los aspectos más representativos de la estructura dentaria, forma, tamaño, cambios de posición, alteraciones de esmalte, pigmentaciones, facetas de desgaste y señales particulares del tejido dental. Los datos se registran de igual forma a las anteriores numeraciones. Oclusión: Clasifica al aspirante de acuerdo a las clases de Angle., Se plasman los hallazgos más relevantes en cuanto a mordidas abiertas, profundas cruzadas; se determina el número de dientes presentes, ausentes, permanentes y temporales, así como la forma de los arcos dentales y ruidos articulares. Para ello se marca con una X la clase de oclusión encontrada, el número de dientes presentes, la cantidad de dientes permanentes, temporales y ausentes. Igualmente se debe dibujar la forma de los arcos y numerar en el ítem correspondiente a observaciones, el hallazgo o la patología encontrada. Ejemplo: 1. Mordida cruzada. Observaciones: 1. Mordida cruzada anterior de 11 y 21 con 31 y 41. Odontograma: Se utiliza para registrar la información observada clínica y radiográficamente, el índice de COP (Cariados, Obturados y Perdidos) de acuerdo a las convenciones establecidas por la ADA (Asociación Dental Americana), la cual establece figuras y colores estándar: Color azul: Color verde: Color negro: Símbolo / en color rojo: Símbolo X en color rojo: Símbolo O en color rojo: Símbolo II en color verde: Superficie obturado con amalgama y su extensión. Superficie con obturación estética como resina y su extensión. Diente cariado u obturación desadaptada y su extensión. Diente extraído. Raíz abandonada, extracción indicada. Rehabilitación protésica fija como corona en metal porcelana. Sellantes. Así mismo se debe tener en cuenta en la figura del odontograma que se debe colocar al frente de cada número correspondiente al diente, el hallazgo encontrado en forma abreviada, como por ejemplo: Página 291 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL 11: O: PM 12: S: 15: O: MOD 16: O: O 18: SE Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Corresponde a una obturación palatina y mesial. Corresponde a diente sano. Corresponde a una obturación mesial, oclusal y distal. Corresponde a una obturación oclusal. Diente sin erupcionar, incluido. Análisis radiográfico: La radiografía panorámica se solicita como ayuda diagnóstica e identificación en odontología forense por lo cual se debe anexar en la historia odontológica (Este medio diagnóstico no debe tener una vigencia mayor a 60 días, Decreto 1796/ 2000, Art. 7). El encargado de esta valoración deberá describir con detalle los hallazgos encontrados en el espacio correspondiente a observaciones. Este numeral se divide en dos partes: a. Trabeculado: en donde se plasman las anomalías o aspectos anatómicos sobresalientes en maxilar superior, inferior, rama, cuerpo y cóndilo mandibular, seno maxilar, piso de seno maxilar, agujero dentario, tuberosidad, ángulo goniaco, cresta alveolar, agujero mentoniano, canal dentario. b. Raíz: análisis radicular en cuanto a forma, tamaño, reabsorciones, anquilosis, lesiones apicales, tratamientos de conductos, incluidos, supernumerarios, odontomas, quistes, etc. La radiografía panorámica se solicita como ayuda diagnóstica e identificación en odontología forense por lo cual se debe anexar en la historia odontológica. Prótesis: En caso de presentarse se describe la clase (fija, removible, parcial, total, implantes, núcleos), los dientes involucrados, los pilares y pónticos, el material en que esta elaborada marcando con una X el tipo de prótesis encontrada (si la hay) y en la línea de observaciones se registra una descripción detallada. Es importante anotar que la prótesis que el aspirante presente en el momento de la valoración sea de alta calidad y que garantice la función y la estética, de manera que no afecte la interacción con la comunidad y su servicio policial. Posteriormente el odontólogo, emite un concepto que puede ser: a. El aspirante se ajusta al perfil requerido: cuando su estado oral es bueno presentando condiciones físicas que permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad policial. b. El aspirante no se ajusta al perfil requerido: cuando el aspirante presenta alguna lesión o patología causal de no aptitud que no le permita desarrollar normal y eficientemente el servicio policial. c. Pendiente: Quien presente alguna lesión o enfermedad que mediante tratamiento pueda recuperar su capacidad, este aspirante podrá continuar el proceso pero debe presentarse con los tratamientos terminados, en la fecha determinada por el profesional (máximo 20 días siguientes a la valoración.) Por lo anterior, se debe ser claro con el aspirante y dejar la respectiva anotación estipulando la fecha de entrega del tratamiento, con la firma de compromiso del aspirante en el formato de resultado de Valoraciones, en observaciones generales. Se debe entregar el formato donde se le indique de que manera serán elaboradas las valoraciones solicitadas a los especialistas. Con este procedimiento se entiende que el joven que no se presente en la fecha señalada queda automáticamente fuera del proceso, por no presentar el tratamiento en el tiempo establecido. No se debe firmar el formato hasta no verificar el tratamiento finalizado. Página 292 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: d. El odontólogo llevara una agenda de las fechas y el horario en la que los aspirantes deben desaplazarse, con el fin de hacer las respectivas anotaciones en el formato y en el Sistema SIADMI, facilitando para que el Jefe de archivo con antelación aliste los expedientes. Es de suma importancia que el profesional deje registro de la evolución de los tratamientos de cada aspirante en el formato de la historia clínica. Una vez terminado el examen se le agradece la atención y la colaboración al aspirante. Registro de la información: se realiza por medio de la sistematización de la información en el SIADMI y el reporte a través de formatos prediseñados con el fin de realizar un control de calidad sobre el procedimiento, corregirlo y ajustarlo de acuerdo a las posibles fallas que se presenten. (Ver anexo 4). De esta forma, el profesional de salud, lleva una planilla de registro estadístico en la cual anota el número de aspirantes que examina a diario, el concepto y las observaciones que tenga al respecto. Es importante resaltar que el profesional a medida que realiza el examen, diligencie el formato de historia clínica odontológica, en letra legible, firma y sello respectivo, de manera que la información registrada soporte debidamente el concepto final de la valoración. Si se presenta alguna inconsistencia se debe dejar una nota aclaratoria sin tachones enmendaduras o uso de corrector, ya que estos formatos son documentos de soporte jurídico. Devolución de expedientes al archivo: después de haber evaluado a los aspirantes citados para ese día, el encargado de la valoración, diariamente debe regresar los expedientes del proceso de selección al archivo, permitiendo agilizar el proceso y que el aspirante continúe con la siguiente valoración, o pueda reclamar la documentación personal en caso que haya superado la valoración. 3.6.7 Criterios de ajuste al perfil Causales de no ajuste al perfil a. Cara Hemihipertrofia facial (ósea y/o muscular sin tratamiento). Lesiones óseas de la cara que produzcan deformaciones o alteraciones funcionales. Edema Angioneurótico. Parálisis facial. Hendiduras congénitas maxilofaciales. Osteogenesis imperfecta. b. A. T. M. Síndrome de dolor y disfunción miofacial. Osteoartritis. Fracturas condilares. Anquilosis. Hiperplasia e hipoplasia del cóndilo, ángulo goniaco y cuerpo mandibular unilateral o bilateral siempre y cuando no sean funcionales y sintomáticas. Página 293 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Artritis reumatoidea y artrosis. Lesiones del disco articular (Crepitaciones y fracturas). Aplasia del cóndilo mandibular unilateral y/o bilateral. Trastornos de la masticación por lesión de la articulación sin pérdida ósea. Disminución severa de la apertura bucal (menor a 30 mm). Desarreglo interno de la ATM con luxación meniscal sin recapturación. Luxación mandibular. c. Cuello Quiste Linfoepitelial Cervical Benigno. Enfermedad de Hodgkin. Lesiones que determinen alteración de los movimientos normales de origen traumático y/o degenerativo. Antecedentes de vaciamiento ganglionar. d. Labios Labio leporino asociado a paladar hendido con y sin tratamiento que presenten secuelas funcionales y estéticas. Hemangioma de labio. e. Lengua Macroglosia relacionada con patologías de oclusión, función y fonación. Microglosia relacionada con problemas de fonación, función y oclusión. Amputación parcial o total de la lengua. f. Paladar Pérdida parcial o total de la bóveda palatina y del velo del paladar. Paladar hendido sin tratamiento o con tratamiento que altere la función masticatoria o de fonación. g. Mucosa Oral Fibromatosis gingival idiomática. Gingitivis descamativa crónica. Gingitivis o Periodontitis asociadas a problemas sistémicos. Periodontitis crónica localizada de acuerdo a la posición estratégica del diente y a la severidad de la enfermedad. Periodontitis generalizada con pérdida ósea moderada o severa que supere el primer (1/3) tercio radicular. h. Glándulas Salivares Xerostomia. Atresia de conductos salivares. Agenesia de glándulas. i. Maxilares (Superior e inferior) Agnatia de maxilar. Macrognatismo y Micrognatismo moderados y severos. Página 294 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Pérdida total o parcial de los maxilares superior y /o inferior. Ameloblastoma que requiera recesión en bloque. Osteomielitis. Cirugías Lefort I, II y III con menos de un año de evolución. Laterognatismo moderado y severo. Fracturas en maxilar superior y/o inferior con consolidación viciosa. Anomalía de las relaciones de los arcos dentales Clase II y III que requieran tratamiento quirúrgico para su resolución. Mordida abierta moderada a severa de cinco (5) mm. o más. j. Dental Disminución del índice masticatorio por ausencia dental (con pérdida de la función). Ej. ausencia de tres molares seguidos sin rehabilitación oral. Implantes orales totales superiores o inferiores. Ausencia de cuatro (4) o más dientes en el mismo cuadrante sin rehabilitación. (No incluir terceros molares en el conteo). Pérdida total o parcial de piezas dentarias en maxilar superior o inferior con el uso de prótesis Mucosoportada. Amelogénesis o dentinogenesis Imperfecta generalizada sin tratamiento. Displasia dentinal generalizada sin tratamiento. Malposiciones dentarias severas sin iniciar tratamiento de ortodoncia. Aspirantes con tratamiento de ortodoncia en fase inicial (menos de seis (6) meses de evolución) para resolución de clase II, clase III y/o mordida abierta moderada a severa, overjet de mas de 5 mm., mordida profunda de mas del 70%. Reabsorción radicular externa mayor de dos dientes. k. Neoplasias Toda neoplasia benigna con tendencia a malignizarse. Toda neoplasia premaligna y maligna. NOTA: otras lesiones o afecciones que involucren o afecten la salud y bienestar del aspirante impidiendo el desarrollo óptimo del servicio policial. Causales para emitir un concepto de pendiente a. Anomalías dentó faciales: anomalías del tamaño de los maxilares. Macrognacia o Micrognacia del maxilar superior y/o inferior leve menor de 5 mm. Prognatismo o Retrognatismo de los maxilares no mayor de 5 mm. Se contemplarán las siguientes conductas y criterios para las anteriores anomalías: se solicita valoración escrita de ortodoncia para determinar si la anomalía es corregible con aparatología fija. En casos clases II y III el aspirante debe estar en la fase final del tratamiento, si requiere procedimiento quirúrgico (Revisar causales de no aptitud). b. Anomalías de la relación entre los arcos dentales Distoclusión o clase II se trata como un retrognatismo mandibular siempre y cuando no requiera tratamiento quirúrgico. Página 295 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Mesoclusión o clase III se trata como prognatismo mandibular siempre y cuando no requiera tratamiento quirúrgico. Sobremordida Horizontal u overjet de no más de 3 mm. Sobremordida Vertical u overbite no mayor de 50%. Mordida abierta anterior de 3 a 5 mm y mordida abierta posterior de más de 1 mm. Mordida cruzada posterior localizada, comprometiendo máximo 4 dientes en sentido vertical uni o bilateralmente, (Ej.: 14/24, 15/45). Mordida Borde a Borde Anterior: Revisar y hacer el diagnóstico diferencial con Clase III compensada. c. Anomalías de Posición de los dientes Apiñamiento de moderado a severo. Desplazamientos (rotaciones, versiones y gresiones que afecten la oclusión funcional. Se contemplarán las siguientes conductas y criterios para las anteriores anomalías: Se solicita valoración escrita de Ortodoncia. El aspirante debe presentarse con una evolución satisfactoria del tratamiento. d. Anomalías funcionales dentó faciales Deglución Atípica Anterior: se solicita valoración escrita de ortodoncia y terapia del lenguaje, volver con la terapia terminada para una segunda valoración odontológica. Bruxismo Moderado a severo: solicitar valoración con rehabilitador oral para realizar placa neuromiorelajante y si ha perdido dimensión vertical rehabilitarlo con Operatoria o Prótesis Fija. Hábitos linguales: solicitar valoración y tratamiento con terapia del lenguaje. e. Enfermedades de los tejidos blandos de la cavidad oral Estomatitis moderadas o leves o Lesiones benignas de tejidos blandos, Quistes de retención: Consulta con Estomatología. Cualquier procedimiento mediante el cual se intervenga la lesión debe ir respaldado por valoración de Estomatólogo y su respectiva biopsia debe ser analizada, anexando resultados al expediente del proceso de selección. Sobre inserción frenillo lingual que interfiere con la fonética: solicitar valoración y tratamiento con cirujano oral y terapia del lenguaje. Sobre inserción frenillo labial: solicitar valoración y tratamiento con periodoncia si hay retracción gingival importante. f. Enfermedades periodontales. Gingivitis aguda y crónica: debe realizarse fase I de higiene oral. Periodontitis aguda o crónica: Si no es generalizada y la pérdida ósea no es mayor de 1/3 de la raíz o no hay movilidad, realizar fase II de higiene oral. Si presenta perdida ósea con movilidad se solicita ínter consulta con periodoncia y valoración por escrito, para anexar en el formato de la valoración. No debe involucrar más de tres dientes consecutivos, remitirse a Causales de No aptitud. Hiperplasia gingival: valoración y tratamiento por periodoncia. Retracción gingival: valoración escrita del periodoncista y tratamiento correspondiente si esta supera el tercio gingival. Pericoronitis: valoración y tratamiento por cirujano Oral o periodoncista. Depósitos sobre dientes, dientes pigmentados, placa, cálculos subgingivales o supragingivales: higiene oral fase I. Página 296 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Los aspirantes que hayan sido sometidos a procedimientos que requieran resolución de procesos inflamatorios post-quirúrgicos o post-tratamientos, deben presentarse por segunda vez a valoración odontológica mínimo cinco (5) días después de terminado el tratamiento. g. Trastornos del desarrollo y erupción de los dientes Ausencia, Agenesia o Anodoncia de un diente: si presenta espacio edentulo se debe solicitar valoración y tratamiento de rehabilitación Oral Fija u ortodoncia valorando la posición estratégica del diente ausente. Diente supernumerario: si presenta apiñamiento se debe solicitar valoración por escrito de cirujano oral y/o ortodoncia para tratamiento. Si se encuentra incluido se debe solicitar tratamiento por cirugía Oral o Maxilofacial. Debe anexar una segunda radiografía panorámica o periapical posterior al procedimiento. Microdoncia, Concrescencia: Si altera la estética se debe solicitar valoración y tratamiento por rehabilitación Oral y/o Ortodoncia. Esmalte Moteado, incisivo de Hutchinson, Hipoplasia del esmalte, Amelogénesis imperfecta: Si altera la estética debe pensarse en una rehabilitación o en operatoria cosmética. Diente incluido no viable, diente impactado: Se debe solicitar valoración y tratamiento por cirugía Oral para su extracción y debe anexar una segunda radiografía panorámica o periapical posterior al procedimiento. Terceros molares mesoangulados, distoangulados, posición horizontal se solicita tratamiento por cirugía Oral o Maxilofacial y radiografía post quirúrgica. Si los terceros molares se encuentran en posición vertical, con el espacio suficiente, se deben conservar en boca Lesiones Radiolucidas o radioopacas en Maxilares: Se solicita valoración y tratamiento por cirugía Maxilofacial o Endodoncia según el origen de la lesión con Radiografía final. (De acuerdo al Diagnóstico remitirse a Causales de No aptitud) Iatrogénicas: Instrumentos fracturados o Perforaciones. Se solicitará valoración y/o tratamiento por Endodoncia o cirugía oral y Rx final en caso de retratamiento. Diente temporal o deciduo persistente: Si radiógráficamente hay presencia del diente permanente se solicita valoración escrita por ortodoncia y/o cirugía Maxilofacial y el tratamiento correspondiente. Si no se aprecia diente permanente hay que valorar la reabsorción radicular, oclusión y el tipo de movilidad si la presenta; en este caso remitir directamente a rehabilitación Oral. h. Enfermedades de los tejidos dentales duros Caries dental: realizarse el tratamiento de operatoria pendiente. Atriciones, Abrasiones, Erosiones y Lesiones Abfractales severas: debe solicitarse tratamiento por operatoria cosmética o rehabilitación. Cambios de color del diente por hemorragia pulpar o Tratamientos Endodónticos: si se confirma trauma o Iatrogenia es necesario remitirlo al endodoncista para su respectivo tratamiento. El aspirante debe presentarse por segunda vez con tratamiento terminado por operatoria cosmética o rehabilitación oral según el caso, Rx periapical final y concepto sobre el pronóstico emitido por el especialista, el cual será anexado al formato de la valoración odontológica en el expediente del aspirante. Si el Px es reservado remitirse a Causales de No aptitud. Fracturas Coronales: de acuerdo al tipo de fractura y tejidos comprometidos se debe realizar el tratamiento (Ej.: operatoria cosmética, endodoncia, rehabilitación oral, etc.). i. Enfermedades de la pulpa y de los tejidos periapicales. Pulpitis reversibles por obturaciones desadaptadas, cuellos descubiertos, lesiones Abfractales o caries, realizar la operatoria respectiva. Página 297 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Pulpitis Irreversible y/o Necrosis pulpar: si se observan obturaciones profundas que involucren tejido pulpar, se debe solicitar conceptos de especialista que incluya resultados de pruebas de vitalidad, anexándolos a la carpeta del aspirante, en caso de resultar negativas, el especialista debe realizar el tratamiento de conductos correspondiente y se anexará Rx final a la hoja de valoración en el formato odontológico del aspirante. Periodontitis apical aguda o crónica de origen pulpar: debe presentar tratamiento de Endodoncia terminado y Rx periapical final para anexar a la hoja de valoración. Reabsorción radicular interna: se solicita valoración y tratamiento de Endodoncia. El aspirante debe regresar con tratamiento terminado y Rx periapical final. De acuerdo al concepto final del especialista remitirse a Causales de No aptitud. Reabsorción radicular Externa: Si se debe a tratamiento de Ortodoncia, traumas dentales u otra etiología; se debe solicitar concepto emitido por el Endodoncista, de acuerdo al número de dientes comprometidos, revisar Causales de No Aptitud. Fractura radicular: Se solicita concepto de Endodoncista y de acuerdo al Pronóstico se da concepto Final de aplazamiento o No aptitud. Tratamientos de conductos Inadecuados, si presenta lesión apical: Se pedirá retratamiento por especialista y Rx periapical final. Cualquier otra lesión sintomática de origen pulpar (Cálculos o calcificaciones pulpares) j. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Otras enfermedades y entidades patológicas de los dientes y de sus estructuras de sostén Raíz retenida debe realizar la exodoncia correspondiente y Rx posquirúrgica para anexar a la valoración. Perdida de más de dos dientes si afecta la función y la estética: debe ser rehabilitado. 3.6.8 Criterios de seguimiento y auto evaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso. No. EVIDENCIA 1 El Jefe de Sanidad asesora y verifica en forma periódica que los encargados de la valoración odontológica conozcan y apliquen la normatividad. 2 El personal encargado de la valoración tiene conocimiento de la normatividad que lo cobija y las acciones de tipo penal y/o disciplinario cuando se presentan inconsistencias. 3 Se elaboran actas donde se certifique que los profesionales en Odontología que realizan la valoración conocen las instrucciones precisas para cada convocatoria. Página 298 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 4 Los profesionales que realizan esta valoración conocen todas las etapas del proceso y la cadena de valor que existen entre ellas. 5 El número de odontólogos que atiende la valoración es suficiente y consecuente con el dinero que ingresa a Sanidad por esta etapa. 6 El personal de profesionales que atiende la valoración pertenece al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. 7 El formato de la valoración odontológica es diligenciado en su totalidad por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros, sin tachones ni enmendaduras y fecha de realización de la valoración. 8 Al momento de realizar la valoración, el odontólogo cuenta siempre con la panorámica dental del aspirante. 9 Los profesionales que realizan esta valoración emplean un formato escrito de control de atención diaria de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de las mismas. Frente a los casos de aplazamiento, el profesional fija en el formato 10 correspondiente los nuevos plazos de presentación del aspirante, ejerciéndose control periódico sobre los mismos. Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar 11 que la valoración se cumpla dentro de los parámetros de calidad. (tiempo, elementos y consultorios). Se tienen soportes del seguimiento que se hacen a las reclamaciones 12 presentadas en la valoración. Especificar las acciones que se toman: disciplinarias y/o administrativas. Página 299 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 13 Se ingresa diariamente en el SIADMI el concepto de de los aspirantes evaluados por parte del profesional correspondiente. CUMPLIMIENTO (SI - NO) El sitio en el que se desarrolla la valoración reúne las condiciones físicas y 14 sanitarias que garanticen la calidad de la valoración y el respeto hacia el aspirante. 15 Se emiten periódicamente listados del resultado de la valoración. Al termino de cada convocatoria se realizan informes y análisis en los que los odontólogos presentan conclusiones sobre la realización de la misma, perfil de 16 los aspirantes incorporados, causales de aplazamiento y no ajuste al perfil más frecuentes. 17 Se cumple con los estándares de tiempo de consulta y conceder tiempo para el seguimiento, análisis y evaluación de los procesos. 18 Los consultorios cumplen con los requisitos mínimos exigidos por la Secretaria de Salud para su funcionamiento El odontólogo participa en el procedimiento de seguimiento de los estudiantes durante el proceso de formación. Determina que soportes existen de esta 19 actividad y que medidas se han tomado para implementar acciones de mejoramiento en los procesos de selección y formación. 3.6.9 Glosario Abrasión: desgaste generalmente patológico de la sustancia dentaria, por masticación, cepillado, bruxismo, apretamiento y otras causas mecánicas. Agenesia: estado caracterizado por la falta o ausencia de un órgano. Agnatia: afección congénita caracterizada por ausencia total o parcial de un maxilar. Página 300 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Amelogenesis imperfecta: enfermedad hereditaria en la que el desarrollo del esmalte dental es defectuoso, puede deberse a agenesia o hipoplasia del esmalte dental, con frecuencia manchas de diversos tonos de marrón. Anquilosis: inmovilidad anormal de partes o articulaciones móviles. Ej. Dental: fijación sólida de un diente, debida a fusión de cemento y el hueso alveolar, con obliteración del ligamento periodental. Aplasia: falta de desarrollo de un órgano, con frecuencia designa supresión o falta total de desarrollo de una estructura desde el primordio o blastema embrionario. Atresia: carencia total de perforación o cualquier tipo de estrechamiento anómalo de un orificio o conducto corporal normal. Atricción: desgaste fisiológico de una sustancia o estructura, específicamente desgaste de un diente debido al contacto con otro u otros dientes. Bruxismo: hábito oral que consiste en hacer crujir, rechinar y apretar los dientes en forma involuntaria, rítmica o espasmódica, no funcional, con movimientos no masticatorios del maxilar inferior, que se realiza generalmente durante el sueño y puede llevar a traumatismos oclusales. Concrescencia: forma de fusión de dos dientes adyacentes producida después de completar la formación de sus raíces; estos dientes están unidos solo por el cemento. Diastema: espacio o hendidura como la que separa dos dientes adyacentes en la misma arcada dentaria. Displasia: desarrollo anormal, alteración de las células adultas caracterizada por variaciones de su tamaño, forma y organización. Edema: hinchazón; acumulación de cantidades anormalmente grandes de líquido en los espacios intersticiales o cavidades corporales. Erosión: pérdida progresiva de la sustancia dura de un diente por procesos químicos que no incluyen acción bacteriana. Gingivitis: inflamación de la encía o gingival. Iatrogenenico(a): cualquier estado adverso de un paciente que es resultado de tratamiento por un médico, cirujano y odontólogo. Fibromatosis: tendencia a desarrollar fibromas (tumor benigno generalmente pequeño y encapsulado de tejido conectivo, compuesto principalmente por fibrositos y fibroblastos. Hemihipertrofia: desarrollo excesivo asimétrico de una mitad del cuerpo o también hipertrofia unilateral de una parte de él. Hemangioma: tumor benigno compuesto por vasos sanguíneos, que puede existir en cualquier órgano o tejido pero es más común en la piel, los tejidos subcutáneos, las mucosas de la cavidad oral y los labios. Página 301 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 26 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Laterognatismo: asimetría de la mandíbula debida a un crecimiento irregular de ésta, fracturas, tumores o enfermedades óseas y trastornos de los tejidos blandos, como hipertrofia o atrofia de algunos tejidos. Periodontitis: enfermedad inflamatoria del periodonto o de los tejidos de sostén de los dientes o lesión inflamatoria gingival que se extiende hasta el hueso adyacente y que, si no se trata puede llegar a la pérdida de hueso y extensión periodental. Neoplasia: formación de un bulto, tumor o masa anormal de tejido cuyo crecimiento es mayor que el de los tejidos normales, no tiene coordinación con éste y persiste en la misma forma excesiva después de cesar los estímulos que evocan el cambio. Pueden ser benignas o malignas. Osteoartritis: enfermedad degenerativa de las articulaciones, caracterizada por degeneración del cartílago articular e hipertrofia ósea en los márgenes articulares, acompañada principalmente de dolor, chasquidos, ruidos articulares y rigidez. Osteomielitis: inflamación del hueso que se inicia en la médula ósea y se extiende al periostio. Parálisis: pérdida o deterioro de la función motriz debida a lesiones del mecanismo neural o muscular, por analogía, deterioro de la función sensitiva. Prognatismo: estado de protrusión anormal del maxilar (empujar o estar hacia delante). Obliteración: acción y efecto de borrar, eliminar o remover por completo, ya sea debido a enfermedad, intervención quirúrgica, degeneración o cualquier otro medio. Quiste: bolsa o saco sin abertura o salida, tapizado por epitelio, especialmente una bolsa anormal que contiene gas, líquido o material semisólido, formado en una cavidad natural o en la sustancia de un órgano. Xerostomia: sequedad de la boca por disfunción de las glándulas salivales. En deficiencia grave o falta total de saliva puede asociarse con atrofia de la mucosa oral, agrietamiento de los labios, fisuración de las comisuras bucales, denudación y ardor de la lengua. Página 302 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 27 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0105FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.6.10 Flujograma Listado 1. Recibir listado de aspirantes para aplicar valoración odontológica 2. Alistar equipos y expedientes para valoración 3. Ejecutar procedimiento realizar valoración odontológica . 4. Emitir concepto resultados de la valoración ¿El NO aspirante se ajusta al perfil requerido? SI Concepto ¿El aspirante requiere tratamiento? SI NO 6. Archivar expediente del aspirante que finaliza proceso 7. Notificar al aspirante que que finaliza proceso . 8. Insertar resultados en base de datos SIADMI 5. Notificar al aspirante que queda aplazado para realizar tratamiento odontológico y el plazo para el mismo El aspirantes se NO realizo el tratamiento dentro del plazo SI 9. Enviar expedientes para el archivo Entrega resultados Listado Página 303 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 28 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0105DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.6.11 Descripción del procedimiento ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE 1. Recibir listado de aspirantes para valoración odontológica. Se recibe el listado y programación de aspirantes para que se realice la valoración odontológica. Jefe Grupo de Incorporación en cada departamento Listado de Funcionario de la aspirantes. Regional, encargado de programar valoraciones. 2. Alistar equipos y expedientes para valoración. Al contar con el listado de aspirantes para realizar la valoración odontológica se alistan equipos y elementos necesarios, lugar de realización y expedientes de los aspirantes. Odontólogo. 3. Realizar valoración odontológica. Se realiza la valoración odontológica por parte de uno de los odontólogos de sanidad de la Policía Nacional y se diligencia el formato correspondiente. Odontólogo. Página 304 de 497 RIESGOS Recibir listados incompletos. No contar con los elementos necesarios. ACCIONES PREVENTIVAS Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se pueda imprimir los listados de aspirantes citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. Incluir en el plan de compras los elementos necesarios para cada año. Unificación de criterios de la convocatoria con todos Desconocimiento los miembros que de las normas participan en el proceso sobre aptitud y Idoneidad en los no aptitud. profesionales que realizan las valoraciones. HOJA DE PRESENTACIÓN 28 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE 4. Emitir concepto resultado de la valoración odontológica. Habiéndose realizado la valoración, el odontólogo emite un concepto sobre la salud oral del aspirante diligenciando completamente el formato correspondiente y emitiendo el concepto de ajuste o no al perfil. 