Oficio 220-053939-12 (Reuniones del maximo organo social. Distintos temas.)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Oficio 220-053939 de 2012
(Julio 4)
Ref.: Radicación 2012- 01- 135141
Reuniones del máximo órgano social. Distintos temas.
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual solicita colaboración para
resolver las inquietudes seguidamente señaladas presentadas en el desarrollo de
diferentes asambleas de accionistas, a saber:
“1. ¿Por cuánto tiempo se puede suspender una asamblea de accionistas?
2. ¿Si el acta de la asamblea ordinaria se impugna y en esta se había aprobado
repartir utilidades, se debe esperar a que sea resuelto el acta?
3. ¿Qué pasa si no se convoca a un accionista a la asamblea general?, ¿si la
asamblea se realiza es un motivo para impugnarla?
4. ¿A qué se le debe dar prioridad: al orden del día de la Asamblea General de
Accionistas o los Estatutos?, si en la citación habla de Elección de la Junta
Directiva y asignación de remuneración ¿es obligación escoger nueva Junta
Directiva así no se haya cumplido el período para el que fue escogido?, o ¿la
Asamblea puede optar por cambiar sólo un miembro de la Junta Directiva ya que
está presentó su renuncia?
5. Con cuánta participación en la sociedad se considera que un accionista es
minoritario?
6. Cuando la Asamblea designa una comisión validadora del acta y uno de los
Accionistas se postula para pertenecer a ella y no asiste a las reuniones que se
citan, ni envía sus comentarios al respecto, ¿cómo se puede proceder para dejar
el acta de Asamblea en firme?”.
Sobre el particular, es del caso manifestarle que los temas en consulta se
encuentran amplia y de tiempo atrás resueltos, por lo que a continuación se hará
una breve referencia a los mismos, no sin antes insistir que los mismos han sido
examinados de acuerdo con las diferentes consideraciones expuestas.
1. Respecto al tema de la suspensión, el artículo 430 del Código de Comercio,
expresa "Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse
luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que
represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones
representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por
más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas.
Sin embargo, las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas
requerirán siempre el quórum previsto en la ley o en los estatutos”.
Con fundamento en la norma trascrita el Despacho ha analizado su texto desde
distintos aspectos, uno de los cuales expresa:
“Sobre el particular, me permito manifestarle que la posición que este organismo ha asumido,
y que aún sostiene, en relación con los alcances del citado artículo 430 en cuanto hace al
tema de la suspensión de las deliberaciones es la de que la reunión del máximo órgano
social de una compañía puede ser suspendida para reanudarse luego tantas veces se
disponga dentro de los tres (3) días siguientes al inicio de la reunión suspendida, o lo que es
igual, al momento en que los accionistas se declaren en asamblea, siempre que lo decida
un número plural de asociados que represente, por lo menos, el cincuenta y uno por
ciento(51%) de las cuotas o acciones representadas en la reunión. De encontrarse
representado el cien por ciento (100%) del capital, podrá decidirse, por mayoría ordinaria,
que la reunión se reanude en un plazo mayor al precitado.
Tal planteamiento ha sido expuesto por esta oficina en diversos pronunciamientos tales como
los Oficios 0A-13931 de Julio 11 de 1980…., 220-15757 del 14 de abril de 1998 y 220-012222 del
26 de marzo de 2002, entre otros, de los cuales me permito transcribirle, en primer lugar,
apartes del primero de ellos, siendo que posteriormente se complementará la consulta
haciendo alusión al contenido del Oficio 220-012222 del 26 de marzo de 2002. El texto del
segundo de los oficios citados puede ser consultado en la página Web de esta Entidad:
"....En efecto, se dice que el inciso primero de la norma en cuestión regula dos situaciones
perfectamente distintas: una, al permitir que las deliberaciones de la asamblea sean
suspendidas para reanudarse luego, cuantas veces así lo determine un número plural de
accionistas con el quórum que allí se ha consagrado, y la otra, al advertir que las
deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días a no ser que se encuentre
representado el ciento por ciento de las acciones suscritas. Así entendidas las cosas, en el
primer evento el número de suspensiones sería indefinido, al paso que en el segundo se
estará simplemente advirtiendo que, en principio, las deliberaciones no deban exceder de
tres días, salvo la circunstancia de excepción anotada.
