Plan General de Auditoria

FORMATO: PLAN GENERAL DE AUDITORIA DE GESTIÓN Y
SEGUIMIENTOS
CÓDIGO:
VERSIÓN: 1
FECHA:
Página : 1
FECHA: Febrero de 2013
Febrero de 2013
RESPECTO A LA AUDITORÍA
No. de la auditoría:
001 de 2013
Coordinación Administrativa y sus Procedimientos; Gestión Financiera
y sus procedimientos; Gestión Presupuestal, Contable y Tesorería y
sus procedimientos, Administración Financiero del Fondo y sus
procedimientos, Gestión de Talento Humano y sus Procedimientos;
Gestión de Recursos Físicos, Documentales y Tecnológicos y sus
procedimientos; Coordinación Legal y sus procedimientos; Plan de
Contratación, Gestión de Cartera y sus procedimientos, Coordinación
Atención de Usuarios y Televidentes y sus Procedimientos, Derechos
Proceso, procedimiento o de Petición y sus procedimientos, Control Interno Disciplinario y sus
actividad a auditar:
procedimientos y Comunicaciones y sus procedimientos, SIG Producto
o Servicio no conforme y Control de Documentos/Registros,
Normatividad promoción y Protección y sus procedimientos, Asuntos
Concesionales y sus procedimientos, Fomento de la Industria y sus
procedimientos y Vigilancia, Control Seguimiento y sus
procedimientos.
Se realizarán seguimientos permanentes a los hallazgos de auditoria
sus correspondientes planes de acción y cumplimientos de las
acciones correctivas y planes de mejoramiento.
Fechas de la auditoría:
Febrero 5 de 2013
Evaluar la eficacia, eficiencia y nivel de sostenibilidad en los aspectos
financieros, operativos, de gestión, jurídicos, y de control interno, a
Objetivo de la auditoría:
través de los procesos y procedimientos a cargo de las diferentes
áreas y sus Coordinaciones.
Funcionamiento de las áreas y tareas realizadas durante el último
trimestre sobre Coordinación Administrativa y sus Procedimientos;
Gestión Financiera y sus procedimientos; Gestión de Talento Humano
y sus Procedimientos; Gestión de Recursos Físicos, Documentales y
Alcance de la auditoría:
Tecnológicos y sus procedimientos; Coordinación Legal y sus
procedimientos; Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes y
sus Procedimientos, Control Interno Disciplinario y sus procedimientos
y Comunicaciones y sus procedimientos.
RESPECTO A LA DOCUMENTACIÓN
Requerimientos de los entes de control y vigilancia externos de la
ANTV, Contraloría, Función Pública (DAFP), Contaduría General, etc.
Seguimiento a las obligaciones de la ANTV en materia de información,
Proceso, procedimiento o requerimientos, derechos de petición y sus respuestas, canalizar la
actividad a auditar:
información entregada a cada entidad y su publicación cuando esta
sea necesario u obligatorio. (Administración del Control Interno de la
Entidad)
Versión No.
Fecha de vigencia:31/12/13
FORMATO: PLAN GENERAL DE AUDITORIA DE GESTIÓN Y
SEGUIMIENTOS
CÓDIGO:
VERSIÓN: 1
Criterios de la auditoría:
Página : 2
FECHA: Febrero de 2013
Procedimientos de Coordinación Administrativa: Conciliación de
información, Informes financieros, Transacciones de pago, Registro
de información, Administración informática, PAC, Declaraciones
tributarias, Caja, Caja menor, Bancos, arqueos, conciliaciones
Bancarias, circularizaciones, Informes entes de control, Proyección
planta de cargos, plan financiero, Proyecto de presupuesto,
liquidación de presupuesto, Primeros movimientos, Expedición CDP,
Expedición CRP, Cierre mensual, Cierre Anual, Traslado presupuestal,
Adición presupuestal, Reducción presupuestal, Vigencias futuras,
Procedimientos Gestión de Talento Humano: Planta de Personal,
Salud Ocupacional, Manual de Funciones, Vinculación, Plan de
Capacitación, Liquidación Nómina, Evaluación de Desempeño,
Inducción, Medición Clima Organizacional, Re inducción, Comités,
programas de Bienestar.
Procedimientos
de
Gestión
Documental:
Correspondencia,
Administración de Archivos.
Procedimientos de Gestión de Recursos Físicos: Administración de
recursos físicos, Adquisición de bienes y servicios, Gestión ambiental
interna, Reclasificación de bienes devolutivos, Baja de bienes servibles
no utilizables, Toma física de inventarios bienes devolutivos,
procedimientos de las áreas.
Administración de Software y Hardware. Procedimientos Coordinación
Legal: Contratación Pública adquisición de bienes, Plan de Compras,
contratistas ANTV, Normagrama, procedimientos de las áreas.
Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes: Resolución y
tratamiento de quejas y reclamos, derechos de petición, tutelas y
procedimientos de las áreas.
Control Interno Disciplinario: Procedimientos del área, inventarios de
procesos y resolución de conflictos.
Comunicaciones: Procedimientos del área, comunicaciones oportunas
y efectivas, medios de comunicación internos y externos.
