JU-I08 Instructivo Licitación Pública V.02 (2010-09-03)

CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
INSTRUCTIVO
LICITACIÓN PÚBLICA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Primera Versión
Iván Delgado
Lucas Posada
2009-04-27
01
2010-09-03
02
Se ajusta a lo establecido en
el Procedimiento MC-P01
“Control de documentos” y se
especifican los responsables
de las actividades necesarias
para
aplicación
de
la
modalidad de contratación.
Ivan Delgado
Carolina Robles
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Asesor(a) Jurídico(a)
Cargo: Asesor de Planeación y
Sistemas
Cargo: Director(a) General
1 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
Tabla de contenido
1. OBJETIVO
3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3 3. DEFINICIONES
3 4. DESCRIPCIÓN
4 5. CONTROL DE REGISTROS
17 6. ANEXOS
19 2 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
1. OBJETIVO
Establecer el trámite para la celebración de contratos a través de licitación pública en el
Instituto Distrital de Turismo.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
•
Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder
de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.
•
La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe
enviar al Proceso Jurídico con 2 meses de anterioridad teniendo en cuenta la fecha
esperada del contrato.
•
Únicamente se debe incluir el formato JU-F06 “Lista de chequeo licitación pública” en la
carpeta inicial del contrato. El número máximo de folios de cada carpeta es de 200; si es
necesario generar una nueva carpeta para la continuidad del contrato, el folio debe iniciar
en el número 201.
3. DEFINICIONES
•
Adenda: Documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación
con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo, razón
por la cual forman parte del mismo proceso contractual. Éstas no pueden publicarse el
mismo día en que se tiene programado el cierre del proceso de selección, ni siquiera para
la adición del término previsto para ello.
•
Adjudicación: Decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la
cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponda como
derecho y como obligación, la suscripción del contrato y cumplimiento de las obligaciones
allí establecidas. Ésta puede desarrollarse mediante audiencia pública.
•
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
•
Contratación por licitación pública: Dinámica efectuada electrónicamente, mediante la
cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas
variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa
la mejor relación costo-beneficio para la Entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego
de condiciones.
•
CRP: Certificado de registro presupuestal.
3 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
•
Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad
de bienes o servicios en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio
estimado y los posibles oferentes.
•
Licitación pública: Modalidad de selección objetiva de los contratistas de la
administración que debe adelantarse como regla general, mientras que las otras
modalidades de selección como la selección abreviada, el concurso de meritos y la
contratación directa se aplican como excepción. Esta modalidad de selección de la oferta
más rigurosa en función de elementos tales como la cuantía y el tipo o naturaleza del
contrato o el objeto de los bienes y servicios requeridos.
•
Pliego de Condiciones: Documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos
para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos
habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección.
•
Propuesta: Conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por
un grupo de estas, durante un proceso de selección de contratistas, el cual contiene sus
ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de
condiciones.
4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
INICIO
Cotizaciones
Cuadro comparativo
01. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza estudio de
mercado teniendo en cuenta:
•
•
•
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
01. Realiza estudio de mercado.
Cotizaciones.
Cuadro comparativo.
Demás documentos y estudios.
Cuadro Comparativo
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
02. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza cuadro
comparativo con base en el estudio de
mercado
(Cotizaciones,
cuadro
comparativo y demás documentos y
estudios).
02. Realiza cuadro comparativo con base en el
estudio de mercado y lo firma.
A
4 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
A
03. El Líder de Proceso Solicitante realiza
consulta con el Asesor de Planeación y
Sistemas para verificar el plan de compras.
LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE
03. Realiza consulta con el Asesor de
Planeación y Sistemas para verificar el
plan de compras.
JU-F23
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
04. Diligencia formato JU-F23 “Estudios
previos para procesos contractuales a
través de convocatoria pública” y tramita
firma del Líder de Proceso Solicitante.
04. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora los
estudios previos por medio del formato JUF23 “Estudios previos para procesos
contractuales a través de convocatoria
pública” y tramita firma del Líder de
Proceso Solicitante.
FI-F01
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
05. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora solicitud
de CDP, para ello debe diligenciar el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”. Posteriormente gestiona
firma del Líder de Proceso Solicitante.
