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ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS MS.NI.FIMPR.02.01.03 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL ÁREA DE GESTIÓN: IMPACTO DE LA RECTORÍA DE LA PRODUCCIÓN SOCIAL DE LA SALUD DRA. MARÍA DE LOS ÁNGELES MORALES VEGA ING. JAVIER BERMÚDEZ BARBOZA LIC. LILLIANA RIVERA MONGE LIC. MARLEN GAMBOA AGUILAR ING. CRISTHIAN MASÍS SÁNCHEZ PREPARADO POR: EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA DRA. ZAMADY JIMÉNEZ BONILLA DR. ALEXANDER SALAS LÓPEZ LIC. ALONSO PRADO CAMPOS LIC. ISRAEL SÁNCHEZ VARGAS M.SC. ROCÍO FLORES CHINCHILLA ING. CARLA FERNÁNDEZ CORRALES DRA. MARÍA DE LOS ÁNGELES MORALES VEGA ING. JAVIER BERMÚDEZ BARBOZA LIC. LILLIANA RIVERA MONGE LIC. MARLEN GAMBOA AGUILAR VALIDADO POR : EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA ING. CRISTHIAN MASÍS SÁNCHEZ DRA. ZAMADY JIMÉNEZ BONILLA DR. ALEXANDER SALAS LÓPEZ LIC. ALONSO PRADO CAMPOS LIC. ISRAEL SÁNCHEZ VARGAS M.SC. ROCÍO FLORES CHINCHILLA ING. CARLA FERNÁNDEZ CORRALES REVISADO POR: APROB ADO POR: VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 25/07/07 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 2 DE 8 FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 1. Introducción Este procedimiento corresponde al proceso de nivel 2, denominado Elaboración de instrumentos que requiere el proyecto de marco normativo, (guías, manuales, formularios, solicitudes, instructivos, protocolos y procedimientos entre otros), tiene como objeto desarrollar los principios que señala la , Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos,(Ley Nº 8220), cuando la administración pública promulga normas que se relacionan con el administrado en el ejercicio de su derecho de petición, información o cualquier trámite administrativo, que los particulares gestionen para la obtención de una autorización, licencia o permiso. 2. Objetivo Asegurar la disponibilidad de los instrumentos necesarios para aplicar de manera sencilla, ágil y racional las regulaciones en salud promulgadas Implementar conceptos básicos para la elaboración de instrumentos (guías, manuales, formularios, solicitudes, instructivos, protocolos y procedimientos entre otros) que permitan estructurar los requisitos y trámites administrativos en forma clara, sencilla, ágil, racional, y de fácil entendimiento para los particulares, a fin de mejorar las relaciones de estos con la Administración Pública, haciendo eficaz y eficiente su actividad. 3. Alcance La unidad ejecutante de este proceso es el Nivel Central del Ministerio de Salud de Costa Rica, el cual dirige la participación de los otros niveles de gestión cuando la norma así lo determine. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud: Instrumentos Guías Manuales Formularios Solicitudes Instructivos, Protocolos Procedimientos “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 3 DE 8 FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 5. Referencias: Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2006. Marco Estratégico del Ministerio de Salud. Políticas institucionales Ley General de Salud Compendio de normas para la regulación de la salud Compendio de códigos y normas nacionales e internacionales Compendio de Legislación para elaborar reglamentos técnicos (MEIC) Ley del Sistema Nacional para la Calidad , No 8279 6. Responsables Dirección de Regulación del Nivel Central del Ministerio de Salud de Costa Rica 7. Procedimiento 7.1. Definir qué instrumento requiere el proyecto de marco normativo. Una vez que el proyecto (elaboración o ajuste) de marco normativo redactado, dispone de la viabilidad que señala la Instrucción de Validación de Proyecto de Marco Normativo (MS.NI.FIMPR.02.01.02) el responsable del proceso revisa detalladamente el proyecto del marco normativo para determinar los instrumentos que se requieren para su aplicación. Entre los instrumentos se incluyen guías, manuales, formularios, solicitudes, instructivos, protocolos, entre otros. En primera instancia se hace una revisión de los Manuales de Procedimientos existentes para el otorgamiento de los permisos de ubicación, visado de planos, permisos sanitarios de funcionamiento, emisión de certificaciones, registros de productos de interés sanitario y cualquier otra actividad, conducta, bien o servicio que actualmente estén ejecutando, con el fin de mantener su implementación, siempre y cuando se ajusten a las políticas que señala el Desarrollo Organizacional del Ministerio. Posteriormente se efectúa la unificación de aquellos instrumentos que contemplen similitudes en las condiciones, requisitos, trámites y diseños del documento, de forma tal que se estandarice el uso de documentos unificados, sean éstos solicitudes, autorizaciones, permisos, formularios, protocolos, guías de evaluación, inspección o comprobación de acciones y condiciones propias de la actividad que se analice, siempre y cuando dichas condiciones lo permitan. Lo