A NEXOS GUÍA PARA COMITÉ DE AUDITORÍA

ANEXOS
GUÍA PARA COMITÉ DE AUDITORÍA
GUÍA DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA EMPRESAS SEP
Anexos Guía – Comité de Auditoría
Anexos
Anexo I
Lista referencial, Responsabilidades básicas
Anexo II
Propuesta referencial, Agenda anual
Anexo III Lista referencial, Materias mínimas a tratar
1
Anexos Guía – Comité de Auditoría
Anexo I
(LISTA REFERENCIAL)
RESPONSABILIDADES BÁSICAS
Al margen de las disposiciones legales en el mundo de los Gobiernos de las empresas, el
Comité de Auditoría asume otras responsabilidades que en muchos casos no son
expresamente señaladas en regulaciones o son tácitamente asumidas.
1.
Es necesario que el Comité cuente con estatutos formales que indiquen con
mayor detalle sus responsabilidades. Dicho estatuto puede ser complementado
con normas que digan relación sobre materias más específicas y que requieren
un mayor nivel de detalle. Todo esto conforma el cuerpo normativo del Comité
de Auditoría en relación a la información financiera contable y de gestión.
2.
Proponer al Directorio una nómina de empresas auditoras y clasificadoras de
riesgos, que den garantías de un servicio independiente y de calidad profesional.
Una forma de asegurar la independencia práctica del Auditor Externo es
establecer un canal directo de comunicación con el Presidente del Comité.
3.
Tomar conocimiento sobre los informes y alcances de las revisiones de los
auditores externos y clasificadores de riesgos. El Auditor externo es un asesor
que da una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, opinión
que hace de fe pública respecto de las cifras que presenta la empresa, por tal
razón el Comité debe asegurarse que el trabajo que realiza el auditor es el
adecuado. De igual forma ocurre con las clasificadoras de riesgo.
4.
El Comité deberá velar por la independencia de los asesores con quienes trabaja
la administración, dictando pautas formales, como son el caso de los auditores
externos, clasificadoras de riesgos, asesores tributarios y legales.
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
5.
Referente a Auditoría Interna, estará bajo su responsabilidad lo siguiente:
a. Asegurar la independencia efectiva de Auditoría Interna. Su dependencia
funcional y administrativa es del Comité.
b. Fijar la orientación de auditoría en los riesgos relevantes que son materia de
Comité.
c. Asegurarse que AI no tenga restricción de información y que ésta sea entregada
en el más breve plazo.
d. El Comité debe asegurarse que el trabajo que realiza AI esté dentro de los
estándares de las mejores prácticas. Debe evaluar el trabajo de Auditoría
Interna periódicamente.
e. Aprobar el programa anual de auditoría y las limitantes al programa, áreas de
riesgos que cubre, cómo y cuando se pretenden cubrir, y áreas de riesgos que
no cubre.
f. Asegurarse que Auditoría Interna y Externa se coordinen en las revisiones.
g. Monitorear que las observaciones detectadas se solucionen en un breve plazo.
La efectividad de auditoría interna y la mejora del sistema de control interno
dependen de esta variable.
h. Que Auditoría Interna monitoree la implementación de las soluciones a las
observaciones encontradas por Auditoría externa.
i. Análisis de los informes de Auditoría Interna. Esto implica comprender la
naturaleza de las debilidades, su importancia y las razones o causas que
originan estas situaciones.
6.
Análisis de los estados financieros. Es responsable de revisar la información que
se entrega al público. En tal sentido el Comité debe revisar y comprender
materias contables como:
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Políticas de estimaciones y su aplicación uniforme
Cálculos en la pruebas de deterioro, criterios, tasas, etc.
Cambios en políticas contables, razones y su revelación
Revisar los criterios de devengo de ingresos y gastos, que pueden
influir tanto criterios técnicos como operativos
Reversos de provisiones
Estimación de vidas útiles
Estimación de obsolescencia de activos
Revelación adecuada
Criterios de activación prudenciales
7.
