TARABJO EN GRUPO TAREA No. 3 Maria Inés Sierra CC. 27.969.080 Lucy Beltrán CC51735493 Luz Helena Castiblanco CC 51892738 Lindelia Franco CC 41793332 Diana Amaya CC 52532595 Suponiendo que todos forman parte del equipo auditor y/o son jefes de la Oficina de Control Interno en la entidad en la que laboran, además teniendo en cuenta los aspectos para la elaboración del programa de auditorias, elija un proceso o procedimiento en su entidad y realice los 12 pasos que deben tener en cuenta en un Proceso de Auditoria descritos a continuación: El proceso que elegimos es el de la Gestión contractual de la entidad donde laboramos1. Elaborar el programa de auditorias. El líder del equipo auditor debe preparar un plan de Auditoria que proporcione la base para cumplir el objetivo acordado previamente, respecto a la realización de la Auditoria. Este plan debe facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la Auditoria. El nivel de detalle proporcionado en el plan de Auditoría debe reflejar el alcance y la complejidad de ésta. Los detalles pueden, por ejemplo, diferir entre las Auditorias iníciales y posteriores y también entre Auditorias internas y externas. El plan de Auditoria debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios como modificaciones en el alcance de la Auditoria, que puedan llegar a ser necesarias a medida que se van desarrollando las actividades de Auditoria in situ. El plan de Auditoria debe ser revisado y aceptado por el cliente y/o auditado, y presentado antes de que comiencen las actividades de la Auditoria in situ. Cualquier objeción del auditado debe ser resuelta entre el líder del equipo auditor y el auditado. Cualquier revisión al plan de Auditoria debe ser acordada entre las partes interesadas antes de continuar la Auditoria. PROCESO AUDITADO: GESTIÓN CONTRACTUAL OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar y evaluar integralmente el avance de la gestión, la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso, teniendo en cuenta lo definido en el Sistema Integrado de Gestión. CRITERIOS DE AUDITORÍA Plan de acción 2009 Plan estratégico 2008-2012 PO-015. Caracterización de procesos. ALCANCE DE LA AUDITO Se desarrollará en la Ofic será desde el 23 de Novie Manual Transitorio de procedimientos de contratación del IPES. Informe preliminar de la Planeación Estratégica y Táctica Obligaciones específicas contractuales de la Oficina Asesora Jurídica. Informes de auditorias anteriores realizados al proceso. SIAFI Norma NTCGP 1000 y MECI. AUDITOR LIDER EQUIPO AUDITOR VILMA SOFIA CASSAB APONTE María Inés Sierra Pineda. Santiago Hidalgo. AGENDA DE LA AUDITORIA FECHA 23-nov. 24-nov. 27- nov. 01-dic. HORA INICIO FINAL 04-dic 11-dic. AUDITADO Reunión de apertura. Equipo de contractual 12 m. Entrevista a la jefe OAJ y su equipo asesor. Diana Ávila y su equipo 5:30 p.m 5:30 p.m Recopilación de la información y elaboración del informe preliminar. 5 p.m Radicación informe final 8:30 a.m 9:30 a.m 8:30 a.m 8:00 a.m 8:00 a.m ACTIVIDAD Mesa de trabajo Recopilación acciones correctivas y preventivas. Equipo de contractual gestión Equipo de contractual gestión OBSERVACIONES 2. Convocar al Comité de Calidad y/o Comité de Coordinación de Control Interno. Convocatoria del comité El siguiente paso es convocar al Comité de calidad y/o Comité de Coordinación de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, convocará al comité con el fin de presentar el programa anual de Auditorías de la entidad, por medio de un correo electrónico. 3. Aprobación del Programa de Auditoria. gestión Una vez elaborado el programa, el Jefe de la Oficina de Control Interno lo presenta para su aprobación al comité. Si se tiene observaciones por parte del comité del Sistema Integrado de Gestión, los cambios se deben incorporar, si no, se solicita el acta de aprobación al representante de la Alta Dirección y se procede a socializar para el conocimiento de todos los involucrados en el programa de Auditorías internas. 4. Convocar al Equipo Auditor. El equipo Auditor se convoca por correo electrónico ó de común acuerdo 5. Planificación de la Auditora (Definición del alcance de la auditoria, solicitud de información, preparación de las listas de verificación, preparación del plan de auditoria) El auditor líder se encargará de coordinar todas las actividades referentes a la preparación y desarrollo de la Auditoría. Dentro de los objetivos globales de un programa de auditoría, una Auditoría de estar basada en objetivos, alcance y criterios documentados. Los objetivos de la Auditoría definen qué es lo que se va a lograr con la Auditoría y pueden incluir: a) La determinación del grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestión del auditado, o de parte de él, con los criterios de Auditoría. b) La evaluación de la capacidad del Sistema Integrado de Gestión para asegurarse el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales. c) La evaluación de la eficacia Eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión para lograr los objetivos especificados. d) La identificación de puntos de mejora potencial del sistema de gestión (riesgos) 6. Comunicar el Plan de Auditorias. Se le envía una comunicación a la oficina Asesora Jurídica con copia del plan de auditoria de la oficina de control interno 7. Realizar reunión de apertura. La reunión de apertura se hará el 23 de Noviembre de 2009 de 8:30 a.m. a 9:30 a.m. para comunicarle al equipo auditor sobre el plan de auditoria 8. Ejecución de la Auditoria Ya recopilada la información se empieza a analizar, clasificar y registrar los primeros hallazgos si los hay, para posteriormente realizar el informe final. 9. Análisis de hallazgos de Auditoria Después de encontrar los hallazgos, se realiza un Plan de Mejoramiento junto con las acciones correctivas a seguir. 10. Elaboración del informe. El informe lo hace el equipo auditor en el cual queda plasmado todo los hallazgos y sugerencias. Es el resultado de la auditoría. 11. Reunión de cierre La reunión de cierre se hace entre el equipo auditor y la jefe de la oficina asesora jurídica (Oficina Auditada) y se le hace entrega del informe final. 12. Seguimiento El seguimiento es el que hace la oficina de control interno a las acciones correctivas y a los hallazgos que se hayan encontrado en la gestión contractual del IPES.