0012 - Instituto Costarricense de Electricidad

PUBLICADO
LA GACETA Nº 230 DEL 27 DE NOVIEMBRE DEL 2008
Sesión 5851
Artículo 8
“CONSIDERANDO QUE:
1. La Contraloría General de la República en oficio 01703 del 19 de febrero del
2004, solicitó la emisión de un reglamento para “Contratos Especiales” de
Recaudación Externa.
2. Dicho reglamento fue remitido a la Contraloría en carta GG-1305-2005 del 22
de noviembre del 2005, para aprobación.
3. La Contraloría General de la República en oficio 00377 del 6 de enero del
2006, .aprueba el Reglamento Interno para la Prestación de Servicios de
Agentes Recaudadores del ICE.
4. Dicho Reglamento fue publicado en La Gaceta 84 del 3 de mayo del 2006.
5. En el año 2007, se afecta los procedimientos de contratación establecidos en
el Reglamento Interno para la Prestación de Servicios de Agentes
Recaudadores del ICE, por los cambios derivados de
la estructura
organizacional del Sector de Telecomunicaciones.
6. Se emite un nuevo Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el
cual entró a regir el 4 de enero del 2007.
POR TANTO, POR UNANIMIDAD ACUERDA:
1. Aprobar las modificaciones al Reglamento Interno para la Prestación
de Servicios de Agentes Recaudadores del ICE, para ajustarlo a los
cambios en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y
a la nueva estructura organizacional del ICE, el cual indica
textualmente lo siguiente:
REGLAMENTO INTERNO
PRESTACION DE SERVICIOS DE
AGENTES RECAUDADORES DEL ICE
OBJETIVO
Artículo 1º- El presente Reglamento tiene como finalidad asegurar el trato
igualitario por parte del ICE en la escogencia de los recaudadores y la relación
contractual de los servicios de recaudación externa entre el Instituto Costarricense
de Electricidad (ICE), y los Recaudadores Externos, todo en apego a los
requerimientos señalados en la legislación en materia de Contratación
Administrativa.
Artículo 2º- El presente Reglamento se emite al amparo de lo dispuesto por el
artículo 2º, inciso h), de la Ley de Contratación Administrativa, el artículo 110,
inciso 3) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, además los
oficios 01703 y 00377 del 19 de febrero del 2002 y 6 de enero 2006,
respectivamente, ambos de la Contraloría General de la República.
DISPOSICIONES
GENERALES
Artículo 3º- El Instituto está facultado para realizar este tipo de contrataciones de
conformidad con lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley Constitutiva del ICE, el
artículo 10 de la Ley 8660 Fortalecimiento y Modernización de las Entidades
Públicas del Sector Telecomunicaciones y el artículo 110 inciso 3) del
Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa. Además los oficios 01703 y
00377 del 19 de febrero del 2002 y 6 de enero 2006, respectivamente, ambos
emitidos por la Contraloría General de la República. Están autorizados para
contratar Agentes Recaudadores, el Director de la Unidad Estratégica de
Negocios Servicio al Cliente y los Directores Regionales (conocidos en el régimen
de Recursos Humanos como Jefes Nivel 1) de la UEN Servicio al Cliente del
Sector Electricidad y el Jefe de la División de Clientes y el Director de la Dirección
Técnica de Aseguramiento de los Ingresos.
Artículo 4º- La contratación de Agentes Recaudadores Externos permite a la
Institución ofrecer a sus clientes y abonados la facilidad para el pago de los
servicios públicos de ambos sectores, por medio de contratos que se suscriben
con estos agentes.
Artículo 5º- La contratación de nuevos recaudadores por parte del ICE será
facultad exclusiva de este Instituto, tomando en consideración los requisitos
exigidos por este Reglamento, el Manual de Recaudadores y los criterios de
conveniencia institucional, de acuerdo a sus intereses y planes de desarrollo. El
ICE establece la participación libre de recaudadores en todo el país, en cualquier
momento del año, y su elección depende del cumplimiento de los requisitos
establecidos en el Manual de Recaudadores.
Como única excepción a lo establecido en el párrafo anterior, se realizará un
concurso para la elección de un único recaudador, en aquellas zonas rurales
donde se mantienen recibos en custodia, por parte de la Dirección Administrativa
de Proveeduría.
Artículo 6º- El plazo de estos contratos será de un año, prorrogable por tres
períodos iguales y consecutivos.
