06 ACCIONES_PREVENTIVAS_ANTICORRUPCION_CONTROL_INTERNO_2015

Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 1 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Amiguismo y clientelismo
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Desconocimiento de las normas de contratación
2.
3.
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
3.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
3.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
3.
El Medio Ambiente (Entorno):
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 2 de 34
1.
2.
3.
Acciones Preventivas:
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DE
LAS ACCIONES
RESPONSABLES
Informes
de Control Interno
advertencias de Riesgo 1.
los procesos con
incumplimiento
de
la
normatividad
vigente.
(Gerencia
y
Direccionamiento)
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
En cada
comité se
realizan las
advertencias,
sugerencias,
observaciones
de la
aplicación de
normas y
procedimiento
s de acuerdo a
la
normatividad
vigente
En cada comité
se realizan las
advertencias,
sugerencias,
observaciones
de la aplicación
de normas y
procedimientos
de acuerdo a la
normatividad
vigente
En cada comité
se realizan las
advertencias,
sugerencias,
observaciones
de la aplicación
de normas y
procedimientos
de acuerdo a la
normatividad
vigente
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
ENERO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 3 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Desfalco/Malversación
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Registros contables falsos
2. Retiros no autorizados
3. Desembolsos no autorizados.
4. Pagos de efectivo no registrados
5. Pago de gastos personales con fondos de la ESE
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
3.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
3.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
3.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 4 de 34
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
2.
3.
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Ejecución de Asesor de
auditoria
Control Interno
interna,
Arqueos
efectivo,
de
Asesor de
Control Interno Revisor Fiscal.
Toma física
de
inventarios.
Asesor de
Control Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
Se socializa el
cronograma
de auditoria
interna
Socialización e
implementación
plan de
auditoria primer
ciclo
Ejecución de
auditoria
interna
segundo ciclo
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan
las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Implementación
de pedidos en
el sistema cnt y
workmanager
en requisición y
despacho.
ENERO
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan
las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Pedidos por el
sistema ha
permitido
controlar
despachos e
informes de
consumo por
dependencia
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 5 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Pagos ilegales (Gerencia y Direccionamiento)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Regalos
2. Viajes
3. Entretenimiento
4. Préstamos
5. Pagos de gastos personales
6. Transferencias por valores que no son justos o razonables
7. Tratamiento favorable
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
3.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 6 de 34
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
2.
3.
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Ejecución de Asesor de
auditoria
Control Interno
interna,
Arqueos
efectivo,
de
Asesor de
Control Interno Revisor Fiscal.
Toma física
de
inventarios.
Asesor de
Control Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
Se socializa el
cronograma de
auditoria interna
Socialización e
implementación
plan de auditoria
primer ciclo
Se realizan a
las cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Implementación
de pedidos en el
sistema cnt y
workmanager en
requisición y
despacho.
Socialización e
implementación
plan de
auditoria
segundo ciclo
Se realizan a
las cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Pedidos por el
sistema ha
permitido
controlar
despachos e
informes de
consumo por
dependencia
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
ENERO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 7 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Intereses personales, beneficio a terceros, y clientelismo (Contratación)
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 8 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Estudios previos o de factibilidad superficiales.
2. Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso
de contratación. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una
firma en particular).
3. Entretenimiento Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a
los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media
geométrica.
4. Restricción de la participación a través de visitas obligatorias innecesarias, establecidas en
el pliego de condiciones.
5. Urgencia manifiesta inexistente.
6. Designar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la
función.
7. Contratar con compañías de papel, las cuales son especialmente creadas para participar
procesos específicos, que no cuentan con experiencia, pero si con músculo financiero.
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Pág. 9 de 34
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Actualización
permanente
del
Nomograma
Asesor de
Control Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
Se acompaña en
la actividad de
actualización de
caracterizaciones
de los procesos
de apoyo.
Se acompaña en
la actividad de
actualización de
caracterizaciones
de los procesos
de apoyo.
Se acompaña en
la actividad de
actualización de
caracterizaciones
de los procesos
de apoyo.