Departamento de Contabilidad. Dado que la información financiera contable es
registrada por los sistemas contables, se requiere que el Comité se asegure que
dicho departamento opera de modo efectivo, es decir, cuenta con los recursos
necesarios y dispone de las competencias pertinentes. Para ello se requiere que
el Comité se reúna con el Contador General con la debida prudencia para
comprender estas materias.
8.
Seguimiento sobre materias de alto riesgo. El Comité debe disponer de un mapa
de riesgos respecto del sistema de control interno relacionado con la
información financiera contable y de gestión. Mapa de riesgo que debe ser
gestionado por la administración y que sirve de punto de partida para el plan de
auditoría interna.
9.
La administración es la responsable de disponer de un sistema de control
interno adecuado y basado en algún estándar. El Comité a través de auditoría
interna, externa y otros asesores, debe disponer de una evaluación del grado de
seguridad del sistema de control interno con relación a la fiabilidad de la
información contable y financiera.
10. Establecer un formato de reuniones, así como de un calendario anual de
materias críticas a tratar como son revisiones de: información financiera,
Código de Conducta, denuncias, registro de transacciones críticas, conflicto de
intereses y políticas sobre probidad, entre otras.
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
11. El Comité debe reportar regularmente al Directorio sobre su plan de trabajo y el
grado de avance.
12. Respecto del Código de conducta y canal de denuncias, el Comité debe
asegurarse de su adecuada difusión. La administración de las denuncias es de
carácter exclusivo del Comité.
13. Revisión de los juicios y contingencias. El Comité debe tomar conocimiento de
estas materias en función de su criticidad.
14. El Comité debe disponer de información sobre materias de conflictos de interés
y transacciones con partes relacionadas.
15. El Comité debe disponer de información para su análisis sobre el cumplimiento
de la normativa legal y reglamentaria a nivel de toda la organización.
16. El Comité debe también asegurarse del modelo de prevención de fraude, qué
riesgos cubre y cuáles no.
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
Anexo II
(PROPUESTA REFERENCIAL)
AGENDA ANUAL
Es una buena práctica aprobar y disponer una agenda anual de trabajo, se presenta un
ejemplo de calendario de actividades.
Ejemplo de agenda
Actividad / trimestre
1er
Revisión anual de los estatutos y código de conducta
Revisión de la efectividad de los procedimientos de denuncias
Revisión del plan de auditoría y presupuesto
Revisión sobre la seguridad de la información
Revisión del grado de avance de auditoría y observaciones
críticas
Revisión del trabajo de auditoría externa, honorarios,
dificultades para realizar su trabajo, calidad de los análisis
proporcionados, calidad de la documentación proporcionada,
etc.
Análisis del trabajo realizado por auditoría interna, dificultades
presentadas, la disposición de la administración con auditoría
interna, oportunidad de la entrega de la información, otras
situaciones críticas, etc.
Revisión de políticas contables críticas, su aplicación uniforme,
lo adecuado de la política, las revelaciones, los cálculos de
deterioros, las políticas de provisiones, estimaciones de
obsolescencia, etc.
Revisión de la administración y gestión de riesgos, el grado de
adhesión por parte del personal, su adecuada administración,
etc.
Revisión de asuntos jurídicos, contingencias laborales,
provisiones contables
Revisión del proceso contable, recursos y calidad de su trabajo
Reunión con asesores tributarios
Revisión del proceso gestión de riesgos
X
X
X
2º
3er
4º
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
Anexo III
(LISTA REFERENCIAL)
MATERIAS MÍNIMAS A TRATAR
A continuación se presentan las materias mínimas y con sus alcances propuestos, sin duda
que en la profundidad y temas es una definición del Comité.
1. Auditores Externos
a. Potenciales variables que pueden afectar la independencia del auditor. Este análisis
debe ser con independencia de la normativa legal.
b. Cumplimiento de variables críticas del contrato como por ejemplo: cambios en el
equipo, en especial los niveles Socio y Gerentes. Revisar el cumplimiento de los
servicios y honorarios pactados.
c. Proceso de auditoría externa. El Comité debe tomar conocimiento y analizar lo
siguiente:
-
Cantidad, naturaleza y causas de los ajustes detectados (efectuados y no efectuados)
Calidad y oportunidad de la información proporcionada
Competencias en materias contables de Contabilidad y del Gerente de Finanzas
Calidad del sistema contable, software, manuales de cuentas, calidad de los
analistas
La disposición del personal para la auditoría
Las debilidades de control interno y el cumplimiento de compromisos
Cantidad de tiempo muerto por malas coordinaciones que afectan la calidad de la
revisión
Cualquier otra materia que estimen conveniente señalar
d. Opinión del auditor sobre los criterios contables críticos. Es de interés del Comité
discutir el grado de dificultad en la aplicación de juicios críticos.
