Dirección Técnico Normativa Opinión T.D.: 3822659 3626900 OPINIÓN Nº 002-2014/DTN Entidad: Estudio Torres y Torres Lara & Asociados – Abogados S.C.R.L. Asunto: Traducción oficial de documentos Referencia: a) Comunicación S/N recibida el 25.SET.2013 b) Comunicación S/N recibida el 5.SET.2013 1. ANTECEDENTES Mediante los documentos de la referencia, la Gerente General del Estudio Torres y Torres Lara & Asociados – Abogados S.C.R.L. formula diversas consultas sobre la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado que debe acompañar a los documentos presentados en otro idioma, en el marco de la normativa de contrataciones del Estado. Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artículo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en adelante, la “Ley”), y la Segunda Disposición Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el “Reglamento”). En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna. 2. CONSULTAS Y ANÁLISIS Las consultas formuladas son las siguientes: 2.1 “¿Existe contradicción entre lo exigido por la normativa de contrataciones del Estado con lo normado en el artículo 25 del Decreto Supremo Nº 126-2003-RE, sobre las traducciones realizadas por traductor público juramentado respecto a documentos privados? (...)” (sic). 2.1.1 En primer lugar, debe señalarse que el artículo 62 del Reglamento, en su primer párrafo, establece que: “Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentarán en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o certificada efectuada por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado, según corresponda, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma 2 original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.” (El subrayado es agregado). Sobre ello, es preciso señalar que, el artículo 1 del Reglamento de Traductores Públicos Juramentados, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 126-2003-RE, (en adelante, el “Reglamento de TPJ”), establece que los traductores públicos juramentados cumplen la función de “(…) efectuar traducciones oficiales escritas de documentos en dos direcciones: de un idioma extranjero al idioma castellano (traducción directa) y del idioma castellano a un idioma extranjero (traducción inversa). (…)”. Asimismo, el artículo 2 del referido reglamento, precisa que “Las traducciones que realicen los Traductores Públicos Juramentados en el ejercicio de sus funciones merecen fe pública1 y tienen plena validez legal. No obstante, la traducción no significa el reconocimiento de la autenticidad del documento traducido.” Como se aprecia, dada la importancia de los documentos que se presentan para acreditar los requisitos para la admisión de las propuestas y los factores de evaluación –pues estos determinan qué proveedores pueden seguir participando en el proceso de selección, así como su calificación, respectivamente–, la normativa de contrataciones del Estado ha previsto formalidades especiales cuando dichos documentos sean presentados en idioma distinto al castellano, a efectos de salvaguardar no solo su validez, sino también la calidad de la información que estos detallan2. Así, del artículo 62 del Reglamento, se advierte que la normativa de contrataciones del Estado ha dispuesto que los documentos para acreditar los requisitos para la admisión de propuestas y los factores de evaluación, en principio, deben presentarse en idioma castellano; de no ser así, deben presentarse acompañados de traducción oficial realizada por un traductor público juramentado, o de traducción certificada realizada por traductor colegiado certificado. Asimismo, cabe resaltar que, cuando el referido artículo establece “todos los documentos” (el resaltado es agregado), no hace distinción entre documentos de origen público o privado; en esa medida, la obligación de presentarlos en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o certificada resulta aplicable en ambos supuestos. 2.1.2 De otro lado, el artículo 25 del Reglamento de TPJ establece que: “Los Traductores Públicos Juramentados podrán traducir documentos privados que no contengan las Según el Diccionario de la Lengua Española, Vigésima Segunda Edición, “fe pública” es la “1. f. Autoridad legítima atribuida a notarios, escribanos, agentes de cambio y bolsa, cónsules y secretarios de juzgados, tribunales y otros institutos oficiales, para que los documentos que autorizan en debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea tenido por verdadero mientras no se haga prueba en contrario.” (El subrayado es agregado). http://lema.rae.es/drae/?val=fe%20p%C3%BAblica. 1 2 Es preciso señalar que, en atención al Principio de Informalismo, previsto en el numeral 1.6) del artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, “Las normas de procedimiento deben ser interpretadas en forma favorable a la admisión y decisión final de las pretensiones de los administrados, de modo que sus derechos e intereses no sean afectados por la exigencia de aspectos formales que puedan ser subsanados dentro del procedimiento, siempre que dicha excusa no afecte derechos de terceros o el interés público.” (El subrayado es agregado). De esta manera, la aplicación de dicho principio no puede entenderse referido a la flexibilización de requisitos y/o formalidades que la normativa considera necesarios para el correcto desarrollo de un procedimiento de contratación, como es el caso del indicado en el artículo 141 del Reglamento. 