Adherencia al Asesor de
manual
de Control Interno
contratación
Se hace
verificación de
aplicabilidad del
manual de
contratación
Capacitación
Asesor de
en procesos Control Interno
de
contratación
Ejecución de
auditorías
internas
y
externas.
proceso
de
inducción y re
inducción al
proceso
de
jurídica
Asesor de
Control Interno
Asesor de
Control Interno
ENERO
Auditoria por
asesor de
control
interno de la
contratación
informe de
hallazgos
enviado a
gerencia lo
más
relevante
tasa especial
de
contribución
en los
contratos de
obra
Envío de
informe de
auditoría
interna a la
contratación
Cronograma de
auditoría interna
2.015
Plan de auditoria
I ciclo de
auditoría interna
2.015
Plan de auditoria
II ciclo de
auditoría interna
2.015
Seguimiento
a la auditoria
interna
Seguimiento al
formato de
inducción al
personal nuevo.
Seguimiento al
formato de
inducción al
personal nuevo.
Seguimiento al
formato de
inducción al
personal nuevo.
Seguimiento
al formato de
inducción al
personal
nuevo.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 10 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
FIRMA LIDER:____________________________________
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o
Subproceso)
Archivos contables con vacíos de información. (Financiera)
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 11 de 34
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ventas subestimadas
Manipulación registros de ventas
Trasladar o jinetear cuentas.
Registros falsos
Inflar inventarios
Robo de efectivo en caja
Trasladar o jinetear efectivo
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
RESPONSABLES
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 12 de 34
DE LAS
ACCIONES
ABRIL
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Arqueos de Asesor de
cajas
de Control Interno
facturación y
caja menor.
OCTUBRE
Plan de
mejoramiento de
sistemas de
información, en
donde se incluye
el ajuste de
perfiles de
usuarios del
sistema.
Perfiles
creados en
todas las
plataformas y
están en uso
para
funcionarios
nuevos y
antiguos.
Cronograma de
auditoria interna
2.015
Plan de auditoria
I ciclo de
auditoria interna
2.015
Plan de
auditoria II ciclo
de auditoria
interna 2.015
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Restricción
Asesor de
de permisos Control Interno
por perfil de
usuario para
acceder a los
sistemas de
información.
Ejecución de Asesor de
auditorías
Control Interno
internas
y
externas.
JULIO
ENERO
Perfiles
creados en
todas las
plataformas y
están en uso
para
funcionarios
nuevos y
antiguos.
Seguimiento a
la auditoria
interna y
acciones de
mejora.
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
FIRMA LIDER:____________________________________
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 13 de 34
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Fraude rol de pagos. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
1. Empleados fantasmas
2. Horas y sueldos falsificados
3. Comisiones por ventas erróneas
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 14 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Seguimiento a
la ejecución de
los gastos de
personal, con
liquidación de
cuadro
de
turnos,
Asesor de Control
Interno
Auditorías
Internas
Asesor de Control
Interno
Actas
de
interventoría
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
Elaboración de
hoja de trabajo
para cruce de
valores de
liquidación del
módulo de
nómina de
personal de
planta.
Se hace
verificación de
novedades y
liquidación en los
módulos de
nómina, y
cuentas por
pagar, respecto a
los valores a
liquidar
manuales.
Se hace
verificación de
novedades y
liquidación en
los módulos de
nómina, y
cuentas por
pagar, respecto
a los valores a
liquidar
manuales.
Cronograma de
auditoria interna
2.015
Plan de auditoria
I ciclo de
auditoria interna
2.015
Plan de
auditoria II ciclo
de auditoria
interna 2.015
ENERO
Se hace
verificación de
novedades y
liquidación en
los módulos de
nómina, y
cuentas por
pagar,
respecto a los
valores a
liquidar
manuales.
Seguimiento a
los planes de
mejoramiento
resultado de la
auditoria
interna
Con la auditoria
de control
interno al
proceso de
contratación se
evidencio las
actas de
interventoría y
se envía
informe
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 15 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Informe
de
actividades.