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
2. Principios contables críticos. El Comité debe velar para que los criterios utilizados
en la elaboración de los estados financieros sean adecuados. Sobre el particular
debe revisar lo siguiente:
a. Principio prudencial. La práctica suele distinguir entre políticas contables
conservadoras y políticas contables agresivas. Ambos son aceptados, pero sin
embargo, la elección puede estar influenciada por otras variables, al respecto se
debe aplicar el principio de prudencia que consiste en aplicar un cierto grado de
precaución en el ejercicio de los juicios necesarios para efectuar las estimaciones
requeridas, de modo que los activos y pasivos no se expresen en exceso y que las
gastos y obligaciones no se expresen en defecto.
b. El Directorio debe aprobar, respecto de la preparación de los estados financieros,
las políticas contables en todo su contexto, es decir, cómo se valuará, presentará y
revelará. Aprobar los cambios en las políticas. Respecto de las estimaciones debe
atender por ejemplo: estimaciones de incobrabilidad, de obsolescencia, vidas útiles,
de valores residuales y de valores de mercado
c. Otras materias significativas a revisar:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
Transacciones complejas y relevantes
Castigos y amortizaciones del período
Resultados de las pruebas de deterioro
Transacciones sin respaldos adecuados
Activos de difícil demostración
Revelaciones en los informes financieros
Ajustes relevantes por valores de mercado y su impacto en patrimonio y/o
resultados
Diferimientos de gastos
Activaciones de ineficiencias
Transacciones con partes relacionadas (personas naturales y jurídicas)
Derivados (registro y valorización)
Diferencias de inventarios (naturaleza y montos)
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
3. Proceso contable. El proceso contable es crítico y debe ser abordado con ese
carácter. En consecuencia, es relevante que el Comité se asegure que dicha área sea
efectiva y tenga la autonomía suficiente para registrar exclusivamente lo
correspondiente de acuerdo con las normas contables.
a. Dado que el Contador General no participa de los hechos económicos, sólo en su
registro, se encuentra en una posición de independencia que le permite ejercer una
función contralora sobre las operaciones. El Comité debiera solicitar al Contador
General informar cualquier situación relevante que debe ser revisada en
profundidad por dicho Comité.
b. Estándares mínimos. El área contable dentro del desarrollo de sus procesos debe
tener disponibles algunos elementos o acciones que permitan garantizar a la
gerencia y Comité de Auditoría que las mediciones presentadas en la situación
financiera son fiables.
(i) Análisis de cuentas. Deben ser realizados al menos mensualmente y de modo
oportuna. Los análisis de cuentas son vitales para desarrollar el control de la
organización y deben ser realizados con exactitud.
(ii) Auxiliares. Los auxiliares de cuentas deben estar adecuadamente estructurados
y la información presentada debe permitir una adecuada comprensión. No es
conveniente que existan partidas no pareadas o cuentas por cobrar (pagar) con
saldos acreedores (deudores). No es aceptable disponer de auxiliares en
planillas de cálculo.
(iii) Los activos y pasivos deben ser inventariados y/o confirmados con terceros.Las diferencias detectadas deben ser abordadas cualitativa y cuantitativamente,
de modo de hacer las mejoras a los controles pertinentes. Esto debe ser una
práctica habitual.
(iv) Los castigos y provisiones o deterioros deben ser informados y explicados
oportunamente.- Dicha información debe ser entregada en forma segregada al
Directorio.
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
(v) Sistemas contables. Se entenderá por sistema contable cualquier aplicativo que
capture información sobre las transacciones que deben ser registradas para los
estados financieros, lo que deben ser configurados de acuerdo con los
estándares que trae del propio sistema. Cualquier desarrollo realizado por la
organización involucra riesgos adicionales.
