Informe pormenorizado de Control Interno del 12 de marzo al 10 de Julio. Ley 1474 de 2011. Artículo 9

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY
1474 DE 2011
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO- BOGOTA D.C.
Representante Legal:
TATIANA PIÑEROS LAVERDE
Asesora de Control Interno :
BIBIANA QUESADA MORA
Período Evaluado: 12 de Marzo de 2014 al 10 Fecha de elaboración : Julio de 2014
de Julio de 2014
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES
1. El Instituto Distrital de Turismo (IDT), con la coordinación de la Subdirección de
Promoción y Mercadeo adelanta un trabajo en equipo para la promoción nacional e
internacional de la Ciudad con miras a buscar nuevos mercados y lograr un
posicionamiento turístico, durante el lanzamiento del plan de promoción y mercadeo
turístico de Bogotá, el gremio hotelero anunció su disposición para sumar esfuerzos
y emprender una labor conjunta en la promoción de la ciudad en mercados
nacionales e internacionales.
2. En aras de afianzar la cultura de la transparencia y la probidad de los Servidores
Distritales, las Naciones Unidas en coordinación con la Alcaldía Mayor de Bogotá,
dictaron un taller sobre este tema, el cual contó con la participación de la comunidad
institucional del IDT.
3. El día 13 de Marzo de 2014, todos los responsables del área de Talento Humano en
las Entidades Distritales, participaron del evento “Diagnóstico En clima”, el cual
realizará la medición del Clima Organizacional al interior de las Entidades del
Distrito
4. En desarrollo del Programa de Reconocimientos y Estímulos a la Mejora
Institucional- PREMI 2014-2015, estrategia liderada por la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, el Instituto Distrital de Turismo, participó con la estrategia
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“IDT TODOS POR EL SIG” mediante la cual, se construyó participativamente un
plan de trabajo que promueve la apropiación del Sistema Integrado de Gestión- SIG
entre la comunidad institucional.
DIFICULTADES
1. Se evidencia que durante la vigencia, no se han realizado actividades internas
encaminadas al fortalecimiento de los valores éticos, esta puede ser la causa del
aumento, con respecto a la vigencia anterior, de las actuaciones disciplinarias
adelantadas en la entidad.
2. Se consultó la Resolución No.182 del 24 de noviembre de 2011,”Por la cual se
modifica el manual específico de funciones y competencias laborales para los
empleos de la planta de personal del Instituto Distrital de Turismo,” evidenciando,
que con relación al cargo de Asesor de la Dirección 105-02 - Planeación y Sistemas,
este no contempla expresamente las funciones relacionadas con sistemas, sino
únicamente las de planeación.
3. La entidad adoptó el Plan Institucional de Capacitación de la correspondiente
vigencia, mediante Resolución 028 del 04 de febrero de 2014, se evidencia un
retraso en la ejecución de las actividades planteadas como las siguientes:
Capacitación a los servidores públicos sobre el Plan de Desarrollo, si bien se
efectúa en los ejercicios de inducción se programó una general dirigida a toda la
comunidad institucional.
Socializar la estructura organizacional como servidor público
Socializar la plataforma estratégica del IDT
Certificar un auditor integral por proceso
Socializar las políticas aplicadas a la plataforma tecnológica del IDT
Redacción y uso de ortografía
4. El IDT a través de Talento Humano realizó y aplicó una encuesta de bienestar
institucional con el fin de realizar un diagnóstico de las necesidades en materia de
bienestar dirigidas a funcionarios, sin embargo, se constató con el profesional de
talento humano que aún se encuentra en proceso la tabulación y análisis de la
información, cuyos resultados son útiles para implementar acciones de mejora y
fortalecer el clima organizacional de la entidad.
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5. La entidad presenta debilidades en la metodología para actualizar el nomograma de
algunos procesos, la última versión publicada en la intranet es del año 2013, esta
situación afecta el principio de auto-regulación propio del Modelo Estándar de
Control Interno.
6. Se evidencia que no es una práctica generalizada hacer seguimiento a los acuerdos
de gestión que suscriben los Gerentes Públicos con el fin de verificar el
cumplimiento de los compromisos pactados.
7. En las dos (2) evaluaciones realizadas por Control Interno, relacionadas con las
causas que impactan los resultados de la gestión presupuestal contractual y física
en cumplimiento de las metas Plan de Desarrollo se detectan debilidades
ocasionadas por la deficiente formulación del Plan Anual de Adquisiciones y las
múltiples modificaciones a dicho instrumento.
