JU-I10 Instructivo Mínima Cuantía V.03 (2011-07-27)

CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
INSTRUCTIVO
MÍNIMA CUANTÍA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Primera Versión
Iván Delgado
Lucas Posada
2009-12-30
01
Se ajusta a lo establecido en el
Procedimiento MC-P01 “Control de
documentos” y se especifican los
responsables de las actividades
necesarias para aplicación de la
modalidad de contratación.
Iván Delgado
2010-09-03
02
2011-07-27
03
Se
modifica
el
nombre del
“Instructivo Selección abreviada –
10% de la menor cuantía” por
“Instructivo Mínima Cuantía” y del
Formato JU-F27 por “Lista de
chequeo mínima cuantía”.
Se suprimen las actividades (02, 07,
08, 10, 19, 28, 32, 33, 34, 35 y 36).
Se adecua el documento teniendo
en cuenta la expedición del Decreto
2516 de 2011 y lo definido en el
artículo 94 de la Ley 1474 de 2011.
Angelica Torres
Director(a) General
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Director(a) General
Cargo: Asesor de Planeación y
Sistemas
Cargo: Director(a) General
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INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
Tabla de contenido
1. OBJETIVO
3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3 3. DEFINICIONES
3 4. DESCRIPCIÓN
4 5. CONTROL DE REGISTROS
13 6. ANEXOS
14 2 de 14
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1. OBJETIVO
Establecer el trámite para la celebración de contratos, bajo la modalidad de selección de
Mínima Cuantía.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
•
•
•
Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder
de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.
La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe
enviar al Proceso Jurídico con un (1) mes y medio de anterioridad teniendo en cuenta la
fecha esperada del contrato.
Únicamente se debe incluir el Formato JU-F27 "Lista de chequeo mínima cuantía", en la
carpeta inicial del contrato y los documentos allí señalados.
3. DEFINICIONES
•
Adenda: Documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación
con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo o la
invitación pública, razón por la cual forman parte del mismo proceso contractual.
•
Adjudicación: Decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la
cual determina el adjudicatario del contrato, que para el presente proceso consistirá en una
comunicación de aceptación.
•
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
•
CRP: Certificado de registro presupuestal.
•
Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad
de bienes o servicios en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio
estimado y los posibles oferentes.
•
Invitación Pública: Documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para
la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos
habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección.
•
Propuesta: Conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por
un grupo de estas, durante un proceso de selección de contratistas, el cual contiene sus
ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de
condiciones o invitación pública.
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4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
INICIO
Estudio y análisis de
mercado
ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
01. El(la) Asignado(a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza el estudio
y análisis de mercado teniendo en cuenta
las cotizaciones que pueden ser consultas
por internet, catálogos, cotizaciones, entre
otras.
01. Realiza estudio y análisis de mercado.
LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE
Plan de
Compras
02. Realiza consulta con el(la) Asesor(a) de
Planeación y Sistemas para verificar el
plan de compras.
02. El Líder de Proceso Solicitante realiza
consulta con el(la) Asesor(a) de Planeación
y Sistemas para verificar el plan de
compras.
FI-F01
03. El(la) Asignado(a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora solicitud
de CDP, para ello debe diligenciar el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”. Posteriormente gestiona las
firmas pertinentes.
ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
03. Elabora solicitud de CDP diligenciando el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal” y gestiona las firmas
pertinentes.
FI-F01
CDP
LIDER DE PROCESO SOLICITANTE Ó
ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
04. Solicita el CDP, para ello debe sacar una
copia de la solicitud de CDP y entregar el
“original” para su trámite y expedición a
el(la)
Subdirector(a)
de
Gestión
Corporativa y Control Disciplinario, quien
posteriormente remite el CDP al Líder de
Proceso Solicitante.
04. El Líder de Proceso Solicitante ó el(la)
Asignado(a)
para
Trámite
en
la
Dependencia Solicitante realiza la solicitud
del CDP, para ello debe entregar el
“original” de la Solicitud de CDP a el(la)
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario a fin de que se dé el
trámite pertinente para su correspondiente
expedición.