Artículo 7º- El Agente Recaudador y el ICE nombrarán cada uno, un
representante para que funja como Administrador de Contrato, quienes
coordinarán los detalles de su ejecución y serán los responsables del mismo. Es
responsabilidad del Administrador del Contrato, velar porque los ingresos
recaudados por el Agente Recaudador ingresen a las arcas del Instituto en el
plazo que se defina en el contrato.
Artículo 8º- El ICE mantendrá los Manuales de Recaudadores, requeridos para
normar la aplicación del presente Reglamento. Las disposiciones de este Manual
deberán ser incorporadas según corresponda, en cada uno de los contratos que
deban ser suscritos con los diferentes Agentes Recaudadores de ambos
Sectores.
REQUISITOS DEL
AGENTE RECAUDADOR.
Artículo 9º- Para poder considerar las ofertas de servicios de recaudación, el
interesado debe cumplir con al menos los siguientes requisitos, así como los que
se indican en el Manual de Recaudadores.
Personas Físicas:
a) Ser mayor de edad.
b) No estar inhibido para contratar con la Administración Pública, de
conformidad con el artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa.
c) Poseer una infraestructura para brindar el servicio, con las
correspondientes condiciones de seguridad para el resguardo del dinero
recaudado, todo a criterio del ICE.
d) Sistema de control interno y seguridad del lugar.
e) Condiciones para cumplir con el procedimiento de cobro.
f) Estar dispuesto a rendir las garantías de acuerdo a las condiciones
señaladas en los artículos 18, 19 y 20 de este Reglamento.
Personas Jurídicas:
a) Estar debidamente inscritas en el Registro Público, en el Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social o Ministerio de Justicia, según corresponda.
b) No estar inhibido para contratar con la Administración Pública, de
conformidad con el artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa.
c) Tener vigente la correspondiente cédula jurídica.
d) Tener vigente su representación judicial y extrajudicial.
e) Poseer una infraestructura para brindar el servicio, con las
correspondientes condiciones de seguridad para el resguardo del
dinero recaudado, todo a criterio del ICE.
f)
Sistema de control interno y seguridad del lugar.
g) Condiciones para cumplir con el procedimiento de cobro.
h) Estar dispuesto a rendir las garantías, de acuerdo a las condiciones
señaladas en los artículos 18, 19 y 20 de este Reglamento.
Artículo 10º- Los interesados deberán entregar al ICE los siguientes documentos:
a) Fotocopia certificada de la cédula de identidad, residencia o pasaporte o
cédula jurídica. Dicho documento debe estar vigente, ser legible y
certificado.
b) Certificación del Registro Público o de Notario Público de su inscripción
como persona jurídica y de su representación judicial y extrajudicial, e
indicar las calidades y dirección exacta de éste, con una vigencia no
mayor a un mes.
c) Dirección exacta del local donde se prestará el servicio.
d) Croquis del área disponible para brindar el servicio.
e) Horario de atención al público.
f) Declaración jurada que demuestre lo indicado en el inciso b) del artículo
9 del presente Reglamento.
g) Cualquier otra información que sea contemplada en este Reglamento y
el Manual de Recaudadores.
SELECCIÓN DE
AGENTES RECAUDADORES.
Artículo 11º- De previo a emitir la recomendación para contratar al Agente
Recaudador, el área responsable de la contratación, según el Manual Interno para
la Prestación de Servicios de Agentes Recaudadores, deberá cerciorarse de que
el interesado cumpla con los requisitos indicados en el artículo 9º de este
Reglamento y sus Manuales, además deberá tomar en cuenta, criterios de
oportunidad, conveniencia y necesidad que establezca el ICE, cuya concurrencia
deberá ser debidamente motivada.
Artículo 12º- El Área responsable de la contratación, tendrá un máximo de 30
días naturales para recomendar o desestimar la contratación.
Artículo 13º- En caso de que la recomendación no fuera aprobada, el Área
responsable deberá informar por escrito al interesado sobre dicha denegatoria.
Artículo 14º- Para las áreas con participación abierta, todas las solicitudes de
inscripción serán aceptadas siempre y cuando cumpla con los requisitos
establecidos en el Reglamento y el Manual de Recaudadores de cada Sector. En
caso de denegatoria, se aplicarán los recursos establecidos en la Ley General de
la Administración Pública.
En las áreas con participación restringida, no hay inscripción sino invitación a
participar, caso en el cual se aplican los recursos de la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento.
