Oficio 220-084475-12 (Registro de libros - Decreto 019 de 2012 - Libro de actas de Junta Directiva y de la Asamblea general de accionistas )

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Oficio 220-084475 de 2012
(Septiembre 24)
ASUNTO: REGISTRO DE LIBROS – Decreto 019 de 2012 – Libro de actas de Junta
Directiva y de la Asamblea general de accionistas – Circular Externa 220-000001
de 2012.
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2012-01204702, por medio de la cual hace mención del Decreto 19 de 2012, relacionado
con los libros de comercio, analiza unos hechos y con base en ello plantea unas
inquietudes, de la siguiente manera:
“HECHOS
1 En atención a la modificación que el Decreto 19 de 2012, efectúo en relación con los libros
de comercio a los artículos 28 numeral 7 y 56 numeral del Código de Comercio, los cuales
establece lo siguiente, respectivamente:
“Artículo 28. Personas y actos sujetos a registro. Deberán inscribirse en el registro mercantil:
(…..)
7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios;
“(….)
Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas u otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en
orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional”.
2. Con el fin de conocer el trámite que debe surtir las Empresas de Servicios Públicos
Domiciliarios para el debido registro y almacenamiento de los libros de comercio
especialmente el libro de Actas de Junta Directiva y Asamblea de Accionistas, me dirijo a
ustedes con el objeto de formular la siguiente:
PETICIÓN
1 Que se informe en cuanto a registro y custodia de las actas de la Junta Directiva:
a. Cuál es el procedimiento para el registro y custodia de las actas de Junta Directiva.
b. ¿Se requiere llevar un libro de Actas de Junta Directiva?
c. ¿En el evento que aún se requiera llevar un libro de actas de Junta Directiva, debe
hacerse en físico?
d. ¿En el evento que sea viable llevar un libro de actas de Junta Directiva en medio
magnético, cómo sería el procedimiento?
e. ¿Es posible firmar el acta de Junta directiva con firma digital?. ¿Cómo sería la custodia de
estos documentos?
2. Que se informe en cuanto a registro y custodia de las actas de Asamblea General de
Accionistas:
a ¿Se deberá continuar con el registro de libros de las Actas de Asamblea General de
Accionistas ante la Cámara de Comercio de forma física?
b ¿Es posible llevar el libro de las actas de la Asamblea General de Accionistas de forma
digital y que las mismas pueden ser firmadas mediante la firma digital?, ¿Cuál sería el
procedimiento que se debe seguir a fin de cumplir con el debido registro que señala el
Código de Comercio?
c ¿Cuál sería el mecanismo de custodia de las Actas de Asamblea en el evento que las
mismas puedan ser firmadas digitalmente?
d ¿Qué se debe hacer con las hojas que se encuentran registradas ante la Cámara de
comercio si se toma la opción de continuar?”.
Sobre el particular, en relación con sus inquietudes, me permito manifestarle que
al expedirse el Decreto 019 del 10 de enero de 2012, “Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública”, la Superintendencia de Sociedades, en
ejercicio de sus funciones, expidió la Circular Externa 220-000001 del 6 de marzo
del presente año, con el fin de realizar aclaraciones en lo atinente con el registro
de los libros de comercio en general.
De la lectura de dicha circular, que podrá ubicar en nuestra pagina, en el link
NORMATIVIDAD (Circulares Externas), podrá obtener respuesta a sus inquietudes.
No obstante lo anterior, con relación a los dos bloques (1 y 2) que abarcan sus
preguntas, podemos informarle lo siguiente:
1 REGISTRO LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
El Decreto 019 de 2012 en su artículo 175, al modificar el numeral 7 del artículo 28
del Código de Comercio, consagró:
“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:
(…….).
7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y junta de socios”:
Es claro entonces que se suprimió la exigencia para registrar en el registro
mercantil los libros de contabilidad y de junta directiva, pero ello no significa bajo
ningún punto de vista, que una sociedad no debe tener un libro de actas de
Junta directiva, donde se asienten las actas respectivas.
Así mismo, el artículo 173 del citado decreto, adiciono un inciso al artículo 56 del
Estatuto Mercantil, donde consagró que los libros del comerciante y no hizo
excepción alguna al respeto, podrían llevarse por medios electrónicos. Es así
como entonces los libros de Actas de Junta Directiva, bien pueden continuar
llevándose en medio físico o en medios electrónicos. Llevándose por este último
sistema, es claro que las actas mencionadas deben cumplir los requisitos exigidos
en la Ley 527 de 1999, pudiendo, por ejemplo, utilizar la firma digital y el
estampado cronológico, buscando esencialmente que se de respecto de ellas, la
integridad, autenticidad y el no repudio. Tener en cuenta lo contemplado en la
circular que nos ocupa en los puntos 5 y 6 de la misma.
Frente a la custodia de las actas del cuerpo colegiado, debe adecuar medios
seguros de conservar los registros electrónicos, buscando apoyo en entidades que
presten servicios tecnológicos respetando igualmente los requisitos exigidos en la
Ley 527 de 1999.
Ahora, como se expresó en la Circular Externa que nos ocupa, si bien en ella se
trató esencialmente lo relacionado con los libros de contabilidad, en cuanto a su
no registro, a la opción de llevarlos por medios electrónicos y a lo concerniente
con los requisitos de los archivos electrónicos, etc, esta entidad en el numeral 7 de
la circular referida, dejo claro que las precisiones que a lo largo del texto se hacen
para llevar los libros de contabilidad, se predican también, se resalta, para los
libros de actas de junta Directiva. Por lo tanto se hace necesario observar lo allí
contenido.
2 REGISTRO LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS.
Conforme lo consagrado en el artículo 175 del Decreto 019 en cita, al modificar el
numeral 7 del artículo 28 del Estatuto Mercantil, como quedo plasmado con
anterioridad, es nítido a todas luces que debe registrarse en el registro mercantil el
libro de registro de accionistas, toda vez que solo fueron excluidos del registro, los
libros de contabilidad y el libro de actas de Junta Directiva.
Ahora bien, el artículo 73 del Decreto 019, adicionó un inciso al artículo 56 del
Código de Comercio, donde de manera expresa consagró la posibilidad de que
los libros del comerciante en general, podrán llevarse en medios electrónicos, lo
cual conlleva a que el libro de registro de accionistas, puede seguirse llevándose
por medios físicos u optarse por medios electrónicos.
En efecto, el inciso adicionado expresa:
“(……..)”
“Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional”
Respecto a la expresión, “reglamentación que expida el Gobierno Nacional”, la
Superintendencia de Sociedades en la Circular Externa 000001, realizó la
aclaración pertinente.
Valga anotar que igual como se afirmo respecto con las actas de junta directiva,
en cuanto que estas pueden ser suscritas mediante firma digital, igual proceder se
aplica para las actas del máximo órgano social, salvaguardando, se resalta, la
integridad, la autenticidad y el no repudio y su custodia debe realizarse por la
empresa certificadora correspondiente.
Finalmente, en cuanto a su inquietud, “Que se debe hacer con las hojas que se
encuentran registradas ante la Cámara de Comercio si se toma la opción de
continuar”, al no ser claro a que se refiere la expresión “si se toma la opción de
continuar”, partimos de la base entonces que se sigue llevando el libro de registro
de accionistas por medio físico y entonces al continuar siendo obligatorio su
registro, pues no habría variación alguna al respecto y las hojas registradas deben
ser llenadas siguiendo el orden pertinente.
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes
anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el
artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.