Asesor de Control
Interno
Con la auditoria
de control
interno al
proceso de
contratación se
evidencio las
actas de
interventoría y
se envía
informe
FIRMA LIDER:____________________________________
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
DOCUMENTO CONTROLADO
.
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 16 de 34
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Rembolso gastos ficticios. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1.
2.
3.
4.
Gastos tergiversados
Gastos sobrevaluados
Gastos ficticios
Rembolsos duplicados
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 17 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Ejecutar
arqueos
caja y las.
Asesor de Control
Interno
Auditorías
internas
los
de
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
ENERO
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Cronograma de
auditoria interna
2.015
Plan de auditoria
I ciclo de
auditoria interna
2.015
Plan de
auditoria II ciclo
de auditoria
interna 2.015
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Seguimiento a
los planes de
mejoramiento
resultado de la
auditoria
interna
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 18 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Robo de efectivo. (Financiera)
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 19 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Manipulación registros de ventas
2. Procedimientos de recaudación de efectivo
3. Ventas subestimadas
4. Robo de cheques recibidos
5. Trasladar o jinetear cuentas
6. Registros falsos
7. Inflar inventarios
8. Robo de efectivo en caja
9. Trasladar o jinetear efectivo
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Pág. 20 de 34
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Ejecutar
los
arqueos
de
caja, tesorería.
Asesor de Control
Interno
Auditorías
internas
Asesor de Control
Interno
conteo
físico
de inventarios
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
OCTUBRE
ENERO
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Se realizan a las
cajas de la
institución 1 vez
por mes y se
informan las
observaciones
mediante comité
de sostenibilidad
contable.
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Cronograma de
auditoria interna
2.015
Plan de auditoria
I ciclo de
auditoria interna
2.015
Plan de
auditoria II ciclo
de auditoria
interna 2.015
Se realizan a
las cajas de la
institución 1
vez por mes y
se informan las
observaciones
mediante
comité de
sostenibilidad
contable.
Seguimiento a
los planes de
mejoramiento
resultado de la
auditoria
interna
Implementación
de pedidos en el
sistema cnt y
workmanager en
requisición y
despacho.
En las
actividades de
cierre de año
fiscal se pide
que esta
actividad se
realice para un
correcto cierre
de año fiscal.
FIRMA LIDER:____________________________________
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o
Subproceso)
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 21 de 34
Transferencias bancarias. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Clave sistema comprometida
2. Autorización falsificada
3. Cuenta de transferencia no autorizada
La Mano de obra (Funcionarios):
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
RESPONSABLES
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 22 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DE LAS
ACCIONES
Acceso
a
equipos
de
cómputo
restringido por
perfiles
de
usuario
y
exclusividad,
cambio
de
claves
frecuentemente
Asesor de Control
Interno
Realización de
las
conciliaciones
bancarias
de
todas
las
cuentas
mensualmente
con
contabilidad,
cheques
girados,
y
transferencias
bancarias
Asesor de Control
Interno
ABRIL
JULIO
El Hospital
cuenta con una
red por dominio
lo cual da niveles
de seguridad
superior, y
cortafuegos que
le permiten
mejorar los
niveles de
seguridad.
Inicio de
ejecución de plan
de mejoramiento
de sistemas de
información en
donde se incluye
la actividad de
verificación de
perfiles y acceso
a los sistemas de
información del
hospital.
Se verifica que
existen las hojas
de trabajo de
conciliación
además de las
bancarias es
requisito para
iniciar un nuevo
mes en la
vigencia fiscal.
OCTUBRE
Se verifica que
existen las hojas
de trabajo de
conciliación
además de las
bancarias es
requisito para
iniciar un nuevo
mes en la
vigencia fiscal.
Perfiles
creados y en
uso para
usuarios
nuevos y
antiguos
Se verifica que
existen las
hojas de
trabajo de
conciliación
además de las
bancarias es
requisito para
iniciar un nuevo
mes en la
vigencia fiscal.
