JU-I02 Instructivo Contratación Directa Contratos Interadministrativos V.02 (2010-09-03)

INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATOS
INTERADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: JU-I02
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATOS
INTERADMINISTRATIVOS
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Primera Versión
Iván Delgado
Lucas Posada
2009-04-27
01
Se ajusta a lo establecido en
el Procedimiento MC-P01
“Control de documentos” y se
especifican los responsables
de las actividades necesarias
para
aplicación
de
la
modalidad de contratación.
Iván Delgado
Lucas Posada
2010-09-03
02
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Asesor(a) Jurídico (a)
Cargo: Asesor de Planeación y
Sistemas
Cargo: Director(a) General
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO
3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3 3. DEFINICIONES
3 4. DESCRIPCIÓN
4 5. CONTROL DE REGISTROS
10 6. ANEXOS
11 2 de 11
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1. OBJETIVO
Establecer
el
trámite
para
la
celebración
de
contratación
directa
por
contratos
interadministrativos en el Instituto Distrital de Turismo.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
•
Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder
de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.
•
La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe
enviar al Proceso Jurídico con 10 días hábiles de anterioridad teniendo en cuenta la fecha
esperada del contrato.
•
Únicamente
se
debe
incluir
el
formato
JU-F05
“Lista
de
chequeo
contratos
interadministrativos” en la carpeta inicial del contrato. El número máximo de folios de cada
carpeta es de 200; si es necesario generar una nueva carpeta para la continuidad del
contrato, el folio debe iniciar en el número 201.
3. DEFINICIONES
•
Contratación directa contratos interadministrativos: Son los que celebran las entidades
públicas entre ellas para la celebración de un contrato interadministrativo se requiere:
•
o
Que la entidad a contratar sea estatal.
o
Que el objeto de la entidad a contratar permita la ejecución del contrato.
Estudios previos: Documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración de un
proyecto de pliego de condiciones, mediante los cuales se analizará la conveniencia del
objeto a contratar con antelación a la apertura del proceso de selección, o a la celebración
de la contratación de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo
requerido por la entidad.
•
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
•
CRP: Certificado de registro presupuestal.
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4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
INICIO
01. El Líder de Proceso Solicitante realiza
consulta al Asesor de Planeación y
Sistemas para verificar el plan de compras.
LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE
01. Realiza consulta al Asesor de Planeación y
Sistemas para verificar el plan de compras.
JU-F33
02. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora los
estudios previos por medio del formato JUF33 “Estudios previos para contratación
directa”
y tramita firma del Líder de
Proceso Solicitante.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
02. Diligencia formato JU-F33 “Estudios
previos para contratación directa” y tramita
firma del Líder de Proceso Solicitante.
JU-F05
03. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante hace entrega del
formato JU-F05 “Lista de chequeo
contratos interadministrativos” a la Parte
del Contrato y realiza seguimiento a la
entrega de los mismos.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
03. Hace entrega del formato JU-F05 “Lista de
chequeo contratos interadministrativos” a la
Parte del Contrato y gestiona su entrega.
JU-F05
04. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante recepciona los
documentos entregados por la Parte del
Contrato.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
04. Recepciona los documentos entregados
por la Parte del Contrato, verifica que estén
completos y sean los correctos teniendo en
cuenta el formato JU-F05 “Lista de
chequeo contratos interadministrativos”
Nota: El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante debe verificar que
los documentos entregados por la Parte del
Contrato se encuentren completos y sean
los correctos según lo solicitado en el
formato JU-F05 “Lista de chequeo
contratos interadministrativos”.
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FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
A FI-F01
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
05. Elabora solicitud de CDP diligenciando el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal” y gestiona firma del Líder de
Proceso Solicitante.
JU-F05
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
06. Realiza el montaje de la carpeta (la marca)
con los registros de la etapa precontractual
debidamente foliados teniendo en cuenta el
formato JU-F05 “Lista de chequeo
contratos interadministrativos” y la hace
revisar por los abogados.
05. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora solicitud
de CDP, para ello debe diligenciar el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”. Posteriormente gestiona
firma del Líder de Proceso Solicitante.
06. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza el montaje
de la carpeta (la marca) según lo
establecido en el formato JU-F05 “Lista de
chequeo contratos interadministrativos”,
teniendo en cuenta incluir los registros
enunciados en la etapa precontractual
debidamente foliados a excepción del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
– CDP, posteriormente la hace revisar por
los abogados.
Nota: Se deben incluir los registros de la
etapa precontractual en la carpeta y
diligenciar el número de folios en el formato
JU-F05 “Lista de chequeo contratos
interadministrativos”; para las columnas:
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
•
Cantidad de folios que contiene el
documento.
JU-F33
FI-F01
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
07. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante remite al Asesor
de Planeación y Sistemas la carpeta con
todos los registros de la etapa contractual
(excepto el CDP) para revisión y firma de
los formatos JU-F33 "Estudios previos para
contratación directa” y FI-F01 “Solicitud de
disponibilidad presupuestal”.
07. Envía al Asesor de Planeación y Sistemas
la carpeta con todos los registros de la
etapa precontractual (excepto el CDP) para
revisión y firma de los formatos JU-F33
“Estudios previos para contratación directa”
y FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”.
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FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
B FI-F01
JU-F33
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
•
08. Remite carpeta y gestiona firma de
documentos por parte del Director(a)
General.
•
FI-F01
CDP
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
09. Recepciona la carpeta en Dirección
General, saca copia de la solicitud de CDP,
la archiva en la carpeta y envía el original
de la Solicitud de CDP (sin carpeta) al
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para trámite y
expedición de CDP, quién lo envía al Líder
de Proceso Solicitante.
MC-F07
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
(Solicitud
elaboración
contrato)
10. Entrega de la carpeta al Asignado como
Auxiliar
Administrativo
de
Jurídica,
adjuntando
el
formato
MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
de contratación.
11.
¿Documentos
completos y
foliados según
el formato
JU-F05?
FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal”.
JU-F33
“Estudios previos para
contratación directa”.
09. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante recepciona la
carpeta en Dirección General, saca copia
de la solicitud de CDP, la archiva en la
carpeta y envía el original de la Solicitud de
CDP (sin carpeta) al Subdirector(a) de
Gestión Corporativa y Control Disciplinario
para trámite y expedición de CDP, quién lo
envía al Líder de Proceso Solicitante el
cual firma el libro de radicación de registros
presupuestales.
10. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante entrega la carpeta
al Asignado como Auxiliar Administrativo
de Jurídica, adjuntando el formato MC-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
de contratación.
Nota: El envío de documentos debe ser por
medio del formato MC-F07 “Memorando”
con radicado en el Sistema Distrital de
Correspondencia (CORDIS).
ASIGNADO A
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(JURIDICO)
No
08. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante remite carpeta al
Director(a) General y gestiona firma de los
siguientes documentos:
12. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
11. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica verifica si la documentación
entregada o radicada está completa y
foliada según el formato JU-F05 “Lista de
chequeo contratos interadministrativos”.
SI: Ir a la actividad 13.
NO: Ir a la actividad 12.
12. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica devuelve la carpeta al Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante. Ir a la actividad 10.
Si 10
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CÓDIGO: JU-I02
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
C 13. El Asesor(a) Jurídico(a) asigna Abogado
para realizar el trámite.
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
13. Asigna abogado para realizar el trámite.
14.
¿Documentos
completos y
vigentes según
formato
JU-F05?
ABOGADO ASIGNADO
No
15. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
10
Si Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
JU-F13
16. Elabora minuta del contrato y JU-F13 “Acto
administrativo de justificación de la
contratación directa” y la remite para
revisión del Asesor(a) Jurídico.
