IC-PL-FO(003)Caracterizacion Gestion de talento Humano

SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA
Caracterización De Procesos
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
Director Ejecutivo Nacional.
PROCESO
Gestión del talento humano
Gestión humana
OBJETIVOS DEL
PROCESO
Capacitación Interna
Voluntariado
OBJETIVOS
RELACIONADOS
CON LA CALIDAD
AUTORIDAD:





Director Administrativo y
Financiero.
Coordinar las actividades necesarias para seleccionar el
personal requerido y evaluar su desempeño en
coordinación con los procesos involucrados y de acuerdo
con los perfiles establecidos por la Cruz Roja colombiana.
Identificando las necesidades y suministro de
entrenamiento, con el fin de brindarle al personal la
capacitación necesaria y consolidar de manera simple y
efectiva su liderazgo y compromiso basados en objetivos
de desempeño en el marco de los principios y valores
institucionales para fortalecer la entidad humanitaria por
excelencia.
Desarrollar ejercicios educativos que fortalezcan las
competencias de directivos, empleados y voluntarios para
el cumplimiento de la misión institucional.
Direccionar a nivel nacional las actividades del Talento
humano voluntario que soporta la misión Institucional.
Jefe de Gestión humana
RESPONSABLES
Director Nacional de Educación.
Director Nacional de Voluntariado.
Desarrollar un modelo organizacional simple y funcional.
Fortalecer la unidad e interlocución con actores externos.
Salvar vidas mediante la gestión integral de riesgo.
Promover la inclusión social y una cultura de la no violencia y la paz.
Mantener la eficacia del Sistema de gestión de calidad en todos nuestros procesos que contribuyan al accionar humanitario de la Sociedad
Nacional.
PLANEAR
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Caracterización De Procesos
Gestión Humana

Directrices del Plan estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja Colombiana.

Plan de Acción presentado a planeación para validar el cumplimiento con el plan estratégico.

Desarrollo de competencias aplicables a la Cruz Roja Colombiana.

Presupuesto para el desarrollo de las actividades del proceso.
Capacitación Interna

Directrices del Plan estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja Colombiana.

Plan de Acción presentado a planeación para validar el cumplimiento con el plan estratégico.

Proyecto educativo institucional (PEI) de la Cruz Roja Colombiana.

Presupuesto para el desarrollo de los programas de la Cruz Roja Colombiana.
Voluntariado

Directrices del Plan estratégico 2010-2015 de la Cruz Roja Colombiana.

Plan de Acción presentado a planeación para validar el cumplimiento con el plan estratégico.

Reglamento nacional del voluntariado.
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
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Caracterización De Procesos




Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
Ciclo de Gestión de Voluntariado de la Cruz Roja Colombiana.
Manual administrativo del dirigente.
Guía de campo del voluntariado.
Presupuesto para la realización de las actividades del proceso.
HACER
Gestión Humana
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Clientes
Todos los procesos.
Formato Solicitud y creación
de perfil de cargo.
Evaluar la necesidad de creación del cargo
considerando la pertinencia, el presupuesto
establecido, la infraestructura y los esquemas
metodológicos para el desarrollo de las funciones con
que se crea el cargo y validarlo con la dirección
Ejecutiva nacional.
Estructura Organizacional y/o
manual de funciones.
Todos los procesos.
Gestión Humana
Formato de solicitud y
creación de perfil de cargo
aprobada.
Realizar la creación de perfil y de competencias del
cargo y los ajustes pertinentes de la estructura
Organizacional previa autorización de la Dirección
Ejecutiva Nacional.
Competencias del cargo,
Formato Solicitud y creación de
cargo aprobada o no aprobada.
Todos los procesos.
Todos los procesos.
Formato Requisición del
personal.
Evaluar la necesidad de la requisición del personal
acorde con las funciones y/o perfil del cargo.
Requisición del personal aprobada
o no aprobada.
Realizar la convocatoria para ocupar el puesto
requerido, estableciendo primeramente la
Convocatoria interna (correo
electrónico) ó Convocatoria
Gestión humana
Requisición del personal
aprobada.
Todos los procesos.
Todos los procesos,
proveedor externo,
Empresa outsourcing.
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Caracterización De Procesos
Todos los procesos,
Proveedor externo,
Outsourcing.
Todos los procesos,
proveedor externo,
Empresa
outsourcing.
Gestión humana
Dirección
administrativa y
financiera.
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Versión:1
convocatoria interna, convocatoria por web o por la
empresa outsourcing de Recursos Humanos.
Externa (Pagina web) ó Base de
datos empresa outsourcing.
Recepción de las Hojas de
Vida, Base de datos empresa
outsourcing.
Seleccionar el personal idóneo para el cargo
evaluando las hojas de vida recibidas.
Hojas de vida seleccionadas.
Hojas de vida seleccionadas.
Realizar contacto con las personas seleccionadas para
el cargo y efectuar la entrevista y las pruebas
psicotécnicas pertinentes.
Formato Entrevista de selección,
resultado pruebas psicotécnicas.
Gestión Humana
Formato entrevista de
selección,
Personal pre-seleccionado
y/o calificado.
Realizar la selección de tres a cinco potenciales
candidatos de acuerdo con la entrevista, para ser
validado y seleccionado el personal idóneo por parte
de la dirección administrativa y financiera.
Formato de selección del personal.
Dirección administrativa
y financiera.
Personal seleccionado y/o
hoja de vida seleccionada
para el cargo.
Realizar la solicitud a jurídica del proceso de
contratación ó enviar autorización a la empresa
Outsourcing para respectiva contratación del personal
temporal.
Correo con datos de la persona a
contratar y/o Contrato con
soportes.
Solicitud de los documentos y/o soportes requeridos
Formato de Listado documentos
y/o soportes requeridos
Formato de Listado
Gestión Humana.
Jurídica, Empresa
outsorcing.
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Caracterización De Procesos
Gestión Humana
Gestión Humana
Jurídica
documentos y/o soportes
requeridos.
para el ingreso al personal contratado.
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aprobados.
Gestión Humana.
Formato entrega de
funciones.
Entregar las funciones al empleado que va a ingresar.
Contrato
Solicitar el examen medico de ingreso para la persona
contratada.
Formato entrega de funciones
validado.
Personal nuevo.
Formato remisión de personal para
examen medico de ingreso, Anexo
historia clínica ocupacional.
Logística ( Salud
Ocupacional)
Financiera.
Jurídica
Gestión Humana
Todos los procesos
Contrato
Inducción del personal.
Cronograma Evaluación de
desempeño y competencias.
Solicitar la apertura de cuenta (si aplica) del personal
nuevo. Empresa outsorciong.
Realizar el proceso de inducción ya sea presencial o
virtual Comunicando al personal nuevo todo lo
pertinente, haciendo el seguimiento del cumplimiento
para validación junto con educación interna en el
ingreso del personal de la Sede Nacional.
Realizar el cronograma para el desarrollo de las
evaluaciones de desempeño del personal de la sede
nacional y retroalimentar los resultados para mejora.
