procedimiento general para la remision y transporte de muestras de

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA
REMISION Y TRANSPORTE DE
MUESTRAS DE LA SEDE HOSPITAL
Código: REM-P-01
Versión: 02
1. OBJETO
Establecer los pasos que se deben seguir para remisión de muestras al Laboratorio de apoyo.
2. ALCANCE
Va desde el momento en que se recibe o se toma la muestra hasta el reporte final del resultado.
Cubre el servicio integral de transporte de muestras biológicas.
La empresa proporciona tres (3) contenedores para el transporte de muestras de acuerdo con las
condiciones preanalíticas de las mismas:



Contenedores a temperatura de congelación provista de hielo seco.
Contenedores a temperatura de refrigeración con elementos refrigerantes
Contenedores a temperatura ambiente.
Cada uno de ellos con termómetro digital para la medición de las temperaturas correspondientes.
3. DEFINICIONES
3.1 CONTENEDOR: recipiente o nevera de paredes resistentes que protegen las muestras de daños
físicos durante el transporte de las muestras.
3.2 HIELO SECO: se llama hielo seco o nieve carbónica al Dióxido de carbono (CO2) en estado
sólido. Recibe este nombre porque, pese a parecerse al hielo o a la nieve por su aspecto y
temperatura, cuando se sublima no deja residuo de humedad. Tiene una temperatura de sublimación
de -78.5 °C (a una atmosfera de presión). Es ideal para la congelación de las muestras durante su
transporte.
Preparado por: M. Gómez
Cargo: Bacterióloga REM
Firma :
Fecha: 09-09-13
Revisado por: S. Peña
Cargo: Director de Laboratorio
Firma :
Fecha: 10-09-13
Aprobado por: E. Gómez
Cargo: Gerente General
Firma :
Fecha: 11-09-13
3.3 ELEMENTO REFRIGERANTE: cápsula de hielo (pilas) que sirven para conservar a temperatura de
refrigeración (2-8 °C) las muestras durante su transporte.
Debe existir la correcta conservación y transporte de las muestras, desde el momento de su
obtención hasta su recepción en la central de procesamiento, conservando su integridad con la
finalidad de mantener la estabilidad de las propiedades biológicas que las componen.
3.4 REMISIÓN: Es el proceso por el cual se envía una muestra biológica a un laboratorio de
referencia previamente aceptado por el Laboratorio Gómez Vesga.
3.5 LABORATORIO DE REFERENCIA O DE APOYO: Laboratorio clínico aprobado por el Comité de
calidad para remitir las muestras de exámenes que no se procesan en el Laboratorio.
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1 Cuando sea necesario remitir una muestra cuyo análisis no se procese en el Laboratorio Gómez
Vesga, se alista debidamente y se entrega al transportador enviado por el Laboratorio de Referencia
para el transporte hacia su Institución.
4.2 La Bacterióloga es la responsable de alistar las muestras de acuerdo con las condiciones de
temperatura de las mismas
4.3 El transportador recibe las muestras en recipiente secundario y no debe tener contacto con su
contenido.
4.4 Por ningún motivo está autorizado el transporte de personal del Laboratorio, reactivos,
elementos o insumos con el transportador del laboratorio de apoyo.
4.5 El transporte de muestras debe efectuarse con el suficiente cuidado con el propósito de evitar
derrames, pérdidas o contaminación de las mismas por otras sustancias, de la misma manera debe
ser ágil y rápido ya que el tiempo de transporte es un factor significativo para la fase analítica.
4.6 Los tubos con muestras de suero que necesitan ser protegidos de la luz se deben cubrir con una
tira de papel carbón.
4.7 Los exámenes que no se procesan en el laboratorio deben ser remitidos a laboratorio de apoyo.
4.8 Se ha seleccionado el laboratorio de apoyo que cumple con los estándares de calidad y requisitos
legales vigentes.
4.9 Se debe realizar un convenio formal con el laboratorio de apoyo.
4.10 Las muestras a remitir deberán cumplir con las especificaciones dadas por el laboratorio de
apoyo y se deben enviar en las condiciones que garanticen la conservación y estabilidad de la
muestra.
4.11 La Bacterióloga encargada de las remisiones deberá controlar la entrega oportuna de los
resultados de acuerdo al cronograma de montaje de las pruebas dado por el laboratorio de apoyo.
4.1 EMPAQUE Y EMBALAJE
Para el transporte de muestras debe usarse el sistema básico TRIPLE EMBALAJE recomendado por la
Organización Mundial de la Salud (OMS) aplicable a sustancias infecciosas y muestras clínicas.
Primer contenedor: es el que contiene la muestra biológica de laboratorio, completamente cerrado,
denominado recipiente primario y debe tener la identificación del paciente.
