JU-I07 Instructivo Selección Abreviada Menor Cuantía V.02 (2010-09-03)

CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTÍA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR
CUANTÍA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Primera Versión
Iván Delgado
Lucas Posada
2009-04-27
01
Ivan Delgado
Lucas Posada
2010-09-03
02
Se ajusta a lo establecido en
el Procedimiento MC-P01
“Control de documentos” y se
especifican los responsables
de las actividades necesarias
para
aplicación
de
la
modalidad de contratación.
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Asesor(a) Jurídico(a)
Cargo: Asesor de Planeación y
Sistemas
Cargo: Director(a) General
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SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
Tabla de contenido
1. OBJETIVO
3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3 3. DEFINICIONES
3 4. DESCRIPCIÓN
4 5. CONTROL DE REGISTROS
17 6. ANEXOS
18 2 de 18
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1. OBJETIVO
Establecer el trámite para la celebración de contratos por selección abreviada por menor
cuantía en el Instituto Distrital de Turismo.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
•
Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder
de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.
•
La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe
enviar al Proceso Jurídico con un (1) mes y medio de anterioridad teniendo en cuenta la
fecha esperada del contrato.
•
Únicamente se debe incluir el formato JU-F28 “Lista de chequeo selección abreviada –
menor cuantía” en la carpeta inicial del contrato, estudios previos que incluyan estudio de
mercado y cuadro comparativo de precios. El número máximo de folios de cada carpeta es
de 200; si es necesario generar una nueva carpeta para la continuidad del contrato, el folio
debe iniciar en el número 201.
3. DEFINICIONES
•
Adenda: Documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación
con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo, razón
por la cual forman parte del mismo proceso contractual. Estas no pueden publicarse el
mismo día en que se tiene programado el cierre del proceso de selección, ni siquiera para
la adición del término previsto para ello.
•
Adjudicación: Decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la
cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponda como
derecho y como obligación, la suscripción del contrato y cumplimiento de las obligaciones
allí establecidas. Esta puede desarrollarse mediante audiencia pública.
•
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
•
CRP: Certificado de registro presupuestal.
•
Contratación por menor cuantía: Se adelanta un proceso de menor cuantía cuando se
presente alguna de las siguientes circunstancias:
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o
El valor del contrato sea igual o se encuentre dentro del rango de la menor cuantía,
la cual se determinará de acuerdo con el presupuesto anual de la entidad
contratante.
o
El objeto a contratar no sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las
entidades públicas.
o
Por la declaratoria desierta de una licitación pública, caso en el cual de no
decidirse la entidad estatal por un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar el
proceso de selección abreviada de menor cuantía dentro de los cuatro meses
siguientes a la declaratoria desierta.
•
Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad
de bienes o servicios en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio
estimado y los posibles oferentes.
•
Pliego de Condiciones: Documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos
para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos
habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección.
•
Propuesta: Conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por
un grupo de estas, durante un proceso de selección de contratistas, el cual contiene sus
ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de
condiciones.
4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
INICIO
Estudio de mercado
(Cotizaciones)
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
01. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza estudio de
mercado, para lo cual solicita cotizaciones.
01. Realiza estudio de mercado por medio de
cotizaciones.
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FLUJOGRAMA
A DESCRIPCIÓN
Cuadro comparativo
RUPR - SICE
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
02. Realiza cuadro comparativo con base en el
estudio de mercado y podrá efectuar la
consulta de precios o condiciones del
mercado.
02. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza cuadro
comparativo con base en el estudio de
mercado (cotizaciones). El asignado podrá
para complementar su estudio de mercado,
efectuar la consulta de precios o
condiciones del mercado a través del
Registro Único de Precios de Referencia
(RUPR-SICE) para el caso de los bienes y
servicios allí registrados.
LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE
03. El Líder de Proceso Solicitante realiza
consulta con el Asesor de Planeación y
Sistemas para verificar el plan de compras.
03. Realiza consulta con el Asesor de
Planeación y Sistemas para verificar el
plan de compras.
JU-F23
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
04. Diligencia formato JU-F23 “Estudios
previos para procesos contractuales a
través de convocatoria pública” y tramita
firma del Líder de Proceso Solicitante.
04. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora los
estudios previos por medio del formato JUF23 “Estudios previos
para procesos
contractuales a través de convocatoria
pública”, verifica con jurídica la idoneidad
del objeto y las obligaciones propuestas y
tramita firma del Líder de Proceso
Solicitante.
FI-F01
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
05. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora solicitud
de CDP, para ello debe diligenciar el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”. Posteriormente gestiona
firma del Líder de Proceso Solicitante.
05. Elabora solicitud de CDP diligenciando el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal” y gestiona firma del Líder de
Proceso Solicitante.
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FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
B JU-F28
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
06. Realiza el montaje de la carpeta (la marca)
con los registros generados de la etapa
precontractual
debidamente
foliados
teniendo en cuenta el formato JU-F28
“Lista de chequeo selección abreviada –
menor cuantía” y hace revisar la carpeta
por los abogados.
06. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza el montaje
de la carpeta (la marca) según lo
establecido en el formato JU-F28 “Lista de
chequeo selección abreviada – menor
cuantía”, teniendo en cuenta incluir los
registros
enunciados
en
la
etapa
precontractual debidamente foliados a
excepción del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal – CDP y del formato MC-F07
“Memorando” (Solicitud para inicio del
proceso), posteriormente hace revisar la
carpeta por los abogados.
Nota: Se deben incluir los registros de la
etapa precontractual en la carpeta y
diligenciar el número de folios en el formato
JU-F28
“Lista de chequeo selección
abreviada – menor cuantía”; para las
columnas:
•
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
FI-F01
JU-F23
07. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante remite al Asesor
de Planeación y Sistemas la carpeta con
los registros hasta aquí generados de la
etapa precontractual para revisión y firma
de los formatos JU-F23 "Estudios previos
para procesos contractuales a través de
convocatoria pública” y de FI-F01 “Solicitud
de disponibilidad presupuestal”.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
07. Entrega al Asesor de Planeación y
Sistemas la carpeta con los registros hasta
aquí generados de la etapa precontractual
para revisión y firma de los formatos JUF23
”Estudios previos para procesos
contractuales a través de convocatoria
pública” y de FI-F01 “Solicitud de
disponibilidad presupuestal”.
FI-F01
JU-F23
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
08. Remite carpeta y gestiona firma de
documentos por parte del Director(a)
General.
08. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante remite carpeta al
Director(a) General y gestiona firma de los
siguientes documentos:
•
•
C 6 de 18
FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”.
JU-F23
"Estudios previos para
procesos contractuales a través de
convocatoria pública”.
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VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
C FI-F01
CDP
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
09. Recepciona la carpeta en Dirección
General, saca copia de la solicitud de CDP,
la archiva en la carpeta y envía el original
de la Solicitud de CDP (sin carpeta) al
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para trámite y
expedición de CDP, quién lo envía al Líder
de Proceso Solicitante.
JU-F28
CDP
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
10. Folia el CDP, y termina de diligenciar el
formato JU-F28
“Lista de chequeo
selección abreviada – menor cuantía”.
09. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante recepciona la
carpeta en Dirección General, saca copia
de la solicitud de CDP, la archiva en la
carpeta y envía el original de la Solicitud de
CDP (sin carpeta) al Subdirector(a) de
Gestión Corporativa y Control Disciplinario
para trámite y expedición de CDP, quién lo
envía al Líder de Proceso Solicitante el
cual firma el libro de radicación de
certificados presupuestales.
10. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante folia el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal y termina de
diligenciar el número de folios en el formato
JU-F28
“Lista de chequeo selección
abreviada – menor cuantía”; para las
columnas:
•
•
MC-F07
(Solicitud para
inicio del
proceso)
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
11. Entrega la carpeta al Asignado como
Auxiliar
Administrativo
de
Jurídica,
adjuntando
el
formato
MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
para inicio del proceso.
12.
¿Documentos
completos y
foliados según
el formato
JU-F28?
Si 11. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante entrega la carpeta
al Asignado como Auxiliar Administrativo
de Jurídica, adjuntando el formato MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
para inicio del proceso.
Nota: El envío de documentos debe ser por
medio del formato MC-F07 “Memorando”
con radicado en el Sistema Distrital de
Correspondencia (CORDIS).