Posterior
a
ello
el(la)
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario remite el CDP al Líder
de
Proceso
Solicitante,
documento
“original” que debe ser incluido en la
carpeta del proceso contractual.
Nota: El Líder de Proceso Solicitante ó
el(la) Asignado(a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante debe guardar una
copia de la Solicitud de CDP, la cual se
debe incluir posteriormente en la carpeta
del proceso según lo que se establece en el
Formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima
cuantía”.
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FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
A JU-F35
ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
05. Diligencia formato JU-F35 “Estudios
previos para procesos de mínima cuantía”,
y tramita firmas pertinentes.
05. El(la) Asignado(a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora los
estudios previos por medio del formato JUF35 “Estudios previos para procesos de
mínima cuantía” y tramita las firmas
pertinentes.
Nota: el(la) Asignado(a) para trámite en la
Dependencia Solicitante en caso de
inquietudes puede verificar con Jurídica la
idoneidad del objeto y las obligaciones
propuestas en dicho estudio previo.
JU-F27
ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
06. Realiza el montaje de la carpeta (la marca)
con los registros generados de la etapa
precontractual
debidamente
foliados
teniendo en cuenta el formato JU-F27
“Lista de chequeo mínima cuantía”.
06. El(la) Asignado(a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante marca la carpeta,
realiza el montaje de la misma con los
registros, teniendo en cuenta lo establecido
en el formato JU-F27 “Lista de chequeo
mínima
cuantía”
para
la
Etapa
precontractual.
Nota: Los registros generados en la
dependencia solicitante se deben incluir en
la carpeta y foliar, para ello se deben
diligenciar en el formato JU-F27 “Lista de
chequeo mínima cuantía” las columnas:
•
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
MC-F07
ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
(Solicitud para
inicio del
proceso)
07. Entrega la carpeta a el(la) Asignado(a)
como Auxiliar Administrativo de Jurídica,
adjuntando
el
formato
MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
para inicio del proceso.
07. El(la) Asignado(a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante entrega la carpeta
a el(la) Asignado(a) como Auxiliar
Administrativo de Jurídica, adjuntando el
formato MC-F07 “Memorando” en el cual
se hace la solicitud para inicio del proceso.
Nota: El envío de documentos debe ser por
medio del formato MC-F07 “Memorando”
con radicado en el Sistema Distrital de
Correspondencia (CORDIS).
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INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
B 08.
¿Documentos
completos y
foliados según
el formato
JU-F27?
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(JURIDICO)
No
09. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
08. El(la) Asignado(a) a Auxiliar Administrativo
de Jurídica verifica si la documentación
entregada o radicada está completa y
debidamente foliada según el formato JUF27 “Lista de chequeo mínima cuantía”.
SI: Ir a la actividad 10.
NO: Ir a la actividad 09.
09. El Auxiliar Administrativo de Jurídica
devuelve la carpeta al Asignado para
Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a
la actividad 06.
06
Si 10. El(la) Asignado(a) a Auxiliar Administrativo
entrega la carpeta al Asesor(a) Jurídico(a),
quien asigna Abogado(a) para realizar el
trámite.
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
10. Asigna Abogado(a) para realizar el trámite.
11.
¿Documentos
completos,
vigentes y
viables
jurídicamente?
ABOGADO(A)
ASIGNADO(A)
No
12. Entrega la carpeta
al
Auxiliar
Administrativo
(Jurídica) para que
a su vez devuelva
al Asignado para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
Si 06
C 6 de 14
11. El(la) Abogado(a) Asignado(a) verifica que
la documentación entregada o radicada
este completa, vigente y sea viable
jurídicamente.
SI: Ir a la actividad 13.
NO: Ir a la actividad 12.
12. El(la) Abogado(a) Asignado(a) Entrega la
carpeta al Auxiliar Administrativo (Jurídica)
para que a su vez devuelva al Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.. Ir a la actividad 06.
