informe_1474_julio__8__de__2013.pdf

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL
INTERNO – LEY 1474 DE 2011
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO, BOGOTA D.C.
Jefe de Control Interno :
AURA MARIA CUBILLOS RAMÍREZ
Período Evaluado: Marzo 2013–Julio 2013
Fecha de elaboración : 2013-07-08
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES
El Instituto Distrital de Turismo cuenta con el Ideario Ético el cual se elaboró con la participación
de los servidores de la entidad y aprobado con la Resolución Nro. 105 del 11 de diciembre de
2007, los principios y valores del Instituto son: Justicia, Honestidad, Equidad, Probidad, Respeto,
Responsabilidad,
Solidaridad,
Trabajo
en
Equipo
y
Servicio.
Es importante resaltar que desde Control Interno se está motivando a todos los servidores del
Instituto para que ejerzamos el AUTOCONTROL y para ello publica en el boletín informativo
interno INFORMAT un boletín de dos páginas denominado “El Control en sus Manos”
donde se fomenta el autocontrol, esta publicación es mensual.
Para la vigencia 2013 en el Distrito Capital, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital es quien coordina las Capacitaciones a nivel distrital es por eso que no tenemos
presupuesto para desarrollarlas directamente y la responsabilidad es de ellos.
El Instituto Distrital de turismo de Bogotá, está comprometido con el Sistema Integrado de
Gestión y como prueba de ello todos los servidores del Instituto firmaron el Pendón de
compromiso con la implementación de la Norma Técnica de Calidad Distrital NTD SIG
001:2011, que comprende los siguientes Subsistemas: Gestión de Calidad (SGC), Control
Interno (SCI), Gestión Ambienta (SGA),
Seguridad de la Información (SGSI),
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Responsabilidad Social (SRS), Gestión Documental y Archivo (SIGA) y Seguridad y Salud
Ocupacional (S&SO).
Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene un Plan de Acción del SIG aprobado por el Instituto y
validado por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Alcaldía de Bogotá D.C.
Desde el año 2010 el Instituto Distrital de Turismo, como entidad pública distrital, ha venido
implementado controles a sus aspectos ambientales en consecuencia de una apropiación de
su responsabilidad ambiental y social. Estos controles enmarcados en un sistema de gestión
ambiental, que es cada vez más maduro y se aproxima a su certificación bajo el estándar de
la ISO 14001, ha permitido que el Instituto de cumplimiento a diferentes requisitos legales y
otros que van más allá de su misionalidad.
El desempeño ambiental y su mejoramiento, se reporta a diferentes entes de control y a las
autoridades ambientales distritales, quienes alimentan indicadores de ecoeficiencia y llevan a
cabo procesos de evaluación y auditoría que son de interés público. Los resultados de este
seguimiento y controles, continúan demostrado la efectividad y eficacia del sistema de gestión
ambiental de la entidad, en la medida que vislumbran que el logro de los objetivos y metas
ambientales propuestos por el IDT sobresalen en el orden distrital.
En conclusión, el Sistema de Gestión Ambiental del IDT ha permitido consolidar información
consistente, precisa y transparente sobre sus impactos ambientales; esta información es de
interés público y se comunica externamente a través de diferentes entidades como la
Contraloría y la Secretaría Distrital de Ambiente, entre otras. Adicionalmente, el sistema de
gestión ambiental permite la austeridad del gasto, complementa los instrumentos para dar
respuesta a las peticiones, quejas y reclamos por parte de la entidad, ha contribuido al
cumplimiento de requisitos legales, ha facilitado la extensión de buenas prácticas ambientales
entre las entidades públicas distritales y entre los gremios del sector turístico y ha agregado
valor a la imagen institucional en general.
En el Comité Directivo de la entidad se hace el seguimiento a los compromisos adquiridos por los
Directivos en sus Planes Operativos y los Acuerdos de Gestión respectivamente y se toman las
medidas pertinentes para su cumplimiento.
Mensualmente son analizados los resultados de los indicadores de los diferentes procesos, así
mismo la información reportada permite formular acciones correctivas y/o preventivas.
El Organigrama del Instituto se encuentra publicado en la página WEB y actualmente la entidad
cuenta con una planta de personal igual a 30 funcionarios de los cuales 28 están provistos y hay
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2 vacantes.
Respecto a la Administración del Riesgo se reforzó el Aplicativo que se definió para tal fin y
actualmente está en etapa de inclusión de todos los riesgos asociados al Mapa de Procesos de la
entidad, el cual empezará a utilizarse con carácter obligatorio a partir del segundo semestre de
2013. Este medio les permite a los responsables de los procesos abordar metodológicamente la
identificación, análisis, valoración y seguimiento para el control de los mismos.