Prepara el informe de los resultados de la evaluación
Formato remisión para apertura de
cuenta.
Listado de Inducción presentada.
Educación interna, todos
los procesos.
Resultados de evaluación de
desempeño y competencias,
retroalimentación a los procesos.
Todos los procesos.
Informe de desempeño del
Personal de la Institución.
Dirección Ejecutiva
Nacional, Dirección
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Caracterización De Procesos
Gestión Humana.
Logística (Bienestar),
cajas de
compensación,
Empresa outsourcing.
Todos los procesos.
Contabilidad
Todos los procesos.
Resultados de evaluación de
desempeño y competencias.
Cronograma de Actividades.
Formato permiso de salida,
Formato de pagares,
Formato de maternidad,
Formato solicitud de
vacaciones Resolución de
vacaciones, Formato de
solicitud de cesantías,
Formato de Fondo de
vivienda, Autorización de
descuentos por nomina de
la sede nacional y
temporales.
Legalización de viáticos
Formato solicitud de
certificaciones.
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Versión:1
de desempeño y competencias para la toma de
decisiones en el fortalecimiento del personal de la
Sede Nacional.
Apoyar las actividades estipuladas para los empleados
de la sede nacional.
Nacional de Educación.
Desarrollo del Cronograma de
actividades.
Todos los procesos.
Todos los procesos.
Logística-salud
ocupacional.
Recibir las solicitudes de las novedades del personal
para su aprobación.
Autorizaciones o desaprobación
de las solicitudes. Indicadores de
ausentismo laboral.
Realizar la solicitud de legalización de viáticos
requeridos al personal.
Relación de viáticos legalizados.
Todos los procesos.
Formato de solicitud de
certificaciones aprobadas o
desaprobadas, certificaciones.
Todos los procesos.
Ratificar y realizar las certificaciones solicitadas por el
personal de la sede nacional.
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Caracterización De Procesos
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Todos los procesos.
Nomina.
Formato planilla de control
jornada diaria, días
ordinarios y festivos.
Jurídica
Terminación del contrato
Revisar las horas extras desempeñadas por el
personal de la sede nacional.
Horas Extras para pago.
Realizar las respectivas cartas especificando el
concepto de la terminación del contrato dando aviso
al personal.
Carta de terminación de contrato
Personal desvinculado.
Capacitación interna
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Clientes
Sociedad Nacional.
Necesidad del talento
humano.
Identificar las necesidades del talento humano
institucional y en conjunto con el desarrollo del plan
de Acción seguir los lineamientos y cronogramas
específicos.
Investigación acción participativa.
Programa de Formación.
Todos los procesos y
dirección ejecutiva
nacional.
Lineamientos y necesidades
de formación.
Establecer estrategias de formación, estructura
metodológica y pedagógica del ejercicio académico.
Documentos de soporte del
programa de formación,
Guía metodológica y el plan
de clase por lección.
Establecer los requisitos para el cumplimiento
metodológico y pedagógico y verificar los contenidos
del programa de formación.
Dirección nacional de
educación.
Todos los procesos.
Estructura metodológica y
pedagógica del
Plan Educativo Institucional
(PEI).
Ajustes y actualización de los
programas de formación.
Todos los procesos.
Todos los procesos.
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA
Caracterización De Procesos
Dirección Nacional de
Educación.
Lineamientos y necesidades
de formación acerca de la
Cruz Roja Colombiana.
Gestión Humana
Competencia del cargo,
Resultados de evaluación de
desempeño.
Realizar el contenido programático y metodológico de
la inducción que se va a impartir para los empleados
de la institución.
Código: IC-PL-FO(003)
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Inducción a los empleados en el
aula virtual.
Gestión Humana.
Coordinar junto con Gestión Humana para establecer
programas de capacitación requeridas en la mejora del
desempeño del personal.
Programa de Capacitación
necesaria.
Todos los procesos.
Dirección nacional de
Educación.
Programas de formación,
Guía metodológica para la
planeación de actividades
docentes.
Inscribir el programa de formación en la Dirección de
Educación de la Cruz Roja Colombiana
Registro del curso de Cruz Roja
Colombiana.
Sociedad Nacional.
Dirección Nacional de
Educación.
Registro del curso de Cruz
Roja Colombiana.
Promocionar el programa académico ya sea virtual o
