MC-P03 Procedimiento Control Producto y/o Servicio NO Conforme V.06 (06-01-2016)

PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
CÓDIGO: MC-P03
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas
1.1.PROCEDIMIENTO: CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Identificar, controlar y prevenir los productos y/o servicios NO conformes y las actividades críticas, antes y después de
su entrega, a través de la ficha de planificación de los productos y/o servicios NO conformes, procedimientos y el registro y control del producto y /o servicio NO
conforme a los procesos del IDT, con el fin de establecer el tratamiento que se requiera.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la identificación de los productos y/o servicios no conformes y las actividades críticas y termina con el cierre
de los planes de mejoramiento derivados de la identificación de los productos/servicios no conformes
2. GLOSARIO:
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
 Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
 Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
 Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados en las fichas de planificación del
producto y/o servicio.
 No concesión: No autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados en las fichas de
planificación del producto y/o servicio.
 Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa dentro de un proceso. Se presenta luego de una no-conformidad.
 Portafolio de Servicios: Documento o presentación que detalla las características de la oferta de una organización.
 Producto y/o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. El término "producto y/o servicio" se aplica únicamente al producto y/o servicio
destinado a un cliente o solicitado por él.
 Producto o Servicio No Conforme: son todos aquellos productos y/o servicios que no cumplen con uno o más requisitos establecidos en las fichas de
planificación de productos y/o servicios.
 Descripción de la actividad: relacionar la actividad que se considere crítica, teniendo en cuenta el objetivo del proceso. están relacionadas con el HACER.
 Descripción del Posible Producto y/ servicio NO conforme: PNC/SNC): es el incumplimiento de las características de calidad establecidas para sus
productos y/o servicios establecido en los planes y programas, requisitos legales y reglamentarios o cualquier otro requisito determinado por el IDT.
Ej.: Oficio sin los requisitos de calidad exigidos.
 Descripción de los criterios de aceptación: definición y explicación de los criterios con cuales se debe realizar la aceptación del producto o servicio. Los
atributos que tiene un producto que lo hace apto para el uso o consumo. Ej.: veracidad, Oportunidad, Vo. Bo, Efectividad.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P03
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
 Descripción de las correcciones: la definición de acciones para eliminar la no conformidad detectada. ej.: oficios Incompletos: ajustar redacción. etc.
 Descripción del registro que se genera: registro que se deja de esta revisión. Por ejemplo: VoBo, firma, base de datos con aceptado.
3. CONDICIONES GENERALES
 Identificación del producto y/o servicio que presta cada uno de los procesos misionales.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
Procesos misionales
del IDT.
Identificación del
producto y/o servicio no
conforme.
Control producto
y/o servicio no
conforme
Planificación y control del
producto y/o servicio no
conforme.
Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
CÓDIGO: MC-P03
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P03
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
VERSIÓN: 06
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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
PHVA
LÍDERES Y EQUIPOS DE TRABAJO DE
PROCESOS/RESPONSABLES DE
REPORTAR LOS PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS NO CONFORMES
LÍDERES DE PROCESO Y LIDERES OPERATIVOS
SALIDA
Inicio
¿El procedimiento
pertenece a un
proceso misional?
SI
MC-F07
P
NO
1.- Identificar los productos y/o
servicios no Conformes de los
procesos Misionales .
Ficha de Planificación de productos y servicios
identificados MC-F07
MC-F15
P
2.- Identificar las actividades criticas de los
procedimientos con el fin de estable los
posibles productos y/o servicios no
Conformes.
MC-F07
3.-Realizar el tratamiento al
producto y/o servicio no
conforme identificado
H
MC-F23
V
4.- Reportar productos
y/o servicios NO
conforme
* Producto o servicios entregado al cliente con las
características de calidad establecidas
* Actividad critica con los criterios de aceptación y
las correcciones.
Documento de Análisis del producto y/o servicio NO
conforme.
MC-P01, MCF01
A
5- Realizar el cierre de los planes de Mejoramiento
derivados de la identificación de productos y
servicios no conformes.
Cierre de los planes de mejoramiento MC-F01
Fin
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No.
1
2
3
4
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Para la identificación de los productos y/o servicios NO Conformes correspondientes a los procesos misiónales, los líderes de proceso diligenciarán la ficha de
Planificación del producto y/o servicio No Conforme MC-F07, de acuerdo con los requisitos establecidos por el cliente, los requisitos legales y los requisitos
establecidos por el IDT (Ver numeral 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTCGP1000).
Los líderes deberán identificar a través del formato de procedimiento, proceso Mejora Continua MC-F15, las actividades críticas. En el capítulo N° 8 "POSIBLES
PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME", deben documentar la actividad teniendo en cuenta:
 Descripción de la actividad.
 Descripción del posible producto no conforme.
