Política de Transparencia

Transparencia y
Rendición de Cuentas
Política AntiCorrupción
Código de Conducta del Personal de DCA
Política del Personal de DanChurchAid
para prevenir la Explotación Sexual
Sistema de Quejas
Transparencia y Rendición de Cuentas
Tegucigalpa, Honduras,
(+504) 2235-6215/16
[email protected]
www.danchurchaid.org
facebook.com/DCAHonduras
WWW.DANCHURCHAID.ORG
WWW.DANCHURCHAID.ORG
Política
ANTI
CORRUPCIÓN
Política Anticorrupción
La Corrupción
La corrupción se define
como el abuso del poder
encomendado, para
obtener ganancias
privadas. La corrupción
es más conocida como el
soborno, fraude,
malversación de fondos
y la extorsión
El grupo meta de esta Política Anti-Corrupción
es todo el personal de DanChurchAid. Como
empleados de DanChurchAid, estamos obligados a observar esta Política Anti-Corrupción;
cualquier violación de esta Política se reportará
mediante el Mecanismo de Quejas y Denuncias
de DanChurchAid (descrito abajo).
La corrupción amenaza la buena gobernabilidad, el desarrollo sostenible, el proceso
democrático, y las prácticas comerciales justas.
Por tanto, la lucha contra la corrupción implica
el fortalecimiento de la sociedad civil y la
eliminación de la injusticia social; lo que a su
vez coincide con la visión de DanChurchAid:
“Ayudar e incidir a favor de los grupos
oprimidos, abandonados y marginados en
países pobres, y fortalecer sus posibilidades de
vivir en dignidad”.
Según el Índice de la Percepción de la
Corrupción, de Transparencia Internacional, los
países en que opera DanChurchAid se
encuentran entre los países con mayor riesgo
de corrupción en el mundo. DanChurchAid debe
asegurar que los fondos que manejamos no
terminen en las manos equivocadas.
1
DanChurchAid maneja fondos provenientes de
una variedad de donantes, y trabaja para
asegurar que se utilicen de manera correcta y
transparente.1
DanChurchAid
guarda
una
gran
responsabilidad hacia los donantes, socios y
beneficiarios, en evitar la corrupción y asegurar
que los fondos se utilicen correctamente.
Como empleados de DanChurchAid, somos
responsables por la defensa y promoción de los
más altos estándares de conducta ética y
profesional. El trabajar en varios países, a veces
en situaciones complicadas y difíciles, entre
distintos idiomas, culturas y religiones,
demanda mucho de parte de los empleados. El
conocimiento, el respeto y el sentido común
son algunas de las palabras claves que deben
guiar nuestro trabajo.
El propósito de esta Política Anti-Corrupción es
apoyar un comportamiento caracterizado por
un alto nivel de integridad personal y
organizacional, tanto internamente como con
otras partes interesadas externas (socios).
Visión y Plan: Sub-objetivo C: “Asegurar el manejo correcto y transparente de los
recursos financieros encomendados a DanChurchAid.”
La seguridad personal nunca debe comprometerse en el cumplimiento de esta política.
La corrupción se define como el abuso del
poder encomendado, para obtener ganancias
privadas. La corrupción es más conocida como
el soborno, fraude, malversación de fondos y la
extorsión, y algunos de los ejemplos se
detallarán a continuación.
Como personal de DanChurchAid, somos
responsables por seguir y acatar las normas y
reglamentos de la legislación nacional y leyes
internacionales.
La corrupción tiene muchas manifestaciones.
Puede tomar la forma de dinero, o la prestación
de servicios con el fin de obtener ventajas,
tales como un tratamiento favorable,
protección especial, servicios adicionales, o
reducción de demoras. Es importante darse
cuenta que la corrupción no es exclusivamente
una cuestión de dinero. Proporcionar a una
persona con un puesto de trabajo, servicios u
otros favores, puede en determinadas
circunstancias también ser interpretado como
corrupción.
Además, debemos cumplir con los convenios
internacionales suscritos por el país en el que
operamos.
Es
responsabilidad
de
DanChurchAid informar a las organizaciones
socias y otras partes interesadas sobre esta
política
3
Política Anti-Corrupción
Política Anti-Corrupción
2
GENERAL
Principios anticorrupción
A continuación, se incluye una lista de los
principios en materia de la política
anticorrupción de DanChurchAid:
1 Conflictos de interés
2 Abuso de poder y extorsión
3 Fraude y malversación de fondos
4 Soborno
5 Nepotismo y favoritismo
6 Regalos
1. Conflicto de intereses
Evitaremos cualquier conflicto de interés indebido -real o potencial- entre nuestros intereses
personales y el interés de DanChurchAid.
Evitar los conflictos de interés es el principio
general en la lucha contra la corrupción. El
conflicto de interés surge de situaciones en las
que usted, como empleado de DanChurchAid,
tiene un interés privado que pueda influir en su
desempeño profesional.
Los conflictos de intereses pueden ocurrir con
bastante frecuencia y no necesariamente se
tratan de corrupción; lo importante es la forma
en que son identificados y gestionados. Si las
situaciones de conflicto de intereses no son
correctamente identificadas y gestionadas,
pueden poner en peligro la integridad de
DanChurchAid, y pueden resultar en
corrupción. Se espera que cada miembro del
personal demuestre un buen juicio, y en caso
de duda, que se comunique con su superior. En
cuestiones de conflicto de intereses, es
importante utilizar el buen juicio personal y el
sentido común para tomar las decisiones
correctas.
Los siguientes principios son ejemplos, de
alguna forma, de conflictos de interés.