presencial en conjunto con comunicación e imagen.
Acta de reunión de Directores
Ejecutivos y/o promoción del
programa.
Comunicación e imagen,
todos los procesos.
Personas inscritas en el
programa, competencia del
cargo.
Ejecutar el ejercicio académico con tutores y/o
personal competente para el desarrollo del programa
de formación verificando que el proceso cumpla con la
competencia del cargo.
Planillas de asistencia,
Informe de programa de
formación.
Culminación del Programa
de formación.
Establecer la evaluación del ejercicio del programa de
formación académico para verificar las expectativas de
las personas inscritas con el programa, y según
Evaluación del ejercicio.
Dirección nacional de
Educación, Gestión
Humana.
Dirección Nacional de
Educación.
Gestión Humana,
Dirección nacional de
Educación.
Dirección Nacional de
Educación.
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA
Caracterización De Procesos
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
resultados se realicen los cambios pertinentes.
Personas capacitadas
y/o formadas.
Dirección nacional de
Educación
Evaluación del ejercicio.
Planillas de asistencia,
Informe de programa de
formación.(modelo)
Recopilar los resultados de la evaluación del ejercicio
de capacitación y/o formación para saber si se cumplió
con las necesidades y/o expectativas y según
resultados realizar los respectivos cambios.
Realizar las certificaciones o constancia de acuerdo el
informe del programa de formación.
Resultados de la Evaluación del
ejercicio.
Dirección Nacional de
Educación.
Gestión Humana.
Constancia y/o certificación, Acta
certificación de participación a
curso.
Dirección Nacional de
Educación.
Gestión Humana.
Voluntariado
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Clientes
Dirección Ejecutiva
Nacional, Federación
internacional de
sociedades de la Cruz
Roja y la Media Luna
Roja.
Políticas, directrices,
Estatutos, Plan Estratégico
de la Cruz Roja Colombiana.
Realizar las políticas y lineamientos estratégicos
aplicables al voluntariado.
Políticas, normas, lineamientos y
acuerdos establecidos.
Seccionales y/o
voluntariado.
Dirección Nacional
del Voluntariado.
Políticas, normas,
lineamientos y acuerdos
establecidos.
Hacer el seguimiento y validación del cumplimiento
de políticas, directrices y procedimientos del
voluntariado.
Informes emitidos por direcciones
de voluntariados.
Comisión del
voluntariado.
Dirección Nacional
del Voluntariado.
Lineamientos conceptuales y
metodología de los
programas del voluntariado.
Establecer los lineamientos conceptuales y
metodología de los programas del voluntariado
aplicables al cumplimiento de la misión de la Cruz Roja
colombiana.
Programas del voluntariado
establecidos.
Dirección Nacional del
Voluntariado, Dirección
Nacional de Educación
Seccionales
Cursos de formación en los
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Caracterización De Procesos
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
Dirección Nacional
del Voluntariado.
Programas del voluntariado.
Realizar la Implementación y formación de los
programas de las agrupaciones.
programas y especialidades del
voluntariado.
Dirección Nacional del
Voluntariado,
Seccionales.
Gestión de Proyectos.
Proyectos
Hacer la Articulación de los programas del
voluntariado a los proyectos emanados por los
procesos misionales de la Cruz Roja Colombiana.
Programas del voluntariado
articulados con los proyectos de la
Cruz Roja Colombiana.
Dirección Nacional del
Voluntariado, procesos
Misionales, Seccionales.
Seccionales
Informe del desarrollo de la
implementación de los
programas del voluntario.
Realizar el seguimiento del desarrollo de los
programas del voluntariado.
Sugerencias y recomendaciones al
desarrollo del programa del
voluntariado.
Seccionales.
Postulantes a la
Convocatoria, requisitos y
perfiles establecidos para
conformación de la comisión
técnica del voluntariado.
Realizar la Convocatoria, conformación y
reglamentación de las comisiones técnicas del
voluntariado, seleccionando los perfiles que mas
apliquen.
Dirección Nacional
del Voluntariado.
Lineamientos de evaluación,
Herramientas Virtuales,
Programas de educación
continuada.
Realizar los lineamientos de evaluación para la
aplicación del ciclo de gestión del Voluntariado,
generando herramientas virtuales y procesos de
educación continuada para los voluntarios.
Seccional y/o
Solicitud de carnet vía e-
Sociedad Nacional de
la Cruz Roja
Colombiana.
Comisión técnica del voluntariado.
Dirección Nacional del
Voluntariado.
Ciclo de Gestión del Voluntariado.