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VERSIÓN: 03
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FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
C 13. El(la) Abogado(a) Asignado(a) crea el
proceso en la página de contratación a la
vista (www.contratacionbogota.gov.co) o la
que corresponda.
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
13. Crea el proceso en la página de
contratación a la vista o la que
corresponda.
Invitación Pública
Adenda
JU-F35
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
14. Elabora la invitación pública, la cual debe
ser aprobada por
el(la) Asesor(a)
Jurídico(a) y posterior a ello tramita las
respectivas firmas para su respectiva
publicación en la página de contratación a
la vista o la que corresponda.
14. El(la) Abogado(a) Asignado(a) elabora la
invitación pública en términos legales
vigentes, esta debe ser aprobada por el(la)
Asesor(a) Jurídico(a). Posterior a ello
procede a dar trámite a las firmas
pertinentes a fin de realizar la publicación
en la página de contratación a la vista
(www.contratacionbogota.gov.co) o la que
corresponda. Se debe publicar:
•
•
•
MC-F06
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
(Cierre y
recepción de
propuestas)
Propuestas
15. De acuerdo con el cronograma del proceso
realiza el cierre y recepción de propuestas
del proceso. Deja registro del trámite en el
Formato MC-F06 “Acta” y la pública en la
página de contratación a la vista o la que
corresponda.
Invitación pública.
JU-F35
"Estudios
previos
procesos de mínima cuantía”.
Adendas (si aplica).
para
Nota: En los términos de la invitación se
debe relacionar el cronograma del proceso.
15. El(la) Abogado(a) Asignado(a) de acuerdo
con el cronograma del proceso realiza el
cierre y recepción de propuestas. Debe
dejar registro de la audiencia en el formato
MC-F06 “Acta”. Posterior a ello pública el
acta en la página de contratación a la vista
o la que corresponda. En este trámite
preferiblemente se verifica como mínimo:
•
•
•
Nombre del proponente.
Número de folios de la propuesta.
Valor propuesta.
Nota: Adjunto al Acta de cierre y recepción
de propuestas se deben archivar las
propuestas recibidas de proceso.
MC-F07
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
16. Proyecta mediante el Formato MC-F07
“Memorando” la designación de Comité o
el responsable de la verificación y
evaluación de la propuesta. Este
documento debe ser firmado por el(la)
Ordenador del Gasto.
(Designación
de comité o
responsable de
verificación y
evaluación)
D 7 de 14
16. El(la) Abogado(a) Asignado(a) proyecta
por
medio
del
Formato
MC-F07
“Memorando” la designación de Comité o
el responsable de la verificación y
evaluación de la propuesta y posterior a
ello tramita la firma por parte de él(la)
Ordenador del Gasto.
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
D 17. El(la) Abogado(a) Asignado(a) envía la
propuesta al comité o responsable
designado por el(la) Ordenador del Gasto
para la correspondiente evaluación y
verificación.
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
Nota: En caso que el Proponente que haya
ofrecido el menor valor no cumpla con los
requisitos habilitantes, se debe remitir al
segundo Proponente y así sucesivamente
hasta que exista un habilitado para el
proceso.
17. Envía para evaluación y verificación la
propuesta con el menor precio ofertado.
MC-F07
(Informe de evaluación y
verificación)
18. El(los) Verificador(es) y Evaluador(es)
antes de vencerse el plazo otorgado, cada
uno, remite mediante el formato MC-F07
“Memorando” al Proceso Jurídico el
informe de evaluación y verificación
debidamente sustentado y firmado.
VERIFICADORES Y EVALUADORES
18. Antes de vencerse el plazo otorgado, cada
uno, remite mediante el Formato MC-F07
“Memorando” al Proceso Jurídico el
informe de evaluación y verificación
debidamente sustentado y firmado.