2. Abuso de poder y extorsión
No buscaremos influir en cualquier persona o
institución para fines privados mediante el uso
de nuestra posición oficial, u ofreciéndoles
ventajas personales. Del mismo modo, no
utilizaremos la propiedad, instalaciones,
servicios y/o recursos financieros de
DanChurchAid para fines privados, excepto
cuando se otorga permiso en este sentido. No
utilizaremos ninguna forma de extorsión como
medio para obtener ventajas.
Este principio implica que usted no debe
utilizar su condición profesional para obtener
beneficios personales. La mala utilización
podría darse, por ejemplo, para obtener
ventajas que usted no habría obtenido de otra
manera. Relaciones con los proveedores no
deben utilizarse para obtener
precios reducidos, por ejemplo, en equipos,
automóviles,
alimentos,
servicios
de
consultoría o viajes para uso privado. Tampoco
se permite el abuso de su poder como gerente
para la obtención de favores o servicios
personales a ser realizados por los empleados.
3 . Fraude y Malversación de Fondos
El fraude y la malversación de fondos son
ilegales, y no deben ser utilizados como medios
para obtener ventajas personales o
profesionales, o propiedad en relación con
DanChurchAid, las organizaciones socias, o
cualquier otra de las partes interesadas.
2
Ejemplos de fraude y malversación de fondos
incluyen: documentación falsa; mentir sobre
las cualificaciones; abuso de poder/
conocimiento para robar dinero y equipo de la
oficina; haciendo mal uso de los recursos
encomendados a nosotros.
Por lo tanto, las normas de contabilidad y
documentación se aplicarán en todo momento.
Por ejemplo, la aprobación de pagos tiene que
realizarse según lo establecido en el “Manual
de Contabilidad para las Oficinas Regionales de
DCA,” y la aprobación de los programas y
proyectos debe seguir el “Manual de
Programas y Proyectos” (PPM). Se espera la
honestidad en cada uno de los empleados.
4 . Soborno
No daremos ni aceptaremos sobornos, de
ninguna manera.
El soborno se define como el acto de ofrecer
dinero, servicios u otros objetos de valor a
alguien con el fin de persuadirle a hacer algo a
cambio. (Los sobornos también pueden
llamarse comisión, propina, coima, mordida,
dinero por silencio, edulcorante, dinero de
protección, entre otros términos.)2
Pagos de Facilitación: Los pagos de facilitación son pequeños pagos realizados a funcionarios
públicos (o de otra índole) para expeditar o asegurar el desarrollo de actividades y acciones de
naturaleza rutinaria. El término “de naturaleza rutinaria” aquí se define como actividades y acciones
que forman parte de de las tareas y funciones diarias de nuestro personal.
DanChurchAid se opone fuertemente a los pagos de facilitación; este tipo de pago no debe realizarse.
Sin embargo, DanChurchAid se da cuenta de que trabajamos en partes del mundo donde puede ser
extremadamente difícil evitar este tipo de transacciones del todo. Los pagos de facilitación deben ser
documentados con recibos y deben ser reportados (tal como debe ser cualquier otra violación de la
Política Anticorrupción) utilizando el mecanismo de quejas. Esto se hace para asegurar la
transparencia y rendición de cuentas, pero adicionalmente para aprender de estos ejemplos, para que
DanChurchAid pueda evitar situaciones similares en el futuro.
Un ejemplo es que no recibimos sobornos de
parte de potenciales socios para celebrar
contratos con ellos, y no damos sobornos a
nuestros socios como medio para influir.
Nuestra cooperación con las organizaciones
socias se basa en el apropiamiento mutuo, la
rendición de cuentas, la participación, la
equidad, la armonización y la alineación
(Política de Asociación para la Cooperación
Internacional de DanChurchAid).
El soborno es ilegal en todos los países y
perjudica las posibilidades de juicios justos y de
la competencia leal; crea mercados de negocios
notransparentes que pueden ser difíciles o
imposibles de acceder.
5 . El Nepotismo y el Favoritismo
No favorecemeos a familia, amigos u otras
relaciones personales en contrataciones,
adquisiciones, entrega de ayuda, u otras
situaciones.
El nepotismo es el favoritismo hacia los
familiares y amigos, en base o debido a esa
relación, en lugar de en una evaluación de
habilidades o idoneidad. Por ejemplo:
ofreciendo empleo a un pariente o un amigo, a
pesar de que hay otros que sean mejor
calificados y dispuestos a realizar el trabajo;
mayores ingresos; y otros beneficios a
empleados que sean parientes de la gerencia.
Para evitar el favoritismo y el nepotismo en la
contratación, seguimos el Manual de Adquisi-
ciones de DanChurchAid; accesible en:
www.danchurchaid.org/procurement.
Para
contrataciones en las Oficinas Regionales,
seguimos la “Política de Contratación de
Personal Nacional,” y para contrataciones en la
sede, seguimos la Política de Contratación.
Es importante subrayar que si los conflictos de
intereses se manejan y se tratan, puede ser
aceptable contratar/trabajar con familia o
amigos.
6 . Regalos
No daremos ni recibiremos, directa- o
indirectamente, cualquier regalo o favor que
podría influir en el ejercicio de nuestra función,
cumplimiento de deber, o de alguna otra forma
que potencialmente podrá dañar a
DanChurchAid. Los regalos incluyen, pero no se
limitan a: servicios, viajes, entretenimiento,
cosas materiales o favores. Con el fin de
respetar las tradiciones locales y la
hospitalidad, regalos convencionales menores
son aceptados.
El valor de un regalo aceptable varía entre los
países donde opera DanChurchAid. Las
donaciones en efectivo no son aceptables. Se
espera que todos los empleados demuestren el
buen juicio; y cuando haya duda, que se
comuniquen con su superior. Una regla
orientadora en este sentido es que un regalo
no debe influir en su juicio independiente;
también podrá compartir con sus colegas los
regalos menores aceptados.