Sociedad Nacional
Formatos correctamente
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Caracterización De Procesos
aspirante a
voluntario.
mail, relación de seguros,
formato de designación de
beneficiarios.
Asignación de códigos y generación de carnets.
Dirección nacional de
voluntariado.
Solicitud de carnet
aprobada.
Revisión de base de datos y solicitud bien diligenciada.
Seccionales.
Base de datos y solicitud de
certificación y carnets
definitivos.
Elaborar los carnets definitivos y solicitar certificados,
y resoluciones para enviar a seccionales.
Dirección nacional de
voluntariado.
Solicitud de certificados y
carnets aprobados.
Realizar el acto de graduación para la entrega de
certificados que acredita como voluntario de la Cruz
Roja Colombiana.
Dirección Nacional de
voluntariado.
Certificados de formación
básica.
Brindar orientación a los voluntarios para la toma de
decisiones sobre los posibles campos de acción y
especialidades en los cuales se pueden desempeñar.
Educación interna.
Certificados de formación
básica, Proyecto Educativo
institucional.
Brindar formación especializada de acuerdo a los
programas establecidos por educación interna para el
desempeño y fortalecimiento del voluntariado.
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
diligenciados y/o solicitud
aprobada.
Dirección Nacional de
Voluntariado.
Carnets diligenciados y
codificados.
Seccionales.
Solicitud de certificación y carnets
aprobados.
Certificados, carnets y
resoluciones.
Programas de las agrupaciones,
programas de las áreas y listado de
vinculación.
Competencia de los voluntarios,
Currículos de programas, Matriz de
microcurriculum.
Dirección Nacional de
Educación y/o
Seccionales.
Dirección Nacional de
voluntariado.
.
Dirección Nacional de
Educación y/o
seccionales y
voluntariado.
Dirección Nacional de
Educación y/o
seccionales y
voluntariado.
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA
Caracterización De Procesos
Seccionales
Solicitud de asesoría en
temas de gobierno y gestión.
Acompañar y asesorar a las seccionales en temas de
gestión y gobierno.
Dirección Nacional de
voluntariado.
Políticas y lineamientos
estratégicos del voluntariado
Realizar campaña para motivar el servicio voluntario.
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1
Informe de asesoría
Dirección Nacional de
voluntariado,
Seccionales.
Desarrollo de Campaña para
motivar el servicio voluntario.
Cliente externo.
VERIFICAR
Auditoría Interna de Calidad
Control Servicio no Conforme
Seguimiento Indicadores de Gestión
ACTUAR:
Acción Preventiva
Acción preventiva
Acción de Mejora
RECURSOS
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
INDICADORES
Gestión Humana
Recursos Humanos
Recursos Tecnológicos e infraestructura:
REQUISITOS
NORMA ISO 9001:2008:
Ver: Listado Maestro de
Documentos
Ver matriz de
indicadores
4.1 Requisitos generales, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control
de registros, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad,5.4.1
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA
Caracterización De Procesos
Base de datos, Software sistema uno (sistema
de información empresarial), Equipo de
Computo, Redes y/o equipo tecnológicos y de
telecomunicación, Módulos de Oficina.
Recursos Económicos:
Presupuesto.
Nomina.
Ver: Listado Maestro de
Registros
Ver matriz legal
Recursos Humanos:
Recursos Tecnológicos y/o Infraestructura:
Aula virtual, Servidor, Software Moodle
e- learnig y b-learnig, Equipo de Computo,
Redes y/o equipo tecnológicas y de
telecomunicación, Módulos de Oficina.
Recursos Económicos:
Presupuesto
Nomina.
Voluntariado
Versión:1
Objetivos de la calidad, 5.5.1 Responsabilidad y autoridad,6.2
Recursos humanos 6.2.1 Generalidades de Recursos humanos, 6.2.2
Competencia toma de conciencia y formación, 6.3 Infraestructura, 6.4
Ambiente de trabajo, 7.2 procesos relacionados con el cliente,8.1
Generalidades de medición análisis y mejora, 7.3 Diseño y desarrollo,
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos, 8.4 Análisis de datos,
8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción
preventiva.
LEGALES:
Capacitación Interna
Código: IC-PL-FO(003)
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Caracterización De Procesos
Recursos Humanos:
Recursos Tecnológicos y/o Infraestructura:
Base de datos de voluntariado. Equipo de
cómputo, Redes y/o equipos Tecnológicos y de
telecomunicación.
Recursos Económicos:
Presupuesto y donantes a los proyectos.
Código: IC-PL-FO(003)
Versión:1