05. Elabora solicitud de CDP diligenciando el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal” y gestiona firma del Líder de
Proceso Solicitante.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
JU-F06
06. Realiza el montaje de la carpeta (la marca)
con los registros generados de la etapa
precontractual
debidamente
foliados
teniendo en cuenta el formato JU-F06
“Lista de chequeo licitación pública” y hace
revisar la carpeta por los abogados.
06. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza el montaje
de la carpeta (la marca) según lo
establecido en el formato JU-F06 “Lista de
chequeo licitación pública”, teniendo en
cuenta incluir los registros enunciados en la
etapa precontractual debidamente foliados
a
excepción
del
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal – CDP y del
formato MC-F07 “Memorando” (Solicitud
para inicio del proceso), posteriormente
hace revisar la carpeta por los abogados.
Nota: Se deben incluir los registros de la
etapa precontractual en la carpeta y
diligenciar el número de folios en el formato
JU-F06 “Lista de chequeo licitación pública”
para las columnas:
•
•
B
5 de 19
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
B
FI-F01
JU-F23
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
07. Envía al Asesor de Planeación y Sistemas
la carpeta con los registros hasta aquí
generados
de la etapa precontractual
(excepto CDP) para revisión y firma de los
formatos JU-F23 “Estudios previos para
procesos contractuales a través de
convocatoria pública” y de FI-F01 “Solicitud
de disponibilidad presupuestal”.
FI-F01
JU-F23
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
08. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante remite carpeta al
Director(a) General y gestiona firma de los
siguientes documentos:
•
08. Remite carpeta y gestiona firma de
documentos por parte del Director(a)
General.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
07. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante remite al Asesor
de Planeación y Sistemas la carpeta con
los registros hasta aquí generados de la
etapa precontractual (excepto el CDP) para
revisión y firma de los formatos JU-F23
"Estudios
previos
para
procesos
contractuales a través de convocatoria
pública”
y
FI-F01
“Solicitud
de
disponibilidad presupuestal”.
•
FI-F01
CDP
09. Recepciona la carpeta en Dirección
General, saca copia de la solicitud de CDP,
la archiva en la carpeta y envía el original
de la Solicitud de CDP (sin carpeta) al
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para trámite y
expedición de CDP, quién lo envía al Líder
de Proceso Solicitante.
JU-F06
CDP
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
10. Folia el registro del CDP, y diligencia el
formato JU-F06 “Lista de chequeo licitación
pública”.
09. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante recepciona la
carpeta en Dirección General, saca copia
de la solicitud de CDP, la archiva en la
carpeta y envía el original de la Solicitud de
CDP (sin carpeta) al Subdirector(a) de
Gestión Corporativa y Control Disciplinario
para trámite y expedición de CDP, quién lo
envía al Líder de Proceso Solicitante el
cual firma el libro de radicación.
10. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante folia el registro del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
y diligencia el número de folios en el
formato JU-F06 “Lista de chequeo licitación
pública” para las columnas:
•
•
C
6 de 19
FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”.
JU-F23
“Estudios
previos
para
procesos contractuales a través de
convocatoria pública”.
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
C
MC-F07
(Solicitud para
inicio del
proceso)
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
11. Entrega la carpeta al Asignado como
Auxiliar
Administrativo
de
Jurídica,
adjuntando
el
formato
MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
para inicio del proceso.
12.
¿Documentos
completos y
foliados según
el formato
JU-F06?
Nota: El envío de documentos debe ser por
medio del formato MC-F07 “Memorando”
con radicado en el Sistema Distrital de
Correspondencia (CORDIS).
ASIGNADO A
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(JURIDICO)
No
11. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante entrega la carpeta
al Asignado como Auxiliar Administrativo
de Jurídica, adjuntando el formato MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
para inicio del proceso.
13. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
11
12. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica verifica si la documentación
entregada o radicada está completa y
foliada según el formato JU-F06 “Lista de
chequeo licitación pública”.
SI: Ir a la actividad 14.
NO: Ir a la actividad 13.
13. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica devuelve la carpeta al Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante. Ir a la actividad 11.
