Análisis estratégico y planificación de la oficina de farmacia. Gestión del aprovisionamiento

ANÃLISIS ESTRATÉGICO Y PLANIFICACIÓN DE LA OFICINA DE FARMACIA
Planificación estratégica, es un proceso de planificación o programación de las actividades que va a
llevar a cabo una organización en un periodo de tiempo paras enfocar los esfuerzos según el resultado del
análisis interno y externo del negocio.
La importancia de Este análisis a partir de dos ámbitos:
*análisis del microentorno o elementos del entorno no controlables Por la propia empresa pero sin duda
condicionan su actividad.
entorno natural o fÃ-sico ,condiciones climáticas y geográficas, fenómenos climáticos mundiales y la
evolución natural hasta las caracteristicas geoclimáticas del ámbito más local, como una estacionalidad
−demográfico, como la edad,el sexo,los movimientos migratorios,las tasa de naciminetos y de mortalidad y
la densidad de población.
−económico, el poder de compra de cada persona viene determinado básicamente por el nivel de ingresos,
si tiene poca capacidad adquisitiva
−tecnológico, la oficina de farmacia a sufrido una revolucion tecnológica enorme con la aplicación de
nuevos instrumentos informáticos y con la incorporación de nuevas posibilidades en telecomunicaciones
−polÃ-tico−legal ,esta especialmente influido por el conjunto de leyes y normas que regulan su actividad
especificando cómo y en qué condiciones debe desarrollar este servicio,esta se modifican continuamente y
requieren una información actualizada de loa cambios a traves de los colegios profesionales,laboratorios y
distribuidores
−socio−cultural,es el que marca las tendencias de consumo por que es un factor determinante en el
comportamiento de las personas como los habitos alimentarios....
*análisis del microentorno o aspectos del entorno directamente relacionados con la actividad de la empresa
A .demanda ,cantidad total de productos o servicios requeridos por un determinado tipo de clientes durante
un periodo de tiempo establecido.
demanda de nuestros productos
*cifra de ventas,el valor monetario de las ventas en un periodo determinado.
*ranking de productos,desde el mas vendido en número de unidades hasta el menos vendido(sabremos de
cuáles nos tenemos que proveer en mejores condiciones y cuáles tendremos que negociar mejores
condiciones)
*análisis de ventas por familias de productos,podemos comparar diversas marcas o familias de productos
para aver si realmente la oferta resulta realmente atractiva.
−tipologÃ-a de nuestros clientes:
población se segmenta en diferentes grupos(segmentos de población)
1
*la localización de la farmacia y el tipo de clientes
*acceso a la tipologÃ-a de clientes
B.La competencia:
la ocmpetencia se limita a otras oficinas de farmacia y aspectos como proximidad,servicio o la oferta y
sobretodo la confianza.
*solucion de patologÃ-as leves
*necesidades higiene y belleza
*necesidades muy especÃ-ficas optica,ortopedia,veterinaria...
La farmacia y la competencia(otras farmacias)
Cada farmacia debe evaluar la competencia,organizar sus recursos y planificar su oferta de prodcutos enlos
que realmente es competitiva.
C.El poder negociador de los proveedores
−negociación de productos de reposición diaria,su función es logÃ-tica(de transporte) y administrativa y
gana un ,argen limitao por ley,más volumen de productos más beneficio,sobretodo si la ruta para
suministrarla es buena esto da un cierto poder de negociación a al oficina de farmacia.
−negociación de productos de alts rotación,el poder en este caso vendrá determinado por los productos
que suministran,si son muy conocidos ,solicitados o no hay competencia significativa,nos sera desfavorable..
El análisis interno
Consiste en el estudio de todos los recursos a nuestro alcance para decidir cómo los dsiponemos para cumplir
lo sobjetivos con la máxima eficiencia.
−modelobasado en la gestión de recursos(analizar los recursos existentes y determinando si son suficientes
pra la consecución del objetivo
−modelo basado en la cadena de valor:
dos tipos:
*actividads primarias(valor directo):
1.gestión de compras y recursos
2.archivo y almacenamiento
3.servicio y atención
4.seguimiento farmacoterapéutico
*actividades de apoyo(valor indirecto):
2
1.getión administrativa y financiera
2.de recursos humanos
3.directiva
¿qué tenemos y qué nos falta?para:
A. aprovisionamiento
B. archivo y almacenamiento
C. prestación del servicio
D. un seguimineto posterior del paciente
Las decisiones estratégicas
−segmentación del mercado,consiste en establecer cuáles son los mercados−objetivo o grupos de
población a los que nos queremos dirigir especialmente.
