OBJETIVO : Normar procedimientos relacionados con
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Tec-Precinc PG-Adm-3 Titulo PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS Rev.02 10/12/09 1- OBJETIVO : Normar procedimientos relacionado con la facturación y cobranza de los servicios prestados por la empresa 2- ALCANCE: Área administración general, Áreas de operaciones (PH, RDLS, Catriel y Neuquén). 3- DEFINICIONES: Anexo 1: Planilla de pre-facturación: corresponde a la planilla que deben emitir el área de operaciones con la información suficiente para realizar la facturación. Anexo 2: Planilla de datos de clientes para facturar: corresponde a la planilla que mantiene el responsable de facturación como respaldo de los requisitos y detalles de los clientes que considere relevantes o necesario realizar, para emitir la facturación en forma correcta. Anexo 3: Control de Envíos Postales: corresponde a las planillas donde se asientan las facturas por clientes que serán enviadas por correo, para dejar constancia de su efectiva entrega. Anexo 4: Control de Entrega de facturas: corresponde a las planillas donde se asientan las facturas por clientes para entregar de forma manual, para dejar constancia de su efectiva entrega. Tipos de servicios: A-Servicio Mensualizado: Son aquellos Servicios que cuentan con un Contrato por Tiempo Indeterminado. B-Servicio Combinado: Son aquellos Servicios que cuentan con un Contrato por Tiempo Determinado. Generalmente, por el tiempo de duración de una obra. Estos: Se declaran una vez por mes, ya sea, a final de mes o al momento de finalizado el contrato. Tienen un monto fijo mensual y pueden, estar o no, respaldados por un Remito y Orden de Compra, según las exigencias del cliente. Nombre y apellido Firma Preparo Mariana Garcia Reviso Diego Ricciardi Página 1 de 6 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc PG-Adm-3 Titulo PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS Rev.02 10/12/09 C-Servicio eventual: Son todos aquellos servicios que no cuentan con un contrato previo, y son prestados a clientes que no tienen ningún otro servicio, sea este mensualizado o Combinado para un trabajo puntual. Estos: Deben estar respaldados por un Remito, en todos los casos, y por una Orden de compras, según las exigencias del cliente. D-Servicios Adicionales: Son todos aquellos Servicios que no cuentan con un contrato previo, Y son prestados a clientes que cuentan con otro servicio, sea este, Mensualizado o Combinado, para un trabajo puntual. El mismo, no figura dentro de las condiciones del contrato. Estos: Deben estar respaldados por un Remito, en todos los casos, y por una Orden de Compras Según las exigencias del cliente. 4- DESARROLLO: El proceso de facturación y cobranzas de la empresa se regirá por el presente procedimiento. El mismo será responsabilidad del Área Administración, específicamente, proceso de facturación. 4.1-Criterios generales: Todo acuerdo con el cliente que implique un nueva venta de servicio para la empresa, deberá ser comunicado al área de administración y a los responsables de operaciones, mediante nota interna o mail, en función de contar con la información referida a las condiciones de contratación correspondientes. El responsable de facturación y las áreas operativas deberán contar con la misma información referida a las exigencias de cada cliente en relación a la factura, como así también las condiciones contractuales del servicio. Contando con esta información, las áreas operativas y de administración gestionaran las siguientes actividades para realizar el proceso de facturación en el menor tiempo posible. 4.2-Las áreas de operaciones tendrán a su cargo las siguientes tareas: 4.2.1-Se encargaran de realizar los trámites correspondientes a la recolección de la documentación respaldatoria de la facturación, del seguimiento y cumplimiento de los tiempos y montos de los contratos. Nombre y apellido Firma Preparo Mariana Garcia Reviso Diego Ricciardi Página 2 de 6 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc PG-Adm-3 Titulo PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS Rev.02 10/12/09 4.2.2-Realizarán la planilla de pre facturación, cada vez que sea necesario, una vez conformados y firmados los remitos / orden de compra / certificaciones correspondientes, según exigencia de cada cliente, como paso previo para facturar. Sin estos requisitos no se podrá remitir la planilla de pre-facturación a Administración. En el caso de no contar con toda la documentación necesaria para facturar a un cliente se dejará pendiente, elevando la planilla de pre-facturación a Administración, únicamente, con aquellas que se encuentren completas en el momento. Aquellos clientes que no sean presentados en la Pre-facturación, por no haber contado con la documentación necesaria en tiempo y forma, deberán ser presentados en una planilla de Pre–facturación nueva con la leyenda de “Rectificación” y numerada, una vez completada la documentación respaldatoria. 4.2.3-Deberá entregar las planillas de pre-facturación al encargado del proceso de Facturación, antes del ultimo día hábil de cada mes para todos los servicios Mensuales, combinados, Eventuales y Adicionales. A excepción del servicio Combinado que puede ser entregada en cualquier momento del mes, si y solo si este culmina, acompañado siempre por la documentación respaldatoria completa. 4.2.4- Las planillas de pre-facturación y sus rectificaciones de pre-facturación serán presentadas en copia impresa por duplicado al responsable del proceso de Facturación, quedando cada una de las partes con una copia firmada y en formato digital. 