(vi) Sobre la forma de llevar los registros. Los hechos económicos deben ser
registrados de forma tal que permitan determinar el fiel reflejo de la operación,
no es prudente hacer registros parciales o incompletos que induzcan a una
mala interpretación por parte de los usuarios.
Se sugiere revisar aspectos como los siguientes:
-
La adecuada estructura del área contable
Nivel de segregación funcional respecto de Tesorería, Cobranza
Grado de independencia para su gestión
Automatización del sistema contable
Excesos de planillas de cálculo
Oportunidad de los análisis críticos
Satisfacción de la existencia de valores (arqueos – inventarios)
Registro de partidas sin la debida documentación
Competencia del personal contable, en especial del contador
Política contable respecto de las principales materias
Oportunidad de cierres contables, dificultades, apertura de la información
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
4. Sistema de control interno. La gerencia debe compartir con el Comité el modelo
de control interno que ha implementado la administración, las debilidades que
presenta y su grado de madurez.
5. Auditoría interna. Es un asunto amplio. No basta con lo que reporta auditoría, el
Comité debe asegurarse que el trabajo que realiza auditoría interna esté de acuerdo
con algún estándar reconocido, de otro modo las conclusiones pueden ser herradas
o incompletas. Los principales asuntos a tratar son los siguientes.
-
Dimensión específica del trabajo de AI
Aseguramiento de la calidad del trabajo
Revisión de los informes
Grado de avance del trabajo
Posicionamiento e independencia real
Respuesta a los requerimientos de información
Grado de cumplimiento de la administración con soluciones acordadas
Disposición del personal para con auditoría interna
Opinión de auditoría interna respecto del sistema de Control Interno
Entrega oportuna de la información
Dificultades para la realización de la auditoría
Presupuestos
Evaluaciones
6. Reunión con el Fiscal. El fiscal administra materias críticas, el Comité debe tener
una opinión sobre dichas materias. Es importante para el Comité su control y
seguimiento que realiza la gerencia.
7. Otros asesores. Los asesores opinan sobre materias críticas, como son laborales,
financieros, tributarios, etc. El Comité debe estar al tanto de ellas.
8. Código de conducta y canal de denuncias. Se requiere evaluar la efectividad del
modelo de comunicaciones, es decir, asegurarse que todos los involucrados
conozcan sobre esta materia. En principio no basta con la firma del trabajador en
señal de toma de conocimiento. Debe ser una preocupación relevante del Comité si
no hay denuncias.
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Anexos Guía – Comité de Auditoría
9. Denuncias e infracciones al Código de Conducta. Periódicamente se deben revisar
las infracciones y las denuncias recibidas. Es una potente señal para la organización
y terceros como es el caso de proveedores.
10. Revisión de elementos de prevención de fraude. La certificación y modelo sobre la
Ley 20.393 y otras materias que califican como fraude y que no están incluidos en
dicha ley como son el caso de información financiera fraudulenta, hurto, uso
indebido de activos, retenciones indebidas, etc. deben ser revisadas.
11. Seguridad de la información. Es algo complejo pero deben abordarse los riesgos
críticos. Por ejemplo, asegurar razonablemente la seguridad física de los sistemas,
accesos, disponibilidad, etc.
12. Revisión de la gestión de riesgos. El Comité dentro de su agenda anual debe revisar
los objetivos de la gestión de riesgos y la política de administración, las
definiciones de las exposiciones esperadas y efectivas. Auditoría Interna tiene un
potente rol en esta materia.
13. Revisión de estados financieros. Analizar y pronunciarse sobre los estados
financieros y sus documentos anexos en detalle, así como sobre el Informe a la
Administración y su seguimiento.
14. Revisión de otras materias. Examinar los sistemas de remuneraciones y planes de
compensación de gerentes y ejecutivos principales. Velar porque en la empresa se
cumplan las normativas del Código SEP. Conocer y proponer cualquier
intercambio de correspondencia con el departamento de auditoría interna o con
los auditores externos independientes.
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