"Pese a que, según se ha dicho, el tiempo sería ilimitado en el primer caso, existen inquietudes
en torno a la expresión "luego" que se usó en la norma objeto de estudio, al indicar que las
deliberaciones son susceptibles de ser suspendidas "para reanudarse luego". Consultado el
Diccionario de la Lengua Española se encuentra que el vocablo por cuyo significado se
indaga quiere decir: "Prontamente, sin dilación...A toda prisa, con suma celeridad...Con
mucha prontitud, sin la menor dilación...Inmediatamente. Sin tardanza....En seguida...".
De donde se infiere que el legislador no quiso propiamente que el lapso comprendido entre
la suspensión y su reanudación fuera de magnitud considerable.
"Otros, al adentrarse en la hermenéutica del referido inciso, lo entienden como la formación
única y global de hechos que revisten especial importancia tanto para el ente societario
como para los asociados y los terceros que, en una u otra forma, entran en relaciones de
diversa índole con la compañía. Esta parece ser la interpretación más acertada, tal como se
observará mas adelante. Por ahora digamos que no se está frente a casos superables e
inconexos, sino al contrario, tan íntimamente relacionados, que resultan ser complementarias.
De ahí que la proposición inicial contenida en el primer inciso del artículo precitado haya
sido enlazada con la segunda frase del mismo inciso mediante la conjunción adversativa
"Pero", cuyo oficio en la estructura idiomática consiste en contraponer a un concepto otro
diverso o ampliativo.
"Pues bien, antes de entrar en otras consideraciones, es necesario precisar el concepto de
asamblea. Para ello, nada más pertinente que buscar en la ley misma la noción que se
quiere obtener, ya que nuestro Código Mercantil contiene la definición descriptiva de dicho
órgano, en su artículo 419. Allí se enseña que la asamblea se entiende constituida cuando se
reúnen los accionistas con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos.
"Cabe advertir que naturalmente, la asamblea se reúne con el propósito de deliberar y
adoptar decisiones tendientes al buen logro del objeto que persigue la compañía. Estamos
pues, ante un órgano con vocación deliberativa. No obstante, ello no significa que la
suspensión de las deliberaciones implique siempre la de la asamblea, porque esta se
entiende suspendida, si luego de tomar tal determinación desaparecen los presupuestos
necesarios para su constitución conforme con la ley. Sin embargo, debe ponerse de relieve
que existe clara unidad jurídica del máximo órgano social aún cuando los asociados, en vista
de la conveniencia en términos de mayor estudio de los problemas debatidos, obtención de
informaciones, consultas o meditación en general de uno o varios asuntos, decidan hacer
una especie de paréntesis para los fines antedichos.
"La afirmación precedente encuentra explicación en el hecho que entre la suspensión de las
deliberaciones y su reanudación no media la convocatoria de ley o estatutaria, con lo cual
debe quedar perfectamente claro que no se trata de nuevas asambleas, sino de una. En
tales oportunidades, los socios simplemente se ponen de acuerdo respecto de la hora y el
lugar a efectos de continuar los debates.
"Ciertamente, la asamblea se constituye para deliberar y adoptar decisiones; pero las
discusiones no han de ser permanentes como quiera que, en rigor, no constituyen su esencia
y por eso sería absurdo pensar, por ejemplo, que la asamblea durante la cual cesan las
deliberaciones para guardar un minuto de silencio en honor de un socio fallecido o para dar
lectura a una nota de felicitación, esté suspendida en este lapso.