3 legalizaciones oficiales correspondientes, pero deberán estampar en el encabezamiento de la primera página de las traducciones efectuadas un sello del siguiente tenor: “TRADUCIDO SIN LEGALIZACIONES OFICIALES” y debajo otro sello que diga: “TRADUCCIÓN SIMPLE SIN VALOR OFICIAL”; los cuales deben estamparse en cada una de sus páginas. De igual modo, estampar sellos del mismo tenor en los idiomas extranjeros pertinentes en las traducciones a tales idiomas. De estas traducciones simples sólo será legalizada de requerirse, la firma del Traductor Público Juramentado.” (El resaltado es agregado). En relación con lo anterior, cabe señalar que, de acuerdo con el artículo 5083 del Decreto Supremo Nº 076-2005-RE, Reglamento Consular del Perú, para que un documento público o privado extendido en el exterior tenga validez en el Perú debe estar legalizado por los funcionarios consulares peruanos competentes, cuyas firmas deben ser autenticadas posteriormente por el área correspondiente de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú. Así, dado que los documentos públicos y privados deben estar legalizados por los funcionarios consulares peruanos competentes para que tengan validez en el Perú; el artículo 25 del Reglamento de TPJ faculta a los traductores públicos juramentados para traducir documentos privados que no contengan dicha legalización, con la condición que consignen un sello precisando que tal traducción se realiza sin las legalizaciones oficiales, y otro que indique “traducción simple sin valor oficial”. Ello, sin perjuicio de las traducciones oficiales que puedan realizar a los documentos privados que sí contengan las legalizaciones oficiales correspondientes. 2.1.3 De lo antes expuesto, se advierte que no existe contradicción entre el artículo 62 del Reglamento y el artículo 25 del Decreto Supremo Nº 126-2003-RE; dado que, el primero, establece que los documentos de origen privado que se presenten para acreditar los requisitos para la admisión de propuestas y los factores de evaluación en idioma distinto al castellano, deben estar acompañados de traducción oficial realizada por un traductor público juramentado, o de traducción certificada realizada por traductor colegiado certificado; mientras que, el segundo, establece la facultad de los traductores públicos juramentados para traducir documentos privados que no contengan legalizaciones oficiales. 2.2 “(...) ¿Qué tipo de traducción debe presentarse en el desarrollo del proceso de selección respecto a documentos privados, dado que conforme al artículo 25 del Decreto Supremo Nº 126-2003-RE para la traducción de documentos privados debe presentarse traducción sin legalizaciones oficiales?” (sic). Conforme se señaló al absolver la consulta anterior, de acuerdo con el primer párrafo del artículo 62 del Reglamento, los documentos de origen privado que se presenten durante el proceso de selección, a fin de acreditar los requisitos para la admisión de propuestas y los factores de evaluación en idioma distinto al castellano –con excepción de folletos, instructivos, catálogos o similares–, deben estar acompañados de traducción oficial “Los documentos públicos y privados extendidos en el exterior, para surtir efectos legales en el Perú, deben estar legalizados por los funcionarios consulares peruanos competentes para hacerlo, y cuyas firmas deben ser autenticadas posteriormente por el área correspondiente de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.” 3 4 realizada por un traductor público juramentado, o de traducción certificada realizada por traductor colegiado certificado. Ello, sin perjuicio de la facultad conferida por el artículo 25 del Reglamento de TPJ, a los traductores públicos juramentados para traducir documentos privados que no contengan las legalizaciones oficiales correspondientes, con la condición que consignen los sellos que se indican en el mencionado artículo. 2.3 “¿Qué tratamiento debe darse a los documentos privados que no cuenten con firma (catálogos, manuales, folletos, etc.) que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación (a que se refiere el artículo 62 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) que sean presentados en idioma distinto al castellano?, dado que por su naturaleza no pueden ser legalizados oficialmente por funcionarios consulares peruanos del país de origen y por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.” (sic). Conforme se señaló, al absolver la consulta 2.1 de la presente opinión, el primer párrafo del artículo 62 del Reglamento establece, como regla general, que los documentos de origen público o privado que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación, que se presenten en idioma distinto al castellano deben estar acompañados de traducción oficial realizada por un traductor público juramentado, o de traducción certificada realizada por traductor colegiado certificado. No obstante, el referido artículo ha previsto una excepción a dicha regla: “(…) salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.” (El resaltado es agregado). En esa medida, cuando se presenten folletos, instructivos, catálogos o similares que contengan información técnica complementaria referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación en idioma distinto al castellano, no será obligatorio acompañar la respectiva traducción oficial o traducción certificada. 