Oficio 220-055088-12 (Aprobacion de balances y cuentas de fin de ejercicio, funcionamiento de la Junta directiva.)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Oficio 220-055088 de 2012
(Julio 10)
ASUNTO: Aprobación de balances y cuentas de fin de ejercicio, funcionamiento
de la Junta directiva.
Me refiero a sus (sic) comunicación radicada con el número 2012-01-157056,
mediante la cual manifiesta que en la dinámica de su gestión se presentan en
una sociedad de familia constituida inicialmente bajo la forma de sociedades en
comandita simple, y posteriormente transformada en sociedad anónima. El texto
de la consulta, es el siguiente:
“APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN SOCIEDADES DE FAMILIA.
A la fecha se han presentado interpretaciones disímiles entre los accionistas, en
torno a quienes pueden deliberar y decidir con su voto sobre la aprobación de los
estados financieros, teniendo en cuenta los siguientes supuestos que presento a su
consideración:
1. Todos los accionistas son simultáneamente administradores, en calidad de
miembros de la junta directiva, tres principales y tres suplentes.
2. Durante el ejercicio del año anterior la junta directiva no actuó, toda vez
que, en la sesión ordinaria de la asamblea de accionistas se eligió nueva Junta
Directiva. No obstante, uno de los miembros de la nueva junta no aceptó y la
asamblea no efectuó nueva elección a pesar de múltiples convocatorias
efectuadas por el representante legal en tal sentido.
3. El representante legal sometió a consideración de los accionistas los estados
financieros correspondientes al ejercicio concluido el año anterior, los cuales
recibieron aprobación del 60% de los votos presentes; no obstante, el
presidente, cuyo voto fue adverso, estimó que los votos a favor resultaban
inválidos por tratarse de miembros de junta directiva principales, mientras que
a su juicio, los votos adversos (40%) si resultaban válidos por tratarse por tratarse
de miembros suplentes. De acuerdo con los estatutos sociales de la compañía
el quórum decisorio ordinario es del cincuenta y uno (51%) de los votos
presentes Cabe precisar que todos los accionistas hicieron parte integral de
una junta directiva que si bien se encontraba aún inscrita en la Cámara de
Comercio, había sido removida por nueva elección efectuada por la
asamblea la cual resultó infructuosa”.
Para resolver las inquietudes por usted propuestas es preciso tener en cuenta que
la función de atender consultas es de carácter general y abstracta, sobre temas
objeto de la competencia de este organismo, lo que no incluye la posibilidad de
prestar asesoría respecto de situaciones particulares como resulta ser la
planteada.
Sin embargo, en aras a contribuir en dilucidar los temas objeto de inquietud, es
preciso tener en cuenta que conforme al artículo 185 del Código de Comercio,
“Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la
sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de
socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos,
ni sustituir los poderes que se les confieren.
Tampoco podrán votar las cuentas y balances de fin de ejercicio ni las de
liquidación” (la negrilla no es del texto).
De otra parte, las consideraciones que a continuación se exponen, podrían servir
de apoyo en la adopción de las decisiones relacionadas con el normal
funcionamiento de la sociedad.
1). Aprobación de balances y cuentas de fin de ejercicio cuando todos los socios
son administradores de la sociedad.
Al respecto, este despacho mediante oficio 220-43454 del 12 de agosto de 1997.
Expresó lo siguiente:
“En esas circunstancias votarán el balance el, o los socios que no ostenten la
calidad de administradores. “Ahora bien cuando quiera que tengan todos esa
condición, se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente
aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los
socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para
aprobarlo de manera expresa, no les impide formular reparos o (sic) objeciones,
los que de presentarse habrán de ser atendidas por los restantes administradores
a quienes corresponda, pues no hay que perder de vista que en todo caso es
función privativa e indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o
improbar los balances y las cuentas que deban rendir los administradores de
acuerdo con el numeral 2º, artículo 187 del Código citado, atribución de la que
gozan individualmente todos los socios”.
Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que por dolo o culpa causen los
administradores a la sociedad, a los socios o a los terceros; responsabilidad
respecto de la cual la ley de antemano presumió la culpa del administrador,
cuando así lo dispuso, si en tal condición propone o ejecuta una decisión sobre
distribución de utilidades en contravención a lo dispuesto por el artículo 151 del
Código de comercio y demás normas relativas a las utilidades sociales, a la vez
que consagró la acción social de responsabilidad prevista en el artículo 25 de la
citada ley 222. (artículo 24 de la ley 222 de 1995).
2) Inscripción en el registro mercantil de los miembros de junta directiva
En torno a este aspecto, este Despacho mediante el oficio 220-26984 del 25 de
mayo de 2007, al pronunciarse sobre los miembros de la Junta Directiva y la
obligatoriedad de inscribir el nombramiento de este cuerpo colegiado en el
registro mercantil y las implicaciones jurídicas de no hacerlo, señaló lo siguiente:
“(….)
De otra parte, es pertinente informarle que los integrantes del mencionado
cuerpo colegiado no cumplen funciones de representación sino de gestión, razón
por la que la calidad es obtenida no a partir del registro (cuyo efecto es la de dar
publicidad), sino de la aceptación del cargo. (la negrilla no es del texto).
En relación con la responsabilidad que cabe por el hecho de su no inscripción,
dentro de los deberes propios de los administradores está la de velar por el
estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias (artículo 23
numeral (b) de la Ley 222), por lo que al no hacerlo, se someten al régimen de
responsabilidades previsto en el artículo 24 ídem….”
No obstante lo anterior, y siendo innegable que los miembros de la Junta Directiva
son administradores y que el objeto de la inscripción en el Registro Mercantil es el
dar publicidad a dichos actos para que puedan ser oponibles a terceros, debe
entenderse que si bien la ley no señala un término para el efecto, ésta debe
hacerse en el menor tiempo posible, en aras a facilitar el normal desarrollo de la
compañía.”
De lo expresado se infieren las siguientes conclusiones:
1. Las mayorías para votar las cuentas de fin de ejercicio deben establecerse
descontando aquellos accionistas que están impedidos por ley para votar esta
decisión, de tal manera que el 100% debe establecerse con aquellos que no
están bajo la prohibición legal establecida por el artículo 185 del Código de
Comercio, por haber actuado como directivos durante el período al que
correspondan las cuentas y balances sujetos a aprobación, en el entendido
que en principio, quienes fueron designados como principales debieron haber
actuado .
2. Que las personas designadas para conformar la junta directiva, a pesar de
no estar registradas en la Cámara de Comercio, son los integrantes del cuerpo
directivo actual y por ende están obligados a cumplir las funciones que por ley
les corresponde; la conformación de este cuerpo colegiado y funcionamiento
está determinada por los artículos 434 y siguientes del Código de Comercio.
En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, haciéndole saber que los
alcances del concepto son los contenidos en el artículo 25 del Código
Contencioso Administrativo.