Consolidación de
verificación y
evaluación
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
19. El(la) Abogado(a) Asignado(a), con base
en los informes de verificación y evaluación
entregados
por
parte
de
el(los)
Verificador(es) y Evaluador(es) procede a
consolidar la información en un informe el
cual se publica en la página de
contratación
a
la
vista
(www.contratacionbogota.gov.co) o la que
corresponda.
19. Consolida la información en un documento
con base en los informes entregados a
el(la) Asesor(a) Jurídico(a) y procede
publicarlo en la página de contratación a la
vista o la que corresponda.
E 8 de 14
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
E 20.
¿Hay
observaciones
de los
Proponentes
al informe?
20. El(la) Abogado(a) Asignado(a) verifica si
hay observaciones al informe por parte de
los Proponentes.
SI: Ir a la actividad 21.
No
23
NO: Ir a la actividad 23.
Si Observaciones y respuestas al
informe de evaluación y verificación
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
21. Consolida las respuestas. Para ello debe
previamente revisar las observaciones
presentadas al informe de evaluación y
verificación y dar traslado a quién
corresponda dar respuesta.
MC-F07 (Informe de evaluación y
verificación) (si aplica)
Consolidación de verificación y
evaluación
(si aplica)
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
21. El(la) Abogado(a) Asignado(a) realiza la
consolidación de las respuestas previa
revisión de las observaciones presentadas
al informe de evaluación y verificación. Si
las observaciones se relacionan con la
verificación u evaluación hecha por los
Evaluadores, envía al área competente
para que dé respuesta.
22. El(la) Abogado(a) Asignado(a) consolida
las respuestas y si se requiere, compila y
modifica el informe, lo presenta para
revisión y aprobación del Asesor(a)
Jurídico(a). Dicha información debe ser
publicada en la página de contratación a la
vista (www.contratacionbogota.gov.co) o la
que corresponda.
Nota: En caso de que se requiera modificar
el informe de evaluación y verificación se
debe garantizar:
• Que los Verificadores y Evaluadores
designados por el Ordenador del
Gasto remitan a el(la) Asesor(a)
Jurídico(a) el informe de evaluación y
verificación definitivo, para ello se
debe utilizar el Formato MC-F07
“Memorando”.
22. Compila y modifica el informe (si se
requiere), lo presenta para revisión y
aprobación del Asesor(a) Jurídico(a). Dicha
información se publica en la página de
contratación a la vista o la que
corresponda.
F •
9 de 14
El(la)
Abogado(a)
Asignado(a)
consolida la información y tramita las
firmas pertinentes.
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
MC-F10
(Acto administrativo de
declaratoria desierta)
(si aplica)
F ABOGADO(A)
ASIGNADO(A)
23.
¿Existen
ofertas que
cumplan con
los requisitos?
No
24. Proyecta
acto
administrativo
de
declaratoria desierta
utilizando el formato
MC-F10 Resolución”
y
tramita
firmas
pertinentes.
MC-F12
(Comunicación de
notificación)(si
aplica)
Notificación personal
Edicto (si aplica)
SI: Ir a la actividad 27.
NO: Ir a la actividad 24.
ABOGADO(A)
ASIGNADO(A)
25. Elabora el oficio de
comunicación
por
medio del Formato
MC-F12
“Oficio”
para la notificación
personal
o
por
edicto (según el
caso) y procede a
realizar
la
notificación del acto
administrativo
de
declaratoria
desierta.
Si G MC-F10
(Resolución que
resuelve recurso)
Recurso
23. El(la) Abogado(a) Asignado(a) verifica si
existen ofertas que cumplan con los
requisitos.
ABOGADO(A)
ASIGNADO(A)
26. Elabora por medio
del Formato MCF10 “Resolución” el
proyecto
de
resolución
que
resuelve el recurso
de reposición (si
aplica) y tramita sus
firmas,
éste
documento
debe
ser
previamente
aprobado por el(la)
Asesor(a)
Jurídico(a).
FIN
10 de 14
24. El(la) Abogado(a) Asignado(a) proyecta
acto administrativo de declaratoria desierta
utilizando el formato MC-F10 “Resolución”
y da tramite a sus firmas. Ir a la actividad
25.