5. Notificar al aspirante que queda pendiente y el plazo. En caso que el aspirante quede pendiente por requerir tratamiento, Odontólogo. se le notifica y se le da plazo para nueva presentación. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0105DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Odontólogo. RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS Unificación de criterios de Desconocimiento la convocatoria con todos de las normas los miembros que sobre aptitud y participan en el proceso no aptitud. las valoraciones. Crear falsas expectativas en los aspirantes. Mantener continuamente la información de que la Policía Nacional se reserva el derecho de admisión. Perdida de expedientes o documentación. 6. Archivar expedientes de aspirantes que finalizan el proceso. Luego de realizada la valoración odontológica se envían los expediente al archivo, relacionándolos mediante oficio. Funcionario de la Regional encargado del archivo. 7. Notificar al aspirante que finaliza el proceso de incorporación. Como el aspirante ya se realizo la valoración odontológica y no la supero se debe notificar que finaliza su proceso de incorporación y se informara Funcionario de la Regional encargado del archivo. Jefe Grupo de Página 305 de 497 No contar con un funcionario idóneo en el manejo del archivo, ni espacio adecuado para almacenamiento. Interposición de derechos de petición y acciones de tutela por Recepción de expedientes y documentación mediante oficio relacionando que se entrega. Recordar a los aspirantes que la Policía Nacional se reserva el derecho de admisión y no da respuesta del motivo de la HOJA DE PRESENTACIÓN 28 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN ODONTOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO cuando asistir para la entrega de documentos. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0105DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Incorporación. ACCIONES PREVENTIVAS decisión tomada. no aptitud. RIESGOS 8. Insertar resultados en base de datos SIADMI. Tener en cuenta que como el aspirante se realizó la valoración odontológica se debe registrar la información en el SIADMI. Odontólogo. Registrar datos incompletos en el SIADMI. 9. Enviar expedientes para archivo. Luego de realizar la valoración odontológica se envían expedientes para archivo, relacionándolos mediante oficio. Odontólogo. Pérdida de expedientes o documentación. Página 306 de 497 Establecer en la planeación de agendas el tiempo suficiente para que el profesional pueda insertar diariamente los resultados de las valoraciones. Recepción de expedientes y documentación mediante oficio relacionando que se entrega. HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 3.7 VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL 3.7.1 Responsables Licenciados en educación física, funcionarios adscritos a la Dirección de Incorporación o a las Escuelas de policía, que hayan recibido la capacitación para la preparación, realización y calificación de la prueba físicoatlética y morfofuncional, para el proceso de selección e incorporación. 3.7.2 Fundamento legal La valoración física ha sido uno de los elementos de juicio que históricamente más ha inquietado al mando de la Policía Nacional, así como a las demás Fuerzas Armadas, situación que ha llevado a considerar el nivel de aptitud física como factor de selección de sus aspirantes. Ello se justifica en razón a que los niveles de acondicionamiento físico, así como la relación masa muscular – masa grasa (composición corporal), están directamente asociados con altos o bajos niveles de desempeño profesional, entendido este último no solo desde la perspectiva de la eficiencia en el servicio, sino también desde la preparación y disponibilidad para el mismo. Es un hecho que el sedentarismo y el sobrepeso, se han identificado como factores de riesgo para enfermedades cardiovasculares, por lo que el mando institucional, ha identificado desde hace más de cuatro lustros, como uno de los problemas más difíciles de solucionar, en el campo de la salud, el relativo a la condición física. En el año 1985, a través de la directiva permanente 310, se implemento una prueba de desempeño físico, con la que se buscaba orientar a los funcionarios de la Policía Nacional, hacia la búsqueda de la eficiencia física. Con la directiva 026/03/08/2003, se complementa la intencionalidad de aquella directiva, la cual es acogida en el Decreto 1800/00; en el cual se ordena la implementación de espacios de tiempo que faciliten que el proceso, desarrollo y mantenimiento de la aptitud física sean evaluados anualmente y corresponda al resultado de una preparación que disminuya los factores de riesgo de accidentes cardíacos, muerte súbita y demás etiologías asociadas a esfuerzos súbitos que pueden resultar nocivos para la salud del personal. Si ello es valido para el personal activo, se concluye que se trata de un requisito dentro del perfil general del aspirante a Policía, para poder seleccionar a los mejor dotados físicamente para que se integren a nuestra Institución. Decreto 1796 de 2000 (14 de septiembre) “por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993”. Artículo 2. Definición de capacidad psicofísica: Es el conjunto de habilidades, destrezas, aptitudes y potencialidades de orden físico y psicológico que deben reunir las personas a quienes se les aplique el presente decreto, para ingresar y permanecer en el servicio, en consideración a su cargo, empleo o funciones. Página 307 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 La capacidad psicofísica del personal de que trata el presente decreto será valorada con criterios laborales y de salud ocupacional, por parte de las autoridades médico-laborales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. Artículo 48. Artículo transitorio. Hasta tanto el gobierno nacional determine lo correspondiente a la valoración y calificación del personal que trata el presente Decreto, los criterios de calificación de la capacidad psicofísica, de disminución de la capacidad laboral e indemnizaciones y de la clasificación de las lesiones y afecciones, continuarán vigentes los artículos 47 al 88 del Decreto 094 de 1989, excepto el artículo 70 de la misma norma. Decreto 094 del 110189 “Reforma del estatuto de la capacidad psicofísica”. Artículo 68. Defectos Generales y Misceláneos. Algunas condiciones o defectos, solos o combinados, así: a. Impiden que el individuo realice satisfactoriamente sus funciones en la vida militar o policial. b. La salud o bienestar del individuo peligra al permanecer en la vida militar o policial. c. La permanencia del individuo en la vida militar o policial perjudica los intereses del Estado. 3.7.3 Objetivos específicos Evaluar las condiciones de aptitud física de cada uno de los aspirantes que sean citados a esta valoración a partir del fundamento legal y criterios establecidos en el presente Protocolo para emitir el diagnóstico. 3.7.4 Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración físico-atlética del proceso de selección e incorporación. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas para la convocatoria o curso al que el aspirante se presente. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en esta etapa. 3.7.5 Indicadores de gestión No. INDICADOR META 1 No. de aspirantes valorados dentro de la programación establecida en el cronograma de la convocatoria. No. total de aspirantes con valoración físico-atlética por convocatoria. 100% Página 308 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL No. INDICADOR META 2 No. de aspirantes atendidos en valoración físico-atlética y morfofuncional por convocatoria. No. de aspirantes programados para valoración físico-atlética y morfofuncional por convocatoria. 100% No. de aspirantes que continúan en el proceso sin ajustarse al perfil en la valoración físico-atlética y morfofuncional por convocatoria. No. total de aspirantes que presentaron valoración físico-atlética y morfofuncional por convocatoria. 0% 4 No. de conceptos de la valoración físico-atlética y morfofuncional registrados en el SIADMI por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoración físico-atlética y morfofuncional por convocatoria. 100% 5 No. de elementos adquiridos para realizar la valoración físicoatlética y morfofuncional. No. de elementos solicitados para realizar la valoración físicoatlética y morfofuncional (plan de compras). 100% 6 No. de profesionales con que cuenta la Regional para realizar la valoración físico-atlética y morfofuncional. No. de profesionales requeridos para realizar la valoración físicoatlética y morfofuncional. 100% 3 7 3.7.6 Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 No. de informes presentados por el(los) profesional(es) al final de la convocatoria sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de convocatorias adelantadas por la Regional. 100% Lineamientos para el desarrollo de la valoración La prueba físico-atlética, esta constituida por dos componentes, en el primero se identifican factores inherentes a la estructura corporal del aspirante y que son identificados como determinantes dentro del desempeño físicodeportivo del mismo; y el segundo es integrado por una batería de pruebas físicas, que valora los niveles de aptitud física, deseables en los funcionarios de la Policía Nacional. Página 309 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 3.7.6.1 Valoración Morfofuncional: a. Alistar y verificar equipos y carpetas: con el fin de preparar los antecedentes, listados y elementos necesarios para la práctica de la prueba físico-atlética. b. Realizar charla de inducción: Se desarrollan las siguientes actividades: Saludo de bienvenida a los aspirantes. Llamado a lista con el fin de verificar la cantidad de aspirantes presentes para la valoración. Verificar en cada expediente que los aspirantes hallan firmado el formato de exclusión de responsabilidad civil extracontractual por fallas del servicio. Instruir al aspirante sobre el no consumo de alimentos grasos o de alta densidad dos (2) horas antes de la prueba físico-atlética. Posteriormente, se realiza una explicación sobre el objetivo y pruebas que se realizarán en la valoración morfofuncional y físico-atlética, así como las recomendaciones generales para evitar accidentes durante su realización. El evaluador debe indicarle al aspirante que se trata de una prueba que no es de alta competición y su objetivo es medir la capacidad cardio respiratoria a esfuerzos moderados, por lo tanto se le debe explicar que puede hacerlo a un ritmo o intensidad que tolere sin exigencia excesiva. Es importante advertir al aspirante que debe suspender la prueba cuando presente alguno de los siguientes síntomas: mareo, dolor de pecho, fatiga excesiva, calambres, dolores musculares o sensación de asfixia. c. Realizar la prueba: Solicitud a los aspirantes de colocarse la ropa deportiva, adecuada para la actividad. Dirigirlos al sitio en que se va a realizar la valoración. Explicar de manera clara en que consiste cada una de las pruebas. Tomar la presion arteriar y el pulso y registrar la información en el formato. 1. Índice de Masa Corporal a. Objetivo: establecer de manera indirecta, la relación talla peso del aspirante a fin de establecer si se encuentra excedido de peso. b. Procedimiento: se toma los datos de talla (estatura), en metros y peso corporal en kilogramos, de la siguiente manera: La talla corresponde a la estatura del aspirante, se toma mediante un altímetro, con el evaluado descalzo, se consigna el dato en metros y centímetros en la planilla valoración morfofuncional. El peso se toma en una báscula calibrada, el evaluado deberá estar en ropa interior y descalzo. c. Registro: los resultados se emplean para despejar la siguiente formula: IMC= d. e. PESO (Kilogramos) TALLA x TALLA (Metros) Materiales: Un altímetro. Una bascula calibrada en kilogramos. Análisis: los resultados se clasifican de acuerdo con los parámetros de la organización mundial de la salud (OMS): Página 310 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 29 POLICÍA NACIONAL BAJO PESO NORMAL SOBREPESO LEVE SOBREPESO MODERADO OBESO <18.5 3 20 a 24.9 4 25 a 26.9 2 27 a 29.9 1 30 o más 0 PUNTAJE Índice de Masa Muscular 2. Índice Muscular a. Objetivo: establecer el nivel de desarrollo muscular con base en el perímetro de la pantorrilla de la pierna dominante (entendiendo como pierna dominante la derecha para los diestros y la izquierda para los zurdos). b. Procedimiento: para este cálculo se mide, con una cinta métrica en centímetros, la pantorrilla en el tercio superior en la pierna dominante. c. Registro: se registra el resultado en centímetros. d. Materiales: una cinta métrica en centímetros. e. Análisis: se establece el resultado en la siguiente tabla, si es de estructura muscular alta. media o baja. GRADO DE MUSCULACIÓN BAJO MEDIO ALTO MUJERES HOMBRES PUNTAJE 32 cm. o menos 32,1 – 34 cm. 34,1 cm. o más 36 cm. o menos 36,1 – 39 cm. 39,1 cm. o más 2 3 4 Calculo de grado de muscularidad 3. Índice Cintura Cadera a. Objetivo: estimar el riesgo de padecer enfermedades cardiovasculares asociado a los índices de sobrepeso, y establecer el grado de musculación en la región abdominal, como indicador de nivel de entrenabilidad en torno a la diferenciación de sexo. b. Procedimiento: con una cinta métrica, toma el perímetro del abdomen, sobre la línea del ombligo y debajo de caja toráxica, luego meda la cadera o circunferencia glútea en la parte más grande de ese grupo muscular. c. Registro. los resultados se emplean para despejar la siguiente formula: ICC= TALLA CINTURA (Centímetros) TALLA CADERA (Centímetros) d. Material: una cinta métrica flexible en centímetros. e. Valoración: se saca la relación de las dos mediciones, el resultado se compara con la siguiente tabla, y se lleva el puntaje a la respectiva casilla en la planilla. Página 311 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 GENERO RIESGO ALTO RIESGO MEDIO RIESGO BAJO MASCULINO FEMENINO PUNTAJE >1.00 >0.80 0 0.90 – 1.00 0.75 - 0.80 2 <0.89 <0.74 4 Índice Cintura -cadera. 5. Índice de flexibilidad isquiotibial de Wells. a. Objetivo: medir la capacidad de elongación de los músculos y tendones de la región posterior del muslo y la pierna (zona isquiotibial), y de la musculatura dorso lumbar del tronco. b. Procedimiento: El aspirante se encuentra sentado en el piso con los miembros inferiores extendidos, los pies separados al ancho de los hombros; en medio de los pies se encuentra una regla colocada la posición “cero”, justo en los talones. A partir de esta posición se flexiona el tronco sobre los muslos, y se colocan las manos sobre la regla, y se mantienen los dedos sobre la misma, cuando menos dos segundos. c. Registro: se mide en centímetros el valor máximo mantenido durante los dos segundos de la flexión. Los valores obtenidos por encima de los pies serán negativos, los obtenidos por debajo serán positivos. El movimiento se invalida: Si se doblan las rodillas. Si no se mantiene el contacto con la regla por lo menos dos segundos. Si se ejecutan pequeños impulsos. d. Material: regla metálica o de madera de 50 centímetros. e. Valoración: el resultado en centímetros se lleva a la planilla, calificándola con los siguientes valores. PUNTAJE MALA DEFICIENTE ACEPTABLE BUENA EXCELENTE <3 0 -1 a -2 1 0 a +3 2 +4-+6 3 >7 4 Índice de Flexibilidad de Wells 6. Prueba de Ruffier-Dicksson de eficiencia cardiovascular. a. Objetivo: valorar el estado funcional de los sistemas cardiovascular y la capacidad oxidativa del sistema muscular, que se refleja en la aptitud cardiaca, ante una actividad física de impacto alto. b. Procedimiento: se selecciona un grupo de cinco aspirantes a quienes se les entrega un formato de campo con un esfero, para consignar los datos que se les suministrarán, siguiendo la siguiente secuencia con cada uno de los evaluados: Se toma la frecuencia cardiaca en un tiempo de 10 segundos, en la región carótida (parte inferior del maxilar inferior en el cuello en reposo, para que lo consigne en el formato de campo frente a las letras Pr (pulso en reposo). Página 312 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Se le dirige mediante una progresión numérica, en voz fuerte y clara, un total de 30 sentadillas (flexiones profundas de pierna) en una progresión de 10 sentadillas cada 15 segundos, hasta completar un total de 45 segundos. Inmediatamente se concluye la progresión de sentadillas, se toma el pulso a cada uno de los evaluados en 10 segundos y se consigna en frente a P1 (primer minuto de recuperación). De igual manera se procede en el segundo minuto de recuperación, y se consigna el resultado frente a P2 en el formato de campo. c. Registro: se registran los resultados de Pr, P1, P2. d. Material: Un cronómetro electrónico. Cardiotester o un enfermero por cada aspirante. e. Valoración. Se toma el pulso del primer minuto de recuperación =P1, y luego se toma el P2, y se lleva a la siguiente ecuación: (P1-70) + (P2-Pr) 10 PUNTAJE ALTO RIESGO >12 0 POBRE 11 - 12 1 REGULAR 9 - 10 2 BUENO 5-8 3 EXCELENTE 0-4 4 Índice de Ruffier y Dicksson. En el evento que el aspirante sea calificado en la prueba de Ruffier y Dicksson, con puntajes iguales o superiores a 8, deberá practicarse una prueba de esfuerzo cardiaco, y llevarla al médico de sanidad, para que rinda concepto, en este evento se considera aplazado. d. Registro de la información: se hace por medio de la sistematización de la información y el reporte a través de formatos prediseñados con el fin de realizar un control de calidad sobre el procedimiento, corregirlo y ajustarlo de acuerdo a las posibles fallas que se presenten (ver anexo 5). De esta forma, el Licenciado en educación física o la persona responsable de la prueba, lleva una planilla de registro estadístico en la cual anota el número de aspirantes que examina a diario, el concepto y las observaciones que tenga al respecto. Es importante resaltar que el profesional a medida que realiza el examen, completa el formato de la valoración, en letra legible, firmada y con su sello respectivo. 3.7.6.2 Valoración físico-atlética: a. Alistar y verificar equipos: para realizar esta parte de la valoración, se debe garantizar que existan tanto las condiciones climáticas, como los recursos logísticos., Es importante incluir el equipo de primeros auxilios, para atender cualquier situación de urgencias que se pueda presentar con los aspirantes. Página 313 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL 1. Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Prueba de natación El quehacer policial involucra como habilidad profesional el manejo del medio acuático, para tal efecto el aspirante debe saber nadar estilo libre (crawl), y tener vadeo estatico (flotabilidad), antes de ingresar a la Institución. Se realizan las siguientes actividades: Solicitud a los aspirantes de colocarse la ropa deportiva (pantaloneta de baño, gorro y gafas de natación) Tomar una ducha con abundante agua y jabón. Dirigirlos al sitio en que se va a realizar la valoración. Desarrollar rutina de calentamiento de 15 minutos. a. Objetivo: Determinar el nivel de desarrollo de la técnica en natación del aspirante, en los estilos libre (crawl), espalda, vadeo avance por una distancia de 100 metros y vadeo estatico (flotabilidad) por un tiempo de 20 segundos. b. Procedimiento: El aspirante deberá ingresar al agua desde el partidor, o si no lo hay, desde el borde de la piscina, lanzándose de pies. Deberá sostenerse flotando en el agua con vadeo estatico por un tiempo de 20 segundos, al cabo de los cuales y de manera ininterrumpida debera iniciar nado estilo espalda y recorrer una distancia de 25 metros, al finalizar saldra de la piscina. Para realizar la segunda fase de la prueba de natacion El aspirante deberá ingresar al agua desde el partidor, o si no lo hay, desde el borde de la piscina, lanzándose de cabeza. Debera nadar aplicando la técnica vadeo avance por una distancia de 25 metros al cabo de los cuales y de manera ininterrumpida debera cambiar a nado estilo crawl (libre) por una distancia de 50 metros. c. Registro: Se registrará la técnica de nado del aspirante con base en la que se presenta a continuación. Cada uno de los componentes de la prueba parte de un puntaje máximo, en caso de presentar defectos en la ejecución, de acuerdo con los criterios de calificación, se descuenta la cifra correspondiente. ESTILO CRAWL (LIBRE) PUNTAJE CRITERIOS DE CALIFICACIÓN MÁXIMO CABEZA 2 ALTA -1 BAJA -1 BRACEO 2 ALTURA -1 INGRESO -1 PIERNA 2 DOBLADA -1 ABIERTA -1 COORDINACIÓN 2 DISCONTINUO – 2 RESPIRACIÓN 2 PRECIPITADA -1 NO TÉCNICA -1 PUNTAJE TOTAL MAXIMO 10 CABEZA ESTILO ESPALDA PUNTAJE CRITERIOS DE CALIFICACIÓN MÁXIMO 1 ALTA – 0.5 BAJA – 0.5 Página 314 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 BRACEO 1 PIERNA 1 COORDINACIÓN 1 PUNTAJE TOTAL MAXIMO INGRESO -1 DOBLADA -0.5 DISCONTINUO – 1 ABIERTA -0.5 4 VADEO AVANCE PUNTAJE CRITERIOS DE CALIFICACIÓN MÁXIMO BRACEO 1 NO TECNICA -1 PIERNA 1 DOBLADA -0.5 ABIERTA -0.5 COORDINACIÓN 1 DISCONTINUO – 1 PUNTAJE TOTAL MAXIMO 3 VADEO ESTATICO TIEMPO DE PUNTAJE FLOTABILIDAD ASIGNADO 20 seg. ó más 3 11 a 19 seg. 2 6 a 10 seg 1 5 seg ó menos 0 PUNTAJE MAXIMO 3 d. Material: Piscina. e. Análisis: La prueba será valorada sobre una escala de 20 puntos. El aspirante que alcanza un puntaje igual o superior a 12 puntos, será considerado con aptitud física en el dominio de la natación (sabe nadar). En caso de que el puntaje sea inferior se colocará la observación en el formato de los resultados de la prueba y en el formato de resumen de la valoración anotar que “el aspirante no sabe nadar”. 2. Prueba de la Milla a. Objetivo: someter el organismo del aspirante a un esfuerzo maximal, en el que se mide la resistencia cardio respiratoria y la resistencia muscular de los miembros inferiores, dentro de altos márgenes de seguridad. Se realiza en un área delimitada previamente, donde se toma una distancia de 1609 metros, para lo cual se deberá tener presente: Si se realiza en una pista de atletismo, se dará alrededor de la misma cuatro vueltas más nueve metros. Si se realiza en una cancha de baloncesto (14 X26 metros), se deberá hacer un recorrido de 8 idas y vueltas, más nueve metros. Si se realiza en una recta de 100 metros, se deberá hacer un recorrido de 8 idas y vueltas más nueve metros. b. Procedimiento: previo calentamiento, el aspirante cubrirá la distancia en el menor tiempo posible. c. Registro: el evaluador debe medir la prueba a través del tiempo que el aspirante dura en hacer el recorrido de los 1609 metros, desechando las fracciones de segundo, teniendo en cuenta que el aspirante no tendrá puntaje si no termina el recorrido. d. Material: Página 315 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 Un área de terreno debidamente medida. Un cronómetro. Números dorsales para colocar en la camiseta de los aspirantes, con sus respectivas nodrizas o ganchos de ropa. e. Análisis: la prueba será valorada sobre una escala de 20 puntos, con base en las tablas de calificación, que componen el aplicativo de apoyo de este protocolo, por rangos de edades y género. 3. Prueba de fuerza flexora de tronco (Abdominales). a. Objetivo: medir la fuerza – resistencia de la musculatura flexora del tronco sobre las piernas. b. Procedimiento: Se ordena al aspirante partir de la posición de cubito dorsal, en el piso, con las rodillas flectadas, las plantas de los pies apoyadas en el suelo, siendo sostenido el aspirante ejecutante por el empeine por un compañero. Las manos deben ir extendidas, con los brazos cruzados frente al pecho, los dedos debajo de las axilas y los codos fijos a los costados del tronco. El evaluador debe colocarse de pie frente al evaluado y debe contar la cantidad de veces que el mismo sube hasta que sus antebrazos tocan los muslos y desciende hasta que su región dorsal toca el piso en un minuto. Así mismo, el evaluador no debe tener en cuenta la ejecución en su evaluación cuando: El aspirante no toca con los antebrazos el muslo. Cuando suelta las manos debajo de las axilas. Cuando separa los codos de los costados del tronco al descender o al ascender. Cuando levanta el tronco separado la región glútea del suelo para impulsar la subida y cuando no desciende totalmente la región dorsal hasta tocar el piso (puede mantener los hombros elevados sin que la región cervical toque el piso). c. Registro: Se registran el número de ejecuciones correctamente ejecutadas. d. Material: Cronómetro y pito. e. Análisis: La prueba será valorada sobre una escala de 10 puntos, con base en las tablas de calificación, que componen el aplicativo de apoyo de este Protocolo, por rangos de edades y género. 4. Prueba de Fuerza extensora de brazos (Pechadas). a. Objetivo: Medir la fuerza – resistencia de la musculatura extensora del brazo y de la región pectoral., Esta se realiza de la siguiente manera: b. Procedimiento: Si es varón, estando en la posición de cubito ventral, en el piso apoyado en la punta de los pies y las manos, con los brazos en extensión, con una separación entre los pies no mayor del ancho de las caderas y las manos a una distancia no mayor del ancho de los hombros., el aspirante descenderá el peso del cuerpo de manera rígida por la acción simultanea de la flexión de los codos, hasta rozar con el torso el suelo procediendo a reincorporarse por la acción de extensión completa de los codos nuevamente. La altura alcanzada al “alzar el peso del suelo” debe ser equivalente a la que se tenía cuando se inició la serie. Si es mujer, estando en posición de cubito ventral, apoyando la punta de los pies, en el piso, separados al ancho de las caderas, las manos apoyadas en el borde de un escalón de entre 40 – 50 centímetros de alto, separadas al ancho de los hombros, se descenderá el peso por la flexión de los codos, con el cuerpo totalmente rígido, hasta tocar con la región pectoral el borde de la escalera, que sirve de apoyo, Página 316 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 iniciando el ascenso hasta la extensión total de los codos., No se debe curvar la cintura ni hacia delante ni hacia atrás. c. Registro: El evaluador deberá consignar las ejecuciones correctamente realizadas durante 45 segundos, sin levantarse del piso en el caso de los hombres o sin abandonar el escalón en que se encuentran las manos en el caso de la mujer. Así mismo el evaluador deberá tener en cuenta que no se aceptan: Cuando al flexionar los codos el tronco no roza el piso o el borde de la escala. Cuando al estirar los codos los mismos no son completamente extendidos. Cuando al descender y/o ascender no mantiene el cuerpo rígido (ondulaciones). Cuando apoyan las rodillas o la cadera durante la fase de extensión y cuando fija los codos a los costados del cuerpo y no desciende la cadera, bajando solo la parte superior del tronco. d. Material: Cronómetro y pito. e. Análisis: La prueba será valorada sobre una escala de 10 puntos, con base en las tablas de calificación, que componen el aplicativo de apoyo de este Protocolo, por rangos de edades y género. 5. Prueba de fuerza flexora de brazos (dominadas en barra fija) a. Objetivo: Medir la fuerza de los músculos de los brazos y de la región dorsal del tronco. b. Procedimiento: Cuando es varón, hará toma palmar de la barra fija (mirando las palmas de las manos), quedando suspendido en la barra; desde esta posición flexiona los brazos llevando los codos hacia la espalda, proyectando el mentón por encima de la barra y descendiendo nuevamente hasta extender totalmente los brazos. El evaluador registrara las repeticiones correctamente ejecutadas., Aquí no existe límite de tiempo. Cuando es mujer, la misma será levantada hasta quedar suspendida con los brazos flectados y los codos fijos sobre los costados del tronco con agarre palmar. Deberá sostener la posición mediante la acción de la fuerza estática de los músculos flexores de los brazos y la fuerza de la musculatura dorsal del tronco sin colocar el mentón de la barra. El evaluador registrará el tiempo en segundos, que la aspirante dure suspendida sin separar los codos del tronco o descender el mentón de la altura de la barra. c. Registro: El evaluador no deberá aceptar, ni contar cuando: El aspirante flexiona la cabeza para apoyarse o ayudarse con el mentón. Cuando no extiende totalmente los brazos al descender y cuando el aspirante no supera la línea de la barra con el mentón al ascender. Cuando asciende gracias a impulsos dados con los miembros inferiores o al balancear el cuerpo. d. Material: Barra Fija, cronómetro. e. Análisis: La prueba será valorada sobre una escala de 20 puntos, con base en las tablas de calificación, que componen el software de apoyo de este Protocolo, por rangos de edades y género. 3.7.7 Criterios de ajuste al perfil El concepto que emite el profesional puede ser: a. El aspirante se ajusta al perfil: cuando su estado físico atlético le permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad policial y en la escala de la condición físico-etlética, el puntaje obtenido se encuentra entre aceptable y excelente. Página 317 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 b. El aspirante no se ajusta al perfil: cuando su estado físico atlético NO le permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad policial. En la escala de la condición física atlética, el puntaje se encuentra en insuficiente. c. Pendiente: Quien presente limitaciones en su condición físico-atlética subsanables en el tiempo que la convocatoria estime y en la escala de la condición física atlética, el puntaje se encuentra en insuficiente con un puntaje superior a 45 puntos, podra el aspirante una vez cumplida la fecha límite, presentar nuevamente la prueba y de no superarla o no asistir a ella, el concepto corresponderá al literal B del concepto sobre la evaluación. 3.7.8 Criterios de seguimiento y auto evaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso de selección e incorporación. No. EVIDENCIA 1 El personal de profesionales que atiende la valoración pertenece al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. 2 El personal encargado de la valoración tiene conocimiento de la normatividad que lo cobija y las acciones de tipo penal y/o disciplinario cuando se presentan inconsistencias. 3 Se elaboran actas donde se certifique que los profesionales que realicen la valoración conocen las instrucciones precisas para cada convocatoria. 4 Los profesionales que realizan esta valoración conocen todas las etapas del proceso y la cadena de valor que existen entre ellas. 5 Se cuenta con personal idóneo o experto en la materia, para realizar la valoración. 6 Existen en la Regional y en los Grupos de Incorporación carteleras informativas sobre las pruebas que hacen parte de esta valoración. Página 318 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 No. EVIDENCIA 7 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que la valoración se cumpla dentro de los parámetros de calidad. (Tiempo, elementos y escenarios). 8 Se prevé la presencia de personal paramédico para atender cualquier eventualidad durante la aplicación de la prueba. 9 El sitio en el que se desarrolla la valoración reúne las condiciones físicas que garanticen la calidad de la valoración (piscina, pista de atletismo, etc). 10 Se dispone de un sitio de seguridad para el archivo de manuales, pruebas, elementos y plantillas. 11 El formato de la valoración físico-atlética y morfofuncional es diligenciado en su totalidad por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin tachones ni enmendaduras, y fecha de realización de la valoración. 