MC-P07 Control de Registros V .07 (06-01-2016)

PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO: MC-P07
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas
1.1.PROCEDIMIENTO: CONTRO DE REGISTROS
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las directrices para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros que se generan a través del Sistema Integrado de Gestión en el IDT.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Aplica para todos los registros que se generen en el IDT
2. GLOSARIO:
• Circular: Comunicación o información de interés general cuyo contenido es importante o trascendente para la administración distrital; también se utiliza
como medio para requerir una misma información a cada uno de los organismos o a las entidades de la administración distrital.
• Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente
del medio utilizado.
• Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de
certificación, entes organizacionales, entre otros.
• Documento: Información y su medio de soportes. Ejemplo: registro, procedimiento documentado, informe.
• Equipo de Trabajo: Personal de planta y contratistas bajo la supervisión del Líder de Proceso.
• Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general.
• Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una actividad contenida en un procedimiento.
• Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización.
• Memorando: Comunicación oficial que se utiliza para transmitir información, orientación, hacer solicitudes y divulgar pautas al interior y entre cada una de
las dependencias de la entidad.
• Oficio: Comunicación que se produce en cualquier dependencia de las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas y las
cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y jurídicas.
• Resolución: Es un acto administrativo que define o resuelve situaciones de carácter particular o concreto.
• Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO: MC-P07
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
3. CONDICIONES GENERALES
 Solicitar al área de Gestión documental la modificación de los registros y/o formatos por necesidad de la entidad o por cumplimiento a las normas.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del
IDT
Todos los procesos del
IDT
Registros, Tabla de
retención documental,
Formatos establecidos por
el SIG
Control de
registros
Formatos, Tablas de Retención
Documental, Registros, Actas.
Comité interno
Archivo SIG
Gestión Documental
Proceso logístico
Archivo central
Mejora Continua
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO: MC-P07
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
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CÓDIGO: MC-P07
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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
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PROCEDIMIENTO:
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6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No.
1
2
3
4
5
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
El Líder de Proceso y/o el Equipo de Trabajo identifican los registros, considerando que un formato se convierte en un registro cuando contiene datos que
evidencian el trabajo realizado.
Para el caso de registros generados por sistemas de información y registros electrónicos, estos se identificaran por el nombre sin necesidad de contar con un
código.
Para los registros generados físicamente se debe tener en cuenta el Formato de solicitud de creación, actualización o eliminación de documentos MC-F01.
Una vez identificado el documento se registra en la Tabla de Retención Documental, de conformidad con el procedimiento establecido para ello.
El Líder de Proceso y/o Equipo de Trabajo realiza el almacenamiento de los registros en las carpetas establecidas garantizando su conservación y fácil recuperación
y se mantienen en los espacios asignados durante su Archivo de Gestión, una vez cumplido su tiempo de retención transferir al Archivo Central.
El Líder de Proceso y/o Equipo de Trabajo mantiene los registros en papel en lugares limpios y en condiciones apropiadas que no permitan su deterioro,
esto es, libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservación de conformidad con el procedimiento Almacenamiento, Custodia
y Consulta Documental AD- P08.
El Líder de Proceso y/o Equipo de Trabajo almacena los registros físicamente en archivadores y/o en formatos digitales, en folders y/o carpetas debidamente
marcadas, en áreas que tengan las condiciones ambientales que los registros requieren, con la finalidad de asegurar su protección y recuperación se debe mantener
actualizado el Inventario- Documental AD-F08.
El líder de proceso y/o equipo de trabajo junto al profesional de gestión documental define los tiempos de retención y disposición final en las tablas de retención
documental de conformidad con el procedimiento, una vez cumplidos los tiempos de retención se debe tener en cuenta el procedimiento Disposición Final
Documentos AD-P09 y diligenciar acta de eliminación Documental AD-F22.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P07
PROCESO: MEJORA CONTINUA
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PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE REGISTROS
FECHA: 06-01-2016
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
 Los registros pueden mantenerse en cualquier medio, ya sea como documentos físicos o magnéticos, siempre y cuando se apliquen las directrices definidas en
el presente documento.
 Aunque existan asignados en cada dependencia para el desarrollo de las actividades, los Líderes de cada Proceso, Jefes de los asignados, son los responsables
de la ejecución del presente documento.
 Los formatos y comunicaciones internas se pueden imprimir en papel reciclado o por las dos caras.
 Para asegurar que los registros sean identificados, almacenados, protegidos, recuperados, controlado su tiempo de retención y definida su disposición, los
documentos del SIG cuentan con un capitulo en el que se incluyen dichos parámetros
 Los documentos producidos deben estar acorde con las series establecidas en las Tablas de Retención Documental.
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD
5. Tiempo de Retención y
disposición final
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
La información existente en
los listados maestros no
coincida con la información
publicada en intranet ni la
tabla
de
retención
documental.
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Coherencia:
Coherencia
entre
los
procesos y lo publicado en la
intranet y las tablas de
retención documental.
CORRECCIÓN
REGISTRO
Verificar que los tipos
documentales de la tabla de
retención vs el listado
maestro de registros tengan
coherencia.
Tipos documentales.
Listado maestro de registros.
Actas de reuniones.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 Tabla de Retención Documental.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
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CÓDIGO: MC-P07
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
 Inventario-Documental AD-F08.
 Almacenamiento, Custodia y Consulta Documental AD-P08.
 Disposición Final Documentos AD-P09.
10. NORMATIVA ASOCIADA
Ver Normograma.
11. RECURSOS
 Equipo de Cómputo
 Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet)
 Sistema Integrado de Gestión -SIG-
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
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CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO: MC-P07
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
07
06-01-2016
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de
generalidades y se actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder
del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE REGISTROS
ELABORÓ
Patricia Dolores Ballestas del Portillo
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
CÓDIGO: MC-P07
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
APROBÓ
FECHA
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016
Asesor Planeación y Sistemas
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016