Respecto a la evaluación anterior, del 11 de noviembre de 2013 al 11 de marzo de
2014, se detectó que aún persisten las siguientes dificultades:
8. El ideario ético fue elaborado y actualizado con la participación de los servidores del
IDT, documento adoptado mediante Resolución 105 de 2007, no obstante, no se
evidencian ejercicios de actualización ni de ajuste a pesar de que en la revisión
efectuada a la plataforma estratégica éstos se ajustaron.
9. Si bien la entidad adoptó para la presente vigencia un programa de bienestar que
se viene ejecutando, no se evidencia el componente de estímulos, ante dicha
situación se verificó con el profesional responsable de talento humano que aún no
ha sido expedida la Resolución mediante la cual se pretende implementar el plan de
incentivos y estímulos del Instituto Distrital de Turismo.
10. A pesar de que se han realizado revisiones entre Planeación y Sistemas y Control
Interno sobre los instrumentos existentes en la entidad para la administración del
riesgo, aún se detecta que no se ha definido la periodicidad en la que los riesgos
deben ser monitoreados por parte de los líderes de proceso, así mismo que no están
plenamente identificados los roles de los funcionarios que intervienen.
Adicionalmente, el procedimiento “Administración del riesgo” continúa ubicado en el
proceso control y seguimiento.
11. Por otra parte, en el periodo evaluado se observó que a pesar que existe un
indicador que mide el número de actividades realizadas de capacitaciones, jornadas
de pausas activas, no se evidencia uno que mida y evalué la gestión y el impacto
del plan institucional de capacitación en el IDT
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RECOMENDACIONES
1. Programar y llevar a cabo ejercicios participativos de revisión y actualización del
ideario ético, como se ha conversado en el Comité Operativo es propicio aprovechar
el “Programa de Reconocimientos y Estímulos a la Mejora Institucional- PREMI
2014-2015, Eje 2”, relacionado con la estrategia de fortalecimiento de la cultura de
la transparencia y la probidad, se sugiere incluir en el plan de acción la realización
de esta actividad durante la vigencia.
2. Realizar una revisión detallada al manual específico de funciones y de competencias
laborales del IDT, en el sentido de verificar la relación de las funciones esenciales
con el cargo específico, se sugiere solicitar acompañamiento al Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital.
3. Reprogramar las actividades incluidas en el programa de inducción y re-inducción
con el fin de llevar a cabo las que presentan retraso e implementar acciones frente a
un posible incumplimiento de las programadas para el segundo semestre.
4. A partir de los resultados de la encuesta de bienestar, analizar los componentes
que obtuvieron menor puntaje e implementar acciones que propendan por el
mejoramiento del clima organizacional, más aun cuando el Talento Humano de
acuerdo con el Decreto 943 de 2014 mediante el cual se actualiza el Modelo
Estándar de Control Interno dispone que Talento Humano será uno (1) de los seis
(6) componentes.
5. Revisar y actualizar el normograma de cada proceso e implementar puntos de
control que permitan mantener actualizada la herramienta.
6. Realizar el seguimiento y control al cumplimiento de los objetivos fijados por los
gerentes públicos en los acuerdos de gestión; para documentar los resultados de
este ejercicio se recomienda revisar el formato “Acuerdos de Gestión” TH-F19.
Versión 01 de fecha 2010-05-21 del proceso Talento Humano e incluir un apartado
referido al seguimiento, se sugiere consultar la guía metodológica para la
elaboración de un acuerdo de gestión
7. Adoptar un procedimiento que documente las actividades y responsables que
intervienen en la consolidación, actualización y seguimiento del Plan Anual de
Adquisiciones del IDT, se hace necesario implementar controles que garanticen una
efectiva planificación.
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Respecto a la evaluación anterior, del 11 de noviembre de 2013 al 11 de marzo de
2014, se detectó que aún persisten las siguientes dificultades:
8. Se sugiere expedir cuanto antes el acto administrativo que adopte el plan de
incentivos y estímulos del Instituto Distrital de Turismo, de acuerdo con la
normatividad legal vigente. Una vez emitido socializar y promover la aplicación del
mismo.
9. Revisar el procedimiento “Administración de Riesgos” y las herramientas que existen
en la entidad sobre el manejo de los riesgos, tomando como fuente, la metodología
de riesgos establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
trasladar dicho procedimiento al proceso mejora continua o direccionamiento
estratégico. Por otra parte, en lo que respecta a los riesgos de corrupción es
necesario ajustar los identificados y el impacto de aquellos, considerando que
siempre será alto.