12 Se ingresa diariamente en el SIADMI el concepto de de los aspirantes evaluados por parte del profesional correspondiente. 13 Los profesionales que realizan esta valoración emplean un formato escrito de control de atención diaria de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de las mismas. 14 Los requerimientos de repeticiones de la prueba son solicitados por el profesional encargado de la valoración y cuentan con la autorización del Jefe de la Regional. 15 Se emiten periódicamente listados del resultado de la valoración. 16 Se tienen soportes del seguimiento que se hacen a las reclamaciones presentadas en la valoración. Especificar las acciones que se toman: disciplinarias y administrativas. Página 319 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 29 POLICÍA NACIONAL 3.7.9 Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106HP-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 No. EVIDENCIA 17 Al término de cada convocatoria. se realizan estudios y/o documentos en que los profesionales presentan un análisis del perfil de los aspirantes en la valoración, causales de aplazamiento y no ajuste al perfil más frecuentes, etc. 18 El profesional que realiza esta valoración participa en el procedimiento de seguimiento de los estudiantes durante el proceso de formación. Determinar que soportes existen de esta actividad y que medidas se han tomado para implementar acciones de mejoramiento en los procesos de selección y formación. CUMPLIMIENTO (SI - NO) Glosario Etiología: parte de la medicina que estudia la causa de las enfermedades. Aptitud física: nivel de desempeño motor manifestado por un individuo frente a parámetros que miden las cualidades físicas básicas (Resistencia general, resistencia especial, fuerza, flexibilidad). Masa muscular: cantidad de tejido muscular y conectivo que compone el total de la composición muscular de un individuo; es indicador del nivel de Condición Física. Masa grasa: cantidad de grasa que de acuerdo al nivel de entrenamiento y somatotipo, es mayor o menor. Se sugiere que no sea superior al 18% del total de la composición corporal para hombres y de 20% para mujeres. Masa corporal: resultante de la suma de músculo, grasa y hueso, que determinan la complexión del individuo. Sedentarismo: actitud del individuo caracterizada por el bajo nivel de desarrollo de actividades motrices en su quehacer laboral y personal; que se constituye en un factor de riesgo para enfermedades cardiovasculares, aumento del peso graso y bajo nivel de desempeño físico. Sobrepeso: cantidad de peso corporal registrada sobre el peso ideal que debe tener un individuo, de acuerdo a su estatura, estructura ósea, desarrollo muscular y género. Condición física: parámetros que determinan los niveles de aptitud física y que se calculan con base en estándares medidos con resultados estadísticos establecidos en poblaciones sanas. Página 320 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 30 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: Proceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: Fecha de emisión: Código: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO 22/03/06 GT0106FL-01 Revisó: Fecha última actualización: Edición No. 01 GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: Fecha de Publicación: Archivo: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 22/03/06 3.7.10 Flujograma 1. Recibir listado de aspirantes para aplicar Valoración fisicoatletica Listado . 2. Programar pruebas morfofuncionales 3. Realizar valoración morfofuncional 4. Emitir concepto sobre condición morfofuncional ¿El aspirante se ajusta al perfil requerido? SI 5. Remitir al médico para nueva valoración Concepto 6. Emitir concepto médico sobre condición física NO Concepto ¿Puede presentar la prueba fisicoatletica? SI 7. Realizar prueba Físico atlética . NO . . 8. Emitir concepto sobre condición fisicoatletica ¿El NO aspirante se ajusta al perfil requerido? SI Concepto ¿Es segunda vez que no se ajusta al perfil? NO 9. Programar nueva fecha para realizar prueba dentro del plazo establecido SI ¿se presento dentro del plazo establecido? NO 10. Enviar expedientes a archivo y registro en el SIADMI . Página 321 de 497 . SI HOJA DE PRESENTACIÓN 31 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0106DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.7.11 Descripción del procedimiento ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS 1. Recibir listado de aspirantes para aplicar valoración físicoatlética y morfofuncional. Jefe Grupo de Incorporación en Recibir listado de aspirantes para cada valoración morfofuncional por departamento Listado de parte de los profesionales Funcionario de la aspirantes. encargados de realizar dicha Regional, actividad. encargado de programar valoraciones. Recibir listados incompletos. 2. Programar pruebas morfofuncional. Al tener la lista de aspirantes se debe elaborar la programación previendo con la suficiente anterioridad los escenarios de aplicación de la prueba, elementos requeridos, planillas, etc. Licenciado en educación física. No contar con instalaciones propias adecuadas para realizar valoración. 3. Realizar valoración morfofuncional. La valoración morfofuncional se debe realizar por un profesional Licenciado en idóneo, que garantice las educación física. medidas de seguridad en la aplicación de la prueba y domine No contar con el profesional en Ecuación Física. Página 322 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se pueda imprimir los listados de aspirantes citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. En caso de no contar con las instalaciones adecuadas, establecer alianzas con otras instalaciones policiales o particulares, que garanticen calidad en la realización de la valoración. Incluir en el plan de compras de la Escuela, la contratación del profesional, estableciendo el número de horas a HOJA DE PRESENTACIÓN 31 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0106DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS los parámetros establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. Efectuada la valoración morfofuncional el profesional evalúa los resultados y emite 4. Emitir concepto concepto de condición del Licenciado en sobre condición aspirante, para presentar o no la educación física. morfofuncional. prueba física, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. 5. Remitir al médico para nueva valoración. Cuando se encuentra que un aspirante no cuenta con la condición física suficiente para presentar la prueba, se remite al médico para que valore específicamente a través de una prueba de esfuerzo cardiaco Concepto. Licenciado en educación física. Ante solicitud del Licenciado en 6. Emitir concepto educación física, el médico sobre condición evalúa nuevamente al aspirante Médico. física. y emite concepto, en el que se define si el aspirante puede o no, Concepto médico. Página 323 de 497 Permitir presentar pruebas a un aspirante que no tenga condiciones de salud para ello. No percatarse durante la presentación de la prueba de los aspirantes que corren riesgo si se les autoriza presentar la prueba. Que se permita presentar pruebas a un aspirante que no tenga ACCIONES PREVENTIVAS laborar diariamente, de acuerdo con el potencial de aspirantes que se tenga previsto evaluar durante el año. Idoneidad y objetividad en los conceptos médicos. Dominio en el manejo de la prueba de RuffierDicksson de eficiencia cardiovascular, establecida en el Protocolo de Selección e Incorporación. Idoneidad y objetividad en los conceptos médicos, dejando la constancia por escrito en el formato de resultados de las HOJA DE PRESENTACIÓN 31 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0106DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE presentar la prueba físicoatlética, sin riesgos para su integridad. Si el aspirante supera la valoración, se informa al profesional que realizo la remisión para lo programe a la prueba físico-atlética. En caso que el aspirante obtenga un concepto desfavorable, se realizará la respectiva anotación en el formato y se enviara el expediente al archivo. Si el aspirante se encuentra en condiciones para presentar prueba físico-atlética, se realiza 7. Realizar prueba bajo las mismas condiciones físico-atlética. físicas, de salud y de instalaciones que permitan evaluar el desempeño de los aspirantes. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES RIESGOS condiciones de salud para ello. Licenciado en educación física. Página 324 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS valoraciones del expediente del aspirante. Contar con el acompañamiento de personal paramédico y vehículo para poder atender novedades en la parte física de los Novedades de aspirantes. salud y En caso de no contar con logísticas las instalaciones durante la adecuadas, establecer aplicación de la alianzas con otras prueba. instalaciones policiales o particulares, que garanticen calidad en la realización de la valoración. HOJA DE PRESENTACIÓN 31 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN FÍSICO-ATLÉTICA Y MORFOFUNCIONAL Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0106DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No contar con herramientas de apoyo para que faciliten la calificación de las pruebas y el alto riego de cometer errores. Utilizar el aplicativo incluido en el Protocolo de Selección e Incorporación y archivar el resultado en medio magnético por convocatoria. 9. Programar nueva fecha para realizar prueba dentro del plazo establecido. Cuando el aspirante no supera la prueba, se le programa para que presente la prueba en segunda oportunidad, en un tiempo prudencial para que tenga tiempo de prepararse. El aspirante Jefe Regional. citado a esta revaloración debe nuevamente cancelar el costo establecido, de lo cual el profesional que direcciona la prueba, realiza el respectivo control. No informar al Jefe de la Regional, la cantidad de aspirantes citados nuevamente a valoración. Incluir en el acta de planeación y desarrollo de la convocatoria que el profesional que realice la prueba físico-atlética y morfofuncional, deberá informar por escrito los aspirantes que la presentan por segunda vez, para poder ejercer control en el pago de la valoraciones y la cantidad de aspirantes revalorados. 10. Enviar expedientes a archivo y registro en el SIADMI. Luego de terminada la valoración e insertados los resultados de la Licenciado en misma en el formato y en el educación física. SIADMI, se hace entrega del expediente al archivo. Pérdida de documentos. Entrega de expedientes mediante oficio relacionando en listado de aspirantes. ACTIVIDAD COMO Luego de presentada la prueba física en sus dos componentes, 8. Emitir concepto se emite un concepto evaluando sobre condición la calificación que obtuvo el físico-atlética. aspirante, a partir de los resultados del aspirante. RESPONSABLE Licenciado en educación física. Página 325 de 497 Concepto. Expediente. HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.8 VALORACIÓN PSICOLÓGICA 3.8.1. Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Psicólogos de planta adscritos a la Policía Nacional, o por contrato a través de la Dirección de Sanidad. 3.8.2. Fundamento legal Decreto 1796 de 2000 septiembre 14. “Por el cual se regula la evaluación de la capacidad psicofísica y de la disminución de la capacidad laboral y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensiones por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la fuerza publica, alumnos de las escuelas de formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil, al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993. Artículo 7: Los exámenes médicos, odontológicos y psicológicos tienen vigencia de 2 meses a partir de la fecha en que le fueron practicados. Artículo 48. Artículo transitorio. Hasta tanto el gobierno nacional determine lo correspondiente a la valoración y calificación del personal que trata el presente Decreto, los criterios de calificación de la capacidad psicofísica, de disminución de la capacidad laboral e indemnizaciones y de la clasificación de las lesiones y afecciones, continuarán vigentes los artículos 47 al 88 del Decreto 094 de 1989, excepto el artículo 70 de la misma norma. Decreto 094 del 11 de Enero de 1989. “Estatuto de la capacidad psicofísica, incapacidades, invalideces e indemnizaciones”. Titulo séptimo: de la clasificación de las lesiones y afecciones causales generales de no aptitud Artículo 59. Psiquiatría. f. Psicosis: episodios sicóticos recurrentes. g. Psiconeurosis: persistente o recurrente. h. Trastornos de la personalidad: 5.1.1. Trastornos del carácter y del comportamiento que interfieren con la ejecución del servicio. 5.1.2. Trastornos transitorios de la personalidad. i. Trastornos de la inteligencia que interfieran en el cumplimiento de las funciones. j. Desajuste ocupacional. Artículo 68. Defectos generales y misceláneos. Algunas condiciones o defectos, solos o combinados, así: a. Impiden que el individuo realice satisfactoriamente sus funciones en la vida militar o policial. b. La salud o bienestar del individuo peligra al permanecer en la vida militar o policial. c. La permanencia del individuo en la vida militar o policial perjudica los intereses del Estado. Artículo 69. Son causales de no aptitud, además de las enumeradas, todas aquellas lesiones o afecciones que ocasionen incapacidad absoluta y permanente. Página 326 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL 3.8.3 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Objetivos específicos Evaluar en los aspirantes los procesos cognoscitivos, rasgos de personalidad, valores, motivaciones y comportamientos, ajustados con referencia a las competencias laborales de cada uno de los aspirantes que sean citados a esta valoración, a partir del fundamento legal y de los criterios establecidos en el presente protocolo para emitir un concepto psicológico. 3.8.4 Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración psicológica del proceso de selección e incorporación. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas para la convocatoria o curso al que el aspirante se presente. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en la valoración psicológica. Garantizar que el 100% de las valoraciones se cumplan dentro de los tiempos determinados. Lograr la satisfacción del 100% de los aspirantes con relación a la organización y atención brindada por el profesional. 3.8.5 Indicadores de gestión No. INDICADOR META 1 No. de aspirantes valorados dentro de la programación establecida en la convocatoria. No. total de aspirantes con valoración psicológica por convocatoria. 100% 2 No. de aspirantes atendidos en valoración psicológica por convocatoria. No. de aspirantes programados para valoración psicológica por convocatoria. 100% 3 No. de aspirantes que continúan en el proceso sin ajustarse al perfil en la valoración psicológica. No. total de aspirantes que presentaron valoración psicológica por convocatoria. 0% Página 327 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. INDICADOR META 4 No. de pruebas complementarias de psicología realizados en cada convocatoria, que tiene la autorización del Jefe de la Regional. No. de pruebas complementarias de psicología realizados en cada convocatoria. 100% 5 No. de conceptos de la valoración psicológica registrados en el SIADMI por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoración psicológica por convocatoria. 100% 6 No. de elementos adquiridos para realizar la valoración psicológica. No. de elementos solicitados para realizar la valoración psicológica (plan de compras). 7 No. de profesionales con que cuenta la Regional para realizar la valoración psicológica. No. de profesionales requeridos para realizar la valoración psicológica. 8 3.8.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL No. de informes presentados por el(los) profesional(es) en Psicología sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de convocatorias adelantadas en la Regional. 100% 100% 100% Lineamientos para el desarrollo de la valoración La valoración Psicológica se divide en dos partes: aplicación de pruebas psicotécnicas y entrevista psicológica. 3.8.6.1 Aplicación de la batería de pruebas psicotécnicas: Para el desarrollo de cada convocatoria, desde el nivel central se enviará un instructivo donde especificará las pruebas psicotécnicas a aplicar y el criterio de evaluación y puntuación de cada una, con el objetivo de evitar el tráfico de las mismas, rotar la batería de pruebas psicológicas y que los aspirantes que se presentan en más de una oportunidad, contesten las mismas pruebas. En la aplicación de pruebas se deben realizar las siguientes actividades: 1. Verificar listado de aspirantes para pruebas: el cual debe ser generado por el SIADMI, de acuerdo con la programación establecida en la agenda. Página 328 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 2. Coordinar salón de aplicación: esta actividad se realiza con la persona encargada del grupo logístico de la unidad., Se requiere verificar con anterioridad que el sitio donde se llevará a cabo la aplicación de las pruebas posea adecuadas condiciones ergonómicas y ambientales. 3. Alistar las pruebas psicotécnicas y equipos: para ello se tendrán listas las pruebas ordenadas mediante instructivo. Para la aplicación de las pruebas psicotécnicas se debe prever hojas de respuestas, cuadernillos y cronómetro, de acuerdo al número total de aspirantes que se presentan. 4. Aplicar pruebas: se pueden aplicar dos tipos de pruebas: estructuradas y/o in estructurada: Ubicar a los aspirantes en el sitio correspondiente. Darle al aspirante el saludo de bienvenida. Crear un clima de confianza, el cual facilitará las relaciones de aceptación mutua, el libre intercambio y bajar los niveles de ansiedad. Verificar el documento de identidad contrastandolo con el listado para evitar posibles suplantaciones. Recepcionar de los aspirantes el recibo de consignación verificando el número de cuenta, banco y cuantía. Revisar que los aspirantes tengan en el momento de presentar la prueba los siguientes elementos: esfero negro, lápiz, borrador y tajalápiz. Charla de inducción, donde se les especifica a los aspirantes en qué consiste el proceso de evaluación psicológica, el numero de pruebas que se van aplicar y el tiempo establecido para cada una. Después de iniciar la prueba ningún aspirante puede ingresar al sitio. Entregar a cada uno de los aspirantes los cuadernillos con la portada hacia arriba, indicándoles que no debe ser marcada, rayada o dañada y que no deben abrirlos hasta cuando se les indique. Leer despacio y cuidadosamente el instructivo que está al inicio de cada prueba en el momento de la aplicación misma; estas instrucciones deben darse pausadamente para que todos los aspirantes comprendan lo que tienen que hacer y cómo deben registrar sus respuestas. Leer “literalmente” las instrucciones de aplicación. No es necesario, pero es indispensable que el profesional sea específico y que una vez iniciada la prueba compruebe que son seguidas por los aspirantes; si es necesario una indicación privada, se realiza sin perturbar el trabajo del grupo. Entregar a cada uno de los aspirantes la hoja de respuestas según la prueba, en la cual se le indica que debe colocar los apellidos, nombres y documento de identidad. Colocar el cronómetro en marcha al inicio de cada prueba, sin alterar en ninguna circunstancia los límites del tiempo establecido para cada prueba; al igual que es conveniente observar que la forma de marcar las respuestas sea adecuada. Proporcionar la señal de terminación de la prueba a través de palabras que lo indiquen. Si en una prueba se aplican varías escalas, se da la instrucción de paso a la siguiente hoja; si por el contrario la prueba no tiene más escalas se recoge el material y se revisa que el aspirante haya colocado correctamente sus datos personales en la hoja de respuesta, de tal manera que se de por terminada la prueba. Hacer firmar al aspirante el formato correspondiente al registro de aplicación de pruebas y notificarlo para la entrevista. Esta programación se hará teniendo en cuenta el número de profesionales existentes en la Regional, para la convocatoria que se esté adelantando. Las pruebas psicotécnicas de inteligencia deben ser repetidas en forma masiva, únicamente cuando más del 50% de los aspirantes las reprobaron. Esta información debe ser de conocimiento del nivel central, para realizar una verificación de los baremos establecidos para la prueba. Página 329 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 5. Calificación, tabulación e impresión de las pruebas: Se realiza para evaluar y establecer el puntaje de acuerdo al perfil establecido por la Institución. Las normas de calificación son: Revisar que el aspirante no haya contestado un número mayor de respuestas, que el exigido en el ítem. En caso que haya contestado más de las respuestas establecidas, se invalida ésta, trazando una línea recta a lo largo de la misma. Comprobar que la plantilla que se coloca sobre la hoja de respuestas tenga las marcas de los lugares adecuados, con el fin de evitar errores en la puntuación y se determine el número de aciertos logrados por el aspirante. Realizar pruebas de perfil gráfico si se requiere, con el fin de destacar las principales desviaciones o elevaciones de la estructura de la personalidad del aspirante. Hacer hipótesis en las pruebas proyectivas sobre aspectos relevantes de los recursos intelectuales, la parte afectivo – emocional, relaciones interpersonales, proyecto de vida, etc. Mantener en reserva la información obtenida de las pruebas, ya que es de uso exclusivo del psicólogo, evitando el acceso de terceros en la misma. 3.8.6.2 Entrevista psicológica: El éxito de la entrevista como instrumento de selección depende de la planeación y ejecución de sus actividades. Alistar y revisar expedientes: para insertar los resultados de las pruebas psicotécnicas; luego se hace la lectura y análisis de la información referente a la historia personal del aspirante en su conformación familiar, estudios realizados, rendimiento académico, antecedentes médicos, competencias laborales, etc., contenida en los formatos del expediente, para identificar los temas o tópicos en los que se profundizará en la entrevista personalizada. Las hojas de respuesta de las pruebas psicotécnicas se anexan al expediente en el separador que corresponda. Realizar entrevista psicológica: en términos generales, la entrevista no es más que una conversación entre dos partes, encaminada a establecer un mutuo conocimiento y a intercambiar información útil para llegar a una decisión final, evaluando las variables especificadas en el formato correspondiente, con una entrevista semi-estructurada. Después que el aspirante haya presentado las pruebas psicotécnicas se le programa para ser valorado en entrevista psicológica teniendo en cuenta los siguientes pasos: 1 Pasos preliminares para realizar la entrevista: Requisitos de los entrevistadores: Poseer una adecuada presentación personal; tener auto seguridad, lo cual le permite transmitir seguridad a la situación de la entrevista: controlar y conocer técnicas de entrevista; tolerar la presión y aceptar al entrevistado sin criticarlo; tener ecuanimidad, lo cual le permite sentirse menos afectado por lo demás; ser objetivo en sus apreciaciones; mostrarse sensible, espontáneo, flexible y poseer empatía; tener pleno conocimiento tanto de la Institución, la normatividad que rige el proceso, como del perfil requerido para los aspirantes; tener la capacidad para observar y recoger la mayor cantidad posible de información y transmitir la información estrictamente necesaria; mantener siempre una actitud neutral frente a las manifestaciones o comportamientos verbales y no verbales del aspirante; atender sólo a los hechos; evitar criticar, aprobar, desaprobar o mostrar intolerancia e impaciencia, en resumen, dirigir la entrevista de un modo que sea realmente una conversación amistosa y no un interrogatorio frío. Preparación del lugar: Se debe escoger un sitio adecuado que permita lograr un ambiente confortable que facilite llevar a cabo una conversación amistosa, reservada y sin interrupción. Página 330 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Duración de la entrevista: Es preciso calcular con anterioridad un tiempo suficiente para hacer la entrevista permitiendo que el aspirante la responda sin afán. Se puede estipular como tiempo suficiente entre 35 a 50 minutos para cumplir con los objetivos esperados en esta fase. Formulación de preguntas: En relación con la técnica de dirección y formulación de las preguntas, conviene tener en cuenta los siguientes aspectos: Antes de hacer una pregunta es preciso conocer el fin al cual está dirigido; hacer las preguntas una a una; de manera clara y sencilla para no confundir al aspirante y lograr una respuesta igualmente clara y precisa; asegurarse de haber comprendido la respuesta del aspirante; no formular preguntas que lleven implícita la repuesta del aspirante o que contesten con un simple “si o no”; hacer preguntas que permitan un fácil seguimiento, las cuales permiten seguir indagando sobre un tema específico; cuando el aspirante divaga y se aparta del tema central de la pregunta, no es conveniente hacer retomar el tema bruscamente sobre la cuestión que se este tratando; así mismo, si el aspirante vacila al responder una pregunta o lo hace en forma evasiva, evítese enfrentarlo con otra sobre el mismo asunto; recordar que las pausas y los momentos de silencio encierran gran valor dentro de la entrevista, puesto que permiten al aspirante reunir y coordinar sus pensamiento y le dan la oportunidad de reanudar espontáneamente la conversación, el profesional puede también aprovechar estos momentos para ordenar ideas y reflexionar sobre los contenidos. Para la entrevista es mejor utilizar preguntas de mayor exploración y confrontación como por ejemplo: Cómo, por qué, qué, cuándo, dónde, cuál, dime un ejemplo, ya que permiten profundizar sobre aspectos relevantes y facilita comprobar la veracidad de la información que está suministrando el aspirante. 2. Pasos para el desarrollo de la entrevista: a. Estudiar el expediente de cada aspirante, teniendo en cuenta la aptitud en las pruebas médicas y las pruebas psicotécnicas: Verificar y exigir que la información solicitada en los formatos del expediente estén debidamente diligenciados. Verificar el resultado del examen del ICFES del aspirante para evaluar el nivel de competencias, argumentativas, interpretativas y propositivas. Observar si el aspirante cursó los años de bachillerato en forma consecutiva, si reprobó o validó. Verificar si ha repetido cursos, si perdió o habilitó materias, su comportamiento y conducta dentro del plantel. Observar la tarjeta de conducta si el aspirante prestó servicio militar. Si el aspirante se ha presentado con anterioridad al proceso de selección indagar las causas por las cuales no fue admitido. b. El profesional debe realizar el saludo de la siguiente manera: Salga a recibirlo y dígale por su nombre. Comience el emparejamiento con un tono de voz adecuado, determinando el tipo de vocabulario a utilizar, no olvidando la posición del cuerpo. Agradecer que haya llegado puntual. Preséntese y si se encuentra acompañado por otros entrevistadores preséntelos indicando los nombres y apellidos, el cargo y el lugar donde labora cada uno. Posteriormente, el psicólogo le manifestará que el objetivo de la entrevista es conocerlo, compartir un rato agradable, por lo que le gustaría que fuera sincero y que exprese espontáneamente lo que piensa con respecto a los temas que se van a tratar. c. Conclusión o cierre: La fase final de la entrevista también requiere especial tacto y habilidad por parte del profesional. Página 331 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL 3 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Se decide finalizar la entrevista cuando se han contemplado todos los factores propuestos para la evaluación y se ha recogido toda la información posible. El profesional prepara la despedida, que nunca debe ser de improvisto, para evitar al candidato la sensación de que la entrevista ha sido cortada sin haber llegado a su pleno desarrollo. Cualquiera que sea el resultado, en ella deben observarse la misma cortesía y calor humano que en la apertura y desarrollo de la entrevista. Direccionamiento de la entrevista: para la apertura de la conversación el entrevistador debe mostrar respeto e interés verdadero por las personas y saber usar las palabras adecuadas, en el tono justo y en el momento oportuno. El objetivo de la entrevista es obtener información para poder emitir un concepto, a partir de: Historia personal y del desarrollo del aspirante: la cual consiste en obtener una historia de cada periodo de la vida: La Infancia, que corresponde a lo relacionado con su nacimiento: salud y reacciones de la madre, durante el embarazo y nacimiento del niño, así como las características del parto, salud del aspirante al nacer y en la infancia, edad en que se sentó, caminó y hablo y logro del control de esfínteres. La niñez, que corresponde a la edad preescolar y escolar: reacciones del niño en la escuela, hacia maestros, compañeros, dificultades de aprendizaje, trastornos de conducta (robar, faltar a la escuela, etc.), temores excesivos o inapropiados (fobias). Adolescencia: reacciones ante cambios físicos, reacciones de la familia frente a actividades sexuales, niveles de socialización y rendimiento escolar; evaluar las técnicas empleadas para aumentar la autoestima, manejo de ansiedad y expresión de hostilidad. Edad adulta: grado de independencia obtenido, proyecto de vida, historia de las actividades sexuales, laborales y sociales; evaluar las crisis emocionales y su forma de resolución. Historia y dinámica familiar del aspirante: abarca conocer nombre, edad ocupación, situación económica, social y civil de cada uno de los miembros de la familia, los lazos afectivos y las relaciones del aspirante con cada uno de ellos, tanto actual como durante cada uno de los periodos de su desarrollo. Las crisis familiares (médicas, económicas, etc.) y la reacción del aspirante frente a estas. Examen del estado mental: Este examen se practica con el propósito de tener una idea clara acerca de las diferentes áreas mentales del aspirante, su estado emocional y sus capacidades o funcionamiento psíquico: apariencia, actitud y conducta; pensamiento, afectividad, cognición, orientación, memoria, atención y concentración, inteligencia, información general y juicio. Evaluación de competencias laborales: a nivel institucional se ha denominado competencias al “conjunto de conocimientos técnicos, habilidades, motivaciones (intereses), valores y rasgos de personalidad, que le permiten al integrante de la Institución, ejecutar de manera exitosa la labor policial”. 