2.4 “¿Cómo debe interpretarse la exigencia de presentar traducción oficial efectuada por traductor público juramentado (indicada en el numeral 5 del artículo 141 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) en el caso que los documentos a ser traducidos oficialmente provengan de países que no cuenten con Consulado Peruano, ni con embajada en Lima? (...)” (sic). 2.4.1 De acuerdo con el numeral 5) del artículo 141 del Reglamento, para suscribir el contrato el postor ganador de la Buena Pro debe presentar, además de los documentos previstos en las Bases, lo siguiente: “Traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de todos los documentos de la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada.” (El resaltado es agregado). Así, la normativa de contrataciones del Estado establece que, cuando el postor ganador de la Buena Pro hubiera presentado durante el proceso de selección documentación en idioma distinto al castellano, acompañada de traducción certificada, para la suscripción del contrato debe presentar la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de dichos documentos. 5 Ello a efectos de brindar mayor certeza a la Entidad respecto de la información contenida en estos, dado que aquellas traducciones que no provengan de traductor público juramentado ni cumplan con las formalidades debidas, se entienden como traducciones sin valor oficial, de conformidad con el Decreto Supremo Nº 126-2003-RE4. 2.4.2 De otro lado, es importante señalar que, como consecuencia de la globalización de los mercados, el crecimiento económico del país y los Tratados de Libre Comercio suscritos por el Estado Peruano, empresas de diversas nacionalidades participan en los procesos de selección que convocan las Entidades. En este contexto, para efectos de formular sus propuestas, los proveedores extranjeros pueden requerir la traducción de determinados documentos al idioma castellano; no obstante, cabe la posibilidad de que los documentos a ser traducidos provengan de países que no cuenten con Consulado Peruano, ni con embajada en el Perú; esto originaría que algunos proveedores no puedan cumplir con presentar la documentación que acredita los requisitos para la admisión de la propuesta y los factores de evaluación acompañada de la traducción correspondiente y, en consecuencia, que se vean imposibilitados de participar en las contrataciones del Estado, vulnerándose, de esta manera, el Principio de Trato Justo e Igualitario5. Al respecto, si bien el numeral 5) del artículo 141 del Reglamento no ha previsto expresamente el procedimiento a seguir en caso los documentos a ser traducidos provengan de países que no cuenten con Consulado Peruano, ni con embajada en el Perú, en el último párrafo del artículo 142 del Reglamento se establece que “En lo no previsto en la Ley y el presente Reglamento, son de aplicación supletoria las normas de derecho público y, sólo en ausencia de éstas, las de derecho privado.” (El subrayado es agregado). Por tanto, a efectos de determinar el procedimiento a seguir en caso los documentos a ser traducidos provengan de países que no cuenten con Consulado Peruano, ni con embajada en el Perú, es necesario revisar la normativa general que regula esta materia. Así, el artículo 510 del Decreto Supremo Nº 076-2005-RE, Reglamento Consular del Perú, establece que “De no existir Oficinas Consulares ni representación diplomática peruana en un Estado, el área de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá legalizar las firmas de los funcionarios consulares o diplomáticos extranjeros, cuyas firmas se encuentren debidamente registradas.” (El resaltado es agregado). Adicionalmente, el artículo 24 del Reglamento de TPJ establece que: “Cuando se trate de documentos públicos emitidos en el exterior, para surtir efectos jurídicos en el Perú o en el exterior, los Traductores Públicos Juramentados deberán exigir, bajo responsabilidad, que dichos documentos estén debidamente legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.” (El subrayado es agregado). 4 Conforme se desprende del oficio OF.RE(DGC) Nº 2-5-E/211, de fecha 21.FEB.2013, del Subdirector de Trámites Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores. Conforme al literal k) del artículo 4 de la Ley “Principio de Trato Justo e Igualitario: En Todo postor de bienes, servicios o de obras debe tener participación y acceso para contratar con las Entidades en condiciones semejantes, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas.” 5 6 Como se advierte, la normativa especial sobre la materia ha establecido el procedimiento para legalizar los documentos que provengan de países donde no existan Oficinas Consulares ni representación diplomática peruana, los que serán legalizados por el área de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Asimismo, para que los documentos públicos o privados emitidos en el exterior tengan validez en el Perú, deben estar debidamente legalizados, situación que debe ser exigida por los traductores públicos juramentados, en el marco de sus funciones. 