5
Política Anti-Corrupción
Política Anti-Corrupción
4
El fraude se define como la delincuencia
económica involucrando el engaño, artimañas,
o falsas pretensiones, mediante las cuales
alguien gana ventajas o fondos de manera
ilegal. La malversación de fondos se define
como la apropiación indebida de bienes o
fondos legalmente encomendados a alguien en
su cargo formal como agente o tutor.
El Mecanismo de Quejas y
Denuncias de DanChurchAid
Política Anti-Corrupción
6
Como empleados de DanChurchAid, estamos
obligados a cumplir con esta Política AntiCorrupción e informar sobre cualquier violación
a la misma. Todos los incidentes de corrupción
en DanChurchAid, en las organizaciones
asociadas, u otros incidentes relacionados con
las actividades de DanChurchAid, deben ser
reportados mediante el mecanismo de quejas y
denuncias. Si usted sospecha, oye rumores de
corrupción, o tiene cualquier duda, también
podrá solicitar consejo aquí.
Se debe llenar y enviar un formulario de queja
al correo electrónico [email protected]. Este
buzón de correo electrónico es accesado
únicamente por tres empleados de la Unidad
de Recursos Humanos en Copenhague. En base
a la queja/denuncia, se considerará si debe
crearse un Comité de Investigación para llevar a
cabo una investigación.
La queja/denuncia será tratada de manera
confidencial y respetuosa, tanto para el autor
de la queja/denuncia, como para las personas/
organizaciones acusadas. No se aceptan
quejas/denuncias anónimas.
Todos los incidentes de corrupción deben ser
reportados mediante el Mecanismo de Quejas
y Denuncias, incluso casos en los que una
investigación se haya realizado a nivel regional.
Casos en los que la seguridad personal estaba
en riesgo, también deberán ser reportados
mediante el Mecanismo de Quejas y Denuncias.
El mecanismo de quejas y denuncias se accede
a través del sitio web de DanChurchAid:
www.danchurchaid.org/complaints
Informe Anual Anti-Corrupción e Informe de Corrupción
El “Informe Anual Anti-Corrupción” intenta
resumir las acciones de DanChurchAid orientadas al combate y prevención de la corrupción
con los recursos financieros administrados por
DanChurchAid. El informe se publica anualmente en la página web de DanChurchAid,
junto con el Informe Anual (General).
Un “Informe de Corrupción” se publica en el
sitio web de DanChurchAid y se actualiza
dentro de las 48 horas. En él se describen en
profundidad los casos de corrupción y fraude
que DanChurchAid ha manejado. Temas sensibles de carácter personal no serán publicados.
El objetivo es informar abiertamente sobre los
problemas previstos de corrupción en los
países en que trabajamos - y describir la forma
en que tratamos de resolver los problemas y
evitarlos en el futuro.
Los informes, junto con otros materiales anticorrupción y noticias relevantes, se pueden
encontrar en el sitio web de DanChurchAid
www.noedhjaelp.dk /anti-korruption (en
danés)
y
www.danchurchaid.org/anticorruption (en inglés).
WWW.DANCHURCHAID.ORG
Código de
CONDUCTA
del Personal de DCA
Código de Conducta
Los empleados de DCA deben abstenerse
del uso excesivo de alcohol, en lugares
donde podría llegar a ser perjudicial para la
imagen de DCA.
5
Los empleados de DCA deben buscar
información acerca de los planes de
seguridad correspondientes cuando viajen
o trabajen en el extranjero, y evitar
comportamientos que podrían provocar
amenazas de inseguridad. Todo plan de
seguridad de DCA debe compartirse con
los empleados pertinentes y ser
debidamente cumplido. Los empleados
no están autorizados a utilizar o portar
armas. Las únicas excepciones a este
punto son las armas de fuego para la caza
o el deporte obtenidos legalmente y con
licencia, y las armas de fuego obtenidas
como parte de un contrato con las Fuerzas
Armadas.
Código de Conducta del Personal de DCA
Aprobado por el Consejo de Trabajo de
DanChurchAid
Fecha: 15 de octubre del 2010
Código de Conducta del Personal de DCA
8
DanChurchAid (DCA) se adhiere a varios
Códigos y Políticas; por ejemplo:
 Visión y Plan de DCA – parte 1;
del horario de trabajo, tal como lo indica
claramente dicho documento.
1
 Código
de Conducta del Movimiento
Internacional de la Cruz Roja, Media Luna
Roja y Organismos No Gubernamentales
(ONG) trabajando en Alivio a Desastres
(1994);
 Política del Personal de DCA para Prevenir
la Explotación Sexual;
2
 Política Anti-Corrupción de DCA;
 Política VIH/SIDA de DCA.
Considerando que los códigos y políticas
anteriormente mencionados no toman en
cuenta todos los asuntos relevantes que los
empleados de DCA deben tomar en cuenta,
DCA ha establecido un Código de Conducta del
Personal de DCA. Las normas del mismo se
aplican durante las horas de trabajo para los
empleados que trabajan dentro y/o afuera de
Dinamarca. Durante horas no laborables, las
normas son pertinentes solamente cuando
una violación de las mismas pueda llegar a
afectar negativamente el desempeño del
trabajo o la imagen de DCA. No obstante, la
Política del Personal DCA para Prevenir la
Explotación Sexual es aplicable dentro y fuera
3
Todos los empleados de DCA deben
conocer y respetar los valores de DCA, que
se fundamentan en una visión cristiana y
humanitaria de la vida, tal como se
presentan en nuestra Visión y Plan en la
declaración diaconal.