DIFICULTADES
Se continúa con personal insuficiente y esto dificulta el normal desarrollo de las actividades para
el logro de las metas, continúa en proceso la aprobación de la nueva planta de personal.
La capacitación al personal el IDT no ha obtenido los resultados esperados porque está
centralizada su operación en el Departamento Administrativo del Servicio Civil-Distrital.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES
Como lo indicamos en el informe anterior el Sistema Integrado de Gestión SIG, es dinámico y los
servidores de la entidad mantienen permanentemente informados de los cambios para que todas
las actividades que se realicen en la entidad sean estandarizadas.
La Oficina de Planeación y Sistemas monitorea la gestión de los procesos y el cumplimiento de
los objetivos institucionales establecidos en el Plan Estratégicos y en el Plan Operativo Anual a
través de los Indicadores y presenta a los dueños de los procesos el resultado del seguimiento
trimestral para que sea tenido en cuenta y se tomen las decisiones pertinentes implementando
acciones preventivas y correctivas.
Respecto a la comunicación externa se evidencia la pronta respuesta a los diferentes
requerimientos, solicitudes y quejas de la ciudadanía y partes interesadas continuando con ese
respeto y compromiso que nos merecen nuestros clientes.
Es importante tener en cuenta que la ciudadanía en general cuenta con procedimientos de
consulta pública abiertos, sistemáticos y además ofrecen igualdad de acceso para todos los
interesados ya que son publicados en diferentes medios electrónicos, tales como la página web
de la entidad www.bogotaturismo.gov.co, SECOP, SIVICOF, Sistema Distrital de Quejas y
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Soluciones SDQS, entre otros.
Referente a la comunicación interna podemos resaltar la nueva imagen de nuestro boletín
informativo “ InformaT, “, destacando lo que hacemos, las opiniones de los diferentes servidores
públicos
y
las
buenas
nuevas
de
nuestra
entidad.
DIFICULTADES
Los avances en la implementación del SIGA continúa lento por falta de personal y respecto al
archivo documental, con la nueva sede se tiene el espacio pero no se cuenta con la
independencia que exige responder por el Archivo Central de la entidad.
La falta de personal por el proceso de creación de la planta temporal del IDT ha ocasionado
retraso en todos los compromisos del Plan de Mejoramiento Institucional entre ellos la finalización
de la implementación del Sistema SI CAPITAL que esperamos se termine al finalizar el primer
semestre del 2013.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES
Dentro de las acciones para mejorar contamos con la evaluación del Decreto 371 de 2010 –
“Lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y la prevención de la corrupción”, que
incluye los diferentes cuestionarios a aplicar y se resuelven con los responsables de los procesos
y una vez verificada la información, la Oficina de Control Interno, realiza el envío por la
herramienta diseñada para tal fin por la Veeduría Distrital, luego la misma Veeduría nos da
respuesta para que la Oficina de Control Interno evalúe y verifique los datos y si es el caso cada
área deberá establecer el plan de mejoramiento a que haya lugar.
Durante este período la Oficina de Control Interno realizó los cierres de las auditorías realizadas
tales como Contabilidad y Control Interno Disciplinario y se le entregó el informe final para que
los dueños de los procesos levantaran las acciones correctivas producto de esta evaluación.
De igual manera se realizó la evaluación de los subsistemas, componentes y elementos del
Modelo Estándar de Control Interno MECI, por la vigencia 2012, con los responsables de los
procesos obteniendo una calificación del 97,11 en MECI y 88% en Calidad, evaluación que nos
coloca en una posición alta a nivel nacional. A continuación se muestran los resultados del
avance en la implementación del MECI, por subsistemas:
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- Subsistema de Control Estratégico 95%.
- Subsistema de Control de Gestión 98%.
- Subsistema de Control de Evaluación 100%.
Coherente con lo anterior, la entidad durante el 2012 obtuvo la recertificación en la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Púbica Colombiana NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
Así mismo Control Interno realizó la evaluación a todos los Planes Operativos Anuales (POA) de
los procesos de la entidad, dando cumplimiento a la circular No. 04 de 2005 “Evaluación por
Dependencias” en cumplimiento de la ley 909 de 2004. Así las cosas, se evaluaron
los
proyectos en dichos planes en forma objetiva con fundamentos en las metas establecidas y las
actividades que se debían cumplir, revisando el nivel de cumplimiento de los indicadores.
De igual forma se realizaron las recomendaciones de mejoramiento pertinentes teniendo en
cuenta el porcentaje de los logros de cada compromiso.
Se realizó seguimiento a los acuerdos de gestión de los gerentes públicos dando cumplimiento a
la normatividad establecida para dicha actividad.
