F5_P3-05-DF-ST Cuenta por Liquidar Certificada

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
Clave:
P1-05-DF-SC
No. Revisión:
10
Fecha de Revisión:
Enero 2009
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I.
OBJETIVO
 Establecer las normas contables acordes con los Postulados básicos de Contabilidad
Gubernamental que permiten definir el registro y control financiero de los recursos
públicos federales, así como de los bienes y obligaciones patrimoniales, contabilizar las
operaciones con criterios uniformes y a la vez oportunos facilitando la toma de
decisiones.
II.
ALCANCE
 El registro correcto de las operaciones, la elaboración y presentación oportuna de
estados financieros con base en los Postulados Básicos de Contabilidad
Gubernamental.
 Las actividades de registro, en lo general, se realizarán por los siguientes conceptos:
a. Registro de Ingresos presupuestarios y no presupuestarios.
b. Registro de Egresos presupuestarios y no presupuestarios.
c. Registro de los Bienes muebles e inmuebles.
d. Registro y control del saldo de la o las cuentas de cheques.
e. Conciliación y control de las cuentas que integran el Sistema de Registro Contable.
III.
POLÍTICAS
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
 Dichas actividades deberán originar los siguientes productos:
a. Base de datos actualizada.
b. Informe diario de Entradas y Salidas.
c. Partidas contables conciliadas.
 Las actividades de registro y sus productos, se ajustarán a lo señalado en los
Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, al Manual de Contabilidad
Gubernamental del Sector Paraestatal y demás normatividad que las regula.
 Las actividades de registro de las operaciones que se efectúen, deberán permitir
consolidar la información financiera generada en las unidades administrativas
responsables del manejo y control de los recursos presupuestarios y financieros del
Instituto, mantener actualizado el sistema de registro contable y rendir oportunamente
los informes que requieran las instancias fiscalizadoras.
 Todos los bienes muebles e inmuebles propiedad del Instituto, se deberán incluir como
sujetos del registro contable, independientemente de la fuente de financiamiento con
que se hubiere efectuado su adquisición, incluyendo las donaciones, transferencias o
traspasos.
El registro de los bienes instrumentales se efectuará, entre otros aspectos, a través de
su identificación cualitativa mediante la asignación de un número de inventario, de
acuerdo con el procedimiento establecido por el o la Titular de la Subdirección de
Servicios Generales, Almacenes e Inventarios.
 El número de inventario asignado a cada uno de los bienes instrumentales, deberá
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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consignarse en el Sistema de Inventario del Instituto y servirá para su registro contable.
 Para las conciliaciones mensuales con las o los Titulares de la Subdirección de
Programación y Presupuesto, Subdirección de Tesorería, Subdirección de Personal y
la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios se elaborarán los
documentos de conciliación, que deberán ir firmados por los y las Titulares de las
Jefaturas de Departamento y Subdirecciones correspondientes, y para el caso de la
Subdirección de Programación y Presupuesto y la Subdirección de Tesorería serán
autorizadas por la o el Titular de la Dirección de Finanzas.
IV.
V.
RESPONSABILIDADES
 La o el Titular de la Subdirección de Contabilidad determinará el Sistema de Registro
Contable a operar en el Inmujeres.
 La o el Titular de la Subdirección de Contabilidad deberá obtener autorización de la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) para el uso del Sistema de Registro
Contable del Inmujeres. (Sistema).
 La o el Titular de la Subdirección de Contabilidad, establecerá los registros de las
operaciones financieras del Inmujeres, en base a la observancia estricta de los
Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.
 La o el Titular de la Subdirección de Contabilidad generará oportunamente los reportes
contables de manera veraz, confiable y oportuna.
 La o el Titular de la Subdirección de Contabilidad, deberá elaborar los estados
financieros del Instituto para su aprobación.
 La o el Titular de la Subdirección de Contabilidad, supervisará y autorizará el registro
contable de las operaciones que se realicen en el Instituto, así como la glosa de la
documentación justificatoria y comprobatoria y, en su caso, soporte del gasto.
