Access 97

• Introducción a Access....................................... 1
• Tablas ........................................................ 12
• Entrada de datos y búsqueda de datos.................... 29
• Generador de Expresiones.................................. 47
• Filtros y consultas............................................ 64
• Consultas avanzadas............................................ 81
• Elaboración de informes....................................... 93
• Funciones adicionales........................................... 110
• Herramientas Access.......................................... 126
• Introducción a Access
1.1. Access como sistema gestor relacional
• Access como sistema gestor relacional
En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base de datos, es una colección de datos,
ejemplos sencillos de bases de datos son un listín de teléfonos, una chequera y ejemplos más complejos de
bases de datos son, las facturas, una relación de pedidos, etc. Además Access es una Base de datos
relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de información , de modo que se puedan
usar al mismo tiempo.
• Elementos de una base de datos de Access
Lo más importante en una base de datos es la información que posee. Pero en una base de datos hay otros
elementos importantes, a los que se les llama objetos.
La lista de objetos con los que trabaja un usuario es:
• Tablas que contienen la información
• Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos
• Formularios permiten ver u editar la información
• Páginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer
• Informes permiten resumir e imprimir datos
• Macros que realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática
Los Módulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Módulo es un programa en
que se escribe con Visual Basic, para automatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de
datos.
• Tablas
Toda la información que el usuario introduce en una base de datos de Access queda almacenada en tablas. A
continuación se mostrará la figura de una tabla que pertenece a una base de datos.
Figura 1
Una tabla está formada por filas y columnas de valores. A las filas se las llama registros y a las columnas
campos.
En Access hay diferentes formas de crear tablas.
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• Consultas
Se emplean para hacer preguntas sobre los datos. Pueden realizar preguntas en las que solo hay que buscar
algún registro en la tabla o consultas que afecten a varias tablas y criterios. Ejemplos de preguntas que
podemos realizar en las consultas son:
• ¿Qué clientes han encargado pedidos en los tres meses últimos?
• ¿Con cuántos clientes nuevos he contactado esta semana?
• Consulta de selección
La siguiente figura muestra una consulta que hace una búsqueda en la tabla. A estas consultas se les
llama Consulta de selección, encuentra todos los registros que corresponden a la pregunta formulada
y los expone una vez que la consulta se haya se haya ejecutado. Algunos aspectos sobre las consultas
que pueden resultar de interés para los usuarios son:
♦ El nombre de los campos en la fila Campos, junto con las marcas de activación en la fila
Mostrar, le dicen a Access qué campos son los que tiene que mostrar cuando se ejecute la
consulta
En la figura 2 podemos observar como se hacen las consultas. Primero el usuario deberá elegir las
tablas que crea que le van a ser útiles de la ventana mostrar tablas y deberá establecer las relaciones
entre las tablas (las relaciones se establecen entre campos que contengan la misma información). Una
vez que el usuario ha establecido las relaciones el siguiente paso es poner en la fila Campo el nombre
del campo que queremos que aparezca en la consulta y después establecer los criterios para que sólo
aparezcan determinados datos.
Figura2
Figura3
La figura 3 muestra una consulta en la que se pide los nombres de los grupos españoles, Access busca
en una base de datos de música todos los grupos que sean españoles y los muestra en la consulta
Cuando se ejecuta una consulta, Access muestra los datos en Vista Hoja de datos, que es una simple
combinación de filas y columnas de valores.(figura 3)
• Otras consultas
♦ Consultas de tabla referencia cruzada, estas consultas resumen los datos según las
categorías de forma que se obtienen respuestas a preguntas como ¿Cuáles fueron las ventas,
de lp´s de grupos españoles, el año pasado?, Estas consultas se pueden hacer con ayuda de
una Asistente para referencia cruzada, el asistente ayudará al usuario a plantear la consulta.
♦ Consultas de creación de tablas, cuando el usuario cambia una consulta de selección por
una consulta de creación de tablas, los resultados se observan en una nueva tabla.
♦ Consulta de actualización, el usuario puede realizar cambios globales en una tabla, como
cambiar los valores de una campo a la casilla superior etc.