Se realizó la auditoría al Proceso de Mejora Continua para establecer el grado de cumplimiento
teniendo en cuenta la norma NTCGP 1000: 2009, ISO 9001:2008, Modelo Estándar de Control
Interno-MECI 1000:2005 en lo relacionado con la interacción de los Subsistemas y los procesos
transversales. De igual forma se verificó la información reportada en el formato ME-F01 (Acción
Correctiva-Preventiva y de Mejora, publicada en el SIG, Mapa de Riesgo, Indicadores y Plan
Operativo Anual. Producto de la misma se dejaron las recomendaciones que resultaron de la
revisión del Sistema Integrado de Gestión, para que los dueños de procesos procedieran a
realizar los planes de acción correspondientes para subsanar lo encontrado.
Así mismo Control Interno realizó la verificación y seguimiento semestral de las Peticiones,
Quejas, Reclamos y Sugerencias se efectúa con el objeto de cumplir con los requerimientos
establecidos en el Artículo 76 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 que establece “La oficina de
control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales
vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular”.
El comportamiento de las Reclamaciones y Peticiones del periodo comprendido desde el 01 de
Enero de 2.013 hasta el 30 de Junio de 2.013, cuya fuente de información es la base de
consolidación de informes suministrado por la Oficina Asesora Planeación y Sistemas, sobre el
nivel de cumplimiento y calidad en la respuesta de la información de PQR´S, es de un total de
102 PQR´S de los cuales son:
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Petición de interés general y
particular
Solicitud de Información
Quejas
Reclamos
Sugerencias
Tutelas
Solicitud de Congreso Concejo
Proposición del Concejo
Consulta
Traslado
TOTAL
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El primer trimestre del año en curso, presenta una disminución con relación al último trimestre del
año 2012, el total de de PQRS del 2012 fue del 135 versus las PQRS del primer semestre de
2013 disminuyó para un total de 102, en cuanto a las peticiones, lo que indica la mejora en la
prestación del servicio. Además del eficiente trámite en la respuesta y la revisión de los mismos
donde interviene el equipo multidisciplinario que revisan el contenido y respuesta de las mismas.
Asi las cosas, se cumple con el tiempo de 10 días, generalmente se contestan antes del tiempo
establecido. Cabe resaltar que el trámite de respuesta se da con el equipo interdisciplinario que
participa en el proceso, dando cumplimiento al mismo antes de los días establecidos.
DIFICULTADES
Se presentan dificultades para el establecimiento de las acciones de mejora producto de los
planes de mejoramiento identificados por cada dueño de procesos.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Control Interno abarcó todos los elementos que hacen referencia a los tres Subsistemas en el
presente informe: Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación.
Se viene dando cumplimiento al programa de auditorías establecido para la vigencia en mención,
donde se desarrollan los planes de acción recomendados de las mismas. Como mejora continua
se sigue fortaleciendo la administración del riesgo, como herramienta de control para el accionar
de la mejora continua. De igual forma se viene dando cumplimiento al plan de acción establecido
en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), dadas las directrices de la Dirección de Desarrollo
Institucional de la Alcaldía Distrital. Es importante mencionar que se viene cumpliendo con el Plan
Operativo Anual diseñado para esta vigencia.
Se ha fortalecido en este semestre el tema del Autocontrol, como medida de mejoramiento a
todos los servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo, con el fin de crear una conciencia
de control influyendo de manera profunda en la planificación de la gestión y en los procesos de
mejoramiento institucional.
Así mismo Control Interno ha venido asesorando y acompañando a todas las dependencias del
Instituto Distrital de Turismo que requieren como un rol de la oficina, haciendo el trabajo más
eficiente y eficaz en las diferentes áreas.
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Se llevó a cabo el seguimiento a las publicaciones en el SECOP y Contratación a la Vista
cruzándolas con los reportes a la Contraloría de todos los contratos celebrados durante el primer
trimestre de 2013 en las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
Se ha venido cumpliendo con todos los compromisos de entrega de los informes y requerimientos
en las fechas establecidas tanto en la entidad como a los diferentes entes de control.
RECOMENDACIONES
Continuar trabajando en los trámites aprobación de la nueva planta de personal para contribuir al
fortalecimiento de la gestión institucional de la entidad.
Fortalecer el proceso de Mejora Continua en lo concerniente a las acciones correctivas,
preventivas y de mejora para que cada dueño de procesos se concientice de la importancia de
realizar la apertura a las acciones CPM, producto de las diferentes auditorías.
Unificar el plan de mejoramiento institucional de tal manera que agrupe las auditorías de control
interno, calidad y de los entes externos (Contraloría Distrital), y trabajar constantemente en las
medidas necesarias para cumplirlo.
AURA MARÍA CUBILLOS RAMÍREZ
Asesora de Control Interno
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