4. Diligenciamiento del formato y emisión del concepto cuantitativo y el concepto de competencias: La evaluación tiene como propósito fundamental hacer un resumen de los resultados obtenidos en la aplicación de las pruebas y entrevista. En este sentido implica la emisión de un juicio o concepto que permita tomar una decisión respecto del aspirante, o adoptar la medida que se considere pertinente como consecuencia del proceso. Para obtener el puntaje total de las pruebas psicotécnicas se debe hacer la sumatoria de cada una de ellas y sumarlo junto con los puntajes que se establecen en el formato correspondiente. Se debe tener en cuenta que el aspirante podrá obtener un puntaje máximo de cien (100) puntos. Finalmente el profesional anota su concepto; este puede ser de ajuste o no ajuste al perfil requerido. Página 332 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 5. Registrar la información: Se realiza por medio de la sistematización de la información en el SIADMI y el reporte a través de formatos con el fin de realizar un control de calidad sobre el procedimiento, corregirlo y ajustarlo de acuerdo a las posibles fallas que se presenten (ver anexo 6). De esta forma, él profesional lleva una planilla de registro estadístico en la cual, anota el número de aspirantes a los que realizó entrevista a diario, el concepto y las observaciones que tenga al respecto. 6. Devolución de expedientes al archivo: Se debe realizar diariamente después de haber emitido el concepto de los aspirantes entrevistados, permitiendo agilizar el proceso y que el aspirante continúe con la siguiente valoración, o pueda reclamar la documentación personal en caso contrario. 3.8.7 Criterios de ajuste al perfil A continuación se presentan los criterios para emitir el concepto de ajuste al perfil psicológico, en las dos fases que compone la valoración de psicología. a. Pruebas psicotécnicas: para las pruebas estructuradas se debe seguir puntualmente las instrucciones de calificación e interpretación descritas en el manual de cada prueba psicotécnica. Para las pruebas de Factor G que evalúa habilidades cognitivas, se considerara que cumplen con el perfil a aquellos aspirantes o candidatos que tengan como puntaje mínimo el promedio establecido estadísticamente, establecido en el instructivo con los puntajes mínimos permitidos, según el perfil requerido. Para las pruebas de rasgos de personalidad se considerará que cumplen con el perfil aquellos aspirantes o candidatos que tengan todos los puntajes sobre o en la media estadística establecida y además los resultados descriptivos no arrojen indicios sobre patologías. b. Entrevista psicológica: el psicólogo determinará el cumplimiento del perfil requerido teniendo en cuenta las variables establecidas en el formato correspondiente: examen mental, evaluación de competencias y desempeño en la entrevista. c. Finalmente el psicólogo emitirá un concepto de ajuste al perfil requerido, de acuerdo con los puntajes obtenidos en las dos fases, siendo el puntaje minimo para ajustarse al perfil de 70 puntos para oficiales y de 65 puntos para Patrulleros. 3.8.7.1 Evaluación del estado mental del aspirante: Habitualmente, mientras transcurre la conversación con el aspirante se recopila información sobre: la forma cómo se viste, cómo se desenvuelve, cómo conversa, cómo analiza la situación, el tipo de preguntas que hace, la clase de respuestas que da, etc. Todo esto lleva a formarse una imagen respecto al nivel de conciencia, la atención, la orientación, la memoria, las percepciones, el pensamiento, el afecto, el lenguaje, la cognición, el porte y la apariencia. Esta evaluación debe estar de acuerdo al nivel cultural de la persona. Si su instrucción es muy básica, no se podrán solicitar operaciones complejas de tipo matemático o que requieran conocimientos que nunca adquirió. Durante el espacio que el profesional tenga con el aspirante (pruebas psicotécnicas, entrevista) o a través de terceros que participan en el proceso de selección (evaluación de competencias en las demás etapas) se debe estar atento a evaluar posibles trastornos, para lo cual, se establecen los siguientes parámetros al emitir un concepto del examen mental: Página 333 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Trastornos de la conducta motora y la actitud: las variaciones de la conducta motora se dividen en cuantitativas y cualitativas: las cuantitativas hacen referencia al aumento o disminución en frecuencia e intensidad de todos los movimientos. En personas maniacas se presenta actividad aumentada y desordenada y en personas depresivas se observa lentitud y retardo motor. Las cualitativas se pueden reflejar en el negativismo que consiste en la resistencia a toda solicitud externa, cuando es pasiva se limita al incumplimiento de ordenes y en la forma activa la persona ejecuta todo lo contrario a lo que se le pide; la obediencia automática que es el fenómeno opuesto al anterior, el sujeto sigue todas las ordenes por absurdas y extrañas que sean y las conductas de eco que comprenden la imitación automática e inmediata de los movimientos de las personas circundantes. La actitud se refiere al aspirante en reposo durante la entrevista e incluye su presentación personal, el peinado, el vestido, el maquillaje y los adornos. La apariencia y el comportamiento se relacionan con el conocimiento de sí mismo en sus facetas positivas y negativas, así como la postura, el autocuidado, el interés por una buena salud física, y la presentación personal. El arreglo e higiene personal pueden deteriorarse en la depresión, esquizofrenia y demencia. En un trastorno obsesivo-compulsivo puede verse delicadeza excesiva. Trastornos de la conciencia: la conciencia es el conocimiento más o menos claro que tiene un individuo del mundo que lo rodea, de su cuerpo y de sus propias vivencias subjetivas (autoconciencia). Normalmente la conciencia tiene oscilaciones que van desde el estado de vigilia hasta el estado de sueño. El nivel de conciencia se refiere a la capacidad de alerta y el estado de conocimiento del ambiente que tiene alguna persona. Posibles alteraciones, alerta, letargo, obnubilación, estupor, y coma. La obnubilación es un descenso en el nivel de conciencia por fallas en la atención, percepción y pensamiento. El ambiente es captado en forma incompleta, resultado de ello la desorientación temporal; si la obnubilación es más severa aparecerá la desorientación espacial. Los datos perceptivos son fragmentarios y el pensamiento es obtuso, lento y sin lógica. Esto repercute en la actividad que será igualmente desorganizada. La despersonalización es una alteración de la autoconciencia cuya característica principal es la sensación de extrañeza, de no ser uno mismo, o sentir cambios en el esquema corporal y la desrealización es el fenómeno durante el cual la persona siente cambios en el entorno y este se percibe como algo irreal. Estos pueden presentarse en personas normales en ciertos estados de presueño, en situaciones de catástrofe colectiva o por consumo de sustancias alucinógenas. También aparecen en relación con los trastornos disociativos, la crisis de pánico, los estados fóbicos y la depresión. Trastornos de la orientación: la orientación es la capacidad de precisar los datos sobre el ambiente y sobre si mismo y depende de la memoria y la atención. Es una función de la conciencia, por lo cual es difícil desligarla de sus alteraciones. Se han descrito tres tipos de orientación: Temporal (tiempo actual, hora del día, día de la semana, mes del año), Espacial (ciudad, país y del lugar donde se halla) y personal (nombre, profesión, etc.). La desorientación es más probable que se presente en tiempo, luego en lugar y excepcionalmente en personas. Los trastornos son propios de la obnubilación de la conciencia o del déficit de la memoria en la demencia, traumas e intoxicaciones. Trastornos de la atención: la atención es el proceso por el cual podemos seleccionar los estímulos más importantes haciendo caso omiso de los otros. La concentración es la capacidad de mantener dicha selección durante un mayor periodo. La atención puede ser activa o voluntaria o pasiva o involuntaria. La inatención es la disminución en el volumen de la atención. En estos casos el sujeto necesita ser estimulado con más intensidad para que pueda captar la información. Aparece en trastornos orgánicos, en las depresiones y algunas formas de esquizofrenia. La distraibilidad es una falla en la estabilidad de la Página 334 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: atención, con fluctuación ante diversos estímulos externos o internos, produciéndose cambios constantes en su focalización. Este síntoma es más propio de la excitación maníaca. Trastornos sensoperceptivos: la sensación es la transmisión de estímulos físicos desde los órganos receptores hasta el cerebro, donde se convierten en percepción. En su forma más elemental puede alterarse en forma de disminución (hipoestesia) o aumento (hiperestesia). Los principales fenómenos en Psicopatología son las seudopercepciones que pueden ser: ilusiones, alucinaciones y seudo alucinaciones. Las ilusiones son percepciones erróneas en las cuales el objeto real es deformado, siendo percibido en forma equivocada. Aparecen normalmente por diversas causas, entre ellas la inatención, encontrándose ante un estímulo escaso y de duración muy breve (alguien un poco distraído al oír un sonido cree que ha sido llamado por su nombre); también factores afectivos como el temor intenso pueden causar ilusiones visuales o auditivas. Las alucinaciones han sido definidas como percepciones sin objeto; en otros términos percepciones que no están determinadas por el correspondiente estímulo externo, pero tienen las cualidades propias de la sensación, son involuntarias y un observador cercano está en imposibilidad de percibirlas. Se pueden ordenar los procesos alucinatorios de acuerdo con cada uno de los órganos sensoriales: auditivos (ruidos), visuales (imágenes de objetos o personas), táctiles (hormigueo, cosquilleo), somáticos (sensibilidad visceral y propioceptiva), olfativos (olores y sabores desagradables) y cinestésicos (falsas percepciones de movimiento del sentido postural). Trastornos de la memoria: la memoria es el proceso por el cual registramos, retenemos y evocamos las percepciones en forma de datos o información. Se distingue una memoria remota sobre acontecimientos pasados, una memoria reciente sobre lo sucedido horas antes y finalmente una memoria inmediata sobre lo ocurrido segundos antes. La amnesia es el principal trastorno de la memoria y es definida como la ausencia de recuerdo. Teniendo en cuenta que memoria y tiempo se condicionan mutuamente, se pueden establecer dos tipos de amnesia: anterógrada (alteración de la memoria inmediata y la reciente por incapacidad de fijación) y retrógrada (dificultad de evocación de datos retenidos en el pasado) Trastornos del pensamiento: el pensamiento es la abstracción de los datos sensoriales concretos. Asociada con el lenguaje es la función conocida como cognoscitiva o ideación. El núcleo del pensamiento está constituido por conceptos que se desarrollan en un sistema complejo para formar juicios. Ordinariamente se hacen juicios o ideas no fundamentadas en la realidad como las supersticiones (creencias nacidas de la dificultad de comprensión o explicación de los fenómenos naturales) y los prejuicios (juicio apriorístico formado sin suficiente realidad). Los procesos del pensamiento se refieren a la secuencia, lógica, coherencia y relevancia del pensamiento de una persona en su persecución de los objetivos seleccionados. El contenido del pensamiento alude a aquello en lo que piensa. El pensamiento incluye la comprensión y el juicio. Las posibles alteraciones en el proceso de pensamiento son: circunstancialidad, descarrilamiento o pérdida de las asociaciones, lluvia de ideas, neologismos, incoherencia, bloqueo, fingimiento, perseveración, ecolalia y asociación fonética. Las alteraciones que se pueden presentar en el contenido del pensamiento son: compulsiones, obsesiones, fobias, ansiedades, delirios (juicio falso mantenido con convicción a pesar de la evidencia lógica), sensaciones de irrealidad, y sensaciones de despersonalización. Trastornos de la afectividad: por efectividad se entiende todo lo concerniente a emociones y sentimientos. Las emociones son vivencias simples de agrado o desagrado, que aparecen en forma intensa y breve en relación a estímulos externos. Los sentimientos son más estables, más prolongados y menos intensos. En contraste con el pensamiento, el afecto y el estado de ánimo describen los sentimientos de una persona. Ira, hostilidad, suspicacia o evasividad de los paranoides. Júbilo y euforia del síndrome maníaco. Afecto Página 335 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: apagado y lejano de la esquizofrenia. Apatía (afecto apagado con desprendimiento e indiferencia) en la demencia. Trastornos de la Inteligencia: la inteligencia ha sido definida clásicamente como la facultad de adaptarse, juzgar y razonar bien. Adaptación, comprensión o razonamiento llevan implicadas las nociones de aptitudes y capacidades. Las pruebas psicotécnicas de inteligencia tratan de establecer una medida empírica de las capacidades, valorando una serie de factores para resolver un problema específico en comparación con sujetos de la misma edad. Las Funciones Cognoscitivas Superiores del ser humano incluyen: Vocabulario, la base de información, el pensamiento abstracto, el cálculo numérico, la copia o construcción de objetos de dos o tres dimensiones. Las aptitudes son disposiciones para efectuar tareas particulares con mayor o menor eficacia. Las variaciones patológicas de las aptitudes tienen un sentido cuantitativo con énfasis en lo deficitario, definiendo dos fenómenos globalmente anómalos: el retardo mental (déficit de grado variable en los procesos precoces del desarrollo) y la demencia (pérdida de aptitudes de aparición tardía y precedida de un desarrollo intelectual adecuado). Juicio: es la capacidad de captar situaciones, evaluarlas y seleccionar las formas más apropiadas de acción. En otras palabras es la capacidad de Resolución de problemas a planteamientos de situaciones hipotéticas con dificultad creciente. Se puede evaluar por medio de pruebas de comparación y diferenciación, por ejemplo, diferenciar o establecer puntos en común entre un ave y una mariposa. Trastornos del lenguaje: las personas se comunican entre sí por medio del lenguaje, un sistema simbólico complejo para expresar, recibir y comprender palabras. Al igual que la conciencia, la atención y la memoria, el lenguaje es esencial para las otras funciones mentales; el daño importante en este aspecto dificulta o imposibilita la valoración de ciertas funciones. Posibles alteraciones: disfonías, anartria, disartria, afasia – de Broca o de Wernicke - y parafasias. 3.8.7.2 Perfil de competencias genéricas del policía: Usando el enfoque de la entrevista de incidentes críticos, el psicólogo que dirige la entrevista indaga por una serie de eventos pasados del aspirante, donde puede identificar y medir los comportamientos de cada una de las competencias. Se parte de la premisa de que el comportamiento pasado predice el desempeño futuro. Se presentan a continuación las competencias y comportamientos que se deben evaluar: Relaciones Interpersonales: capacidad para establecer fácilmente vínculos e interacciones apropiadas con diferentes personas o grupos, en distintas situaciones. Mantiene relaciones armoniosas con las personas pertenecientes o no a la Institución. Crea ambientes apropiados. Establece relaciones interpersonales constructivas y efectivas. Se rige por un conjunto eficaz y apropiado, según lo establecido, de valores y creencias fundamentales. Comunica fácil y claramente las ideas. Establece relaciones de trabajo fundamentadas en el respeto, la lealtad y la confianza. Adaptabilidad: capacidad para asimilar adecuadamente situaciones de cambio. Interactúa y trabaja con diferentes tipos de persona sin importarle su nivel socio-cultural, raza o credo. Es capaz de tomar decisiones efectivas bajo situaciones conflictivas, inesperadas o sin contar con toda la información. Página 336 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Enfrenta los cambios de forma eficaz. No se altera en situaciones de poca claridad o en la que cuenta con pocos recursos. Identifica rápidamente las actividades requeridas para enfrentar la situación, y el ritmo de trabajo apropiado. Asimila rápidamente cuando debe cambiar su conducta personal, interpersonal o laboral, de acuerdo a las necesidades del servicio. Ajusta su conducta según los requisitos o demandas que le imponen las nuevas situaciones o la comunidad. Comprende a las personas y conoce los procedimientos antes de opinar y de actuar. Afronta las situaciones conflictivas como una oportunidad de aprendizaje. Orientación del servicio a la comunidad: capacidad de mostrar disposición y compromiso permanente para atender en forma efectiva las necesidades, expectativas y requerimientos de la comunidad. Organiza y desarrolla programas de participación comunitaria y seguridad ciudadana, utilizando los recursos de manera eficaz y eficiente. Revisa el progreso y los resultados de los programas y acciones que emprende, aplicando mecanismos de evaluación dentro de su trabajo. Establece de manera creativa estrategias de comunicación, que aseguren una adecuada relación con la comunidad. Se interesa por los problemas personales, laborales y familiares de los miembros de su comunidad. Es una persona siempre dispuesta y preparada para ayudar. Se solidariza con los problemas de los menos afortunados. Liderazgo: capacidad para orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos sociales, para lograr objetivos comunes. Establece objetivos para diseñar y aplicar las estrategias necesarias. Organiza el trabajo en todos los pasos del proceso. Identifica tareas y delega responsabilidades con fundamento en las competencias de las personas. Evalúa los resultados según los objetivos. Mantiene un dialogo reciproco sobre las tareas y los resultados obtenidos utilizando un lenguaje claro y preciso. Hace que las personas realicen su trabajo de la mejor forma posible. Promueve la colaboración. Interactúa bien con todo tipo de personas. Establece relaciones de forma constructiva. Actúa sin dar tratos preferencias. Es capaz de resolver con discreción divergencias con sus colegas, la comunidad y subalternos. Tiene visión de futuro. Puede describir de forma clara situaciones y perspectivas creíbles de posibilidades y probabilidades. No pierde el control cuando se halla bajo presión. No se pone a la defensiva ni se irrita cuando se halla frente a situaciones difíciles e inesperadas. Trabajo en Equipo: capacidad de trabajar colectivamente para alcanzar los objetivos institucionales, o sociales propuestos. Comparte plenamente la responsabilidad en la toma de decisiones y hace parte de la acción afrontando las consecuencias de las mismas. Escucha atenta y activamente a las personas en las diferentes alternativas y propuestas, aunque no esté de acuerdo con ellas. Promueve el diálogo abierto y franco. Antepone los intereses del grupo a los individuales. Genera confianza por ser una persona directa y honesta. Retroalimenta al grupo de forma adecuada y constructiva. Admite sus propios errores sin culpar a otros. Página 337 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Interpreta y comunica en forma adecuada los conocimientos adquiridos, generando ambientes sanos de trabajo. Proporciona información personalizada y oportuna para que los demás puedan tomar decisiones acertadas. Aprendizaje Continuo: capacidad para adquirir y asimilar conocimientos, habilidades y valores, que conjugados con la práctica y la experiencia optimizan su desempeño laboral y/o académico. Aprende rápidamente cuando se enfrenta a situaciones nuevas. Busca información. Es perseverante y disciplinado para adquirir nuevos conocimientos y competencias. Analiza los éxitos y fracasos en busca de aspectos claves que le ayuden a mejorar su desempeño. Aprende de la experiencia de otros. Capta inmediatamente los aspectos esenciales e implícitos de cualquier situación. Demuestra habilidades para la comunicación oral y escrita. Resolución de Conflictos: capacidad para persuadir, disuadir e intervenir en situaciones que involucran posiciones e intereses diferentes. Propone ideas acertadas como alternativas de solución al conflicto. Comunica de una manera sencilla y clara las alternativas de solución. Muestra capacidad para persuadir y convencer a las partes involucradas en el conflicto. Demuestra capacidad de análisis para concertar las diferencias que causan el conflicto. Entiende las situaciones rápidamente. No pierde el control cuando se encuentra bajo presión. Puede controlar el estrés. No demuestra frustración cuando enfrenta oposición. Puede alcanzar acuerdos difíciles y solucionar discrepancias de forma equitativa. Puede encontrar los términos medios y obtener cooperación con discreción. El evaluar, seleccionar e incorporar por competencias trae muchas ventajas y beneficios a nivel institucional como personal, a saber: Se tiene la posibilidad de contar con el talento humano que puede dar los resultados esperados, ya que es competente de manera real o potencial para responder a las exigencias del servicio policial. Los resultados obtenidos no sólo son a nivel de cargo o área sino a nivel institucional pues contribuyen al cumplimiento de los imperativos y objetivos estratégicos de la Policía Nacional. Las personas son ubicadas en cargos para los cuales son competentes, ello les garantiza crecimiento y satisfacción a nivel profesional, laboral y personal, contribuyendo además al mantenimiento de un buen clima organizacional. 3.8.7.3 Evaluación de competencias laborales: En el formato “información de datos personales para valoración psicológica” se han realizado una serie de preguntas relacionadas con las competencias laborales, las cuales deben ser revisadas por el psicólogo antes de la entrevista, para que durante ella, profundice y corrobore en la información que considere pertinente, según lo que aparece en el formato de valoración psicológica, el cual debe ser diligenciado durante la realización de la entrevista, en el cual se da la posibilidad de calificar cada comportamiento de la competencia en alto, medio o bajo, dependiendo la frecuencia con que las presenta el aspirante.. Página 338 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Debido a que las descripciones de conducta necesarias para identificar competencias no son una expresión tangible, es necesario tomar ejemplos de conductas de la vida real, esto se lleva a cabo mediante la entrevista de incidentes críticos (BEI del inglés: Behavioral Event Interview). Consiste en una entrevista altamente detallada, profunda y focalizada del desempeño pasado del aspirante o candidato, la cual permite identificar y medir el grado de recurrencia, consistencia y solidez de las competencias, evidenciadas en el repertorio de comportamientos que éste ha desplegado en su actuación exitosa como titular de un cargo o de un rol en particular. Las investigaciones evidencian que, mientras más recurrentes y sólidas son las competencias del aspirante o candidato, mucho mejor y más exitoso es su desempeño profesional y académico. De igual forma, mientras menos recurrentes y sólidas son las competencias, menos eficaz y competente es su desempeño, produciendo resultados promedios o de baja calidad. El supuesto clave de ambas conclusiones, documentado en la literatura, es que, existe una relación causal entre competencias y desempeño exitoso. En la entrevista de incidente críticos el entrevistador a través de una serie de preguntas abiertas pide al entrevistado le describa lo que hizo, dijo, pensó y sintió durante una experiencia exitosa concreta. El entrevistador, debe invitar al aspirante o candidato a narrar las acciones concretas, que tuvieron lugar en el pasado. De esta forma logra obtener las experiencias del entrevistado tal y como fueron y como él/ella las vivió. Con las entrevistas de incidentes críticos, no se permite a los entrevistados sacar conclusiones sobre sus experiencias pasadas. Lo que interesa es averiguar los motivos, habilidades, valores y conocimientos que realmente tiene y usa el entrevistado. La entrevista de incidentes críticos utiliza la estrategia de exploración estructurada, para establecer si esa persona posee una serie de competencias claves, investigando si las ha realizado con anterioridad. Al evaluar una determinada competencia, se parte de una pregunta abierta, por ejemplo, para evaluar la competencia de trabajo en equipo: ”¿Cuénteme una ocasión en la que hubiera hecho algo nuevo o desarrollado un proyecto en conjunto con otras personas, en su barrio o en el colegio, y el resultado de dicho proyecto fue exitoso?” Como muchas veces el entrevistado suele brindar respuestas muy generales a una pregunta abierta o tiende a perderse describiendo comportamientos no relevantes, y debemos obtener los datos suficientes para conocer qué hizo, dijo, sintió y pensó durante la situación concreta que nos describe, situación en la cual se utilizan las siguientes preguntas: Descripción del incidente. ¿Cuáles fueron las circunstancias generales que condujeron a ese incidente? Descripción lo más exacta posible de lo que hizo que le pareció tan eficiente o exitoso. ¿Cuándo se produjo? ¿Cuánto tiempo hace que pasó el incidente? ¿Cuánto tiempo lleva el aspirante en el contexto o ambiente donde ocurrió lo que describe? ¿Qué hizo que él/ella llegase a esa situación? ¿Quiénes intervinieron? ¿Qué pensó en esa situación? ¿Cuál era su papel? ¿Qué hizo usted? ¿Qué resultado se produjo?, etc. Estas preguntas permiten obtener mayor información del entrevistado (sin sugerir palabras o dirigir sus respuestas) de manera que no se pierda en generalizaciones y narre lo que ocurrió como él/ella lo vivió, y así obtener la mayor cantidad de información relevante para un adecuado análisis de las competencias laborales presentes en el aspirante. Página 339 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL 3.8.8 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Criterios de seguimiento y auto evaluación A continuación se presentan una serie de criterios de seguimiento y autoevaluación, como herramienta para ser utilizados en cada Regional de Incorporación, con el propósito de realizar las acciones de ajuste y retroalimentación necesarias para cumplir con las metas propuestas en esta etapa del proceso de selección e incorporación. No. EVIDENCIA 1 La Regional cuenta con el número de profesionales necesarios para realizar la valoración psicológica. 2 El personal de profesionales que atiende la valoración pertenece al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. 3 Se elaboran actas donde se certifique que los profesionales en Psicología que participan en el proceso conocen la normatividad que les rige para la realización de la valoración y las instrucciones precisas para cada convocatoria. 4 Los profesionales que realizan esta valoración conocen todas las etapas del proceso y la cadena de valor que existen entre ellas. 5 Los instructivos de cada una de las convocatorias son archivados por el psicólogo en una carpeta, para las respectivas referenciaciones y calificaciones. 6 Las pruebas psicotécnicas (fichas técnicas, manuales, hojas de respuesta) utilizadas para el proceso de selección son de exclusivo manejo del psicólogo de la Regional. 7 Existe confidencialidad en el manejo de los software y pruebas utilizadas para el proceso de selección. 8 Se dispone de un sitio que permita la aplicación adecuada de las pruebas psicotécnicas. Página 340 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 9 El sitio en el que se desarrolla la entrevista psicológica reúne las condiciones físicas y sanitarias que garanticen la calidad de la valoración y el respeto hacia el aspirante. 10 Al momento de realizar la entrevista, el psicólogo cuenta con los resultados de las pruebas psicotécnicas y el expediente del proceso de selección del aspirante. 11 El formato de la valoración es diligenciado en su totalidad por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin tachones ni enmendaduras, y fecha de realización de la valoración. 12 Todos los profesionales que realizan esta valoración emplean un formato escrito de control de atención diaria de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de las pruebas psicotécnicas y entrevista. 13 Se ingresa diariamente en el SIADMI el concepto de los aspirantes evaluados por parte del profesional correspondiente. 14 Se emiten periódicamente listados del resultado de la valoración. 15 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que la valoración se cumpla dentro de los parámetros de calidad. (tiempo, elementos y consultorios). 16 Los requerimientos de pruebas complementarias son solicitados por el psicólogo que realizó la valoración ante el Jefe de la Regional, por escrito. 17 En la Regional se tienen soportes del seguimiento que se hacen a las reclamaciones presentadas en la valoración. Especificar las acciones que se toman: disciplinarias, administrativas. 