14. El Abogado Asignado verifica que la
documentación entregada o radicada está
vigente y completa (2da revisión), según el
formato JU-F05 “Lista de chequeo
contratos interadministrativos”.
SI: Ir a la actividad 16.
NO: Ir a la actividad 15.
15. El Abogado Asignado devuelve la carpeta
al Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante. Ir a la actividad
10.
16. El Abogado Asignado elabora la minuta y
del contrato y JU-F13 “Acto administrativo
de justificación de la contratación directa” y
la remite al Asesor(a) Jurídico para su
revisión.
ASESOR(A) JURÍDICO
17. ¿La
minuta del
contrato es
aprobada?
Si No
18. Devuelve
minuta
del
contrato
al
Abogado Asignado
para
su
correspondiente
ajuste.
17. El Asesor(a) Jurídico verifica si la minuta
del contrato es aprobada.
SI: Ir a la actividad 19.
NO: Ir a la actividad 18.
18. El Asesor(a) Jurídico devuelve la minuta
del contrato al Abogado Asignado para su
correspondiente ajuste. Ir a la actividad 19.
19
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CÓDIGO: JU-I02
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
D Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
Nota: Se deja registro en el Libro de
Correspondencia de la Dirección General.
19. Remite carpeta para firma de la minuta por
parte del Director(a) General.
ABOGADO ASIGNADO
Minuta del
contrato
20. Tramita firma de la minuta con la Parte del
Contrato.
21. El Abogado Asignado una vez firmada la
minuta por las partes, entrega copia de la
misma a la Parte del Contrato para que
realice los correspondientes trámites de
expedición de la póliza
y pago de
publicación (si hay lugar a ello
respectivamente).
Minuta del
contrato
22. El
Abogado
Asignado
diligencia
debidamente el formato FI-F02 “Solicitud
de registro presupuestal” y lo envía a la
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control
Disciplinario
para
su
correspondiente trámite con soporte
adjunto (copia de la minuta del contrato
firmada por ambas partes).
21. Entrega copia de la minuta a la Parte del
Contrato y solicita trámite de expedición de
póliza y pago de publicación (si hay lugar a
ello respectivamente).
22. Diligencia debidamente el formato FI-F02
“Solicitud de registro presupuestal” y lo
envía junto con la minuta del contrato al
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para su trámite.
20. El Abogado Asignado una vez firmado la
minuta por el Director(a) General se
comunica con la Parte del Contrato para
que proceda a firmar la minuta.
Minuta del
contrato
ABOGADO ASIGNADO
ABOGADO ASIGNADO
19. El Abogado Asignado remite carpeta para
firma del Director(a) General.
FI-F02
CRP
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
23. El Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario remite el CRP al
Abogado Asignado.
23. Remite CRP al Abogado Asignado.
ABOGADO ASIGNADO
CRP
24. Recibe
el
CRP
enviado
por
el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario y lo archiva en la
carpeta.
24. El Abogado Asignado recibe e incluye en la
carpeta el CRP enviado por el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario.
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CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATOS
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VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
Póliza y/o
Recibo de pago publicación
JU-F14
E ABOGADO ASIGNADO
(APROBACIÓN DE
PÓLIZA Y/O
PUBLICACIÓN)
25. ¿Se
requiere
póliza para el
contrato y/o
publicación?
Si
No 26. Recibe de la Parte
del Contrato la póliza
y/o pago de la
publicación
del
contrato, y si aplica
da
tramite
la
aprobación de la
póliza, mediante el
formato
JU-F14
“Aprobación
de
póliza” y posterior a
ello
archiva
los
registros
de
la
carpeta.
25. El Abogado Asignado para Revisión de
Póliza y/o Publicación verifica si se
requiere póliza para el contrato y/o
publicación.
SI: Ir a la actividad 26.
NO: Ir a la actividad 27.
