ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Diputación de Alicante
Departamento de Formación
PROCES
SO
MEJORA
CONTINUA
ELABORACIÓN Y
EJECUCIÓN
DEL
PRESUPUESTO
ANÁLISIS DE
NECESIDADES Y
DETERMINACIÓN
DE LA OFERTA
FORMATIVA
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
CATEGORÍA
DESCRIPCIÓN
Revisión 6
Página 1 de 8
REGISTROS
UBICACIÓN
Listado de incidencias.
NO
CONFORMIDADES/
INCIDENCIAS
En este archivador se guardan los registros relacionados con la detección y corrección de deficiencias o situaciones adversas a la calidad.
QUEJAS Y
SUGERENCIAS
En este archivador se guardan los registros relacionados con las quejas y sugerencias realizadas por los clientes
-
Quejas y sugerencias.
AUDITORÍAS
Archivador que contiene los registros relacionados con las auditorías tanto internas como externas
-
Planes de auditorías
PRESUPUESTO
ANUAL DE
FORMACIÓN
En este archivador se guardan los registros relacionados con
la elaboración del presupuesto anual del Departamento.
-
Ficha del anteproyecto del presupuesto.
Encuestas sobre necesidades formativas.
ANÁLISIS DE
NECESIDADES
Archivador que contiene los registros relacionados con la
detección y análisis de necesidades formativas, que realiza el Departamento como base para la elaboración del Plan anual de formación.
-
PLAN DE
FORMACIÓN
El registro está relacionado con los datos de los cursos que conforman el Plan anual de formación; se archiva
informáticamente.
PLAN DE
FORMACIÓN ANUAL
(ANTECEDENTES)
En este archivador se guardan los registros relacionados con el Plan de formación
-
Informe
de
preventivas.
acciones
correctivas/
Contestación al cliente.
Informes de auditorías
Presupuesto.
Aplicativo informático
“Registros Calidad” y
Estantería nº33
Aplicativo informático
“Registros Calidad” y
Estantería nº 33
Estantería nº 33
Armarios nº 28 y 29
Comunicación modificación de crédito.
Informes de entrevistas.
Cuestionario para Ayuntamientos.
Armario nº 13
Informe Análisis necesidades formativas.
Ficha de curso.
Plan de formación original.
Aplicativo “Gestión de la
formación”;
módulo
“Gestión y control de
cursos”; menú “Plan de
Formación.”
F / Datos / Plan de
Formación / Plan de
Formación (Año)
Tabla presupuesto.
Descripción del diseño.
Planificación del diseño.
Desarrollo del diseño.
Armario nº 2
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
PROCES
SO
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
CATEGORÍA
DESCRIPCIÓN
Revisión 6
Página 2 de 8
REGISTROS
-
UBICACIÓN
Control de programas.
Programa.
-
Solicitud de preinscripción.
-
Relación priorizada.
-
Escrito de la Entidad/relación asistentes.
- Control de la documentación
expedientes de ediciones.
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN DE
CURSOS
-
Copia del Decreto.
-
Relación de asistentes.
-
Calendario de la edición.
-
Control de aula y materiales.
de
- Comunicación del calendario al profesor
del curso.
CURSOS
En este archivador se guardan los registros relacionados con - Comunicación
la gestión de un curso, desde su oferta hasta la memoria.
alumnos.
a
los
- Comunicación
del
calendario
responsable del profesor, (solo a
profesores colaboradores).
al
los
- Comunicación
del
calendario
responsable de los alumnos.
al
-
del
calendario
Cuestionarios de evaluación.
- Resumen de los
evaluación, por edición.
cuestionarios
de
- Ficha del profesor (sólo si es la primera
vez que da un curso)
-
Control de asistencia.
- Manual original del curso, (sólo si es la
primera edición del curso).
-
Registro de incidencias.
Armarios nº 1 - 8
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
PROCES
SO
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
CATEGORÍA
DESCRIPCIÓN
Revisión 6
Página 3 de 8
REGISTROS
-
UBICACIÓN
Propuesta de selección de alumnos.
- Escrito de la Entidad con la relación de
asistentes.
-
Relación de asistentes.
- Control
de
la
documentación
expedientes de ediciones.
-
Calendario de la edición.
-
Control de aula y materiales.
de
-
Cuestionario de evaluación.
CURSOS DE
Este archivador contiene los registros relacionados con la - Resumen de los cuestionarios de
MICROINFORMÁTICA
gestión de los cursos, desde la preselección de asistentes evaluación, por edición.
Y DE TÉCNICOS
hasta la finalización de la acción formativa.
INFORMÁTICOS
- Comunicación del calendario al profesor.
- Comunicación
alumnos.
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN DE
CURSOS
del
calendario
a
los
- Comunicación
del
calendario
responsable del profesor (sólo a
profesores colaboradores).
al
los
- Comunicación
del
calendario
responsable de los alumnos.
al
-
Control de asistencias.