Todos los empleados de DCA deben
respetar y promover los derechos
humanos fundamentales, sin ningún tipo
de discriminación, y con un trato por igual
a los demás, sin importar su condición
social, raza, orígen étnico, color, religión,
género, orientación sexual, edad, estado
civil, nacionalidad, afiliación política,
discapacidad o estado de salud.
Se espera que los Empleados de DCA se
abstengan de cualquier acción o declaraciones verbales en público que puedan
desacreditar a DCA. Las quejas pueden
ser planteadas a través del Mecanismo de
Quejas de DCA. Los empleados que
trabajan fuera de Dinamarca deben
respetar las costumbres, la religión y las
tradiciones del país donde se encuentren,
y deben observar estrictamente las leyes y
reglamentos del mismo.
6
Los empleados de DCA jamás podrán
cometer cualquier acto o forma de acoso
que podría resultar en daños físicos,
sexuales o psicológicos graves a otras
personas.
7
Los empleados de DCA jamás podrán
participar en cualquier tipo de explotación
o abuso sexual. (Véase la Política del
Personal de DCA para Prevenir la
Explotación Sexual)
8
Un empleado/a que se involucre en una
relación sexual a largo plazo con otro
empleado/a está en la obligación de
informar a su gerente acerca de dicha relación.
Si la relación genera problemas
relacionados con el trabajo, se podrá
decidir si una de las personas deberá ser
transferido/a a otra unidad o si se da por
terminado el contrato con uno/a de los
empleados involucrados.
9
A los gerentes no les permite sostener
una relación sexual con un empleado/a
que tenga un trato directo o indirecto con
ellos. En caso de surgirse dicha situación,
se podrá decidir si una de las personas
deberá ser transferida a otra unidad o si se
da por terminado el contrato del gerente
10 en cuestión.
Los empleados de DCA deberán actuar
conforme la Política Anti-Corrupción de
DCA, y no aceptar regalos o favores que
puedan influir en el ejercicio de sus
funciones, su rendimiento o su deber. Es
permitido aceptar regalos menores, a fin
de respetar las tradiciones locales y la
hospitalidad tradicional. Los sobornos
jamás serán aceptados ni utilizados (favor
de referirse a la Política Anti-Corrupción
11
de DCA).
Los empleados de DCA no podrán
participar en ninguna actividad de trabajo
remunerado fuera de los especificados en
la descripción del trabajo, o establecer su
propia empresa, sin la aprobación de la
gerencia.
El presente Código de Conducta refleja los
estándares internos de DCA, y como tal, son
secundarios a las leyes nacionales del país
dentro del cual trabaja el empleado/a.
El firmante (abajo) ha leído, comprendido y
está de acuerdo con el contenido de:
 Visión y Plan de DCA – parte 1;
 Código
de Conducta del Movimiento
Internacional de la Cruz Roja, Media Luna
Roja y Organismos No Gubernamentales
(ONG) trabajando en Alivio a Desastres
(1994);
 Política del Personal de DCA para Prevenir la
Explotación Sexual;
 Política Anti-Corrupción de DCA.
9
Código de Conducta del Personal de DCA
4
 Política VIH/SIDA de DCA
 Código de Conducta del Personal DCA
El signatario acepta que cualquier infracción de
este Código de Conducta dará lugar a una
posible acción disciplinaria conforme a las leyes
respectivas, las normas laborales, y los
términos, condiciones y lineamientos de DCA.
Si por cualquier motivo se necesite hacer una
excepción a estas reglas, se obtendrá una
dispensación por escrito de parte de la
Administración Superior en HQ.
Lugar/Fecha: ______________________________
Código de Conducta del Personal de DCA
10
Firma:_____________________________________
WWW.DANCHURCHAID.ORG
Política del Personal de DCA para Prevenir la Explotación Sexual
Política
del Personal de DCA para prevenir la
Explotación Sexual
Política del Personal de DanChurchAid
para prevenir la Explotación Sexual
Esta política aplica a todo personal empleado o
trabajando con DanChurchAid (DCA).
Código de Conducta para Prevenir la
Explotación Sexual:

Cualquier incumplimiento de estas normas resultará
en acciones disciplinarias.
Como parte del compromiso de DCA de respetar los
derechos humanos, todo el personal de DCA, no
importando donde estén ubicados ni su puesto de trabajo,
deberán actuar de la siguiente manera durante y afuera de
las horas laborales:

Cualquier empleado que haga acusaciones falsas a
propósito, del incumplimiento de estas normas será
sujeto a acciones disciplinarias.
1 Respetar y fomentar los derechos humanos funda-
1. INTRODUCCIÓN
Es esencial que el personal de DCA reciba instrucciones
y pautas claras con respecto a la expectativa en cuanto
a su conducta, incluyendo darle el espacio para reflejar
en forma positiva de como estimular una cultura de
trabajo respetuosa y no abusiva.
Además, es esencial que la gerencia de DCA esté
equipada con la adecuada autoridad, responsabilidad,
herramienta de monitoreo y recurso para acciones, en
el evento de cualquier mala conducta. La meta de DCA
es crear un ambiente libre de explotación.
3. PROVISIONES
El Código Internacional de Conducta para la Cruz Roja
Internacional y el Movimiento de la Luna Creciente
Roja y ONGs trabajando en el Alivio de Desastres y
porciones del Código de Conducta de Explotación
Sexual de ACT para Personal de la Alianza
Internacional de ACT, forman la base de la política
propia de DCA.
DCA sostiene que la explotación sexual de las personas
es una violación de sus derechos humanos. La
dependencia de las poblaciones afectadas, en agencias
humanitarias y de desarrollo y su personal para sus
necesidades básicas crea una responsabilidad
particular de la ética y el deber del cuidado de
salvaguardar la dignidad de las personas por parte del
personal de DCA.