 Descripción de los criterios de aceptación.
 Descripción de las correcciones.
 Descripción del registro que se genera.
Los Líderes de los procesos misionales deben realizar el seguimiento, a través de los criterios de aceptación establecidos en la ficha Planificación del Producto y/o
servicio NO Conforme MC-F07. Teniendo en cuenta:
 Actividades de Seguimiento a las características del Producto y/o servicio
 Características del Producto y/o Servicio no conforme y Tratamiento del producto y/o Servicio no conforme Sugerido.
 Realizar las correcciones al producto no conforme, identificadas en las "políticas de operación" del procedimiento en mención.
 Los líderes de procesos deben realizar el seguimiento a las actividades críticas identificadas en los procedimientos teniendo en cuenta lo establecido en el
capítulo N° 8 "POSIBLES PRODUCTOS NO SERVICIOS NO CONFORME".
Los responsables del producto y/o servicio deben diligenciar en forma mensual en el formato “REGISTRO Y CONTROL DEL PRODUCTO y/o SERVICIO
NO CONFORME” MC-F23, los productos y/o servicios no conformes detectados y las acciones tomadas de acuerdo con lo identificado.
- Si la situación detectada en el incumplimiento de requisitos es de carácter recurrente o de alto impacto para el IDT, se deben plantear un plan de mejoramiento.
Trimestralmente los líderes de proceso y responsables del producto y/o servicio deberán analizar la información relacionada con las correcciones o concesiones
tomadas con el fin de determinar el comportamiento de los productos y /o servicios NO conformes y de esta manera formular acciones correctivas para eliminar
la(s) causa(s).
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
5
CÓDIGO: MC-P03
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
Esta información deberá ser enviada al Asesor de Planeación y Sistemas, quien presentará un informe a los miembros del Comité del SIG o en la Revisión
por la Dirección.
Aplicar el Procedimiento de "Acciones Correctivas, Preventivas y/o Mejora - ACPM" MC-P01. Realizar el cierre de los planes de mejoramientos para los
productos y/o servicios no conformes, a través del Formato MC-F01 "Formato Acción Correctivas, Preventivas y/o de Mejora".
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
El procedimiento PORDUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME, es aplicable a los procesos misionales y a las actividades criticas identificadas en los
procedimientos del IDT.
La ficha de planificación de productos y/o servicios no conformes. MC-F07, debe identificar el responsable en caso de aprobación y/o autorizaciones de
liberación de acuerdo con los criterios de aceptación del producto o servicio.
Tipos de tratamiento del producto y/o servicio no conforme:
 Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados en las Fichas de planificación de
productos y/o servicios.
 Corrección: Es una acción tomada de manera inmediata, para eliminar una no conformidad detectada.
El tratamiento del producto y/o servicio no conforme se encuentra descrito en la ficha de planificación de productos y/o servicios no conformes. MC-F07;
cualquier actividad a realizarse diferente para su tratamiento, debe ser previamente autorizada por el líder de proceso.
Actividades de Seguimiento a las características del Producto y/o servicio:
Características del Producto y/o Servicio no conforme y
Tratamiento del producto y/o Servicio no conforme Sugerido
Cuando se corrija un producto y/o servicio no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.
Cuando se detecte un producto y/o servicio no conforme después de su entrega, se deben establecer acciones para impedir su uso o aplicación originalmente
prevista.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P03
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
Los Líderes de proceso son responsables de hacer el seguimiento y cierre a los planes de mejoramiento suscitados de la identificación del Producto y/o Servicio
No Conforme recurrente o de alto impacto para el IDT.
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD
3. Realizar el tratamiento al
producto o servicio no
conforme identificado.
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
Tratamiento no eficaz al
producto o servicio no
conforme identificado.
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Cumplimiento:
Cumplimiento del requisito
8.3 de norma.
CORRECCIÓN
Plan de mejoramiento.
REGISTRO
Plan de mejoramiento final.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS




Ficha de Planificación del Producto y/o servicio No conforme MC-F07
Actividades criticas (procedimientos)
“REGISTRO Y CONTROL DEL PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME” MC-F23.
Formato de Acciones correctivas preventivas y/o de mejora MC-f01
10. NORMATIVA ASOCIADA
 Ver Normograma.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
CÓDIGO: MC-P03
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
11. RECURSOS





Inmobiliario oficina.
Página web del Instituto Distrital de Turismo.
Sistema Integrado de Gestión -SIG-.
Aplicativo de Gestión Documental -CORDIS-.
Intranet.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P03
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
06
06-01-2016
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de
generalidades y se actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder
del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P03
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
CONTROL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
ELABORÓ
Patricia Dolores Ballestas del Portillo
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
VERSIÓN: 06
FECHA : 06-01-2016
APROBÓ
FECHA
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016
Asesor Planeación y Sistemas
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016