INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN-SIG Objetivo: Determinar el nivel de implementación sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Distrital de turismo. Criterio: 1. Decreto 334 de 2013 por medio del cual se establecen disposiciones relacionadas con los acuerdos de gestión que deben suscribir los/as Jefes de las unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, en las entidades y organismos distritales 2. Circular 160 de 2013 sobre lineamientos para la elaboración y consolidación de los informes que deben presentar los jefes de Control Interno en virtud del acuerdo de gestión que suscriban de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. 3. Metodología de seguimiento a la implementación del Sistema Integrado de Gestión elaborada por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría de la Alcaldía Mayor de Bogotá Alcance: La evaluación se realizó teniendo en cuenta los 16 productos establecidos en la matriz de seguimiento definida por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Comprende el primer semestre de la vigencia 2014. No. PRODUCTO MISIÓN 1 VISIÓN MISIÓN VISIÓN OBSERVACIONES La Resolución 270 de 2012 "Por la cual se actualiza la Misión y Visión del Instituto Distrital de Turismo" no se ha modificado, razón por la cual existe diferencia entre dicho acto administrativo y el Manual Plan Estratégico Institucional adoptado en marzo de 2014. RECOMENDACIÓN 1. Modificar la Resolución 270 de 2012 de tal manera que se refleje el ajuste en la plataforma estratégica, promover su socialización y apropiación en todos los niveles de la entidad La entidad ha realizado ejercicios de coherencia institucional, sin embargo, se evidenció que a la fecha no se han comunicado ni socializado los resultados finales de tal labor ni el contenido del Manual Plan Estratégico Institucional adoptado en marzo de 2014. 2. Llevar a cabo la socialización de la plataforma estratégica, actividad incluida en el Plan Institucional de Capacitación 2014. 3. Revisar los medios y documentos a través de los cuales se hace mención a la plataforma estratégica para articularla con la versión ajustada (Intranet, página web, Manual Sistema Integrado de Gestión, Manual de inducción y reinducción, etc) OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 2 POLÍTICA SIG OBJETIVOS DEL SIG Página 1 No. 1 3 PRODUCTO VISIÓN OBJETIVOS ESTRÁTEGICOS OBSERVACIONES La Resolución 270 la de construcción 2012 "Por la cual se No se evidencia de un actualiza la Misión y Visión del Instituto plan de acción que operativice y Distrital eldecumplimiento Turismo" deno se así ha garantice la visión, modificado, razón por la que cualpodrían existe como los riesgos específicos diferencia entre dicho acto afectar su cumplimiento. administrativo y el Manual Plan Estratégico Institucional adoptado en marzo de 2014. RECOMENDACIÓN 1. Construir Modificar ella plan Resolución 270que de 4. de acción 2012 de tal manera que se refleje garantice el cumplimiento de la el ajuste en la plataforma visión. estratégica, su 5. En el ejerciciopromover de actualización socialización y apropiación en de riesgos identificar aquellos que todos losafectar niveleseldecumplimiento la entidad de podrían la visión. Ver numeral 2. 6. La entidad cuenta con planes operativos anuales elaborados a partir de las metas Plan de Desarrollo, sin embargo, vale la pena efectuar una revisión con el fin de verificar la relación directa de cada actividad con el objetivo estratégico respectivo. 7. Identificar aquellos riesgos que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos 4 PLANES OPERATIVOS 5 MAPA DE PROCESOS Con ocasión del ejercicio de coherencia 8. Revisar el mapa de procesos, con institucional realizado en la entidad, en la el fin de determinar si requiere revisión de la Dirección llevada a cabo el algún ajuste. 19 de noviembre de 2013, se evidenció que es recomendable revisar el mapa de procesos de la entidad. Página 2 No. PRODUCTO 1 6 7 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD PLAN DE CAPACITACIÓN OBSERVACIONES La Resolución 270 de 2012realizadas "Por la cualpor se De las evaluaciones actualiza la Misión y Visión del Instituto Control Interno se observa que no es una Distrital generalizada de Turismo" no acciones se ha practica formular modificado, preventivas razón por y/o la cual existe correctivas, de mejora diferencia entre dicho acto (Planes de mejoramiento) para superar administrativo y el Manual Plan las situaciones identificadas, afectando el Estratégicopropósito Institucional en principal de adoptado la auditoría, marzo de 2014.por propender el mejoramiento continuo. RECOMENDACIÓN 1. Modificar 270 de 9. Revisar la elResolución procedimiento 2012 de tal manera que se refleje “Acciones” con el fin de aclarar los el ajuste plataforma roles de en los la responsables, estratégica, si promover su determinar es necesario socialización y apropiación en simplificar las actividades y mejorar todos los niveles dedisponibles la entidad para los instrumentos incentivar la formulación de planes de mejoramiento. De acuerdo con las características solicitadas por la Dirección de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Mayor se evidencia que durante el primer semestre de 2014 no se han realizado ejercicios de revisión por la Dirección. 10.En el corto plazo, programar y llevar a cabo ejercicios de revisión por la alta dirección, con el fin de contar con un diagnóstico que permita implementar acciones de mejoramiento. 