18 Al término de cada convocatoria. se realizan estudios y/o documentos en que los profesionales presentan un análisis del perfil de los aspirantes en la valoración, causales de aplazamiento y no ajuste al perfil más frecuentes, etc. Página 341 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL 3.8.9 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 19 El profesional de la valoración psicológica participa en el procedimiento de seguimiento durante el proceso de formación. Determinar que soportes existen de esta participación y que medidas se han tomado por parte del Jefe de la Regional y el Director de la Escuela. CUMPLIMIENTO (SI - NO) Glosario Acatamiento de reglas: Aceptación de una orden, de una Ley, norma, o de una autoridad con sumisión. Actitud: predisposición de la persona a responder de una manera determinada frente a un estímulo tras evaluarlo positiva o negativamente. Adaptabilidad: capacidad del individuo para ajustarse a nuevos ambientes y situaciones a través de sus hábitos y de su tolerancia a la frustración. Conjunto de síntomas físicos y psíquicos de carácter negativo que aparecen cuando el sujeto debe enfrentarse a una novedad. Afecto: es un tono sentimental visible de inmediato, casi siempre episódico, que se expresa a través de la voz, expresión facial o comportamiento. Afonía (Disfonía): es un trastorno de volumen, calidad o tono de la voz a consecuencia de enfermedad de laringe o de su innervación. La voz puede ser ronca o reducida a un susurro. La articulación y el lenguaje no están perturbados. Las causas incluyen laringitis, tumores laríngeos y parálisis unilateral de cuerda vocal (décimo par craneal). Altruismo: actitud específicamente humana en la que el interés primordial se centra en lograr el bien ajeno antes que el propio satisfaciendo las necesidades de los demás. Alucinación: percepción sensorial subjetiva en ausencia de estímulos externos relevantes. La persona puede o no reconocer la experiencia como falsa. Las alucinaciones pueden ser auditivas, visuales, olfatorias, gustativas, táctiles o somáticas. (Las percepciones falsas relacionadas con los sueños, quedarse dormido y despertar no se clasifican como alucinaciones). Ansiedad: aprensión, temor, tensión o incomodidad que pueden focalizarse (fobias) o flotar libremente (una sensación general de amenaza indefinida o desgracia inminente). Apatía: afecto apagado con desprendimiento e indiferencia. Asertividad: capacidad que tiene el individuo para expresar sus emociones de forma razonable en el momento oportuno permitiéndonos defender los derechos de cada uno sin agredir ni ser agredido. Autoesquemas: forma de categorizar nuestra propia conducta, sobretodo en base a lo que hacen y tienen las personas significativas para nosotros, dependiendo de esto, percibiremos sólo cierta información. Página 342 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Autoestima: es la abstracción que la persona hace desarrollar acerca de sus atributos, capacidades, objetos y actividades que posee o persigue; esta abstracción es presentada por el símbolo “mi”, que consiste en la idea que la persona posee de sí misma. Autoconocimiento: es conocerse a sí mismo, identificando fortalezas y debilidades, necesidades y características. Es entender los sentimientos generados por las propias actuaciones y por las del mundo circundante. Autocontrol: capacidad de control sobre uno mismo, sobre la expresión de las emociones y sobre las acciones. Auto evaluación: es la capacidad de crítica que tiene el individuo para retroalimentarse en su comportamiento. Batería de pruebas: conjunto de tests que sirven para medir determinados aspectos de la psicología de un sujeto. Bloqueo: interrupción súbita del lenguaje a la mitad de una oración o antes de completar una idea. La persona atribuye esto a la pérdida del pensamiento. Los sujetos normales evidencian bloqueos. Buen juicio: habilidad que posee el individuo para comprender, analizar, asociar, combinar e inferir la información de forma coherente y racional. Capacidad analítica: conjunto de condiciones que posibilitan la división y separación de las partes que forman un todo para conocer sus principios o elementos y llegar conclusiones. Capacidad de escucha: conjunto de condiciones actitudinales y físicas que posibilitan atender a un aviso, consejo, idea o sugerencia. Prestar interés y atención a lo que otro dice. Capacidad intelectual: conjunto de condiciones cognitivas que permiten comprender, conocer y razonar sobre un tema o evento. Cociente de inteligencia (C.I.): es un número índice resultado de la división entre la edad medida por diferentes tests y la edad cronológica. Es una cifra indicadora del nivel de inteligencia que posee un individuo en relación con otros sujetos de su misma edad. El CI tiende a permanecer relativamente estable a lo largo del tiempo. Comunicación verbal y no verbal: acción de transmitir o recibir información y sentimientos, comprobando la buena recepción por parte del destinatario y facilitando el diálogo para que los mensajes sean completos. Compulsiones: comportamientos repetitivos o actos mentales que una persona se siente impulsada a realizar para producir o prevenir algún estado futuro de las cosas, aunque la expectativa de ese efecto es poco realista. Confusión: la persona no es capaz de enjuiciar en forma correcta su situación y presenta desorientación en el tiempo y en el espacio, no reconoce a las personas y objetos familiares, no se concentra y falla su memoria. Página 343 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Circunstancialidad: lenguaje caracterizado por falta de dirección y retraso para llegar al punto a causa de detalles innecesarios, aunque los componentes de la descripción tengan un conexión con significado. Muchas personas sin trastornos mentales hablan en forma circunstancial. Creatividad: proceso intelectual caracterizado por la originalidad, el espíritu de adaptación y la posibilidad de hacer realizaciones concretas. Delirio: presencia de ideas incoherentes, ilusiones (interpretación errónea de estímulos externos reales) y alucinaciones (percepción de estímulos externos sensoriales que no existen), sin advertir su error. Da la impresión de estar desconectado de la realidad. (Ej.: delirios de grandeza, mesiánicos, etc.). Descarrilamiento: lenguaje en el que la persona cambia de un tema a otro sin relación o solo con una relación tangencial, sin darse cuenta de que los temas no tienen un vínculo significativo. Las ideas se desordenan entre las cláusulas, no dentro de ellas. Disartria: se refiere a la articulación defectuosa, a consecuencia de un déficit motor que incluye labios, lengua, paladar o faringe. Las palabras pueden ser nasales, farfullantes o confusas. Quizá haya dificultad especial con las consonantes que se forman a nivel de los labios (m, b, p), la lengua (d, t, l) o la faringe (k y g). Las causas incluyen trastornos de las neuronas motoras alta o baja, cerebelo, sistema extrapiramidal o músculos. Ecolalia: repetición de las palabras y frases de otros. Empatia: estado mental en el que un sujeto se identifica con otro grupo o persona, compartiendo el mismo estado de ánimo. Estado de ánimo: es una emoción más sostenida que el afecto, puede marcar la visión que tenga esa persona del mundo. Estrés: cualquier exigencia que produzca un estado de tensión en el individuo y que pida un cambio o adaptación por parte del mismo. Equidad: trato idéntico entre todas las personas, al margen de razas, sexo, clases sociales y otras circunstancias diferenciadoras. Estabilidad emocional: es el equilibrio que debe tener una persona para adaptarse en una situación determinada teniendo el control de la misma. Fingimiento: invención de hechos o sucesos como respuesta a las preguntas, para llenar cualquier espacio en la memoria anormal. Fobias: temores persistentes e irracionales acompañados de un deseo intenso de evitar el estímulo. Hábito: tendencia a actuar de una manera mecánica, especialmente cuando el hábito se ha adquirido por ejercicio o experiencia. Se caracteriza por estar muy arraigado y porque puede ejecutarse de forma automática. Página 344 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Honestidad: respeto de los principios morales y seguimiento de lo que se consideran buenas costumbres. Decencia, rectitud y justicia en las personas o en su manera de actuar. Ilusión: mala interpretación de un estímulo externo real. Incoherencia: lenguaje incompresible por ilógico y sin conexiones significativas, cambios súbitos de tema o desorden sintáctico o en el uso de las palabras. Los cambios semánticos ocurren dentro de las cláusulas. Cuando la lluvia de ideas es grave, puede conducir a la incoherencia. Líder: rol mediante el cual un miembro del grupo asume el mando e impulsa y dirige la acción hacia una meta, haciéndose depositario de los aspectos positivos del grupo. Locus de control interno: es la persona que atribuye a su propia y única responsabilidad los resultados de éxito y/o fracaso. Lucidez: estado de plena alerta. Corresponde a la persona normal. Es capaz de mantener una conversación y dar respuestas atingentes a las preguntas simples que se le formulan. Lluvia de Ideas: flujo casi continuo y acelerado de habla en el que la persona cambia súbitamente de un tema a otro. Los cambios se basan por lo general en asociaciones compresibles, juegos de palabras o estímulos distractores, pero las ideas no progresan hacia una conversación sensible. Motivación: es todo tipo de impulsos internos y externos que llevan al individuo a satisfacer sus necesidades (básicas a nivel personal, social, familiar y profesional). Neologismos: palabras inventadas o distorsionadas o con significados nuevos y muy auto referenciados. Obsesiones: pensamientos, imágenes o impulso recurrentes e incontrolables que una persona considera inaceptables y ajenos. Obnubilación: la persona se encuentra desorientada en el tiempo (no sabe la fecha) o en el espacio (no reconoce el lugar donde se encuentra); es indiferente al medio ambiente (reacciona escasamente frente a ruidos intensos o situaciones inesperadas y está indiferente a su enfermedad). Es capaz de responder preguntas simples. Orientación al logro: motivación e interés por el éxito o realización perfecta; por la obtención de lo que se desea o pretende. Perseveración: repetición persistente de palabras o ideas. Planeación: es la habilidad para organizar estratégicamente las actividades trazadas en un periodo de tiempo para poderlas cumplir eficazmente. Proactividad: reacciones del trabajador dirigidas a influir activamente sobre su entorno laboral, mejorando su adaptación a la misma. Página 345 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 32 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Psicosis: desorganización profunda del juicio crítico y de la relación con la realidad, asociado a trastornos de la personalidad, del pensamiento, ideas delirantes y frecuentemente alucinaciones (ej.: la persona siente voces que le ordenan efectuar determinadas misiones). Puntualidad: es una actitud donde las normas y costumbres establecen horarios para cada una de nuestras actividades. Recursividad: hacer uso efectivo de los recursos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una meta u objetivo. Acciones para conseguir algo en situación de apuro. Relación de Jerarquía: habilidad del individuo para reconocer, actuar y aceptar figuras de autoridad. Respeto: mostrar o manifestar acatamiento por cortesía o por educación. Consideración y reconocimiento del valor de algo. Responsabilidad: conocimiento y cumplimiento de los propios deberes y obligaciones. Cargo, obligación moral o deuda de los que alguien debe responder. Seguridad en sí mismo: conocimiento realista de las capacidades y limitaciones propias, y firmeza o certeza del alcance de las acciones o decisiones que se tomen. Seguimiento de instrucciones: habilidad que tiene el individuo para comprender y ejecutar efectivamente la instrucción que se le imparta. Sociabilidad: habilidad que posee una persona para entablar relaciones interpersonales. Socialización: proceso por el que un individuo desarrolla aquellas cualidades esenciales para su plena afirmación en la sociedad en la que vive. Tolerancia: respeto hacia las opiniones, actitudes o prácticas de los demás. Tolerancia a la frustración: habilidad que tiene el individuo para afrontar eventos o situaciones que no le permita cumplir con sus objetivos, deseos, expectativas o proyectos fijados, encontrando mecanismos y estrategias de solución adecuadas. Toma de decisiones: es encontrar una conducta adecuada para una situación en la que hay una serie de sucesos determinados. Trabajo en equipo: es un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. Validez: en Psicología, el concepto de validez se aplica fundamentalmente a los tests psicológicos estandarizados. Se dice que un test es válido si mide lo que se supone debe de medir. Página 346 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 33 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0107FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.8.10 Flujograma Listado 1. Recibir listado de aspirantes Para valoración psicológica Listado 2. Preparar pruebas psicotécnicas 3. Aplicar pruebas psicotécnicas 4. Programar para entrevista psicológica Listado de programación 5. Calificar pruebas psicotécnicas 6. Solicitar expedientes al archivo e insertar resultados de pruebas psicotécnicas 7. Analizar expedientes con historia de los aspirantes 8. Realizar entrevista psicológica 9. Insertar resultados en base de datos SIADMI 10. Enviar expedientes para archivo Página 347 de 497 Concepto HOJA DE PRESENTACIÓN 34 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0107DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.8.11 Descripción del procedimiento: ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe de Grupo de Incorporación en cada 1. Recibir listado Recepción del listado de aspirantes departamento. de aspirantes que superaron las anteriores Listado de para valoración valoraciones y se encuentran aptos Funcionario de la aspirantes. psicológica. para realizar valoración psicológica. Regional, encargado de programar valoraciones. 2. Preparar pruebas psicotécnicas. 3. Aplicar pruebas psicotécnicas. Al tener el listado de aspirantes se procede a preparar las pruebas psicotécnicas a aplicar preparando los formatos y hojas de respuesta Psicólogos. de acuerdo con los parámetros establecidos en el instructivo de la convocatoria. Lo primero que se debe realizar en constatar que las personas que debe realizar la prueba psicotécnica están completas y sean las mismas Psicólogos. que se encuentran en el proceso; posteriormente se procede a realizar una explicación de cómo se realizará la aplicación de pruebas, RIESGOS Recibir listados incompletos. No contar con la suficiente cantidad de pruebas ni hojas de respuesta. ACCIONES PREVENTIVAS Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se pueda imprimir los listados de aspirantes citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. Proyectar el número de aspirantes a evaluar en la convocatoria y solicitar al nivel central la papelería requerida con la suficiente antelación. Exigir que los aspirantes se presenten a cualquier valoración del proceso con Suplantación de el documento de identidad aspirantes. y constatarla en el momento de firmar la planilla de asistencia. Página 348 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 34 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0107DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE se procede a aplicarlas y verificar en el momento de recibir las hojas de respuesta, que se encuentren debidamente diligenciadas. Al término de la aplicación de las pruebas psicotécnicas se procede a notificar a los aspirantes de la fecha, hora y profesional que le corresponde para presentar 4. Programar entrevista. Es conveniente entrevista preguntar a los aspirantes que ya Psicólogo. psicológica. se han presentado al proceso de selección, que profesional realizó la valoración y de ser posible, no programarlo nuevamente con él, y más aún, si no supero la valoración psicológica. Ya aplicadas las pruebas psicotécnicas, se deben calificar cada una de las pruebas, en lo 5. Calificar posible durante el mismo día en que pruebas fueron aplicadas y agrupar los Psicólogo. psicotécnicas. resultados de cada aspirante por paquetes, facilitando posteriormente su inclusión en el expediente del proceso de selección. 6. Solicitar Mediante listado cada profesional expedientes al en Psicología, solicita al archivo los Psicólogo. archivo e insertar expedientes de los aspirantes que RIESGOS No realizar la planeación suficiente, perdiendo la oportunidad de Listado de notificar a los programación. aspirantes el mismo día de presentación de las pruebas psicotécnicas. Resultados de Equivocaciones la prueba en la digitación Listado de aspirantes programados Página 349 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Elaborar planillas de notificación para entrevista de cada uno de los profesionales, de acuerdo con el horario disponible para realizar entrevistas, programando aspirantes, cada 45 min, en promedio. Contar con el tiempo suficiente para calificar pruebas. Realizar chequeos en forma periódica de la digitación de respuestas. No solicitar Establecer como requisito expedientes con a cada profesional que la suficiente participa en la realización HOJA DE PRESENTACIÓN 34 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD resultados de pruebas psicotécnicas. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE tiene programado para realizar entrevista el día siguiente. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0107DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO RIESGOS ENTRA SALE para entrevista. anterioridad, corriendo el riesgo de no contar con la información del aspirante en el momento de la entrevista. La profesional realiza un análisis del contenido de la carpeta para 7. Analizar información precisa, de cada uno de expedientes con los aspirantes que se van Psicólogo. historia de los entrevistar, que facilite el aspirantes. direccionamiento de la conversación. Verificar la identidad del entrevistado y aplicar entrevista de 8. Realizar acuerdo a los datos de los entrevista expedientes, resultados de las Psicólogo. psicológica pruebas psicotécnicas y criterios establecidos en el Protocolo de Selección e Incorporación. 9. Insertar Posterior a la realización de la resultados en entrevista y en forma inmediata se Psicólogo. base de datos debe realizar el concepto del SIADMI. aspirante y colocarlo en el formato ACCIONES PREVENTIVAS de las valoraciones del proceso de selección, que soliciten con anterioridad, los expedientes para que el encargado de archivo, pueda tener el tiempo suficiente de buscar y preparar expedientes, evitando perdida de tiempo para profesionales y aspirantes. Que no se encuentren disponibles los resultados de las pruebas. Mantener bajo control (debidamente guardados y archivados) los resultados de las pruebas aplicadas en los procesos de incorporación. Perdida de control o nerviosismo por parte del aspirante. Brindar ambiente de seguridad y tranquilidad en un espacio adecuado para la entrevista. Alimentar la base de datos Registrar datos del SIADMI, posteriora la incompletos en el realización de la SIADMI. valoración, facilitando la Página 350 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 34 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0107DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE respectivo. Posterior a ello se debe registrar los resultados de la valoración en la base de datos SIADMI, para que obre como antecedente en el registro del proceso de selección de cada aspirante. Como al aspirante se le realizó la 10. Enviar valoración psicológica, se envía el expedientes para expediente para archivo, Psicólogo. archivo. relacionando los expedientes mediante oficio. RIESGOS Perdida de expedientes o documentación. Página 351 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS particularización de cada concepto. Recepción de expedientes y documentación mediante oficio, relacionando que se entrega. HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.9 VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR 3.9.1 Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Trabajador social de la Regional de Incorporación o del Departamento de Policía y en zonas alejadas o de difícil acceso el comandante de Distrito o de estación (oficial, suboficial o miembro del nivel ejecutivo). 3.9.2 Fundamento legal Constitución Política de Colombia Ley 53 de 1977, por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión de Trabajador Social y se dictan otras disposiciones. Decreto 2833 de 1981 por el cual se reglamenta la Ley 53 de 1977. 3.9.3 Objetivo específico Evaluar la funcionalidad familiar desde su estructura, tipo de relaciones, eventos estresores y valores; relaciones sociales y su contexto social; capacidad y contexto socio-económico y proyección familiar a quienes les realice la valoración sociofamiliar, basado en los criterios establecidos en el presente Protocolo. 3.9.4 Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración socio-familiar del proceso de selección e incorporación. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas para la convocatoria al que el aspirante se presente. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en la valoración socio-familiar. Garantizar que el 100% de las valoraciones se cumplan dentro de los tiempos determinados. Página 352 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: 3.9.5 Indicadores de gestión No. INDICADOR META 1 No. de aspirantes valorados dentro de la programación establecida en la convocatoria. No. total de aspirantes con valoración sociofamiliar por convocatoria. 100% 2 No. de aspirantes atendidos en valoración sociofamiliar por convocatoria. No. de aspirantes programados para valoración sociofamiliar por convocatoria. 100% 3 No. de conceptos de la valoración sociofamiliar registrados en el SIADMI por convocatoria. No. total de aspirantes que presentan valoración sociofamiliar por convocatoria 100% 4 No. de valoraciones sociofamiliares realizadas por profesionales adscritos a la Regional por convocatoria. No. de valoraciones sociofamiliares realizados por convocatoria. 100% 5 No. de elementos adquiridos para realizar la valoración sociofamiliar. No. de elementos solicitados para realizar la valoración sociofamiliar (plan de compras). 100% 6 No. de profesionales con que cuenta la Regional para realizar la valoración sociofamiliar. No. de profesionales requeridos para realizar la valoración sociofamiliar. 100% 7 No. de informes presentados por el(los) profesional(es) en Trabajo Social sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de convocatorias adelantadas por la Regional. Página 353 de 497 100% HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL 3.9.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Lineamientos para el desarrollo de la valoración La valoración sociofamiliar es de carácter clasificatoria, lo cual implica que puede ser realizada en cualquier momento durante el proceso de selección e incorporación de acuerdo con el cronograma y con las necesidades de la convocatoria, y que esta a su vez no define aptitud o no aptitud sino que describe las características familiares de los (as) aspirantes. Recibir listado de aspirantes para realizar valoración socio-familiar: el Jefe de la Regional de Incorporación es el encargado de programar la valoración socio-familiar y de enviar a los responsables de las mismas, el listado y fechas probables de aplicación de la misma para que el profesional encargado planee las actividades necesarias. Revisión de expedientes: el profesional, encargado de realizar la valoración socio-familiar, antes de realizar la visita al lugar de residencia del aspirante debe revisar el expediente, de tal manera que cuando la realice, la familia y el aspirante no sean ajenos al profesional, verificando en ella: La fotocopia del recibo de consignación por concepto de valoración sociofamiliar; en caso que no se encuentre este documento, deberá devolver el expediente al funcionario encargado de citar a los aspirantes quedando postergada para cuando exista el soporte del pago de la valoración. La estructura familiar que el aspirante relaciona en los formatos de inscripción, formato de valoración sociofamiliar y estudio de seguridad. Los certificados de estudio, dando énfasis en la calificación de conducta; soportes de la actividad laboral, certificados de ingresos y ahorros de las personas que apoyarán económicamente al aspirante durante el curso de formación. Sectorización geográfica: con el fin de administrar el tiempo de realización de las visitas a los lugares de residencia de los aspirantes, el profesional organizará por sectores las direcciones que debe visitar. Posteriormente se informa al Jefe de la Regional, la jurisdicción a la cual se va a desplazar, para que se realicen las coordinaciones del transporte y seguridad si es necesario. Notificación al aspirante y su familia del día de la visita: el aspirante se notifica telefónica o personalmente debiendo estar ese día presente en su lugar de residencia, junto con todos los miembros de la familia. Esta notificación se hará con anticipación, para que los miembros de la familia programen su tiempo, teniendo en cuenta que durante la visita, deben estar presentes todos los integrantes del núcleo familiar, así como la(s) persona(s) que asuman la responsabilidad económica durante su proceso de formación. Realizar visita socio-familiar: durante la visita, se debe generar una entrevista que facilite corroborar o aclarar la información que el aspirante registra en el expediente del proceso de selección, así como, valorar los aspectos de funcionalidad familiar, socio economía y de proyección del aspirante y de su familia, posibilitando Página 354 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: un acercamiento con su entorno y una proyección a nivel institucional. Es importante que el profesional que realiza la entrevista tenga en cuenta: La entrevista inicia con su presentación ante los miembros de la familia, como Trabajador Social o profesional encargado de la valoración socio-familiar para el proceso de selección e incorporación de la Policía Nacional, y la firma de la solicitud de autorización de ingreso a la vivienda donde se realizará la visita. Firma del padre o familiar que autoriza a conformidad la realización de la visita. No debe generar falsas expectativas de vinculación al aspirante. El trato debe ser cordial y el tono de voz agradable. Las relaciones humanas deben destacarse al momento de la entrevista, así como una capacidad de observación, síntesis y análisis en el profesional que realiza la entrevista. El tipo de preguntas emitidas deben ser claras, sencillas y oportunas, acompañándolas del nombre a quien van dirigidas, sin sugerir la respuesta, teniendo en cuenta las implicaciones del entrevistado y sus posibles respuestas ante el núcleo familiar. Las preguntas abiertas son las más apropiadas para la expresión de sentimientos y para crear una atmósfera de confianza. Una vez terminada la entrevista sociofamiliar se agradece a la familia la disposición, tiempo, apertura y participación. Al terminar la entrevista se informa al aspirante el siguiente paso en el proceso y se le reitera la reserva al derecho de admisión que posee la Institución. Es importante revisar en compañía del aspirante y sus padres, la habitación, el closet, observar los elementos que lo conforman como, fotografías, diploma de grado, vestuario; los cuales deben concordar con el aspirante. Los muebles y enseres deben corresponder a la ocupación, ingresos, calidad de vida que se percibe fuera del lugar de residencia de parte de cada uno de los integrantes del núcleo familiar. Las camas y habitaciones deben coincidir con el número de personas que integran el grupo familiar. Esto debe ser de especial observación, análisis e indagación de parte del profesional. Se debe hacer énfasis durante la entrevista de que cualquier información falsa o errada suministrada en su desarrollo es causal de exclusión del proceso de incorporación. Para hijos de personal activo o retirado, las constancias de Tesorería no son válidas, se debe exigir y observar el desprendible correspondiente al último mes, dado que algunos funcionarios no registran los descuentos respectivos. Se debe solicitar durante la entrevista los últimos recibos de pago de los servicios públicos, constatando en ellos: nombre del propietario, número de cuotas atrasadas, etc. Cuando el aspirante dice residir con otro familiar ajeno a su familia nuclear se debe realizar visita en los dos lugares, haciendo énfasis en el de los padres, dado que en algunos casos se hace un “montaje” en la vivienda de familiares cercanos suministrando información no confiable. En los casos de familias reconstruidas o incompletas, se debe indagar a profundidad el tipo de relación entre el aspirante y el padrastro o madrastra, así como los vínculos existentes con los padres genéticos y los motivos que generaron estas situaciones. Debe coincidir la dirección visitada con la registrada por el aspirante en su expediente, si se generan cambios de dirección el aspirante deberá informar mediante oficio a la Regional de Incorporación el cambio de residencia; en el caso de que no llegara a brindar esta información se concluye su proceso de selección. Se deben confrontar los bienes que poseen y los ingresos familiares con los soportes que deberá anexar el aspirante en el momento de la inscripción. Página 355 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Banco de preguntas: La entrevista socio-familiar debe considerarse como un diálogo donde se realizan preguntas abiertas, en las cuales, la familia podrá intervenir espontáneamente y no sentirse evaluada sino por el contrario escuchada. A continuación se relaciona una guía de preguntas, soporte para la valoración: ¿Quién o quienes mandan en la familia? ¿Cómo afronta la familia los problemas? ¿Qué actividades realizan en familia? ¿Cómo consideran a su hijo (a) comparándolo con amigos o familiares? ¿Alcanzar un alto nivel de estudios es importante para ustedes? ¿Tener una realización laboral es importante para ustedes? ¿Qué tan importante es ser respetado por los demás para ustedes? ¿Los de diferente condición qué opinión le merecen? ¿En la familia cual fue la ultima situación difícil que afrontaron a nivel laboral, de salud, adicciones, abusos, etc.?, ¿se presentaron otras diferentes a esta?, ¿cual o cuales? ¿En que actividades del colegio, laborales, del barrio o de otros familiares participa la familia? ¿Cuando el aspirante tiene un problema a quién lo comunica? ¿Qué experiencias ha tenido la familia con la policía? ¿Cómo perciben actualmente la policía, que imagen le inspira? ¿Qué oportunidades cree que le va a brindar la Institución? ¿Qué dificultades cree que le va a presentar la Institución? ¿Su hijo tendrá que trabajar en cualquier sitio del país. ¿Qué piensa la familia? Diligenciamiento del formato de valoración socio-familiar: el formato tiene un primer punto de información personal, el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el aspirante, con los datos allí solicitados, anexando la fotografía familiar. Si la valoración es realizada por un uniformado de acuerdo con los criterios de responsabilidad antes mencionados, se debe anexar al formato de la valoración, copia del instructivo para el desarrollo del mismo y posterior a su diligenciamiento debe ser revisado por el profesional en trabajo social adscrito a la Regional de Incorporación, antes de ser anexado a la carpeta. La información suministrada es de exclusivo manejo institucional. El diligenciamiento del formato debe realizarse, y una vez haya culminado la entrevista, para evitar perdida de información en el diligenciamiento del mismo. Variables: I. Información personal. II. Aspectos familiares (40%). a. Estructura y dinámica familiar. b. Tipo de relaciones. c. Valores. d. Eventos estresares. III. Aspectos socio económicos (40%) a. Economía. b. Vivienda. c. Relaciones sociales. d. Contexto social de la vivienda. Página 356 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: IV. Proyección (20%). a. Proyección del aspirante. b. Proyección de los padres. I. Información personal: contiene datos personales como nombres y apellidos, cedula de ciudadanía, edad, sexo, estado civil, dirección actual de residencia, barrio y teléfono, dirección anterior de residencia, barrio y teléfono; datos necesarios al momento de realizar la visita para tener la información completa. Una segunda parte tiene el espacio para anexar la fotografía familiar y describir cada uno de sus miembros con el nombre, edad, sexo y relación, así como un espacio para observaciones. II. Aspectos familiares: la familia es un grupo de dos o más personas que viven juntas y están relacionadas por sangre, matrimonio, adopción o por relación estable de más de un año. Familia, son las personas con quienes el aspirante comparte la vivienda en este momento de su vida y con quienes tiene una relación de sangre o de adopción. Compartir la vivienda significa que esa es la residencia estable de las personas; es decir, el lugar donde mantiene sus pertenencias y donde pasan la noche habitualmente. 