ASIGNADO A
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(JURIDICO)
No
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
13. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
12. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica verifica si la documentación
entregada o radicada está completa y
debidamente foliada según el formato JUF28
“Lista de chequeo selección
abreviada – menor cuantía”.
SI: Ir a la actividad 14.
NO: Ir a la actividad 13.
13. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica devuelve la carpeta al Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante. Ir a la actividad 11.
11
D 7 de 18
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SELECCIÓN ABREVIADA –
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VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
D 14. El Auxiliar Administrativo entrega la
carpeta al Asesor(a) Jurídico(a), quien
asigna Abogado para realizar el trámite.
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
14. Asigna abogado para realizar el trámite.
15.
¿Documentos
completos y
vigentes según
formato
JU-F28?
ABOGADO ASIGNADO
No
16. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
11
Si ABOGADO ASIGNADO
17. Crea el proceso en
contratación a la vista.
la
página
15. El Abogado Asignado verifica que la
documentación entregada o radicada está
vigente y completa (2da revisión), según el
formato JU-F28
“Lista de chequeo
selección abreviada – menor cuantía”.
SI: Ir a la actividad 17.
NO: Ir a la actividad 16.
16. El Abogado Asignado devuelve la carpeta
al Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante. Ir a la actividad
11.
17. El Abogado Asignado crea el proceso en la
página de contratación a la vista
(www.bogota.gov.co/contratación)
de
Aviso de convocatoria
18. El Abogado Asignado elabora aviso de
convocatoria y procede a publicarlo en la
página web de contratación a la vista.
ABOGADO ASIGNADO
18. Elabora el aviso de convocatoria y pública
en la página web de contratación a la vista.
Proyecto de pliego de condiciones
Estudio de mercado
Cuadro comparativo
JU-F23
ABOGADO ASIGNADO
19. El Abogado Asignado elabora el proyecto
de pliego de condiciones, el cual debe ser
aprobado por el Asesor(a) Jurídico(a),
posterior a ello procede a publicarlo en la
página web de contratación a la vista,
acompañado de:
•
•
•
19. Elabora proyecto de pliego de condiciones
y lo publica en la página web de
contratación a la vista.
E Estudio de mercado.
Cuadro comparativo.
JU-F23
"Estudios
previos
para
procesos contractuales a través de
convocatoria pública”.
Nota: En el proyecto del pliego de
condiciones se debe relacionar el
cronograma del proceso.
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CÓDIGO: JU-I07
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SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
Documento respuesta
a observaciones
E ABOGADO ASIGNADO
20. ¿Hay
observaciones
al proyecto del
pliego de
condiciones?
Si
No 21. Recopila
las
observaciones y las
traslada a las áreas
competentes.
Posterior a ello
recepciona
las
respuestas a las
observaciones
y
pública
en
la
página web. Por
último incluye en el
pliego
de
condiciones
definitivo
las
observaciones
aceptadas y que
conlleven
a
modificaciones al
pliego.
20. El Abogado Asignado verifica si existen
observaciones al proyecto del pliego de
condiciones.
Nota: El proyecto de pliego de condiciones
se encuentra publicado durante al menos 5
días hábiles.
SI: Ir a la actividad 21.
NO: Ir a la actividad 22.
21. El Abogado Asignado recopila las
observaciones y las traslada a las áreas
competentes. Posterior a ello recepciona
las respuestas a las observaciones y
pública en la página web. Ir a la actividad
22.
Nota: El Abogado Asignado deberá incluir
en el pliego de condiciones definitivo las
observaciones aceptadas y que conlleven
a modificaciones al pliego.
22
MC-F06
(Apertura del
proceso)
ABOGADO ASIGNADO
22. Vencido el plazo de publicación del
proyecto de pliego de condiciones, elabora
acta de apertura del proceso, teniendo en
cuenta el formato MC-F06 “Acta”.
Posteriormente lo hace revisar del
Asesor(a) Jurídico(a) y posteriormente
procede a hacerlo firmar del Director(a)
General. Posterior a ello lo publica en la
página web.
Pliego de condiciones
definitivo
ABOGADO ASIGNADO
23. Publica el pliego de condiciones definitivo.
22. El Abogado Asignado una vez vencido el
plazo de publicación del proyecto de pliego
de condiciones, elabora acta de apertura
del proceso, para ello utiliza el formato MCF06 “Acta”. Posteriormente lo hace revisar
del Asesor(a) Jurídico(a) y posteriormente
procede a hacerlo firmar del Director(a)
General y procede a publicarlo en la
página web.