♦ Consulta de datos anexados, el usuario puede utilizar estas consultas cuando sesee añadir
información a una tabla con datos de otra.
♦ Consulta de eliminación, eliminan rápidamente grupos enteros de registros de una tabla, sin
que el usuario tenga que ir eliminándolos uno por uno.
• Formularios
Cuando el usuario abre una tabla en Access se presenta en una hoja de datos.
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En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el registro que escoja al mismo
tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para
encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como añadir, editar o ver
datos.
• Asistente para formularios y Autoformularios
Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opción de Autoformularios, que
permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar más información que la del
nombre de la tabla o de la consulta:
♦ En columnas: Crea un formulario con un registro por página y los campos dispuestos en una
columna de la forma siguiente:
♦ Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en
columnas:
♦ Hoja de datos: Muestra registros múltiples en la ventana formulario, al igual que en la
ventana Tablas:
• Objetos de formularios para fines específicos
Los formularios pueden incluir: hipervínculos con páginas Web u otros datos, objetos OLE, y otros
tipos de objetos con fines específicos
• Informes
Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos.
Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no será necesario debido a todas las
herramientas disponibles para ayudar al usuario:
♦ El Asistente para informes guía al usuario a través de todos los pasos necesarios para
diseñar un informe.
♦ El Autoinforme puede crear informes en columnas o tabulares
♦ El Asistente para gráficas le ayuda a crear todo tipo de gráficas, desde gráficas circulares,
hasta gráficas en 3 dimensiones
♦ El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas que se ajustan a formatos
predefindios
• Macros
Una macro ejecuta de forma automática uno o más comandos de las bases de datos cuando se lo
ordena. Son muy útiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que
se pueden realizar con una macro:
♦ Imprimir varios informes de fin de mes
♦ Añadir un nuevo registro a una tabla, añadir la fecha y sus iniciales
♦ Importar un archivo de datos, ejecutar consultas para formatear los nuevos datos y añadir la
información resultante a otra tabla de la base de datos
♦ Imprimir cartas para clientes y añadir notas en los registros sobre cuándo se enviaron las
cartas
♦ Copiar datos de un formulario a otro
Una vez que la macro está creada el usuario la puede ejecutar a partir de la ventana de Base de datos o
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añadirla a un botón de comando en un formulario.
• Asistentes
Una vez iniciado Access el siguiente paso es crear una base de datos o un proyecto para guardar su
trabajo. Para crear una base de datos con el Asistente siga los siguientes pasos:
• Nada más iniciar Access aparece una cuadro de diálogo, donde el usuario deberá seleccionar
Asistente, Páginas y Proyectos de Bases de Datos de Access. Después haga clic en el botón Aceptar
• Haga clic sobre la nueva lengüeta Bases de datos del nuevo cuadro de diálogo.
• Haga clic sobre el icono Administrador de Contactos.
• En el cuadro de diálogo Archivo Nueva Base de Datos que se abre, haga clic sobre Crear ( no es
necesario cambiar el nombre a la nueva base de datos)
• En el primer cuadro de diálogo del Asistente haga clic en Siguiente
• Seleccionar un estilo para la apariencia del formulario de la nueva base de datos y haga clic sobre
Siguiente
• Escoja un estilo para sus informes y haga clic sobre Siguiente
• Introduzca un título para su base de datos y haga clic sobre Siguiente
• Haga clic sobre Finalizar para crear la nueva base de datos y abrirla
Una vez creada la base de datos el usuario verá una ventana llamada Panel de control principal,
como el que se muestra en la figura
Esta opción del Asistente, consta de una serie de formularios con fines concretos que trabajan como
menús. En los paneles de control hay botones sobre los que se puede seleccionar las funciones
deseadas o se puede salir de la base de datos
• La ventana Base de Datos
Todas las Bases de Datos tienen una ventana de Bases de Datos donde podemos encontrar los
siguientes objetos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. También tienen su
propia barra de herramientas con botones para las siguientes acciones:
♦ Abrir se emplea para abrir un objeto de la base de datos, para trabajar con el
♦ Diseño cambia el diseño del objeto seleccionado
♦ Nuevo crea un nuevo objeto de la base de datos
♦ Vista previa (informes) se ve un informe en la ventana vista previa
♦ Ejecutar (Macros y Módulos) crear un macro o un módulo
♦ Crear y abrir objetos
En Microsoft Access 97 podemos crear objetos personalizados con los módulos de clase. Se
puede usar un módulo de clase para crear una definición para un objeto personalizado. El
nombre con el que el usuario guarda el módulo de clase se convierte en el nombre del objeto
personalizado. Los procedimientos públicos (Sub o Function) definidos en un módulo de
clase se convierten en métodos personalizados del objeto, otros procedimientos públicos
(Property Let, Property Get, Property Set) se convierten en propiedades del objeto.