Si ASESOR(A) JURÍDICO(A)
14. El Asesor(a) Jurídico(a) asigna Abogado
para realizar el trámite.
14. Asigna abogado para realizar el trámite.
15.
¿Documentos
completos y
vigentes según
formato
JU-F06?
ABOGADO ASIGNADO
No
16. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
15. El Abogado Asignado verifica que la
documentación entregada o radicada está
vigente y completa (2da revisión), según el
formato JU-F06 ““Lista de chequeo
licitación pública”.
SI: Ir a la actividad 17.
NO: Ir a la actividad 16.
16. El Abogado Asignado devuelve la carpeta
al Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante. Ir a la actividad
11.
Si 11
D
7 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
D
MC-F12
(Comunicación
a la cámara de
comercio)
ABOGADO ASIGNADO
17. El Abogado Asignado elabora aviso en el
sistema para cámara de comercio y
posteriormente lo envía.
Nota: Se sube la información al software
de la cámara de comercio (CCB), el cual
genera un archivo plano que remite en CD
acompañado con un oficio radicado en
CORDIS, el cual debe realizarse con el
formato MC-F12 “Oficio”, éste debe
radicarse en CORDIS.
17. Elabora aviso en el sistema para cámara
de comercio (CCB) y lo envía. Para ello
sube la información al software de la CCB,
el cual genera un archivo plano que remite
en CD con un oficio radicado en CORDIS a
la C.C.B., para ello utiliza el formato MCF12 “Oficio”.
Aviso en diario de amplia
circulación
18. El Abogado Asignado elabora aviso para el
diario de amplia circulación, gestiona
aprobación por parte del Supervisor del
Contrato y lo remite al Subdirector(a) de
Gestión Corporativa y Control Disciplinario
para que realice el correspondiente trámite
de publicación en el periódico.
ABOGADO ASIGNADO
18. Elabora aviso para el diario de amplia
circulación, gestiona aprobación por parte
del Supervisor del Contrato y lo envía al
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para trámite de
publicación en el periódico.
Aviso en diario de amplia
circulación
19. El Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario tramita publicación del
aviso en el periódico teniendo en cuenta la
fecha convenida con el Proceso Jurídico.
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
19. Tramita publicación del aviso en el
periódico, teniendo en cuenta la fecha
convenida con el Proceso Jurídico. Este
aviso incluye el cronograma general del
proceso.
Nota:
El
aviso
aprobado
cronograma general del proceso.
incluye
Aviso de convocatoria
ABOGADO ASIGNADO
20. El Abogado Asignado de Publicación en la
Web crea el proceso en la página de
contratación a la vista y elabora aviso de
convocatoria para la contratación, lo hace
firmar del Ordenador del Gasto y lo publica
en la página web.
20. Crea el proceso en la página de
contratación a la vista, elabora aviso de
convocatoria para la contratación, lo hace
firmar del Ordenador de Gasto y lo publica
en la página web.
E
8 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
E
DESCRIPCIÓN
Proyecto de pliego de condiciones
Estudio de mercado
JU-F23
ABOGADO ASIGNADO
21. Elabora proyecto de pliego de condiciones
y lo publica en la página web junto con los
documentos del estudio de mercado.
21. El Abogado Asignado elabora el proyecto
de pliego de condiciones y lo publica en la
página web,
acompañado de los
documentos resultantes del estudio de
mercado. Adicionalmente publica el
formato JU-F23 "Estudios previos para
procesos contractuales a través de
convocatoria pública”.
Nota: El proyecto de pliego de condiciones
debe relacionar el respectivo cronograma
del proceso. Éste se encuentra publicado
durante mínimo 10 días hábiles.
Documento respuesta
a observaciones
ABOGADO ASIGNADO
22. ¿Hay
observaciones
al proyecto
de pliego de
condiciones?
Si
No 22. Remite al área
respectiva
las
observaciones
y
consolida
las
respuestas
aceptándolas o no
y
pública
el
documento en la
página
web.
Posterior a ello
incluye en el pliego
de
condiciones
definitivo
las
observaciones
aceptadas.
22. El Abogado Asignado verifica si existen
observaciones al proyecto de pliego de
condiciones.
SI: Ir a la actividad 22.