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE
ESTA POLÍTICA
DCA cree que una respuesta efectiva de la explotación
sexual deberá ser específica de contenido y relevante,
basada en un entendimiento preciso del ambiente
humanitario en el cual ocurre la crisis. El trabajador
humanitario y Oficiales de Programas deberán estar
conscientes de lo siguiente: a) la falta de
oportunidades económicas para los locales y para
poblaciones de personas refugiadas y desplazadas,
puede resultar en que una de las pocas opciones para la
generación de ingresos sea el sexo comercial y de
explotación para cubrir las necesidades básicas b) la
comunidad impactada puede tener una cultura de
violencia basada en el género la cual puede continuar o
ser agravada c) las usuales protecciones sociales
podrían no estar instaladas o no estar funcionando.
El objetivo de esta política es aumentar el
conocimiento y prevenir la explotación sexual
proporcionando una política dirigida a este asunto.
Pueda que esta política tenga que ser adaptada
localmente para que corresponda a políticas
nacionales, a las leyes y reglamentos prevalecientes en
el respectivo país. Si este es el caso, entonces la
responsabilidad de esta adaptación descansa con el
Oficial de Programas de DCA o con el Representante
Regional. DCA pide que durante la implementación de
esta política, se consulte con el personal del lugar de
3.1 LA PREVENCIÓN DE LA EXPLOTACIÓN
SEXUAL
2 Nunca explotar la vulnerabilidad de otras mujeres,
hombres o niños, o permitir que nadie sea
involucrado en situaciones comprometedoras.
3 Nunca participar en ninguna clase de actividad
sexual que involucre a los niños debajo de la edad de
consentimiento, en Dinamarca o cualquier otro país,
y nunca poseer pornografía infantil.
4 Nunca participar en la explotación o abuso de los
beneficiarios, ya sean hombres, mujeres, niños o
niñas. Esto constituye actos de mala conducta
flagrante y es causa de despido.
5 Nunca abusar una posición profesional para retener
la ayuda humanitaria, ni otorgar preferencias para
solicitar favores sexuales, regalos o pagos de
cualquier clase o ventajas. El miembro del personal
de DCA deberá estar consciente de no aprovechar su
posición y no puede aceptar regalos (a excepción de
pequeños detalles de agradecimiento) o chantajes.
6 Nunca participar en relaciones sexuales con
beneficiarios. Dichas relaciones son fuertemente
desalentadas debido a que están basadas en
dinámicas de poder intrínsicamente desiguales.
Dichas relaciones socavan la credibilidad e
integridad del trabajo humanitario.
7 Nunca aceptar, solicitar, o participar en “comprar” u
obtener lucro de servicios sexuales.
8 Nunca exponer al personal o socios a ninguna clase
de explotación u hostigamiento sexual.
9 Asegurar que toda información confidencial,
incluyendo informes de incumplimientos de estas
normas por colegas, obtenida de los beneficiarios o
colegas, sea canalizada correctamente y manejada
con la máxima confidencialidad.
10 Asegurar que los informes de incumplimiento de
estas normas sean inmediatamente reportados a la
gerencia y/o al mecanismo de reclamos en la Sede,
adonde se espera se tomen acciones puntuales de
investigación.
Los elementos cruciales del la respuesta general de
DCA son la prevención y aumentar el conocimiento del
tema, monitoreo y evaluación, establecer un sistema
de quejas/persona de contacto y un mecanismo de
respuesta.
La Prevención y Aumentar el conocimiento del
tema
DCA aumentará el conocimiento en relación con la
prevención de la explotación sexual en forma
consistente a lo largo del período de empleo del
personal. El tema será meticulosamente abordado
durante el período de introducción en DCA, incluyendo
las consecuencias de la mala conducta. DCA está
consciente que esta política se enfoca en el
comportamiento personal y asuntos que normalmente
son considerados privados. En la discusión de esta
política, es importante realizar discusiones detalladas
en cada contexto local para asegurar un ambiente de
trabajo abierto, positivo, no discriminatorio y sin
abusos.
Monitoreo y Evaluación
El Oficial de Programas de DCA y el Representante
Regional tendrán la responsabilidad general de realizar
un monitoreo diario. El personal de DCA es responsable
de monitorear su propio comportamiento diario. La
Unidad de Recursos Humanos y otros miembros de la
gerencia de DCA estarán a cargo de monitorear este
asunto durante viajes de monitoreo.
Mecanismo de Reclamos
El Oficial de Programas / el Representante Regional
son puntos de entrada y reciben todo reclamo, al
menos que el reclamante deseara utilizar el punto de
entrada central de reclamos sensibles en DCA
Copenhague directamente por correo electrónico a:
[email protected]
El reclamante puede escoger cualquier medio que él /
ella deseen para registrar un reclamo:

Contacto directo con el Oficial de Programas /
Representante Regional, con o sin un colega /
traductor

Correo electrónico directo a DCA, Copenhague.
13
Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual
Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual
12
DCA trabaja desde un Enfoque Basado en Derechos y
desde una Perspectiva de Equidad de Género. DCA
considera como valor central la creación de un ambiente
positivo, con sumo respeto para los titulares de derechos, representantes de socios y su propio personal.
trabajo y que activamente participen en un debate
acerca del tema. La política deberá ser conocida por
todo el personal de DCA. A los Oficiales de Programas
de DCA y Representantes Regionales de DCA
responsables por personal se les encomienda con la
autoridad de implementar y monitorear el activo uso
de esta política. Además se recomienda que DCA
también trate este asunto con las organizaciones
socias. DCA recomienda que se pidan las opiniones de
los beneficiarios sobre la prevención de explotación
sexual y que sean incorporadas por la gerencia en la
respectiva política de DCA.
mentales, adoptados internacionalmente sin discriminación de ninguna clase y sin considerar estatus
social, raza, etnicidad, color, religión, género, orientación sexual, edad, estado civil, origen nacional,
afiliación política o incapacidad.
