Subsistema de Cobranzas

Subsistema de Cobranzas
Subsistema de Cobranzas
Aquí se integran las acciones necesarias para percibir los derechos adquiridos por la
empresa originados por las ventas y representados por una cuenta o documento a cobrar.
Alcance
Abarca desde que Cobranzas detecta que un crédito puede ser cobrado (a partir de
vencimiento de factura) y hasta que los valores percibidos ingresan a la empresa
(entregando comprobante al cliente). Luego se contabiliza.
Tesorería recibe los valores cobrados y los debe custodiar depositar en cuenta bancaria.
Modalidades
Tipos de cobranzas
1) Cobranza en caja
El cliente se traslada para pagar su deuda.
2) Cobranza por cobradores
Se efectúa el cobro en el domicilio del cliente. Se reciben los valores y se
extiende un Recibo, provisorio o definitivo.
3) Cobranza por repartidores o prestadores del servicio
El que reparte puede cobrar al entregar la mercadería.
4) Cobranza por correspondencia
Cliente envía cheque por correo y le envían el Recibo correspondiente.
5) Cobranza a través de un banco
Deudor deposita en cuenta bancaria de la empresa, quedándose con el
comprobante del depósito.
6) Descuento de documentos
La empresa transfiere el crédito a un tercero y cobra anticipadamente el dinero
(pagando intereses y gastos al banco por el servicio)
7) Cobro de exportaciones
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Normas de control interno
1) Separación de funciones
Manejo de fondos lo hace persona distinta a la que registra.
En caso de Pagos, la liquidación y autorización se debe realizar por persona
responsable ajena a Tesorería.
2) Concentración de la responsabilidad
Sólo el tesorero custodia y maneja los fondos.
3) Separación total de los fondos
Separar fondos de cobranzas de los destinados a pagos para un mejor control.
4) Rotación del personal (que maneja los fondos)
5) Contabilización de las operaciones
Registrar contablemente operaciones de movimientos de fondos, respaldada por
documentación correspondiente.
6) Arqueos sorpresivos
7) Conciliación bancaria
Normas de control interno específicas del subsistema de cobranzas
1) Control de los recibos
Recibo: Constancia otorgada por los valores percibidos.
Deben encuadernarse en talonarios, prenumerados, utilizarse correlativamente,
quedar copia adherida al talonario.
Recibos anulados, deben quedar en talonario.
Recibos en custodia del Tesorero.
2) Rendición diaria de la cobranza
Si un tercero cobra los valores, con esto evitamos que usen los fondos con otros
fines y nos permite disponer de los fondos.
3) Apertura de la correspondencia
Por seguridad de valores e información recibida, debe ser abierta por funcionario
responsable o secretaria.
Si se cobra por correspondencia, recepción hace una planilla detallando valores
recibidos y Tesorería se encarga de emitir el recibo.
4) Control sobre valores recibidos
Al recibir un cheque, leyenda al dorso que restrinja su utilización.
Las transferencias de dinero o valores deben estar respaldadas por comprobante.
Depositar diariamente valores recibidos, para mejor control de cobranzas y
fondos ingresados.
5) Concesión de descuentos por pronto pago
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Subsistema de Cobranzas
Descripción del sistema
Módulos del
sistema
1) Organización
de la Cobranza
Entradas
 Facturas y documentos
en situación de cobro
Archivos
 Datos de clientes
 Datos de
cobradores
2) Cobro
 Listado de cobranzas
 Facturas y documentos a
Procesos
 Clasificación de las
facturas y documentos por
cobrador
 Emisión listado
 Gestión de cobro
 Emisión del recibo
cobrar
Salidas
 Listado de cobranzas
 Facturas y documentos a
cobrar
 Valores y documentos
 Recibos
 Comprobante de
Retenciones Impositivas
 Facturas y docs no
cobrados
3) Rendición de
cobranza
 Valores y documentos
 Recibos
 Comprobante de
 Registro de
 Registro de gestión de
vencimientos de
documentos
cobro en listado de
cobranzas
 Control de valores,
recibos y listado de
cobranzas
 Confección planilla
ingresos o caja
 Depósitos de valores en
cuenta bancaria
 Cuentas Corrientes
 Docs a Cobrar
 Cuentas Bancarias
 Actualización Ctas Ctes
 Actualización docs a
Retenciones Impositivas
 Facturas y docs no
cobrados
4) Registración
y control
 Recibos
 Comprob Ret Imp
 Planilla de caja
 Boletas depósito
 FC y docs no cobrados
 FC cobradas
 Listado de cobranzas
 Recibos
 Planilla de caja
 Boletas depósito
 Comprob Ret Imp
 Subdiarios cobranzas y
Bancos
cobrar
 Actualización Ctas
Bancarias
Descripción del subsistema
1) Organización de la cobranza
Surge cuando Cobranzas controla vencimientos de documentos a cobrar, o
recibe un detalle de vencimientos al día siguiente.