2.4.3 Teniendo en consideración lo expuesto, debe señalarse que, de acuerdo con el numeral 5) del artículo 141 del Reglamento, cuando el postor ganador de la Buena Pro hubiera presentado durante el proceso de selección documentación en idioma distinto al castellano, acompañada de traducción certificada, para la suscripción del contrato debe presentar la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado, de dichos documentos. Ello, sin perjuicio que los documentos a ser traducidos oficialmente provengan de países que no cuenten con Oficinas Consulares ni representación diplomática peruana, en cuyo caso debe recurrirse al procedimiento previsto en la normativa sobre la materia, a efectos de legalizar dichos documentos para su posterior traducción oficial efectuada por traductor público juramentado. 2.5 “Considerando que la exigencia de presentar traducción oficial, indicada en el numeral 5 del artículo 141 del Reglamento, constituye una medida que incrementa los costos y alarga el trámite para la suscripción del contrato, ¿Es posible presentar como requisito para la suscripción del contrato la copia legalizada notarialmente de la traducción oficial obtenida? Ello en función a que la normativa de contrataciones no ha especificado que tal documento debe ser presentado en original.” (sic). 2.5.1 El numeral 5) del artículo 141 del Reglamento, establece que para la suscripción del contrato el postor ganador de la Buena Pro debe presentar lo siguiente: “Traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de todos los documentos de la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada.” (El resaltado es agregado). Por su parte, el primer párrafo del artículo 62 del Reglamento establece que: “Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentarán en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o certificada efectuada por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado, según corresponda, (…).” (El resaltado es agregado). De las disposiciones citadas, se advierte que la normativa de contrataciones del Estado no ha precisado si la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado debe ser presentada en original o copia. No obstante, el numeral 41.1.1) del artículo 41 de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, de aplicación supletoria a la normativa de contrataciones del Estado6, establece que las entidades están obligadas a recibir en vez de De conformidad con el artículo 142 del Reglamento que establece lo siguiente: “(…) En lo no previsto en la Ley y el presente Reglamento, son de aplicación supletoria las normas de derecho público y, sólo en ausencia de éstas, las de derecho privado.” (El subrayado es agregado). 6 7 la documentación oficial, los siguientes documentos: “Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales, en reemplazo de documentos originales o copias legalizadas notarialmente de tales documentos. (...) y tendrán el mismo valor que los documentos originales para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a la tramitación de procedimientos administrativos seguidos ante cualquier entidad.” (El resaltado es agregado). Asimismo, el numeral 41.2 del referido artículo, precisa que: “La presentación y admisión de los sucedáneos documentales, se hace al amparo del principio de presunción de veracidad y conlleva la realización obligatoria de acciones de fiscalización posterior a cargo de dichas entidades.” (El subrayado es agregado). Sobre el particular, Morón Urbina7 señala que “Por su especial naturaleza, la doctrina reconoce a estos documentos como “sucedáneos documentales” porque suceden o reemplazan a determinados documentos que se reputan oficiales pero en función del informalismo a favor del administrado resulta atendible recibirlos bajo el principio de presunción de veracidad y con cargo a la fiscalización posterior.” (El subrayado es agregado). De lo expuesto se advierte que, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley del Procedimiento Administrativo General, las Entidades públicas deben aceptar “Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales, en reemplazo de documentos originales o copias legalizadas notarialmente de tales documentos.”, las que tendrán el mismo valor a efectos de cumplir con los requisitos exigidos en los procedimientos administrativos a su cargo. 