NO: Ir a la actividad 23.
23. El Abogado Asignado remite al área
respectiva las observaciones y consolida
las respuestas mediante un documento
donde acepta o no las observaciones al
proyecto de pliego, este se publica en la
página web. Ir a la actividad 23.
Nota: si se aceptan las observaciones
éstas se deben incluir en el pliego de
condiciones definitivo.
23
MC-F06
ABOGADO ASIGNADO
(Audiencia de
revisión y
asignación de
riesgos)
24. Adelanta la audiencia, según cronograma,
para revisión y asignación de riesgos
dejando registro en el formato MC-F06
“Acta” y procede a publicarla en la página
web.
F
9 de 19
24. El Abogado Asignado teniendo en cuenta
la fecha establecida en el cronograma
adelanta la audiencia para revisión y
asignación de riesgos y deja registro en el
formato MC-F06 “Acta”. Posteriormente
procede a publicar el Acta en la página
web.
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
F
DESCRIPCIÓN
MC-F10
(Apertura del
proceso)
ABOGADO ASIGNADO
25. Vencido el plazo establecido en el
cronograma, elabora, hace firmar del
Ordenador del Gasto y pública la
resolución de apertura del proceso, por
medio del formato MC-F10 “Resolución”.
25. El Abogado Asignado una vez vencido el
plazo establecido en el cronograma
procede a elaborar, hacer firmar del
Ordenador del Gasto y procede a publicar
la resolución de apertura del proceso, para
ello debe diligenciar el formato MC-F10
“Resolución”.
Pliego de condiciones
definitivo
26. El Abogado Asignado procede elaborar y
publicar en la página web el pliego de
condiciones definitivo.
ABOGADO ASIGNADO
26. Elabora y publica el pliego de condiciones
definitivo.
MC-F06
ABOGADO ASIGNADO
(Audiencia de
aclaraciones)
27. Adelanta la audiencia de aclaración, según
cronograma, dentro de los tres días
siguientes a la publicación del pliego de
condiciones definitivo
para dejando
registro en el formato MC-F06 “Acta” y
procede a publicarla en la página web.
27. El Abogado Asignado teniendo en cuenta
la fecha establecida en el cronograma
adelanta la audiencia de aclaraciones,
según cronograma, dentro de los tres días
siguientes a la publicación del pliego de
condiciones definitivo para dejando registro
en el formato MC-F06 “Acta” y procede a
publicarla en la página web.
Respuesta a observaciones al
pliego de condiciones definitivo
Adendas
ABOGADO ASIGNADO
28. ¿Hay
observaciones
al pliego de
condiciones
definitivo?
No Si
29. Remite al área
respectiva
las
observaciones
y
consolida
las
respuestas
aceptándolas o no
y
pública
el
documento en la
página
web.
Posterior a ello
incluye en el pliego
de
condiciones
definitivo
las
observaciones
aceptadas.
G
30
10 de 19
28. El Abogado Asignado verifica si hay
observaciones al pliego de condiciones
definitivo.
SI: Ir a la actividad 29.
NO: Ir a la actividad 30.
29. El
Abogado
Asignado
remite
las
observaciones
al
área
respectiva,
consolida las respuestas a las mismas. En
caso de ser aceptadas, incluye o modifica
el pliego de condiciones definitivo mediante
Adendas (si aplica). La respuesta a las
observaciones deben ser publicadas en la
página web. Ir a la actividad 30.
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
G
MC-F06
(Audiencia de
cierre y
recepción de
propuestas)
ABOGADO ASIGNADO
30. Realiza audiencia de cierre y recepción de
propuestas de acuerdo con el cronograma
del proceso, en esta se procede a la
apertura de las propuestas. Deja registro
en el formato MC-F06 “Acta”, listado de
asistentes y lo pública en la página web.
30. El Abogado Asignado de acuerdo con el
cronograma del proceso, realiza audiencia
de cierre y recepción de propuestas
teniendo en cuenta el cronograma del
proceso, en dicha audiencia se procede a
la apertura de las propuestas. Se debe
dejar registro en el formato MC-F06 “Acta”
y listado de asistentes. Posterior a ello
pública el acta en la página web.