3 a. Estructura familiar: Es la conformación de todos sus miembros con sus roles y funciones dentro de la misma. Se puede representar mediante el genograma familiar o el árbol genealógico. El genograma familiar es una representación gráfica donde se registra información sobre los miembros de una familia y sus relaciones en una forma que provee de un vistazo rápido patrones familiares complejos y una fuente rica de hipótesis acerca de cómo un problema cínico puede estar conectado con el contexto familiar. De igual manera, permite ver gráficamente la evolución de un problema genético y del contexto con el tiempo; describiendo la estructura de una familia y las relaciones entre sus miembros. Implica los siguientes pasos: Trazado de la estructura familiar. Registro de la información sobre la familia (nombre de sus miembros, edad, ocupación). Representación de las relaciones familiares. Lo principal de un genograma es la descripción gráfica de como los diferentes miembros de la familia están biológica y legalmente relacionados entre otros de una generación a la siguiente. Para su elaboración se deben utilizar los siguientes símbolos: Cada miembro de la familia se representa con un símbolo describiendo su sexo, cuadro para hombre y circulo para mujer. Hombre Mujer La personal clave alrededor de quien se construye el genograma se identifica con una línea doble. Hombre Mujer FAMILIA, Y ADOLESCENCIA. Indicadores de salud. Manual de aplicación de instrumentos. Foundation W.K. Kellogg’s, OPS, OMS. Washington D.C. E.U.A. Segunda impresión, diciembre 1996. 3 Página 357 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Para una persona muerta, una X se pone dentro del círculo, usualmente indicando la edad al fallecer. Las fechas de nacimiento y muerte se indican a la izquierda y la derecha sobre la figura. Hombre Mujer Los símbolos que representan miembros de la familia están conectados por líneas que representan sus relaciones biológicas y legales. Dos personas que están casadas están conectadas por una línea que baja y cruza, con el esposo a la izquierda y la esposa a la derecha. Una letra "M" seguida por una fecha indica cuando la pareja se casó. Matrimonio Las parejas no casadas se señalan igual que las casadas, pero con una línea de segmentos. La fecha importante aquí es cuando se conocieron o empezaron a vivir juntos. Unión libre La línea que los une también es el lugar donde las separaciones y divorcios se indican. Y las líneas oblicuas significan una interrupción en el matrimonio: 1 diagonal para separación y 2 para un divorcio. Separación Divorcio Los matrimonios múltiples agregan complejidad que es difícil de representar, la regla es que: cuando sea factible los matrimonios se indican de izquierda a derecha, con el más reciente al final. Por ejemplo: un hombre que tuvo tres esposas: Matrimonio múltiple Si una pareja tiene hijos, ellos cuelgan de la línea que conecta la pareja; los hijos se dibujan de izquierda a derecha, comenzando con el de mayor edad. Página 358 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Claramente, una cronología familiar puede variar en detalle dependiendo del alcance y profundidad de la información disponible. El nivel de relaciones en la familia es el elemento más inferencial de un genograma: esto involucra delinear las relaciones entre miembros de la familia. Tales caracterizaciones se basan en informes de los miembros de la familia y observación directa. Relaciones entre dos miembros: Lo usual es que se incluyan algunas de estas alrededor del sujeto del estudio. La información del genograma se puede obtener entrevistando a uno o varios miembros de la familia. Claramente, el obtener información de varios miembros de la familia entrega la oportunidad de comparar perspectivas y observar directamente las interacciones. A menudo, cuando se entrevista varios miembros de la familia, se obtiene el efecto Rashomon, nombre tomado de una famosa película japonesa en que un suceso es mostrado desde la perspectiva de varios distintos personajes. En el ejemplo, dos hijas compiten por el afecto de su padre; se anotan ambas perspectivas: Página 359 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Relaciones habitacionales: Una familia viviendo en un mismo lugar se señala con una línea punteada alrededor de los integrantes que comparten habitación; alrededor de dicha línea puede ir indicado el período en el cual la familia está junta.4 Otros símbolos utilizados de acuerdo a los acontecimientos son: Fallecimiento Viudez Gemelos Mellizos ++++++++++++ Descendencia filiación El árbol genealógico es otro método utilizado para almacenar datos familiares básicos, como el nombre, fecha de nacimiento, edad, etc. y/o complejos, como divorcios triangulaciones, etc. Y este es básicamente la historia de crecimiento de las familias representadas a través de un dibujo con forma de árbol. Para efectos de la valoración socio-familiar se utiliza el genograma; y solo en los casos que el profesional encargado de realizar la visita no sea idóneo en la aplicación del mismo, se recomienda documentarse sobre el mismo o la utilización del árbol genealógico describiendo el núcleo familiar y aclarando cuales son los miembros que comparten residencia. b. Tipo de relaciones: donde la funcionalidad familiar debe quedar definida, destacando los aspectos más importantes para el funcionamiento de la familia. Este ítem tiene una calificación de entre 0 y 16. 4 GENOGRAMAS IN FAMILY ASSESTMENT. W. W Monica Mc. Goldrick y Randy Gerson. Norton & Company (USA) PEGUIN Books Ltd (Canada)1985 Página 360 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: El nivel de adaptabilidad y de vulnerabilidad de la familia y de sus miembros a la crisis, en respuesta a un evento estresante o a una transición, depende de la interacción entre los siguientes factores: El tipo de relaciones que mantienen sus miembros. El estilo de afrontamiento de los problemas. Las fuentes de apoyo del adolescente y su familia. Los valores y creencias de la familia. La acumulación de tensiones y estresares. Los recursos de la familia para resistir las tensiones. Como indicadores de la adaptabilidad de la vulnerabilidad a la crisis se toman dos factores: El grado de satisfacción de los miembros de la familia con diferentes aspectos de la vida. La presencia o ausencia de problemas de salud y de comportamiento. Las familias más vulnerables a la crisis se caracterizan porque: Tienen escasa vinculación afectiva y baja flexibilidad. Sus miembros vacilan en depender del apoyo y comprensión de la familia. Prefieren confiar en personas ajenas a ella, evitando a sus inmediatos de modo que hacen pocas cosas juntos y sienten que entre ellos se estimula la actitud de que cada uno baya por su lado Predomina un estilo de comunicación cerrada, se resiste al compromiso mutuo, evaden la responsabilidad y no involucran a la mayoría de los miembros en las decisiones que afectan a todos A su vez se reduce la vulnerabilidad a la crisis si hay pocas tensiones que amenacen la estabilidad emocional, social o económica de la famita, tales como separación conyugal, infidelidad, dificultades en la relación, perdidas económicas, desaparición de algún miembro de la familia, entre otras. Esto no quiere decir que una vez se presenta alguno de estos eventos, la familia quede irremediablemente destinada a ser disfuncional, lo que ello representa, es la necesidad familiar de un franco reajuste, para que el grupo logre asimilar esos sucesos como puntos de apoyo para su propia evolución. 5 A través del instrumento de la entrevista, del formato de valoración socio-familiar, de la observación del profesional y del análisis que arroje la visita se obtendrá la descripción de la funcionalidad familiar, además de otros datos necesarios en el proceso de formación, para el sostenimiento del aspirante. Teniendo en cuenta el diseño del formato se analiza: Tipo de familia: la familia como Institución social, tiene variedad de tipologías, para efectos de la valoración se mencionan las más comunes dejando una opción para otra que no se encuentre dentro de las mencionadas. La calificación es entre 0 y 2, las opciones del formato son: Nuclear: compuesta por padres e hijos. Extensa: además de los padres e hijos también conviven abuelos, tíos, primos etc. Reconstituida: cuando ha habido separaciones en la familia y se constituye una nueva unión. Incompleta: cuando falta uno de sus padres, ya sea por separación o por muerte. Otra: para otros casos no contemplados en las opciones anteriores, donde el aspirante vive solo, o el tipo de familia reúne de otras características. 5 Ibíd. , Pág. 6-8 Página 361 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: ¿Quién manda en la familia?: el principio de la jerarquía y la autoridad nace en la familia en donde se institucionaliza la relación de poder y en donde debe existir una clara percepción del rol del padre y la madre como autoridad en la familia, de lo contrario se presenta tendencia a la desorganización y caos familiar. La calificación es entre 0 y 3 siendo el mayor puntaje el que representa la autoridad equilibrada entre los dos padres, y el reconocimiento de la figura de autoridad. ¿Cómo afronta la familia sus problemas?: la redefinición del afrontamiento de los problemas en familia deja notar el grado de confianza que se tienen sus miembros y los recursos con los que cuentan para afrontar por sí mismos la situación problema, de lo contrario dejaría notar que la familia no le ofrece garantías a sus miembros como una fuente eficaz de apoyo ante las dificultades. La calificación es entre 0 y 3 siendo el mayor puntaje el que le permite un respaldo y apoyo ante dificultades. ¿Cómo funciona la familia?: con esta pregunta se puede observar si existe un nivel de cohesión alto, medio o bajo, y a mayor puntaje mayor apego emocional, unión y afecto, si por el contrario el puntaje es bajo, deja ver el desligamiento afectivo asociado este a la propensión a dificultades emocionales. La calificación es entre 0 y 3 siendo el mayor puntaje el que brinda una estabilidad emocional. ¿Qué actividades realizan en familia?: las rutinas y la comunicación son dos factores indispensables dentro del funcionamiento familiar, debido a que un alto nivel de reconocimiento influye en el grado de confianza y de interacción en la relación padres-hijos, lo cual permite compartir ideas y sentimientos sin reservas, así como un mayor grado de estructuración y de organización familiar, los puntajes bajos se asocian a pocos espacios y escaso tiempo para compartir en familia, disminuyéndose el control de los padres sobre los hijos. La calificación es entre 0 y 3 siendo el mayor puntaje el que representa el grado de confianza e interacción familiar. ¿Como considera la familia al aspirante comparándolo con sus amigos y/o familiares?: es una apreciación subjetiva de cómo ven los padres a sus hijos y de que tan feliz se siente en relación con su entorno, en otras palabras mide el grado de satisfacción familiar y personal. La calificación es entre 0 y 2 siendo el mayor puntaje el que le tiene un mejor grado de satisfacción. c. Valores: la familia es el mas importante mecanismo para inculcar los valores, no simplemente como palabras a las que estamos acostumbrados a responder sino como a una posición frente a determinadas situaciones., En este ítem se analiza la capacidad de esfuerzo personal, la concepción de poder, dinero y sexo, y los valores morales. Así, un alto puntaje mide la importancia que tiene la superación y realización personal, el respeto, la unidad familiar y otras condiciones necesarias para la vida humana. Los valores en general, son las ideas globales que las personas comparten sobre lo que es bueno, malo o indeseable. Se constituyen en pautas de comportamiento humano. Están presentes en las conductas, percepciones y metas de un individuo, de ahí, la importancia de una educación orientada hacia el fortalecimiento de valores, que permita la construcción de personas con alto sentido de la ética, sustento del buen desarrollo de una sociedad. La calificación de cada ítem es entre 0 y 1 siendo el mayor puntaje el que le permite ver el grado de interiorización de los valores. d. Eventos estresores: Se contemplan preguntas que indagan sobre situaciones de inestabilidad a las que el aspirante o alguno de los miembros de su familia se ha enfrentado, dentro de este ítem también se debe indagar sobre cómo los afectó, cómo fue tratado y superado, debido a que cualquier situación que represente inestabilidad emocional puede desencadenar problemas de adaptabilidad. La calificación es Página 362 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: entre 0 y 1 si no ha presentado alguna situación estresante. Si dentro de la calificación se presentan eventos estresores debe analizarse en qué grado, pues estos generan vulnerabilidad a la crisis, hecho que se asocia con falta de cohesión familiar, participación, comunicación y desorganización familiar. III. Aspectos socioeconómicos: se tendrán en cuenta en este punto aspectos económicos, de ingresos, egresos y patrimonio, vivienda, tipo, tenencia y condiciones de la misma, relaciones sociales y contexto social de la vivienda. a. Economía: se registran los ingresos del núcleo familiar y de cada una de las personas que apoyarán al aspirante con los costos durante el periodo de formación. Si es otra persona ajena a la familia quien apoyará al aspirante se diligenciará el cuadro respectivo, verificando que existan los soportes de dichos ingresos en la documentación personal, así como la declaración juramentada donde se comprometa a apoyar económicamente al aspirante. La sumatoria de estos ingresos se totaliza al final del cuadro. Posteriormente con todos los integrantes de la familia se realiza un análisis de los egresos especificando el valor para cada casilla, la sumatoria total de los egresos se registra en la casilla de total. Es importante en el ítem de otros indagar sobre préstamos, elementos a crédito, embargos etc. En el aspecto educativo se evalúa todo lo referente a sus compromisos con colegios y universidades y a nivel de salud sus responsabilidades mensuales como pago de seguros, EPS, cancelación de tratamientos y/o adquisición de medicamentos permanentes. Para determinar los ingresos líquidos de la familia, se sustraen los egresos de los ingresos dando un promedio mensual del dinero con que la familia puede respaldar económicamente al aspirante durante su proceso de formación. También se sistematiza el patrimonio con que cuenta el núcleo familiar describiéndose tipo de bien, avaluó y soportes legales. La calificación asignada para este ítem, debe ser asignada de acuerdo con los criterios establecidos para el tiempo de formación policial (oficial 3 años, patrullero 1 año), lo cual facilitará o dificultara el cumplimiento de los deberes con que se compromete el aspirante al momento de ser seleccionado: Pago de matricula, periodos académicos, compra de equipo, útiles escolares y sostenimiento. Se califica entre 2 y 10 siendo 10 el puntaje que mas ofrece respaldo y soporte económico. b. Vivienda: Especificando tipo, tenencia y condiciones de la misma, dando un puntaje de 5 si es propia, 4 si es familiar y 3 si es en arriendo, así como de 0 a 1 según las condiciones en que se encuentre la misma, para un total máximo de 10 y mínimo de 3; es importante proyectar en este aspecto la organización y distribución de enceres y espacios familiares; la habitación del aspirante reviste de gran importancia, ubicando sus elementos de aseo y vestuario. c. Relaciones sociales: Con el fin de afianzar la información brindada por la familia y por el aspirante se debe indagar a cerca de la participación de la familia en actividades de los colegios de sus hijos, en el trabajo y en el barrio, así como en la integración con otros familiares, especificando situaciones o actividades particulares. Su calificación oscila entre 0 y 2 para cada numeral, siendo el mayor puntaje el que le permite ver el grado de participación de la familia en los grupos sociales donde se relacionan. Página 363 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: d. Contexto social de la vivienda: por las implicaciones y riesgos que trae la profesión de policía debe quedar manifiesto en el formato el contexto social de la vivienda, clasificándose en muy bueno, bueno, regular y malo. Esta relación no debe limitarse a un estrato socioeconómico sino también al nivel de seguridad del sector, sin que necesariamente sea excluyente o clasificatorio. Su calificación oscila entre 2 y 10 a criterio del profesional. IV. Proyección (20%) a. Proyección del aspirante: hace referencia a la necesidad de ser auténtico y tener plena libertad de escoger y tomar sus propias decisiones. La información que tenga sobre la Institución permite identificar la proyección que tengan dentro de la misma., Se debe identificar si los ideales y metas profesionales propuestas se encuentran acordes a los objetivos y fines que enmarca la formación policial. Al igual que la familia, quienes deben interesarse por el futuro institucional, sentirse como parte activa y vital de ella. b. Proyección de los padres: para tener una aproximación al conocimiento que los padres tienen de la Institución y cuál sería el quehacer del hijo en la misma. El contar con el apoyo de los padres, conocedores de la situación a la que se va a enfrentar el aspirante desde su ingreso y durante la permanencia en la Institución le dará a este la posibilidad de tener mayor seguridad, espíritu de superación ante las posibles dificultades que se le presenten en su vida profesional y tomar los retos como etapas del conocimiento, la madurez personal y profesional. Tanto en el ítem de proyección del aspirante como en el de proyección de los padres, se señalará una calificación de 4 a 10, siendo el mayor puntaje el afín con el perfil institucional. 5. Evaluación de competencias laborales: a través de la interacción con el aspirante y su familia, el profesional que realiza la valoración sociofamiliar, debe estar atento a evaluar los comportamientos asociados a cada una de las competencias genéricas del policía, de tal manera que al momento de evaluar los comportamientos que se relacionan en el formato se esté en condiciones de establecer si el nivel de cada uno de ellos se encuentra alto, medio o bajo. La evaluación de estos ítems se tendrá en cuenta en el momento de revisar la carpeta en la valoración integral – Consejo de Admisiones. 6. Concepto de valoración socio-familiar: La fase final de la entrevista esta dada por el concepto cuantitativo y cualitativo, basados en la información suministrada a lo largo de la misma, teniendo en cuenta hechos, situaciones y aspectos que revistan importancia para recomendar el ingreso o no del aspirante. Al mismo tiempo, la firma y post-firma del trabajador social y del oficial acompañante, Comandante de Distrito o de Estacion quedaran registradas de manera clara y precisa. Es importante resaltar que no se deben presentar tachones ni enmendaduras en los conceptos. Sistematización de los resultados: se realiza por medio de la inserción del concepto en el SIADMI y el registro a través de formatos prediseñados con el fin de realizar un control de calidad sobre el procedimiento, corregirlo y ajustarlo de acuerdo a las posibles fallas que se presenten (ver anexo 7). De esta forma el profesional lleva una planilla de registro estadístico en la cual anota el número de aspirantes que evaluó en cada convocatoria, el concepto y las observaciones que tenga al respecto. Página 364 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Devolución de expedientes al archivo: después de haber evaluado a los aspirantes citados para ese día, el encargado de la valoración, regresará diariamente al archivo los expedientes, permitiendo agilizar el proceso y que el aspirante continúe con la siguiente valoración. 3.9.7 Criterios de ajuste al perfil: Es importante que el profesional o funcionario evaluador que tiene la responsabilidad de realizar la valoración socio-familiar, al momento de evaluar las variables intervinientes, tenga en cuenta los criterios establecidos en el perfil, así: II. Aspectos familiares: Estructura familiar estable, sin que el hecho de ser familias reconstruidas o incompletas, signifique inestabilidad. Familias con reconocimiento de la autoridad, compartida por el padre y la madre. Familias que afrontan sus problemas en familia dejando notar el grado de confianza entre sus miembros y los recursos morales y afectivos con los que cuentan para afrontar por si mismos la situación problema. Apoyo emocional, unión y afecto entre sus miembros. Familias que no representen inestabilidad emocional. Relaciones armónicas entre padres, entre padres e hijos, entre hermanos, con parientes y amigos. Interés de cada uno de los miembros del núcleo familiar por el desarrollo y progreso de los demás integrantes de la familia. Seguridad en los intereses y valores familiares. III. Aspectos socio económico: a. Economía: Que los padres o los acudientes posean estabilidad laboral e ingresos permanentes y suficientes para poder financiar satisfactoriamente la estadía del aspirante de acuerdo a las exigencias de las Escuelas de Formación. Es importante indagar que los ingresos sean de procedencia legal. b. Vivienda: Familias que habiten o residan en lugares o sectores que no generen inseguridad al futuro miembro de la Institución y a su grupo familiar. Concepto positivo de comportamiento del aspirante por parte de los vecinos. Viviendas que brinden comodidad, seguridad y privacidad a sus integrantes, con mobiliarios y enseres requeridos para una digna convivencia. Viviendas que demuestran aseo y organización brindando una buena calidad de vida. IV. Proyección: Identificación y orgullo del aspirante y su familia, por pertenecer a la Policía Nacional. Conocimiento de la misión, riesgos, sacrificios y beneficios que ofrece la Institución. Apoyo de la familia para la vinculación del aspirante a la Policía Nacional. Página 365 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Interés no solo personal sino también institucional, vocacional. 3.9.8 Criterios de seguimiento y auto evaluación No. EVIDENCIA 1 La Regional cuenta con el número de profesionales necesarios para realizar la valoración socio-familiar. 2 Se dispone de los medios de transporte y seguridad necesarios para la realización de la valoración. 3 El personal de profesionales que atiende la valoración pertenece al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. Se debe determinar tipo de vinculación: planta o por contrato indicando el número de horas de disponibilidad para el proceso. 4 Se elaboran actas donde se certifique que los profesionales que realizan la valoración conocen la normatividad que les rige para la realización de la valoración y las instrucciones precisas para cada convocatoria. 5 Los profesionales que realizan esta valoración conocen todas las etapas del proceso y la cadena de valor que existen entre ellas. 6 El formato de la valoración es diligenciado en su totalidad por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin tachones ni enmendaduras, y fecha de realización de la valoración. 7 Todos los profesionales que realizan esta valoración emplean un formato escrito de control diario de aspirantes, así como de las consignaciones por el pago de la valoración. 8 Se diligencian los formatos adecuadamente, bajo los parámetros que se establecen en el Protocolo de Selección e Incorporación. 9 Se ingresa diariamente en el SIADMI el concepto de los aspirantes evaluados por parte del profesional correspondiente. Página 366 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL 3.9.9 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 10 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que la realización de la valoración sociofamiliar que se solicitan a otras unidades se cumplen dentro de los parámetros de calidad. (Mediante oficio, seguimiento, revisión en la elaboración y procedimientos, etc.) 11 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que la valoración se cumpla dentro de los parámetros de calidad y confidencialidad. 12 Al término de cada convocatoria, se realizan estudios y/o documentos en que los profesionales presentan un análisis del perfil de los aspirantes en la valoración. 13 El profesional de Trabajo Social adscrito a Incorporación participa en el proceso de seguimiento durante la etapa de formación policial. Determinar que soportes existen de esta situación y que medida se han tomado en mejoramiento del proceso tanto de selección como de formación. CUMPLIMIENTO (SI - NO) Glosario Dinámica familiar: la dinámica familiar requiere del entendimiento conceptual de diversos componentes que intervienen en la relación de los integrantes de las familias y que determinan su composición, características, estructura, funcionalidad y roles. Estructura familiar: composición del grupo familiar y el rol desempeñado por cada uno de sus miembros dentro de la misma. Eventos estresores: suceso vital (muerte, enfermedad, divorcio, matrimonio), para lo cual la familia ha tenido poca o ninguna preparación previa, por ello termina en una crisis personal y familiar. Familia rígida: dificultad en cambios, trato de niños a hijos adultos., no admiten el crecimiento de sus hijos. Hijos sometidos por la rigidez de sus padres. Familia sobre protectora: preocupación por sobreproteger a los hijos, esfuerzos desproporcionados por no permitir el desarrollo y autonomía de los hijos. No saben ganarse la vida, ni defenderse, tienen excusas para todo, se convierten en infantiles. Como familia proporciona al niño satisfacciones y necesidades físicas, buscan prevenirlo de peligros y enfermedades. Familia centrada en los Hijos: familias en donde los padres centralizan su dinámica y funcionamiento en los hijos, habiendo dificultad para enfrentar sus propios conflictos. Así, en vez de tratar temas de la pareja, traen siempre a la conversación temas acerca de los hijos, como si entre ellos fuera el único tema de conversación. Página 367 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Familia con un solo padre: con frecuencia observamos que en este tipo de familia, uno de los hijos, usualmente el mayor, hace el papel del padre ausente y en ocasiones sustituye el rol de las parejas faltantes. Esto ocasiona grandes trastornos para su crecimiento, ya que por tomar roles que no le corresponden, no aprende a hacer ni a compartir con sus compañeros y/o hermanos lo que le corresponde a su edad. Familia demócrata: en este tipo de familia, los padres son Incapaces de disciplinar a los hijos, y con la excusa de no ser autoritarios y de querer razonarlo todo, les permiten a los hijos hacer todo lo que quieran. En este tipo de hogares, los padres no funcionan como padres ni los hijos como hijos y con frecuencia observamos que los hijos mandan más que los padres. En caso extremo los padres no controlan a sus hijos por temor a que éstos se enojen. Familia inestable: debido a la ambivalencia y el conflicto de los padres, protegen al niño de las exigencias del ambiente durante los años formativos, las funciones del Yo no se desarrollan adecuadamente, la familia no alcanza a ser una unidad, los padres están confusos acerca del mundo que quieren mostrar a sus hijos por falta de metas comunes, les es difícil mantenerse unidos resultando que, por su inestabilidad, los hijos crecen inseguros, desconfiados y temerosos, con gran dificultad para dar y recibir afecto. Familia nuclear: conformada por la pareja y los hijos(as). Familia extensa: corresponde a aquella familia conformada por más de dos generaciones. En ella se implican además de figuras de abuelos(as) y otros parientes. Esta familia también se conforma luego de separaciones conyugales o como producto de crisis económicas. Familia monoparental: llamadas también familias uniparentales, porque sólo uno de los genitores asume la convivencia bajo el mismo techo con sus hijos(as). Estas familias son llamadas también familias incompletas., Se forma tras una viudez, una separación, un divorcio o un abandono. Familia reconstituida o Superpuesta: es la familia que se conforma después de la ruptura de un vínculo conyugal y donde uno o ambos miembros de la pareja traen hijos(as) producto de la relación disuelta. Funcionalidad familiar: es necesario considerar que la funcionalidad familiar no debe ser entendida como un elemento “estático” de las familias, sino por el contrario, debe ser evaluada al tomar en cuenta su gran dinamismo. Es un grave error calificar a una familia como funcional o disfuncional, como si se tratara de un diagnóstico definitivo, etiquetándola bajo la idea de que así ha permanecido o permanecerá por tiempo indefinido. La disfunción familiar se presenta cuando la familia no es capaz de manejar adecuadamente el estrés y favorece un grado todavía mayor del mismo. Genograma familiar: es una representación gráfica del mapa familiar. En él se registra información sobre los miembros de una familia y sus relaciones entre los diferentes subsistemas que la componen. Lazos afectivos: manifestaciones de afecto físico, palabras cariñosas y emotividad cuando se refieren a sus miembros. Matriarcado: cuando las normas y reglas familiares son impuestas y controladas por la madre, ejerciendo esta la autoridad y dejando de lado la participación del padre en este sentido, en la familia no se toman decisiones sin contar con la intervención y respuesta concreta de la madre. Página 368 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 35 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Normas familiares: determina la importancia que tiene para la familia, el cumplimiento de exigencias para sus miembros. Analizar cuales son las normas de mayor relevancia para la familia y como responde el aspirante a esas normas. Patriarcado: cuando las normas y reglas familiares son impuestas y controladas por el padre, ejerciendo este la autoridad y dejando de lado la participación de la madre en este sentido. En la familia no se toman decisiones sin contar con la intervención y respuesta concreta del padre. Relación conyugal: relación de pareja, acoplamiento hombre-mujer en el campo afectivo, social, sexual, con miras a conformar una organización estable. Relación parento filial: relación de pareja en calidad de padres frente a sus hijos y en desarrollo de sus funciones de protección, cuidado, crianza, socialización, orientación, fomentar la autonomía, dirigir, controlar, poner limites, entre otras. Relación fraternal: relación entre hermanos estructurado en pie de igualdad; se apoyan, comparten, cooperan entre sí, compiten, se atacan, son cómplices, entre otras. Relaciones externas: la familia está abierta a la sociedad, colaborando con otras personas y organizaciones. Entre ellas destacan la escuela, la parroquia, las asociaciones culturales y recreativas, los clubes deportivos, etc. Roles familiares: funciones que cumple cada uno de los miembros de la familia del aspirante dentro de su núcleo. Estas pueden ser: Valores: son cualidades que orientan nuestra conducta, con base en ellos decidimos cómo actuar ante las diferentes situaciones que nos plantea la vida. Están presentes en los comportamientos, las conductas, percepciones y metas de un individuo. Vinculo afectivo: es la relación íntima que el niño establece inicialmente con la madre y luego con otras personas, como el padre, los hermanos, otros familiares y los amigos. El vínculo afectivo implica una conducta de apego que corresponde al niño. El vínculo afectivo contribuye para que se establezca la red de relaciones con los padres y otros parientes. Esta red contribuye al fortalecimiento del concepto de sí mismo. Página 369 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 36 POLICÍA NACIONAL 3.9.10 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0108FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Flujograma Listado 1.Recibir listado de aspirantes para realizar valoración socio familiar 2. Revisar expedientes de aspirantes 3. Realizar sectorización geográfica 4. Notificar al aspirante del día de la visita 5. Realizar visita Socio familiar 6. Diligenciar formato de valoración Socio familiar 7. Insertar datos de valoración socio familiar en el SIADMI 8. Enviar expediente para archivo Página 370 de 497 Formato HOJA DE PRESENTACIÓN 37 POLICÍA NACIONAL 3.9.11 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0108DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Descripción de procedimientos ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Grupo de Incorporación en cada 1. Recibir listado Recepción del listado de aspirantes departamento para realizar Listado de que para realizar valoración Funcionario de la valoración socioaspirantes. sociofamiliar. Regional, familiar. encargado de programar valoraciones. RIESGOS Recibir listados incompletos. ACCIONES PREVENTIVAS Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se pueda imprimir los listados de aspirantes citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. 