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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL
CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO, BOGOTÁ D.C
IJefe de Control Interno o quien haga sus veces:
¡RAMÍREZ
IRÍA CUBILLOS]
¡Período Evaluado: II Cuatrimestre de Fecha de elaboración : 2011-11-11
2011
Subsistema de Control Estratégico
¡Avances
El Instituto Distrital de Turismo implemento el Sistema de Control Interno, bajo el
Modelo Estándar de Control Interno MECÍ, de acuerdo con lo establecido en la
normatividad que rige para su implementación, en los plazos definidos.
Se vienen ejecutando actividades de autoevaluación de control para todo el
Sistema implementado, fortaleciendo la sostenibilidad del mismo. Como resultado
de esta actividad se relacionan los avances en cada Subsistema de Control del
Modelo, especificando los elementos y aún algunos de los productos que han
impactado dichos avances durante el último cuatrimestre.
La socialización del Código de ética se ha realizado a través de la herramienta de
comunicación establecida por el Instituto INFORMAT, además se tiene publicado
en la intranet el Link de Políticas del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y
en la última vigencia se organizó el corredor ético. Además se realizaron ejercicios
de Aplicación de la travesía ética, por grupos, a todo el personal del Instituto.
La entidad elaboró los Planes de Capacitación, Bienestar Laboral, y de salud
ocupacional, los cuales se vienen ejecutando. Como producto de la administración
eficaz del recurso humano, el Instituto no tiene procesos disciplinarios.
La Alta Dirección facilita la comunicación y retroalimentación a los demás niveles
de la entidad mediante los Comités Directivos, donde se evalúa el cumplimiento a
los objetivos estratégicos contenidos en el Plan Estratégico aprobado, el cual
contempla las metas para la vigencia. Además se realizó la
auditoria de
evaluación de la revisión por la Dirección, del Sistema de Gestión de la Calidad,
destacándose la retroalimentación al cliente de los servicios que presta el Instituto'
a través de encuestas de satisfacción, elaboradas por personal del Instituto y por
el Centro Nacional de Consultoría.
Los
planes,
programas
y
proyectos
institucionales
se
elaboraron
teniendo
coherencia con el Plan de Desarrollo, los cuales están consolidados en el
Despliegue de Objetivos, donde se contemplan las directrices Nacionales y/o
Distritales, las políticas de la entidad, objetivos institucionales, objetivos de
calidad, procesos,
indicadores.
Está información contiene la meta anual,
frecuencia de medición, responsables del análisis y la mejora, como mecanismo
de seguimiento y control.
Para el elemento Modelo de operación por procesos, la entidad una vez analizada
la reglamentación existente, y con el fin de dar cumplimiento a la Política Distrital
de Turismo en cuanto a la producción de información estadística sectorial y
análisis de la actividad turística, para apoyar la toma de decisión de los diferentes
sectores turísticos, creó el proceso de Gestión de Información Turística. Así
mismo, en la revisión por la Dirección se identificó la necesidad de crear el
proceso de Gestión Documental, con el objetivo de mantener los documentos y
registros de la entidad para todos los procesos.
En cuanto al componente Administración del Riesgos, se resalta que en la
evaluación del estado de la gestión de riesgos se analizó el cumplimiento de
acciones emprendidas para el control de los mismos, el cual arrojó que el 60% de
las acciones desarrolladas sobre los riesgos identificados en el Instituto, se
encuentran cerradas conforme al seguimiento de las acciones preventivas
generadas bajo este ítem; los planes emprendidos por los procesos no
presentaron
retrasos
que
ameriten
la
toma
de
acciones
correctivas
por
materialización del riesgo.
Dificultades
No se presentaron dificultades en el Subsistema de Control Estratégico
Subsistema de Control de Gestión
¡Avances
Para
el
elemento
Políticas
de
Operación
en
los
procesos
Misionales,
es
importante resaltar que estos fueron diseñados y adoptados partiendo de la
Política Distrital de Turismo que enmarca la Misión de la entidad y con la cual se
busca impulsar el desarrollo económico de Bogotá, posicionando la actividad
turística en condiciones de competitividad y sostenibilidad y desde luego,
promocionar el Distrito Capital como destino turístico.