ENERO
Perfiles
creados y en
uso para
usuarios
nuevos y
antiguos
Se verifica que
existen las
hojas de
trabajo de
conciliación
además de las
bancarias es
requisito para
iniciar un
nuevo mes en
la vigencia
fiscal.
FIRMA LIDER:____________________________________
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 23 de 34
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Descripción del Riesgo: Subestimación o sobreestimación de Inventarios.
(Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Mala utilización inventario
2. Robo de inventario
3. Falsificación en compra y recepción
4. Embarques falsos
5. Ocultamiento de merma en inventario
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Pág. 24 de 34
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Realizar
arqueos
de
inventarios
periódicamente.
Asesor de Control
Interno
Proceso
de
compra,
entrega a las
áreas y salidas
por consumo se
realice según el
proceso
aprobado para
esta área.
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
Se capacita en
pedidos internos
para realizar las
requisiciones de
forma
sistematizada
JULIO
OCTUBRE
ENERO
Implementación
de pedidos en el
sistema cnt y
workmanager en
requisición y
despacho.
Los números de
requisición se
envían por
workmanager y
los gestiona el
coordinador
administrativo
Implementación
de pedidos en
el sistema cnt y
workmanager
en requisición y
despacho.
Los números
de requisición
se envían por
workmanager y
los gestiona el
coordinador
administrativo
Implementación
de pedidos en
el sistema cnt y
workmanager
en requisición y
despacho.
Los números
de requisición
se envían por
workmanager y
los gestiona el
coordinador
administrativo
FIRMA LIDER:____________________________________
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 25 de 34
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Fraudes cheques. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Cheques falsificados
2. Robo de cheques
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Pág. 26 de 34
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Realizar arqueo
de los cheques
girados
Asesor de Control
Interno
Numero
Chequeras, y
que
se
garantice
su
custodia.
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
JULIO
Implementación
de marcación de
cheques
entregados por
el sistema, los
cuales se cruzan
con las salidas
del extracto
bancario.
Su custodia es
en caja fuerte y
está a cargo de
la tesorera.
Su custodia es
en caja fuerte y
está a cargo de
la tesorera.
OCTUBRE
ENERO
Implementación
de marcación
de cheques
entregados por
el sistema, los
cuales se
cruzan con las
salidas del
extracto
bancario.
Su custodia es
en caja fuerte y
está a cargo de
la tesorera.
Implementación
de marcación
de cheques
entregados por
el sistema, los
cuales se
cruzan con las
salidas del
extracto
bancario.
Su custodia es
en caja fuerte y
está a cargo de
la tesorera.
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
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PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Revelaciones inapropiadas mejoradas y/o enmascaradas. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Omisión pasivos
2. Cambios contables
3. Fraudes gerenciales descubiertos
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
Acciones Preventivas:
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Pág. 28 de 34
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Se debe realizar
circularizaciones
con
los
proveedores
para determinar
los
saldos
reales de los
pasivos, y de los
demás pasivos
de la entidad
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
Se realizan de
manera selectiva
la conciliación de
información de
pasivos con los
proveedores,
cantidades y
registros en el
software.
Actividad que se
realiza cada
trimestre.
JULIO
OCTUBRE
ENERO
Se realizan de
manera selectiva
la conciliación de
información de
pasivos con los
proveedores,
cantidades y
registros en el
software.
Actividad que se
realiza cada
trimestre.
Se realizan de
manera
selectiva la
conciliación de
información de
pasivos con los
proveedores,
cantidades y
registros en el
software.
Actividad que
se realiza cada
trimestre.
Se realizan de
manera
selectiva la
conciliación de
información de
pasivos con
los
proveedores,
cantidades y
registros en el
software.
Actividad que
se realiza cada
trimestre.
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 29 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
Gastos e ingresos reportados inapropiadamente. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Período de reconocimiento de gastos inapropiado
2. Hechos Cumplidos
3. Reconocimiento prematuro de ingresos
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 30 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Verificar que el
proceso
de
presupuesto se
cumpla, en lo
relacionado al
otorgamiento de
disponibilidades
y
registros
presupuestales,
en valor y fecha.