2. Revisar expedientes de aspirantes. Verificar uno a uno los expedientes de los aspirantes para conocer la estructura familiar, los resultados de las valoraciones del proceso de Trabajador social. selección y los soportes de ingresos que presenta el aspirante, direccionando la visita sobre temas específicos. No realizar esta actividad, No separar el formato de la perdiendo la valoración sociofamiliar del posibilidad de expediente, garantizando conocer de que los profesionales antemano cuenten con la información situaciones suficiente al momento de especificas en los realizar la visita. aspirantes. 3. Realizar sectorización geográfica. Al momento de revisar los Trabajador social expedientes del proceso de Conductor o selección, también se realiza la funcionario de la distribución por sectores para Regional de aprovechar los desplazamientos a Incorporación. los diferentes sectores y municipios. Ubicación de un funcionario que conozca la Desconocimiento ciudad para que realice la de la ciudad. sectorización, reduciendo costos y tiempo. Página 371 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 37 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Una vez realizada la sectorización se notifica al aspirante de la fecha de realización de la visita socio4. Notificar al familiar, mediante comunicación aspirante del día telefónica y/o por escrito, que esta de la visita. se realizará con anticipación para que los miembros de la familia estén presentes. 5. Realizar la visita sociofamiliar. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0108DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Trabajador social Conductor o funcionario de la Regional de Incorporación. Inicia con la presentación del funcionario que adelanta la valoración, se diligencia la solicitud de ingreso a la vivienda, posteriormente se realiza entrevista semi estructurada con la familia para evaluar los criterios Trabajador social. establecidos en el formato de la valoración, luego se realiza un recorrido por la vivienda y específicamente al cuarto del aspirante, concluye la misma dando la orientación necesaria sobre los pasos a seguir. Página 372 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No contar con los recursos logísticos (línea telefónica de Incluir en los planes de larga de compras, para poder distancia, contar con línea telefónica, vehiculo con el cupo suficiente para disponible en llamadas a larga distancia forma y de combustible para permanente), que poder realizar los permita asegurar desplazamientos. la presencia de la familia al momento de la visita. Pérdida de tiempo por: No ubicar la residencia. No encontrar a los residentes en la vivienda. No permitir el ingreso a la vivienda. Trasladarse a la realización de visitas, acompañado de los aspirantes. En caso de no permitir el ingreso a la residencia, solicitar que se diligencie la no autorización en el formato de la valoración. HOJA DE PRESENTACIÓN 37 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR VALORACIÓN SOCIOFAMILIAR Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0108DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Durante la realización de la valoración se realizan anotaciones sobre la información requerida en formato de la valoración y posterior a la finalización de la entrevista se 6. Diligenciar diligencia el formato, registrando el formato de puntaje y concepto que describa al Trabajador social. valoración socio- máximo las características, familiar. aspiraciones y condiciones económicas familiares, para que al momento del Consejo de Admisiones se tenga una visión completa del medio familiar del aspirante. Registrar los resultados de la 7. Insertar valoración socio-familiar en la base resultados en de datos SIADMI, diariamente para Trabajador social. base de datos que obre como antecedente en el SIADMI. registro del proceso de selección de cada aspirante. Ya registrados los datos en la base 8. Enviar de datos del SIADMI, se hace expediente para Trabajador social. entrega mediante oficio de los archivo. expedientes al archivo. Página 373 de 497 RIESGOS No se indague sobre la información que se solicita en el formato de la valoración. No se diligencie el formato una vez realizada la visita al lugar de residencia del aspirante. ACCIONES PREVENTIVAS En caso de no contar con experiencia en la realización de la valoración, se debe guiar con el formato e indagar en forma indirecta sobre cada uno de los temas tratados. Establecer en la agenda de visitas y asignar un tiempo prudencial para que diariamente se diligencien los formatos de las visitas realizadas. Alimentar la base de datos del SIADMI, posterior a la Registrar datos realización de la incompletos en el valoración, facilitando la SIADMI. particularización de cada concepto. Entrega formal de las Perdida de carpetas al archivo documentación. relacionando los documentos entregados. HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.10 ESTUDIO DE SEGURIDAD 3.10.1 Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Para aspirantes a oficial: Investigadores de la Regional de Incorporación o del Departamento de Policía (SIJIN – SIPOL) y en zonas alejadas o de difícil acceso el Oficial Comandante de Distrito. Para aspirantes a patrullero: Investigadores de la Regional de Incorporación o del Departamento de Policía (SIJIN – SIPOL) y en zonas alejadas o de difícil acceso el Comandante de Estación (oficial, suboficial o miembro del nivel ejecutivo en el grado de sargento segundo o intendente en adelante). 3.10.2 Fundamento legal El principio de la Policía es el servicio público que se presta con fundamento en la igualdad, imparcialidad y control ciudadano., El interés por mantener la armonía social, la convivencia ciudadana, el respeto reciproco entre las personas y de ellas hacia el Estado. La actividad policial es de carácter preventivo, comunitario, educativo, ecológico, solidario y de apoyo judicial. La actividad policial es una profesión, sus servidores deberán recibir formación profesional, cultural y social de respeto por los derechos humanos, la instrucción ética, ecológica, de liderazgo y de servicio comunitario. Todo miembro de la Policía Nacional de acuerdo con su rango, será capacitado integralmente en las escuelas de formación. Constitución Política de Colombia. Artículo 218. La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. La Ley determinará su régimen de carrera, prestacional y disciplinario. Ley 62 de 1993. Artículo 1. Finalidad. La Policía Nacional, como parte integrante de las autoridades de la República y como cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, está instituida para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares. Así mismo, para el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. Instructivo No. 053/ SUDIR. Unificación de criterios para la elaboración de los productos del grupo análisis de riesgo de la dirección de inteligencia. Estudios de seguridad a personas naturales: Son actividades dirigidas a personas naturales que pretenden constituir vínculo laboral con la Institución, cuyo resultado sirve como elemento orientador para una acertada selección e incorporación. La Dirección y las Seccionales de Inteligencia en la actualidad apoyan la realización de este proceso, teniendo en cuenta que a la Dirección de Incorporación, le corresponde a futuro asumir esta actividad de manera autónoma. Página 374 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL 3.10.3 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Objetivos específicos Evaluar las condiciones del comportamiento social de cada aspirante y su grupo familiar. Realizar la consulta oportuna de los posibles antecedentes penales, contravencionales y disciplinarios de los aspirantes y miembros de su grupo familiar para darla a conocer al Consejo de Admisiones. Asesorar al mando institucional en la adecuada toma de decisiones dirigida a fortalecer las capacidades de seguridad y defensa de la Institución. 3.10.4 Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en el Estudio de Seguridad del proceso de selección e incorporación garantizando que los aspirantes que ingresen a la Escuela cumplan con el perfil de seguridad que se requiere para el servicio a la comunidad. Reducir a cero (0) el número de quejas originadas en la etapa de estudio de seguridad. 3.10.5 Indicadores de gestión No. INDICADOR META 1 No. de aspirantes valorados dentro de la programación establecida en el cronograma de la convocatoria. No. total de aspirantes que se les realizó estudio de seguridad por convocatoria. 100% 2 No. de aspirantes que se les realizó estudio de seguridad por convocatoria. No. de aspirantes programados para estudio de seguridad por convocatoria. 100% 3 No. de conceptos de estudio de seguridad registrados en el SIADMI por convocatoria. No. total de aspirantes que se les realiza estudio de seguridad por convocatoria. 100% Página 375 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL No. 4 5 3.10.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: INDICADOR No. de estudios de seguridad realizados por profesionales adscritos a la Regional por convocatoria. No. de estudios de seguridad realizados por convocatoria. No. de elementos adquiridos para realizar estudios de seguridad. No. de elementos solicitados para realizar estudios de seguridad (plan de compras). META 100% 100% 6 No. de investigadores con que cuenta la Regional para realizar Estudio de seguridad. No. de profesionales requeridos para realizar estudios de seguridad. 100% 7 No. de informes presentados por el(los) investigador(es) sobre el desarrollo de la valoración y el perfil de los aspirantes. No. de convocatorias adelantadas por la Regional. 100% Lineamientos para el desarrollo de la valoración El estudio de seguridad se establece en el proceso de selección como de carácter clasificatorio, lo cual implica que puede ser realizada en el momento que el Jefe de la Regional de Incorporación lo estime conveniente, desde el momento de la inscripción hasta antes del Consejo de Admisiones, de acuerdo con el cronograma de la convocatoria. Recepción de la solicitud (orden de trabajo): aspecto básico para iniciar la valoración estudio de seguridad. A través de una solicitud u orden de trabajo el Jefe de la Regional o el jefe del Grupo de Incorporación, solicita o informa a los investigadores adscritos a la Regional, realizar los estudios de seguridad a los aspirantes, especificando la fecha de devolución de los formatos debidamente diligenciados. Para ello se debe garantizar que los investigadores conozcan la normatividad que rige el proceso de selección tanto para los aspirantes, como para los funcionarios y el contenido del instructivo para el desarrollo de la convocatoria. Revisión de expediente: antes de solicitar el desarrollo de esta valoración, el Jefe de Grupo ó encargado de coordinar la realización de los estudios de seguridad, debe revisar los expedientes y verificar que aparezca en la parte final, fotocopia del volante de consignación de la valoración. En caso de que no se encuentre este Página 376 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: documento, deberá devolver el expediente al funcionario encargado de citar a los aspirantes para que realice la respectiva consignación y de igual manera, practicará una inspección física de la documentación requerida para el estudio de seguridad así: Formato de información del aspirante para estudio de seguridad debidamente diligenciado. Fotocopia cédula de ciudadanía o contraseña del aspirante. Registro civil de nacimiento del aspirante. Fotocopia de cédulas o contraseñas de padres o acta de defunción si son fallecidos. Fotocopia acta de grado y diploma de bachiller o profesional. Fotocopia del pasado judicial refrendado. Impresión de registro del ICFES. Certificados de ingresos de cada uno de los aspirantes. Sectorización geográfica: seleccionar geográficamente los diferentes estudios de seguridad de los aspirantes, con el fin de optimizar, agilizar y administrar adecuadamente los recursos logísticos para la realización del estudio de seguridad. Solicitud verificación de antecedentes: se les solicitará información a los siguientes organismos del estado, para corroborar los datos suministrados por el aspirante y verificar si tiene algún antecedente: Dirección central de Policía judicial (DIJIN). Fiscalia General de la Nación. Procuraduría General de la Nación. Departamento Administrativo de Seguridad - DAS. Instituto Nacional penitenciario y carcelario - INPEC. Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior – ICFES. Oficinas de Instrumentos públicos. Asobarcaría. Oficina de transito y transportes. Sustentación económica (certificados laborales y extractos bancarios). Realizar indagaciones sobre el aspirante: en forma paralela se puede realizar las actividades de campo para constatar la información solicitada en el formato del estudio de seguridad, por medio de: Hacer las verificaciones en el sector residencial donde actualmente reside el aspirante y grupo familiar (referencias de vecinos). Ingresando a la residencia en caso de ser necesario. Trasladarse a la estación de Policía o CAÍ más cercano para evaluar la problemática a nivel social y delincuencial que se vive en el sector. Realizar labores de vecindario alrededor del lugar donde reside el aspirante, procediendo a diligenciar los ítems que aparecen en el formato. Sectorizar el lugar de ubicación del establecimiento académico donde el aspirante termino su bachillerato o su carrera universitaria (en el caso de los profesionales). Inspeccionar las instalaciones físicas del colegio o universidad de acuerdo a los datos suministrados por el aspirante, revisando libros de actas de graduación, matriculas y calificaciones del ultimo año. Página 377 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: A los aspirantes que han prestado su servicio militar se les indaga en las unidades y con los comandantes sobre el comportamiento observado en esta etapa. Cuando el aspirante labora, sectorizar el lugar de trabajo con el fin de visitar al jefe inmediato para evaluar la actitud laboral del aspirante y su comportamiento en el mismo. Ante cualquier información adicional al estudio de seguridad (llamadas a la oficina de incorporación, quejas o por medio escrito) se verificará para corroborar o descartar la información, sustentando mediante informe al Jefe de la Regional, con los soportes que ameriten cada caso. Posterior a la realización de todas las indagaciones se procede a conceptuar la situación del aspirante, de acuerdo con las labores realizadas por el funcionario investigador. Diligenciamiento del formato de valoración: para una clara comprensión en el diligenciamiento del formato de valoración se debe tener en cuenta que: El formato debe ser diligenciado en letra clara, tinta negra y en su totalidad por el funcionario que realizó el Estudio de Seguridad, firmando en el lugar correspondiente del formato con el visto bueno del jefe (si lo hay) donde se realizó la valoración y justificando en forma clara y precisa si el aspirante cumple o no con las condiciones requeridas para prestar con calidad el proceso de selección. Cualquier información adicional, se deberá informar al Jefe de la Regional de Incorporación mediante informe anexo al Estudio de Seguridad. Cuando la valoración es realizada por un uniformado, que no forma parte de la Regional de Incorporación, se le debe entregar anexo al formato, copia del instructivo y posterior a su diligenciamiento debe ser revisado por el encargado de Estudios de Seguridad adscrito a la Regional de Incorporación, antes de ser incorporado a la carpeta. La información suministrada es de manejo exclusivo de la Institución. El funcionario encargado debe informar al Jefe de la Regional de Incorporación, en absoluta reserva cualquier tipo de información que ponga en riesgo el proceso de selección y la seguridad de la Institución. El formato se va diligenciando una vez haya culminado cada una de sus etapas, para evitar perdida de información en el diligenciamiento del mismo. El funcionario que realiza el estudio de seguridad se abstendrá de emitir concepto de no ajuste al perfil requerido, frente a situaciones que correspondan a las valoraciones psicológicas y/o socio-familiares, y que no afecten o pongan en peligro la seguridad de la Institución. En desarrollo de la valoración se verificará la información que a continuación se relaciona: I. Información personal. II. Información académica. III. Información laboral. IV. Observaciones sobre el aspirante y el grupo familiar. V. Información economica. VI. Otros aspectos del aspirante. VII. Antecedentes penales del aspirante, la familia y/o persona que lo apoya economicamente. VIII. Fuentes consultadas. IX. Evaluación de competencias laborales. X. Concepto del investigador. Página 378 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: El formato debe ser diligenciado a medida que se vaya verificando y obteniendo información del aspirante, así: I. Información personal: En los archivos sistematizados de la DIJIN, Registraduría Nacional del Estado Civil, se verificarán los datos suministrados por el aspirante, colocando en la casilla correspondiente si son verdaderos o falsos. La información a confirmar esta relacionada con los datos biográficos así: Apellidos y nombres completos. Documento de identidad. Lugar y fecha de nacimiento. Edad. Dirección de residencia, teléfono. Estado civil. Información económica del aspirante y su familia: dará evaluar el origen de los bienes (consulta ante catastro y oficinas de instrumentos públicos). II. Información académica: esta actividad se hace para corroborar el nivel de educación del aspirante y la autenticidad de los documentos que respalda los títulos obtenidos. Para lograr esta información se desarrollan las siguientes acciones: Consultar a los centros de educación básica superior, para que certifique la legitimidad de los documentos académicos del aspirante (diplomas, folios, actas de grado, etc.). Se debe consignar en el formato el nombre del colegio, Instituto y/o universidad, número de radicado en el libro, folio y fecha; cuando es carrera profesional se escribe el número de oficio respuesta, fecha, ciudad, nombre del decano o funcionario autorizado que firma y cargo. Si el aspirante realizó sus estudios o parte de estos en el exterior verificar ante el Ministerio de Educación su legalidad. III. Información laboral: inicialmente se programa una entrevista con el jefe inmediato, indagando lo relacionado con el comportamiento, responsabilidad, profesionalismo, honestidad, relaciones con los compañeros, etc., Estableciendo fecha de ingreso y en caso de no estar laborando la fecha y motivo del retiro. Se verificará la constancia laboral de la empresa donde la persona laboró. En este ítem se consigna el número de oficio con que se dio respuesta, fecha y nombre del jefe inmediato. IV. Observaciones sobre el grupo familiar: en las labores de vecindario y concepto de los habitantes del sector se debe identificar composición familiar, conducta de los integrantes de la familia y posibles nexos con personas u agrupaciones al margen de la Ley. V. Información economica: se verificara con la documentación anexa, labores de vecindario y consulta a las entidades pertinentes, la veracidad de la información suministrada por el aspirante. VI. Otros aspectos del aspirante: se registrarán las informaciones de relevancia que se detecten y que no estén contemplados en ninguno de los ítems del formato de Estudio de Seguridad. Página 379 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: VII. Consulta de antecedentes penales del aspirante, la familia y/o persona que lo apoya economicamente: se verifica la situación jurídica actual del aspirante y sus familiares. Esta información es consultada en los archivos de la DIJIN, DAS, Fiscalía General de la Nación y Procuraduría General de la Nación. Los funcionarios encargados de realizar las valoraciones, deben conocer la diferencia entre Antecedentes y Anotaciones, teniendo en cuenta el Artículo 248 de la Constitución Política: “Únicamente las condenas proferidas en sentencias Judiciales en forma definitiva, tienen la calidad de antecedentes penales y/o contravencionales en todos los órdenes legales”. Si hay registros de antecedentes, el funcionario debe consignar: autoridad que profiere sentencia, fecha, ciudad y nombre del sentenciado; en caso de no presentarse registros, se debe plasmar el número de oficio respuesta, fecha, nombre y cargo de la persona que lo firma. Los antecedentes de los familiares se deben plasmar en el formato y en ningún momento afectan el concepto del aspirante, teniendo en cuenta lo dispuesto en la sentencia No. T-215 del 10 de marzo de 2005. Las anotaciones encontradas en el transcurso de la valoración, constituyen una pauta para que el funcionario conozca la conducta del aspirante o su familia. VIII.Concepto del funcionario investigador: el funcionario emite concepto final del aspirante, afirmado si el aspirante se ajusta ó no al perfil requerido, a partir de la información recolectada y verificada durante la realización del Estudio de Seguridad. Es importante resaltar que no se deben presentar tachones ni enmendaduras en los conceptos. Sistematización de los resultados: Se realiza por medio de la sistematización del concepto en el SIADMI y el registro a través de formatos prediseñados con el fin de realizar un control de calidad sobre el procedimiento, corregirlo y ajustarlo de acuerdo a las posibles fallas que se presenten (ver anexo 7). De esta forma, el profesional lleva una planilla de registro estadístico en la cual, anota el número de aspirantes que evaluó en cada convocatoria, el concepto y las observaciones que tenga al respecto. Devolución de expedientes al archivo: Después de haber evaluado a los aspirantes programados para ese día, el encargado del Grupo de Estudios de Seguridad, debe regresar los expedientes al archivo, permitiendo agilizar el proceso y que el aspirante continúe con la siguiente valoración. En caso de que el estudio de seguridad haya sido realizado por investigadores de la SIPOL, o en los Distritos de Policía, el funcionario encargado del grupo de estudios de seguridad de la Regional debe revisar el diligenciamiento de la valoración antes de entregar el expediente al archivo. 3.10.7 Criterios de ajuste al perfil Es importante que el profesional o funcionario investigador al que se le encomiende la realización del estudio de seguridad, al momento de evaluar las variables que intervienen. Tenga en cuenta los criterios establecidos en el perfil, así: Criterios de no ajuste al perfil requerido por la Policía Nacional: El aspirante proporciona información falsa en alguno de los formatos de la carpeta de inscripción. Página 380 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Se logre establecer que el aspirante es casado. Se establezca que el aspirante tiene hijos. El aspirante presente alteraciones en los exámenes de estado (ICFES). Cuando el aspirante presente requerimientos de tipo penal, mediante previa consulta a las entidades de seguridad del estado. Cualquiera de las faltas anteriores tendrán un calificación de cero puntos, y automáticamente el funcionario que realiza el estudio de seguridad calificará al mismo con el no cumplimiento con el perfil requerido y el aspirante será excluido del proceso. Descripción de los puntajes para cada variable: I. Información personal: este ítem tendrá un valor de 0 ó 10 puntos, evaluada la veracidad de la información suministrada por el aspirante en la carpeta de inscripción. En caso de falsedad el puntaje será igual a cero puntos y el aspirante no se ajustaría al perfil requerido. II. Información académica: esta información tendrá un valor de 10 puntos los cuales serán distribuidos en la siguiente forma: a. Comportamiento 5 Puntos cuando el comportamiento del aspirante en el establecimiento educativo fue excelente. 4 Puntos cuando el comportamiento del aspirante en el establecimiento educativo fue sobresaliente. 3 Puntos cuando el comportamiento del aspirante en el establecimiento educativo fue aceptable. 0 Puntos cuando el comportamiento del aspirante en el establecimiento educativo fue insuficiente. b. Rendimiento Académico 5 Puntos cuando el rendimiento académico del aspirante en el establecimiento educativo fue excelente. 4 Puntos cuando el rendimiento académico del aspirante en el establecimiento educativo fue sobresaliente. 3 Puntos cuando el rendimiento académico del aspirante en el establecimiento educativo fue aceptable. 0 Puntos cuando el rendimiento académico del aspirante en el establecimiento educativo fue insuficiente. En caso de falsedad el puntaje será igual a cero puntos y el aspirante no se ajustaría al perfil requerido. III. Información laboral: Inicialmente se programa una entrevista con el jefe inmediato, indagando comportamiento y desempeño laboral (responsabilidad, profesionalismo, honestidad, relaciones con los compañeros etc.). Además de establecer fecha de ingreso o en caso de no estar laborando la fecha y motivo del retiro. Se verifica la constancia laboral de la empresa donde la persona laboró(a). Este ítem tendrá un puntaje máximo de 10 puntos, se calificará de acuerdo al comportamiento y rendimiento laboral, los cuales serán distribuidos de la siguiente forma: a. Comportamiento: 5 puntos excelente, 4 puntos bueno, 2 puntos regular, 0 puntos malo b. Rendimiento Laboral: 5 puntos excelente, 4 puntos bueno, 2 puntos regular, 0 puntos malo Si el aspirante laboró y lo han retirado del mismo por causales de mala conducta o comportamiento el puntaje a calificar es de 0 puntos en este ítem. Si el aspirante no labora pero estudia la calificación será 10 Página 381 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: puntos; si No ha laborado ni estudiado en el último año será 6 puntos y si No ha laborado ni estudiado en los dos últimos años la calificación es de 3 puntos. En caso de falsedad el puntaje será igual a cero puntos y el aspirante no se ajustaría al perfil requerido. IV. Observaciones sobre el aspirante y el grupo familiar: en el presente ítem se evaluarán los diferentes conceptos recolectados por el funcionario investigador con relación al aspirante y su grupo familiar y la ubicación del lugar de residencia. El concepto de los vecinos sirve de soporte a la calificación asignada, solicitando a los entrevistados que resalten las acciones positivas o negativas del aspirante y su grupo familiar. Para la calificación se tendrán en cuenta dos variables: comportamiento del aspirante y el grupo familiar y ubicación de la residencia. Comportamiento social del aspirante y del grupo familiar: 15 puntos. 15 puntos cuando los vecinos o demás residentes de la zona manifiesten que la familia es miembro activo de las actividades en beneficio de la comunidad, y cumple con las normas de convivencia y ética; al igual no han sido participes de escándalos o problemas callejeros en su entorno. 10 puntos cuando los vecinos del sector manifiesten que la familia no ha sido muy vista en las actividades de vecindario, ó que no la conocen pero que no se les ha visto en alguna actitud mala o extraña que atente con el bienestar colectivo de los habitantes del sector. 5 puntos si la familia nunca han sido participe en actividades de integración para el beneficio de la comunidad. o son nuevos en el sector donde residen. 0 puntos para cuando el aspirante o grupo familiar presenta conductas que definitivamente no han sido acordes con los reglamentos de ética y convivencia y que por el contrario, ponen en riesgo el bienestar de la comunidad y no son el ejemplo a seguir de la misma, ni de las personas que residen en el sector. Lugar de ubicación geográfica de la residencia (15 puntos): se evaluará la ubicación geográfica del lugar de residencia del aspirante y su grupo familiar, dando a conocer la ubicación exacta de la residencia del aspirante, así como su posible problemática social, proporcionando un indicador de seguridad para el aspirante en caso de vincularse a la institución. La presente información será evaluada según los datos suministrados por las Unidades policiales que pueden ofrecer datos importantes sobre el sector (CAI, Estaciones, SIJIN, SIPOL, policía comunitaria, etc.). La evaluación de la ubicación geográfica de la vivienda se calificará dentro de los siguientes parámetros: 15 puntos en aquel sector que proporcione al uniformado total seguridad en sus desplazamientos, sin presencia de indigentes, alejado de las denominadas zonas de tolerancia, sin presencia de jóvenes adictos al consumo de sustancias alucinógenas, como tampoco cerca de sectores de bares o establecimientos nocturnos. 10 puntos en aquel sector en el cual no se presenten acciones de vandalismo, expendios de droga o consumo de la misma. Sector sin influencia de grupos al margen de la Ley ( se podra tener en cuenta la información que se maneja en las seccionales de Inteligencia, en los diferentes barrios y sectores). 5 puntos en aquel sector que presenta problemática social con un alto grado de inseguridad para la presencia de miembros de la fuerza pública, zonas con alto índice delincuencial, presencia de jóvenes o personas consumidores de droga, conformación de pandillas, alteraciones de la tranquilidad publica mediante escándalos, riñas y conflictos constantes entre residentes del sector. 