"Los elementos de juicio hasta aquí expuestos dan pie para que este Despacho interprete el
inciso primero del artículo 430 del C. de Co., así:
"El legislador previó la posibilidad de que las deliberaciones de la asamblea sean suspendidas
cuantas veces sea posible dentro de un lapso máximo de tres días y así lo decida en cada
caso un número necesariamente plural de asociados que represente al menos el 51% de las
acciones representadas en la reunión, siempre y cuando los debates se reanuden
prontamente y con la advertencia de que los mismos no podrán prolongarse más allá de los
tres días antedichos ; si no se encuentra representada la totalidad del capital suscrito.
"El criterio que se acaba de expresar contribuye a la aclaración de las dudas que existen
acerca del lapso que debe tenerse en cuenta entre la suspensión y reanudación de las
deliberaciones de la asamblea. En efecto, conforme con lo dicho, a este propósito debe
estarse estrictamente al significado gramatical del vocablo "luego" que empleó el legislador
al redactar la disposición en referencia, como lo enseña el principio general de
hermenéutica aplicable en estos casos.
"Nótese de todos modos, que la necesidad de que la reunión de la asamblea se reanude
dentro de los tres días señalados por la ley al indicar el término máximo de las deliberaciones
en el evento de que éstas sean suspendidas, si no está representada la totalidad de las
acciones suscritas, responde perfectamente a la prontitud o celeridad que requiere el inciso
en cuestión para los fines en él previstos, vale decir, para la reanudación de los debates.
Desde luego, que si fuere posible suspender las deliberaciones para reanudarlas en cualquier
tiempo, una sesión podría iniciarse en enero, seguir en julio y continuar en diciembre por
ejemplo, lo cual se prestaría para que se tejieran triquiñuelas en orden a obtener la no
asistencia de ciertos grupos o personas en un momento determinado.
(….)
De lo dicho se concluye que conforme con lo previsto en el artículo 430 inciso primero, del C.
Co., las deliberaciones de la asamblea pueden ser suspendidas para reanudarse luego
cuantas veces sea posible dentro de un lapso no superior a tres días para lo cual es necesario
que cada suspensión sea aprobada con el voto del 51% al menos de las acciones
representadas, emitido por un número plural de asistentes. Sin embargo, podrá sobrepasarse
el término precipitado para los fines de las deliberaciones, si se encuentra representada la
totalidad de las acciones suscritas."
(….)
Por último, en lo relacionado con el momento a partir del cual se cuentan los tres (3) días a
que alude el artículo 430 en cuestión, transcribo a continuación la parte pertinente,
contenida en el Oficio 220-012222 del 26 de marzo de 2002:
“…En este orden de ideas, es indiscutible la facultad discrecional del órgano competente,
para tomarse el tiempo que estime conveniente para, entre otros, ilustrarse adecuadamente
sobre uno o varios puntos del orden del día, pero al regular la finalización de las
deliberaciones, lo que pretendió el legislador fue establecer que la asamblea no se dilate o
prolongue por más de tres días, luego debe concluirse que los tres (3) días, término máximo
de prolongación de las deliberaciones, se empiezan a contar a partir del momento en que
los accionistas se declaran en asamblea…” (Destacado y subrayado fuera de texto)” (Oficio
220- 056936 de 29 de noviembre de 2007).
2. La consultante debe tener presente que la impugnación hace relación a las
decisiones o actos que constan en el cuerpo del acta misma, luego si lo que se
impugna es la distribución de utilidades, no podrá adelantarse ninguna gestión
hasta tanto se adopte una decisión de fondo.
En relación con los efectos de la impugnación, la Entidad mediante Oficio 22054093 de 26 de agosto de 2003, expresó: “(….)
….. la legislación comercial prevé que los administradores, los revisores fiscales y los socios
ausentes o disidentes puedan impugnar las decisiones de la asamblea de accionistas o de la
junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos, y concede
para ello dos (2) meses contados a partir de la fecha en la cual se hubiere celebrado la
reunión en la que se haya adoptado la decisión, o de la fecha de la inscripción de la misma
en la Cámara de Comercio, si ella estaba sujeta a registro (artículo 191 del Código de
Comercio).