 La o el Titular del Departamento de Contabilidad realizará las actividades de registro
contable, con base en el Instructivo para el Manejo de Cuentas y en la Guía
Contabilizadora, acordes con la estructura del Catálogo de Cuentas, por lo que
corresponde a la o el Titular de la Subdirección de Contabilidad, instrumentar las
actividades necesarias para actualizar, modificar y tramitar la autorización de dichos
instrumentos.
MARCO NORMATIVO
 Ley del Instituto Nacional de las Mujeres, (D.O.F. 12 de enero de 2001), con sus
reformas y adiciones.
 Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F. 17 de septiembre de
2002), con sus reformas y adiciones.
 Manual de Organización Interna del Instituto Nacional de las Mujeres (Acuerdo
INMJG0203056 29/08/02 y D.O.F. 04 de noviembre de 2005), con sus reformas y
adiciones.
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, (D.O.F. 29 de diciembre de 1976),
con sus reformas y adiciones.
 Ley General de Contabilidad Gubernamental, (D.O.F. 31 de Diciembre de 2008), con
sus reformas y adiciones
VI.
DEFINICIONES
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, (D.O.F. 30 de marzo de
2006), con sus reformas y adiciones.
 Normas de Información Financiera, publicadas por el, Instituto Mexicano de Contadores
Públicos, A.C. (1 de Enero de 2006), con sus reformas y adiciones.
 Ley General de Bienes Nacionales, (D.O.F. 20 de mayo de 2004), con sus reformas y
adiciones.
 Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental (D.O.F. 18 de Diciembre de 2007),
con sus reformas y adiciones.
 Manual de Contabilidad Gubernamental del Sector Paraestatal vigente.
 Clasificador por Objeto del Gasto Vigente, (D.O.F. 13 de octubre de 2000), con sus
reformas y adiciones.
 Catálogo de Cuentas autorizado por la SHCP, (19 de abril de 2002), con sus reformas
y adiciones.
 Código Fiscal de la Federación, (D.O.F. 31 de diciembre de 1981), con sus reformas y
adiciones.
 Reglamento del Código Fiscal de la Federación, (D.O.F. 29 de febrero de 1984), con
sus reformas y adiciones.
 Ley Federal de Entidades Paraestatales, (D.O.F. 14 de mayo de 1986) sus reformas y
adiciones.
 Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D.O.F.
28 de junio de 2006), con sus reformas y adiciones.
 Reglamento interior del Instituto Nacional de las Mujeres, (D.O.F. 23 de junio de 2005)
con sus reformas y adiciones.
 Normas de Información Financiera Gubernamental. (D.O.F. 18 de Diciembre de 2007);
con sus reformas y adiciones.
 Normas Específicas de Información Financiera Gubernamental para el Sector
Paraestatal. (D.O.F. 18 de Diciembre de 2007); con sus reformas y adiciones.
 Oficio no. 307-A-1448 de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. (25 de junio de
2007); con sus reformas y adiciones.
 Contabilidad Gubernamental: Es la técnica que permite captar, clasificar, registrar,
resumir e interpretar la actividad económica, financiera, administrativa, patrimonial y
presupuestaria del Estado.
 Normas Contables Gubernamentales: Instrumento que permite contabilizar las
operaciones con criterios uniformes y oportunos.
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
VII.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
Clave:
P1-05-DF-SC
No. Revisión:
10
Fecha de Revisión:
Enero 2009
Página:
4 de 7
 Manual de Contabilidad Gubernamental: Instrumento objeto de una labor
permanente de análisis y actualización tanto de la normatividad que contiene, como de
sus mecanismos de aplicación.
 Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental: Fundamentos esenciales que
representan el marco de referencia para uniformar los métodos, procedimientos y
prácticas contables, para la elaboración y presentación oportuna de estados
financieros , basados en su razonamiento, eficiencia demostrada; así como organizar y
mantener una efectiva sistematización que permita la obtención de información veraz
en forma clara y concisa, en este sentido. Se constituyen en el sustento técnico de la
Contabilidad Gubernamental.
 Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que realiza el Instituto, siendo susceptibles de la
asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio.
 Patrimonio: Conjunto de bienes tangibles e intangibles, adquiridos por cualquier título,
susceptibles de estimación económica.
 Documentos Comprobatorios: Documentos originales que demuestren la entrega de
las sumas de dinero correspondientes.
 Documentos Justificatorios: Son las disposiciones y documentos legales que
determinan las obligaciones de hacer un pago.
 Documentos de Soporte: Son los que sin ser justificatorios o comprobatorios
respaldan el registro contable, tales como los manuales de carácter financiero y normas
específicas del mismo, establecidos por autoridades en la materia; también forma parte
de este archivo la información generada para o por el sistema de registro contable,
catálogos de cuentas, o cualquier otro instructivo de contabilidad, al igual que los
diseños, diagramas, manuales u otra información necesaria para la operación de los
sistemas de registro electrónicos.
 F13 P4-05-DRH-SP Conciliación de Recursos Humanos contra Contabilidad
 F3 P4-05-DF-ST Informe Diario de Conciliación
 F5_P3-05-DF-ST Cuenta por Liquidar Certificada
 F1_P7-05-DF-ST Conciliación de Cuentas por Liquidar Certificadas y Reintegros
 F1_P3-05-DF-SPP Póliza Diaria de Egresos
 F2_P3-05-DF-SPP Aviso de reintegro
 F3_P3-05-DF-SPP Oficio de rectificación
 F7_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal por Capítulo del Mes
 F8_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal por Centro de Costo por Mes
 F9_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal Acumulada por Capítulo
 F10_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal Acumulada por Centro de
Costo
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
VIII.
IX.-
FORMATOS
DERIVADOS
N/A
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No
1

Clave:
P1-05-DF-SC
No. Revisión:
10
Fecha de Revisión:
Enero 2009
Página:
5 de 7
ACTIVIDAD
INICIO
Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto la
documentación justificatoria, comprobatoria y soporte del ingreso y
gasto públicos integrada en el formato F1_P3-05-DF-SPP Póliza Diaria
de Egresos, formato F2_P3-05-DF-SPP Aviso de Reintegro y formato
F3_P3-05-DF-SPP Oficio de Rectificación y afecta contablemente
según el Catálogo de Cuentas autorizado por la SHCP.
RESPONSABLE
TIEMPO
Titular del
Departamento de
Contabilidad
Diario
Titular del
Departamento de
Contabilidad
2
Realiza la Glosa de la Documentación justificatoria y Comprobatoria
soporte del ingreso y gasto públicos.
3
Turna a la o el Titular de la Subdirección de Tesorería, los siguientes
documentos:
Formato F1_P3-05-DF-SPP Póliza Diaria de Egresos, formato F2_P305-DF-SPP Aviso de Reintegro y formato F3_P3-05-DF-SPP Oficio de
Rectificación, para trámite de pago o registro, y solicita sello de acuse
de recibo en la copia del documento.
4
Supervisa y da seguimiento a la glosa de la documentación
justificatoria y comprobatoria y, soporte del ingreso y gasto públicos.
5
Una vez realizado el pago o registro por la Subdirección de Tesorería,
se reciben en la Subdirección de Contabilidad los documentos pagados
identificados con la fecha de pago y número de cheque, número de
transferencia o número de cuenta por liquidar certificada.
Titular de la Jefatura
de Departamento de
Contabilidad
6
Registra la referencia de pago y emite la póliza contable, anexándola a
los formatos F1_P3-05-DF-SPP Póliza Diaria de Egresos, formato
F2_P3-05-DF-SPP Aviso de Reintegro y formato F3_P3-05-DF-SPP
Oficio de Rectificación.