4.3- El Responsable del proceso de Facturación tendrá a su cargo las siguientes tareas: 4.3.1-Previo a la facturación. Para esta sección se utilizar como registro el documento PG-Adm.-3-ANEXO- 2-Control de Clientes. - Mantener el listado de clientes y condiciones de contratación (especialmente las cuestiones referidas a las exigencias de facturación). Nombre y apellido Firma Preparo Mariana Garcia Reviso Diego Ricciardi Página 3 de 6 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc PG-Adm-3 Titulo PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS Rev.02 10/12/09 -Tramitación referida a la habilitación de la facturación por parte del cliente. -Recepción de la planilla de pre-facturación y documentación respaldatoria (remitos y/o orden de compra y/o certificados firmados, en los casos que se lo exige) para comenzar con el proceso de facturación 4.3.2-Facturación: Deberá facturar la primer semana hábil de cada mes (siguiente de la presentación de la planilla de pre-facturación). Se excluyen de este período las facturas cuyos clientes presenten inconvenientes para la emisión de certificaciones o habilitaciones para facturar y las facturas que se recepcionen durante el mes en el caso de servicios culminados. 4.3.3-Confección de la factura: La facturación se realizará mediante el procesamiento por sistema adaptado a tal fin, según instructivo de facturación PG-Adm.-3-Instructivo-3- Facturación, puntos 4.1, 4.2 y 4.3. 4.3.4- Entrega y distribución de facturas a los clientes: La distribución puede ser realizada en forma personal, por mensajería, o envío postal según criterio del responsable de facturación y de acuerdo a PG-Adm.-3Instructivo-3- Facturación, punto 4.4. 4.3.5- Archivo de los duplicados y triplicados de factura Las facturas, duplicados y triplicados se archivarán en un bibliorato por orden numérico, según PG-Adm.-3-Instructivo-3- Facturación, punto 4.5. 4.3.6-Cobranzas: La cobranza de la factura involucra el seguimiento de la misma, la identificación de las facturas cobradas en el resumen bancario; la emisión de recibos, el envío de recibos, el procesamiento del pago en el sistema de gestión, el seguimiento e información de la mora. Deberá remitirse al instructivo para la confección de recibos PG-Adm-3-INSTRUCTIVO-2-Confección de Recibos de cobro. 4.3.6.1. Análisis del listado de cuentas a cobrar: La persona responsable de cobranzas deberá analizar periódicamente el listado de cuentas a cobrar. Toda factura vencida deberá ser cancelada por el cliente. En el caso de la existencia de facturas vencidas y no cancelada por el cliente, en un lapso de 10 días, se dará origen al comienzo de un proceso de cobranza de Nombre y apellido Firma Preparo Mariana Garcia Reviso Diego Ricciardi Página 4 de 6 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc PG-Adm-3 Titulo PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS Rev.02 10/12/09 facturas morosas, debiendo dar comunicación a la persona responsable del área de administración e incluyéndolo en el listado de morosos. 4.3.6.2. Ejecución del cobro: Como resultado del análisis de las cuentas a cobrar, se deberá comenzar la comunicación con el cliente, vía teléfono, visita o correo electrónico, para coordinar el cobro. Existen casos en los que la cobranza debe verificarse y seguirse por página de Internet. Para estos casos es recomendable llevar un registro con la información necesaria. El responsable del proceso podrá utilizar herramientas de soporte según su criterio. En los casos en los que por cuestiones de optimización de recursos o ubicación geográfica, se crea conveniente, se delegará en un tercero la ejecución de la cobranza, el cual deberá seguir las instrucciones de la persona responsable del proceso. Todo cobro que cancele una factura adeudada por parte de un cliente, dará origen a la confección de un recibo, según instructivo de cobro PG-Adm.-3INSTRUCTIVO-2-Confección de Recibos de cobro. En los casos que se realicen retenciones, la persona responsable del cobro debe solicitarlas al cliente en forma inmediata, como un valor más. Una vez contactados todos los clientes del listado de cuentas a cobrar, en forma periódica, se confeccionará el listado con aquellos clientes denominados morosos, tomando como referencia los criterios establecidos por el Responsable del Área Administracion. En los casos que se crea necesario, se informara sobre los clientes morosos a la gerencia general, de manera de comunicar la situación, quien determinará los pasos a seguir. 4.3.6.3. Carga al sistema contable. Una vez ejecutado el cobro en forma completa, según expone el punto anterior, se deberá en forma inmediata cargar la cancelación de la cuenta a cobrar en el Nombre y apellido Firma Preparo Mariana Garcia Reviso Diego Ricciardi Página 5 de 6 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc PG-Adm-3 Titulo PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS Rev.02 10/12/09 sistema contable, y de existir, las retenciones emitidas por los clientes, de manera de asegurar mantener los listados actualizados. Dicha carga la deberá realizar la persona responsable de cobro, siguiendo el manual de instrucciones del software del sistema de gestión. 4.3.6.4. Archivo Una vez culminada la carga en el sistema contable, se procederá a archivar el recibo en orden numérico en el bibliorato correspondiente y las retenciones recepcionadas serán archivadas por tipo de retención. 5- REGISTROS: Anexo 1: Planilla de pre liquidación, Anexo-2: Control de clientes, Anexo-3- Control de envíos postales, Anexo-4-Control de entrega de facturas. 6-REGISTROS ASOCIADOS: PG-OP-1-ANEXO-2-Inicio del servicio(modelo convenio), contratos, ordenes de compra. Nombre y apellido Firma Preparo Mariana Garcia Reviso Diego Ricciardi Página 6 de 6 Aprobó Marcelo Volonté