11. Realizar seguimiento al cumplimiento de las decisiones tomadas en la revisión por la Dirección. En los acuerdos de gestión que suscriben los Gerentes Públicos no se incluye expresamente el compromiso frente a la eficiencia, eficacia y efectividad del SIG. 12. Revisar el formato “Acuerdos de Gestión” TH-F19.Versión 01 de fecha 2010-05-21 del proceso Talento Humano con el fin de indicar que se debe incluir un compromiso relacionado con la eficiencia, eficacia y efectividad del SIG N/A Página 3 13. De acuerdo con las características solicitadas por la Dirección de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Mayor, para la construcción del Plan de Capacitación se debe tener como insumo: Los resultados de las investigaciones de accidentes, quejas y reclamos de los usuarios frente al servicio, resultados de indicadores de gestión y procesos disciplinarios. No. 8 PRODUCTO PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN 1 9 PROGRAMA DE BIENESTAR OBSERVACIONES La Resolución 270 de 2012 "Por la cual se actualiza la Misión y Visión del Instituto Distrital de Turismo" no se ha modificado, razón por la cual existe diferencia entre dicho acto administrativo y el Manual Plan La entidad a Institucional través de Talento Humano Estratégico adoptado en realizó y aplicó marzo de 2014.una encuesta de bienestar institucional, aún se encuentra en proceso la tabulación y análisis de la información, cuyos resultados son útiles para implementar acciones de mejora y fortalecer el clima organizacional de la entidad. PROCEDIMIENTO DE N/A IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES 16. De acuerdo con lo previsto en la actividad No. 9 del procedimiento "Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales GA-P01 V02 (2013-0913)" la actualización de la matriz de aspectos e impactos ambientales debe actualizarse semestralmente, por lo que dicha labor debe ponerse en práctica . 10 La fecha de vigencia del Manual politica de comunicación externa es 2010-10-20, sin que se haya actualizado, así mismo, se evidencia que la vigencia del procedimiento de comunicación interna y externa es 2012-11-07. 11 RECOMENDACIÓN 1. Modificar Resolución 270 de 14. Ajustar lalaprogramación de las 2012 de tal manera que se refleje actividades de inducción y el ajuste toda en vez la que plataforma reinducción algunas estratégica, su de ellas presentanpromover retrasos socialización y apropiación en todos los niveles de la entidad 15. A partir de los resultados de la encuesta de bienestar, analizar los componentes que obtuvieron menor puntaje e implementar acciones que propendan por el mejoramiento del clima organizacional 17. Revisar y actualizar el proceso de comunicaciones y los documentos asociados a este, mas aún con la actualización del Modelo Estándar de Control Interno en el que dispone que la comunicación y la información será un eje transversal. 18. Se recomienda analizar si el plan de comunicaciones adoptado para la vigencia responde a los criterios solicitados por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional PLAN DE COMUNICACIONES Página 4 No. PRODUCTO 1 12 13 OBSERVACIONES La procedimiento Resolución 270control de 2012de"Por la cual se El documentos actualiza la Misión y Visión del Instituto es el encargado de definir las directrices Distrital controlar de Turismo" no se ha para la elaboración, modificado, razón pory la cual existe identificación, revisión aprobación de diferencia dicho acto los documentosentre del IDT, no obstante, se administrativo y el Manual Plan evidenció que se encuentra diagramado Estratégico adoptadoenen en el formatoInstitucional anterior al adoptado la marzo de2014. 2014. vigencia RECOMENDACIÓN 1. Modificar 270 del de 19. Trasladarla Resolución el contenido 2012 de tal manera que se refleje procedimiento de control de el ajuste al ennuevo la formato plataforma documentos de estratégica, promover su caracterización. Adicionalmente, socialización en debe ajustarsey loapropiación referido a los todos los niveles de la considerando entidad diagramas de flujo, que en el nuevo instrumento no hace mencion a estos. En el procedimiento de control de documentos no se evidencia, que se definan los controles de los riesgos de seguridad de la información, riesgos laborales y riesgos de aspectos ambientales de acuerdo con lo establecido en la matriz de seguimiento del SIG. 20. Revisar el procedimiento de control de documentos, con el fin de tener en cuenta las características enunciadas en la matriz de seguimiento del SIG, trasladar el contenido al formato implementado durante la vigencia. Durante la vigencia Planeación y Sistemas junto con los procesos misionales, ha realizado ejercicios para actualizar el portafolio de servicios, para ello se han llevado a cabo mesas de trabajo en las que se vienen definiendo. Así mismo, se están elaborando las fichas de planificación de productos/servicios. 21. Culminar el ejercicio de revisión del portafolio de servicios, publicar y socializar el procedimiento planificación y seguimiento de los servicios conforme a lo definido y lo previsto en la plataforma estratégica. CONTROL DE DOCUMENTOS REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 22. Continuar el contacto con el Por otra parte, se han llevado a cabo DAFP a fin de verificar si encuentros con el Departamento efectivamente la entidad no cuenta Administrativo de la Función Pública- con trámites. DAFP, a partir de los insumos presentados, emitirá el concepto técnico sobre los trámites y servicios que aplican. Control Interno- Instituto Distrital de Turismo. Página 5