Titular de la Jefatura
de Departamento de
Contabilidad
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
Titular del
Departamento de
Contabilidad
Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
Clave:
P1-05-DF-SC
No. Revisión:
10
Fecha de Revisión:
Enero 2009
Página:
6 de 7
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
7
Autoriza las pólizas contables y las envía para su resguardo en el
archivo contable.
Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Diario
8
Emite los reportes contables para su análisis.
Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Mensual
9
Autoriza la conciliación bancaria contable en el formato F3_P4-05-DFST Informe Diario de Conciliación.
Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Diario
Elabora y autoriza las conciliaciones mensuales en el siguiente orden:
1. F1_P7-05-DF-ST Conciliación de Cuentas por Liquidar Certificadas y
Reintegros
2. F7_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal por Capítulo
del Mes
3. F8_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal por Centro
de Costo Por Mes
10
4. F9_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal
Acumulada por Capítulo
5. F10_P3-05-DF-SPP Conciliación Contable Presupuestal
Acumulada por Centro de Costo
6. F13 P4-05-DRH-SP Conciliación de Recursos Humanos contra
Contabilidad
7. F4_P9-05-DA-SSG Conciliación de Activo Fijo
Elabora los reportes financieros.
11
12
Emite los Estados Financieros para la autorización de la o el Titular de la
Dirección de Finanzas.
Elabora: Titular del
Departamento de
Contabilidad
Autoriza: Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Mensual
Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Mensual
Titular de la
Subdirección de
Contabilidad
Mensual y anual
FIN
X. ANEXOS
N/A
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
REGISTRO Y CONTROL CONTABLE
Clave:
P1-05-DF-SC
No. Revisión:
10
Fecha de Revisión:
Enero 2009
Página:
7 de 7
Control de Revisiones
REVISIÓN
FECHA DE REVISIÓN
0
Agosto 2002
Nueva creación
1
Junio 2003
Actualización (Antes P-DGAF-06)
2
Agosto 2005
Actualización en políticas, responsabilidades, marco normativo y actividades.
Inclusión en el Sistema de Calidad.
3
Octubre 2005
Se cambió la normatividad que aplica al proceso de la sección VII a la V. Se
modificó la actividad 6 especificando los productos a elaborar.
4
Diciembre 2005
Se actualizaron nombres de puestos referenciados dentro del procedimiento,
de acuerdo a nueva estructura organizacional.
5
Mayo 2005
6
Septiembre 2006
Actualización de la Normatividad.
7
Febrero 2007
Actualización de la Normatividad.
8
Julio 2008
9
Noviembre 2008
10
Enero 2009
Sello
F1 P1-SGC Rev. 1
MOTIVO
Ajustes de acuerdo a observaciones de segunda auditoría interna.
Se actualizaron nombres de puestos referenciados dentro del procedimiento,
de acuerdo a la nueva estructura organizacional autorizada. Actualización de
normatividad.
Se elimina la política “Para efectos del presente procedimiento la originalidad
de la acción prevalecerá sobre el mismo.” conforme al acuerdo SO 0108-06 del
COMERI.
Modificación de actividades con el objetivo de mejorar los tiempos para la
revisión y presentación de declaraciones. Actualización de formato F13 P4-05DRH-SP Conciliación de Recursos Humanos contra Contabilidad por cambio
de nombre de “Información financiera” por “Contabilidad”. Se adiciona
normatividad por recomendaciones del Hallazgo 02-05/2008 de la Auditoría del
Órgano Interno de Control del Inmujeres.
Derivado de la implementación del Oficio no. 307-A-1448 de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, se sustituye el Formato F6_P3-05-DF-ST, por el
formato F1_P7-05-DF-ST Conciliación de Cuentas por Liquidar Certificadas y
Reintegros y se actualiza procedimiento por recomendación de la observación
03-05/2008 de la Auditoría realizada por el Órgano Interno de Control del
INMUJERES. Actualización de normatividad.
Elaboró
Revisó
Autorizó
Lic. Verónica E. Díaz Santos
Titular de la Subdirección de Contabilidad
Lic. Gabriel A. Mejía Gastélum
Titular de la Dirección de Finanzas
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas