DE-P04 Procedimiento Gestión de Planes Operativos Anuales (POA) V.03 (06-01-2016)

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Director(a) General.
1.1.PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Consolidar, medir y analizar la gestión de la entidad por medio de los Planes Operativos Anuales (POA) manejados por
cada uno de los procesos asociados, haciendo seguimiento mensual del resultado de la información para evaluar de forma independiente la gestión del IDT, con el fin de
propender por el mejoramiento continuo y el fortalecimiento de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la programación, consolidación y publicación de los Planes Operativos Anuales (POA) y finaliza con la toma
de acciones correctivas para buscar el cumplimiento de las actividades programadas en cumplimiento de la misión del IDT.
2. GLOSARIO:
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Ficha EBI-D: Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión Distrital
Gestión: Comprende las actividades de elaborar, aprobar, modificar, ejecutar y realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la entidad.
Líder de Proceso: Es el (la) Asesor(a) del IDT que se encarga de liderar la ejecución de un proceso específico.
Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere
la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del
presente decreto.
Plan Distrital de Desarrollo (PDD): Plan de gobierno distrital votado y elegido por la ciudadanía democráticamente.
Plan Operativo Anual (POA): El Plan de Acción es una herramienta de gestión que le permite a la entidad, bajo su propia autonomía y responsabilidad, orientar
sus procesos, instrumentos y recursos disponibles hacia el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo sobre las que tiene responsabilidad.
Planeación: La etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del plan anual de adquisiciones y la fecha en la cual decide continuar o no con el
proceso de contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes.
PREDIS-PMR: Submódulo del Sistema de Información del Presupuesto Distrital que busca orienta el presupuesto a resultados. La sigla PMR significa: Producto,
Metas y Resultados.
SEGPLAN: Sistema de Información Para el Seguimiento a Plan de Desarrollo del Distrito. Es una herramienta provista y administrada por la Secretaría Distrital
de planeación.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
3. CONDICIONES GENERALES
1. El plazo máximo para la publicación del POA en la versión programación según la ley 1474 de 2011 es el 31 de Enero.
2. Los POA se remiten en los 5 primeros días hábiles del mes mediante correo electrónico del Líder del Proceso al Asesor(a) de Planeación y Sistemas validando
que la información sea veraz, correcta y completa.
3. Es necesario verificar que lo reportado en el POA en términos de poblaciones guarde coherencia con el Anexo 1, el cual deberá ser diligenciado
completamente (cada una de las columnas) y estar acorde con el medio de verificación.
4. El responsable de la dependencia es quién avala y remite la información a planeación y sistemas.
5. Las solicitudes de reprogramación sobre los POA deben ser remitidas por el líder del proceso al Asesor(a) de Planeación y Sistemas justificando con claridad
la necesidad de la modificación y llevando trazabilidad de los cambios.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
 Asesor(a) de Planeación y
Sistemas.
 Proceso de Direccionamiento
Estratégico.
 Asesor(a) de
Comunicaciones.
 Proceso Evaluación
Institucional.
Plan Estratégico de la Entidad /
Fichas EBI-D de los Proyectos de
Inversión / Anteproyecto de
Presupuesto de la Vigencia / Plan
Anual de Adquisiciones (PAA) de
la vigencia
GESTIÓN DE
PLANES
OPERATIVOS
ANUALES (POA)
Plan Operativo Anual (POA) / Reportes
de novedades y alertas a los líderes de
proceso / Solicitudes de Reprogramación
en los POA / Planes de acción para el
mejoramiento / Socializaciones
realizadas
 Asesor(a) de Planeación y
Sistemas.
 Proceso de Direccionamiento
Estratégico.
 Asesor(a) de Comunicaciones.
 Proceso Evaluación Institucional.
 Todas las dependencias.
Mejora Continua.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
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Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
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VERSIÓN: 03
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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
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PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
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Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
A partir de los documentos de planeación proporcionados por el proceso de Direccionamiento Estratégico, se documenta en el formato DE-F03 Formato Plan
Operativo Anual (POA) el conjunto de actividades que conforma el plan de acción por cada uno de los procesos de la Entidad.
Con las versiones de los POA preliminares, se consolida y ajusta la información allí consignada, para estructurar el documento final y solicitar la publicación del
mismo.
En cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, se publica en la web del IDT el POA en la versión de programación final.
Los líderes de proceso en colaboración con sus equipos de trabajo realizan el seguimiento, consolidación y reporte de las actividades ejecutadas en el formato
DE-F03 y lo remiten al Asesor(a) de Planeación y Sistemas dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente a la información reportada, validando que
la información es veraz, correcta y completa.
Con la información provista por cada proceso mediante el formato DE-F03, se analiza, consolida y estructuran reporte de ejecución sobre el Plan de Distrital de
Desarrollo (PDD) y la gestión del IDT.
Se realiza el seguimiento a la ejecución de los procesos, tomando como base las mediciones y reportes en los POA mes a mes. A partir del análisis se generan
alertas a los líderes de proceso respecto al cumplimiento de lo programado, así como en la coherencia, consistencia y estandarización de la información reportada.
Los líderes de proceso considerando el avance en las actividades programadas, así como las dificultades presentadas y los reportes de novedades y alertas
generados por la Oficina de Planeación, estructuran planes que permitan mejorar la gestión de sus procesos y conforme a estos planes solicitan por medio de un
correo electrónico a Planeación y Sistemas las reprogramaciones en los POA correspondientes.
El(la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas valida la pertinencia de las reprogramaciones solicitadas por los líderes de proceso, brindando la asesoría sobre las
modificaciones propuestas
"En el marco de la mejora continua del procedimiento, es necesario realizar las siguiente actividades:
Actividad No. 8.1: Autoevaluación de la gestión (Auditoría interna).
Actividad No. 8.2: Acciones preventivas y correctivas.
Actividad No. 8.3: Desarrollar los planes de mejoramiento de auditorías.
Actividad No. 8.4: Con la participación de los líderes de procesos divulgarán las modificaciones y actualizaciones que sufran los formatos".
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: DE-P04
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. El plazo máximo para la publicación del POA en la versión de programación el es 31 de Enero de cada vigencia, lo cual se soporta en la ley 1474 de 2011. No
obstante se planea una fecha interna de publicación máximo el 25 de Enero con el fin de controlar el incumplimiento.
2. El formato POA en la versión de seguimiento mes a mes debe ser remitido mediante correo electrónico por parte del Líder del Proceso al Asesor(a) de Planeación
y Sistemas validando que la información sea veraz, correcta y completa, con un plazo máximo de los 5 primeros días hábiles del mes.
3. La responsabilidad sobre el reporte de la información, la veracidad, correctitud y completitud de esta información, así como sobre las acciones tomadas respecto
al desarrollo de la gestión del proceso evidenciada a partir del POA es en pleno sentido del Líder del Proceso asociado a cada POA.
4. Los reportes del POA deben ser consistentes con la información del Anexo 1. Soporte de Poblaciones, guardando completitud en su diligenciamiento y coherencia
con el medio de verificación de cada actividad.
5. Las solicitudes de reprogramación sobre los POA deben ser remitidas por el líder del proceso al(a la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas justificando con
claridad la necesidad de la modificación y llevando registro de la trazabilidad de los cambios en el formato POA.
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD
3. Publicar POA del IDT en
cumplimiento a la ley 1474
de 2011 y del Decreto 1510
de 2013.
7. Solicitar
Reprogramaciones en el
POA teniendo en cuenta el
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
Incumplimiento de la ley
1474 de 2011 y del Decreto
1510 de 2013.
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Cumplimiento:
Publicación de los POA
aprobados en la página Web
www.bogotaturismo.gov.co
Minisitio de rendición de
cuentas, antes del 25 de
Enero de cada vigencia.
Las reprogramaciones en el
POA son evidencias de
Cumplimiento:
Correo del proceso que
requiere reprogramaciones al
CORRECCIÓN
REGISTRO
Si no está publicado el 25 de
Enero de la vigencia, es
necesario hacer seguimiento
sobre
las
actividades
precedentes
para
su
publicación, garantizando el
cumplimiento de la norma a
más tardar el 31 de Enero.
Aplicación de las estrategias
planteadas para hacer frente
a las deficiencias en la
Correo del Asesor de
Planeación y Sistemas al
Asesor de Comunicaciones
solicitando la publicación de
acuerdo a la corrección
planteada por el producto no
conforme.
Seguimientos mensuales en
el POA con publicación
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
cumplimiento de las
actividades programadas.
acciones tomadas frente al
desempeño de la gestión.
En
consecuencia
un
incumplimiento sobre la
actividad puede ser causal de
incumplimiento de metas y
deficiencias en la gestión del
IDT.
Asesor de Planeación y
Sistemas justificando la
necesidad
de
dichas
reprogramaciones
y
planteando
una
nueva
estrategia
para
el
cumplimiento de las metas,
lo que se consignara en una
nueva versión del POA de
referencia.
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
gestión según los indicadores
del
POA;
esto
es
cumplimiento
de
las
actividades reprogramadas.
trimestral en intranet y la
página Web del IDT.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

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


DE-P02 Procedimiento Para la Gestión del Plan de Adquisiciones
DE-F03 Formato Plan Operativo Anual (POA)
DE-F04 Formato Tablero Control de los POA
Fichas EBI-D
Caracterización Proceso de Seguimiento a la Gestión y a la Inversión.
10. NORMATIVA ASOCIADA
Ver Normograma.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
11. RECURSOS
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Mobiliario Oficina.
Página Web del Instituto Distrital de Turismo.
Sistema Integrado de Gestión -SIG-.
SI CAPITAL - módulos CORDIS Y SISCO.
PREDIS – SDH.
SEGPLAN.
Talento Humano asociado al procedimiento.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
03
06-01-2016
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA)
ELABORÓ
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
CÓDIGO: DE-P04
VERSIÓN: 03
FECHA: 06-01-2016
APROBÓ
FECHA
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016
Luz Aída Ángel Parra
Profesional Planeación y Sistemas
Juan Carlos Tarapuez
Contratista Planeación y Sistemas
Leonardo Moreno
Contratista Planeación y Sistemas
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016