26. El Abogado Asignado para Aprobación de
Póliza y/o Publicación recibe de la Parte
del Contrato la póliza y/o recibo de pago de
la publicación del contrato, si hay lugar a
ello, y si aplica da tramite a la aprobación
de la póliza teniendo en cuenta el formato
JU-F14
“Aprobación
de
Póliza”.
Posteriormente archiva los registros en la
carpeta. Ir a la actividad 27.
27
JU-F05
ABOGADO ASIGNADO
27. Folia los registros de la etapa contractual
incluidos en la carpeta y diligencia formato
JU-F05 “Lista de chequeo contratos
interadministrativos”, etapa contractual y
entrega la carpeta al Abogado Asignado
para publicaciones.
27. El Abogado Asignado una vez cuente con
la carpeta completa procede a foliar los
documentos de la etapa contractual y
diligencia el formato JU-F05 “Lista de
chequeo contratos interadministrativos”
para las columnas:
•
•
N. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
Posteriormente la entrega al Abogado
Asignado para Publicaciones.
ABOGADO ASIGNADO (PUBLICACIÓN)
28. El Abogado Asignado para Publicación
gestiona la publicación del contrato (si
aplica), la archiva, folia y remite la carpeta
al abogado Asignado al contrato.
28. Gestiona la publicación del contrato (si
aplica), la archiva, folia y remite la carpeta
al Abogado Asignado al Trámite.
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CÓDIGO: JU-I02
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CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATOS
INTERADMINISTRATIVOS
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
FLUJOGRAMA
F DESCRIPCIÓN
MC-F07
(Comunicación
designación
del supervisor)
ABOGADO ASIGNADO (COMUNICACIÓN DE
SUPERVISIÓN)
29. Elabora el comunicado para la designación
del Supervisor del Contrato por medio del
formato MC-F07 “Memorando”.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASIGNADO A
JURÍDICA
29. El Abogado Asignado para Comunicación
de Supervisión elabora el memorando
comunicando
la
designación
como
supervisor del contrato, para ello utiliza el
formato MC-F07 “Memorando”.
30. El Auxiliar Administrativo
Jurídica archiva la carpeta.
Asignado
a
30. Archiva la carpeta.
SUPERVISOR DEL CONTRATO
31. El Supervisor del Contrato realiza
seguimiento al contrato teniendo en cuenta
lo establecido en el Instructivo JU-I09
“Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.
31. Realiza seguimiento al contrato.
FIN
5. CONTROL DE REGISTROS
Código
JU-F05
JU-F13
JU-F14
JU-F33
MC-F07
MC-F07
Nombre
Lista
de
chequeo
contratos
interadministrativos
Acto administrativo de
justificación
de
la
contratación directa
Responsable
Ubicación
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Asesor(a)
Jurídico
Estudios previos para Asesor(a)
contratación directa
Jurídico
Memorando (solicitud Asesor(a)
elaboración contrato)
Jurídico
Memorando
(comunicación
Asesor(a)
designación
del Jurídico
supervisor)
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
Aprobación de póliza
10 de 11
oficina
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
CÓDIGO: JU-I02
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CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATOS
INTERADMINISTRATIVOS
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 2010-09-03
Código
FI-F01
FI-F02
Nombre
Responsable
Solicitud
de
Asesor(a)
disponibilidad
Jurídico
presupuestal
Solicitud de registro Asesor(a)
presupuestal
Jurídico
Ubicación
Archivo
Jurídica
oficina
Archivo
Jurídica
oficina
N/A
Minuta del contrato
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
N/A
CDP
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
N/A
CRP
Asesor(a)
Jurídico
Archivo
Jurídica
oficina
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F05 Lista de chequeo contratos interadministrativos.
Anexo 2. JU-F13 Acto administrativo de justificación de la contratación directa.
Anexo 3. JU-F14 Aprobación de póliza.
Anexo 4. JU-F33 Estudios previos para contratación directa.
11 de 11
Disposición
Final