MC-F10
(Acto administrativo de declaratoria
desierta de propuesta)
ENTIDAD
31. ¿Existen
propuestas
a la fecha de
cierre del
proceso?
No
Si 32. Realiza
acto
administrativo
de
declaratoria
desierta y publica
en la página web.
Para ello diligencia
el formato MC- F10
“Resolución”.
Si
persiste
la
necesidad
de
contratar, se inicia
un proceso según
lo definido en el
Instructivo JU-I07
“Selección
abreviada – menor
cuantía”.
31. El Abogado Asignado verifica si existen
propuestas a la fecha de cierre del proceso.
SI: Ir a la actividad 33.
NO: Ir a la actividad 32.
32. La Entidad realiza acto administrativo de
declaratoria desierta utilizando el formato
MC-F10 “Resolución” y procede a
publicarlo en la página web. Ir al Fin.
Nota: Si persiste la necesidad de contratar,
se debe iniciar un proceso teniendo en
cuenta lo definido en el Instructivo JU-I07
“Selección abreviada - menor cuantía”.
FIN
MC-F07
(Conformación de comité evaluador)
33. El Abogado Asignado proyecta mediante el
formato
MC-F07
“Memorando”
la
conformación del Comité Evaluador y
gestiona que el Auxiliar Administrativo de
Dirección General tramite la firma del
Director(a) General, posteriormente lo
envía con copia de las propuestas a cada
uno de los miembros del Comité.
Propuestas
ABOGADO ASIGNADO
33. Proyecta mediante el formato MC-F07
“Memorando” la conformación del Comité
Evaluador y gestiona que el Auxiliar
Administrativo (Dirección General) trámite
la firma por parte del Director(a) General y
posterior a ello lo envíe a los miembros del
comité con copia de las propuestas.
Nota: Este memorando debe incluir el
plazo que tienen los miembros del Comité
Evaluador para informar los resultados.
H
11 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
H
MIEMBRO (COMITÉ
EVALUADOR)
34. ¿Se
requieren
documentos
aclaratorios?
Si
35. Solicita
documentos
del
Proponente
por
medio de correo
electrónico
al
Proceso Jurídico.
MC-F07
(Solicitud documentos aclaratorios)
Documentos aclaratorios
ABOGADO ASIGNADO
36. Solicita y tramita
entrega
de
documentos
del
proponente,
posterior a ello los
remite al Miembro
del
Comité
Evaluador.
No 34. El Miembro del Comité Evaluador verifica
se requieren documentos aclaratorios.
SI: Ir a la actividad 35.
NO: Ir a la actividad 37.
35. El Miembro del Comité Evaluador
solicita(n) por medio de correo electrónico
al Proceso Jurídico los documentos
aclaratorios que requiere(n) por parte del
Proponente. Ir a la actividad 36.
36. El Abogado Asignado solicita y tramita
entrega de los documentos por parte del
Proponente. Posterior a ello los remite al
miembro del Comité Evaluador que solicitó
la información por medio del formato MCF07 “Memorando”. Ir a la actividad 34.
Nota: Si el Proponente no allega la
información, se debe informar al Comité
Evaluador mediante el formato MC-F07
“Memorando”.
34
MC-F07
(Informe de evaluación)
Informe de evaluación
MIEMBRO(S) (COMITÉ EVALUADOR)
37. Remite(n) mediante el formato MC-F07
“Memorando” al Proceso Jurídico el
informe de evaluación debidamente
sustentado, con los soportes y firmado.
Informe de verificación preliminar
Evaluación preliminar
ABOGADO ASIGNADO
38. Consolida información en un informe de
verificación
y
evaluación
preliminar
teniendo en cuenta los informes de
evaluación suministrados por los Miembros
del Comité Evaluador y publica en la
página web por un término mínimo de 5
días hábiles.
37. Los Miembros del Comité Evaluador antes
de vencido el plazo otorgado en el
Memorando de conformación del Comité
Evaluador, cada uno, remite mediante el
formato MC-F07 “Memorando” al Proceso
Jurídico el informe de evaluación
debidamente sustentado, con los soportes
y firmado.