Clasifica facturas y documentos por cobrador y emite listado de cobranzas.
Listado de Cobranzas (LC): Cobranzas detalla a cobradores de cobranzas a
gestionar. Su emisión es diaria y su contenido:
a. Datos cumplimentados por Cobranzas:
i. Datos cliente
ii. Nº documentos a cobrar
iii. Importe
iv. Descuentos concedidos
v. Importe neto a cobrar
b. Datos a cumplimentar por cobrador
i. Descripción valores recibidos
ii. Número recibo emitido
iii. Observaciones
Original:
Cobrador
Duplicado:
Cobranzas
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2) Cobro
Se realiza cuando el cobrador visita a los clientes para cobrar.
Si el cliente no abona, el cobrador lo asienta en el Listado de cobranzas en el
espacio reservado a tal efecto.
Si el cliente abona, el cobrador emite recibo y si corresponde, el descuento
concedido.
Recibo (Rbo): deja constancia de la cobranza realizada. Se puede usar provisorio
y definitivo.
En este formulario, el cobrador detalla el concepto cancelado por el cliente, el
descuento, y los valores recibidos mencionando retenciones impositivas hechas
por el cliente.
Original:
Cliente.
Duplicado:
Tesorería
Triplicado:
Cobranzas
Cuadruplicado: Cobrador.
3) Rendición de la cobranza
Al finalizar la gestión de cobro, el cobrador asienta en el Listado de Cobranzas:
a. Si cobró: valores y docs recibidos, retenciones impositivas, número de
recibo emitido.
b. Si cobró en forma parcial: idem punto ‘a’, pero especificando la razón
del cobro parcial.
c. Si no cobró: la razón por la cual no lo hizo.
Luego, el cobrador entrega los valores recibidos a Tesorería, junto con el
duplicado de los recibos y el Listado de Cobranzas.
En Tesorería verifican valores contra el Listado de Cobranzas, y que el total
coincida con el total de los Recibos.
Si todo está ok, el cajero firma y sella Listado de Cobranzas y lo devuelve al
cobrador.
Con el Listado de Cobranzas firmado y sellado por Tesorería, el cobrador rinde
gestión en Cobranzas, quien verifica:
1) Listado de Cobranzas firmado y sellado por Tesorería
2) Que el total de valores entregados a Tesorería, más lo no cobrado más
las retenciones, coincida con el total del Listado de Cobranzas
3) Verificar los recibos anulados
4) Si todo está ok, entrega al cobrador el duplicado del Listado de
Cobranzas firmado.
Cobranzas archiva:
 Facturas cobradas con Listado de Cobranzas
 Facturas no cobradas para seguir reclamando pago
 Remite triplicados a Contaduría para actualizar cuentas de clientes.
 Remite comprobantes de Retenciones Impositivas a Contaduría.
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4) Registración y Control
Con el Recibo Triplicado, Contaduría acredita el importe de la cuenta corriente
del cliente.
Narrativo de Cobranzas
1) En Cobranzas se tiene Legajos de Clientes (Remito y Factura) cuyas deudas
vencen en la próxima semana.
2) Se controlan estos documentos y se genera un Listado de Cobranzas por
duplicado (se entregan al cobrador con las facturas y remitos).
3) Cobrador firma duplicado Listado de Cobranzas (por recibirlo) y lo entrega en
Cobranzas.
4) Cobrador recibe valores, genera Recibo por cuadruplicado (original cliente).
En Tesorería entrega valores, copias de recibos con Facturas y Remitos
correspondientes a los cobros y Listado de Cobranzas.
5) Tesorería controla Listado de Cobranzas con los Valores, Recibos, Facturas y
Remitos.
Devuelve al cobrador el Listado de Cobranzas sellado y firmado y se guarda el
cuadruplicado de los recibos.
6) Cobrador entrega a Cobranzas el listado de Cobranzas sellado y firmado, con
Recibos duplicados y triplicados, facturas y remitos.
7) Cobranzas controla duplicado de recibos con Listado de Cobranzas sellado por
Tesorería y entrega al cobrador el recibo Triplicado visado por el sector y el
Listado de Cobranzas duplicado.
Archiva Listado de Cobranzas. Recibos a Contaduría, junto a legajos con
facturas y remitos para archivar.
8) Cobrador destruye Listado de Cobranzas duplicado y archiva triplicados de
Recibos por orden correlativo.
9) Al fin del día, Tesorería hace planilla de caja por duplicado.
Deposita valores en banco con boleta de depósito, que luego envía a Contaduría
como constancia junto a planilla de caja original y duplicado.
10) Contaduría recibe planilla diaria de caja y boleta de depósito y se controlan con
legajo y recibo.
Se firma copia de planilla de caja y se devuelve a Tesorería donde se archiva
definitivamente.
11) Se efectúa registración contable en subdiarios y se archivan comprobantes.
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