Sistema para los Controles de Servicios en un Photoservice.

CIMEX
Sucursal Las Tunas
CIMEX
CORPORACION CIMEX S.A.
SUCURSAL LAS TUNAS
DE CIENCIA Y TECNICA
Título: Sistema para los Controles de Servicios en un
Photoservice.
Autor: Juan
Manuel Díaz Ramón
Centro de Trabajo: Centro Comercial “La Reforma”
Complejo: “La Reforma”
Organismo: CIMEX S.A
Sindicato: Comercio, Gastronomía y los Servicios.
Municipio: Puerto Padre.
Provincia: Las Tunas
Código de la Ponencia: 1020465
Año de terminación del trabajo: 2005
Año de presentación: 2006
1
CIMEX
Sucursal Las Tunas
ÍNDICE:
Resumen ............................................................................................... 2
Introducción........................................................................................... 3
Desarrollo .............................................................................................. 4
Valoración Económica........................................................................... 6
Conclusiones......................................................................................... 7
Recomendaciones................................................................................. 8
Bibliografía ............................................................................................ 9
Anexos .................................................................................................. 10
Datos del Autor...................................................................................... 11
2
CIMEX
Sucursal Las Tunas
RESUMEN:
Luego de los resultados alcanzados con la versión anterior de este sistema, que tenía la
función de controlar la fotografía digital, nos damos a la tarea de crear una nueva
versión que recogiera, además del control de la fotografía digital, los controles de
fotografía convencional y video identidad, o sea, todas las actividades de servicio de un
Photoservice. El objetivo que se persiguió era lograr que el sistema recogiera de la
forma más sencilla para el operador y administrador, todos los requisitos solicitados por
el Manual de Normas y Procedimientos para cada una de las actividades. Se utilizó el
método de programación en Access 2003, utilizando una PC a 2.8 GHr de velocidad.
Con este sistema se consiguieron controles más precisos, además de una mayor
rapidez en la confección de los diferentes informes y acceso rápido a ellos a través de
la red de nuestra Corporación. Actualmente el sistema se encuentra aplicado en el
Photoservice del Complejo la Reforma, en el Photoservice del Complejo Innovación y la
Sucursal Las Tunas, en donde el especialista de la actividad puede acceder a la
información de cada uno de los Photoservice de una forma prácticamente transparente
para los involucrados en el proceso.
3
CIMEX
Sucursal Las Tunas
INTRODUCCIÓN:
Lo que comenzó como un proyecto a pequeña escala, con la aplicación de este sistema
para los controles de fotografía digital, fue necesario incrementarlo e implementarlo en
los servicios de Fotografía Convencional y Video Identidad, además del servicio ya
antes mencionado con el fin de lograr resultados similares a los ya obtenidos.
En la realización de este sistema intervino un obrero, se utilizó una PC a 2.8 GHz y el
tiempo para su desarrollo fue en horario extra por lo que no se afectaron los servicios
durante el progreso del proyecto.
El sistema de programación que se decidió emplear fue el gestor de bases de datos
Access 2003, pues en nuestro establecimiento se encontraban las condiciones creadas
para su utilización. Resultó ser muy factible ya que se redujo el tiempo de culminación
del proyecto por su facilidad y la experiencia acumulada en el mismo.
En nuestra Corporación no existen sistemas automatizados para controles de este tipo,
por lo que esta nueva opción resulta una herramienta de casi obligatorio empleo en los
Photoservices de nuestro país, por su versatilidad y resultados alcanzados en la calidad
de las informaciones y controles de la actividad.
Es de nuestra opinión que con la combinación de este trabajo, teniendo como
contrapartida el empleo del Silver, se lograría hacer una auditoría en cualquier
Photoserice en tiempo récord.
.
4
CIMEX
Sucursal Las Tunas
DESARROLLO:
Este trabajo se desarrolla en el Photoservice del Complejo “La Reforma”. Tiene como
base la versión anterior de este sistema, implantado en el año 2002, que consistía en el
control de la fotografía digital.
Luego de un largo período de utilización, nos damos a la tarea de modificar este
sistema para que consiguiera abarcar todos los controles de servicios en un
Photoservice (Fotografía Digital, Fotografía Convencional y Video Identidad).
Nuestro principal interés era que se guiara de la forma más fiel posible por el Manual de
Normas y Procedimientos. Se comenzó por estudiar todo lo referente a los controles de
fotografía que se encontraban en él. Se estudiaron los productos, las normas y los
modelos por cada servicio.
Luego de conocer a fondo todo lo referente a lo que queríamos lograr, comenzamos a
rediseñar el programa. Entre las novedades de esta versión nos propusimos que:
¾
En cada una de las capturas estaría disponible el código de la unidad y el código
del servicio a través de una lista desplegable. De esta forma se podrían hacer las
consultas de los informes por Unidades y tipo de servicio.
¾
Se incrementa la seguridad instaurando un nivel de acceso por cada usuario del
sistema.
¾
Se incluye opción de exportación e importación de datos entre unidades. Así
lograríamos que el especialista de Sucursal tuviera una base de datos con los
registros de cada unidad actualizada.
Una vez que se terminó de diseñar el sistema procedimos a la puesta en marcha del
mismo. Comenzamos por capacitar a los operadores y administrador en todo lo
referente al proyecto.
5
CIMEX
Sucursal Las Tunas
Como nos habíamos propuesto, nuestras aspiraciones se habían cumplido. El sistema
fue acogido de la mejor manera, pues se logró un manejo fácil y se redujo el tiempo,
comparado con el modo convencional de control de la información.