2.5.2 Adicionalmente, cabe señalar que, el artículo 4 de la Ley establece que los procesos de contratación se rigen por los principios de Razonabilidad, Eficiencia, Economía, entre otros; precisando que tales principios servirán de criterio interpretativo e integrador para la aplicación de la normativa de contrataciones del Estado. Así, de acuerdo con el literal i) del mencionado artículo, el Principio de Economía implica que: “En toda contratación se aplicarán los criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos, debiéndose evitar exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las Bases y en los contratos.” (El subrayado es agregado). Al respecto, el mismo Morón Urbina8 señala que: “El principio de economía se orienta a evitar a los interesados, postores y contratistas incrementar sus costos y exigencias administrativas y económicas para participar en estos procedimientos de selección.” (El subrayado es agregado). De lo expuesto, se advierte que, en virtud del Principio de Economía, en las contrataciones del Estado deben aplicarse criterios de simplicidad, austeridad, 7 MORON URBINA, Juan Carlos. Comentarios a la Ley del Procedimiento Administrativo General. Lima: Gaceta Jurídica S.A; Novena Edición, 2011, página 257. 8 MORON URBINA, Juan Carlos. Los Principios Inspiradores de la Contratación Administrativa y sus Aplicaciones Prácticas, En: Revista de Derecho THEMIS 52. Lima: Asociación Civil THEMIS; página 198. 8 concentración y ahorro orientados a evitar exigencias administrativas y económicas que incrementen los costos para participar en los procesos de contratación. 2.5.3 Finalmente, en virtud del numeral 41.1.1) del artículo 41 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, y del Principio de Economía que rige la contratación pública, es posible que los postores presenten “Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales (…)” de la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de aquellos documentos en idioma distinto al castellano, que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación, durante el desarrollo del proceso de selección o para la suscripción del contrato, en reemplazo del original de dicha traducción “(…) o copias legalizadas notarialmente de tales documentos.” 3. CONCLUSIONES 3.1 No existe contradicción entre el artículo 62 del Reglamento y el artículo 25 del Decreto Supremo Nº 126-2003-RE; dado que, el primero, establece que los documentos de origen privado que se presenten para acreditar los requisitos para la admisión de propuestas y los factores de evaluación en idioma distinto al castellano, deben estar acompañados de traducción oficial realizada por un traductor público juramentado, o de traducción certificada realizada por traductor colegiado certificado; mientras que, el segundo, establece la facultad de los traductores públicos juramentados para traducir documentos privados que no contengan legalizaciones oficiales. 3.2 Los documentos de origen privado que se presenten durante el proceso de selección, a fin de acreditar los requisitos para la admisión de propuestas y los factores de evaluación en idioma distinto al castellano –con excepción de folletos, instructivos, catálogos o similares–, deben estar acompañados de traducción oficial realizada por un traductor público juramentado, o de traducción certificada realizada por traductor colegiado certificado. Ello, sin perjuicio de la facultad conferida por el artículo 25 del Reglamento de TPJ, a los traductores públicos juramentados para traducir documentos privados que no contengan las legalizaciones oficiales correspondientes, con la condición que consignen los sellos que se indican en el mencionado artículo. 3.3 Cuando se presenten folletos, instructivos, catálogos o similares que contengan información técnica complementaria referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación en idioma distinto al castellano, no será obligatorio acompañar la respectiva traducción oficial o traducción certificada. 3.4 De acuerdo con el numeral 5) del artículo 141 del Reglamento, cuando el postor ganador de la Buena Pro hubiera presentado durante el proceso de selección documentación en idioma distinto al castellano, acompañada de traducción certificada, para la suscripción del contrato debe presentar la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado, de dichos documentos. Ello, sin perjuicio que los documentos a ser traducidos oficialmente provengan de países que no cuenten con Oficinas Consulares ni representación diplomática peruana, en cuyo caso debe recurrirse al procedimiento previsto en la normativa sobre la materia, a efectos de legalizar dichos documentos para su posterior traducción oficial efectuada por traductor público juramentado. 9 3.5 En virtud del numeral 41.1.1) del artículo 41 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, y del Principio de Economía que rige la contratación pública, es posible que los postores presenten “Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales (…)” de la traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de aquellos documentos en idioma distinto al castellano, que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación, durante el desarrollo del proceso de selección o para la suscripción del contrato, en reemplazo del original de dicha traducción “(…) o copias legalizadas notarialmente de tales documentos.” Jesús María, 2 de enero del 2014 MARY ANN ZAVALA POLO Directora Técnico Normativa JABR/.