CO-P03 Procedimiento Periodístico de eventos y Convocar a los Medios de Comunicación. V.02 (06-01-2016)

PROCESO: COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO:
REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A
LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO: CO-P03
VERSIÓN: 02
FECHA: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) de Comunicaciones.
1.1.PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyar la organización y realización de los eventos institucionales y manejar las relaciones institucionales y de promoción
de ciudad con los periodistas y/o medios de comunicación con el fin de construir la identidad institucional y posicionar turísticamente a la ciudad.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Comienza con la definición del plan de acción para recepcionar y buscar información para cubrir los eventos y termina con
la implementación y seguimiento de las acciones formuladas para el mejoramiento continuo del procedimiento.
2. GLOSARIO:
Comunicación interna: Es aquella información que fluye internamente a través de unos canales definidos en la organización para afianzar la comunicación abierta
entre los Servidores Públicos, fortaleciendo el sentido de pertenencia, las relaciones de diálogo y la colaboración, basados en los planteamientos estratégicos y los
postulados del marco ético institucional para la promoción permanente del trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo mutuo.
Comunicación externa: Es aquella información que fluye externamente de la entidad en busca de generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés
y mantener informado al público en generar con respecto a las acciones del Instituto Distrital de Turismo de Bogotá en su gestión integral.
3. CONDICIONES GENERALES
Las políticas y lineamientos desde la alta dirección deben ser fluidas, claras y de conocimiento y manejo para toda la comunidad del IDT.
Se requiere talento humano idóneo en el manejo de las comunicaciones, periodismo, diseño gráfico y relaciones públicas.
Se necesitan recursos presupuestales.
Se requiere un Plan de Acción anual que permita coordinar, ejecutar, y evaluar el cumplimiento de objetivos, metas y programas.
Se requiere un instrumento de control y evaluación al seguimiento de las acciones de responsabilidad del área.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
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PROCEDIMIENTO:
REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A
LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
 Dirección General.
 Proceso de Mejora
Continua.
 Dirección General.
 Proceso de Mejora
Continua.
 Todos los procesos
internos.
Soportes documentales /
Solicitudes por aplicativo /
Especificaciones técnicas /
Registros fotográficos / Plan
de Acción
REALIZAR EL
CUBRIMIENTO
PERIODÍSTICO DE
EVENTOS Y CONVOCAR
A LOS MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
Acta de seguimiento / Registro de
asistencia / Guiones y notas
periodísticas / Informes y soportes
Seguimiento de
acciones correctivas,
preventivas y de
mejora
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
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Fecha: 06-01-2016
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PROCEDIMIENTO:
REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A
LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
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PROCEDIMIENTO:
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LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1
Se define de acuerdo a solicitudes a través del aplicativo Intranet "Solicitud a Comunicaciones" y sus adjuntos por correo electrónico o suministro personal.
Teniendo en cuenta el cronograma establecido previamente se asigna periodista responsable para investigación preliminar con contenidos técnicos y redacción
comunicado de prensa.
Aprobado contenido por Asesor de Comunicaciones se remite a los medios establecidos (Especializados en turismo, estos y todos los que cubren Bogotá, para los
medios alternativos, o para todos, incluyendo los especiales como editorialistas o directores o jefes de redacción aliados o prensa nacional o internacional).
-Líder del Proceso asigna periodista(s), comunitty manager y reportero gráfico para cubrimiento, seguimiento y monitoreo de medios.
Solicitar a Subcorporativa apoyo logístico y transporte si se requiere, según formatos intranet proceso logístico.
Realizar entrevistas con las fuentes idóneas e involucradas en el tema.
Realizar el registro audiovisual del evento o hecho a divulgar.
Realiza revisión del material recopilado y/o consultado. Realización de guiones para radio y/o televisión. Realización de notas y artículos periodísticos para portal
web, radio, televisión e impresos.
Realiza la grabación, edición y montaje, acorde a la propuesta, de las notas periodísticas para radio y/o televisión.
Se diseña la imagen y estructura del artículo o impreso a publicar.
De acuerdo a las tareas asignadas por el asesor se comparten con él avances y productos finales de los contenidos y diseños hasta que da su VB para su circulación
y/o distribución.
Distribución del producto a medios de comunicación externos y comunidad en general.
Implementación y seguimiento de las acciones formuladas para el mejoramiento continúo del procedimiento en los tiempos establecidos, según el procedimiento
de Acciones Correctivas y de Mejora del SIG.
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PROCEDIMIENTO:
REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A
LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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FECHA: 06-01-2016
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. Toda pieza comunicativa interna o externa, escrita, audiovisual o digital que diseñe, edite, imprima, circule o se transmita por cualquier medio de comunicación
deberá contar con el VB del Asesor de Comunicaciones del IDT.
2. Toda solicitud de productos o prestación de servicios del Área de Comunicaciones si es interna deberá realizarse con un mínimo de ocho días y debe realizarse a
través del aplicativo de la Intranet "Solicitud a Comunicaciones", la cual se atenderá en orden de llegada.
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD
4.
Realizar
productos
escritos y audiovisuales.
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
Información sin impacto,
inadecuada e incompleta a
clientes internos y externos.
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Cumplimiento:
Contar
con
recursos
humanos,
técnicos,
tecnológicos, logísticos y de
comunicaciones para generar
un buen servicio.
CORRECCIÓN
Adquirir
los
recursos
necesarios para la realización
de productos audiovisuales
y/o digitales.
REGISTRO
Actas de reuniones.
Registro de inventario.
Solicitudes.
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PROCEDIMIENTO:
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9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 Ver listado Maestro de documentos: Link: http://intranet.bogotaturismo.gov.co
Ruta: Sistema Integrado de Gestión/Control de Documentos/Proceso Comunicaciones Manual de Gestión de Comunicaciones Internas y externas del IDT.
 Lineamientos para el manejo de Crisis.
 Lineamientos para el manejo con los medios de comunicación y/o periodistas.
 Lineamientos para el manejo de la imagen institucional y política editorial.
 Lineamientos protocolo y organización de eventos.
 Manual de Imagen Marca Ciudad. - Convenio de Uso Marca Ciudad.
 Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el periodo 20122015".
 Manual 3.1 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.Anexo2 en desarrollo.
10. NORMATIVA ASOCIADA
 Ver Normograma
11. RECURSOS





Recurso humano: Un asesor, un profesional especializado, dos periodistas, dos diseñadores gráficos, un comunity manager, un administrador contenidos página
web e intranet, un asistente administrativo.
Inmobiliario oficina y equipos de cómputo.
Página web del Instituto Distrital de Turismo - www.bogotaturismo.gov.co.
Intranet.
Redes sociales: facebook, twitter, instagram, youtube.
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Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: CO-P03
PROCESO: COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO:
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LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
VERSIÓN: 02
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12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
02
06-01-2016
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: CO-P03
PROCESO: COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO:
REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A
LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
ELABORÓ
Claudia Stella Agudelo Hernández
Profesional Especializada
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
VERSIÓN: 02
FECHA: 06-01-2016
APROBÓ
FECHA
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016
Asesor(a) de Comunicaciones
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016