Segundo contenedor: corresponde a una bolsa de plástico con cierre ziploc que envuelve las
muestras primarias.
Tercer contenedor: es el encargado de proteger las muestras de los daños físicos que puedan ocurrir
durante el proceso de transporte.
Para confirmar las condiciones de toma y transporte de las muestras a remitir externamente, se
realiza el siguiente procedimiento:
1. Consultar www.colsanitas.com
2. Picar Laboratorio clínico Sanitas en la columna de la izquierda
3. Picar Central de referencia en la columna de la izquierda
4. Picar Manual de referencia en el ángulo inferior derecho (foto)
5. Digitar el nombre de la prueba y picar Buscar
Leer completamente las condiciones de toma, conservación, estabilidad y transporte de la muestra,
así como los días de montaje para la fecha del resultado.
4.1.1 Diligenciar el formato de SOLICITUD DE EXÁMENES Y REMISIÓN DE MUESTRAS:
1. Consecutivo de la muestra corresponde al código del paciente
2. Nombres y apellidos completos
3. Género o sexo
4. Edad
5. Tipo y número de documento
6. Diagnóstico
7. Cantidad de muestras
8. Descripción de la muestra
9. Exámenes solicitados
Todas las columnas deben ser diligenciadas en su totalidad sin tachones, repisados o enmendaduras,
finalmente, se registra el nombre, firma y cargo de quien remite las muestras y a la llegada del
transportador, éste debe registrar nombre, firma y cargo.
Las muestras son entregadas en los contenedores correspondientes a ambiente, refrigeración o
congelación según lo requiera la muestra.
4. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCIÓN
RECEPCIÓN DE LA
MUESTRA
1
EMPAQUE Y EMBALAJE DE
LA MUESTRA
2
RECEPCIÓN Y REPORTE DE
RESULTADOS
REMISIÓN DE LA MUESTRA
3
4
SOLICITUD DE NUEVAS
MUESTRAS
4
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1
Recepción de la muestra
Bacterióloga encargada
de la sección o
Bacterióloga de turno.
Se debe verificar que la muestra es la
adecuada para el análisis solicitado.
Si la muestra no cumple con las
condiciones exigidas para la prueba se
dará aviso inmediato al servicio
tratante y realizara la solicitud de
nueva muestra.
2
Empaque y embalaje de la Bacterióloga encargada
muestra
de la sección o
Bacterióloga de turno.
La muestra es empacada de acuerdo
con las características preanalíticas de
la misma y se alista el embalaje
siguiendo estrictamente las
condiciones de temperatura
establecidas para la prueba a
procesar.
3
Remisión de la muestra
Se ubicara la muestra en el recipiente
adecuado para su remisión.
Se diligenciara el formato establecido
para remisión de muestras, cual
contiene nombre del paciente,
número de identificación, impresión
diagnostica, edad, exámenes a
realizar.
Bacterióloga encargada la
sección
Si el examen es de carácter urgente
se solicitara inmediatamente el
servicio para que la muestra sea
recogida en prioridad urgente.
De no ser urgente se enviará dentro
de los recorridos establecidos con el
laboratorio de referencia.
4
Recepción y reporte de
resultados.
Bacterióloga encargada la
sección
La Bacterióloga deberá revisar a diario
el registro de muestras remitidas para
tener control de los resultados que
deben salir el día según cronograma
de procesamiento dado por el
laboratorio de apoyo, los resultados
se solicitaran vía fax o se consultaran
en la página web www.colsanitas.com
si son de urgencia, el laboratorio de
apoyo debe garantizar la entrega ágil
y oportuna de los resultados en medio
físicos.
El resultado verificado y
correlacionado se reportara en el
sistema.
5
Solicitud de nuevas
muestras
Bacterióloga encargada de
la sección
El laboratorio de apoyo debe
garantizar que dará aviso oportuno en
caso de requerir nueva muestra, esto
se debe realizar vía telefónica.
La Bacterióloga que recibe la
información, dará aviso inmediato al
servicio tratante y registrara la
solicitud de la nueva muestra,
teniendo en cuenta que sea en un
plazo máximo de 24 horas.
5. DOCUMENTOS NORMATIVOS REFERENCIADOS
Procedimiento para la recepción de pacientes y/o muestras sede hospital
6. CONTROL DE REGISTROS
Carpeta de formatos de remisión diligenciados
Carpeta de registro de resultados
7. HISTORIA DE CAMBIOS
NUMERAL
MODIFICADO
MATURALEZA DEL CAMBIO
Versión 02
3.
Se incluye la consulta de resultados en la página web del Laboratorio de
referencia.
Versión 03
Se revisa el documento. Se detalla en el marco de referencia el proceso
de remisión al laboratorio de apoyo.