3.2 LA ESTRATEGIA Y PROCESO DE
IMPLEMENTACIÓN
Si el reclamante desea contactar a DCA, Copenhague
directamente, puede encontrar la dirección de correo
electrónico en la página web de DCA.
Mecanismo de respuesta
EL Oficial de Programas / El Representante Regional y
/o la persona a cargo de Reclamos de DCA,
Copenhague manejan los reclamos incluyendo la toma
de decisiones acerca de acciones y seguimiento.
4. EJECUCIÓN Y DIVISIÓN DE
REPONSABILIDADES
Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual
14
DCA trabaja desde un Enfoque Basado en Derechos y
desde una Perspectiva de Equidad de Género. DCA
considera como valor central la creación de un ambiente
positivo, con sumo respeto para los titulares de
derechos, representantes de socios y su propio personal.
Es esencial que el personal de DCA reciba instrucciones
y pautas claras con respecto a la expectativa en cuanto
a su conducta, incluyendo darle el espacio para reflejar
en forma positiva de como estimular una cultura de
trabajo respetuosa y no abusiva.
Además, es esencial que la gerencia de DCA esté
equipada con la adecuada autoridad, responsabilidad,
herramienta de monitoreo y recurso para acciones, en
el evento de cualquier mala conducta. La meta de DCA
es crear un ambiente libre de explotación.
El Código Internacional de Conducta para la Cruz Roja
Internacional y el Movimiento de la Luna Creciente
Roja y ONGs trabajando en el Alivio de Desastres y
porciones del Código de Conducta de Explotación
Sexual de ACT para Personal de la Alianza
Internacional de ACT, forman la base de la política
propia de DCA.
La gerencia será responsable por la prevención de la
explotación sexual en las oficinas de DCA,
proactivamente asegurando el conocimiento del
personal de los elementos de la política de DCA y
seguir los procedimientos 1-11.
Personal
Cada persona deberá ser responsable por su propia
conducta, después de haber leído y confirmado en forma
afirmativa la adherencia a la política de DCA de prevenir
la explotación sexual. Cualquier alegato o preocupación
en relación con la explotación deberá ser reportada por
escrito, al mecanismo de reclamo /persona de contacto
para acción adicional. Si es enviado a otra organización,
entonces el reclamo deberá estar registrado por escrito
con la autoridad de programas apropiada y al sistema de
quejas de DCA.
DCA Copenhague y la Gerencia en el campo
La Unidad de Recursos Humanos / Oficial de Programas
/ Representante Regional tienen la responsabilidad de
explicar meticulosamente y asegurar que antes de firmar
un contrato con DCA, el empleado entiende la política de
DCA, así como también las consecuencias de cualquier
incumplimiento de la política y los procedimientos a
seguir si se reporta un incumplimiento con la política.
Sistema de Quejas
Sistema de Quejas de
RESPONSABILIDADES
Gerencia de DCA
WWW.DANCHURCHAID.ORG
La Unidad de Recursos Humanos actuará como unidad
de recursos –ofreciendo apoyo y orientación a todos los
Oficiales de Programas, Representantes Regionales y
empleados, como sea necesario, y compartir buenas
prácticas y lecciones aprendidas dentro de DCA. La
Unidad de Recursos Humanos también interactuará o
formará asociaciones efectivas con otras organizaciones
para preparar sesiones anuales para aumentar conocimientos y para compartir las lecciones aprendidas con
ellos, otros socios e interesados.
La Unidad de Recursos Humanos además será responsable por monitorear y evaluar regularmente la política para
prevenir la explotación sexual.
Todos
Les corresponde a todos los miembros del personal,
junta y asamblea general de DCA, respetar los
principios de esta política y realizar todo esfuerzo
posible para compartir sus conocimientos y contribuir a
un ambiente libre de la explotación, mediante el cual la
prevención de la explotación sexual tiene la más alta
prioridad continua.
Aprobada por la Junta de DCA Enero 2004 / lih
Modificada el 15 de abril del 2008
DanChurchAid
Honduras, CA.
1.1 ¿Qué implica para nosotros una queja?
Desde el año 2008 DanChurchAid (DCA) se certificó bajo la Asociación
Internacional para la Rendición de Cuentas en el Ámbito Humanitario
-(HAP, en inglés Humanitarian Accountability Partnership). HAP es una
iniciativa interinstitucional que comenzó en el 2003 como un sistema de
certificación que compromete a sus miembros a mejorar la respuesta
humanitaria y de desarrollo de largo plazo mediante la medición de 6 referentes. Estos 6 referentes son; Gestión de Calidad, Información, Participación, Competencias del Personal, Sistema de Quejas, Mejoras
Continuas. En este sentido, DCA se esfuerza por mejorar continuamente la
calidad de su trabajo con sistemas de rendición de cuentas claras y transparentes en toda la organización, en sus oficinas locales y en la relación con
sus socios y beneficiarios.
Como parte de este compromiso, la oficina regional de DCA en Honduras
ha desarrollado un sistema de quejas para establecer un proceso claro y
transparente para el manejo de las mismas. Los socios y otras
partes interesadas en el trabajo de DCA en Honduras, pueden usar este sistema con discreción asegurada.
DCA se responsabiliza porque cada uno de los
miembros del personal de la oficina regional
conozca el sistema de quejas. Esto con el
propósito que el personal pueda apoyar
y orientar a las personas que sientan
necesidad de presentar una queja.