38. El Abogado Asignado con base en los
informes de evaluación entregados por los
Miembros del Comité Evaluador procede a
consolidar la información en un informe de
verificación y evaluación preliminar.
Nota: El informe consolidado y cada uno
de los informes presentados por los
Miembros del Comité Evaluador deben
publicarse en la página web por un término
mínimo de 5 días hábiles, donde los
Proponentes
pueden
presentar
las
observaciones al mismo.
I
12 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
I
39. El Abogado Asignado verifica
observaciones al informe.
39. ¿Hay
observaciones
al informe?
No
si
hay
SI: Ir a la actividad 40.
42
NO: Ir a la actividad 42.
Si Respuesta a observaciones y contra
observaciones del informe preliminar
ABOGADO ASIGNADO
40. El Abogado Asignado procede a darle
traslado de las a la(s) firma(s) para que
presenten sus contra observaciones.
40. Procede a darle traslado de las
observaciones a la(s) firma(s) para que
presenten contra observaciones.
Informe de evaluación definitivo
41. El Abogado Asignado de acuerdo al
cronograma remite contra observaciones al
área respectiva y consolida el informe de
evaluación definitivo con base en la
información suministrada.
ABOGADO ASIGNADO
41. De acuerdo al
observaciones
consolida el
definitivo con
suministrada.
cronograma remite contra
al área respectiva y
informe de evaluación
base en la información
MC-F12
ABOGADO ASIGNADO
(Audiencia de
adjudicación)
42. Diligencia formato MC-F12 “Oficio” de
citación, lo radica en CORDIS y lo envía a
los Proponentes para la audiencia pública
de adjudicación y posteriormente la pública
en la página web.
42. El Abogado Asignado genera, radica en
CORDIS y envía citación a los
Proponentes para la audiencia pública de
adjudicación y la publica en la página web.
Esta citación se realiza diligenciando el
formato MC-F12 “Oficio”.
MC-F06
ABOGADO ASIGNADO / DIRECTOR(A)
GENERAL / ASESOR(A) JURÍDICO(A)
(Asistencia)
MC-F06
(Apertura)
43. Adelantan audiencia de adjudicación,
según fecha prevista en el cronograma.
Deja el registro en actas por separado de
la asistencia y del desarrollo de la
audiencia respectivamente, para ello utiliza
el formato MC-F06 “Acta” y las publica en
la página web.
J
13 de 19
43. El Abogado Asignado junto con el
Director(a) General y el Asesor(a)
Jurídico(a), en la fecha prevista en el
cronograma adelantan la audiencia de
adjudicación. Debe dejar el registro en
actas por separado de la asistencia y del
desarrollo de la audiencia respectivamente.
Para ello diligencia el formato MC-F06
“Acta”. Posterior a ello las publica en la
página web.
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
MC-F10
(Acto administrativo de declaratoria
desierta para adjudicar proceso)
J
ENTIDAD
44. ¿Es
viable
adjudicar el
proceso?
No
Si 45. Realiza
acto
administrativo
de
declaratoria
desierta por medio
del formato MCF10 “Resolución” y
lo publica en la web
y
adelanta
los
trámites para que
quede en firme. Si
persiste
la
necesidad
de
contratar, se debe
iniciar un proceso
de
Selección
abreviada.
44. La Entidad verifica si es viable o no
adjudicar el proceso.
SI: Ir a la actividad 46.
NO: Ir a la actividad 45.
45. La Entidad realiza acto administrativo de
declaratoria desierta por medio del formato
MC-F10 “Resolución” y lo publica en la
web y adelanta los trámites para que
quede en firme. Si persiste la necesidad de
contratar, se debe iniciar un proceso de
Selección abreviada. Ir al Fin.
Nota: Si persiste la necesidad de contratar,
se debe iniciar un proceso de Selección
abreviada.
FIN
MC-F10
(Acto
administrativo
de adjudicación)
ENTIDAD
46. Realiza acto administrativo de adjudicación
y en la audiencia procede a su lectura.
Para ello diligencia el formato MC-F10
“Resolución” y lo publica en la web.
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
47. Elabora minuta del contrato y la remite
para revisión del Asesor(a) Jurídico.
46. La Entidad realiza acto administrativo de
adjudicación utilizando el formato MC-F10
“Resolución” y procede a su lectura,
posteriormente lo pública en la página web.