10. Se recomienda formular un indicador que mida y evalué la gestión y el impacto del
plan institucional de capacitación en el IDT.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES
1. El Observatorio Turístico del Instituto Distrital de Turismo (IDT), en el marco de la
“Investigación de Viajeros” determinó que, durante el 2013, Bogotá alcanzó un
récord histórico al ser visitada por más de un millón de turistas extranjeros,
exactamente por 1.061.268 de viajeros foráneos, 94.520 más que en el 2012 (en el
2012 fueron 966.748 y en el 2011, 878.774).
2. En lo que respecta a la estrategia anti-trámites se estableció un cronograma para
identificar los servicios que ameritan ser publicados en el Sistema Único de
Información de Trámites (SUIT), correspondiente a los procesos misionales de
Gestión del Destino y Promoción del Destino. Este ejercicio cuenta con el
acompañamiento del Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP.
3. La entidad logró un espacio en la parrilla de programación de Canal Capital para
transmitir el programa “Turismo Capital”, el cual se emite todos los domingos a las
4:00 pm con repetición ese mismo día a las 10:30 pm y los sábados a las 4:00 pm.
4. Bogotá cuenta con una "Semana Distrital del Medio Ambiente", corresponde a la
primera semana de junio, creada mediante Acuerdo 197 de 2005. La finalidad
principal de ésta es que las entidades que componen la administración distrital
diseñen actividades de carácter pedagógico y/o lúdico, dirigidas a funcionarios,
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sensibilizando en el cuidado de los recursos naturales, agua, aire y tierra como
factores fundamentales, acompañados de momentos de reflexión frente al medio
ambiente, en el marco de dicha semana y el día Internacional del Medio Ambiente
el Instituto Distrital de Turismo (IDT), llevó a cabo jornadas de sensibilización a la
Comunidad Institucional, entre otras, se realizó la carrera de
observación
coordinada por Planeación y Sistemas, con el fin de evaluar el nivel de conciencia y
de hábitos ambientales de los servidores del IDT.
5. En virtud de la meta establecida en el Plan de Desarrollo de la Bogotá Humana
“Profesionalizar 5.000 conductores de taxi con formación personal y conocimiento
amplio de la Oferta Turística y Cultural de la Ciudad”, se graduó la segunda
promoción de conductores de taxis que se inscribieron en el diplomado “Turismo en
Cultura y Apropiación por Bogotá” promovido por el Instituto Distrital de Turismo y
realizado por la Fundación Universitaria Cafam.
6. El pasado 22 de mayo el Instituto Distrital de Turismo presentó su informe de
Rendición de Cuentas correspondiente a la vigencia 2013, en el que se mostró el
balance de actividades y el porcentaje de cumplimiento de las metas asociadas al
Plan de Desarrollo y a los proyectos que lidera la entidad. Como resultado de la
gestión desarrollada se pudo establecer, que la ciudad cuenta hoy con una
renovada imagen que apoya el posicionamiento de Bogotá en temas priorizados
como son: (cultura, inversión, turismo, innovación, naturaleza, gastronomía, golf,
religioso, diversión, compras, etc.) Este ejercicio contó con la participación de la
ciudadanía y grupos de interés
7. El Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, mediante oficio radicado No. 2-201414660 de fecha 10 de abril de 2014, remite concepto de revisión evaluación y
convalidación de la Tabla de Retención Documental-TRD, del Instituto Distrital de
Turismo.
DIFICULTADES
1. Continuamente entre la coordinadora del SIG y los líderes operativos se realizan
revisiones de los procesos y procedimientos del SIG con el fin de lograr la
actualización de la documentación de la entidad, no obstante, al consultar la –
Intranet, instrumento oficial en donde reposan, se detectó desactualización en la
mayoría de ellos, esta situación pone en riesgo el cumplimiento del principio de autoregulación y ocasiona re-procesos que repercuten en el desempeño de la gestión.
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2. La fluidez del trámite contractual en la entidad se ha visto afectada por la falta de
actualización de los procedimientos y el manual de contratación del IDT, el efecto de
esta dificultad se refleja principalmente en la baja ejecución presupuestal.
Adicionalmente, esta situación incumple lo previsto en el artículo 160 del Decreto
1510 de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación
pública, en el que consagra que las Entidades Estatales deben contar con un
manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto
señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir
de la expedición del decreto.
3. Producto del ejercicio de rendición de cuentas y a partir de lo dispuesto en el artículo
4 del Decreto 371 de 2010 por el cual se establecen lineamientos para preservar y
fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades, se
evidenció que la entidad no identifica dentro del Sistema Integrado de Gestión
actividades referidas a la promoción de la participación ciudadana y el control social.
4. En la auditoría al trámite peticiones, quejas y reclamos se detectó que:
La entidad no dispone de mecanismos para medir la satisfacción del ciudadano,
incumpliendo con lo previsto en el numeral 8.2.1 Satisfacción del Cliente de la
norma NTCGP 1000:2009.
