Intranet: Toda la Comunicación de su Empresa a su Alcance

Intranet: Toda la Comunicación de su Empresa a su Alcance.
por: Sergio Escobar
¿Acaso usted pensó alguna vez conocer gente del otro lado del mundo, platicar con ellos y hasta
verlos (con una webcam) y compartir cualquier tipo de vivencias sin la necesidad de viajar, es más,
sin la necesidad de moverse de su casa? ¿Tuvo alguna vez la inquietud de adquirir algún producto
que sólo existía en el mercado extranjero y que antes lo que parecía imposible de conseguir ahora
está a su alcance con un simple click del mouse? Esto es parte de lo que el Internet ha hecho
posible, alterando y modificando la manera en que los hombres interactuamos con el mundo que
nos rodea, en especial nuestra vida social y laboral.
Con la incursión de este medio de comunicación en el mundo empresarial se han presentado
cambios sustanciales en la forma de desarrollar los procesos organizacionales de cualquier
industria,
en
específico
una
herramienta
tecnológica
en
aspectos
organizacionales
y
comunicacionales, conocida como Intranet.
Primero, será importante determinar lo que es Intranet. Según Salvador Sánchez Gutiérrez,
presidente de la Asociación Mexicana de Comunicadores Organizacionales (AMCO) en el periodo
1992-1993, “es la resultante de la implantación y uso de tecnologías de Internet en el ámbito
organizacional con fines de comunicación interna”. Es decir, el desarrollo de una red informacional
en la que sólo las personas que pertenecen a la empresa tienen acceso a ella y en algunos casos
los proveedores y clientes (extranet) a través de un password. Esta herramienta ofrece
interesantes beneficios capaces de ayudar a cualquier empresa a mejorar significativamente todo
lo relacionado con su comunicación interna, los cuales pueden ser:

Velocidad de respuesta y de actualización que ningún otro medio de comunicación interna
puede tener.

Facilidad para administrar, organizar y difundir cualquier tipo de información que se quiera
dar a conocer.

Mejores resultados en la relación costo/beneficio.

Ser un medio atractivo y de interés para sus empleados.
Quisiera aclarar, no basta con aplicar un programa o herramientas de comunicación para que de
inmediato todos los males de la empresa desaparezcan, tampoco busco crear la imagen de que
Intranet es el último grito de la moda tecnológica. Resulta importante aclarar que todos estos
beneficios son en el largo plazo, además de que se necesita modificar la cultura corporativa. Como
puede observarse, no es una situación fácil al principio de su implantación, pero aseguro que los
beneficios son considerables y eso lo confirman empresas que en su momento fueron pioneras en
el uso de esta tecnología.
Una vez hechas las aclaraciones, hay que establecer la siguiente interrogante: ¿Qué se necesita
para desarrollar un servicio de Intranet en la empresa? Existen dos aspectos primordiales para su
adecuada implantación, desarrollo y funcionamiento: lo informático y lo comunicacional.
Lo informático requiere de un análisis detallado del sistema de redes computacionales, esto es, el
desarrollo de Hardware y Software para el funcionamiento de la red, la instalación del servidor y
sus terminales ubicadas estratégicamente (los especialistas en sistemas computacionales podrán
orientarlo sobre esta temática). Ahora bien, en lo que corresponde a lo comunicacional, se debe
trabajar en conjunto con los aspectos de diseño gráfico, estructura de navegación, el diseño y
publicación de contenidos, así como con el establecimiento de personas responsables de la
administración de toda la información que se publique en la Intranet, en este caso pueden ser
personas que formen parte de la empresa o contar con los servicios especializados de asesores de
comunicación para que ellos lo orienten y sean los responsables de la información que deba
publicarse, desarrollen el diseño de contenido para que sea atractiva y funcional para sus
empleados y que mantengan dicha información en constante actualización.
La Intranet puede ofrecer un sinnúmero de opciones para facilitar los procesos comunicaciones y
de flujo de información, su estructura está diseñada (idealmente) permitiendo:

Casi en tiempo real dar a conocer información referida al crecimiento y desarrollo que la
empresa ha tenido en un periodo determinado de tiempo. ¿Esto en qué beneficia? Que sus
empleados se sientan más comprometidos con sus labores realizadas, además de que
mejoraría su autoestima, ya que quedaría demostrado que su desempeño es proyectado
en beneficio de la organización.

Los empleados que acaban de ingresar a la empresa podrán acercarse a la Intranet para
conocer más de la organización, la ubicación de las diferentes áreas que la conforman, un
directorio (constantemente actualizado) de los directores o jefes de área, entre otros. En
general, la Intranet ofrece la oportunidad al nuevo empleado de sentirse más integrado y
bien informado de lo que sucede en la empresa.

Mejorar y acrecentar la comunicación en toda la organización gracias a un buzón de
sugerencias y un tablero electrónico de mensajes, los cuales son publicados
automáticamente.
Esto demuestra la versatilidad y la amplitud de beneficios que otorga la Intranet para su empresa,
incluso en este momento se cuenta con tecnologías para acceder a bases de datos (clientes,
proveedores, precios, productos, etc.), la descarga y aplicación de software específico, etcétera.
Es por ello que le propongo que esté abierto a los beneficios que la tecnología puede tener para
usted y para su empresa, y que en combinación con la comunicación (Intranet) logre incrementar el
valor de todos y cada uno de sus colaboradores para hacer de su negocio un organismo fortalecido
y verdaderamente integrado.