47. El Abogado Asignado elabora la minuta del
contrato y la remite al Asesor(a) Jurídico
para su revisión.
ASESOR(A) JURÍDICO
48. ¿La
minuta del
contrato es
aprobada?
No
49. Devuelve
minuta
del
contrato
al
Abogado Asignado
para
su
correspondiente
ajuste.
SI: Ir a la actividad 50.
NO: Ir a la actividad 49.
49. El Asesor(a) Jurídico devuelve la minuta
del contrato al Abogado Asignado para su
correspondiente ajuste. Ir a la actividad 50.
Si K
48. El Asesor(a) Jurídico verifica si la minuta
del contrato es aprobada.
50
14 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
K
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
Nota: Se deja registro en el Libro de
Correspondencia de la Dirección General.
50. Remite carpeta para firma de la minuta por
parte del Director(a) General.
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
51. Tramita firma
Contratista.
de
la
minuta
con
el
ABOGADO ASIGNADO
51. El Abogado Asignado una vez firmado la
minuta por el Director(a) General se
comunica con el Contratista para que
proceda a firmar la minuta.
Minuta del
contrato
52. El Abogado Asignado una vez firmada la
minuta por las partes, entrega copia de la
misma al Contratista para que realice los
correspondientes trámites de expedición
de la póliza y pago de publicación.
Minuta del
contrato
53. El
Abogado
Asignado
diligencia
debidamente el formato FI-F02 “Solicitud
de registro presupuestal” y lo envía a la
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control
Disciplinario
para
su
correspondiente trámite con soporte
adjunto (copia de la minuta del contrato
firmada por ambas partes).
52. Entrega copia de la minuta al Contratista y
solicita trámite de expedición de póliza y
pago de publicación.
ABOGADO ASIGNADO
50. El Abogado Asignado remite carpeta para
firma del Director(a) General.
FI-F02
53. Diligencia debidamente el formato FI-F02
“Solicitud de registro presupuestal” y lo
envía junto con la minuta del contrato al
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para su trámite.
CRP
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
54. El Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario remite el CRP al
Abogado Asignado.
54. Remite CRP al Abogado Asignado.
ABOGADO ASIGNADO
CRP
55. Recibe
el
CRP
enviado
por
el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario y lo archiva en la
carpeta.
55. El Abogado Asignado recibe e incluye en la
carpeta el CRP enviado por el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario.
L
15 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
L
Póliza y/o
Recibo de pago publicación
JU-F14
ABOGADO ASIGNADO (APROBACIÓN DE
PÓLIZA Y/O PUBLICACIÓN)
56. Recibe del Contratista la póliza y pago de
la publicación del contrato, verifica que
estén correctos y tramita la aprobación de
la póliza, mediante el formato JU-F14
“Aprobación de póliza” y posterior a ello
archiva los registros de la carpeta. Si no
cumple con los requisitos se solicita al
Contratista el pago adecuado.
JU-F06
ABOGADO ASIGNADO (REVISIÓN Y
FOLIACIÓN DE CARPETAS)
57. Folia los registros de la etapa ejecución
convocatoria pública y de la etapa
contractual incluidos en la carpeta y
diligencia formato JU-F06 “Lista de
chequeo
licitación
pública”,
etapa
contractual y entrega la carpeta al abogado
asignado para publicaciones.
56. El Abogado Asignado Recibe del
Contratista la póliza y pago de la
publicación del contrato, verifica que estén
correctos y tramita la aprobación de la
póliza, mediante el formato JU-F14
“Aprobación de póliza” y posterior a ello
archiva los registros de la carpeta. Si no
cumple con los requisitos se solicita al
Contratista el pago adecuado.
57. El Abogado Asignado para Revisión y
Foliación de Carpetas una vez cuente con
la carpeta completa procede a foliar los
documentos de la etapa ejecución
convocatoria pública y de la etapa
contractual, posteriormente diligencia el
formato JU-F06 “Lista de chequeo licitación
pública” para las columnas:
•
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
Posteriormente la entrega al Abogado
Asignado para Publicaciones.