Como quiera que de la lectura de la aludida norma se desprende que lo que se impugna
son las decisiones y no la reunión propiamente dicha, la primera conclusión que se deriva de
la misma, es que la impugnación afecta la decisión o decisiones que se considere no se
ajustan a las prescripciones legales o a los estatutos y por tanto se impugnen, y no a toda la
asamblea de accionistas o junta de socios, si en ella se hubieren adoptado válidamente
otras decisiones, las cuales, si no se encuentran en discusión, podrán ser ejecutadas, pues
conservan plena validez mientras no sea demostrado lo contrario
En consecuencia, lo procedente es esperar la decisión de la autoridad competente, o, en el
evento de quererse sanear la decisión que se presume indebidamente adoptada, con
anticipación a dicho fallo, es preciso que se convoque de nuevo a la asamblea, previo el
cumplimiento del lleno de los requisitos legales, para someter nuevamente a su
consideración, en el caso que nos ocupa, los estados financieros cuya aprobación se
encuentra en discusión”. (Destacados fuera del texto).
3. Conforme los términos del artículo 190 del C. de Co. “Las decisiones tomadas
en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán
ineficaces….”.
A su turno en citado artículo 186 dispone que “Las reuniones se realizarán en el
lugar del dominio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos
en cuanto a convocación y quórum”. (Artículo 186 Ib.).
Lo expuesto permite colegir claramente que las decisiones adoptadas en una
reunión celebrada en contravención a lo dispuesto en la ley y/o en los estatutos,
en cuanto a convocatoria se refiere, por ejemplo, son ineficaces, sanción que
opera de pleno derecho por lo que no requiere de declaración judicial. No
obstante sus presupuestos podrán ser reconocidos por esta Entidad en los
términos artículo 133 de la Ley 446 de 1998.
4. En materia de elección de los miembros de junta directiva, el artículo 436 del
Cód Cit. expresa que serán elegidos por la asamblea para períodos
determinados, lo que no impide que sean removidos del cargo en cualquier
momento o su renuncia aceptada, casos en el cuales debe darse aplicación al
artículo 197 del C. Cit. que señala el cuociente electoral como mecanismo para
la integración de la misma, pero téngase en cuenta que la misma norma dispone
que las personas que la integran “no podrán ser reemplazadas en elecciones
parciales , sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a
menos que las vacantes se provean por unanimidad” (Destacado fuera de texto).
En resumen, la integración de la junta directiva debe hacerse una vez venza el
periodo para el cual fue designada, por ejemplo cada dos años, si así se prevé en
el contrato de sociedad, lo que no impide que sean removidos en cualquier
momento o la renuncia presentada sea aceptada, eventos en que procede la
integración de una nueva junta directiva, por el sistema del cuociente electoral
pues los cargos vacantes no pueden ser reemplazos en elecciones parcialmente
a menos que se provean por unanimidad.
5. Son considerados accionistas minoritarios quienes tengan una participación
inferior respecto de los titulares de una mayor participación frente al capital
social, no existe una manera diferente al de la participación dentro del capital
para determinar quienes son minoritarios o mayoritarios.
6. Tal como lo contempla el artículo 189 del Código de Comercio lo sucedido en
las reuniones del máximo órgano social se hará constar en actas que serán
aprobadas por la misma asamblea “o por las personas que se designen en la
reunión para tal efecto….”, lo que se traduce en que la aprobación es una
función que corresponde a la asamblea pero que por su propia iniciativa y
decisión difiere esa atribución en una comisión quienes deben firmar el acta en
señal de aprobación.
Como puede observarse las personas que forman parte de la comisión para
aprobar el acta son designadas por la asamblea en la misma sesión,
generalmente al finalizar la reunión, luego no se trata de cargos que se integren
con anterioridad.
Ahora bien cuando alguno de los miembros que integran la comisión para firmar
el acta no la suscribe o se rehúsa a ello, lo que se impone es que el máximo
órgano social en su próxima sesión le imparta la aprobación al acta, de manera
que las decisiones adoptadas puedan ejecutarse en el menor tiempo posible.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes
manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código
Contencioso Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar
la página de Internet de la Entidad o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos
Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.