INSUMOS
Normatividad vigente, Resoluciones, Instructivos, Políticas, SIG, Plan
Financiero, Plan Estratégico, Planes de acción, herramientas de
Autoevaluación, Ley 80 de 1193, Plan Institucional de Gestión
Ambiental, Tratamiento a no Conformidades, observaciones y
recomendaciones de auditorías anteriores y todas las demás
herramientas de auditoria establecidas por la ley.
Auditor Líder:
Equipo Auditor:
Versión No.
RESPECTO A LOS PARTICIPANTES
Joaquín Salinas Tibabuso
Joaquín Salinas Tibabuso y
Fecha de vigencia:31/12/13
FORMATO: PLAN GENERAL DE AUDITORIA DE GESTIÓN Y
SEGUIMIENTOS
CÓDIGO:
VERSIÓN: 1
Auditado:
Experto Técnico:
Acompañantes:
Página : 3
FECHA: Febrero de 2013
Coordinador Administrativo y Equipos de Trabajo; Gestión Financiera
y su equipo de trabajo; Gestión de Talento Humano y su equipo de
trabajo; Gestión de Recursos Físicos, Documentales y Tecnológicos y
su equipo de trabajo; Coordinación Legal y su equipo de trabajo;
Coordinación Atención de Usuarios y Televidentes y su equipo de
trabajo, Control Interno Disciplinario y su equipo de trabajo,
Comunicaciones y su equipo de trabajo, Normatividad, Promoción y
Protección y su equipo de trabajo, Asuntos Concesionales y su equipo
de trabajo, Fomento de la Industria y su equipo de trabajo y
Vigilancia, Control y Seguimiento y su equipo de trabajo.
N/A
N/A
RESPECTO A LA METODOLOGÍA
Nueve (10) entrevistas con una duración promedio de dos (2) horas:
Coordinaciones y Equipos de trabajo.
Tiempos de duración de la
Para cada proceso de auditoria se realizara un cronograma de
auditoría:
actividades y tiempo de ejecución.
Método de recolección de
evidencias:
Versión No.
1. Realizar una revisión previa de las carpetas de los Contratistas
del área, hoja de vida de trabajadores oficiales, análisis de
información solicitada al área y revisión y análisis de
documentación adicional en sitio.
2. Preparación de la Lista de Verificación.
3. Elaboración del Plan de Auditoría.
4. Realizar Reunión de Apertura (Auditado y su Equipo de
Trabajo).
5. Ejecutar la auditoría de gestión y resultados.
6. Realizar las preguntas y pruebas de cumplimiento obteniendo
información a través de:
 Entrevistas con servidores públicos y contratistas.
 Observación de actividades y de las condiciones y
medios de trabajo circundantes.
 Documentos tales como la política, objetivos, planes,
procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos,
manual de funciones, entre otros.
7. Registrar los hallazgos de auditoría.
8. Adelantar reuniones de seguimiento al desarrollo de la
auditoría.
9. Presentación Informe Preliminar
10. Adelantar Reunión de Cierre con el Auditado y su Equipo de
Trabajo.
Fecha de vigencia:31/12/13
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SEGUIMIENTOS
CÓDIGO:
VERSIÓN: 1
Página : 4
FECHA: Febrero de 2013
RESPECTO A LA METODOLOGÍA
Registro del desarrollo normal de la auditoria establecido en el Manual
Información a incluir en el de Control Interno, fechas de realización, personas entrevistadas, No
reporte:
Conformidades identificadas, observaciones, recomendaciones,
debilidades, fortalezas.
El reporte o informe de auditoría será elaborado y presentado de la
siguiente manera:
1. Dentro de los tres (3) días siguientes de realizada la auditoría,
se hará llegar a través de memorando un Informe Preliminar
para que dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo sea
controvertido y/o manifestada su conformidad.
Fecha esperada de entrega
2. Un Informe Final luego de transcurrido el término anterior,
y distribución:
realizando la entrega formal en Reunión de Cierre de
auditoría.
3. El informe final se entregará al Auditado (Coordinador), y en
él estará contenido los resultados de auditoría. Copia del
informe se hará llegar a los dueños de los procesos que se
vean comprometidos en los hallazgos y a la Dirección General
en informe Gerencial.
OTROS
Confidencialidad: El Equipo Auditor garantiza a los usuarios, funcionarios y comunidad en general el
comportamiento ético basado en los principios de confidencialidad y seguridad de los datos
suministrados.
El Director de la ANTV se compromete a generar y estimular la participación de los servidores
públicos en el cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan General de Auditoria de
Gestión y Resultados, para así llevar a cabo el desarrollo del mismo.
Reuniones de Apertura y Cierre: El Coordinador de cada área se hace responsable y en todo caso
deberá garantizar la asistencia de los entrevistados a estas reuniones, las cuales serán citadas
oportunamente.
Tratamiento No Conformidades y/o Plan de Mejoramiento. Dentro de los (8) días hábiles siguientes
a la Reunión de Cierre, el Auditado deberá presentar a Control Interno previo análisis de las causas
que generaron los hallazgos, el “Formato Aplicación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Plan
de mejoramiento” con el diligenciamiento que contenga las acciones correctivas y/o preventivas
para subsanarlas.
Auditor Líder
Versión No.
Auditado
JOAQUIN SALINAS TIBABUSO
Asesor Control Interno
Fecha de vigencia:31/12/13