Artículo 15º- Una vez que el Órgano autorizado apruebe las recomendaciones,
solicitará al área responsable la confección del contrato de recaudación, la
formalización de la garantía de cumplimiento y la garantía colateral, de acuerdo a
las condiciones señaladas en el apartado de garantías de este Reglamento, y el
pago de las especies fiscales correspondientes. Además de la certificación que
demuestre que se cuenta con los recursos presupuestarios suficientes para
enfrentar la erogación respectiva, se procederá a la firma del contrato por parte
del Subgerente.
Artículo 16º- Una vez formalizado y aprobado el contrato, el Administrador del
Contrato remitirá el expediente con la documentación original a la Dirección
Administrativa de Proveeduría y una copia a las partes interesadas, según
corresponda.
Artículo 17º- Si el monto del contrato supera el tope establecido por la Contraloría
General de República, éste deberá ser refrendado ante el Órgano Contralor.
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
Artículo 18º- El Agente Recaudador deberá rendir al ICE, al momento de
formalizar el contrato, una garantía de cumplimiento de un 5% del monto de la
contratación. La garantía deberá tener una vigencia original por un plazo mínimo
de catorce meses.
Artículo 19º- El Agente Recaudador podrá rendir su garantía en cualquiera de las
formas establecidas en el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa.
Artículo 20º- Dada la naturaleza de los contratos de recaudación, el Agente
Recaudador está obligado a rendir una garantía colateral que asegure la
recuperación de los fondos públicos que el recaudador tendrá bajo su custodia,
por un período determinado. Las características de esta garantía se establecen
en el artículo 46 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y en el
Manual de Recaudadores.
Artículo 21º- Las dependencias responsables o la Dirección Administrativa de
Proveeduría, según corresponda, serán los encargados de la recepción, ajustes,
prórrogas, vigencia y devolución de las garantías respectivas. Lo anterior, en
coordinación con el Administrador de Contrato responsable.
Artículo 22º- El ICE podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento ante
cualquier incumplimiento contractual, siguiendo el procedimiento establecido,
tanto en el artículo 41 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,
como los artículos 83, 84, 85, 86 y 87 del Título IX Capítulo I sobre las sanciones
a los contratistas del Reglamento Interno de Contratación Administrativa.
Artículo 23º- En caso de vencimiento del plazo contractual y de no prorrogarse,
el Administrador del Contrato deberá verificar la liquidación total de los ingresos
percibidos por parte del Agente Recaudador, para así devolver las garantías
respectivas, salvo que amerite retenerla por un plazo mayor en virtud de reclamos
presentados por los clientes o abonados afectados por su gestión. Para hacer
efectiva la devolución de las garantías, el Agente Recaudador deberá firmar un
contrato de finiquito con el ICE, de conformidad con el artículo 94 del Reglamento
Interno de Contratación Administrativa.
OBLIGACIONES DE
LOS AGENTES RECAUDADORES
Artículo 24º- El Agente Recaudador se obliga a aceptar dentro de la actividad
normal de sus negocios la cancelación por parte de los clientes de cualquiera de
los recibos por servicios de telecomunicaciones y electricidad que emita el ICE.
Artículo 25º- Le corresponde al Agente Recaudador velar por la seguridad del
dinero que recaude y deberá depositarlo conforme lo establecido en el Manual de
Recaudadores y en el contrato que suscriba con el ICE, en cualquiera de las
cuentas corrientes que el Instituto le indique.
Artículo 26º- En caso de extravío o sustracción del monto de la recaudación, el
Agente Recaudador deberá reponer la totalidad del monto al Instituto, siguiendo
los parámetros establecidos en el Manual de Recaudadores.
Artículo 27º- El Agente Recaudador es totalmente responsable ante el ICE por
los daños y perjuicios ocasionados a terceros, en razón de la suspensión de su
servicio derivada de la no comunicación a tiempo del recibo cancelado. Lo
anterior, sin perjuicio de las disposiciones especiales que se regulan en el
Manual de Recaudadores.
Artículo 28º- El Agente Recaudador deberá mantener durante todo el plazo
contractual, un respaldo de la información detallada en el Manual de
Recaudadores.
Artículo 29º- El Agente Recaudador no podrá disponer o ceder total o
parcialmente los derechos u obligaciones que por este contrato adquiere, salvo
que lo realice según lo indicado en el artículo 36 de la Ley de Contratación
Administrativa y 209 de su Reglamento.