25. El(la) Abogado(a) Asignado(a) elabora el
oficio de comunicación por medio del
Formato MC-F12 “Oficio”
para la
notificación personal o por edicto (según el
caso) y procede a realizar la notificación
del acto administrativo de declaratoria
desierta. Ir a la actividad 26.
26. El(la) Abogado(a) Asignado(a) elabora por
medio del Formato MC-F10 “Resolución” el
proyecto de resolución que resuelve el
recurso de reposición y tramita sus firmas,
éste documento debe ser previamente
aprobado por el(la) Asesor(a) Jurídico(a). Ir
al Fin.
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
G
DESCRIPCIÓN
MC-F12
(Comunicación de
aceptación)
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
27. Realiza comunicación de aceptación, para
ello utiliza el Formato MC-F12 “Oficio”.
28. El(la) Abogado(a) Asignado(a) solicita al
Contratista constituya la póliza respectiva
(si hay lugar a ello) con base en la
invitación pública y en la propuesta por él
presentada.
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
28. Solicita al Contratista el trámite de la
expedición de póliza (si hay lugar a ello).
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
27. El(la) Abogado(a) Asignado(a) elabora
proyecto de comunicación de aceptación y
tramita las firmas pertinentes, para ello
utiliza el Formato MC-F12 “Oficio”; dicho
documento
debe
ser
aprobado
previamente
por
el(la)
Asesor(a)
Jurídico(a). Posterior a ello se publica de
manera concomitante con la respuesta a
las observaciones.
Comunicación
de Aceptación
FI-F02
29. Diligencia debidamente el Formato FI-F02
“Solicitud de registro presupuestal” y lo
envía junto con la Comunicación de
Aceptación a el(la) Subdirector(a) de
Gestión Corporativa y Control Disciplinario
para su trámite.
29. El(la) Abogado(a) Asignado(a) diligencia
debidamente el Formato FI-F02 “Solicitud
de registro presupuestal” y lo envía a el(la)
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control
Disciplinario
para
su
correspondiente trámite.
Nota: “La comunicación de aceptación
junto con la oferta constituyen para todos
los efectos el contrato celebrado”. (Ver
parágrafo 5to Articulo N.4 del Decreto 2516
del 2011).
CRP
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
30. El(la)
Subdirector(a)
de
Gestión
Corporativa y Control Disciplinario remite el
CRP a el(la) Auxiliar Administrativo o
Abogado(a) Asignado(a).
30. Remite CRP a el(la) Auxiliar Administrativo
(Jurídica) o Abogado(a) Asignado(a).
CRP
AUXILIAR ADMINISTRATIVO (JURÍDICA) /
ABOGADO(A) ASIGNADO(A) /
31. El(la) Auxiliar Administrativo de Jurídica o
el Abogado(a) Asignado(a) recibe e incluye
en la carpeta el CRP enviado por el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario.
31. Recibe
el
CRP
enviado
por
el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario y lo archiva en la
carpeta.
H 11 de 14
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
H Póliza (si aplica)
JU-F14 (si aplica)
ABOGADO ASIGNADO
(APROBACIÓN DE
PÓLIZA)
32. ¿Se
requiere
póliza
para el
contrato?
Si
33. Recibe
del
Contratista la póliza,
tramita la aprobación
de
la
misma,
mediante el formato
JU-F14 “Aprobación
de póliza” y posterior
a ello archiva los
registros
de
la
carpeta.
32. El(la) Abogado(a) Asignado(a) para
revisión de Póliza y verifica si se requiere
póliza para el contrato.
SI: Ir a la actividad 33.
NO: Ir a la actividad 34.
33. El Abogado Asignado para Aprobación de
Póliza recibe del Contratista la póliza,
tramita la aprobación de la póliza teniendo
en cuenta el formato JU-F14 “Aprobación
de Póliza”. Posteriormente archiva los
registros en la carpeta. Ir a la actividad 34.