A partir de ese momento los operadores le darían entrada a los servicios de la misma
forma que se haría en el modelo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos.
Al finalizar el día, luego de tener en la mano el plus que nos brinda la caja registradora,
se procede a realizar el cuadre entre la caja y el sistema. Entre otras comprobaciones el
operador de fotografía convencional mantiene sincronizado de forma automática el
contador de la máquina con el contador del sistema. De comprobar alguna anormalidad
entre estos, sería una señal clara de que ha existido un problema en la introducción de
los datos o desperfecto técnico en el contador de la misma. Luego de verificar que no
ha existido ningún problema en la introducción de los datos, el operador procede a
imprimir el Informe de Producción, en el que anexará el plus de la caja registradora.
Además de este informe el operador podrá tener acceso a verificar el estado del plan
del servicio, resumen de las actividades realizadas de cada servicio en un período de
tiempo y las estadísticas del servicio. (Ver anexo 1)
Por parte del administrador, este accedería al sistema a través de la red, y solo tendría
para completar su información del mes, introducir al sistema la salida del almacén de
los insumos pedidos por cada actividad. Así, en el informe de Estadísticas se vería
reflejada la eficiencia del servicio, pues nos muestra los insumos
gastados y los
insumos que se debieron gastar, sacando por diferencia la eficacia del mes en la
actividad. (Ver anexo 1)
Luego de un período de prueba en nuestro establecimiento (Photoservice La Reforma)
y de una revisión exhaustiva por parte del especialista, se procedió a instalar el sistema
en el Photoservice La Nueva,. Seguidamente se ubicó en la Sucursal Las Tunas, donde
a partir de ese momento se podría tener pleno conocimiento de los resultados obtenidos
por nuestros Photoservices.
6
CIMEX
Sucursal Las Tunas
VALORACIÓN ECONÓMICA Y APORTE SOCIAL:
Al realizar este trabajo, quisimos lograr resultados económicos con la puesta en marcha
del mismo.
Entre sus bondades tenemos el ahorro de tiempo sostenido con la explotación diaria.
Estos cálculos los hacemos tomando como base el tiempo empleado anteriormente por
los operadores de fotografía convencional y el administrador en la confección de las
informaciones.
En el caso de los Operadores, consumían diariamente en la confección de esta
información un tiempo de 25 minutos, que si se multiplican por los tres servicios que
prestan, teníamos un tiempo estimado diariamente de 75 minutos. Aclaramos que este
tiempo es solamente el que se necesitaba para hacer el cuadre al finalizar el día, pues
el tiempo de captura en los dos modos de entrada de datos, el anterior y el actual son
similares. Actualmente un cuadre con nuestro sistema lo hacemos en 5 minutos sin
apresurarnos mucho, multiplicado por los tres servicios tenemos un consumo de 15
minutos diarios. Haciendo una comparación vemos que en un día tenemos un ahorro de
tiempo de 60 minutos y en un mes 1800 minutos que llevado a horas nos da 30 horas
en total por los tres servicios. Llevando este tiempo a salario alcanzamos un ahorro de
salario de $ 49.58 mensualmente y en un año $ 545.38. Este tiempo lo podemos
dedicar a una mayor gestión de venta, que se interpreta en una satisfacción superior a
nuestros clientes, hecho que nos diferencia y nos coloca en una escala superior de la
excelencia de los servicios. En el caso del administrador realizaba su información
mensual en aproximadamente 8 horas, en estos momentos realiza el mismo trabajo en
1 hora aproximadamente, por lo que muestra un ahorro de tiempo de 7 horas al mes,
que llevado a salario representa $ 13.40 en un mes y en un año $ 147.40.
Un punto digno de señalar es la calidad que se alcanza utilizando este sistema, pues
minimiza la posibilidad de cometer errores en el proceso de captura, siendo más
confiable y veraz para su utilización en el proceso de la toma de decisiones.
7
CIMEX
Sucursal Las Tunas
CONCLUSIONES
Con nuestro trabajo hemos alcanzado las metas trazadas.
1. Los factores implicados en el empleo de esta herramienta de trabajo, se han
beneficiado con el empleo de ella.
2. El tiempo en la confección de informaciones con una mayor complejidad, así
como la posibilidad de errores a la hora de generar las mismas, se ha reducido
al mínimo.
3. El administrador y especialista de Photoservice tienen acceso a la información de
una forma más completa a cualquier hora del día a través de nuestra red
informática.
8
CIMEX
Sucursal Las Tunas
RECOMENDACIONES:
Nos encontramos satisfechos con los resultados alcanzados, por lo que recomendamos
que utilicen este trabajo, y den sus criterios sobre este sistema con el fin de lograr un
producto más terminado e integral.
9
CIMEX
Sucursal Las Tunas
BIBLIOGRAFÍA:
1. Manual de Visual Basic.
2. Manual de Normas y Procedimientos de la Corporación CIMEX.
10
CIMEX
Sucursal Las Tunas
ANEXO1:
Manual de Instrucción para la utilización del Sistema.
11
CIMEX
Sucursal Las Tunas
DATOS DEL AUTOR:
Nombre y Apellidos: Juan Manuel Díaz Ramón
Edad: 28 Años
Calificación: Técnico Medio
Cargo: Fotógrafo Camarógrafo
Dirección: Calle 18 % 71 y 1 Delicias, Puerto Padre, Las Tunas.
Integración: UJC, CDR, CTC, ANEC, ANIR, BTJ
Carne Identidad: 78033124441
12