-
Registro de incidencias.
SOLICITUDES DE
MICROINFORMÁTICA En este archivador se guardan los registros relacionados con Y DE TÉCNICOS
las solicitudes de cursos de informática.
INFORMÁTICOS
PROGRAMAS DE
CURSOS DE
INFORMÁTICA
Este archivador contiene los registros relacionados con la oferta formativos del área de informática.
-
MANUALES DE
CURSOS DE
INFORMÁTICA
El archivador contiene los registros relacionados con los
manuales de los cursos.
Solicitud de preinscripción.
Relación priorizada.
Control de programas.
Programas.
Original del manual del curso.
Armarios nº 9 - 12
Armarios nº 9 - 12
Armarios nº 9 - 12
Armarios nº 9 - 12 o
informáticamente
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
PROCES
SO
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
CATEGORÍA
DESCRIPCIÓN
Página 4 de 8
REGISTROS
-
Ficha de los cursos.
-
Relación de cursos.
- Solicitud
Diputado.
HOMOLOGACIÓN /
CERTIFICACIÓN
Revisión 6
Este archivador contiene los registros relacionados con la homologación de los cursos y la tramitación de solicitud de los certificados a los participantes de los cursos.
-
de
homologación
UBICACIÓN
del
Sr.
Resolución de homologación del Instituto.
Escrito de solicitud de certificados.
Armario nº 22
Acta de evaluación final.
-
Propuesta de certificados de alumnos.
-
Propuesta de certificación profesores.
- Escrito del Instituto, de remisión de
certificados.
GESTIÓN Y
CONTROL DE
CERTIFICADOS
“RECIBÍS” DE LOS
CERTIFICADOS
Armario nº 32
Se registra informáticamente la llegada de los certificados, - Acuse de recibo.
Aplicativo informático,
las incidencias detectadas y el envío de los certificados a los
módulo “Gestión y control
interesados
Se
archiva en papel los registros - Justificante de la oficina de correos del
de cursos”, menú
envío de correo certificado.
correspondientes.
“Certificados/registro”.
- Escrito de solicitud de duplicado del
interesado.
- Oficio solicitud de duplicado a la Entidad
de la Jefa de Sección.
-
INCIDENCIAS
CERTIFICADOS
Copia de la propuesta de certificación.
En este archivo se guardan los registros de solicitud al IVAP - Justificante del envío por correo
tanto de corrección de incidencias en los certificados, como certificado.
de duplicados de certificados expedidos, y de su envío a los - Escrito de la Entidad del envío del
interesados.
duplicado.
- Carta al interesado comunicándole el
envío del duplicado.
-
Oficio de incidencias.
-
Copia de la propuesta de certificación.
-
Copia de certificados erróneos.
Armario nº 32
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
PROCES
SO
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
CATEGORÍA
DESCRIPCIÓN
EXPEDIENTE
ADMINISITRATIVO
REALIZACIÓN DE
CURSOS
TRAMITACIÓN
EXPEDIENTES
ADMINISTRATIVOS
PAGO DE
HONORARIOS A
PROFESORES
INTERNOS
TRAMITACIÓN DE
ASISTENCIA A
UBICACIÓN
Instancia de solicitud de certificado.
Este archivo contiene los registros generados por la - Carta de pago de las tasas (sólo para
tramitación de certificados de secretaria a los participantes personal que no es de Diputación).
en los cursos que lo solicitan.
- Copia del certificado de secretaria.
-
Informe del Jefe de Departamento.
-
Informe del Jefe del Departamento.
-
Propuesta del Sr. Diputado.
-
Decreto.
-
Oficio.
- Documentos
contables
(profesores
Este archivador recoge los registros relacionados con los externos).
expedientes administrativos para: la aprobación de cursos, - Solicitud de acuerdo particular del Ayto.
asignación de profesores y para la realización de convenios
- Petición de acuerdo particular.
con Ayuntamientos.
- Convenio/Acuerdo particular.
-
Listado curso realizados por convenio.
-
Oficio Diputado.
-
Oficio Jefa Negociado.
-
Carta de pago “liquidación”.
Armario nº 32
Armarios nº 28 – 29
- Listados informáticos: uno de liquidación
de honorarios y otro de sesiones impartidas.
Este archivador contiene los registros relacionados con el pago de honorarios a los profesores que son personal de la
Diputación.
-
MEMORIA DE
ASISTENCIA A
CURSO EXTERNO
Página 5 de 8
REGISTROS
-
CERTIFICADOS
SECRETARÍA
Revisión 6
Informe del jefe de Departamento.
Propuesta del Sr. Diputado.
Armario nº 28 – 29
Decreto del Sr. Presidente.
Documentos contables.
En este archivador se guardan los registros generados por - Memorias.
las memorias del curso elaboradas por los participantes de
acciones formativas organizadas por Entidades externas, - Minuta de acuerdo (relación detallada de
las memorias que se envían).
entregadas al Diputado del área de RR.HH y R.I.