No 34
JU-F27
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
34. Folia los registros generados de la etapa
precontractual y contractual incluidos en la
carpeta y diligencia formato JU-F27 “Lista
de chequeo mínima cuantía” y entrega la
carpeta al Asignado para Publicaciones.
34. El(la) Abogado(a) Asignado una vez
cuente con la carpeta completa procede a
foliar los documentos, posteriormente
termina de diligenciar el formato JU-F27
“Lista de chequeo mínima cuantía” para las
columnas:
•
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
Posteriormente la entrega al Asignado
para Publicaciones.
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
(COMUNICACIÓN DE SUPERVISIÓN)
MC-F07
(Designación
como
supervisor del
contrato)
35. Elabora el comunicado para la designación
del Supervisor del Contrato por medio del
Formato MC-F07 “Memorando”.
35. El(la) Abogado(a) Asignado(a) para
Comunicación de Supervisión elabora el
memorando comunicando la designación
como supervisor del contrato, para ello
utiliza el formato MC-F07 “Memorando”.
Nota: El(la) Abogado(a) Asignado(a) para
Comunicación de Supervisión debe
garantizar que el(la) Supervisor(a) del
Contrato disponga de los documentos
necesarios para iniciar la ejecución
contractual.
I 12 de 14
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
I 36. El(la) Abogado(a) Asignado(a) para
Comunicación de Supervisión entrega la
carpeta al Auxiliar Administrativo (Jurídica)
para su disposición en el archivo.
ABOGADO(A) ASIGNADO(A)
(COMUNICACIÓN DE SUPERVISIÓN)
36. Entrega la carpeta al Auxiliar Administrativo
(Jurídica) para su disposición en el archivo.
SUPERVISOR(A) DEL CONTRATO
37. El(a) Supervisor(a) del Contrato realiza
seguimiento al contrato teniendo en cuenta
lo establecido en el Instructivo JU-I09
“Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.
37. Realiza seguimiento al contrato.
FIN
5. CONTROL DE REGISTROS
Código
JU-F14
JU-F27
JU-F35
MC-F06
MC-F07
MC-F07
MC-F07
MC-F07
Nombre
Aprobación de póliza
(si aplica)
Lista
de
chequeo
mínima cuantía
Estudios previos para
procesos de mínima
cuantía
Acta (Audiencia de
cierre y recepción de
propuestas)
Memorando (Solicitud
para
inicio
del
proceso)
Memorando
(Designación
de
comité o responsable
de
verificación
y
evaluación)
Memorando (Informe
de verificación y de
evaluación)
Memorando
(designación
como
supervisor
del
contrato)
Responsable
Ubicación
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
13 de 14
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
CÓDIGO: JU-I10
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 03
MÍNIMA CUANTÍA
FECHA DE VIGENCIA: 2011-07-27
Código
MC-F10
MC-F10
MC-F12
MC-F12
FI-F01
FI-F02
Nombre
(Acto administrativo
de
declaratoria
desierta)
(Resolución
que
resuelve recurso)
(Comunicación
de
aceptación)
(Comunicación
de
notificación)
Solicitud
de
disponibilidad
presupuestal
Solicitud de registro
presupuestal
N/A
Estudio de Mercado
N/A
Plan de Compras
N/A
CDP
N/A
Invitación Pública
N/A
Adenda
N/A
N/A
Responsable
Ubicación
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
de Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Consolidación
de
verificación
y
evaluación
Observaciones
y
respuestas al informe
de
evaluación
y
verificación
N/A
Notificación personal
N/A
Edicto (si aplica)
N/A
Recurso
N/A
Póliza (si aplica)
N/A
Comunicación
aceptación
N/A
CRP
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F14 Aprobación de póliza.
Anexo 2. JU-F35 Estudios previos para procesos contractuales de mínima cuantía.
Anexo 3. JU-F27 Lista de chequeo mínima cuantía.
14 de 14
Disposición
Final