23. El Abogado Asignado una vez publicado el
acto administrativo de apertura, procede a
publicar en la página web el pliego de
condiciones definitivo.
Nota: El pliego de condiciones definitivo
se encuentra publicado durante al menos 5
días hábiles.
F 9 de 18
CÓDIGO: JU-I07
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SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
F DESCRIPCIÓN
Adendas
ABOGADO ASIGNADO
24. ¿Hay
observaciones
al pliego de
condiciones
definitivo?
Si
No 25. Traslada
las
observaciones
al
área competente y
compila
respuestas,
posterior a ello lo
pública.
En caso de ser
aceptadas
las
observaciones se
incluyen el pliego
de
condiciones
definitivo mediante
Adendas.
24. El Abogado Asignado verifica si existen
observaciones al pliego de condiciones
definitivo.
SI: Ir a la actividad 25.
NO: Ir a la actividad 26.
25. El Abogado Asignado traslada las
observaciones al área competente y
compila respuestas, posterior a ello lo
pública.
Nota: En caso de ser aceptadas las
observaciones se incluye o modifica el
pliego de condiciones definitivo mediante
Adendas. Ir a la actividad 26.
26
26. El Abogado Asignado verifica en la página
web la inscripción por parte de las firmas
interesadas, las cuales cuentan con un
plazo determinado en el cronograma de 3
días hábiles para inscribirse y mostrar su
interés en el proceso.
ABOGADO ASIGNADO
26. Verifica en la página web la inscripción por
parte de las firmas interesadas.
27. El Abogado Asignado realiza sorteo con
las firmas inscritas vencido el
plazo
determinado por la Entidad. Este sorteo se
establece para dejar un máximo de 10
firmas habilitadas.
ABOGADO ASIGNADO
27. Realiza sorteo.
MC-F06
(Cierre y recepción de
propuestas)
Propuestas
ABOGADO ASIGNADO
28. Realiza el cierre y recepción de propuestas
de acuerdo con el cronograma del proceso.
Deja registro del trámite en el formato MCF06 “Acta” y la pública en la página web.
28. El Abogado Asignado de acuerdo con el
cronograma del proceso realiza el cierre y
recepción de propuestas. Debe dejar
registro de la audiencia en el formato MCF06 “Acta”. Posterior a ello pública el acta
en la página web. En este trámite
preferiblemente se verifica como mínimo:
•
•
•
•
G 10 de 18
Nombre del proponente.
Número de folios de la propuesta.
Póliza de seriedad de la propuesta.
Valor propuesta.
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
G MC-F07
(Conformación
de comité
evaluador)
ABOGADO ASIGNADO
Propuestas
29. Proyecta mediante el formato MC-F07
“Memorando” la conformación del Comité
Evaluador y gestiona el tramite la firma por
parte del Director(a) General y posterior a
ello lo envíe a los miembros del comité con
copia de las propuestas.
Nota: Este memorando debe incluir el
plazo que tienen los miembros del Comité
Evaluador para informar los resultados.
MIEMBRO (COMITÉ
EVALUADOR)
30. ¿Se
requieren
documentos
aclaratorios?
Si
31. Solicita
documentos
del
proponente
por
medio de correo
electrónico
al
Proceso Jurídico.
MC-F07
(Solicitud documentos aclaratorios)
Documentos aclaratorios
ABOGADO ASIGNADO
No 29. El Abogado Asignado proyecta mediante el
formato
MC-F07
“Memorando”
la
conformación del Comité Evaluador y
gestiona el tramite la firma del Director(a)
General, posteriormente lo envía con copia
de las propuestas a cada uno de los
miembros del Comité.
32. Solicita y tramita
entrega
de
documentos
del
Proponente,
posterior a ello los
remite al Miembro
del
Comité
Evaluador.
30
30. El o los Miembro(s) del Comité Evaluador
verifica(n) si se requieren documentos
aclaratorios.
SI: Ir a la actividad 31.
NO: Ir a la actividad 33.
31. El o los Miembro(s) del Comité Evaluador
solicita(n) por medio de correo electrónico
al Proceso Jurídico los documentos
aclaratorios que requiere(n) por parte del
Proponente. Ir a la actividad 32.
