Emisión de recibos

Número
CICLO DE SUCURSALES
1.1.3.3
PROCESO DE VENTAS – GESTIÓN DE COBRANZAS – EMISIÓN DE RECIBOS
I- OBJETIVO
Confeccionar los recibos de cobranza.
2. ALCANCE:
La presente norma tiene alcance para las operaciones realizadas
en, sucursales o depósitos con las excepciones establecidas en cada
caso en particular.
III- SECTOR RESPONSABLE:
El responsable es quien tenga asignado la tarea de confeccionar o
ingresar los recibos de cobranza,. sin perjuicio que en determinados
casos puntuales se detallen otros responsables.
IV- ACTIVIDADES:
1234-
Tipos de recibos.
Datos que deben contener.
Control de integridad y correlatividad de recibos.
Rendición de cobranzas por los vendedores
1- TIPOS DE RECIBOS:
Los comprobantes que respaldan los pagos por parte de los
clientes son los que se detallan a continuación:
a- Recibos manuales: deben ser utilizados por los
vendedores cuando realizan cobranzas fuera del ámbito
de la sucursal (se registra con el cte. 11 para clientes de
la UE Toro y 536 para clientes de la UE Resero). Para el
caso de que se deba ingresar un recibo que deba
afectarse a las dos UE se deberá ingresar con el tipo de
comprobante 504.
b- Recibos computarizados: deben ser utilizados para
cobranzas de mostrador. (se registra con el cte. 10 para
clientes de la UE Toro y 535 para la UE Resero).
c- Depósitos bancarios de clientes manuales: debe ser
utilizado cuando es el vendedor el que ha recibido el
dinero efectivo y le ha confeccionado un recibo manual al
cliente. Luego deposita el dinero en una cuenta bancaria
de la sucursal o casa matriz. (se registra con el cte. 776)
d- Depósitos bancarios de clientes computarizados: se
debe usar cuando el cliente en forma directa realiza el
depósito en una cuenta bancaria de la sucursal o de casa
matriz, y aporta a la sucursal copia de la boleta de
depósito (se registra con el cte. 774)
El proceso contable en cada caso se ha detallado en la normas
1.1.3.1 (Cobranzas de clientes de la propia sucursal).
2- DATOS QUE DEBEN CONTENER LOS RECIBOS:
abcdefghi-
Fecha de emisión.
Código del cliente (maestro).
Nombre y domicilio del cliente.
La suma recibida expresada en letras.
Número e importe de la factura que se cancela.
Número e importe de la nota de crédito (si existiera).
Importe neto cobrado.
Detalle del efectivo, depósito o valores recibidos.
Si fueran valores, indicar código de banco y sucursal,
número completo del cheque, fecha de vencimiento e
importe.
j- Si fuera un depósito en una cuenta bancaria indicar el
número de cuenta en la que se realizó el depósito.
k- Total de valores y efectivo recibido.
l- Firma del vendedor.
m- En los recibos manuales no debe haber tachaduras ni
raspaduras. En caso de cometer un error en su llenado se
deberá salvar el mismo detrás del comprobante precedido
por la firma del vendedor.
3- CONTROL DE INTEGRIDAD Y CORRELATIVIDAD EN LA
NUMERACIÓN DE LOS RECIBOS:
Para dicho
procedimiento:
control
se
deberá
seguir
el
siguiente
A)- Suministro de talonarios de recibos: La entrega
física de todos los talonarios de recibos a los vendedores
deberá ser realizada por el tesorero de la sucursal bajo la
supervisión del jefe administrativo, registrando dicha
operación al sistema computarizado del siguiente modo:
Menú: Datos Fijos - Control talonarios de recibos
Ingresar los siguientes datos:
- "desde/Hasta" número de recibos que contiene el
talonario.
- Número de vendedor al que se le entrega el
talonario.
- Fecha de entrega del talonario
- Fecha de devolución del talonario (cuando sea
rendido por el vendedor)
- Imprimir la "constancia de recepción" por el punto
que dice "Imprime constancia". Esta constancia debe ser firmada por
el vendedor, y archivada por el jefe administrativo..
- También se puede imprimir el detalle de todos los
talonarios por el punto que dice "Imprimir".
B)- Ingreso de los recibos anulados: Los recibos
manuales anulados deberán ser incorporados al sistema según el
siguiente procedimiento:
1- Ingresar por "Comprobantes" - "Recibos
anulados". y en su caso se elimina por "Eliminar" "Recibos anulados"
2- El sistema pedirá los siguientes datos:
- Sucursal
- Tipo de comprobante: se debe ingresar el tipo de
comprobante número 953 ("Recibos anulados")
- Boca y número del recibo anulado.
- Unidad estratégica.
C)- Listado de control de la numeración de recibos
manuales: Este listado controla la correlatividad de los recibos y
detalla qué números no están registrados y en poder de qué
vendedor se encuentran, según el siguiente procedimiento:
1- Ingresar por “Consultas” – “Control recibos” –
“Recibos manuales”
2- Solicitar desde / hasta “Vendedor”.
3- Ingresar desde / hasta fecha (corresponde a la fecha del
suministro de talonarios)
4- El sistema desplegará una pantalla detallando por cada
vendedor los siguientes datos:
a. Número de talonario asignado (desde - hasta)
b. Fecha de entrega del talonario al vendedor.
c. Fecha en que el talonario fue devuelto por el
vendedor.
d. Fecha y número del último recibo registrado en el
sistema.
e. Tipo y números de recibos no registrados.
f. Tipo y números de recibos anulados.
D)- Archivo de recibos anulados: Deberá mantenerse
en archivo todas las copias de los recibos manuales anulados.
4RENDICIÓN
VENDEDORES:
DE
COBRANZAS
POR
LOS
Con el objeto de proteger la seguridad patrimonial de la empresa y física
de nuestros vendedores, las cobranzas deberán rendirse conforme al
presente instructivo:
1)- Rendición de dinero efectivo: deberá realizarse dentro de las 24
horas de la fecha del recibo, depositándolo en una cuenta bancaria de
Fecovita o en la tesorería de la sucursal.. Se debe impulsar a los clientes
a que directamente depositen en cuentas bancarias para evitar el
transito de dinero en poder de los vendedores.
2)- Rendición de cheques: deberá realizarse dentro de las 24 horas
de la visita al cliente.o de finalizada la gira correspondiente.