En lo que tiene que ver con el elemento Información Primaria, se modificó el
procedimiento Peticiones, Quejas, reclamos y sugerencias y ahora tiene como
líder al Asesor de Planeación y Sistemas, además se dispuso de quien
recepciona, direcciona y realiza el seguimiento a cada solicitud, queja o reclamo,
controlando los plazos establecidos legalmente y verificando que la respuesta sea
coherente con lo requerido y se presente durante los tiempos establecidos para su
oportuna respuesta. Además se implemento el aplicativo del Sistema Distrital de
Quejas y Soluciones (SDQS), donde se registran todas las solicitudes que por
dicho concepto lleguen a la entidad. El ajuste al respectivo procedimiento busca
que todas las solicitudes pasen por el filtro de Jurídica y Planeación y Sistemas, a
fin de garantizar la calidad de la respuesta y con el respaldo de la Dirección
General quien valida el compromiso de la Entidad con la ciudadanía
En lo que respecta al elemento Comunicación Informativa es de destacar que el
Instituto Distrital de Turismo cuenta con una página Web Institucional de carácter
informativo, en ésta se tiene implementada la sesión de contáctenos, desde aquí
cualquier ciudadano o usuario de la página puede dejar sus sugerencias,
solicitudes, peticiones, quejas o reclamos, y de acuerdo a la pertinencia de las
misma, se redirecciona a las áreas competentes para su respuesta.
De igual manera, dentro de la Página Web Institucional, se cuenta con la sección
solicitudes, en la cual, mediante el diligenciamiento de un formulario, los usuarios
pueden realizar las solicitudes de material promocional.
También se da a conocer el avance de actividades de mayor impacto, a través de
eventos en los cuales participan dirigentes gremiales, prestadores de servicios
turísticos y ciudadanos interesados, donde la Directora presenta los avances de
actividades y proyectos realizados y en curso de la entidad; esto es reforzado a
través de comunicados y artículos publicados en medios de comunicación de
amplia circulación. Opera también el Comité Intergremial de Comunicación e
Imagen, en el cual se analizan y proyectan acciones que apalancan la gestión del
IDT en la ciudad para fortalecer su condición de destino sostenible y competitivo.
En el elemento de Medios de Comunicación se establecieron indicadores de
consulta en la página Web Institucional, y se miden con periodicidad mensual.
Además se verifica la funcionalidad de los canales de comunicación, eventos,
contenidos en videos, fotos, INFORMAT, también se revisa periódicamente el
material promocional que entregan los Puntos de información Turística - PIT.
¡Dificultades
La actualización de las Tablas de Retención Documental - T.R.D. se viene
realizando con el acompañamiento y la metodología impartida por el Archivo de
Bogotá, en el marco del Convenio No.2215-100-633-09 celebrado con la
Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en los formatos de Tablas de
Retención diseñados por archivo de Bogotá, con las modificaciones incorporadas.
Se presentaron las T.R.D de los procesos transversales las cuales ya fueron
revisadas por el Archivo de Bogotá. En cuanto a las T.R.D. Misionales está en
desarrollo la etapa de caracterización de documentos y clasificación. Están en
revisión por parte del Archivo de Bogotá el proceso de Información Turística y el
proceso de Gestión del Destino.
Subsistema de Control de Evaluación
(Avances
En lo relacionado con el componente de Autoevaluación, durante este periodo
empleo una herramienta diseñada por la Veeduría Distrital para evaluad
L¿]
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Subsistema de Control de Evaluación con el 100%
cia evaluando
■ IH«IW:T«CT
por parte de
¡nto por
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cuantitativos de algunas
anal.s.s
se
realiza
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del Sistema.
per.odicamente
en
que rigen a la entidad. Los
-onstruidos colectivamente y su
pro
de
su
mejoramiento
acciones de
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[Dificultades
•ntrol de Evaluación.
Estado genera» del Sistema de Control Interno
Interno bajo el Modelo Estándar
y Elementos del mismo, la sostenibilidad
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dl 90%
otorgamiento de la
certificación de
,eneral del Distrito Capital.
servicios
[Recomendaciones
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AURA MARÍA CÜBÍLLO^RAMÍREZ^
Asesora de Control Interno
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