anterior orientado a mejorar y estandarizar el control de la aplicación y el cumplimiento del marco normativo existente. “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 4 DE 8 FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 7.2 Diseñar y confeccionar el instrumento El responsable del proceso realiza el diseño y rediseño de los instrumentos necesarios, para ello se recomienda tener presente en todo momento los principios de legalidad, buena fe, transparencia y razonabilidad que señala la Ley y que se encuentran indicados en los anexos 1 y 2 de la Instrucción de Elaboración y Ajuste de Proyecto de Marco Normativo (MS.NI.FIMPR.02.01.01). El responsable del diseño y confección de instrumentos, podrá utilizar plantillas previamente diseñadas para el tipo de instrumento requerido, considerando que el documento que emita la institución cumpla con lo que señala la Ley General de Administración Pública en cuanto a las características de documento público. (Para ello todo instrumento que se elabore deberá contener: a) Nombre y membrete de la institución, b) Fecha en que se confecciona o emite el documento o se solicita el requisito, c) El objeto que se solicita, o se pretende regular o controlar d) Ordenamiento jurídico que le da legalidad a la Institución, para solicitar el cumplimiento del requisito o de efectuar el trámite e) Vigencia del requisito o documento que se emite, (en aquellos casos en que el tipo de trámite o requisito lo señala) f) Nombre y firma de la persona responsable o autoridad competente. g) Sello de la institución u oficina que brinda el servicio. Cuando el documento es propiedad del Ministerio, y se utiliza para trámites y servicios meramente internos, lleva el membrete claramente estampado, el nombre de la oficina propietaria del proceso que regula, y cuando se requiera se identifica con un código, el cual debe seguir un control de emisión y estar estandarizado de conformidad con lo que establezca la Dirección de Regulación. Cuando la institución quiera proporcionar celeridad y eficacia en un servicio o trámite y establezca formatos para la presentación de documentos o para informar de un control regulado por ésta, el diseño de éstos se hace visualizando al usuario que lo llena y no incluye en la plantilla el nombre ni el membrete del Ministerio de Salud, únicamente hace alusión a este “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 5 DE 8 FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 como destinatario, tampoco emplearán sello de la oficina competente, salvo el correspondiente sello de “recibido” o “entregado”. El administrado puede efectuar los trámites en documentos oficiales que emita el Ministerio, en copias fotostáticas de éstos o en documentos que guarden la estructura y el contenido que exigen los formatos oficiales establecidos para tal fin. Aquellos documentos que emita el Ministerio, como respuesta o producto de un trámite, se confeccionan con un original y un máximo de tres copias, que son enviadas al archivo principal de la institución, al expediente que se le active a la parte interesada dentro de la institución y cualquier otro uso que la institución requiera, (esto salvo de las copias que el administrado solicite por cuenta personal). El diseño de los instrumentos (guías, formularios, solicitudes, instructivos, protocolos y manuales entre otros) debe efectuarse en forma clara, sencilla, ágil, pertinente, racional, útil y de fácil entendimiento, haciendo eficaz y eficiente los procesos por donde se conduzca la actividad. El instrumento que se emite debe contemplar únicamente aquel o aquellos requisitos que indique la normativa y de conformidad con la pirámide de normas, leyes, reglamentos y decretos del país. No pueden solicitarse requisitos (copias, fotocopias certificadas o duplicados) que el administrado ha presentado previamente ante la institución u otra entidad estatal, o aquellos a los que tenga poder legal de acceder como institución pública. Con el fin de minimizar el gasto público y de no afectar la economía personal del administrado, y evitar el exceso de papelería y documentos que no agregan ningún valor al trámite, se emiten únicamente aquellos documentos (autorizaciones, certificaciones, permisos) que sean estrictamente necesarios y que estén indicados mediante ley, o bien en normativas especificas, que determinen la necesidad del cumplimiento de dicho requisito. Le corresponde a esta Dirección velar porque ningún documento vigente limite el buen funcionamiento de la institución y le reste eficacia al servicio, entrabando a la vez el ejercicio económico de la actividad, o de la iniciativa privada. El encargado responsable de la elaboración de instrumentos, podrá solicitar aporte técnico, en aquellos casos en que lo requiera, considerando la complejidad y riesgo de las actividades, conductas, bienes y servicios de interés o impacto sanitario controlado. En caso de disponer la Institución, de los Manuales de Procedimientos para el otorgamiento de los permisos sanitarios de funcionamiento, habilitaciones de servicios de salud, emisión de “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 6 DE 8 FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 certificaciones, registros de productos de interés sanitario y cualquier otra actividad, conducta, bien o servicio regulado, se procederá con la recopilación de todos los instrumentos activos, para su revisión y diseño correspondiente. 