% Ejecución actividades 99,00% Ejecucion general planeación y sistemas 95%

CODIGO: CYS-FXXX
FORMATO
VERSION: 01
PLAN OPERATIVO ANUAL -POAFECHA: 2013-10-01
Dependencia
Responable
Vigencia
Fecha
Planeación y Sistemas
Asesor(a) Planeación y Sistemas
2013
Enero 9 de 2014
% Ejecución actividades
99,00%
Ejecucion general planeación y sistemas
OBJETIVO ESTRATÉGICO
PROCESO
PROYECTO DE INVERSIÓN
META DE PLAN DE
META PROYECTO
ACTIVIDAD
VARIABLES DE MEDICIÓN
RESPONSABLE
MEDIO DE VERIFICACIÓN
Fortalecer técnica, financiera y administrativamente el Instituto Distrital de Turismo, de tal manera que pueda ejecutar o participar en proyectos de mayor impacto orientados al desarrollo del turismo en la ciudad.
02.-Mejora Continua
712-235
457-Implementar en el 100% de las entidades del distrito el Sistema Integrado de Gestión
002.-Mantener los sistemas certificados
Realizar seguimiento y actualización al sistema institucional de riesgos.
Índice de implementación del sistema institucional de riesgos
Profesional contratista SIG
Registros de seguimientos al plan de riesgos y al sistema institucional de riesgos.
ESTADO
FEB
ENE
MAR
PROG.
EJEC.
ABR
MAY
JUN
JUL
30%
50%
30%
*Durante este período, se realizó la capacitación sobre el aplicativo de riesgos, indicando las
funciones para los roles de administrador, líder de proceso, líder operativo y control interno. El
Coordinar del SIG (administrador) creó todos los procesos (objetivo, entradas, proveedores,
salidas y clientes), así como como todos los usuarios del aplicativo, se parametrizaron las
alertas.
*Por otra parte se actualizó el formato Mapa de Riesgos de acuerdo con la guía de
administración del riesgos del dafp, se apoyó a los procesos en la actualización de los mapas
de riesgos y se aprobaron los siguientes: Direccionamiento Estratégico, Mejora Continua,
Gestión Ambiental, Jurídico, Talento Humano y Gestión Documental. Quedaron en borrador:
Gestión de Información Turísitica, Sistemas, Financiero, Logístico, Control y seguimiento. Se
AVANCES
AGO
SEP
En auditoría Interna de Calidad se identificó
que los procesos de Gestión del Destino,
20 al 23 de agosto. Se revisó y
Promoción del Destino y Comunicaciones no
Se realizó con el apoyo de control interno el
actualizó el mapa de riesgos del
han registrado los riesgos en la herramienta y
seguimiento al estado de los riesgos de
Proceso de Gestión de Información
que el proceso Finaniero no los ha
todos los procesos.
Turística
actulizado. Se deja una "No conformidad" en
cada proceso, con el fin de crear los planes de
acción.
OBJETIVO ESTRATÉGICO
PROCESO
PROYECTO DE INVERSIÓN
META DE PLAN DE
META PROYECTO
ACTIVIDAD
VARIABLES DE MEDICIÓN
RESPONSABLE
MEDIO DE VERIFICACIÓN
La capacitación como administradora
del aplicativo quedó reprogramada
para el miercoles 4 de septiembre. Por
lo anterior se prevee adelantar la etapa
de seguimiento y actualización al
sistema institucional de riesgos, a
partir del 5 de septiembre.
Fortalecer técnica, financiera y administrativamente el Instituto Distrital de Turismo, de tal manera que pueda ejecutar o participar en proyectos de mayor impacto orientados al desarrollo del turismo en la ciudad.
02.-Mejora Continua
712-235
457-Implementar en el 100% de las entidades del distrito el Sistema Integrado de Gestión
002.-Mantener los sistemas certificados
Realizar auditorías externas de mantenimiento y certificación al sistema integrado de gestión.
Realización de auditorías externas. (Auditorías externas realizadas / Auditorías externas a realizar *100).
Profesional contratista SIG
Registros de auditorías externas (Programa, Plan, Reuniones, Papeles de trabajo, Informe y acciones aprobadas).
ESTADO
FEB
LOGROS Y
RESULTADOS
RETRASOS Y
DIFICULTADES
DIC
Se identificarón los riesgos de los procesos de Gestión del
Destino, Promoción del Destino y Comunicaciones, de igual
manera los controles y actividades. Estos quedaron registradose
en la herramienta, de igual manera se realizó una campaña con
Lideres Operativos y de Procesos con el fin de actualizar las
actividades desarrolladas y dejar definidos los porcentajes de
avance, todo para presentar dichos resultados en la Revisión por la
Dirección del Sistema de gestión de Calidad.
% de Ejecución
periodo de reporte
Total
1
1
10%
Teniendo en cuenta que para el proceso
Financiero, se identificó un hallazgo en la
auditoría interna de calidad, se realizó
seguimiento al cumplimiento del plan de
acción propuesto para su cierre.
Se solicitó al desarrollador del aplicativo
realizar la mejora referente a los reportes de
ajustes o cuambios por parte de los Lideres
Operativos,
98,0%
Se identificó que los procesos de Gestión
Se creó por parte del Lider Operativo del Destino y Comunicaciones no han
el mapa de riesgos en el aplicativo.
registrado los riesgos en la herramienta
definida por el IDT.
RETRASOS Y
DIFICULTADES
AVANCES
NOV
20%
58%
LOGROS Y
RESULTADOS
PROG.
EJEC.
OCT
95%
ENE
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
Se está esta a la espera de respuesta por
parte de la ETB para dar solución a los
correos que registran el ajuste o cuambios por
parte de los Lideres Operativos, los cuales
deben llegar a los Líderes de Proceso.
OCT
NOV
1
1
Se recibió auditoría de seguimiento certificación por parte del Ente
Certificador SGS los días 25 y 26 de noviembre de 2013. El
Se realizan comunicaciones con Ente
resultado dué positivo ya que la Certificación se mantiene, pues se
Certificador SGS para que remitan
demostro que el Sistema de Gesitón de Calidad es en terminos
Se recopila documentación, se elaboran
documentos como cotización y documentos
generales conforme a los dispuesto en las Normas NTC GP 1000
documentos y remite carpeta a Juridica para
necesarios para realizar la contratación, se
e ISO 9001. De igual manera se identificaron 5 No Conformidades,
elaboración del contrato.
solicita certificado de disponibiliadad
de las cuales 4 son Menores a los Procesos Logistica, Promoción
presupuestal.
del Destino, Financiero, Comunicaciones y 1 No Conformidad
Mayor al Proceso Logístico. Para cerrar estas se están elaborando
los Planes de Acción, los cuales se acordó con el Auditor cerrarlas
Estudios previos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Se ealiza auditoría interna a los Sistemas de
Gestión Ambiental y de Calidad en la semana
comprendida entre el 30-sept-2013 y 4-oct2013. A partir de los informes se realizaran
planes de acción.
DIC
Total
% de Ejecución
periodo de reporte
1
1
100,0%