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
Revisión del uso
correcto del
software y
verificación de
parámetros para
que el orden
cronológico no
se altere.
JULIO
OCTUBRE
ENERO
El software de
presupuesto no
permite
legalización de
hechos
cumplidos por
que el software
de inventarios
registra sus
movimientos con
la fecha actual.
El software de
presupuesto no
permite
legalización de
hechos
cumplidos por
que el software
de inventarios
registra sus
movimientos
con la fecha
actual.
El software de
presupuesto
no permite
legalización de
hechos
cumplidos por
que el software
de inventarios
registra sus
movimientos
con la fecha
actual.
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 31 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
De información y documentación.. (Financiera)
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una
persona.
2. Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración.
3. Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública.
4. Deficiencias en el manejo documental y de archivo.
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 32 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Auditorías
internas
ejecutadas, en
donde
se
incluyen en las
listas
de
chequeo
verificación de
registros físicos
y de sistemas,
acceso a la
información
y
actividades
ejecutadas.
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
Cronograma de
auditoria interna
2.015
JULIO
OCTUBRE
ENERO
Plan de auditoria
I ciclo de
auditoria interna
2.015, con la
metodología de
auditoria
integradora, en
donde las listas
de chequeo
incluyen
registros físicos
y de sistemas.
Plan de
auditoria II
ciclo de
auditoria
interna 2.015,
con la
metodología de
auditoria
integradora, en
donde las listas
de chequeo
incluyen
registros
físicos y de
sistemas.
Seguimiento a
las acciones
correctivas y
planes de
mejoramiento.
FIRMA LIDER:____________________________________
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 33 de 34
PROCESO O SUBPROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: Jorge Eliecer Moreno Labrador
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
DESCRIPCION DEL RIESGO: (Conforme al Mapa de riesgos del Proceso o Subproceso)
De trámites y/o servicios internos y externos.
Análisis de Causas del Riesgo: (Relacionadas con)
La Manera de hacer las cosas (Procedimientos):
1. Cobro por realización del trámite, (Concusión).
2. Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).
La Mano de obra (Funcionarios):
1.
2.
La Moneda (Recursos económicos):
1.
Los Materiales (Insumos):
1.
2.
La Maquinaria (Equipos, Tecnología):
1.
2.
El Medio Ambiente (Entorno):
1.
DOCUMENTO CONTROLADO
Código: 26-011
ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 004
Fecha: 21 07 2014
Pág. 34 de 34
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383
VIGILADO
Acciones Preventivas:
DESCRIPCION
DE LAS
ACCIONES
RESPONSABLES
Garantizar que
los mecanismos
de
comunicaciones
sean eficientes
al informar a los
usuarios
de
cómo acceder a
los
servicios
ofertados,
y
analizar
las
encuestas
aplicadas,
PQRS, y
Determinar
si
hay cobro de
trámites por los
funcionarios del
hospital.
Asesor de Control
Interno
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABRIL
Implementación
y actualización
de la página web
de la institución
con información
para la
ciudadanía.
Asesor de Control
Interno
No se han
registrado
quejas al
respecto, y en
las revisiones no
se detectaron
este tipo de
actividades.
JULIO
Actualización
permanente de
la página web de
las actividades
de la institución
No se han
registrado
quejas al
respecto, y en
las revisiones no
se detectaron
este tipo de
actividades.
OCTUBRE
ENERO
Actualización
permanente de
la página web
de las
actividades de
la institución
Actualización
permanente de
la página web
de las
actividades de
la institución
No se han
registrado
quejas al
respecto, y en
las revisiones
no se
detectaron este
tipo de
actividades.
No se han
registrado
quejas al
respecto, y en
las revisiones
no se
detectaron
este tipo de
actividades.
FIRMA LIDER:____________________________________
Original Firmado
DOCUMENTO CONTROLADO