Al segmento o grupo de población se llama público diana
−posicionamiento del servicio,se define como la imagen o concepto qu edeseamos que tenga nuestra oficina
de farmacia en la mente del posible usuario del mercado elegido
−las estrategias del marketing−mix,consisten en la combinación de los diferentes componentes del
marketing para influir en el comportamiento de compra de nuestros clientes.
*el producto,es unmedio para satisfacer las necesidades del usuario
*el precio,la combinación producto−servicio que ofrece la oficina de farmacia es pagada por el usuario ,por
la seguridad social o por otras mutualidades P.V.P +I.V.A,excepto canarias ,ceuta y melilla,los productos de
precio libre P.V.L. la importacia del precio radica en dos aspecto:externo( la percepción del usuario respecto
a otras oficinas) y el interno(el precio es lÃ-mite superior que define el margen de la oficina de farmacia y el
lÃ-mite inferior es el coste de compra del producto al porveedor, la diferencia entre estos es el margen bruto
o margen profesional)p.v.l es del 27,9% si el precio es inferior a 89,62 y si es igual o superior es del 37,94%
por envase.
*la comunicación,englove todas aquellas actuaciones orientadas a hacer llegar al segmento del mercado al
que nos dirigimos(público diana)
*publicidad,en el caso de oficinas de farmacia este prohibida por ley para no restringir la libertad del paciente
de elección de oficina de farmacia solo esta permitida la informativa.
*la distribución,ahora hablamos de distribución desde la oficina de farmacia a los pacientes y usuarios que
necesitan estos productos junto al servicio de prestación farmacéutica.
−La oficina de farmacia en su planificación estrateguica debe contemplar el aspecto asistencial y privado y
buscar el complemento y equilibrio entre ambos.
−analizar el entor no nos permite predecir las oportunidades y amenazas,ajustar la oferta lo mejor posible a los
3
cambios y atender las nuevas demandas.
−los factores qu eforman parte del macroentorn;natural o fisico,demografico,politico legal
−la capacidad adquisitiva de la población es un factor del macroentorno económico
−el estudio del ranking de los productos mas vendidos en una oficina de farmacia forma parte de el analisis de
la demanda de los productos.
−los competidores de una oficina de farmacia para la dispensación de medicación preescrita son otras
oficinas de farmacia.
−el poder de engociación de una OF con un distribuidor de productos de reposición diaria se basa en que la
ruta sea buena y el volumen de compra.
−actividades de la cadena de valor primaria:gestión de compras y aprovisionamiento,prestacióin del
servicio y dispensación,seguimiento de farmacoviguilancia.
_el proceso qu econsiste en dividir el mercado en diferentes grupos de población a los qu enos queremos
diriguir se llama segmentación del mercado
−estrateguias d emarketing mix:el producto,el precio,la comunicación.
−diseño de estrateguia de precios efectiva solo en las especialidades farm.publicitarias.
−estrateguia de comnicación del a OF:publicidad,relaciones publicas e imagen exterior.
LA GESTION DEL APROVISIONAMIENTO:
OREVISIÓN DE VENTAS Y PROVEEDORES
primera previsión que debemos hacer es la previsión de ventas y ,en función de alla,efectuaremos la
previsión de compras ajustandola según las existencias de productos que tenemos en stock.Todos estos
procedimientos se integran en la denominada getión de aprovisionamiento.
−previsión de ventas:(consiste en saber que debemos comprar o de que debemos oprovisionarnos,primero
debemos saber que debemremos saberqué es lo que pensamos vender)
previsiones de ventas en el aprovisionamiento inicial(no disponemos de datos históricos,asi que
,efectuamos un análisis de la posible demanda según la ubicación y la tipologÃ-a de la demanda para
enfocar la oferta en diferentes especialidades;previsión para la parafarmacia(habremos decidido potenciar
alguna selección que tras el análisis del ademanda nos haya parecido interesante o que para empezar
intentaremos cubrir una demanda amplia de productos pero poco profunda)previsión para las
especialidades farmacéuticas(no conocemos la entrada pero debemos buscar pistas para orientar nuestra
selección deproductos,orientandose de varias fuentes:el catálogo de especialidades
farmaceúticas,ed.consejo general de colegios oficiales de farmacéuticos;información obtenida del
C.A.P.(centro asitencial primario);información obtenida de los farmacéuticos de la zona;estudios de
mercado publicados enrevistas especializadas;comprando estudios de mercado(muy caros);experiencia propia
del farmacéutico y el consejo de un mayorista importante.)