Los comentarios, retroalimentación y opiniones
respecto a las
actividades que DCA apoya, se deben comunicar a través del personal de
DCA lo más próximo a la situación que sea posible. En aquellos casos
donde un socio o una persona deseen presentar un reclamo deberá hacer
uso del sistema de quejas de DCA. Este sistema debe ser utilizado cuando
el demandante considere que otros medios no son viables o no son efectivos.
Un asunto de participación o empoderamiento;
Un asunto de transparencia y rendición de cuentas;
Una oportunidad para denunciar un caso de corrupción o abuso de autoridad;
Problemas relacionados con el trabajo o conducta del personal;
Una herramienta de gestión para la mejora continua y el desarrollo institucional.
1.2 ¿Quién puede quejarse?
En principio, todos y todas pueden quejarse, sin embargo se espera que las quejas
provengan de actores involucrados en los procesos que DCA apoya a través de proyectos
implementados por sus Socios. Entre estos:
Personal de las organizaciones con las cuales DCA tiene asocio o de algún proyecto en
implementación;
Personal de la oficina regional de DCA;
Beneficiarios directos e indirectos y participantes en los proyectos en los territorios donde
DCA y sus Socios tienen cobertura;
Autoridades locales quienes estén involucrados o vinculados por proyectos que DCA apoya
a través de sus socios;
Personal de Agencias Hermanas y otras ONG colaboradoras;
Personal de los Donantes;
Agentes comerciales que proveen productos y servicios a la
oficina regional de DCA en Honduras o a los Socios que
desarrollan actividades con financiamiento de DCA.
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Sistema de Quejas
Sistema de Quejas
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Una afectación de derechos;
1.3. ¿Qué tipo de quejas son aceptables?
Cuestiones relacionadas con las actividades de DCA en Honduras y CA;
Cuestiones relacionadas con la implementación de los proyectos implementados por DCA
y sus socios;
La conducta y comportamiento del personal de DCA o del personal de los socios involucrados en
proyectos apoyados por DCA;
Acoso/abuso sexual y verbal;
Violencia basado en género ;
Corrupción (nepotismo, favoritismo, malversación de fondos, etc.);
El sistema de quejas de DCA distingue dos tipos de quejas:
Quejas operacionales:
Quejas sensibles:
incluye quejas
relacionadas con la
calidad de la
planificación, la
implementación y el
monitoreo de
actividades y proyectos
apoyados por DCA.
incluye quejas
relacionadas con
corrupción o
explotación sexual
Todas las formas de prácticas discriminatorias.
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Normalmente, no se aceptaran quejas anónimas, al menos que se trate de un asunto de gravedad.
1.4. ¿Qué tipo de quejas no serán aceptadas?
1.6. Quejas que involucran a los Socios
Todo aquello relacionado con condiciones internas de empleo:
Salario;
Evaluaciones de desempeño;
Ambiente de trabajo;
Problemas personales fuera de la esfera de las asignaciones de DCA.
Los programas de DCA Honduras se implementan en acompañamiento mutuo con organizaciones
locales y nacionales, por lo tanto DCA no es implementador directo de los proyectos que apoya. DCA
fomenta que sus Socios desarrollen e implementen sus propios sistemas de quejas, lo cual se
apoyará activamente.
En el caso que los Socios cuenten con sus propios sistemas de quejas, avalados por DCA, la queja
tiene que ser procesada en primera instancia mediante el sistema del Socio.
Dado el caso que DCA reciba quejas sobre un Socio, el cual no cuente con su propio sis-tema de
quejas, DCA establecerá un comité ad hoc de quejas con la participación del Socio para asegurar
que la misma se procese de forma justa y transparente.
DCA espera que sus Socios le reporten todas las quejas recibidas, aunque no tengan su propio
sistema de quejas. En el caso de quejas sensibles, DCA se reserva el derecho de procesarla dentro
de su propio sistema, aun cuando el Socio tenga vigente su sistema. En este último caso el comité
ad hoc no necesariamente deberá incluirá miembros del Socio.
Sistema de Quejas
Sistema de Quejas
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1.5. Las categorías de quejas.
1.7 ¿Cómo poner una queja?
1.8 Procesando las quejas:
Escrito:
Se llena un formato estándar el cual se puede solicitar a la dirección electrónica
[email protected] o bien este mismo formato puede ser solicitado a cualquier
miembro del personal de la oficina regional de DCA.
Para el procesamiento de quejas se crearan dos equipos que jugarán diferentes roles
durante el procesamiento de las quejas. Estos son:
La queja por escrito se puede enviar de las siguientes formas:
Receptores de Quejas: Para conservar la confidencialidad, solamente dos personas
empleadas de la oficina de DCA en Honduras tendrán acceso a revisar y leer las quejas.
Estas dos personas son rotadas cada síes meses.
1.
Enviándola por
correo corriente
a:
DCA Honduras
Col. Palmira, Ave.
Rep. Colombia
#2302,
Tegucigalpa,
Honduras.
Apartado Postal
2607
3.
Depositar dentro
del buzón de
quejas disponible
en la oficina de
DCA.
4.
5.
Enviándola al
Enviándola al
correo electrónico
correo electrónico
a quejas.honduras
de la sede de DCA
@dca.dk
[email protected]
Comité de Investigación: Se designarán tres personas para analizar y dar seguimiento a
las quejas interpuestas. Dos de estas personas son las mismas receptores de quejas más
una persona adicional que será incorporada al equipo.
21
@
Sistema de Quejas
Sistema de Quejas
20
Entregándola
algún miembro
del personal de
DCA
2.
Pasos a Seguir:
Verbal:
La persona puede avocarse directamente a
cualquier miembro del personal de DCA en el
campo o en la oficina para quejarse. El
personal de DCA tendrá la responsabilidad de
pedir información básica de la situación para
luego presentarla al comité de quejas. Se
dejará constancia escrita de la queja
presentada de manera verbal considerando
la revisión y consentimiento del contenido
por parte de la persona denunciante.