Artículo 30º- El Agente Recaudador deberá guardar la confidencialidad y
exclusividad de la información y material del que sea titular o que posea del ICE, y
a la cual tenga acceso en virtud de la contratación existente entre las partes, así
como asegurar el respeto de este carácter de confidencialidad de la información
por parte del Agente Recaudador.
Artículo 31º- Durante todo el plazo de la ejecución del contrato, será de
acatamiento obligatorio para el Agente Recaudador todas y cada una de las
disposiciones contenidas en este Reglamento, el Manual de Recaudadores y el
contrato suscrito con este Instituto.
COMISIÓN POR EL SERVICIO
Artículo 32º- La comisión a pagar por este servicio no constituye un elemento de
negociación para la elección de un Agente Recaudador.
Artículo 33º- El Agente Recaudador devengará una comisión por los servicios
brindados, según lo establecido en el Manual de Recaudadores y en cada
contrato. Del monto a pagar por comisión, al recaudador se le deducirá el
porcentaje de los impuestos que corresponda, salvo aquellos recaudadores que
se encuentren exentos, en cuyo caso deberá aportar los documentos de
exoneración que acrediten tal condición. El recaudador deberá acreditar ante el
ICE tal condición al menos una vez al año.
Cualquier aumento a la comisión tendrá que ser aprobada por la Gerencia
General y debidamente justificada con base a referencias de mercado sobre
actividades similares y estudios de costos internos.
Artículo 34º- Para casos muy calificados en que se justifique previa y
expresamente por parte del Administrador del Contrato, el ICE podrá reconocer
otros costos que el Agente Recaudador demuestre que son necesarios para
prestar el servicio de recaudación contratado y que sean aceptados por el ICE.
Para lo anterior, la cuantía y la naturaleza de dichos costos, deberán ser
previamente aprobadas por la Gerencia General y tipificadas en el Manual de
Recaudadores, así como definidas y reguladas en el contrato que se suscribe
con el Agente Recaudador.
CONTROL SOBRE LOS
AGENTES RECAUDADORES
Artículo 35º- Los Administradores de Contratos, serán los responsables de
verificar el cumplimiento de todo lo dispuesto en la reglamentación institucional, el
presente Reglamento, el Manual de Recaudadores y el Contrato.
Artículo 36º- Los Administradores de Contratos aplicarán los siguientes
controles:
a) Visitar periódicamente por medio de personal debidamente identificado,
las instalaciones de los Agentes Recaudadores para verificar el correcto
funcionamiento del servicio de recaudación, medidas de seguridad con
que opera y trato que se le brinda a los clientes y abonados del ICE.
b) Verificar la correcta cancelación de los recibos, para lo cual deberá
revisar la documentación soporte de la gestión de cobro del Agente
Recaudador (talones de recibos, colillas de depósitos bancarios, cierres
diarios automáticos, registro auxiliar de cheques, entre otros),
establecidos en este Reglamento y el Manual de Recaudadores.
c) Llevar un registro de los contratos de los Agentes Recaudadores para
anticipar su fecha de vencimiento y planificar sus prórrogas o finiquito,
lo cual deberá ser tramitado con un mes de anticipación al vencimiento
del contrato en ejecución.
d) Llevar un registro de los vencimientos de las garantías en los contratos
de recaudación y de ser necesario, gestionar ante el área responsable
su renovación con un mes de anticipación a dicho vencimiento.
e) Todos los demás que se establezcan en el Manual de Recaudadores.
SANCIONES
Artículo 37º- El ICE podrá aplicar cualquiera de las sanciones previstas al efecto
en el Ordenamiento Jurídico Costarricense.
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE SANCIONES
Artículo 38º- El procedimiento para la aplicación de sanciones se realizará de
conformidad con lo establecido en el Ordenamiento Jurídico Costarricense y el
Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense de
Electricidad.
2.
Derogar el artículo 10 de la Sesión 5723 del 4 de abril del 2006.
3.
Autorizar a la Dirección Administrativa de Proveeduría para que
proceda a publicar en el diario oficial La Gaceta el presente
Reglamento.
4.
Autorizar al Gerente General para que apruebe los Manuales
indicados en el Reglamento, así como para que autorice las
modificaciones que se requieran durante la implementación de
dichos Manuales. Acuerdo firme.”