Se evidencia desactualización del manual PD-M01 Manual de Servicio en Puntos
de Información Turística
de Bogotá – PIT’s V.01 (2010-08-02), y el
procedimiento "PD- P04 Administración de Puntos de Información Turística"
incumpliendo el numeral 4.2.3 control de documentos, literal b) y c) de la norma
NTCGP 1000-2009.
Frente a las quejas de la entidad no se evidencia la formulación e
implementación de acciones correctivas incumpliendo lo previsto en la Norma
NTCGP 1000:2009 Numeral 8.4 Análisis de datos literal a) y b), Numeral 7.2.3
literal c).
No se han establecido los posibles riesgos que puedan afectar la atención a los
ciudadanos y el trámite de las PQRS, incumpliendo con el numeral 4.1 requisitos
generales, literal g) de la norma NTCGP 1000-2009.
5. Se evidencia falta de coordinación y articulación entre las dependencias ocasionada
entre otros aspectos por las debilidades en la comunicación organizacional.
6. De acuerdo con lo previsto en el artículo 5 Decreto 2693 de 2012 por el cual se
establecen lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, al
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representante legal le corresponde coordinar con las instancias internas respectivas
la implementación y desarrollo de la estrategia y designar al funcionario responsable
de adelantar las actividades de líder de Gobierno en Línea y Antitrámites en la
entidad, sin embargo, a la fecha no se ha efectuado dicha designación.
Esta situación se relaciona con la detectada en el informe pormenorizado anterior,
relacionado con la revisión realizada a la página web de la entidad, en donde
Control Interno evidenció, que no se cumple con lo previsto en el manual 3.1 para la
implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.Anexo2.
RECOMENDACIONES
1. Revisar con Planeación y Sistemas y el Comité Operativo la metodología que se
está empleando para la actualización, codificación y correspondiente publicación de
los procesos y procedimientos en la intranet, más aun cuando se solicitó que este
ejercicio debía cumplirse a 30 de junio de 2014.
2. Actualizar el manual y los procedimientos referidos a la gestión contractual, una vez
adoptados socializarlo entre la comunidad institucional, es importante realizar
ejercicios que promuevan el fortalecimiento de la supervisión.
3. En lo que respecta a la promoción de la participación ciudadana y el control social,
se debe revisar funcionalmente a quien le corresponde coordinar esta labor e
identificar el procedimiento que se surte en el IDT.
4. En virtud de la auditoría realizada a las peticiones, quejas y reclamos formular e
implementar los planes de mejoramiento respectivos, con el fin de superar las
situaciones detectadas.
5. Fortalecer los canales de comunicación organizacional, se recomienda aprovechar
la intranet para publicar no solo documentos del SIG sino información actual de
orden institucional, así como la promoción de nuevos instrumentos como carteleras
virtuales
6. Designar por acto administrativo al funcionario responsable de adelantar las
actividades de líder de Gobierno en Línea y Antitrámites en la entidad, quien debe
propender por el cumplimiento de lo previsto en el Decreto 2693 de 2012
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES
1. Con el fin de fortalecer la cultura del autocontrol y en el marco del Programa de
Reconocimientos y Estímulos a la Mejora Institucional- PREMI 2014-2015, Eje1,
relacionado con la apropiación del Sistema Integrado de Gestión- SIG promovido
por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estrategia “IDT TODOS
POR EL SIG”, Planeación y Sistemas, Control Interno y Talento Humano se aliaron
para elaborar la encuesta dirigida a la comunidad institucional, con el fin de evaluar
el nivel de apropiación del SIG. A partir de las bajas puntuaciones se implementarán
acciones de mejora
2. Control Interno aprovecha el boletín institucional INFORMAT para promover
estrategias de autocontrol, como las citadas a continuación:
Actividades lúdicas dirigidas a los funcionarios con el fin de reforzar conceptos
claves del Sistema Integrado de Gestión.
De manera gráfica se explicó la diferencia entre interventoría y supervisión, las
facultades, responsabilidades y las conductas que constituyen faltas gravísimas.
3. Se realizó seguimiento y evaluación a los 34 hallazgos del plan de mejoramiento
formulado en virtud de los resultados de Auditoría Gubernamental con enfoque
integral realizada a la vigencia fiscal 2012, de los cuales se cerraron 26, por cada
responsable se efectuó retroalimentación, para el caso de las acciones abiertas se
solicitó formular e implementar acciones de acuerdo con el procedimiento interno de
“Acciones”
4. Desde Control Interno se ajustó la caracterización del proceso Control y
Seguimiento, entre otros aspectos se propuso denominarlo “Seguimiento y
evaluación”. Adicionalmente, se creó el procedimiento de atención a entes de
control, se ajustó el de auditoría interna y el formato para emitir los informes
respectivos. La anterior documentación será revisada conjuntamente con
Planeación y Sistemas para adopción y aprobación.