32. El Abogado Asignado consolida las
solicitudes, solicita y tramita entrega de los
documentos por parte del Proponente.
Posterior a ello los remite al miembro del
Comité
Evaluador
que
solicitó
la
información por medio del formato MC-F07
“Memorando”. Ir a la actividad 30.
Nota: Si el Proponente no allega la
información dentro del plazo otorgado, el
Abogado
Asignado
comunica
preferiblemente vía correo electrónico al
Comité Evaluador.
MC-F07
(Informe de evaluación)
Informe de evaluación
33. Los Miembros del Comité Evaluador, antes
de vencerse el plazo otorgado en el
Memorando de conformación del Comité
Evaluador, cada uno, remite mediante el
formato MC-F07 “Memorando” al Proceso
Jurídico el informe de verificación y
evaluación debidamente sustentado y
firmado.
MIEMBRO(S) (COMITÉ EVALUADOR)
33. Remite(n) mediante el formato MC-F07
“Memorando” al Proceso Jurídico el
informe
verificación
y
evaluación
debidamente sustentado y firmado.
H 11 de 18
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
H 34. El Abogado Asignado con base en los
informes de evaluación entregados por los
Miembros del Comité Evaluador procede a
consolidar la información en un informe de
verificación preliminar, el cual pasa a
revisión del Asesor(a) Jurídico(a). El
informe consolidado y cada uno de los
informes presentados por los Miembros del
Comité Evaluador deben publicarse en la
página web.
Informe de verificación
preliminar
ABOGADO ASIGNADO
34. Consolida información en un informe
preliminar teniendo en cuenta los informes
de verificación y evaluación suministrados
por los Miembros del Comité Evaluador y lo
publica en la página web.
Nota: El informe de verificación preliminar
se encuentra publicado por un plazo de 3
días hábiles.
Observaciones al informe de
verificación preliminar
ABOGADO ASIGNADO
35. ¿Hay
observaciones
de los
Proponentes
al informe de
verificación
preliminar?
Si
36. Revisa
observaciones
presentadas
informe
verificación
preliminar
y
traslado
a
mismas.
las
al
de
da
las
Informe de verificación
preliminar
No ABOGADO ASIGNADO
37. Consolida
las
respuestas y si se
requiere, compila y
modifica el informe
de
verificación
preliminar,
lo
presenta
para
revisión
y
aprobación
del
Asesor(a)
Jurídico(a).
I 38
12 de 18
35. El Abogado Asignado verifica si hay
observaciones
por
parte
de
los
Proponentes al informe de verificación
preliminar.
SI: Ir a la actividad 36.
NO: Ir a la actividad 38.
36. El
Abogado
Asignado
revisa
las
observaciones presentadas al informe de
verificación
preliminar.
Si
las
observaciones se relacionan con la
verificación u evaluación hecha por el
Comité
Evaluador,
envía
al
área
competente para que dé respuesta. Si las
observaciones están relacionadas con las
características
y
condiciones
del
Proponente procederá a dar traslado a la
firma observada para que dé respuesta. Ir
a la actividad 37.
37. El Abogado Asignado Consolida las
respuestas y si se requiere, compila y
modifica el informe de verificación
preliminar, lo presenta para revisión y
aprobación del Asesor(a) Jurídico(a). Ir a la
actividad 38.
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
Informe final de verificación de
requisitos habilitantes
Consolidado de respuestas al informe
I ABOGADO ASIGNADO
38. El Abogado Asignado una vez vencido el
plazo de publicación del informe de
verificación preliminar procede a publicar el
informe final.
Nota: Si existen observaciones
respuestas,
se
debe
publicar
consolidado de las mismas.
38. Vencido el plazo de publicación del informe
de verificación preliminar publica en el
informe
final
y
consolidado
de
observaciones y respuestas a la misma (si
hay lugar a ello).
y
el
MC-F06
(Acto administrativo de declaratoria desierta)
ENTIDAD
39.
¿Existen
Proponentes
habilitados?
No
40. Realiza
acto
administrativo
de
declaratoria
desierta y publica
en la página web.
Para ello diligencia
el formato MC- F06
“Acta”.
Si 39. La Entidad verifica si existen Proponentes
habilitados.
SI: Ir a la actividad 41.