Una vez definidos los procedimientos dentro del módulo de clase, el usuario puede crear el
nuevo objeto creando una instancia (Objeto creado desde la clase que contiene su definición)
de la clase.
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Para Abrir un objeto desde Microsoft Access 97 el usuario deberá ir a la pestaña del objeto
que desee abrir seleccionar el objeto que desee abrir y pulsar el botón abrir para abrir en vista
objeto o diseño para abrir el objeto en vista diseño.
♦ Barra de Herramientas
Una barra que contiene un conjunto de botones, menús u otros controles en los que se puede
hacer clic para realizar comandos de menú de uso frecuente.
Nota En Microsoft Access 97, se han combinado las barras de herramientas y los menús en
una única entidad, llamada "barra de herramientas" en la interfaz de usuario y "barras de
comandos" en Visual Basic. Las barras de herramientas pueden ser de alguno de los
siguientes tipos: barra de menús, barra de herramientas o menús emergentes (menús
contextuales, menús desplegables o submenús).
Podemos crear nuevas Barras de Herramientas en el menú Ver− Barra de Herramientas−
Personalizar. ¿Cómo? En la ficha Barra de herramientas elija Nueva. En el cuadro Nombre
de la barra de herramientas, escriba el nombre que tendrá la nueva barra y pulse el botón
Aceptar. En la ficha Barra de herramientas pulse en propiedades y establezca las
propiedades que más le convenga, después pulse cerrar .La nueva Barra de herramientas se
encuentra detrás de la ventana personalizar. Por último una vez creada la barra el usuario
deberá añadir los botones que le sean necesarios.
♦ Abrir y cerrar una base de datos
Para Abrir una base de datos tiene varias opciones:
◊ En el menú Archivo ejecute Nuevo y seleccione una de las bases de datos que
aparecen justo encima de la opción Salir. Esta lista muestra las bases de datos que
han sido utilizadas más a menudo
◊ Haga doble clic sobre el nombre de una base de datos desde el Explorador de
Windows
◊ Haga clic sobre el botón Abrir de la barra de Herramientas
◊ Haciendo clic sobre el botón derecho del ratón sobre la barra de título o sobre el área
gris de la ventana Base de datos y seleccionar Abrir
◊ Ejecutando el comando Abrir del menú principal de Access Archivo
◊ Pulsando CTRL−O
Todas las opciones, excepto las dos primeras muestran un cuadro de diálogo Abrir como
mostrará la siguiente figura. En ese cuadro el usuario podrá seleccionar una base de datos
para trabajar con ella.
Para Cerrar una base de datos se pueden seguir cualquiera de estas dos opciones:
◊ Hacer clic sobre el botón cerrar de la ventana Base de datos
◊ Ejecutar el comando cerrar del menú Archivo
Si está trabajando con una base de datos creada con el Asistente , también puede cerrarla
desde la ventana del panel principal haciendo clic sobre cerrar esta base de datos.
♦ Cambiar el diseño de un objeto
Una vez creado un objeto, el usuario puede cambiar su diseño con el botón diseño de la
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ventana Base de Datos, previamente a de seguir los siguientes pasos:
♦ En la ventana Base de Datos, haga clic sobre la pestaña que contenga el tipo de objeto con el
que quiere trabajar.
♦ Seleccione el nombre del objeto con el quiere trabajar en la ventana Base de Datos.
♦ Haga clic sobre el botón diseño.
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