La Información: un recurso valioso para su empresa

La Información: Un Recurso Valioso para su Empresa
por: Sergio Escobar
Una empresa cuenta con diferentes recursos, los cuales tienen metas y principios claramente
establecidos. Ejemplos de ello tenemos: el recurso humano (sin él no existirían las empresas... es
el recurso por el cual su negocio está en constante movimiento y busca su crecimiento y desarrollo,
ya que es el motor de cualquier industria); el recurso económico, (del cual podemos expresar lo
mismo, sin él no existirían las empresas… es el recurso por el cual su negocio trabaja, es uno de
los motivos de su existencia, ya que es combustible del motor de cualquier industria). ¿Y dónde
queda la Información? Siguiendo con la paradoja, ésta sería el aceite que mantiene lubricado el
motor de cualquier industria.
Permítanme ahondar en este tema. Dentro y fuera de su empresa se genera cualquier cantidad de
Información (financiera, administrativa, de producción, capital humano, gubernamental, etcétera). Y
toda ésta puede convertirse en una herramienta muy valiosa para usted, ya que se puede dirigir a
cualquier situación que requiera de una mejora referida hacia aspectos organizacionales,
institucionales y/o de imagen corporativa. Para ello será necesario establecer algunos sistemas
que nos ayuden a obtenerla, organizarla, administrarla y utilizarla de la forma más provechosa para
nuestra compañía.
No necesita ser un erudito en todas las áreas que integran su empresa. Por eso cuenta con gente
que trabaja para y con usted. Tampoco está obligado a leer al menos tres periódicos nacionales y
dos extranjeros para estar bien informado sobre lo que sucede en el mundo. Lo que sí requiere, es
tener los ojos bien abiertos y observar detenidamente lo que pasa a su alrededor. Para esto, el
Internet se ha convertido en una herramienta valiosa.
Obtención de la Información
Lo que necesita es involucrarse y mantenerse a la expectativa, tratando constantemente de
detectar y adelantarse a las necesidades de su empresa. De esta forma estará dando un paso muy
importante en lo que a obtención de Información se refiere.
Un punto clave en el proceso de obtención de información es saber escuchar. En este aspecto, su
gente juega un papel muy importante, pues ellos podrán proporcionarle información valiosa que
escuchan y encuentran en el acontecer diario. Para que usted conozca esta información, resultará
importante establecer una fecha periódica para dedicarse a “obtener” datos de boca de sus
empleados.
Organización de la Información
Una vez identificada la Información que tanto usted como sus empleados consiguieron, será
necesario organizarla para poder utilizarla en el momento adecuado. Su organización puede ser
por fecha de obtención, o por concepto o área de donde provino la información. Por ejemplo: en
una junta realizada el 27 de febrero de 2006, el Sr. W, encargado del departamento de compras,
proporcionó información acerca de los nuevos procesos que se deben realizar con el proveedor X.
Dichos procesos serán aplicados a principios de 2007. Con esto queda claro que la información
proporcionada por el Sr. W “no será” de utilidad por el momento, sino hasta 2007. Sin embargo, si
esa información no es tomada en cuenta, lo más probable es que para principios de 2007 se
presenten problemas con el proveedor X, pues se hizo caso omiso a lo que él había informado con
anterioridad, provocando malestares en la relación, dificultades de pago, problemas en la entrega
de mercancía y, claro está, posibles pérdidas económicas.
Administración de la Información
No sólo basta con organizar la información. Se necesita mantenerla actualizada y en constante
orden. Administrarla es mantener un registro de lo que se tiene para saber diferenciar entre lo que
sirve y no sirve, así también cuándo y cómo usarla. Tampoco se busca complicar la situación en
recabar datos sin ningún propósito. Este sistema necesita mantenerse ágil y en constante
movimiento dentro de su empresa, ya que esa es la tendencia actual de una sociedad que se
conoce como sociedad informatizada.
Tanto en la organización como en la administración, puede resultar conveniente usar tecnologías
para un mejor desempeño. Me refiero a un simple sistema de carpetas organizadas dentro de su
computadora, donde se guarden los registros de la información obtenida. Estos registros pueden
elaborarse en documentos de Word o PowerPoint, e incluso desarrollarse una base de datos (tipo
Access) para su fácil acceso y óptimo desempeño.
Utilización de la Información
Qué, cuándo y cómo usar, son las preguntas que usted tiene que hacerse cada vez que requiera
utilizar la información recabada, posiblemente en un principio y mientras lee este artículo le cueste
trabajo formular alguna respuesta para estas preguntas, sin embargo, le puedo asegurar que una
vez iniciado el proceso de obtención de información, todo se verá con mayor claridad, pues
regresaríamos a los puntos clave: saber escuchar y estar a la expectativa en la detección de las
necesidades de su empresa. Por lo tanto, su utilización será la adecuada conforme a los
requerimientos que su negocio exija.
Pero hay que considerar que parte de las dificultades por las cuales la información aún no es vista
por muchos de gran utilidad, es porque se considera un recurso intangible (a diferencia del recurso
humano y el económico), que en la mayoría de los casos sólo brinda beneficios a largo plazo.
Pero si usted considera los pasos anteriormente mencionados para desarrollar un sistema de
Información, yo le garantizo que con este aceite (la información), el motor (recurso humano) de su
industria tendrá un menor desgaste y mejorará considerablemente el rendimiento de combustible
(recurso económico) a través del tiempo.