NO: Ir a la actividad 40.
40. La Entidad realiza acto administrativo de
declaratoria desierta utilizando el formato
MC-F06 “Acta” y procede a publicarlo en la
página web. Ir al Fin.
FIN
MC-F06
(Acto administrativo de adjudicación)
41. El Abogado Asignado Realiza Acto
Administrativo de adjudicación, mediante el
formato MC-F06 “Acta”, posteriormente se
publica en página web.
ABOGADO ASIGNADO
41. Realiza
Acto
Administrativo
de
adjudicación, se publica en página web
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
42. Elabora minuta del contrato y la remite
para revisión del Asesor(a) Jurídico.
42. El Abogado Asignado elabora la minuta del
contrato y la remite al Asesor(a) Jurídico
para su revisión.
J 13 de 18
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
J ASESOR(A) JURÍDICO
43. ¿La
minuta del
contrato es
aprobada?
No
44. Devuelve
minuta
del
contrato
al
Abogado Asignado
para
su
correspondiente
ajuste.
43. El Asesor(a) Jurídico verifica si la minuta
del contrato es aprobada.
SI: Ir a la actividad 45.
NO: Ir a la actividad 44.
44. El Asesor(a) Jurídico devuelve la minuta
del contrato al Abogado Asignado para su
correspondiente ajuste. Ir a la actividad 45.
45
Si Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
Nota: Se deja registro en el Libro de
Correspondencia de la Dirección General.
45. Remite carpeta para firma de la minuta por
parte del Director(a) General.
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
46. Tramita firma
Contratista.
de
la
minuta
con
el
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
47. Entrega copia de la minuta al Contratista y
solicita trámite de expedición de póliza y
pago de publicación (si hay lugar a ello).
ABOGADO ASIGNADO
48. Diligencia debidamente el formato FI-F02
“Solicitud de registro presupuestal” y lo
envía junto con la copia de la minuta del
contrato al Subdirector(a) de Gestión
Corporativa y Control Disciplinario para su
45. El Abogado Asignado remite carpeta para
firma del Director(a) General.
Minuta del
contrato
FI-F02
K 14 de 18
46. El Abogado Asignado una vez firmado la
minuta por el Director(a) General se
comunica con el Contratista para que
proceda a firmar la minuta.
47. El Abogado Asignado una vez firmada la
minuta por las partes, entrega copia de la
misma al Contratista para que realice los
correspondientes trámites de expedición
de la póliza y pago de publicación (si hay
lugar a ello).
48. El
Abogado
Asignado
diligencia
debidamente el formato FI-F02 “Solicitud
de registro presupuestal” y lo envía a la
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control
Disciplinario
para
su
correspondiente trámite con soporte
adjunto (copia de la minuta del contrato
firmada por ambas partes).
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
K CRP
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
49. El Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario remite el CRP al
Abogado Asignado.
49. Remite CRP al Abogado Asignado.
CRP
ABOGADO ASIGNADO
50. El Abogado Asignado recibe e incluye en la
carpeta el CRP enviado por el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario.
50. Recibe
el
CRP
enviado
por
el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario y lo archiva en la
carpeta.
Póliza y/o
Recibo de pago publicación
JU-F14
ABOGADO ASIGNADO
(APROBACIÓN DE
PÓLIZA Y/O
PUBLICACIÓN)
51. ¿Se
requiere
póliza para el
contrato y/o
publicación?
No Si
52. Recibe
del
Contratista la póliza
y/o pago de la
publicación
del
contrato, tramita la
aprobación de la
póliza, mediante el
formato
JU-F14
“Aprobación
de
póliza” y posterior a
ello
archiva
los
registros
de
la
carpeta.
53
L 15 de 18
51. El Abogado Asignado para Revisión de
Póliza y/o Publicación verifica si se
requiere póliza para el contrato y/o
publicación.
SI: Ir a la actividad 52.
NO: Ir a la actividad 53.
52. El Abogado Asignado para Aprobación de
Póliza
y/o
Publicación
recibe
del
Contratista la póliza y/o recibo de pago de
la publicación del contrato, tramita la
aprobación de la póliza teniendo en cuenta
el formato JU-F14 “Aprobación de Póliza”.
Posteriormente archiva los registros en la
carpeta. Ir a la actividad 53.