0 puntos en aquel sector donde definitivamente no haya presencia de fuerza pública por situaciones de orden público e inseguridad de la población, ya sea por la creación, conformación o existencia de Página 382 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: grupos al margen de la Ley. Zona de alto riesgo para la presencia policial, catalogada como zonas de tolerancia, o que se conoce que en el sector una gran mayoría de sus habitantes se encuentran al margen de la Ley. V. Información economica: en este item se evalua la veracidad de la información suministrada por el aspirante. El funcionario investigador tendrá la oportunidad de valorar al aspirante en este sentido calificándolo con un puntaje de 0 si la información es falsa o 10 puntos si es verdadera. VI. Otros aspectos del aspirante: en este ítem se evalúan los aspectos positivos o negativos del aspirante, de acuerdo con las labores realizados por el investigador: participación en grupos productivos cuyo objetivo sea el mejoramiento y beneficio de la comunidad, grupos deportivos, estudiante sobresaliente en el colegio o en el trabajo, etc. El funcionario investigador tendrá la oportunidad de valorar al aspirante en este sentido calificándolo con un puntaje de 0 a 10 puntos, dando la respectiva justificación. VII. Antecedentes penales del aspirante, la familia y/o persona que lo apoya economicamente: Cuando el aspirante, la familia y/o persona que lo apoya economicamente no posean ningún tipo de antecedentes penales o contravencionales de acuerdo a las verificaciones realizadas por el funcionario investigador, se asignan 20 puntos. Cuando alguno de los miembros de la familia del aspirante o las personas que lo apoyarán económicamente poseen algún tipo de antecedente, se asignarán 10 puntos. Esta calificación tendrá que ser justificada explicando claramente el antecedente y el parentesco con en el aspirante. Cuando el que figura con antecedentes penales o contravencionales es el aspirante, la calificación es igual a 0 puntos y el aspirante automáticamente será conceptuado como “no se ajusta al perfil requerido”. VIII. Fuentes consultadas: se marca con una “X” las entidades consultadas garantizando la veracidad en la documentación y en los formatos. IX. Evaluación de competencias laborales: a través de la interacción con el aspirante y las referencias que se logre conseguir de el, tanto en el sector donde reside, como en el colegio y en el lugar de trabajo, el investigador debe estar atento a evaluar los comportamientos asociados a cada una de las competencias genéricas del policía, de tal manera que al momento de evaluar los comportamientos que se relacionan en el formato, se cuente con los criterios suficientes para establecer si el nivel de cada uno de ellos se encuentra alto, medio o bajo. La evaluación de estos ítems se tendrá en cuenta en el momento de revisar el expediente en la valoración integral – Consejo de Admisiones. X. Concepto del investigador: de acuerdo con toda la información que sobre el aspirante logra recolectar el investigador, emitirá un concepto sobre la pertinencia o no de la vinculación del aspirante a la Institución, justificando sus razones. Es importante resaltar que no se deben presentar tachones ni enmendaduras en los conceptos. Página 383 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL 3.10.8 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Criterios de seguimiento y auto evaluación No. EVIDENCIA 1 La Regional cuenta con el número de profesionales idóneos y necesarios para realizar los estudios de seguridad a los aspirantes. 2 Se dispone de los medios de transporte necesarios para la realización de la valoración. 3 Los investigadores que adelantan estudios de seguridad pertenecen al equipo de trabajo de la Regional en forma permanente. 4 Se elaboran actas donde se certifique que los investigadores que realizan los estudios de seguridad conocen la normatividad que les rige para la realización de la valoración y las instrucciones precisas para cada convocatoria. 5 Los investigadores que realizan esta valoración conocen todas las etapas del proceso y la cadena de valor que existen entre ellas. 6 El formato de la valoración es diligenciado en su totalidad por el profesional encargado de la valoración: firmas, sellos, nombres completos, conceptos claros sin tachones ni enmendaduras y fecha de realización de la valoración. 7 Todos los profesionales que realizan esta valoración emplean un formato escrito de control de estudios de seguridad, así como de las consignaciones por el pago de la valoración. 8 Son consultadas todas las fuentes de información requeridas, antes de emitir el concepto y puntaje de la calificación en todos los estudios de seguridad. 9 Se ingresa diariamente en el SIADMI el concepto de de los aspirantes evaluados por parte del profesional correspondiente. Página 384 de 497 CUMPLIMIENTO (SI - NO) HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: No. EVIDENCIA 10 Existen mecanismos de control por parte del Jefe de la Regional para garantizar que la realización de los Estudios de Seguridad que se solicita a otras unidades se cumple dentro de los parámetros de calidad. (Mediante oficio, seguimiento, revisión en la elaboración y procedimientos, etc). 11 Al término de cada convocatoria. se realizan estudios y/o documentos en que los profesionales presentan un análisis del perfil de los aspirantes en la valoración. 12 Los investigadores adscritos a Incorporación participan en el proceso de seguimiento durante la etapa de formación policial. Determinar que soportes existen de esta situación y que medida se han tomado por parte del Jefe de la Regional y el director de la Escuela en mejoramiento del proceso tanto de selección como de formación. 3.10.9 CUMPLIMIENTO (SI - NO) Glosario Análisis: estudio de la información cuyo objeto es generar conocimiento; permite comprender, interpretar, integrar, formular hipótesis, conclusiones y cursos de acción con base en la información disponible. Análisis de documentos: es el producto de inteligencia, resultado del estudio de la forma y contenido de un documento con el propósito de identificar entre otros aspectos el origen, fines y autenticidad del mismo. Evaluación de la información: procedimiento dirigido a determinar la confiabilidad y credibilidad de la información con el fin de medir la exactitud de la misma. La evaluación objetiva de la información demanda un juicio de valor acertado por parte del funcionario y la aplicación de técnicas que le permiten cuantificar su nivel de exactitud. Información reservada: es aquella información de uso exclusivo del mando institucional. Antecedentes penales: son aquellas condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva. Antecedentes disciplinarios: sanciones disciplinarias ejecutoriadas que figuren en la hoja de vida del servidor público y en los organismos de control externo. Aspirante: persona mayor de edad, que desea participar en las convocatorias para el proceso de selección. Concepto: resultado final de las verificaciones realizadas en el estudio de seguridad. Estatuto: régimen jurídico que gobierna determinada actividad o ramo especializado, el cual puede estar integrado por normas de distintas leyes, decretos u otros textos jurídicos que guarden entre sí homogeneidad en relación con el área de que se trata. Página 385 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 38 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Estudio de seguridad: análisis detallado y objetivo que se realiza a los aspirantes comprobando la información por ellos suministrada, que permita ampliar el conocimiento sobre el aspirante, para facilitar la decisión sobre la conveniencia o inconveniencia de su incorporación. Funcionario investigador: miembro activo de la policía, capacitado y facultado para realizar estudios de seguridad. Verificación personal: cotejo de la información suministrada por la persona objeto de estudio, referente a sus generales de Ley, lugar de residencia, composición familiar en vínculos de consanguinidad y afinidad ocupación u oficio. Página 386 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 39 POLICÍA NACIONAL 3.10.10 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES. Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0109FL-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Flujograma 1. Recibir listado de aspirantes para realizar estudio de seguridad Listado 2. Revisar expedientes de aspirantes 3. Realizar sectorización geográfica 4. Realizar estudio de seguridad 5. Emitir concepto Concepto 6. Insertar resultados en base de datos SIADMI 7. Enviar expediente a archivo Página 387 de 497 Resultados HOJA DE PRESENTACIÓN 40 POLICÍA NACIONAL 3.10.11 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0109DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Descripción del procedimiento ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTO ENTRA SALE Jefe Grupo de Incorporación en cada 1. Recibir listado Recepcionar las solicitudes ordenes departamento. de aspirantes de trabajo o listados del personal Listado de para realizar que se requiere les realice estudio Funcionario de la aspirantes. estudio de de seguridad. Regional, seguridad. encargado de programar valoraciones. RIESGOS Recibir listados incompletos. ACCIONES PREVENTIVAS Agendar en el SIADMI, o en una base de datos la programación de aspirantes, de tal manera que se pueda imprimir los listados de aspirantes citados y entregados al profesional a cargo de la valoración, con la suficiente anterioridad a la realización de la valoración. 2. Revisar expedientes de aspirantes. Verificar uno a uno los expedientes de los aspirantes para conocer en detalle la información presentada Funcionario por el aspirante en los formatos del investigador. expediente para el proceso de selección. No realizar esta No separar el formato de la actividad, valoración socio-familiar perdiendo la del expediente, posibilidad de garantizando que los conocer de profesionales cuenten con antemano la información suficiente al situaciones momento de realizar la especificas en los visita. aspirantes. 3. Realizar sectorización geográfica. Al momento de revisar los expedientes del proceso de selección, también se realiza la Funcionario distribución por sectores para investigador. aprovechar los desplazamientos a los diferentes sectores y municipios. Ubicación de un funcionario que conozca la Desconocimiento ciudad para que realice la de la ciudad. sectorización, reduciendo costos y tiempo. Página 388 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 40 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO RESPONSABLE 4. Realizar Estudio de seguridad. Inicia con la presentación del funcionario que adelanta la valoración, se diligencia la solicitud de ingreso a la vivienda, posteriormente se realiza entrevista semi estructurada con la familia para evaluar los criterios Funcionario establecidos en el formato de la investigador. valoración, luego se realiza un recorrido por la vivienda y específicamente al cuarto del aspirante, concluye la misma dando la orientación necesaria sobre los pasos a seguir. 5. Emitir concepto. Durante la realización de la valoración se realizan anotaciones sobre la información requerida en formato de la valoración y posterior a la finalización se diligencia el formato, registrando el puntaje y Funcionario concepto que describa al máximo investigador. las características, aspiraciones y condiciones sociales en que convive el aspirante, para que al momento del Consejo de Admisiones se tenga una visión integral del aspirante. Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0109DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Página 389 de 497 RIESGOS ACCIONES PREVENTIVAS No contar con los recursos logísticos (vehiculomotocicleta Incluir en los planes de disponible en compras, el combustible forma necesarios para poder permanente), que realizar los permite asegurar desplazamientos. la realización de la investigación en forma periódica y continua. En caso de no contar con experiencia en la No se indague realización de la sobre la valoración, guiarse con el información que formato e indagar en forma se solicita en el indirecta sobre cada uno formato de la de los temas tratados. valoración. Establecer en la agenda de No se diligencie trabajo, la asignación de el formato una un tiempo prudencial para vez realizada la que diariamente se investigación. diligencien en los formatos correspondientes las labores realizadas. HOJA DE PRESENTACIÓN 40 POLICÍA NACIONAL ACTIVIDAD 6. Insertar resultados en base de datos SIADMI. 7. Enviar expediente a archivo. Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR ESTUDIO DE SEGURIDAD Elaboró: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD DIRECCIÓN GENERAL COMO Registrar los resultados del Estudio de seguridad en la base de datos SIADMI, diariamente para que obre como antecedente en el registro del proceso de selección de cada aspirante. Ya registrados los datos en la base de datos del SIADMI, se hace entrega mediante oficio de los expedientes al archivo. RESPONSABLE Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Código: GT0109DP-01 Fecha última actualización: Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: DOCUMENTO ENTRA SALE Funcionario investigador. Funcionario investigador. Página 390 de 497 ACCIONES PREVENTIVAS Alimentar la base de datos del SIADMI, posterior a la Registrar datos realización de la incompletos en el valoración, facilitando la SIADMI. particularización de cada concepto. Entrega formal de Pérdida de expedientes al archivo documentación. relacionando los documentos entregados. RIESGOS HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL 3.11 CONSEJO DE ADMISIONES 3.11.1 Responsables Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Directores de las Escuelas de formación policial para los proceso de selección de aspirantes a oficiales y patrulleros. Directores de Direcciones o de las Escuelas de especialidades de la Policía Nacional, para la selección de aspirantes a realizar cursos de capacitación. 3.11.2 Fundamento legal Ley 1015 de 2006 (07 de febrero). “Por medio de la cual se expide el régimen disciplinario para la Policía Nacional” Articulo 23. Destinatarios. Son destinatarios de esta Ley el personal uniformado escalafonado y los Auxiliares 3.1.1 Sretirados, siempre de Policía que estén prestando servicio militar en la Policía Nacional; aunque se encuentren I que la falta se haya cometido en servicio activo. Articulo 24. Autores. Es autor quien cometa la falta disciplinaria o determine a otro a cometerla, aún cuando la conducta reprochada se conozca después de la dejación del cargo o función. Articulo 34. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: 3. Permitir, facilitar, suministrar información o utilizar los medios de la Institución, para cualquier fin ilegal o contravencional. 4. Solicitar o recibir directa o indirectamente dádivas o cualquier otro beneficio, para sí o para un tercero, con el fin de ejecutar, omitir o extralimitarse en el ejercicio de sus funciones. 6. Violar la reserva profesional en asuntos que conozca por razón del cargo o función; divulgar o facilitar, por cualquier medio, información confidencial o documentos clasificados, sin la debida autorización. 13. Coaccionar a servidor público o a particular que cumpla función pública, para que ejecute u omita acto propio de su cargo, con el fin de obtener provecho para si o para un tercero. 19. Vincular, incorporar o permitir la incorporación a la Institución de personas sin el lleno de los requisitos. 30. Respecto de documentos: a. Proporcionar datos inexactos, omitir, suprimir o alterar información que tenga incidencia en la vinculación o permanencia en el cargo o la carrera, así como para ascensos y cualquier novedad atinente a la administración del talento humano o a la función encomendada, con el propósito de obtener provecho para sí o para un tercero. c. Sustituirlos, alterarlos, sustraerlos, mutilarlos, destruirlos, ocultarlos, suprimirlos o falsificarlos en beneficio propio; o en beneficio o perjuicio de un tercero. e. Abstenerse intencionalmente de registrar los hechos y circunstancias que el deber le impone por razón del servicio, cargo o función o registrarlos de manera imprecisa o contraria. Articulo 35. Faltas graves. Son faltas graves: 1. Respecto de documentos: a. Permitir el acceso o exhibir expedientes, documentos, archivos o información que tenga la calidad de clasificada, a personas no autorizadas. Página 391 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: b. Dar motivo con culpa a la pérdida de expediente judicial o administrativo, puesto bajo su responsabilidad, así como a documentos o diligencias que hagan parte del mismo. 3. Proferir en público expresiones injuriosas o calumniosas contra la Institución, servidor público o particular. 13. Incitar al público o personal de la Institución para que formulen quejas o presenten reclamos infundados. Articulo 36. Faltas leves. Son faltas leves las siguientes: 11. Tratar a los superiores, subalternos, compañeros o al público en forma descortés e impropia, o emplear vocabulario soez. 3.11.3 Objetivos específicos Realizar la valoración integral de los aspirantes con fundamento en los resultados obtenidos en las etapas que contempla el proceso de selección e incorporación, atendiendo la disponibilidad de cupos. Seleccionar entre los aspirantes que superen todas las valoraciones del proceso de selección con conceptos de aptitud y ajuste al perfil, el mejor talento humano acorde con la aptitud psicofísica, el perfil de competencias laborales requerido y la disponibilidad de cupos. Velar por la legalidad en la toma de decisiones siguiendo los principios de Igualdad, moralidad, eficacia e imparcialidad del proceso, para evitar el tráfico de influencias y la discriminación. 3.11.4 Metas Cumplir con el 100% de los procedimientos establecidos en la valoración integral – Consejo de Admisiones del proceso de selección e incorporación. Propender por un ajuste del 100% entre el perfil del evaluado con relación al perfil y competencias requeridas para la convocatoria o curso al que el aspirante se presente. Reducir a cero (0) el número de quejas de los aspirantes originadas por la falta de objetividad en el Consejo de Admisiones. Garantizar que el 100% de los aspirantes seleccionados reúnan el perfil y las competencias exigidas para cada convocatoria. Página 392 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL 3.11.5 Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: Indicadores de gestión No. 1 2 3 INDICADOR No. de aspirantes evaluados por el Consejo de Admisiones dentro de la programación establecida en el cronograma. No. total de aspirantes presentados a Consejo de Admisiones No. de aspirantes que superan la etapa de Consejo de Admisiones con todas las valoraciones ajustadas al perfil. No. de aspirantes convocados a Consejo de Admisiones. No. de conceptos registrados en el SIADMI de aspirantes presentados a Consejo de Admisiones por convocatoria. No. total de aspirantes presentados a Consejo de Admisiones. META 100% 100% 100% 4 No. de aspirantes entrevistados en Consejo de Admisiones. No. total de aspirantes presentados a Consejo de Admisiones. 100% 5 No. de listas de elegibles resultantes del proceso. No. de convocatorias adelantadas por la Regional. 100% 6 3.11.6 Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL No. total de reclamaciones presentadas por aspirantes relacionadas con el consejo por convocatoria. No. total de aspirantes presentados a Consejo por convocatoria. 0% Lineamientos para el desarrollo de la valoración El Consejo de Admisiones es un órgano de carácter decisorio de las Direcciones de Escuela de formación y especialización policial, responsable de asegurar la transparencia y la correcta ejecución del proceso de Página 393 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: selección e incorporación, seleccionando el personal que ingresará a la Institución y a las especialidades; de acuerdo con los perfiles y competencias requeridos y a la planta autorizada por el Gobierno Nacional. La realización del Consejo de Admisiones debe programarse teniendo en cuenta el cronograma de la convocatoria y el número de aspirantes citados a esta etapa, de tal manera que el listado de aspirantes seleccionados se publique con 15 días de anterioridad a la fecha de ingreso. El Director de Incorporación, así como el Director Nacional de Escuelas tiene la facultad de participar y presidir los Consejos de Admisiones para las diferentes convocatorias, en el momento que lo consideren conveniente. La etapa de valoración integral - Consejo de Admisiones se realizará para los aspirantes a oficial, patrulleros y para los cursos de especialidades. Al proceso de selección de Auxiliares de Policía no se aplicará la etapa del Consejo de Admisiones y se regirá por lo contemplado en la Ley 48 de 1993. Antes de iniciar la entrevista de los aspirantes, los integrantes del Consejo de Admisiones deben reunirse para conocer el informe del desarrollo del proceso de selección: Actividades de divulgación. Número de carpetas vendidas frente a inscritos. Aspirantes valorados en cada etapa del proceso de selección frente a causales de no aptitud más frecuentes. Relación de aspirantes presentados a consejo, frente a inscritos. Apoyo en cifras por parte de los Comandantes de departamento y Directores de Escuela al proceso de selección: valoraciones realizadas, profesionales asignados, medios logísticos, recursos presupuestales asignados. Así mismo, apoyo de la DISAN con instalaciones, elementos, contratación de profesionales y laboratorios, etc. Conclusiones de cada etapa del proceso. Partiendo de este estudio los integrantes del Consejo establecen la metodología a utilizar: revisión de expedientes, tiempos que manejaran por aspirante, descansos, quiénes harán la introducción, las preguntas, el orden en que intervendrán, etc. Adicionalmente, el consejo debe preparar el desarrollo de la entrevista. Para ello, el Jefe de la Regional presentará la información de cada aspirante contenida en el expediente: 2. El cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos en la convocatoria. 3. El nivel de conocimientos y aptitudes. 4. Los resultados obtenidos en las pruebas eliminatorias y clasificatorias del proceso de selección. 5. El nivel de desarrollo de las competencias. 6. Información relacionada con el soporte económico. A partir de las conclusiones, se señalarán los temas en los cuales profundizaran, el tipo de preguntas que harán en relación con las competencias requeridas, la información a corroborar y la metodología para el manejo de la entrevista. Las preguntas que se usen en la entrevista para evaluar competencias, pueden estar relacionadas con eventos pasados de la vida del aspirante o sobre un caso hipotético, relativo a la vida en la Escuela o a las exigencias de ser policía. A continuación se da un ejemplo de las preguntas posibles para evaluar competencias. Página 394 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL COMPETENCIA Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PREGUNTAS POSIBLES ¿Qué tipo de actividades realiza con sus amistades? ¿De qué forma consigue amigos? ¿Usted se considera tímido?, ¿qué tipo de situaciones Relaciones interpersonales: le hace pensar que no lo es (o lo es)? capacidad para establecer vínculos ¿Cuéntenos sobre el perfil de los amigos que tiene: en fácilmente e interacciones que se identifican o parecen? apropiadas con diferentes ¿Ha tenido la experiencia de terminar la amistad con personas o grupos, en distintas alguien?, ¿cuéntenos lo que sucedió, o (ante una situaciones. respuesta negativa), qué hace usted para que sus amistades perduren? ¿Cuándo y por cuánto tiempo ha estado más separado de su hogar?, ¿qué fue lo más difícil para usted? ¿Qué tipo de experiencias le han obligado a cambiar de hábitos o costumbres? ¿Cómo hace para manejar la presión, dénos un ejemplo específico? ¿Cuál ha sido la decisión más difícil que ha tenido que Adaptabilidad: capacidad para tomar en el último año?, ¿cuánto tiempo se tomó para asimilar adecuadamente decidirse? situaciones de cambio. ¿Cuál ha sido la experiencia más negativa que ha vivido hasta el momento y cómo la superó? Ha tenido la oportunidad de compartir un dormitorio con personas desconocidas o poco cercanas durante más de tres días?, ¿cuéntenos qué fue lo más duro para usted? ¿Que actividades sociales o asistenciales realiza usted? Orientación del servicio a la comunidad: capacidad de mostrar ¿En qué proyecto social ha participado y aprendió mucho? disposición y compromiso permanente para atender en forma ¿De qué forma ha contribuido a resolver los problemas de su vecindario/comunidad? efectiva las necesidades, expectativas y requerimientos de la Cuéntenos de una ocasión en la que haya ayudado a alguien con problemas, cuál fue el resultado? comunidad. ¿Qué tipo de actividades realiza con sus vecinos? Página 395 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL COMPETENCIA Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PREGUNTAS POSIBLES Cuéntenos de una experiencia en la cual fue jefe o líder de un grupo de personas, ¿cómo logró convencerlas de sus ideas? Háblenos de un proyecto importante que haya logrado Liderazgo: capacidad para orientar con la colaboración de otros. y dirigir acertadamente equipos de Cuando dos amigos suyos discuten qué tipo de actitud trabajo y/o grupos sociales, para asume usted?, dénos un ejemplo. lograr objetivos comunes. Cuéntenos acerca de una propuesta o iniciativa que usted haya presentado a su grupo de amigos o compañeros y ellos la hayan rechazado, ¿qué tipo de estrategias usó para convencerlos? En qué tipo de actividades usted prefiere trabajar solo y en cuáles con la ayuda de otros? Cuéntenos la forma de distribuirse el trabajo cuando tenía un proyecto en grupo en el colegio/universidad: ¿quién tomaba las decisiones, qué tenía en cuenta Trabajo en equipo: capacidad de para definir quién hacía qué, cuáles era las habilidades trabajar colectivamente para que le destacaban entre sus compañeros? alcanzar los objetivos Cuéntenos de una experiencia donde haya tenido un institucionales, o sociales fracaso o error junto con otras personas (por ejemplo propuestos. competencia deportiva) ¿quién tuvo la culpa, cómo resolvieron los enfrentamientos que se presentaron entre algunos miembros? ¿qué fue lo que más le molestó a usted? Háblenos de la última noticia nacional, ¿dónde se enteró de ella?, ¿cuál cree debe ser la solución? Aprendizaje continuo: capacidad ¿Cuál es su método para estudiar o aprenderse algo para adquirir y asimilar importante? conocimientos, habilidades y Alguna persona, en el último año, le ha pedido que le valores, que conjugados con la enseñe algo?, ¿qué fue lo más difícil para usted al práctica y la experiencia optimizan decirle cómo debía hacer las cosas? su desempeño laboral y/o ¿Cuáles son sus aspiraciones a nivel académico? académico. ¿Qué tipo de situaciones, que ha vivido, le hacen pensar que es inteligente? Página 396 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL COMPETENCIA 3.11.6.1 Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: PREGUNTAS POSIBLES Resolución de conflictos: capacidad para persuadir, disuadir e intervenir en situaciones que involucran posiciones e intereses diferentes. ¿Ha tenido la necesidad de recurrir a la policía para resolver un problema?, ¿cuéntenos sobre ello, o (ante respuesta negativa) ¿cómo ha hecho para evitar problemas? ¿Cuáles son las razones por las que más discute con sus hermanos(as) o padres?, ¿qué tipo de cosas hace para lograr lo que quiere?, dénos un ejemplo. En su medio escolar o laboral, ¿qué tipo de personas evita o no soporta a su alrededor? Hay personas que no actúan de manera correcta en su relación con otros, cuéntenos de una situación que usted haya visto, ¿cuál cree era la solución para que no volviera a pasar? Condición física: capacidad para generar y mantener hábitos de cuidado físico, que le permitan responder a las exigencias del servicio. Háblenos en detalle de las actividades realizadas ayer, desde que se despertó, ¿qué hizo? ¿Qué tipo de actividades deportivas le invitan a realizar sus amigos?, ¿con qué frecuencia lo hacen?, ¿cuándo fue la última vez que jugó con ellos? ¿Se preocupa por controlar su peso? ¿cuánto pesa y cuándo fue la última vez que se peso? ¿Con que frecuencia hace deporte? Consejo de Admisiones para aspirantes a oficial: estará integrado por: Director Escuela de Cadetes General Santander, con voz y voto Director de incorporación y/o su delegado, con voz y voto Jefe Regional de incorporación que presenta los aspirantes al consejo, con voz y sin voto. Oficial comandante de la compañía que ingresará, con voz y voto. Grupo interdisciplinario de la Regional de Incorporación de Cadetes: médico, odontólogo, psicólogo y trabajador social, como soporte a las observaciones de los integrantes del consejo, con voz y sin voto. Profesional en Psicología y/o Trabajo Social designado por la Dirección de incorporación con voz y voto. Digitador de los resultados. Para este proceso de selección se realizará un Consejo Regional de Admisiones, en el cual el Director de la Escuela a la que corresponde la Regional, tiene la facultad de seleccionar los aspirantes que se ajustan al perfil establecido para realizar curso de oficial y presentar mediante oficio los aspirantes que superen esta etapa al Consejo de Admisiones de la Escuela de Cadetes General Santander. En este Consejo de Admisiones participan: Director de la Escuela a la cual pertenezca la Regional. Jefe Regional de incorporación que presenta los aspirantes al preconsejo. Grupo interdisciplinario de la Regional de Incorporación: médico, odontólogo, psicólogo y trabajador social. Página 397 de 497 HOJA DE PRESENTACIÓN 41 POLICÍA NACIONAL Macroproceso: GESTIÓN HUMANA POR COMPETENCIAS Actividad o tarea que requiere procedimiento: REALIZAR CONSEJO DE ADMISIONES Elaboró: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DINCO Revisó: GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL OGESI Aprobó: JEFE OFICINA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso: SELECCIONAR E INCORPORAR ASPIRANTES Fecha de emisión: 22/03/06 Fecha última actualización: Código: GT0110HP-01 Edición No. 01 Fecha de Publicación: 22/03/06 Archivo: El procedimiento para desarrollar el Consejo de Admisiones es: 1. Recopilar la información sobre el desarrollo de la convocatoria que permita elaborar el informe ejecutivo. 2. Alistar expedientes y revisar información en el SIADMI: por parte del Jefe de la Regional, con el fin de constatar que la información de los aspirantes que presentaron todas las valoraciones del proceso de selección, corresponde a la que aparece registrada en el SIADMI 3. Citar los aspirantes para entrevista: a través de los jefes de los Grupos de Incorporación se citará a los aspirantes al preConsejo de Admisiones regional, notificando fecha, hora y finalidad del mismo. 4. Citar a los aspirantes al Consejo de Admisiones de la Escuela de Cadetes General Santander: posterior al aval por parte del Director de Escuela a donde corresponda la Regional de Incorporación, el Jefe de la Regional informará a la Regional de Incorporación de la Escuela de Cadetes el número de aspirantes que superaron el proceso hasta esa etapa, con el fin de que se le asigne fecha de citación al Consejo de Admisiones. El Jefe de la Regional tiene un plazo de 40 días antes de la fecha de inicio del curso de formación, para informar el resultado de los aspirantes que superaron el preconsejo regional. 5. Realizar entrevista en el consejo: el Jefe de la Regional, es el encargado de presentar al aspirante ante el consejo y se apoyará en la información que aparece registrada en el SIADMI, de tal manera que los integrantes del Consejo tengan conocimiento sobre quién es la persona que van a entrevistar y cuales fueron los resultados obtenidos en el proceso de selección. 6. Emitir concepto: después de terminar cada entrevista con los aspirantes, los jurados emiten un puntaje en forma individual, de acuerdo con los criterios establecidos para cada convocatoria por la Dirección de Incorporación que permita evaluar el cumplimiento de los requisitos, el perfil de competencias laborales, los resultados de las valoraciones del proceso de selección y el desempeño del aspirante durante la entrevista. Los resultados emitidos por los jurados, se sistematizan en el SIADMI, el cual al finalizar el Consejo