También, se puede presentar una denuncia verbal vía teléfono a la oficina
regional DCA (teléfono fijo: 2235-8600, 2235-6215).
Paso 1:
Recibir y reconocer la queja: Se dará un acuse de recibo al o la denunciante mediante
correo electrónico, teléfono o SMS. DCA se compromete a enviar una primera respuesta
a la queja en los siguientes 7 días hábiles después de haberla recibido.
Paso 2:
Procesamiento: Se designará un Comité de Investigación integrado por tres personas,
dos de ellas las receptoras de la queja más una tercera quien será invitada de acuerdo a
su área de expertis que colaborará en la investigación.
El comité evalúa el contenido de la queja y decide si la misma procede o no dentro del
sistema de quejas de DCA, si hay elementos suficientes para impulsar medidas
correctivas o si es necesario recolectar mayor información a través de una investigación,
la cual no durará más de un mes.
No procede: Se consideran no procedentes aquellas quejas relacionadas con temas
mencionados en la sección 1.4. Se responde al denunciante con sugerencias de canales
a utilizar.
Sistema de Quejas de DCA
Medidas correctivas: En caso que la queja cuente con toda la información necesaria se
procede a involucrar a los órganos decisivos, por lo general mando gerencial. El comité
presenta la queja acompañada de recomendaciones de cómo proceder
institucionalmente.
Tengo una Queja la presento
Escrita
Investigación: el comité podría determinar que la queja amerita una investigación más
profunda antes de proceder con una determinación. Para ello se asignará un equipo de
investigación con Términos de Referencias definidos.
Miembro DCA
Correo
Buzón de Quejas
Queja
Operacional
El proceso de recepción de las quejas sensibles es igual que el antes mencionado
garantizándose una alta confidencialidad. Los documentos se archivarán en un área
restringida con acceso limitado a solo los miembros del comité.
Acuso de recibido
en 7 días hábiles
Ac
en uso
7 d de
ías rec
há ibid
bil o
es
1.9 Procesando las quejas:
Apelación: El denunciante puede apelar la resolución del comité de quejas dentro de un
plazo de 15 días. Un Comité de Apelación compuesto, quienes tomarán una decisión
den-tro de 2 meses desde la fecha de apelación, la cual es final.
Sistema de Quejas
Comité Receptor recibe la queja
Apelación: El denunciante, al resultar insatisfecho por la decisión del Comité, puede
apelar la decisión dentro de 15 días subsiguientes a la comunicación del comité.
Entonces, se constituirá un comité de apelación, compuesto a.
El denunciante recibirá un acuso de recibo dentro de un plazo de 2 semanas y será
informado dentro de un plazo de uno a tres meses (dependiendo de la urgencia del caso)
en cuanto a una resolución sobre su denuncia.
Teléfono 2235-8600
22356215
Miembro DCA
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Paso 3:
Las quejas sensibles serán monitoreadas por la sede de DCA a través de la incorporación
de una persona designada al comité de investigación. Este comité tendrá como
responsabilidad el desarrollo de Términos de Referencia para la investigación, asimismo
definen el perfil de los/las investigadores. Dependiendo de la gravedad de la queja
sensible los investigadores pudiesen ser personal externo con capacidades específicas.
Correo
electrónico
No Procede
temas del 1.4
Comité de
Investigación
Apelación durante los
siguientes 15 días
do
ibi
ec s
e r ana
od m
us se
Ac en 2
Sistema de Quejas
22
Si no se logra terminar de procesar la queja dentro del plazo de un mes, se le notificará al
denunciante al respecto y se le proveerá con un nuevo plazo para el cumplimiento del
proceso de investigación de la queja.
Verbal
Queja Sensible Alta
Confindencialidad
Comité de Investigación
incluye alguien de la sede
Elabora TDR e
investiga
Se da el informe
investigativo a la
gerencia en un mes
Investigación profunda
con TDR definido, es
más tardado
Resolución
Apelación durante los
siguientes 15 días
Resolución en 3
meses
Apelación durante los
siguientes 15 días
1.10. ¿Cómo educar, familiarizar, revisar el sistema de quejas?
La oficina regional de DCA Honduras destinará tiempo, fondos y otros recursos para
socializar el sistema de quejas con sus Socios y así se familiaricen con su uso. DCA
integrará el sistema de quejas como un tema de agenda de las plataformas
programáticas, para que los responsables de las organizaciones socias logren usar el
sistema, y posiblemente empiecen a establecer sistemas propios de quejas. Se
promoverán eventos para compartir experiencias prácticas y retos, así como
revisar los sistemas existentes y realizar cambios necesarios en el sistema
de DCA.
Sistema de Quejas
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1.11. Interferencia, perjurio y represalia
Si un miembro del personal de DCA o personal del socio que a sabiendas interfieran en el
uso, procesamiento o en las decisiones del Comité estará sujeto a acciones disciplinarias
por parte de DCA o de la organización socia.
1.12. Seguimiento por DCA Honduras
Informes:
Se producirá anualmente un informe general que sistematice las quejas recibidas y sus
resultados. El informe, incluirá recomendaciones y acciones de mejora dentro de DCA, se
presentará al personal en una reunión general de personal. Información sobre las quejas
sensibles se serán incluidas en este informe. Así mismo, DCA compartirá el informe con
su sede y presentará resúmenes de los informes en las reuniones de la plataforma de
socios.
Transparencia y Rendición de Cuentas
Autores Sistema de Quejas: René Frenken y Reina Castillo
Grupo Editor: Reina Castillo, René Frenken
Hans Buvollen, Jimena Carías
Impresión: Ideas Litográficas
Diciembre 2014