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
L JU-F28
ABOGADO ASIGNADO (REVISIÓN Y
FOLIACIÓN DE CARPETAS)
53. Folia los registros de la etapa ejecución
convocatoria pública y de la etapa
contractual incluidos en la carpeta y
diligencia formato JU-F28
“Lista de
chequeo selección abreviada – menor
cuantía”, etapa contractual y entrega la
carpeta al abogado asignado para
publicaciones.
53. El Abogado Asignado para Revisión y
Foliación de Carpetas una vez cuente con
la carpeta completa procede a foliar los
documentos, posteriormente termina de
diligenciar el formato JU-F28 “Lista de
chequeo selección abreviada – menor
cuantía” para las columnas:
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
•
Cantidad de folios que contiene el
documento.
Posteriormente la entrega al Abogado
Asignado para Publicaciones.
ABOGADO ASIGNADO (PUBLICACIÓN)
54. El Abogado Asignado para Publicación
gestiona la publicación del contrato (si
aplica), la archiva, folia y remite la carpeta
al Abogado Asignado al contrato.
54. Gestiona la publicación del contrato (si
aplica), la archiva, la folia y remite la
carpeta al Abogado Asignado a trámite.
MC-F07
ABOGADO ASIGNADO (COMUNICACIÓN DE
SUPERVISIÓN)
(Designación
como
supervisor del
contrato)
55. Elabora el comunicado para la designación
del Supervisor del Contrato por medio del
formato MC-F07 “Memorando”.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASIGNADO A
JURÍDICA
55. El Abogado Asignado para Comunicación
de Supervisión elabora el memorando
comunicando
la
designación
como
supervisor del contrato, para ello utiliza el
formato MC-F07 “Memorando”.
56. El Auxiliar Administrativo
Jurídica archiva la carpeta.
56. Archiva carpeta.
Asignado
a
SUPERVISOR DEL CONTRATO
57. El Supervisor del Contrato realiza
seguimiento al contrato teniendo en cuenta
lo establecido en el Instructivo JU-I09
“Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.
57. Realiza seguimiento al contrato.
FIN
16 de 18
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
5. CONTROL DE REGISTROS
Código
JU-F14
JU-F23
JU-F28
MC-F06
MC-F06
MC-F06
MC-F06
MC-F07
MC-F07
MC-F07
MC-F07
MC-F07
FI-F01
FI-F02
N/A
Nombre
Aprobación de póliza
Estudios previos para
procesos
contractuales a través
de
convocatoria
pública
Lista
de
chequeo
selección abreviada –
menor cuantía
Acta (apertura del
proceso)
Acta (Audiencia de
cierre y recepción de
propuestas)
Acta
(acto
administrativo
de
declaratoria desierta)
Acta
(acto
administrativo
de
adjudicación)
Memorando (Solicitud
para
inicio
del
proceso)
Memorando
(Conformación
de
Comité Evaluador)
Memorando (Solicitud
documentos
aclaratorios)
Memorando (Informe
de evaluación)
Memorando
(designación
como
supervisor
del
contrato)
Solicitud
de
disponibilidad
presupuestal
Solicitud de registro
presupuestal
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)
N/A
Cuadro Comparativo
N/A
Aviso de convocatoria
N/A
Pliego de condiciones
Responsable
Ubicación
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
17 de 18
oficina
oficina
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
CÓDIGO: JU-I07
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN ABREVIADA –
MENOR CUANTIA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
Código
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Nombre
Responsable
Documento respuesta
a observaciones
Pliego de condiciones
definitivo
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Adenda
Jurídico
Informe de verificación Asesor(a)
preliminar
Jurídico
Observaciones
al
Asesor(a)
informe de verificación
Jurídico
preliminar
Informe
final
de
Asesor(a)
verificación
de
Jurídico
requisitos habilitantes
Consolidado
de Asesor(a)
respuestas al informe Jurídico
Asesor(a)
Minuta de contrato
Jurídico
Asesor(a)
CDP
Jurídico
Asesor(a)
CRP
Jurídico
Ubicación
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F14 Aprobación de póliza.
Anexo 2. JU-F23 Estudios previos para procesos contractuales a través de convocatoria pública.
Anexo 3. JU-F28 “Lista de chequeo selección abreviada – menor cuantía”.
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