5. En lo que respecta al trámite de la rendición mensual de la cuenta a la Contraloría
de Bogotá D.C. se implementaron controles con el fin evitar la concentración de
roles en Control Interno
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DIFICULTADES
1. No es una práctica generalizada que los líderes de proceso implementen planes de
mejoramiento a partir de los informes de auditoría presentados o las
autoevaluaciones realizadas. Esta situación afecta el cumplimiento del objetivo
principal de la auditoría de propender por el mejoramiento continuo.
2. Como se evidenció en el informe ejecutivo anual de la vigencia 2013, de los treinta
(30) funcionarios de planta cinco (5) de ellos son funcionarios de carrera
administrativa, quienes fijan compromisos en el marco de la evaluación de
desempeño, aparte de los funcionarios de libre nombramiento y remoción quienes
de acuerdo al empleo suscriben acuerdo de gestión o evaluación, sin embargo, no
se evidenció un instrumento que permita evaluar a los funcionarios provisionales
Como consecuencia de la anterior dificultad, no existe una metodología para
formular planes de mejoramiento individual, teniendo en cuenta los resultados de la
evaluación de desempeño de los servidores públicos.
3. El programa de auditorías presenta retrasos debido a que la ejecución de las
actividades planteadas ha requerido más tiempo del programado. Adicionalmente,
de acuerdo con los resultados de la revisión de la alta dirección realizada en el mes
de noviembre de 2013, en lo que respecta al tema de auditorías, se definió que era
necesario mejorar la competencia de los auditores internos entre otros mecanismos
a través de capacitación, razón por la cual se proyectó que para el mes de mayo de
2014 se contaría con un equipo de auditores formados, con el fin de llevar a cabo las
auditorías en el mes de junio de 2014, no obstante, a la fecha se está adelantando
el trámite contractual para formar al personal necesario.
RECOMENDACIONES
1. Revisar el procedimiento “Acciones” con el fin de aclarar los roles de los
responsables, determinar si es necesario simplificar las actividades y mejorar los
instrumentos disponibles para incentivar la formulación de planes de mejoramiento.
2. Con el fin de propender por el cumplimiento y mejoramiento de los objetivos
institucionales, se recomienda analizar la posibilidad de crear un instrumento que
permita evaluar la gestión de los funcionarios provisionales.
Realizada esta tarea, definir la metodología para formular planes de mejoramiento
individual y promover la suscripción de los mismos.
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3. Ajustar el programa de auditorías de la entidad. Se deben considerar las actividades
que debe ejecutar Control Interno en virtud de los 5 roles a su cargo y promediar el
tiempo que requiere para la ejecución de las mismas, efectuadas las modificaciones
presentarlo en el Comité del Sistema Integrado de Gestión.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En términos generales se observa que el sistema de control interno se mantiene, sin
embargo, este debe adecuarse a los cambios del entorno y en especial a las
modificaciones de carácter legal como la consagrada en el Decreto 943 de 2014 a
través del cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno.
Si bien el ajuste se constituye en una exigencia de carácter legal, es valioso considerar
que aquél propende por el mejoramiento del sistema, razón por la cual el diagnóstico, la
planeación de la actualización y la ejecución requieren del compromiso principalmente
de la Alta Dirección con el fin de transmitirlo a los líderes operativos, técnicos y al
equipo de trabajo.
Los ejercicios de sensibilización deben continuar con el fin de lograr la articulación de
los subsistemas con las tareas diarias de los servidores, de tal manera que todos
reconozcan la importante intervención de los subsistemas en el logro de los objetivos
institucionales.
Del diagnóstico realizado además se detecta que se debe dar protagonismo a la
identificación de los riesgos institucionales, pues estos constantemente evolucionan, se
transforman; al establecer controles la entidad disminuye la posibilidad de su
materialización y el impacto que puede ocasionar en los objetivos estratégicos.
Por último, para cada dificultad evidenciada se propone una recomendación, con
carácter orientador, enfocada a disminuir las causas de las situaciones detectadas, por
lo que se espera que en el próximo informe las dificultades se hayan superado.
ORIGINAL FIRMADO
BIBIANA QUESADA MORA
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Instituto Distrital de Turismo
Apoyó en la proyección: Patricia Ballestas del Portillo. Control Interno
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