Armario nº 28 - 29
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
PROCES
SO
CATEGORÍA
ACCIONES
FORMATIVAS
EXTERNAS
ANTICIPO DE CAJA
DESCRIPCIÓN
Revisión 6
Página 6 de 8
REGISTROS
El archivador contiene los registros generados por el pago de los gastos ocasionados por la asistencia del personal de la Diputación a los cursos realizados por Entidades externas.
-
UBICACIÓN
Orden interna de pago.
Transferencias.
Armario nº 28 - 29
Facturas.
Solicitud de los responsables.
- Ficha de valoración de asistencia a
cursos externos.
Este archivador recoge los registros relacionados con la - Informe del Jefe del Departamento.
ASISTENCIA A
solicitud, y aprobación de asistencia del personal de la - Propuesta del Sr. Diputado del área de
CURSOS EXTERNOS
Diputación a cursos realizados por Entidades externas.
RR.HH y R.I.
Armario nº 28 - 29
- Decreto del Sr. Diputado-del área de
RR.HH. y R.I..
-
CONTROL DE
ALMACEN
MANIPULACIÓNALMACENAMIENTO
El archivo de los registros relacionados con el almacenamiento de materiales se realiza informáticamente.
Los registros de las revisiones del almacén y de materiales
auxiliares se archivan en papel.
Oficio.
Aplicativo informático;
módulo “Control de
Almacén”,(de acceso sólo
para el personal a cargo
del almacén y personal a
cargo del control de
precios).
Inventario de material.
Control de los equipos.
Revisiones almacén.
Armario nº 27
-
Orden de compra.
- Listado
evaluados.
COMPRAS
COMPRAS DE
MATERIAL
Este archivo contiene los registros de la evaluación de los
proveedores de material, del Departamento.
-
de
proveedores
material
Evaluación de proveedores.
Informe de profesores evaluados.
- Cuestionario para la evaluación
Sistema de Calidad de proveedores.
ANTICIPOS DE CAJA
Este archivo aglutina los registros de las compras de material.
-
Armario nº 28 - 29
Facturas.
Albaranes.
del
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
PROCES
SO
FORMACIÓN DEL
PERSONAL
EVALUACIÓN
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
CATEGORÍA
FORMACIÓN DEL
PERSONAL
PLAN FORMACION
ANUAL
REVISIÓN DEL
SISTEMA
SISTEMA DE
GESTIÓN
Página 7 de 8
REGISTROS
-
Fichas de desarrollo profesional.
-
Ficha personal de formación.
-- Informe de la Evaluación de la Formación
Este archivador contiene los registros relacionados con la Evaluación de la satisfacción
evaluación de la transferencia y el impacto de la formación.
- Evaluación impacto.
Los registros de las evaluaciones de la satisfacción y del
- Evaluación anual de proveedores.
profesor están informatizados.
Convocatorias del Comité de la calidad.
MANUAL DE LA
CALIDAD
-
Actas del Comité de la calidad.
-
Informe de revisión del sistema.
ANEXOS
-
Manual de la Calidad / Planificación
Este archivador recoge los registros relacionados con las revisiones del sistema por la dirección, la documentación de
calidad. El archivo de los procedimientos es informático
-
Manual de Gestión de la Formación
FORMATOS
MANUAL DE
GESTIÓN DE LA
FORMACIÓN
CONTROL DE LA
DOCUMENTACIÓN
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
UBICACIÓN
Estantería nº 33
El aplicativo informático;
módulo “Gestión y control
Archivador que aglutina los registros relacionados con la Fichas de evaluación de la eficacia de
de cursos / Informes /
formación del personal del Departamento.
las acciones formativas.
Historial contiene los
- Plan de acogida personal de nueva registros de la formación
realizada.
incorporación.
-
SISTEMAS DE
PLANTILLAS DE
WORD
GESTIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
DESCRIPCIÓN
Revisión 6
Sistemas de Plantillas de Word
Estantería nº 33
Aplicativo informático;
módulo “Gestión y control
de cursos/ Planificación/
Edición curso”
Estantería nº33 y
F/Calidad/
Procesos_procedimientos
Procesos - Procedimientos
-
Anexos
-
Formatos
- Listados de documentación interna en
vigor. (manual y procedimientos, anexos
Este archivador contiene los registros relacionados con la formatos, manual de referencia de plantilllas
y manual de gestión de la formación
gestión de la documentación.
-- Listados de la documentación externa en
vigor.
10 años en el Departamento. * Durante 2006 se procede al archivo en Fortuni de documentos antiguos
Estantería nº 33 y
F/Calidad/Listados
Diputación de Alicante
Departamento de Formación
ANEXO II: LISTADO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE LA
CALIDAD (señalados los que suponen verificación)
Revisión 6
Página 8 de 8