Intranet: Toda la Comunicación de su Empresa a su Alcance. por: Sergio Escobar ¿Acaso usted pensó alguna vez conocer gente del otro lado del mundo, platicar con ellos y hasta verlos (con una webcam) y compartir cualquier tipo de vivencias sin la necesidad de viajar, es más, sin la necesidad de moverse de su casa? ¿Tuvo alguna vez la inquietud de adquirir algún producto que sólo existía en el mercado extranjero y que antes lo que parecía imposible de conseguir ahora está a su alcance con un simple click del mouse? Esto es parte de lo que el Internet ha hecho posible, alterando y modificando la manera en que los hombres interactuamos con el mundo que nos rodea, en especial nuestra vida social y laboral. Con la incursión de este medio de comunicación en el mundo empresarial se han presentado cambios sustanciales en la forma de desarrollar los procesos organizacionales de cualquier industria, en específico una herramienta tecnológica en aspectos organizacionales y comunicacionales, conocida como Intranet. Primero, será importante determinar lo que es Intranet. Según Salvador Sánchez Gutiérrez, presidente de la Asociación Mexicana de Comunicadores Organizacionales (AMCO) en el periodo 1992-1993, “es la resultante de la implantación y uso de tecnologías de Internet en el ámbito organizacional con fines de comunicación interna”. Es decir, el desarrollo de una red informacional en la que sólo las personas que pertenecen a la empresa tienen acceso a ella y en algunos casos los proveedores y clientes (extranet) a través de un password. Esta herramienta ofrece interesantes beneficios capaces de ayudar a cualquier empresa a mejorar significativamente todo lo relacionado con su comunicación interna, los cuales pueden ser: Velocidad de respuesta y de actualización que ningún otro medio de comunicación interna puede tener. Facilidad para administrar, organizar y difundir cualquier tipo de información que se quiera dar a conocer. Mejores resultados en la relación costo/beneficio. Ser un medio atractivo y de interés para sus empleados. Quisiera aclarar, no basta con aplicar un programa o herramientas de comunicación para que de inmediato todos los males de la empresa desaparezcan, tampoco busco crear la imagen de que Intranet es el último grito de la moda tecnológica. Resulta importante aclarar que todos estos beneficios son en el largo plazo, además de que se necesita modificar la cultura corporativa. Como puede observarse, no es una situación fácil al principio de su implantación, pero aseguro que los beneficios son considerables y eso lo confirman empresas que en su momento fueron pioneras en el uso de esta tecnología. Una vez hechas las aclaraciones, hay que establecer la siguiente interrogante: ¿Qué se necesita para desarrollar un servicio de Intranet en la empresa? Existen dos aspectos primordiales para su adecuada implantación, desarrollo y funcionamiento: lo informático y lo comunicacional. Lo informático requiere de un análisis detallado del sistema de redes computacionales, esto es, el desarrollo de Hardware y Software para el funcionamiento de la red, la instalación del servidor y sus terminales ubicadas estratégicamente (los especialistas en sistemas computacionales podrán orientarlo sobre esta temática). Ahora bien, en lo que corresponde a lo comunicacional, se debe trabajar en conjunto con los aspectos de diseño gráfico, estructura de navegación, el diseño y publicación de contenidos, así como con el establecimiento de personas responsables de la administración de toda la información que se publique en la Intranet, en este caso pueden ser personas que formen parte de la empresa o contar con los servicios especializados de asesores de comunicación para que ellos lo orienten y sean los responsables de la información que deba publicarse, desarrollen el diseño de contenido para que sea atractiva y funcional para sus empleados y que mantengan dicha información en constante actualización. La Intranet puede ofrecer un sinnúmero de opciones para facilitar los procesos comunicaciones y de flujo de información, su estructura está diseñada (idealmente) permitiendo: Casi en tiempo real dar a conocer información referida al crecimiento y desarrollo que la empresa ha tenido en un periodo determinado de tiempo. ¿Esto en qué beneficia? Que sus empleados se sientan más comprometidos con sus labores realizadas, además de que mejoraría su autoestima, ya que quedaría demostrado que su desempeño es proyectado en beneficio de la organización. Los empleados que acaban de ingresar a la empresa podrán acercarse a la Intranet para conocer más de la organización, la ubicación de las diferentes áreas que la conforman, un directorio (constantemente actualizado) de los directores o jefes de área, entre otros. En general, la Intranet ofrece la oportunidad al nuevo empleado de sentirse más integrado y bien informado de lo que sucede en la empresa. Mejorar y acrecentar la comunicación en toda la organización gracias a un buzón de sugerencias y un tablero electrónico de mensajes, los cuales son publicados automáticamente. Esto demuestra la versatilidad y la amplitud de beneficios que otorga la Intranet para su empresa, incluso en este momento se cuenta con tecnologías para acceder a bases de datos (clientes, proveedores, precios, productos, etc.), la descarga y aplicación de software específico, etcétera. Es por ello que le propongo que esté abierto a los beneficios que la tecnología puede tener para usted y para su empresa, y que en combinación con la comunicación (Intranet) logre incrementar el valor de todos y cada uno de sus colaboradores para hacer de su negocio un organismo fortalecido y verdaderamente integrado.