*planificación anual de una O.F que y aesta desarrollando su actividad:
4
previsiones de ventas en el transcurso de la actividad(disponemos de información hirtórica y lapodemos
desarrollar desde tres puntos diferentes:burocrático(la previsión se hace cogiendo los datos del año y se
aplica un incremento o descremento en porcentaje según latendencia qu ese presume del
mercado)técnico(se hace la prevision en función de la oferta existente)volumétrico(se limita a una
visión exclisivamente centrada en la demanda del mercado,sin tener en cuenta ni la oferta disponible ni la
sposibilidades financieras)
La clasificación ABC
Diferenciamos todos los productos en tres grupos:
productos A.los productos clave para el sostenimiento de la actividad.
" B.los que contribuyen con cierto volumen por razones estratégicas o legales
" C.la gran mayoria y contribuyen poco a la totalidad de las ventas.
Especialidades farmacéuticas genéricas.
En estos casos puede resultar conveniente efectuar la previsión de unidades .
−la rotación del producto,entendemos por rotación del productos la relación existente entre las ventas de
este producto en un determinado oeriodo y el stock medio de este mismo producto durante el mismo
periodo,se pueden distinguir:*alta rotación(ventas fecuentes) y de *baja rotación (ventas escasas)
El surtido óptimo
Es la selección mas adecuada de ofreta de productos para satisfacer las necesidades de población de forma
rentable para la oficina de farmacia.
Estilos de gestión de aprovisionamiento
−manual,se anotaba al consumo diario o se incorporaba una etiqueta a cada producto que se extraÃ-a en cada
venta y se guardaba y con la relacion de lo vendido se hacia el pedipo.
−semiautomático,se registran las salidas mediante un lector óptico para elaborar un pre−pedido y despues
se hace el pedido contrastando el pre−pedido con lo que se tiene en el almacen y se manda por modém.
−automático,la venta queda registrada como una salida de producto del stock,el stock tiene predeterminado
un nivel mÃ-nimo por debajo por el cual se genera un pre−pedido automáticamente,despues se valida e
pedido y se tramita pro internet o módem.
Ténicas de negociación
Podemos definir la negociación como un proceso en el que dos o más partes interactúan para obtener un
resultado más satisfactorio mediante la acción conjunta del que podrian obtener induvidualmente.
−precio de reserva del vendedor P.R.V, precio mÃ-nimo a percibir
−precio de reserva del comprador P.R.C,precio máximo a pagar
El responsable de compras tiene que ser capaz de :
5
−establecer un clima de confianza y colaboración mútua con los proveedores
−transmitir las propias necesiades del proceso y la gestión para que puedan adapter su oferta lo mejor posible
−basar la relación en una serie de compromisos donde se busquen los beneficios conjuntos y que sta
relación se prolonge en el tiempo.
Selección de proveedores
¿Quiénes son?
Dos tipos:
−los mayoristas,tiene un gran número de referencias capaces de suministrar casi todos los productos.
−laboratorios,fabricantes
sistema transfer(laboratorio hace la labor comercial y el mayorista la logÃ-stica y adminsitrativa)
−pequeños distribuidores,un grupo limitado de productos,exclusivos y extensivos.
Como evaluamos un proveedor?
−condiciones económicas
−capacidad de suministro
−condiciones de suministro,
−sevicios complementario
−calidad de los documentos administrativos.
El proceso de selección ,negociación y relación :
1º análisis,definición de los objetivos y previsión de ventas
polÃ-tica de abastecimiento,busqueda y contacto de proveedores
2ºrecogen condicines y la información qu enos aporten
3ºse comparan ofertas
4º se selecciona uno y se negocia con el
se efectuan pedidos
5º revisar condicion y mantiene el contacto con otros proveedores para contrastar.
−el documento en que se plasma la previsión de ingresos por ventas menos los gastos de compras y de gastos
anuales se llama cuenta de resultados provisional.
−el sistema de previsión de ventas consiste en aplicar un decremento o incremento porcentual a los datos del
ejercicio anterior se llama burocrático
6
−los productos de la oficina de farmacia que contribuyen poco a la totalidad de las ventas de clasifican como
C.
−que un producto sea clasificado como A, B o C depende de la venta del numero de unidades.
−el criterio mas importante para definir una polÃ-tica de abastecimiento es la rotación de productos
−un producto clasificado como A generalmente tiende a ser de alta relación.
−para ventas en grandes cantidades es preferible acudir al aprovisionamiento directo de los laboratorios
fabricantes,
−en la gestión semiautomática de aprovisionamiento el responsable de compras revisa los resultados y
formula el pedido.
−la negociación es ...para que una negociación fructifique tiene que proporcionar ventajas a las oferentes
partes.
−el precio mÃ-nimo que un negociador esta dispuesto a percibir por la venta de su producto se llama precio
de reserva del vendedor.
−los proveedores que tienen capacidad de suministra la casi totalidad de los productos de una farmacia son los
mayoristas
−la ventaja competitiva de distribuidor pequeño respecto a los otros proveedores es su proximidad.
7