7.3. Validar el instrumento. En esta etapa el documento elaborado se somete a la prueba de validación para comprobar que se encuentra diseñado de conformidad con el fin esperado, que cumple con el fundamento legal técnico-científico, además facilita la medición y verificación que determina la normativa. El documento confeccionado debe cumplir con lo que señala la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley Nº 8220 y que es coherente con lo normado. Para llevar a cabo este paso, se hará un llamado a Proceso de Concertación de Responsables institucionales (MS.NI.GN.02). En el caso de los manuales de procedimientos que se tengan implementados en el Ministerio de Salud, señalados en el punto anterior, se les debe realizar la validación correspondiente. Concluido este paso, debemos preguntar si el o los instrumento(s) son viables, si la respuesta es negativa se devuelve al paso 7.2, si se obtiene viabilidad para implementarlo se sigue con el siguiente paso. 7.4. Divulgar el instrumento. El responsable del proceso envía el decreto publicado, junto con los instructivos, manuales, formularios y demás documentación al proceso de Gestión Integral de la Información (MS.NI.SLA.06), para su divulgación. Esta divulgación debe cumplir con los siguientes requisitos, en cumplimiento del Artículo 125 de la Ley General de Administración Pública: Deben estar ubicados en un lugar visible dentro de la institución Deben mantenerse permanentemente a disposición de funcionarios y administrados Cuando por la índole del documento, se requiera de su publicación oficial, se hará la divulgación en un diario de circulación nacional. 7.5 Envío del documento al proceso de Planificación Institucional El producto final será enviado al proceso de Planificación Intrainstitucional (MS.NI.LI.04), para que confirme la capacidad resolutiva que tiene para disponer de los recursos necesarios que permitan la implementación del proyecto. Corresponderá a la Dirección de Regulación emitir el documento que oficialice el o los instrumentos que requiera el marco normativo, mediante el aval de las autoridades superiores del Ministerio de Salud, siendo la obligación de los diferentes niveles ejecutantes implementar y aplicar estos instrumentos en el quehacer institucional. “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 7 DE 8 FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 8. Indicadores de desempeño Indicadores de impacto Porcentaje de instrumentos rechazados por la actividad de Validación Cantidad promedio de actores sociales participantes en la elaboración de instrumentos Porcentaje de normas promulgadas con instrumentos elaborados Indicadores de gestión Cantidad de instrumentos de marco normativo elaborados por año Tiempo de ciclo promedio de elaboración de instrumentos para un proyecto de marco normativo “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” PÁGINA 8 DE 8 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS FECHA DE EMISIÓN: 25-07-07 CÓDIGO: MS.NI.FIMPR.02.01.03 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS 9. Diagrama de flujo Diagrama de Flujo Proceso de nivel 2: Elaboración de Instrumentos Código: MS.NI.FIMPR.02.01.03 Unidad organizativa: Versión 1 Fuente: Dirección de Regulación Elaborado por: Fecha elaboración: Hoja 1 de 1 Unidad Organizativa Actividades Código INICIO Descripción Dirección de Regulación U.G.I.I. P.I. Flujo Información Detalle Flujo de Información Propuesta de Elaboración / Ajuste de Marco Normativo Validada 7,1 Definir el Instrumento que requiere el marco normativo 7,2 Diseñar y Confeccionar el Intrumento Utilizar los criterios técnicos necesarios indicados en los manuales de procedimientos, reglamentos y leyes 7,3 Concertación de actores responsables institucionales Si No Validar el Instrumento sociales y ¿El o los instrumento(s) son viables? 7,4 7,5 Divulgar el Instrumento Envía el decreto publicado, el intrumento y demás docuemntación al Proceso de Gestión Integral de la Información. Mantiene el documento a disposición de usuarios y administrados y para su publicación oficial. Envío del documento al proceso de Planificación Intrainstitucional FIN Confirma la capacidad resolutiva que tiene para disponer de los recursos necesarios que permitan la implementación del proyecto. Emite el documento que oficializa el o los instrumento(s) que requiera el Marco Normativo Confirmación de Capacidad Resolutiva “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”