ABOGADO ASIGNADO (PUBLICACIÓN)
58. El Abogado Asignado para Publicación
gestiona la publicación del contrato, la
archiva, folia y remite al abogado asignado
al contrato.
58. Gestiona la publicación del contrato, la
archiva, folia y remite al abogado asignado
para trámite.
MC-F07
(designación como
supervisor del
contrato)
ABOGADO ASIGNADO (COMUNICACIÓN DE
SUPERVISIÓN)
59. El Abogado Asignado para Comunicación
de Supervisión elabora el memorando
comunicando
la
designación
como
supervisor del contrato, para ello utiliza el
formato MC-F07 “Memorando”.
59. Elabora el comunicado para la designación
del Supervisor del Contrato por medio del
formato MC-F07 “Memorando”.
M
16 de 19
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
M
60. El Auxiliar Administrativo
Jurídica archiva la carpeta.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASIGNADO A
JURÍDICA
Asignado
a
60. Archiva la carpeta.
SUPERVISOR DEL CONTRATO
61. El Supervisor del Contrato realiza
seguimiento al contrato teniendo en cuenta
lo establecido en el Instructivo JU-I09
“Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.
61. Realiza seguimiento al contrato.
FIN
5. CONTROL DE REGISTROS
Código
JU-F06
JU-F14
JU-F23
MC-F06
MC-F06
MC-F06
MC-F06
MC-F07
MC-F07
Nombre
Responsable
Lista
de
chequeo Asesor(a)
licitación pública
Jurídico
Asesor(a)
Aprobación de póliza
Jurídico
Estudios previos para
procesos
Asesor(a)
contractuales a través
Jurídico
de
convocatoria
pública
Acta (Audiencia de de Asesor(a)
aclaraciones)
Jurídico
Acta (Audiencia de
Asesor(a)
cierre y recepción de
Jurídico
propuestas)
Asesor(a)
Acta (Asistencia)
Jurídico
Asesor(a)
Acta (Apertura)
Jurídico
Memorando (Solicitud
Asesor(a)
para
inicio
del
Jurídico
proceso)
Memorando
Asesor(a)
(Conformación
de
Jurídico
Comité Evaluador)
Ubicación
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
17 de 19
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
Código
MC-F07
MC-F07
MC-F07
MC-F10
MC-F10
MC-F10
MC-F10
MC-F12
FI-F01
FI-F02
Nombre
Responsable
Memorando (Solicitud
documentos
aclaratorios)
Memorando (Informe
de evaluación)
Memorando
(designación
como
supervisor
del
contrato)
Resolución (apertura
del proceso)
Resolución
(acto
administrativo
de
declaratoria desierta
de propuesta)
Resolución
(acto
administrativo
de
declaratoria desierta
para
adjudicar
proceso)
Resolución
(acto
administrativo
de
adjudicación)
Oficio (Comunicación
a la cámara de
comercio)
Solicitud
de
disponibilidad
presupuestal
Solicitud de registro
presupuestal
N/A
Estudio de Mercado
N/A
Cuadro Comparativo
N/A
Aviso en diario
amplia circulación
N/A
Aviso de convocatoria
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
de
Proyecto pliego de
condiciones
Documento respuesta
a observaciones
Pliego de condiciones
definitivo
Respuesta
a
observaciones
al
pliego de condiciones
definitivo
Informe de evaluación
preliminar
Ubicación
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
18 de 19
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
CÓDIGO: JU-I08
INSTRUCTIVO
VERSIÓN: 02
LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
Código
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Nombre
Responsable
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Informe de evaluación
Jurídico
Informe de evaluación Asesor(a)
definitivo
Jurídico
Asesor(a)
Adenda
Jurídico
Asesor(a)
Propuestas
Jurídico
Documentos
Asesor(a)
aclaratorios
Jurídico
Asesor(a)
Minuta de contrato
Jurídico
Asesor(a)
CDP
Jurídico
Asesor(a)
CRP
Jurídico
Evaluación preliminar
Ubicación
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F06 Lista de chequeo licitación pública.
Anexo 2. JU-F14 Aprobación de póliza.
Anexo 3. JU-F23 Estudios previos para procesos contractuales a través de convocatoria pública.
19 de 19